JP2011243066A - 電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】格納領域に格納された複数の電子文書に関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置は、複数の電子文書に対して、電子文書同士が類似しているかを示す項目について分析された分析結果に基づいて、類似している電子文書同士を示唆するためにグループ化させる。たとえば、電子文書管理装置は、類似している電子文書同士を強調表示することでグループ化させた一覧を表示させる。
【選択図】図13
Description
まず、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの概要構成について説明する。図1は、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの概要構成を示す説明図である。図1に示すように、電子文書システム100は、端末101と、ファイルサーバ102と、管理サーバ103と、管理者端末104とがネットワーク110により接続されて構成される。
つぎに、本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置(たとえば端末101、管理サーバ103、管理者端末104)のハードウェア構成について説明する。図2は、本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置のハードウェア構成を示す説明図である。
つぎに、電子文書システムの機能的構成について説明する。図3は、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの機能的構成を示す説明図である。図3に示すように、電子文書システム100は、分析対象設定部301と、分析部302と、集計部303と、表示制御部304と、表示部305とを備える。
ここで、分析部302による分析の分析結果の一例について説明する。図4は、本実施の形態の分析部による分析の分析結果の一例を示す説明図である。図4に示すように、分析部302は、分析をおこなうに際して、分析対象格納領域に格納された電子文書の、名称401、パス402、サイズ403、作成日404、更新日405、アクセス日406、作成者407、所有者408などを示す情報を取得する。以下、これらを示す情報を「属性情報」という。たとえば、属性情報は電子文書がメタデータとして保持しており、分析部302はこのメタデータから属性情報を取得することができる。
つぎに、管理サーバ103がおこなう処理について説明する。たとえば、管理サーバ103は、CPU201がROM202に記憶されたプログラムを実行することで以下に示す各処理をおこなうことができる。
図5は、分析対象設定処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ103は、図5に示す分析対象設定処理を所定周期で(たとえば一ヶ月毎に)実行したり、システム管理者による実行指示があった場合に実行したりする。
分析対象設定処理で生成・保存されたクロールリストの一例について説明する。図6は、クロールリストの一例を示す説明図である。図6に示すように、クロールリスト600は、クロールNo601と、名称602と、パス603とを対応づけて構成される。クロールNo601は、各電子文書のクロールする順序を示す。名称602は、図4に示した名称401と同様に電子文書の名称を示す。パス603は、図4に示したパス402と同様に電子文書のパスを示す。
図7は、分析・集計処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ103は、図7に示す分析・集計処理を所定周期で実行したり、システム管理者による実行指示があった場合に実行したりする。
図9は、分析対象格納領域一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ103は、図9に示す分析対象格納領域一覧表示処理をシステム管理者による実行指示があった場合に実行する。図9に示すように、分析対象格納領域一覧表示処理において、管理サーバ103は、まず、分析・集計処理により保存された分析結果および集計結果を読み込む(ステップS901)。
図10は、電子文書一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ103は、図10に示す電子文書一覧表示処理をシステム管理者による実行指示があった場合に実行する。ここで、電子文書一覧表示処理の実行指示とは、たとえば、分析対象格納領域一覧で、いずれかの分析対象格納領域がシステム利用者により選択されたときなど、電子文書一覧を表示する格納領域が指定されたときとすることができる。
つぎに、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例について説明する。図11は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図(その1)である。たとえば、本実施の形態において以下に示す表示例は、管理サーバ103はシステム管理者からの要求に応じて、自身のディスプレイ208などに表示させる。また、管理者端末104が管理サーバ103から分析結果や集計結果を受け付けることで、管理者端末104のディスプレイ208に表示してもよい。
101 端末
102 ファイルサーバ
103 管理サーバ
104 管理者端末
Claims (12)
- 格納領域に格納された複数の電子文書に関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置において、
前記複数の電子文書に対して、前記電子文書同士が類似しているかを示す項目について分析された分析結果に基づいて、類似している電子文書同士を示唆するためにグループ化させた一覧を表示させる表示制御手段と、
前記表示制御手段により表示制御された表示をおこなう表示手段と、
を備えることを特徴とする電子文書管理装置。 - 前記表示制御手段は、複数の端末がアクセスするファイルサーバ上に設けられた複数の前記格納領域に格納された前記電子文書に対して分析された前記分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1に記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、前記電子文書の内容に関する項目、前記電子文書の名称に関する項目、または前記電子文書のデータ容量に関する項目の少なくともいずれか一つの項目により分析された前記分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1または2に記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、複数の前記項目について分析された前記分析結果に基づいて、前記複数の項目のうちのいずれか一つの項目により絞り込んでグループ化させた前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1〜3のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、複数の前記項目について分析された前記分析結果に基づいて、前記電子文書と、当該電子文書に対する前記分析結果とをそれぞれ対応させた前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1〜3のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、前記類似している電子文書同士を強調表示した前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1〜5のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、前記電子文書同士が類似している度合いに応じて、強調表示の内容を異ならせることを特徴とする請求項6に記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、グループ化された前記電子文書同士をそれぞれの更新日によりソートした前記一覧を表示させることを特徴とする請求項1〜7のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
- 前記表示制御手段は、グループ名と当該グループに属するグループ化された前記電子文書を数とを対応づけた一覧を表示させ、管理者によりグループが指定されると、当該グループに属するグループ化された前記電子文書の一覧を表示させることを特徴とする請求項1〜8のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
- 格納領域に格納された複数の電子文書に関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置がおこなう表示方法において、
前記複数の電子文書に対して、前記電子文書同士が類似しているかを示す項目について分析された分析結果に基づいて、類似している電子文書同士を示唆するためにグループ化させた一覧を表示手段に表示させる表示工程を含むことを特徴とする表示方法。 - 請求項10に記載の表示方法をコンピュータに実行させることを特徴とする表示プログラム。
- 請求項11に記載の表示プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータに読み取り可能な記録媒体。
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