JP5267042B2 - 情報処理装置、情報処理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム及びプログラムに関する。

近年、企業などにおいて内部統制が重視されるようになり、各種の業務について、基準や手続きを定め、それに基づいて管理を行うことが求められている。このような業務の実行に際して、業務を実施する業務担当者を記録するための手法が提案されている（例えば特許文献１参照）。
特開２００４−２９５６９３号公報

本発明は、予めその資格を確認された利用者による開始要求に応じて、業務の実行を開始する情報処理装置、情報処理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

請求項１記載の発明は、情報処理装置であって、利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶する手段と、利用者から、業務の開始要求を受け付ける受け付け手段と、前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段と、を含むことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の情報処理装置であって、前記記憶される確認文書画像により確認される利用者に対して、業務許可書を発行する手段をさらに含み、前記受け付け手段は、前記業務許可書を読み取って得られる画像を受け付けることによって、当該業務許可書の発行を受けた利用者から前記業務の開始要求を受け付けることを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の情報処理装置であって、前記業務制御手段は、前記要求された業務の実行に関する履歴を、前記要求を行った利用者についての前記確認文書画像と関連づけて記録することを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか一項記載の情報処理装置であって、前記確認文書画像は、前記利用者が担当する業務の種類ごとに、当該業務の種類と関連づけて記憶され、前記受け付け手段は、前記複数種類の業務のうち、一の業務を特定した開始要求を受け付け、前記業務制御手段は、前記開始要求において特定される業務に関連づけて前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行うことを特徴とする。

請求項５記載の発明は、情報処理システムであって、利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶する手段と、前記記憶される確認文書画像により確認される利用者に対して、業務許可書を発行する手段と、前記業務許可書を読み取って得られる画像を受け付けることによって、当該業務許可書の発行を受けた利用者から前記業務の開始要求を受け付ける受け付け手段と、前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段と、を含む情報処理装置と、利用者の指示に応じて、当該利用者が所持する前記業務許可書に形成された画像を読み取る手段と、前記読み取って得られる画像を前記情報処理装置に送信する手段と、を含む画像処理装置と、を備えることを特徴とする。

請求項６記載の発明は、利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶手段に記憶させる手段、利用者から、業務の開始要求を受け付ける受け付け手段、及び前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段、としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。

請求項１及び６記載の発明によれば、予めその資格を確認された利用者による開始要求に応じて、業務の実行が開始される。

請求項２及び５記載の発明によれば、業務許可書によって、業務の開始要求を行ったのが予めその資格を確認された利用者であることが確認される。

請求項３記載の発明によれば、予めその資格を確認済みの業務担当者によって業務が実行されたことが、後から検証される。

請求項４記載の発明によれば、複数種類の業務のそれぞれごとに、利用者が当該業務についての資格を確認されている場合に、業務の実行が開始される。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置１を含んだ情報処理システムの構成例を示す図である。当該情報処理システムは、情報処理装置１のほか、画像処理装置２を含んで構成される。情報処理装置１と画像処理装置２とは、互いに通信手段を介して通信接続可能に構成されている。

情報処理装置１は、例えばサーバコンピュータ等であって、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、を含んで構成される。

制御部１１は、例えばＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されるプログラムに従って各種の情報処理を実行する。本実施形態において制御部１１が実行する処理の具体例については、後述する。

記憶部１２は、例えばＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子、ハードディスクなどを含んで構成される。記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムや、各種のデータを保持する。特に本実施形態では、記憶部１２は、後述する誓約書画像の画像データなどを記憶する。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。

通信部１３は、例えばＬＡＮカード等の通信インタフェースであって、通信手段を介して、画像処理装置２との間で情報の送受信を行う。

また、画像処理装置２は、例えば複合機（プリンタ・コピー・スキャン・ファクシミリ等の複数の機能を備える装置）などであって、図１に示すように、制御部２１と、記憶部２２と、通信部２３と、ＵＩ（UserInterface）部２４と、画像形成部２５と、画像読み取り部２６と、を含んで構成されている。制御部２１、記憶部２２、及び通信部２３は、それぞれ制御部１１、記憶部１２、及び通信部１３と同様の構成であってよい。なお、通信部２３は、例えばモデム等の、公衆回線網を介してデータを送受信する通信インタフェースを含んでもよい。これにより、公衆回線網を介して画像データを送受信するファクシミリ機能が実現される。

ＵＩ部２４は、タッチパネルや、液晶ディスプレイ及び入力用デバイス（例えばキーボード、タッチパッド等）などによって構成される。このＵＩ部２４は、制御部２１からの指示に従って、利用者に指示の入力を促すメニュー画面などの情報を表示する。また、ＵＩ部２４は、利用者から指示入力を受け付けて、その内容を示す情報を制御部２１に出力する。

画像形成部２５は、レーザプリンタやインクジェットプリンタ等のプリンタエンジンによって構成され、制御部２１からの指示に従って、紙などの媒体上に画像を形成する印刷処理を実行する。また、画像読み取り部２６は、イメージスキャナ等であって、紙などの媒体上に形成された画像を読み取って、当該画像を表すデータを出力するスキャン処理を実行する。

以下、本実施形態において情報処理装置１及び画像処理装置２が実現する機能について、説明する。情報処理装置１は、機能的に、図２に示すように、誓約書画像管理部３１と、業務開始要求受け付け部３２と、業務実行制御部３３と、を含んで構成される。これらの機能は、例えば制御部１１が記憶部１２に格納されるプログラムを実行することにより、実現される。このプログラムは、例えばインターネット等の通信手段を介して提供されてもよいし、例えばＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等、各種のコンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されて提供されてもよい。

誓約書画像管理部３１は、業務を実施する利用者（業務担当者）の資格を確認するための確認文書（以下では誓約書Ｄａという）を読み取って得られる確認文書画像（誓約書画像）を受け付けて、記憶部１２に格納する。ここで各利用者が実施する業務は、利用者による手作業（例えば画像読み取り部２６に読み取らせる用紙のセットや、ＵＩ部２４への各種の入力作業など）と、コンピュータが利用者の指示に応じて実行する各種の処理と、の連携によって実現される。具体的には、例えば、定型の書面を画像読み取り部２６に読み取らせて、その結果得られる画像データを予め定められた格納先に格納するスキャン業務などである。また、本実施形態において、誓約書Ｄａは、利用者が業務を実施する資格を有していることを確認するために用いられる。具体的には、後に詳しく説明するように、誓約書Ｄａは、利用者が業務の実施に必要な教育を受け、その事実について利用者が誓約したことを証明するために用いられる。そのため、誓約書Ｄａに対して利用者による署名がなされた状態で、誓約書Ｄａを読み取って得られる誓約書画像が記憶部１２に記憶される。

以下、誓約書画像管理部３１による誓約書Ｄａの管理の具体例について、説明する。この例では、まず業務管理者（例えば利用者の上司など）が、利用者に対して業務の実行のために必要な教育（業務説明など）を実施した後で、情報処理装置１に対して誓約書Ｄａの発行を要求する。例えば業務管理者は、画像処理装置２のＵＩ部２４に対して操作入力を行うことにより、通信手段を介して情報処理装置１に誓約書Ｄａの発行を要求する。このとき、画像処理装置２は、例えば業務管理者の所持するＩＣカードの情報を読み取ったり、パスワードの入力を受け付けたりするなどの方法で、誓約書Ｄａの発行を要求したのが間違いなく業務管理者の資格を持った人物であることを認証することが望ましい。なお、この認証処理は、情報処理装置１や業務管理者用の端末装置など、別の装置が実行することとしてもよい。

情報処理装置１が複数種類の業務の管理を行う場合、誓約書Ｄａの発行要求には、当該複数種類の業務のうち、一の業務を指定する情報が含まれることとする。誓約書Ｄａの発行要求を受け付けた誓約書画像管理部３１は、この指定された業務に関連づけて記憶部１２内に記憶されている教育内容情報Ｉｅを読み出して、当該読み出した教育内容情報Ｉｅを埋め込んだ誓約書Ｄａの画像を生成する。図３は、この誓約書Ｄａの画像の一例を示す図である。また、図４は、情報処理装置１の管理対象となる複数種類の業務のそれぞれと、教育内容情報Ｉｅと、を関連づける業務管理テーブルの一例を示している。この業務管理テーブルを参照することにより、誓約書画像管理部３１は、発行要求で指定された業務と関連づけられた教育内容情報Ｉｅを読み出す。なお、図４の例においては、各業務に対して、作業スクリプトも関連づけて格納されている。この作業スクリプトについては、後述する。

ここで、誓約書画像管理部３１によって発行される誓約書Ｄａのそれぞれには、当該誓約書Ｄａを識別するための識別情報が付与されることとする。誓約書画像管理部３１は、この識別情報を例えば二次元コードなどのコード画像Ｃａに変換して誓約書Ｄａの画像内に埋め込む。教育内容情報Ｉｅ及び識別情報を表すコード画像Ｃａが埋め込まれた誓約書Ｄａの画像は、画像処理装置２に送信され、画像形成部２５によって紙などの媒体上に形成される。これにより、誓約書Ｄａが発行されたことになる。業務管理者の指示により、業務管理者から教育を受けた利用者は、発行された誓約書Ｄａの署名欄に署名することで誓約を行う。その後、業務管理者は、画像処理装置２の画像読み取り部２６に当該利用者の署名入りの誓約書Ｄａを読み取らせる。これによって、署名入りの誓約書Ｄａを読み取って得られる誓約書画像が情報処理装置１に送信され、誓約書画像管理部３１によって記憶部１２内に記憶される。このとき、誓約書画像を受け付けた誓約書画像管理部３１は、当該画像内に埋め込まれた二次元コードを復号するなどの方法で、受け付けた誓約書Ｄａの識別情報を特定し、誓約書Ｄａの画像データとともに記憶部１２に記憶させる。

さらに本実施形態では、誓約書画像管理部３１は、誓約書Ｄａの画像データを受け入れて記憶部１２に格納する際に、当該誓約書Ｄａに署名を行った利用者（すなわち当該誓約書Ｄａによって確認される利用者）に対して、業務許可書Ｄｐを発行する。図５は、この業務許可書Ｄｐの画像の一例を示す図である。業務許可書Ｄｐには、誓約書Ｄａと同様に、当該業務許可書Ｄｐを識別するための識別情報が付与され、当該識別情報が二次元コードなどのコード画像Ｃｐに変換されて業務許可書Ｄｐの画像内に埋め込まれる。また、この業務許可書Ｄｐの画像には、誓約書Ｄａを読み取って得られる画像の縮小画像が貼り付けられてもよい。具体的に、誓約書画像管理部３１は、識別情報を符号化して得られるコード画像Ｃｐや誓約書Ｄａの縮小画像を埋め込んで業務許可書Ｄｐの画像データを生成し、画像処理装置２に送信する。画像処理装置２の画像形成部２５は、受信した業務許可書Ｄｐの画像を紙などの媒体上に形成する。これにより、業務許可書Ｄｐが発行される。業務許可書Ｄｐは、誓約書Ｄａに対して署名を行った利用者によって所持され、後述するように、利用者が業務作業を行う際に使用される。

誓約書画像管理部３１は、誓約書Ｄａの画像データを、当該誓約書Ｄａの受け入れに応じて発行した業務許可書Ｄｐの識別情報とも関連づけて記憶部１２に格納する。これにより、誓約書Ｄａと業務許可書Ｄｐは１対１に対応づけられて管理されることになる。図６は、誓約書画像管理部３１によって記憶部１２内に記憶される誓約書画像を管理する誓約書画像管理テーブルの一例を示している。この図の例では、誓約書Ｄａの画像データが、当該誓約書Ｄａの識別情報、当該誓約書Ｄａによる確認対象となった業務の種類を特定する情報（ここでは業務名）、当該誓約書Ｄａを受け入れた日時の情報、及び当該誓約書Ｄａに対応して発行された業務許可書Ｄｐの識別情報と関連づけて記憶されている。さらに、複数の画像処理装置２が情報処理装置１と接続されている場合、この誓約書画像管理テーブルには、誓約書Ｄａ及び業務許可書Ｄｐを発行した画像処理装置２を特定する情報が含まれてもよい。

業務開始要求受け付け部３２は、誓約書Ｄａに署名を行い、業務許可書Ｄｐの発行を受けた利用者から、業務の開始要求を受け付ける。なお、以下では業務の開始要求を行った利用者を利用者Ｕという。また、情報処理装置１が複数種類の業務の管理を行う場合、利用者Ｕは、この複数種類の業務のうち、一の業務（以下、業務Ｗという）を特定して開始要求を行う。本実施形態では、この業務の開始要求は、画像処理装置２の画像読み取り部２６が業務許可書Ｄｐに形成された画像を読み取ることによって行われる。

具体的に、利用者Ｕは、ＵＩ部２４に対する操作入力によって、自分自身に対して発行された業務許可書Ｄｐを画像読み取り部２６に読み取らせる指示を行う。この業務許可書Ｄｐは、利用者Ｕが担当する業務のうち、業務Ｗについて教育を受けたことを確認するための誓約書Ｄａに関連づけて発行されたものとする。画像読み取り部２６は、この読み取り指示に応じて、利用者Ｕが所持する業務許可書Ｄｐに形成された画像を読み取る。そして、読み取って得られるスキャン画像を情報処理装置１に送信する。業務開始要求受け付け部３２は、この画像処理装置２から送信される業務許可書Ｄｐのスキャン画像を、利用者Ｕによる業務Ｗの開始要求として受け付ける。

業務実行制御部３３は、業務開始要求受け付け部３２によって業務Ｗの開始要求が受け付けられると、当該要求を行った利用者Ｕが署名した誓約書Ｄａの画像が記憶部１２に記憶されている場合に、当該要求された業務Ｗの実行を開始する制御を行う。業務Ｗの開始要求が業務許可書Ｄｐの画像によってなされる場合、この業務許可書Ｄｐは、誓約書画像が記憶部１２に記憶される際に誓約書Ｄａと引き替えに発行されているので、業務許可書Ｄｐが有効であれば対応する誓約書Ｄａの画像も記憶部１２に記憶されていることになる。そこで、業務実行制御部３３は、業務許可書Ｄｐのスキャン画像に含まれるコード画像Ｃｐを復号し、復号して得られる識別情報が誓約書画像管理テーブルに格納されているか否か検索する。格納されていれば、対応する誓約書画像が記憶部１２に記憶されていることになるので、業務Ｗの実行は許可される。このとき、誓約書画像管理テーブルには誓約書画像や業務許可書Ｄｐの識別情報と関連づけて業務Ｗを特定する情報も格納されているので、業務実行制御部３３は、開始要求の対象となった業務が業務Ｗであると特定する。逆に業務Ｗの開始要求を行った利用者Ｕについて誓約書Ｄａの画像が記憶されていない場合には、業務実行制御部３３は、利用者Ｕの要求に応じた業務Ｗの実行を制限することとなる。

誓約書Ｄａの画像が記憶部１２に記憶されていれば、利用者Ｕが業務Ｗに関する教育を受けて誓約を行っていることが、利用者Ｕによる署名入りの文書によって確認されていることになるので、業務実行制御部３３は、業務Ｗの実行を開始する制御を行う。例えば業務実行制御部３３は、前述した業務管理テーブルにおいて業務Ｗに関連づけて格納されている作業スクリプトを、画像処理装置２に対して送信する。この作業スクリプトは、画像処理装置２が実行すべき業務処理の手順を記述するデータであり、画像処理装置２は、この作業スクリプトに記述される指示に従って、業務Ｗに関する処理を開始する。

また、業務実行制御部３３は、業務Ｗの実行を開始する制御を実行した場合に、当該要求された業務Ｗの実行に関する履歴（業務実行履歴）を、業務Ｗの開始要求を行った利用者Ｕの誓約書Ｄａの画像と関連づけて記録することとしてもよい。図７は、このような業務実行履歴の一例を示す図である。この図の例では、業務Ｗに関する処理が実行された日時や、その処理内容に関する情報とともに、当該業務Ｗの開始要求を行った利用者Ｕが署名した誓約書Ｄａの識別情報が関連づけて記録される。例えば業務管理者は、業務作業を実施した利用者Ｕが必要な教育を受けて誓約書Ｄａに署名を行った人物であることを後から検証したい場合、この業務実行履歴を参照することで、そのような検証を行う。

なお、以上の説明においては、業務許可書Ｄｐは一旦発行された後は無期限で有効であることとしたが、業務許可書Ｄｐに対して有効期限が定められてもよい。この場合、誓約書画像管理テーブルに、各誓約書Ｄａの画像データと関連づけて、当該誓約書Ｄａに対応して発行された業務許可書Ｄｐの有効期限を示す日時情報が格納されることとしてもよい。この場合の有効期限は、業務管理者の指定などによって決定される。また、業務許可書Ｄｐには、対応する誓約書Ｄａを受け入れた日時に応じて定められる有効期限が設定されることとしてもよい。例えば誓約書Ｄａの受け入れ時期（すなわち業務許可書Ｄｐの発行時期）から予め定められた期間が経過すると業務許可書Ｄｐが失効する場合、有効期限の日時そのものは記憶部１２に記憶されなくともよい。いずれの場合も、業務許可書Ｄｐによる業務Ｗの開始要求を受け付けた場合、業務実行制御部３３は、当該業務許可書Ｄｐの有効期限を過ぎていないか否かを判定する。そして、有効期限を過ぎていると判定される場合には業務Ｗの実行を制限し、有効期限を過ぎていない場合には業務Ｗの実行を開始する制御を行う。なお、業務許可書Ｄｐに対して有効期限が設定される場合、発行される業務許可書Ｄｐ内に有効期限の日時が印字されることとしてもよい。

以上説明した本実施の形態によれば、情報処理装置１は、利用者の署名がなされた誓約書Ｄａを受け入れて記憶しておき、業務Ｗの開始要求を行った利用者Ｕについて誓約書Ｄａが記憶されている場合に業務Ｗの実行を開始するよう制御することで、業務Ｗの開始要求を行った利用者Ｕが資格を有する業務担当者であることを確認してから業務Ｗの実行が開始される。また、誓約書Ｄａを記憶した場合に当該誓約書Ｄａにより確認される利用者に業務許可書Ｄｐを発行し、業務許可書Ｄｐのスキャン画像を利用者Ｕによる業務Ｗの開始要求として受け付けることにより、画像処理装置２が利用者Ｕの認証を行わずとも、開始要求を行ったのが資格を有する利用者であることが確認される。

本発明の実施の形態に係る情報処理装置を含んだ情報処理システムの構成例を示す図である。 本発明の実施の形態に係る情報処理装置が実現する機能の一例を示す機能ブロック図である。 誓約書の画像の一例を示す図である。 業務管理テーブルの一例を示す図である。 業務許可書の画像の一例を示す図である。 誓約書画像管理テーブルの一例を示す図である。 業務実行履歴の一例を示す図である。

符号の説明

１ 情報処理装置、２ 画像処理装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 通信部、２１ 制御部、２２ 記憶部、２３ 通信部、２４ ＵＩ部、２５ 画像形成部、２６ 画像読み取り部、３１ 誓約書画像管理部、３２ 業務開始要求受け付け部、３３ 業務実行制御部。

Claims (5)

1. 利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶する手段と、
   前記記憶される確認文書画像により確認される利用者に対して、業務許可書を発行する手段と、
   前記業務許可書を読み取って得られる画像を受け付けることによって、当該業務許可書の発行を受けた利用者から、業務の開始要求を受け付ける受け付け手段と、
   前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段と、
   を含むことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記業務制御手段は、前記要求された業務の実行に関する履歴を、前記要求を行った利用者についての前記確認文書画像と関連づけて記録する
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記確認文書画像は、前記利用者が担当する業務の種類ごとに、当該業務の種類と関連づけて記憶され、
   前記受け付け手段は、前記複数種類の業務のうち、一の業務を特定した開始要求を受け付け、
   前記業務制御手段は、前記開始要求において特定される業務に関連づけて前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶する手段と、
   前記記憶される確認文書画像により確認される利用者に対して、業務許可書を発行する手段と、
   前記業務許可書を読み取って得られる画像を受け付けることによって、当該業務許可書の発行を受けた利用者から前記業務の開始要求を受け付ける受け付け手段と、
   前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段と、
   を含む情報処理装置と、
   利用者の指示に応じて、当該利用者が所持する前記業務許可書に形成された画像を読み取る手段と、
   前記読み取って得られる画像を前記情報処理装置に送信する手段と、
   を含む画像処理装置と、
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
5. 利用者を確認する確認文書を読み取って得られる確認文書画像を記憶手段に記憶させる手段、
   前記記憶される確認文書画像により確認される利用者に対して、業務許可書を発行する手段、
   前記業務許可書を読み取って得られる画像を受け付けることによって、当該業務許可書の発行を受けた利用者から、業務の開始要求を受け付ける受け付け手段、及び
   前記要求を行った利用者について前記確認文書画像が記憶されている場合に、当該要求された業務の実行を開始する制御を行う業務制御手段、
   としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

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