JP4804157B2 - 文書管理装置、コンピュータプログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、メモリに格納された文書データを管理する文書管理に関する。

インターネットやイントラネットなどを介して相互に接続されたネットワーク間において、クライアントPC上で稼働するWebブラウザや専用ソフトを使用して、文書管理装置が管理する文書の登録、更新、削除、取得、つまり文書を共有する技術がある。

文書管理装置を使用するには、当該装置にユーザ情報を登録して発行されるユーザID、パスワードなどのユーザ識別情報を当該装置に送信して、認証を受ける必要がある。ユーザ識別情報は、文書を閲覧する際のアクセス権の判定に利用されるだけではない。文書を登録または更新する際は、当該文書にユーザ識別情報を紐付けし、当該文書の操作記録を残す。

また、文書の更新は、まず、チェックアウトという文書更新の宣言を行い、他のユーザによる更新を排除する。つまり、当該文書は他のユーザによる更新に対して排他状態になる。そして、チェックアウトした文書を修正した後、修正後の文書でチェックアウトした文書を更新する手順（チェックインと呼び、この処理が行われると、当該文書の排他制御状態が解除される）を踏む。なお、これらの機能を有する文書管理装置は既に多数存在する。

このように、文書管理装置では、文書がチェックアウトされている間、当該文書に対する他のユーザによる更新処理は排除される。そのため、文書をチェックアウトしたユーザがチェックアウトの解除またはチェックイン（つまり、排他状態の解除）を行うまで、他のユーザによる当該文書の更新は待機状態になる。もし、文書がチェックアウトされたまま、チェックアウトの解除またはチェックインが行われなければ、他のユーザは当該文書の更新ができない。

とくに、仕様書や設計書などを複数のユーザが更新するプロジェクトにおいては、あるユーザが担当する文書の更新は、文書間の整合性をとるために、他の文書にも直ちに反映したい。しかし、チェックアウトされた文書は、作業者がチェックアウトの解除またはチェックインしない限り、他の作業者による更新は不可能で、文書の更新作業が遅れる。

もし、文書をチェックアウトした作業者のユーザ識別情報を他の作業者が不正に使用すれば、当該文書をチェックインすることも可能ではあるが、当然、セキュリティの観点から許容できるものではない。勿論、文書管理装置の管理者が、強制的にチェックアウトを解除することも可能だが、文書をチェックアウトした作業者の更新作業が無駄になるし、また管理者に手間をかけることにもなり、これも好ましくはない。

特開平5-040678号公報

本発明は、あるユーザが設定した文書データの排他状態を、セキュリティを維持して、他のユーザが解除可能にすることを目的とする。

本発明は、前記の目的を達成する一手段として、以下の構成を備える。すなわち、メモリに格納した文書データを管理する文書管理装置であって、クライアント装置のユーザによってチェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報と、該文書の文書データをチェックインするためのパスワードを発行するか否かに関する指示とを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記チェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報に基づき、当該チェックアウト処理の対象として指示された文書の文書データを他のユーザに対して排他状態にするチェックアウト処理を実行するチェックアウト手段と、前記受信手段において前記文書データをチェックインするためのパスワードを発行する指示を受信した場合、前記チェックアウト処理の対象の文書を指示したユーザ以外のユーザが前記文書データをチェックインするためのパスワードを生成し、当該生成したパスワードを前記クライアント装置に通知する生成手段と、クライアント装置のユーザによってチェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信するチェックイン要求受信手段と、前記チェックイン要求受信手段で前記チェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信した場合、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザと、当該文書を前記チェックアウト処理の対象として指示したユーザとが一致するか判断するユーザ判断手段と、前記ユーザ判断手段で一致しないと判断した場合は、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザにより入力されるパスワードが、前記生成手段で生成された該文書に対応するパスワードと一致するか判断するパスワード判断手段と、前記ユーザ判断手段で一致すると判断した場合および前記パスワード判断手段で一致すると判断した場合は、前記チェックイン処理の対象として指示された文書の文書データに関して前記排他状態の解除と当該文書データの更新とを実行することによってチェックイン処理を実行し、前記パスワード判断手段で一致しないと判断した場合は、チェックイン処理を実行しないチェックイン手段とを有する。

本発明によれば、あるユーザが設定した文書データの排他状態を、セキュリティを維持して、他のユーザが解除することができる。

以下、本発明にかかる実施例の文書処理を図面を参照して詳細に説明する。

［システムの構成］
図1は実施例1の文書管理装置101を含むシステムの構成例を示す図である。

文書管理装置101は、文書を統合的に管理する。クライアント装置102、103は、文書管理装置101の文書情報を表示、登録、更新、削除するなどの操作を行う窓口である。文書管理装置101とクライアント装置102、103はネットワーク104を介して相互に接続されている。なお、クライアント装置の数は限定されず、一台以上あれば何台あってもよい。

［文書管理装置の構成］
図2は文書管理装置101の構成例を示すブロック図である。

CPU 201は、RAM 202をワークメモリとして、ROM 203やハードディスクドライブ(HDD) 213に格納されたプログラムを実行し、システムバス200を介して後述する構成を制御することで、文書管理装置101の各種制御および演算を行う。

CPU 201は、ユーザインタフェイス、演算処理の経過や結果、装置の状態、文書などをビデオRAM(VRAM) 208を介してモニタ209に表示する。ユーザは、キーボード211やマウス212を使用して、モニタ209に表示されたユーザインタフェイスに対して指示やデータを入力する。CPU 201は、ユーザの指示やユーザが入力したデータをキーボードコントローラ(KBC) 210を介して取得する。なお、モニタとユーザ入力部の組み合わせとして、液晶表示装置とタッチパネルの組み合わせを利用してもよい。

CPU 201は、入出力コントローラ(IOC) 214を介して、情報入力装置であるスキャナ216、情報出力装置であるプリンタ215を制御し、スキャナ216によって原稿画像を入力し、プリンタ215によって文書画像を印刷する。なお、IOC 214として、例えばUSBやIEEE1394などのシリアルバスを利用すれば、スキャナやプリンタなどの入出力装置だけでなく、外部接続用HDDや、光学ディスクドライブなどの周辺機器を接続することも可能である。

ネットワークインタフェイスカード(NIC) 205は、ネットワーク104との間のインタフェイスである。また、NIC 205は、MODEM 206も制御する。MODEM 206は、公衆回線を介して外部のMODEMやISDNターミナルアダプタといった装置との間でデータの送受信を行う。

［文書管理装置の機能構成］
図3は文書管理装置101の機能構成を説明するブロック図である。なお、下記の保存部は、RAM 202やHDD 213に割り当てられる。また、保存部以外の構成は、RAM 202にロードされCPU 201が実行するプログラムによって実現する。

文書保管部301は、登録された文書情報や文書ファイルを格納するメモリである。文書操作部302は、文書保管部301に対して文書情報や文書ファイルの登録、更新、削除、取得といった入出力処理を行う。

チェックアウト情報保管部303は、文書保管部301に保管された文書のチェックアウトに関する情報を格納するメモリである。チェックアウト情報操作部304は、チェックアウト情報保管部303に対してチェックアウト情報の登録、更新、削除、取得といった入出力処理を行う。

ユーザ情報保管部305は、文書管理装置101を利用するユーザ情報を格納するメモリである。ユーザ情報操作部306は、ユーザ情報保管部305に対してユーザ情報の登録、更新、削除、取得といった入出力処理を行う。

チェックアウト制御部307は、文書操作部302、チェックアウト情報操作部304、ユーザ情報操作部306、パスワード発行部311、表示生成部312を用いて、クライアント装置のチェックアウト依頼に基づき、チェックアウト処理を制御する。

パスワード制御部308は、チェックアウト情報操作部304、ユーザ情報操作部306、パスワード発行部311、表示生成部312を用いて、クライアント装置がチェックアウトを依頼する文書に設定するパスワード情報の更新処理を制御する。

チェックイン制御部309は、文書情報操作部302、チェックアウト情報操作部304、ユーザ情報操作部306、表示生成部312を用いて、クライアント装置のチェックイン依頼に基づき、チェックイン処理を制御する。

ユーザ認証部310は、ユーザ情報操作部306、表示生成部312を用いて、クライアント装置が文書管理装置101に接続する際のユーザ認証処理を行う。

パスワード発行部311は、チェックアウト情報保管部303が管理するチェックイン用のパスワードを発行する。

表示生成部312は、クライアント装置に提供する、文書を管理するための画面表示データを生成し整形する。とくに、クライアント装置の表示機能に合った画面表示データを提供する。例えば、HTMLなどのハイパテキスト形式、専用クライアントソフトに対応するバイナリ形式などの画面表示データの生成を想定する。

ネットワーク通信部313は、MODEM 206またはNIC 205に接続し、公衆回線やネットワーク104を経由してクライアント装置と通信を行う。そして、クライアント装置から受信した処理要求を上記の各部へ通知し、各部の処理結果をクライアント装置に送信する。

文書情報制御部314は、文書情報操作部302、チェックアウト情報操作部304を用いて、クライアント装置に送信する文書情報の詳細表示画面（詳細は後述）を生成する。

［クライアント装置の構成］
図4はクライアント装置102、103の構成例を示すブロック図である。

CPU 401は、RAM 402をワークメモリとして、ROM 403やハードディスクドライブ(HDD) 413に格納されたプログラムを実行し、システムバス400を介して後述する構成を制御することで、クライアント装置102、103の各種制御および演算を行う。

CPU 401は、ユーザインタフェイス、演算処理の経過や結果、装置の状態、文書などをビデオRAM(VRAM) 408を介してモニタ409に表示する。ユーザは、キーボード411やマウス412を使用して、モニタ409に表示されたユーザインタフェイスに対して指示やデータを入力する。CPU 401は、ユーザの指示やユーザが入力したデータをキーボードコントローラ(KBC) 410を介して取得する。なお、モニタとユーザ入力部の組み合わせとして、液晶表示装置とタッチパネルの組み合わせを利用してもよい。

CPU 401は、入出力コントローラ(IOC) 414を介して、情報入力装置であるスキャナ416、情報出力装置であるプリンタ415を制御し、スキャナ416によって原稿画像を入力し、プリンタ415によって文書画像を印刷する。なお、IOC 414として、例えばUSBやIEEE1394などのシリアルバスを利用すれば、スキャナやプリンタなどの入出力装置だけでなく、外部接続用HDDや、光学ディスクドライブなどの周辺機器を接続することも可能である。

ネットワークインタフェイスカード(NIC) 405は、ネットワーク104との間のインタフェイスである。また、NIC 405は、MODEM 406も制御する。MODEM 406は、公衆回線を介して外部のMODEMやISDNターミナルアダプタといった装置との間でデータの送受信を行う。

［クライアント装置の機能］
図5はクライアント装置102、103の機能構成を説明するブロック図である。なお、下記の記憶部は、RAM 402やHDD 413に割り当てられる。また、記憶部以外の構成は、RAM 402にロードされCPU 401が実行するプログラムによって実現する。

制御部501は、文書管理装置101から受信した画面表示データを解釈して、モニタ409に画像を表示する。また、ユーザがキーボード411やマウス412を使用して入力した文書情報や文書ファイルを示す情報を、ネットワーク通信部505を介して文書管理装置101に送信するための処理を行う。

文書操作部502は、文書管理装置101に登録する文書を特定するための検索処理を、HDD 413、RAM 402、ネットワーク104上のサーバ装置などに対して行い、文書ファイルを特定する。

環境情報記憶部503は、クライアント装置が接続する文書管理装置101の接続先情報を格納する。環境情報操作部504は、環境情報記憶部503に対して環境情報の入出力処理を行う。

ネットワーク通信部505は、MODEM 406またはNIC 405に接続し、公衆回線やネットワーク104を経由して文書管理装置101と通信を行う。そして、文書管理装置101から受信した処理結果を制御部501に通知し、制御部501の処理依頼を文書管理装置101に送信する。

［データ形式］
図6Aは文書管理装置101の文書保管部301に格納される文書情報テーブル601の形式を示す図である。

文書情報テーブル601は、文書情報を文書単位で保持する形式をもち、文書ID 602、文書名称603、文書情報の状態を表すステータス603の各フィールドで構成される。文書ID 602は、作成され更新される一つの文書を一意に表す。

図6Bは文書管理装置101の文書保管部301に格納されるバージョン情報テーブル611の形式を示す図である。

バージョン情報テーブル611は、文書の更新に伴うバージョン単位で文書情報を保持する形式をもち、文書ID 612、バージョンID 613、登録日付614、登録ユーザID 615の各フィールドと、少なくとも文書ID 612とバージョンID 613に関連付けられたファイルの実体（またはファイルポインタ）616をもつ。文書ID 612は、文書情報601の文書ID 602と関連をもつ。また、文書ID 612は文書ID 602に関連し、文書IDとバージョンIDの組み合わせにより、作成時点またはある更新時点の文書を一意に表すことができる。

図6Cは文書管理装置101のチェックアウト情報保管部303に格納されるチェックアウト情報テーブル621の形式を示す図である。

チェックアウト情報テーブル621は、チェックアウトされた文書に関する情報を文書単位で保持する形式をもち、文書ID 622、チェックアウト日付623、チェックアウトユーザID 624、パスワード625の各フィールドで構成される。文書ID 622は、文書情報601の文書ID 602と関連をもつ。なお、チェックアウト情報テーブル621に登録された文書は、現在、チェックアウト中である。また、文書ID 622は文書ID 602に関連する。

図6Dは文書管理装置101のユーザ情報保管部305に格納されるユーザ情報テーブル631の形式を示す図である。

ユーザ情報テーブル631は、文書管理装置101にアクセスして文書操作を行うことが可能なユーザ情報を保持し、ユーザID 632、ユーザ名称633の各フィールドで構成される。ユーザID 632は、一つのユーザ情報を一意に表す。また、ユーザ情報テーブル631に登録されたユーザ情報は、バージョン情報テーブル611の登録ユーザID 615や、チェックアウト情報テーブル621のチェックアウトユーザID 624として使用される。

［ユーザインタフェイス画面］
次に、クライアント装置102、103に表示されるユーザインタフェイス画面を説明する。なお、以下に説明する表示画面は必要最低限の構成で、以下で説明する情報、図に示す情報以外の情報も表示することが可能である。また、ユーザインタフェイス画面でなされた操作指示によって文書管理装置101に情報が送信される場合、その情報にはクライアント装置の識別情報（例えばクライアント端末のアドレス情報）とユーザの識別情報（ユーザID）が付加されることは言うまでもない。

●文書閲覧画面
図7は文書閲覧画面701を示す図で、文書管理装置101が管理する文書情報を閲覧する際に使用するものである。

文書情報表示部702は、文書管理装置101が管理する文書情報の一覧を表示し、ユーザが文書の識別に利用する。表示欄には文書ID 703、文書名称704、ステータス705がある。ユーザが文書情報706を選択すると、文書情報706の表示行が（図には白黒反転で示すが）ハイライトされ、選択中であることが示される。

「パスワード変更」ボタン707は、選択した文書情報に対応する文書のパスワードの変更処理を起動する。ユーザがボタン707を押すと、その時点で選択されている文書情報を示す情報が文書処理装置101のパスワード制御部308に渡される。

「チェックイン」ボタン708は、選択した文書情報に対応する文書のチェックイン処理を起動する。ユーザがボタン708を押すと、その時点で選択されている文書情報を示す情報が文書処理装置101のチェックイン制御部309に渡される。

「チェックアウト」ボタン709は、選択した文書情報に対応する文書のチェックアウト処理を起動する。ユーザがボタン709を押すと、その時点で選択されている文書情報を示す情報が文書処理装置101のチェックアウト制御部307に渡される。

「詳細」ボタン710は、選択した文書情報の詳細情報を表示する処理を起動する。ユーザがボタン710を押すと、その時点で選択されている文書情報を示す情報が文書処理装置101の文書情報制御部314に渡される。

●文書情報の詳細表示画面
図8は文書情報の詳細表示画面801を示す図で、文書閲覧画面701の「詳細」ボタン710が押されたときに表示される。

文書情報表示部802は、文書が保持する情報や、文書の状態を表示し、文書ID 803、文書名称804、ステータス805、チェックアウト日付806、チェックアウトユーザ807の各表示欄をもつ。なお、チェックアウト日付806とチェックアウトユーザ807は、ステータス805が「チェックアウト中」の場合のみ表示され、その他の場合は空欄である。

バージョン情報表示部808は、文書の更新履歴を表示し、バージョンID 809、登録日付810、登録ユーザID 811の各表示列をもつ。

「戻る」ボタン812は、詳細表示画面801を閉じて、文書閲覧画面701に戻るためのボタンである。

●チェックアウト画面
図9はチェックアウト画面901を示す図で、文書閲覧画面701の「チェックアウト」ボタン709が押されたときに表示される。

チェックアウト画面901は、文書ID 902、文書名称903、ステータス904、最終チェックイン日付905の各表示欄をもつ。なお、各表示欄には、文書閲覧画面701で選択された文書の最新情報を表示する。

「チェックイン用パスワードを発行する」チェックボックス906は、当該文書のチェックインを、当該文書をチェックアウトしたユーザ以外のユーザが行うためのパスワードを発行させるためのチェックボックスである。

「チェックアウト」ボタン907は、文書ID表示欄902に表示された文書IDの文書のチェックアウト処理を起動する。ユーザがボタン907を押すと、チェックアウト画面901に表示された文書情報と、チェックボックス906のチェック状態が文書処理装置101のチェックアウト制御部307に渡される。

●チェックアウト完了画面
図10はチェックアウト完了画面1001を示す図で、チェックアウト画面901の「チェックアウト」ボタン907によって起動されたチェックアウト処理の結果を表示する。

チェックアウト完了画面1001は、文書ID 1002、文書名称1003、チェックイン用パスワード1004の各表示欄をもつ。文書ID 1002と文書名称1003の各表示欄は、チェックアウトした文書に対応する文書情報が表示される。また、チェックイン用パスワード表示欄1004は、チェックアウト画面901のチェックボックス906をチェックした場合に、文書管理装置101のパスワード発行部311が発行したチェックイン用パスワードを表示する。なお、チェックボックス906をチェックしなかった場合は、チェックイン用パスワード表示欄1004自体が表示されない。

「戻る」ボタン1005は、チェックアウト完了画面1001を閉じ、文書閲覧画面701に戻るためのボタンである。

●チェックイン画面
図11はチェックイン画面1101を示す図で、文書閲覧画面701の「チェックイン」ボタン708が押されたときに表示される。

文書情報表示部1102は、文書閲覧画面701で選択された文書の最新情報を表示し、文書ID 1103、文書名称1104、ステータス1105、チェックアウト日付1106、チェックアウトユーザ1107、チェックイン用パスワード1108の各表示欄をもつ。

当該文書のチェックアウト情報にチェックイン用パスワードが設定されている場合、チェックイン用パスワード表示欄1108には「設定中」が表示される。ただし、実際のチェックイン用パスワードは表示されない。また、チェックアウト情報にチェックイン用パスワードが設定されていない場合はパスワード表示欄1108自体が表示されない。

ファイル名欄1109には、チェックインする文書を示す情報、例えば文書のファイル名やフルパス名を入力する。ユーザはファイル名を直接入力してもよいが、「ファイル指定」ボタン1110を押して、クライアント装置のローカルディスク（HDD 413）やネットワーク上のサーバ装置のファイルを指定することも可能である。なお、「ファイル指定」ボタン1110によって提供される機能はクライアント装置のオペレーティングシステム(OS)が提供する機能である。

パスワード入力欄1111は、当該文書をチェックアウトしたユーザ以外のユーザが当該文書をチェックインする場合に必須のチェックイン用パスワードを入力する欄である。なお、当該文書をチェックアウトしたユーザが当該文書をチェックインする場合、パスワード入力欄1111は表示されない。

「チェックイン」ボタン1112は、文書ID表示欄1103に表示された文書IDの文書のチェックイン処理を起動する。ユーザがボタン1112を押すと、チェックイン画面1101に表示された文書情報と、パスワード入力欄1111が表示されている場合は入力されたパスワードが文書処理装置101のチェックイン制御部309に渡される。

●チェックイン完了画面
図12はチェックイン完了画面1201を示す図で、チェックイン画面1101の「チェックイン」ボタン1112によって起動されたチェックイン処理の結果を表示する。

チェックイン完了画面1201は、文書ID 1202、文書名称1203、ステータス1204、最新バージョンID 1205、最新バージョンの登録ユーザ1206の各表示欄をもつ。なお、当該文書をチェックアウトしたユーザと、チェックインしたユーザが異なる場合、登録ユーザ表示欄1206には、両者のユーザIDが併記される。

「戻る」ボタン1207は、チェックイン完了画面1201を閉じ、文書閲覧画面701に戻るためのボタンである。

●チェックイン用パスワードの変更画面
図13は文書登録用パスワードの変更画面1301を示す図で、文書閲覧画面701の「パスワード変更」ボタン707が押されたときに表示される。なお、文書登録用パスワードの変更画面1301は、例えば、文書をチェックアウトしたユーザがチェックイン用パスワードを忘れた場合、チェックインパスワードが未設定の場合など、チェックイン用パスワードを変更する必要が生じた場合に使用する。

文書情報表示部1302は、文書ID入力欄1303と、文書名称1304、ステータス1305、チェックアウト日付1306、現在設定されているチェックイン用パスワード1307の各表示欄をもつ。

当該文書をチェックアウトしたユーザが文書ID入力欄1303に文書IDを入力すると、各表示欄に情報が表示される。もし、入力文書IDに対応する文書がチェックアウトされていない場合、入力文書IDに対応する文書が存在しない場合、ユーザが当該文書をチェックアウトしたユーザではない場合などは、その旨を示すエラーメッセージが表示される。

また、チェックイン用パスワードが未設定の場合、チェックイン用パスワード表示欄1307には「未設定」の旨が表示される。

「再発行」ボタン1309は、チェックイン用パスワードの再発行処理を起動する。ユーザがボタン1309を押すと、文書登録用パスワードの変更画面1301に表示された文書情報が文書処理装置101のパスワード制御部308に渡される。

「解除」ボタン1310は、チェックイン用パスワードを破棄するパスワード解除処理を起動する。ユーザがボタン1310を押すと、文書登録用パスワードの変更画面1301に表示された文書情報が文書処理装置101のパスワード制御部308に渡される。

●チェックイン用パスワードの設定完了画面
図14はチェックイン用パスワードの設定完了画面1401を示す図で、図13に示すチェックイン用パスワードの変更画面1301の「再発行」ボタン1309または「解除」ボタン1310が押されたときに表示される。

チェックイン用パスワードの設定完了画面1401は、文書ID 1402、文書名称1403、チェックイン用パスワード1404の各表示欄をもつ。「再発行」ボタン1309が押された場合、チェックイン用パスワード表示欄1404には再発行されたパスワードが表示される。一方、「解除」ボタン1310が押された場合、チェックイン用パスワード表示欄1404には「未設定」と表示される。

「戻る」ボタン1405は、チェックイン用パスワードの設定完了画面1401を閉じ、文書閲覧画面701に戻るためのボタンである。

●エラー表示画面
図15はエラー表示画面1501を示す図で、文書管理装置101の処理中にエラーが発生した場合に、クライアント装置にエラーに関する情報を通知するための画面である。

エラーメッセージ表示部1502は、発生したエラーに関する情報を表示する。なお、エラーメッセージ表示部1502に表示するメッセージは、文字列に限らず、イメージなど他の表現でも構わない。

「戻る」ボタン1503は、エラー表示画面1501を閉じ、文書閲覧画面701に戻るためのボタンである。

［チェックアウト処理］
図16はチェックアウト処理を説明するフローチャートで、図9に示すチェックアウト画面901の「チェックアウト」ボタン907が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 902に一致する文書情報（図6Aに示す601）を文書操作部302を介して文書保管部301から取得し(S1601)、文書ID 902に対応する文書が存在するか否かを判定する(S1602)。当該文書が存在すれば処理をステップS1603へ進めるが、存在しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1612)。

文書IDに対応する文書が存在する場合、取得した文書情報からステータス（図6Aに示す604）を抽出し(S1603)、当該文書がチェックアウト状態か否かを判定する(S1604)。当該文書が非チェックアウト状態の場合は処理をステップS1605へ進めるが、チェックアウト状態の場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1612)。

文書IDに対応する文書が非チェックアウト状態の場合、抽出したステータスが正常か否かを判定する(S1605)。ステータスが正常な値であれば処理をステップS1606へ進めるが、異常な値であればクライアント装置にエラーを通知する(S1612)。

文書IDに対応する文書のステータスが正常な値を示す場合、当該ステータスの値を「チェックアウト中」に変更した文書情報を文書操作部302を介して文書保管部301を保存することで、当該文書のステータスを更新する(S1606)。

次に、チェックイン用パスワードの発行依頼があるか否かを判定し(S1607)、発行依頼があれば処理をステップS1608へ進め、発行依頼がなければ処理をステップS1610へ進める。

チェックイン用パスワードの発行依頼がある場合、パスワード発行部311によりパスワードを発行する(S1608)。発行するパスワードは、文書管理装置101にアクセスするユーザが入力可能な文字列である。続いて、発行したパスワードの値が正常か否かを判定し(S1609)、正常であれば処理をステップS1610に進めるが、パスワード発行に失敗した場合などパスワードの値が異常な場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1612)。

次に、チェックアウト情報（図6Cに示す621）に登録するチェックアウト日付（図6Cに示す623）を文書管理装置101のシステム日付から取得する。そして、文書ID、日付、ユーザID、チェックイン用パスワードを発行した場合はそのパスワードを図6Cに示すフィールド622〜625に対応付け、チェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303に登録する(S1610)。

次に、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックアウト完了画面1001を生成し、クライアント装置に送信して(S1611)、処理を終了する。

［チェックイン処理］
図17はチェックイン処理を説明するフローチャートで、図11に示すチェックイン画面1101の「チェックイン」ボタン1112が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 1103に一致する文書情報（図6Aに示す601）とチェックアウト情報（図6Cに示す621）を取得する(S1701)。当該情報は、文書操作部302およびチェックアウト情報操作部304を介して、文書保管部301およびチェックアウト情報保管部303から取得する。そして、取得した文書情報のステータス（図6Aに示す604）をチェックし、当該文書がチェックアウトされているか否かを判定する(S1702)。当該文書がチェックアウトされていれば処理をステップS1703に進めるが、チェックアウトされていなければクライアント装置にエラーを通知する(S1710)。

文書IDに対応する文書がチェックアウトされている場合、取得したチェックアウト情報のチェックアウトユーザID（図6Cに示す624）がチェックイン処理を指示したユーザのユーザIDに一致するか否かを判定する(S1703)。ユーザIDが一致すれば処理をステップS1706に進める。

また、ユーザIDが一致しない、つまり当該文書をチェックアウトしたユーザとは別のユーザがチェックイン処理を指示した場合は、チェックアウト情報のパスワード（図6Cに示す625）が設定されているか否かを判定する(S1704)。チェックイン用パスワードが設定されていれば処理をステップS1705に進めるが、チェックイン用パスワードが設定されていない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1710)。

パスワードが設定されている場合は、図11に示すチェックイン画面1101のパスワード欄1111に入力された文字列を取得し、チェックアウト情報のパスワードと一致するか否かを判定する(S1705)。パスワードが一致する場合は処理をステップS1706に進めるが、パスワードが一致しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1710)。

次に、図11に示すチェックイン画面1101のファイル名欄1109に指定された文書ファイル（以下「更新文書」と呼ぶ）が存在するか否かを判定する(S1706)。更新文書が存在すれば処理をステップS1707に進めるが、更新文書が存在しない場合は、チェックイン対象の文書が存在しないため、クライアント装置にエラーを通知する(S1710)。

更新文書が存在する場合は、文書操作部302を介して文書保管部301にバージョン情報（図6Bに示す611）を登録する(S1707)。バージョン情報の各フィールドは次のように設定する。文書IDフィールド612には、図11の文書ID表示欄1103に表示された文書IDを設定する。バージョンIDフィールド613には、文書保管部301に存在する同じ文書IDをもつ文書のバージョン情報から最大値を取得し、その値をインクリメントした値を設定する。登録日付フィールド614には、その時点のシステム日付を設定する。登録ユーザIDフィールド615には、当該文書をチェックアウトしたユーザのユーザIDと、チェックインを指示したユーザのユーザIDを設定する。ファイル実体フィールド616には、更新文書（またはそのポインタ）を設定する。

次に、ステータスを「チェックアウト中」から「正常」に変更した文書情報を文書操作部302を介して文書保管部301に保存することで当該文書の文書情報を更新する。そして、チェックアウト情報テーブル（図6Cに示す621）から当該文書のチェックアウト情報を削除する(S1708)。

次に、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックイン完了画面1201を生成し、クライアント装置に送信して(S1709)、処理を終了する。

［パスワードの解除］
図18はパスワードを解除する処理を説明するフローチャートで、図13に示すパスワード変更画面1301の「解除」ボタン1310が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 1303に一致するチェックアウト情報（図6Cに示す621）をチェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303から取得する(S1801)。そして、取得したチェックアウト情報のチェックアウトユーザID（図6Cに示す624）がパスワードの解除を指示したユーザのユーザIDと一致するか否かを判定する(S1802)。ユーザIDが一致すれば処理をステップS1803に進めるが、ユーザIDが一致しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1806)。

ユーザIDが一致する場合、取得したチェックアウト情報のパスワードフィールド（図6Cに示す625）にパスワードが設定されている否かを判定する(S1803)。パスワードが設定されていれば処理をステップS1804に進めるが、未設定の場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1806)。

パスワードが設定されている場合、パスワードフィールドを空にしたチェックアウト情報をチェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303に保存することで、パスワードを解除する(S1804)。そして、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックイン用パスワード設定完了画面1401を生成し、クライアント装置に送信して(S1805)、処理を終了する。

［パスワードの再発行］
図19はパスワードを再発行する処理を説明するフローチャートで、図13に示すパスワード変更画面1301の「再発行」ボタン1309が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 1303に一致するチェックアウト情報（図6Cに示す621）をチェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303から取得する(S1901)。そして、取得したチェックアウト情報のチェックアウトユーザID（図6Cに示す624）がパスワードの再発行を指示したユーザのユーザIDと一致するか否かを判定する(S1902)。ユーザIDが一致すれば処理をステップS1903に進めるが、ユーザIDが一致しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S1906)。

ユーザIDが一致する場合、パスワード発行部311によりパスワードを発行する(S1903)。発行するパスワードは、文書管理装置101にアクセスするユーザが入力可能な文字列である。そして、パスワードフィールド（図6Cに示す625）に新しいパスワードを書き込んだチェックアウト情報をチェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303に保存することで、パスワードを変更する(S1904)。そして、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックイン用パスワード設定完了画面1401を生成し、クライアント装置に送信して(S1905)、処理を終了する。

このように、チェックイン用パスワードを利用することで、文書をチェックアウトしたユーザ以外のユーザがチェックイン処理を代行することができる。従って、文書をチェックアウトしたユーザが、何らかの理由で当該文書をチェックインできない状態でも、他のユーザがチェックイン処理を代行することができ、文書の更新作業の滞りを防ぐことができる。

以下、本発明にかかる実施例2の文書処理を説明する。なお、実施例2において、実施例1と略同様の構成については、同一符号を付して、その詳細説明を省略する。

［文書管理装置の機能構成］
図20は実施例2の文書管理装置101の構成例を示すブロック図である。

図20に示す構成が、図1に示す構成と異なるのは、パスワード発行部311がなく、グループ情報保管部321、グループ情報操作部322、チェックイン許可ユーザ更新部323、ユーザグループ選択部324をもつことである。なお、グループ情報保管部321はRAM 202またはHDD 213に割り当てられる。また、グループ情報操作部322、チェックイン許可ユーザ更新部323、ユーザグループ選択部324は、RAM 202にロードされCPU 201が実行するプログラムによって実現する。

グループ情報保管部321は、ユーザ情報保管部305に格納されたユーザ情報を任意単位にまとめるグループ情報を格納する。グループ情報操作部322は、グループ情報保管部321に対してグループ情報の登録、更新、削除、取得といった入出力処理を行う。

チェックイン許可ユーザ更新部323は、チェックアウト情報操作部304、ユーザ情報操作部306、グループ情報操作部322を用いて、チェックアウト情報に設定する、チェックイン操作を許可するユーザ、グループ情報を更新する制御を行う。

ユーザグループ選択部324は、チェックイン操作が許可されたユーザやグループを選択する処理を制御する。

［データ形式］
文書情報、バージョン情報、ユーザ情報は、実施例1の図6A、図6B、図6Dに示した形式と同じであるから説明を省略する。

図21Aは実施例2のチェックアウト情報保管部303に格納されるチェックアウト情報テーブル2101の形式を示す図である。図6Cに示すチェックアウト情報テーブル621と異なるのはパスワードフィールドをもたないことである。チェックアウト情報テーブル2101は、文書ID 2102、チェックアウト日付2103、チェックアウトユーザID 2104の各フィールドで構成される。

図21Bはチェックアウト情報保管部303にチェックアウト情報テーブル2101とともに格納されるチェックイン許可ユーザ/グループテーブル2111の形式を示す図である。チェックイン許可ユーザ/グループテーブル2111は、文書ID 2112、設定単位2113、許可ユーザ/グループID 2114の各フィールドで構成される。

文書ID 2112は文書ID 2102に関連する。設定単位2113は、文書ID 2112に対応する文書のチェックイン操作の許可対象がユーザかグループかを示す。許可ユーザ/グループID 2114は、ユーザ情報テーブル（図6Dに示す631）に登録されたユーザID、または、後述するグループ情報テーブルに登録されたグループIDを保持する。なお、許可ユーザ/グループID 2114は、ユーザまたはグループのIDをそのまま保持し、当該IDだけではユーザかグループかを判断することができないため、設定単位2113によりユーザかグループかを示す。

図21Cはグループ情報保管部321に格納されるグループ情報テーブル2121の形式を示す図である。グループ情報テーブル2121は、グループID 2122、グループ名称2123の各フィールドで構成される。なお、グループID 2122は、グループを一意に識別するIDである。

図21Dはグループ情報保管部321にグループ情報テーブル2121とともに格納されるグループメンバテーブル2131の形式を示す図である。グループメンバテーブル2131は、グループID 2132、メンバ2133の各フィールドで構成される。

グループID 2132はグループID 2122に関連する。メンバ2133には複数のユーザIDが登録される。

［ユーザインタフェイス画面］
次に、実施例2においてクライアント装置102、103に表示されるユーザインタフェイス画面を説明する。なお、以下に説明する表示画面は必要最低限の構成で、以下で説明する情報、図に示す情報以外の情報も表示することが可能である。また、ユーザインタフェイス画面での操作指示によって文書管理装置101に情報が送信される場合、その情報にはクライアント装置の識別情報（例えばクライアント端末のアドレス情報）とユーザの識別情報（ユーザID）が付加されることは言うまでもない。

●文書閲覧画面
図22は文書閲覧画面2201を示す図で、文書管理装置101が管理する文書情報を閲覧する際に使用するものである。

図20に示す画面が、図7に示す画面と異なるのは、「パスワード更新」ボタン707の代わりに「許可ユーザ更新」ボタン711があることである。

「許可ユーザ更新」ボタン711は、文書情報表示部702において選択された、チェックアウト中の文書情報706に対応する文書のチェックインを許可するユーザ/グループ設定の変更処理を起動する。ユーザがボタン711を押すと、その時点で選択されている文書情報を示す情報が文書処理装置101のチェックイン可能ユーザ更新部2009に渡される。

●チェックアウト画面
図23は実施例2のチェックアウト画面2301を示す図で、文書閲覧画面2201の「チェックアウト」ボタン709が押されたときに表示される。

図23に示す画面が、図9に示す画面と異なるのは、チェックイン用パスワードを発行するためのチェックボックス906の代わりにチェックイン許可ユーザ/グループ表示部910があることである。

チェックイン許可ユーザ/グループ表示部2307は、許可グループ一覧911、許可ユーザ一覧912、「ユーザ/グループ選択」ボタン913で構成される。許可グループ一覧911には、ユーザがチェックイン操作を許可するグループの名称が一覧表示される。許可ユーザ一覧912には、ユーザがチェックイン操作を許可するユーザの名称が一覧表示される。

ユーザが「ユーザ/グループ選択」ボタン913を押すと、文書管理装置101のユーザグループ選択部324に処理が移り、許可グループ一覧911と許可ユーザ一覧912の一覧表示を更新する画面が表示される。

なお、上記のユーザは、文書をチェックアウトするために、チェックアウト画面を操作しているユーザであることは言うまでもない。

●チェックアウト完了画面
図24は実施例2のチェックアウト完了画面2401を示す図で、チェックアウト画面2301の「チェックアウト」ボタン907によって起動されたチェックアウト処理の結果を表示する。

図24に示す画面が、図10に示す画面と異なるのは、チェックイン用パスワードを表示する表示欄1004の代わりに、チェックイン許可ユーザ/グループ表示欄1006があることである。なお、チェックイン許可ユーザ/グループ表示部910でユーザやグループが選択されていない場合は、チェックイン許可ユーザ/グループ表示欄1006自体が表示されない。

●チェックイン画面
図25は実施例2のチェックイン画面2501を示す図で、文書閲覧画面2201の「チェックイン」ボタン708が押されたときに表示される。

図25に示す画面が、図11の画面と異なるのは、チェック用インパスワード表示欄1108とパスワード入力欄1111がないことである。

●チェックイン完了画面
チェックイン完了画面は、図12に示すチェックイン完了画面1201と同じであるから説明を省略する。

●ユーザ/グループ選択画面
図26はユーザ/グループ選択画面2701を示す図で、文書閲覧画面701の「許可ユーザ更新」ボタン711が押された場合、チェックアウト画面2301の「ユーザ/グループ選択」ボタン913が押された場合に表示される。

ユーザ/グループ選択画面2701は、グループ情報表示欄2702、ユーザ情報表示欄2703、「設定」ボタン2406をもつ。グループ情報表示欄2702には、文書管理装置101のグループ情報保管部321に登録されたグループ名称と、そのチェックボックス2704が表示される。また、ユーザ情報表示欄2705には、文書管理装置101のユーザ情報保管部305に登録されたユーザ名称と、そのチェックボックス2705が表示される。ユーザは、チェックボックスをチェックすることで、チェックイン操作を許可するグループおよび/またはユーザを一つまたは複数選択することができる。

ユーザが、上記のチェックボックスをチェック（またはチェックを解除）した後、「設定」ボタン2706を押すと、ユーザが選択したユーザ/グループを示す情報が文書管理装置101のユーザ/グループ選択部2016に渡される。

●ユーザ/グループ設定完了画面
図27はユーザ/グループ設定完了画面2801を示す図で、ユーザ/グループ選択画面2701の「設定」ボタン2706によって起動されたユーザ/グループ設定処理の結果を表示する。

ユーザ/グループ設定完了画面2801は、文書ID 2802、文書名称2803、チェックイン許可ユーザ/グループ一覧2804の各表示欄と、「戻る」ボタン2805をもつ。ユーザ/グループ設定完了画面2801により、文書ID 2802に対応する文書のチェックイン操作がチェックイン許可ユーザ/グループ一覧2804に表示されたユーザ/グループに許可されたことがわかる。

「戻る」ボタン2805は、ユーザ/グループ設定完了画面2801を閉じ、文書閲覧画面2201に戻るためのボタンである。

［チェックアウト処理］
図28はチェックアウト処理を説明するフローチャートで、図23に示すチェックアウト画面2301の「チェックアウト」ボタン907が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 902に一致する文書情報（図6Aに示す601）を文書操作部302を介して文書保管部301から取得し(S2901)、文書ID 902に対応する文書が存在するか否かを判定する(S2902)。当該文書が存在すれば処理をステップS2903へ進めるが、存在しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S2911)。

文書IDに対応する文書が存在する場合、取得した文書情報からステータス（図6Aに示す604）を抽出し(S2903)、当該文書がチェックアウト状態か否かを判定する(S2904)。当該文書が非チェックアウト状態の場合は処理をステップS2905へ進めるが、チェックアウト状態の場合はクライアント装置にエラーを通知する(S2911)。

文書IDに対応する文書が非チェックアウト状態の場合、抽出したステータスが正常か否かを判定する(S2905)。ステータスが正常な値であれば処理をステップS2906へ進めるが、異常な値であればクライアント装置にエラーを通知する(S2911)。

文書IDに対応する文書のステータスが正常な値を示す場合、当該ステータスの値を「チェックアウト中」に変更した文書情報を文書操作部302を介して文書保管部301を保存することで、当該文書のステータスを更新する(S2906)。

次に、チェックアウト情報（図21Aに示す2101）に登録するチェックアウト日付（図21Aに示す2103）を文書管理装置101のシステム日付から取得する。そして、文書ID、日付、ユーザIDを図21Aに示すフィールド2102〜2104に対応付け、チェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303に登録する(S2907)。

次に、クライアント装置から受信したチェックイン許可ユーザ/グループ情報を取得し(S2908)、取得したチェックイン許可ユーザ/グループ情報に基づきチェックイン許可ユーザ/グループテーブル（図21Bに示す2111）を更新する(S2909)。つまり、チェックイン許可ユーザ、グループそれぞれを一つのレコードとし、文書IDに関連付けて、チェックアウト情報テーブルに登録する。そして、チェックイン許可ユーザ/グループテーブルをチェックアウト情報操作部304を介してチェックアウト情報保管部303に格納することで、チェックイン許可ユーザ/グループを設定する。

次に、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックアウト完了画面2401を生成し、クライアント装置に送信して(S2910)、処理を終了する。

［チェックイン処理］
図29はチェックイン処理を説明するフローチャートで、図25に示すチェックイン画面2501の「チェックイン」ボタン1112が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置から受信した文書ID 1103に一致する文書情報と（図6Aに示す601）とチェックアウト情報（図21Aに示す2101）を取得する(S3001)。当該情報は、文書操作部302およびチェックアウト情報操作部304を介して、文書保管部301およびチェックアウト情報保管部303から取得する。そして、取得した文書情報のステータス（図6Aに示す604）をチェックし、当該文書がチェックアウトされているか否かを判定する(S3002)。当該文書がチェックアウトされていれば処理をステップS3003に進めるが、チェックアウトされていなければクライアント装置にエラーを通知する(S3011)。

文書IDに対応する文書がチェックアウトされている場合、取得したチェックアウト情報のチェックアウトユーザID（図21Aに示す2104）がチェックイン処理を指示したユーザのユーザIDに一致するか否かを判定する(S3003)。ユーザIDが一致すれば処理をステップS3007に進める。

また、ユーザIDが不一致、つまり当該文書をチェックアウトしたユーザとは別のユーザがチェックイン処理を指示した場合は、チェックインが許可されたユーザ/グループ情報を取得する(S3004)。つまり、ユーザ/グループテーブル（図21Bに示す2111）から文書IDに対応するユーザ/グループ情報を取得する。そして、取得した許可グループ情報に関して、グループ情報保管部2007に格納されたグループメンバテーブル（図21Dに示す2131）を参照して、グループIDをユーザIDに展開し、取得した許可ユーザ情報（ユーザID）とマージする(S3005)。そして、チェックイン処理を指示したユーザのユーザIDが、チェックインを許可されたユーザIDに含まれるか否かを判定する(S3006)。含まれれば処理をステップS3007に進めるが、含まれない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S3011)。

次に、図25に示すチェックイン画面2501のファイル名欄1109に指定された文書ファイル（以下「更新文書」と呼ぶ）が存在するか否かを判定する(S3007)。更新文書が存在すれば処理をステップS3008に進めるが、更新文書が存在しない場合は、チェックイン対象の文書が存在しないため、クライアント装置にエラーを通知する(S3011)。

更新文書が存在する場合は、文書操作部302を介して文書保管部301にバージョン情報（図6Bに示す611）を登録する(S3008)。バージョン情報の各フィールドは次のように設定する。文書IDフィールド612には、図25の文書ID表示欄1103に表示された文書IDを設定する。バージョンIDフィールド613には、文書保管部301に存在する同じ文書IDをもつ文書のバージョン情報から最大値を取得し、その値をインクリメントした値を設定する。登録日付フィールド614には、その時点のシステム日付を設定する。登録ユーザIDフィールド615には、当該文書をチェックアウトしたユーザのユーザIDと、チェックインを指示したユーザのユーザIDを設定する。ファイル実体フィールド616には、更新文書（またはそのポインタ）を設定する。

次に、ステータスを「チェックアウト中」から「正常」に変更した文書情報を文書操作部302を介して文書保管部301に保存することで当該文書の文書情報を更新する。そして、チェックアウト情報テーブル（図21Aに示す2101）から当該文書のチェックアウト情報を削除する(S1708)。

次に、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すチェックイン完了画面1201を生成し、クライアント装置に送信して(S3010)、処理を終了する。

［チェックイン許可ユーザ/グループの更新処理］
図30はチェックイン許可ユーザ/グループの更新処理を説明するフローチャートで、図22に示す文書閲覧画面2201の「許可ユーザ更新」ボタン711が押されると文書管理装置101のCPU 201が実行する処理である。

まず、クライアント装置102から受信した文書ID 704に一致する文書情報（図6Aに示す601）とチェックアウト情報（図21Aに示す2101）を取得する(S3101)。当該情報は、文書操作部302およびチェックアウト情報操作部304を介して、文書保管部301およびチェックアウト情報保管部303から取得する。そして、取得した文書情報のステータス（図6Aに示す604）を調べて、当該文書がチェックアウト中か否かを判定する(S3102)。当該文書がチェックアウト中であれば処理をステップS3103へ進めるが、チェックアウト中ではない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S3110)。

当該文書がチェックアウト中であれば、取得したチェックアウト情報のチェックアウトユーザID（図21Aに示す2104）が、更新を指示したユーザのユーザIDと一致するか否かを判定する(S3103)。ユーザIDが一致すれば処理をステップS3104に進めるが、一致しない場合はクライアント装置にエラーを通知する(S3110)。

ユーザIDが一致する場合は、ユーザ/グループテーブル（図21Bに示す2111）から文書IDに対応するユーザ/グループ情報を取得する。さらに、ユーザ情報保管部305およびグループ情報保管部321から登録ユーザおよびクループの情報を取得する(S3104)。そして、表示生成部313により、取得した登録ユーザおよびグループの情報と、チェックインが許可されたユーザ/グループ情報から図26に示すユーザ/グループ選択画面2701を生成し、クライアント装置に送信する(S3105)。

ユーザは、ユーザ/グループ選択画面2701を操作して、チェックインを許可するユーザ/グループを取捨選択した後、「設定」ボタン2706を押す。

クライアント装置からユーザ/グループ選択情報を受信すると、ステップS3104で取得したチェックインが許可されたユーザ/グループ情報と受信したユーザ/グループ選択情報を比較する(S3106)。そして、取得したユーザ/グループ情報に存在し、受信したユーザ/グループ選択情報に存在しないユーザおよびグループのIDを文書IDに対応するユーザ/グループテーブル（図21Bに示す2111）から削除する(S3107)。さらに、受信したユーザ/グループ選択情報に存在し、取得したユーザ/グループ情報に存在しないユーザおよびグループのIDを文書IDに対応するユーザ/グループテーブル（図21Bに示す2111）に追加する(S3108)。

次に、以上の処理で追加または変更したデータを確定し、表示生成部312により処理結果を示すユーザ/グループ設定完了画面2801を生成し、クライアント装置に送信して(S3109)、処理を終了する。

このように、チェックイン操作が可能なユーザ/グループを設定することで、文書をチェックアウトしたユーザ以外のユーザがチェックイン処理を代行することができる。従って、文書をチェックアウトしたユーザが、何らかの理由で当該文書をチェックインできない状態でも、他のユーザがチェックイン処理を代行することができ、文書の更新作業の滞りを防ぐことができる。

［他の実施例］
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。

また、本発明の目的は、上記実施例の機能を実現するソフトウェアを記録した記憶媒体（記録媒体）をシステムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（CPUやMPU）が前記ソフトウェアを実行することでも達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたソフトウェア自体が上記実施例の機能を実現することになり、そのソフトウェアを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。

また、前記ソフトウェアの実行により上記機能が実現されるだけでなく、そのソフトウェアの指示により、コンピュータ上で稼働するオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、それによって上記機能が実現される場合も含む。

また、前記ソフトウェアがコンピュータに接続された機能拡張カードやユニットのメモリに書き込まれ、そのソフトウェアの指示により、前記カードやユニットのCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、それによって上記機能が実現される場合も含む。

本発明を前記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するソフトウェアが格納される。

実施例1の文書管理装置を含むシステムの構成例を示す図、 文書管理装置の構成例を示すブロック図、 文書管理装置の機能構成を説明するブロック図、 クライアント装置の構成例を示すブロック図、 クライアント装置の機能構成を説明するブロック図、 文書保管部に格納される文書情報テーブルの形式を示す図、 文書保管部に格納されるバージョン情報テーブルの形式を示す図、 チェックアウト情報保管部に格納されるチェックアウト情報テーブルの形式を示す図、 ユーザ情報保管部に格納されるユーザ情報テーブルの形式を示す図、 文書閲覧画面を示す図、 文書情報の詳細表示画面を示す図、 チェックアウト画面を示す図、 チェックアウト完了画面を示す図、 チェックイン画面を示す図、 チェックイン完了画面を示す図、 文書登録用パスワードの変更画面を示す図、 チェックイン用パスワードの設定完了画面を示す図、 エラー表示画面を示す図、 チェックアウト処理を説明するフローチャート、 チェックイン処理を説明するフローチャート、 パスワードを解除する処理を説明するフローチャート、 パスワードを再発行する処理を説明するフローチャート、 実施例2の文書管理装置の構成例を示すブロック図、 チェックアウト情報保管部に格納されるチェックアウト情報テーブルの形式を示す図、 チェックアウト情報保管部に格納されるチェックイン許可ユーザ/グループテーブルの形式を示す図、 グループ情報保管部に格納されるグループ情報テーブルの形式を示す図、 グループ情報保管部に格納されるグループメンバテーブルの形式を示す図、 文書閲覧画面を示す図、 チェックアウト画面を示す図、 チェックアウト完了画面を示す図、 チェックイン画面を示す図、 ユーザ/グループ選択画面を示す図、 ユーザ/グループ設定完了画面を示す図、 チェックアウト処理を説明するフローチャート、 チェックイン処理を説明するフローチャート、 チェックイン許可ユーザ/グループの更新処理を説明するフローチャートである。

Claims (9)

1. メモリに格納した文書データを管理する文書管理装置であって、
   クライアント装置のユーザによってチェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報と、該文書の文書データをチェックインするためのパスワードを発行するか否かに関する指示とを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信した前記チェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報に基づき、当該チェックアウト処理の対象として指示された文書の文書データを他のユーザに対して排他状態にするチェックアウト処理を実行するチェックアウト手段と、
   前記受信手段において前記文書データをチェックインするためのパスワードを発行する指示を受信した場合、前記チェックアウト処理の対象の文書を指示したユーザ以外のユーザが前記文書データをチェックインするためのパスワードを生成し、当該生成したパスワードを前記クライアント装置に通知する生成手段と、
   クライアント装置のユーザによってチェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信するチェックイン要求受信手段と、
   前記チェックイン要求受信手段で前記チェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信した場合、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザと、当該文書を前記チェックアウト処理の対象として指示したユーザとが一致するか判断するユーザ判断手段と、
   前記ユーザ判断手段で一致しないと判断した場合は、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザにより入力されるパスワードが、前記生成手段で生成された該文書に対応するパスワードと一致するか判断するパスワード判断手段と、
   前記ユーザ判断手段で一致すると判断した場合および前記パスワード判断手段で一致すると判断した場合は、前記チェックイン処理の対象として指示された文書の文書データに関して前記排他状態の解除と当該文書データの更新とを実行することによってチェックイン処理を実行し、前記パスワード判断手段で一致しないと判断した場合は、チェックイン処理を実行しないチェックイン手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記チェックアウト処理の対象の文書を指示したユーザの指示に基づき、前記生成手段で生成した該文書に対応するパスワードを削除または更新する更新手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載された文書管理装置。
3. 前記チェックイン手段で前記文書データのチェックイン処理が実行された場合、当該チェックイン処理を指示したユーザと前記チェックアウト処理を指示したユーザとを、当該文書データの履歴に記録する記録手段を更に有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載された文書管理装置。
4. メモリに格納した文書データを管理する文書管理装置であって、
   クライアント装置のユーザによってチェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報と、当該チェックアウト処理の対象として指示された文書に対するチェックイン処理を許可するユーザを設定するための情報とを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信した前記チェックアウト処理の対象として指示された文書に関する情報に基づき、当該チェックアウト処理の対象として指示された文書の文書データを他のユーザに対して排他状態にするチェックアウト処理を実行するチェックアウト手段と、
   前記受信手段で受信した前記チェックイン処理を許可するユーザを設定するための情報に基づき、前記文書に対するチェックイン処理を許可するユーザの情報を前記メモリに格納する格納手段と、
   クライアント装置のユーザによってチェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信するチェックイン要求受信手段と、
   前記チェックイン要求受信手段で前記チェックイン処理の対象として指示された文書に関する情報を受信した場合、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザと、当該文書を前記チェックアウト処理の対象として指示したユーザとが一致するか判断する第１判断手段と、
   前記第１判断手段で一致しないと判断した場合は、当該チェックイン処理の対象の文書を指示したユーザが、前記格納手段で格納されている該文書に対するチェックイン処理を許可されたユーザの情報に含まれるか判断する第２判断手段と、
   前記第１判断手段で一致すると判断した場合および前記第２判断手段で含まれると判断した場合は、前記チェックイン処理の対象として指示された文書の文書データに関して前記排他状態の解除と当該文書データの更新とを実行することによってチェックイン処理を実行し、前記第２判断手段で含まれないと判断した場合は、当該文書のチェックイン処理を実行しないチェックイン手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
5. 前記チェックアウト処理の対象の文書を指示したユーザの指示に基づき、前記文書に対するチェックイン処理を許可するユーザの情報を削除または更新する更新手段を、更に有することを特徴とする請求項４に記載された文書管理装置。
6. 前記文書に対するチェックイン処理を許可するユーザの情報を設定する際、ユーザグループ単位で設定可能にすることを特徴とする請求項４または請求項５に記載された文書管理装置。
7. 前記チェックイン手段で前記文書データのチェックイン処理が実行された場合、当該チェックイン処理を指示したユーザと前記チェックアウト処理を指示したユーザとを、当該文書データの履歴に記録する記録手段を更に有することを特徴とする請求項４から請求項６の何れか一項に記載された文書管理装置。
8. コンピュータを、請求項１から請求項７の何れか一項に記載された文書管理装置の各手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
9. 請求項８に記載されたコンピュータプログラムが記録されたことを特徴とするコンピュータが読み取り可能な記録媒体。

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