JP5173366B2 - 文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents
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Description
従来、このような機能を備える文書管理装置としては、例えば、特許文献1記載の画像形成装置が挙げられる。
この特許文献1記載の文書管理装置は、ユーザ毎の複数の文書ボックスを有した外部記憶装置と、LAN(Local Area Network)を介して複数のコンピュータとの間で通信を行なうための入出力インタフェースとを備えている。
また、外部記憶装置は、ユーザ側のコンピュータで用いられる秘密鍵と対となる公開鍵と、ユーザのユーザIDとが関連付けられる公開鍵簿が記憶されている。
即ち、このような文書管理装置は、例えば、文書管理装置に設けた表示パネルを見ながら、保管領域に設定されるユーザ名やIDなどの所有者が人手で入力される一方、公開鍵簿などに用いられるユーザ情報も、同様に表示パネルを見ながら人手で入力されるので、所有者やユーザ名などの入力する情報が重複するなどすることがあった。
また、文書ボックスが作成されたことを各ユーザに対して通知する手間も同時にかかってしまっていた。
そして、保管領域をデータ記憶手段に作成するときは、ユーザ情報群形成手段により、ユーザ情報記憶手段のユーザ情報の一部又は全部のユーザ情報を取り出させてユーザ情報群を形成させる。
次に、保管領域作成手段が、ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする保管領域を作成する。
また、複数のユーザ情報から形成されたユーザ情報群で、一括して保管領域を形成できるので、保管領域の作成操作を、作成する保管領域毎に行なわなくてもよくなる。
これにより、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができるようになる。
そして、ユーザ情報群形成手段が、選択されたユーザ情報をまとめることにより、ユーザ情報群を形成する。
また、保管領域を作成したいユーザ情報を、確実に選択して保管領域を形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、保管領域を形成したあとに、不要な保管領域を削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。
そのため、文書管理装置を操作して保管領域を作成した人が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、文書管理装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。
これにより、各文書ボックスの所有者であるユーザが、文書管理装置のある場所に行って操作部を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。
このようにすると、文書管理装置を構成するコンピュータに本プログラムをインストールすることにより、文書管理装置に上述の作用及び効果を発揮させることができる。
また、保管領域作成の通知の手間も簡単に行なうことができる。
同図に示すように、本発明の実施形態に係る文書管理装置は、画像形成装置Sである構成としている。ここで、画像形成装置Sは、例えば、プリンタやコピー機、MFP(複合機)などの画像を形成可能な装置(本実施形態ではMFP)である。
この画像形成装置Sは、ユーザが操作する操作部1と、ネットワークインタフェース2と、記憶装置3と、制御部4と、を備えている。
図3〜図9は、本実施形態に係る文書管理装置の操作部のタッチパネルに表示される図である。
操作部1は、制御部4の制御により画面を表示可能なタッチパネル10と、本タッチパネル10に付設された複数の操作ボタン11〜13とを備えている。
ネットワークインタフェース2は、複数のクライアントPC21との間に通信経路を形成可能なコンピュータネットワークであるLAN20(Local Area Network)が接続されている。
また、記憶装置3は、ユーザ情報領域30と、文書ボックス領域31と、を備えている。
ユーザ情報は、例えば、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスなどを含んでいる。
文書ボックスには、例えば、クライアントPC21がLAN20を介してデータ記憶手段に送られた文書や画像などのデータが保管されたり、図示しない画像形成装置Sが備えるスキャナ部でスキャンされることにより生成された文書や画像などのデータが保管されたりする。
文書ボックス情報は、例えば、ボックス識別情報と、所有者識別情報と、文書ボックスの内容を操作するためのパスワードと、文書ボックス毎に設定される使用量の上限値と、文書ボックスに記憶される期間と、所有者以外の他の人の使用を可能にするか否かの共有設定とを含んでいる。
なお、本実施形態においては、ボックス識別情報は、管理者が任意に設定可能なボックス名で構成され、所有者識別情報は、管理者が任意に設定可能な所有者名で構成されている。
具体的には、制御部4は、記憶装置3のユーザ情報領域30のユーザ情報を制御するユーザ情報制御部40と、記憶装置3の文書ボックス領域31の文書ボックスを制御する文書ボックス制御部41と、を備えている。
このユーザ情報制御部40は、記憶装置3のユーザ情報領域30に、ユーザを登録する機能を備えている。
ユーザ情報制御部40は、ユーザを登録するときに入力されるユーザ情報として、タッチパネル10に、例えば、図3の画面100を表示させる。この画面100は、例えば、ユーザ名の入力部1001、ログインパスワード入力部1002と、メールアドレス入力部1003とを備えている。
この文書ボックス制御部41は、ユーザ情報記憶手段の複数のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段410と、ユーザ情報群形成手段410が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、記憶装置3の文書ボックス領域31に文書ボックスを作成可能な保管領域作成手段412と、を備えている。
そして、ユーザ情報群形成手段410は、ユーザ情報リスト表示手段411が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群としている。
この画面101は、文書ボックス領域31が有する文書ボックスのリストを人が選択可能に表示する文書ボックスリスト表示部1010と、文書ボックスの一括作成機能を発揮する一括作成ボタン1011と、文書ボックス領域31に新たに文書ボックスを一つずつ形成する機能を発揮する作成ボタン1012と、文書ボックスリスト表示部1010に表示されたリストから選択された文書ボックスを開く機能を発揮する開くボタン1013と、文書ボックスリスト表示部1010から選択された文書ボックスに対応する文書ボックス情報を編集する機能を発揮する編集ボタン1014と、文書ボックスリスト表示部1010から選択された文書ボックスを削除する機能を発揮する削除ボタン1015と、を備えている。
文書ボックスリストは、各文書ボックスの文書ボックス名の欄が列設されてなる。
この画面は、ユーザ情報リスト表示手段411により形成されるユーザ情報のリストが表示されるユーザ情報リスト表示部1030を備えている。
ユーザ情報リスト表示手段411は、リストとして、各ユーザ情報のユーザ名を取り出すとともに、このユーザ名の欄をユーザ情報リスト表示部1030に列設して表示する。
本実施形態において、ユーザ情報リスト表示手段411は、ユーザ情報リスト表示部1030に、各ユーザ情報を非選択の状態で表示する。
また、ユーザ情報リスト表示部1030は、選択された状態のリストの欄が、さらに人にタッチ操作されると、非選択状態になる。
また、ユーザ情報リスト表示部1030は、スクロールバー1031を備えている。
また、文書ボックスを作成したいユーザを、確実に選択して文書ボックスを形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、文書ボックスを形成したあとに、不要な文書ボックスを削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。
本実施形態において、選択識別可能化手段は、タッチパネル10に表示されたリストのユーザ名の欄の先頭に、チェックボックス1032を形成するとともに、選択があったときにユーザ情報にチェックボックス1032内にチェックマークを表示する。
全選択手段は、タッチパネル10に全て選択ボタン1033を形成するとともに、このボタン1033が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て選択する。
このようにすると、全選択手段が、非選択の状態のユーザ情報を、一度、ボタン1033を操作することで全部選択状態するので、人手で、逐一リストのユーザ名の欄をタッチ操作しなくてもよくなる。
そのため、選択操作を容易に行なうことができる。
全非選択手段は、タッチパネル10に選択解除ボタン1034を形成するとともに、このボタン1034が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て非選択する。
そのため、選択操作をやり直すときなどに、ユーザ情報の選択を容易にリセットすることができる。
選択確定手段は、リストが表示されたタッチパネル10の画面に「次へ>」のボタン1035を形成するとともに、このボタン1035が人により操作されたときに、選択されたユーザ情報を確定して、ユーザ情報群を形成する。
なお、符号1036は、前の画面(図5)に戻るためのボタンである。
一括情報設定手段は、図7に示すように、タッチパネル10に文書ボックス情報設定画面104を形成する。
この文書ボックス情報設定画面104は、操作する人に、一括作成される文書ボックスの各文書ボックス情報に共通の共通設定情報を確認させるとともに、共通設定情報の設定を変更させる。
ボックス名入力確認欄1040は、「ユーザ名を反映」と記載されており、ボックス名にユーザ名が付される旨、操作する人に認識させる。
所有者名入力確認欄1041は、「各ユーザ」と記載されており、ユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする旨、操作する人に認識させる。
通知設定部1043は、例えば、初期値に、ユーザ通知を行なう設定がなされている。
使用量設定部1044は、所定のユーザのデータが記憶装置3の空き容量を圧迫することにより、他のユーザが文書ボックスを使用できなくなる事態を防止する使用量の上限を設定するもので例えば、初期値に200MB(MB:メガバイト)の使用量の上限値とする設定がなされている。
共有設定部1046は、例えば、初期値に、所有者本人のみが使用可能なことを意味する「個人」の設定がなされている。
このウィンドウを用いた設定変更は、文書ボックスパスワード入力部1042において、ランダム設定、又は、所定の文字列の入力可能となっている。
また、通知設定部1043においては、例えば、通知設定するかしないかを入力可能になっている。
使用量設定部1044においては、例えば、使用量の上限として任意の値を入力可能になっている。
自動消去設定部1045においては、例えば、記憶期間として任意の日数などを入力可能になっている。
共有設定部1046においては、例えば、任意のユーザを入力可能になっている。
この完了ボタン1048がタッチ操作されると、保管領域作成手段412の一括設定手段は、ユーザ情報群及び文書ボックス情報の共通設定情報から文書ボックス情報を作成して文書ボックス領域31に記憶させる。
このようにすると、一括設定手段が、所有者以外のその他の項目を文書ボックス情報に設定できる。そのため、これらの項目の入力の手間を省くことができる。
なお、符号1049は、前の画面(図6)に戻るためのボタンである。
この画面105は、画面104(図7)と同様に、ボックス名入力確認欄1050、所有者名入力確認欄1051、文書ボックスパスワード入力部1052、通知設定部1053、使用量設定部1054、自動消去設定部1055、共有設定部1056を備えている。
また、画面104と異なり、ボックス名入力確認欄1050及び所有者名入力確認欄1051にも、変更ボタン1057が付設されており、これらにより、ボックス名及び所有者名を人手で入力可能となっている。
そして、このデータの一覧から選択されたデータは、例えば、印刷などがなされる。
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスリスト1010で所定の文書ボックスが選択された状態で、編集ボタン1014(図4)がタッチ操作されたとき、タッチパネルに、これに対応する文書ボックス情報を変更する画面を表示する。この画面は、例えば、図8と同様の画面となっている。
本実施形態のデータ使用認証手段は、例えば、タッチパネル10に表示された文書ボックスリストから文書ボックスが選択された状態で、ボタン1013〜1015(図4)がタッチ操作されたときに、パスワードの入力の要求を行なう画面106(図9)を表示する。
電子メール作成部42は、保管領域作成手段412で文書ボックスを作成した後に、保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、保管領域を作成した旨のメッセージを、コンピュータネットワークを介して送信するメッセージ送信手段として機能する。
電子メール作成部42は、例えば、同図に示すように、電子メールを、各ユーザ情報に含まれたメールアドレスに送信する。
このようにすると、メッセージを見ることによりユーザが、保管領域が作成されたことを認識できる。そのため、保管領域を作成した管理者が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、画像形成装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。
このようにすると、文書ボックスが作成されたことを、所有者が早期に知ることができる。
また、電子メール作成部42は、例えば、所有者名及びパスワードなどの作成した文書ボックスの文書ボックス情報の一部もメッセージに含ませる(212)。
このようにすると、これらの情報の変更を容易に行なうことができる。また、パスワードがランダムで設定されていても、文書ボックスのユーザがパスワードを知ることができる。
Webページ制御部4は、文書ボックス情報を変更するWebページを提供する保管領域設定情報変更手段430を備えている。
保管領域設定情報変更手段430は、例えば、図8と同様のWebページを作成する。
このようにすると、各文書ボックスの所有者が、クライアントPC21を操作し、コンピュータネットワークを介して記憶装置3の文書ボックス領域31に記憶された文書ボックス情報を、変更できる。
そのため、各所有者が、画像形成装置Sのある場所に行って操作部1を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。
まず、管理者が、操作部1のボタン12を押釦し、ユーザ情報制御部40のユーザ情報登録画面をタッチパネル10に表示させるとともに、この画面に、ユーザ名、パスワード、及び、メールアドレスを入力する。
このようにして、管理者が、予め、画像形成装置Sの記憶装置3のユーザ情報領域30に、ユーザ情報を登録しておく。
文書ボックス制御部41は、管理者により、この画面101aの一括作成ボタン1011がタッチ操作されると、タッチパネル10に画面102を表示させる(S1−1Yes,図5)。
また、文書ボックス制御部41は、管理者により、ユーザ情報反映ボタン1020がタッチ操作されて、ユーザ情報を反映した文書ボックスの作成が選択されると(S1−2Yes)、タッチパネル10にユーザ情報のリスト画面103を表示させる(S1−3,図6)。
文書ボックス制御部41は、管理者により、「次へ>」ボタン1035がタッチ操作されると、ユーザ情報群を確定し(S1−4)、文書ボックス情報設定画面104に遷移する(図7)。
文書ボックス制御部41による文書ボックスの作成は、ユーザ情報群からユーザ情報を一つ取り出し(S1−7)、制御部4のRAMに記憶された共通設定情報を取得し(S1−8)、これらのユーザ情報と共通設定情報から文書ボックス情報を作成する。
また、文書ボックス制御部41は、英数字からランダムに選択してなる文字列を算出し、この文字列をパスワードとする。
また、文書ボックス制御部41は、使用量の上限、記憶期間及び共有設定など、その他の設定は共通設定情報を、文書ボックス情報に適用する。
そして、文書ボックス制御部41は、このようにして作成した文書ボックス情報を、記憶装置3の文書ボックス領域31に記憶させて、文書ボックスを作成する(S1−9)。
そして、電子メール作成部42は、作成したメールを作成した文書ボックス情報の所有者に対応するユーザ情報に含まれる電子メール宛に、電子メールを送信する(S1−12,図10)。
そのため、画像形成装置Sは、管理者の画像形成装置Sの管理作業を簡略化できる。
次に、ユーザ情報群から次のユーザ情報を取り出して、上記と同様にして文書ボックスを作成する。
そして、文書ボックス制御部41は、上記の動作を繰り返してユーザ情報群の全てのユーザ情報に対して文書ボックスを作成する(S1−6Yes〜S1−12)。
文書ボックス制御部41は、ユーザ情報群の全てのユーザ情報に対応する文書ボックスが作成されたときは(S1−6No)、タッチパネル10に、文書ボックスリスト画面101(図4(a))を表示させ、処理を終える。
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスのリストの文書ボックス名欄が選択され、開くボタン1013、編集ボタン1014及び削除ボタン1015がタッチ操作されたときも、それぞれに対応した動作を行なう。
また、インポートボタンがタッチ操作されたときには(S1−2No)、上述した所定インポート処理の動作を行なう。
また、本実施形態においては、文書管理装置が、画像形成装置により構成されるとしたが、これに限定されるものでなく、他の電気機器、電子機器に備えられてもよい。
また、例えば、ユーザ情報は、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスを含む構成としたがこれに限定されるもので無く、例えば、ユーザID、なども含めるようにしてよい。
また、文書ボックス情報のパスワードは、ユーザ情報のログインパスワードとしてもよく適宜設計変更して差支えない。
1 操作部
10 タッチパネル
100〜106 タッチパネルの表示画面
11〜13 操作ボタン
2 ネットワークインタフェース
20 LAN(コンピュータネットワーク)
21 クライアントPC
3 記憶装置
30 ユーザ情報領域(ユーザ情報記憶手段)
31 文書ボックス領域(データ記憶手段)
4 制御部
40 ユーザ情報制御部
41 文書ボックス制御部
410 ユーザ情報群形成手段
411 ユーザ情報リスト表示手段
412 保管領域作成手段
42 電子メール作成部(メッセージ送信手段)
43 Webサーバ部
430 保管領域設定情報変更手段
Claims (5)
- 所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備える文書管理装置であって、
ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、
前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、
前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を作成可能な保管領域作成手段と、
前記保管領域の設定情報である保管領域設定情報の共通の設定を、前記保管領域作成手段で作成される複数の保管領域に対して一括して行う一括設定手段と、
前記保管領域設定情報を、各保管領域に対して個別に変更する保管領域設定情報変更手段と、を備え、
前記保管領域作成手段が、前記一括設定手段で行われる前記保管領域設定情報の共通の設定に基づいて複数の各所有者の保管領域を新たに作成し、
前記保管領域設定情報変更手段は、前記保管領域の作成後、前記複数の各所有者の保管領域に設定された保管領域設定情報を個別に変更可能とすることを特徴とする文書管理装置。 - 前記ユーザ情報群形成手段は、前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報のリストを選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段を有し、前記ユーザ情報リスト表示手段が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群とする請求項1記載の文書管理装置。
- ネットワークへの接続手段と、前記保管領域作成手段で保管領域を作成した後に、前記保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、前記保管領域を作成した旨のメッセージを、前記ネットワークを介して送信するメッセージ送信手段とを備える請求項1又は2記載の文書管理装置。
- 前記所有者を識別可能な所有者識別情報を含む、前記保管領域に設定された保管領域設定情報を記憶する保管領域設定情報記憶手段を備えるとともに、
前記保管領域設定情報変更手段が、前記保管領域設定情報記憶手段に記憶された保管領域設定情報を変更するWebページを作成し、
前記メッセージ送信手段が、前記メッセージに前記保管領域設定情報変更するWebページのアドレスを含ませる請求項3記載の文書管理装置。 - 所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備えるコンピュータを、
ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段、
前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段、
前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を形成可能な保管領域作成手段、
前記保管領域の設定情報である保管領域設定情報の共通の設定を、前記保管領域作成手段で作成される複数の保管領域に対して一括して行う一括設定手段、
前記保管領域設定情報を、各保管領域に対して個別に変更する保管領域設定情報変更手段、として機能させ、
前記保管領域作成手段に、前記一括設定手段で行われる前記保管領域設定情報の共通の設定に基づいて複数の各所有者の保管領域を新たに作成させ、
前記保管領域設定情報変更手段に、前記保管領域の作成後、前記複数の各所有者の保管領域に設定された保管領域設定情報を個別に変更可能とさせるための文書管理プログラム。
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