JP7180217B2 - 電子機器及び画像形成装置 - Google Patents

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Description

本発明は、文書ボックス機能を備えた電子機器及び画像形成装置に関する。
画像形成装置等の電子機器には、原稿を読み取って取得した文書データや、ネットワークを介して外部装置から受信した文書データを蓄積して記憶する文書ボックス機能を備えたものがある。例えば、特許文献１には、文書ボックス内の文書データの保存期間を設定し、保存期間を経過したら文書データが削除される技術について記載されている。
特開２００８－８５４０２号公報
しかし、上記特許文献１に示される技術の場合、文書データの保存期間を設定する際、ユーザーは対象となる文書ボックスの設定画面をわざわざ開いて入力する必要があり、手間が掛かっていた。
本発明は、文書ボックス内の文書データの保存期限を更に簡単に設定可能とすることを目的とする。
本発明における電子機器は、文書データを蓄積して格納する文書ボックスを記憶する記憶部と、前記文書ボックスのボックス名の入力を受け付ける入力操作部と、前記文書データの保存期間を示す予め定められた複数のキーワードを記憶し、前記ボックス名に前記キーワードのいずれかが組み込まれた文書ボックスが格納する文書データを、当該組み込まれているキーワードが示す保存期間に従って削除する削除制御部を備えたものである。
本発明における画像形成装置は、上記電子機器と、記録媒体上に画像を形成する画像形成部と、を備えるものである。
本発明によれば、文書ボックスのボックス名にボックス内の文書データの保存期限を示すキーワードが組み込まれている場合に、当該保存期限に合わせて文書データを削除する。このため、ユーザーは文書データの消去タイミングを簡単に設定することができ、文書ボックスを記憶するメモリの空き容量不足や文書データの長期間放置による情報漏洩等を防ぐことができる。
画像形成装置の内部構成を示すブロック図である。 表示部に表示される画面例である。 表示部に表示される画面例である。 画像形成装置による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第１実施形態を示すフローチャートである。 画像形成装置による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第２実施形態を示すフローチャートである。
以下、本発明に係る電子機器の一実施形態である画像形成装置について図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施の形態における画像形成装置１００の内部構成を示すブロック図である。本実施形態では、画像形成装置１００は原稿の画像を読み取って用紙に印刷するコピー機として説明するが、この他に、ファクシミリ機能、スキャナ機能及びコピー機能等の複数の機能を備えた複合機等の画像読取機能を備えた装置であればよい。
画像形成装置１は、制御ユニット１、入力操作部２、表示部３、画像読取部４、画像処理部５、画像形成部６、記憶部７、ハードディスク（以下「ＨＤＤ」と記す）８及びネットワークインターフェース部９等で構成される。
入力操作部２は、例えば、メニューを呼び出すメニューボタン、操作の実行を指示するスタートボタン及びストップボタン等のハードボタンを備え、ユーザーからの操作指示を受け付ける。
表示部３は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（ＯＬＥＤ：Organic Light-Emitting Diode）ディスプレイを備え、例えば、タッチパネルと一体型である。タッチパネルは、所謂抵抗膜方式や静電容量方式などのタッチパネルであって、入力操作部２としても機能する。タッチパネルは、ユーザーの指などの接触（タッチ）と、接触位置を検知する。
画像読取部４は、原稿を読み取って画像を取得する。画像処理部５は、画像読取部４が読み取った画像に対して、回転処理、拡大・縮小処理、濃度変更等の画像処理を施す。画像形成部６は、画像読取部４が読み取った画像や外部装置から送信された画像、画像処理部５が画像処理を施した画像等を用紙に印刷する。
ＨＤＤ８（特許請求の範囲における記憶部の一例）は、画像形成装置１００の動作に必要なプログラムやデータを記憶する。ＨＤＤ８は、文書ボックス８１やその他の文書データ、画像データを蓄積して記憶する。例えば、文書ボックス８１は、フォルダー等からなる。
ネットワークインターフェース部９は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、当該ネットワークインターフェース部９に接続されたネットワークＮ上の外部装置１０等と種々のデータの送受信を行う。
制御ユニット１は、プロセッサー、ＲＡＭ(Random Access Memory）、及びＲＯＭ（Read Only Memory）などから構成される。プロセッサーは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ、又はＡＳＩＣ等である。この制御ユニット１は、上記のＲＯＭ又はＨＤＤ８に記憶された制御プログラムが上記のプロセッサーで実行されることにより、制御部１１及び削除制御部１２として機能する。なお、制御ユニット１の上記各部は、制御プログラムに基づく動作によらず、それぞれハード回路により構成されてもよい。
制御部１１は、画像形成装置１００の全体的な動作制御を司る。削除制御部１２は、ボックス名に保存期限を示すキーワードが組み込まれている文書ボックス８１について、そのキーワードが示すタイミングに従って文書ボックス８１が記憶する文書データを削除する。削除制御部１２は、文書データの保存期間を示す予め定められた複数のキーワードを記憶する。削除制御部１２は、例えば、当該複数のキーワードを、内蔵する内部メモリに記憶する。削除制御部１２は、ボックス名にキーワードが組み込まれている場合（ボックス名にキーワードが含まれている場合）、当該キーワードが組み込まれたボックス名を有する文書ボックスに格納されている文書データを、当該キーワードが示す保存期間に従って削除する。
前記複数のキーワードは、分、時、月または年をそれぞれ示し、当該キーワードと共にボックス名に組み込まれた数字と組み合わされて文書データの保存期間を示すものである
図２は、表示部３に表示される画面例９００であり、文書ボックス８１の作成画面である。また図３も表示部３に表示される画面例９１０であり、文書ボックス８１のボックス名の変更画面である。
文書ボックス８１内の文書データは、情報漏洩の防止や、ＨＤＤ８の空き容量を確保するために、定期的に削除されることが望ましい。しかし、ユーザーが文書データを選択して削除する操作をするのは時間と労力が掛かっていた。また、画像形成装置の機能によっては、文書データの消去タイミングを文書ボックスの設定画面にて設定可能なものもあるが、ユーザーは表示部にその設定画面を表示させて消去タイミングを設定する必要があり、手間が掛かっていた。
本実施形態における画像形成装置１００では、文書ボックス８１を作成する際、ユーザーがボックス名に保存期限を示すキーワードを含ませると、削除制御部１２がその文書ボックス８１内の文書データをそのキーワードが示すタイミングで消去する。ユーザーは文書ボックス８１のボックス名を入力する際に同時に保存期限を設定できるため、文書データの消去タイミングを簡単に設定することができる。
まず、ユーザーは、入力操作部２の操作により、表示部３に文書ボックスを作成するための画面例９００を表示させる指示を入力する。制御部１１は、当該指示に従って、画面例９００を表示部３に表示させる。この画面例の表示時に、ユーザーが、ボックス名を設定するためのボタン９１を選択（タッチ）すると、タッチパネルにより、表示部３に画面例９１０を表示させる指示が受け付けられる。制御部１１は、当該指示に従って、表示部３に画面例９１０を表示させる。
ユーザーが、画面例９１０に表示されたキーボードを用いて、文書ボックス８１のボックス名を入力する。最初に、ユーザーは本来のボックス名（例えば「sample」とする）を入力する。そして本来のボックス名の後に予め定められた符号（例えば、下線符号（アンダーバー）等）を入力し、その符号の後に保存期間を示すキーワードを入力する。これら本来のボックス名、予め定められた符号、及びキーワードはタッチパネルにより受け付けられる。
キーワードは、例えば、半角アルファベットで「h」を時間、「m」を分、「d」を日にち、「u」を特定の期限とし、これらの半角アルファベットと半角数字の組み合わせで保存期間を示すものとする。これらのキーワード及びキーワードが示す意味内容は、画像形成装置１００の工場出荷前に予め設定されて、削除記憶部１２が記憶する。キーワードの示す削除タイミングの例は以下の通りである。
・ボックス名「sample_2h」は、文書データが２時間毎に消去される。
・ボックス名「sample_10m」は、文書データが１０分毎に消去される。
・ボックス名「sample_1221d」は、文書データが毎年１２月２１日に消去される。
・ボックス名「sample_1400u」は、文書データが毎日１４時に消去される。
・ボックス名「sample_6h10m」は、文書データが６時間１０分毎に消去される。
更に、画像形成装置１００の設置後に、ユーザー（例えば、画像形成装置１００の管理者）は、キーワードを任意に設定可能である。例えば、ユーザーが、入力操作部２を操作して、「Sun」というキーワードと、「Sun」の意味を「毎週日曜日に文書データが消去される」と設定する。このようにユーザーが文書ボックスのボックス名を「sample_Sun」として設定すると、消去制御部１２は、当該設定された内容を記憶する。そして、消去制御部１２はこの文書ボックスに記憶されている文書データを毎週日曜日に消去する処理を実行する。
削除制御部１２は、例えば、ボックス名に上記キーワードが含まれる文書ボックスのボックス名リストを削除制御部１２の内部メモリに記憶する。そして、削除制御部１２は、この内部メモリに記憶したボックス名に組み込まれた保存期間に応じて、該当する文書ボックス内の文書データの削除を行う。
次に、画像形成装置１００による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第１実施形態を説明する。図４は、画像形成装置１００による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第１実施形態を示すフローチャートである。ユーザーは、ＨＤＤ８内に文書ボックス８１を作成する際、入力操作部２を操作して、上述のようにして、当該文書ボックス８１のボックス名を、上記符号及びキーワードを組み込ませて設定する。そして、削除制御部１２は、当該文書ボックス８１が当該ボックス名を付して作成された日時を記憶する。
画像形成装置１００の起動しているとき、削除制御部１２は、ユーザーによりＨＤＤ８に保存されている各文書ボックス８１のそれぞれのボックス名に、上記符号及びキーワードが組み込まれているかを判断する（Ｓ１）。
削除制御部１２は、文書ボックス８１のボックス名に上記符号及びキーワードが組み込まれていると判断した場合（Ｓ１でＹＥＳ）、当該ボックス名に組み込まれているキーワードが示す保存期間を判定する（Ｓ２）。
そして、削除制御部１２は、例えば内蔵するタイマーにより計測されている日時及び時刻に基づいて、判定した保存期間が示す期限が到来しているか否かを判断する（Ｓ３）。例えば、削除制御部１２は、ボックス名が「sample_2h」である場合、当該ボックス名を有する文書ボックス８１が作成された日時からの経過時間が２時間に達しているかを判断する。また、削除制御部１２は、ボックス名が「sample_1400u」である場合、この時点での時刻が１４時であるかを判断する。或いは、また、削除制御部１２は、ボックス名が「sample_1221d」である場合、この時点での日時が１２月２１日であるかを判断する。
ここで、削除制御部１２は、判定した保存期間が示す期限が到来していると判断した場合（Ｓ３でＹＥＳ）、当該ボックス名を有する文書ボックス８１に記憶されている全ての文書データを削除する（Ｓ４）。削除制御部１２は、判定した保存期間が示す期限が到来していないと判断した文書ボックスについては（Ｓ３でＮＯ）、文書ボックス８１に記憶されている文書データを削除しない。
なお、削除制御部１２は、Ｓ１でボックス名に上記符号及びキーワードが組み込まれていないと判断した文書ボックス８１に記憶されている文書データは削除しない。この後、処理は一旦終了し、画像形成装置１００が起動している間は、Ｓ１からの処理が繰り返される。
このように、文書ボックスのボックス名と共に、半角アルファベットと半角数字の組み合わせによって文書データの保存期間を設定することで、ユーザーはボックス内の文書データの保存期間を簡単に設定することができる。
尚、本実施の形態では、文書ボックスの名前と保存期間を半角アルファベットと半角数字の組み合わせで設定することとしたが、この他に全角文字を組み合わせることとしてもよい。また、保存期間を示すキーワードとして「h」、「m」、「d」、「u」を例に挙げたが、更に他のキーワードが用いられてもよい。
このように、ユーザーがキーワードと、キーワードが示す保存期間を任意に設定できるようにすることで、画像形成装置１００の利便性を上げることができる。
次に、画像形成装置１００による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第２実施形態を説明する。図５は、画像形成装置１００による文書ボックス内の文書データを削除する際の処理の第２実施形態を示すフローチャートである。なお、第１実施形態と同様の処理は説明を省略する。
第２実施形態では、削除制御部１２は、判定した保存期間が示す期限が到来していると判断した場合（Ｓ３でＹＥＳ）、当該ボックス名を有する文書ボックス８１に記憶されている各文書データに設定されているそれぞれの文書名に、予め定められた保存ワードが組まれているか否かを判断する（Ｓ３１）。
削除制御部１２は、文書名に上記保存ワードが含まれている文書データについては（Ｓ３１でＹＥＳ）、上記判定した保存期間が示す期限が到来していても、当該文書データを削除しない。一方、削除制御部１２は、文書名に上記保存ワードが含まれていない文書データについては（Ｓ３１でＮＯ）、当該文書データを削除する（Ｓ４）。
例えば、上記予め定められた保存ワードとしては、符号及文字により構成される「_save_」等が用いられる。
なお、削除制御部１２は、Ｓ３１でＹＥＳの場合に、ユーザーに対して当該文書データの保存を維持するか否かの指示の入力を促すメッセージを表示部３に表示させ、ユーザーによる入力操作部２の操作で、当該文書データの保存を維持する指示が入力された場合に当該文書データを削除せず、当該文書データの保存を維持しない指示が入力された場合に当該文書データを削除するようにしてもよい。
この第２実施形態によれば、文書ボックス８１に保存する文書データの文書名に上記保存ワードを含ませるか否かにより、上記保存期間の期限到来時に、文書データを削除するか否かを調整することが可能になる。
１００ 画像形成装置
１ 制御ユニット
１１ 制御部
１２ 削除制御部
２ 入力操作部
３ 表示部
４ 画像読取部
５ 画像処理部
６ 画像形成部
７ 記憶部
８ ＨＤＤ
８１ 文書ボックス
９ ネットワークインターフェース部
１０ 外部装置
Ｎ インターネット

Claims (6)

  1. 文書データを蓄積して格納する文書ボックスを記憶する記憶部と、
    前記文書ボックスのボックス名の入力を受け付ける入力操作部と、
    前記文書データの保存期間を示す予め定められた複数のキーワードを記憶し、前記ボックス名に前記キーワードのいずれかが組み込まれた文書ボックスが格納する文書データを、当該組み込まれているキーワードが示す保存期間に従って削除する削除制御部を備えた電子機器。
  2. 前記複数のキーワードは、分、時、月または年をそれぞれ示し、当該キーワードと共に設定された数字と組み合わされて前記保存期間を示す請求項１に記載の電子機器。
  3. 前記入力操作部は前記キーワードの新規の設定入力を更に受け付け、前記削除制御部は前記入力操作部が受け付けた前記新規のキーワードを追加して記憶する請求項１又は請求項２に記載の電子機器。
  4. 前記削除制御部は、前記文書ボックスに格納されている文書名に、予め定められた保存ワードが含まれているときは、当該文書データを削除しない請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の電子機器。
  5. 表示部を更に備え、
    前記削除制御部は、前記文書ボックスに格納されている文書名に、予め定められた保存ワードが含まれているときは、ユーザーに対して当該文書名を有する文書データの保存を維持するか否かの指示の入力を促すメッセージを前記表示部に表示させ、ユーザーによる前記入力操作部の操作で、当該文書データの保存を維持する指示が入力された場合に当該文書データを削除せず、当該文書データの保存を維持しない指示が入力された場合に、当該文書データを削除する請求項４に記載の電子機器。
  6. 請求項１乃至請求項５のいずれかに記載の電子機器と、
    記録媒体上に画像を形成する画像形成部と、を備える画像形成装置。
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