JP4693466B2 - レポートチェック装置、レポート作成装置、記憶媒体、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、報告書の作成者が作成するレポート（報告書）をチェックするためのレポートチェック装置、レポート作成装置、記憶媒体、プログラムに関する。

レポートの作成にあたってレポートの記載形式が特に定められていないことが多く、例えば会議の議事内容が正しく文章に反映されているかどうかなどはレポートを作成した作成者の判断まかせだった。

また、まず報告書の作成者がレポートを作成した後、報告書の確認者においてレポート内容に間違いや見落としなどがないかチェックし、問題があればそれらを修正した後にレポートを確定する、といった運用を行うことがある。

しかしながら、この方法では報告書の作成者により質の良くないレポートが多く作成されてしまうと、そのレポートを正しい内容へ修正するために報告書の確認者の負荷が高まってしまうという問題があった。

企業では、若手社員の教育、ベテラン社員の負荷軽減などの目的により、若手社員が作成したレポートを、ベテラン社員が確認・修正して確定レポートとする場合がある。若手社員に作成されたレポートには、誤記、誤変換がある場合や、以前の議事内容も参照すべき場合に参照がなされていない場合や、レポートの中で内容に矛盾を生じている場合があり、ベテラン社員の負荷を増加する恐れがある。また、ベテラン社員の記載にミスがあってもチェックされないまま確定レポートとされてしまう恐れがある。

このような状況に対応してレポート作成を支援し、誤記・誤変換を減らすため、作業を自動化したり、定型化を進めたり、さまざまな提案がなされている。例えば特許文献１には、検査部位とモダリティ（検査種別）によりかな漢字変換に用いる辞書を選択し、誤変換の出現を防ぐ技術が記載されている。特許文献２には、選択内容に応じた定型文入力によりレポート作成作業を支援する技術が記載されている。特許文献３には、定型文入力によりレポート作成作業を支援する技術が記載されている。

しかし、これらの技術は、書式的な誤りや文法上の誤りのミス軽減にとどまるものであった。
特開２００３−０５０８６３号広報 特開平０９−０５０４７０号広報 特開平０７−０３１５９１号広報

本発明の目的は、レポートの品質を向上することにある。

本発明のある局面は、チェック対象となるレポートのデータを入力する入力部と、複数の単語及び品詞の列に対して、情報種類を表すグループ名、情報の項目名及び重要度を表す複数のコードがそれぞれ関連付けられるテキストマイニング辞書のデータを記憶する記憶部と、前記入力されたレポートを複数の単語に分割し各単語の品詞を識別するとともに、前記単語及び品詞の列を前記テキストマイニング辞書に照会して前記コードを割り当てるテキストマイニング処理部と、前記割り当てられたコードの列を用いて複数の規則により前記レポートの意味的内容の適正／不適正の判定をする判定部と、前記判定の結果を表示する表示部とを具備し、前記複数の規則には、第１、第２の規則が含まれ、前記第１の規則は、前記レポートの中に高い重要度を表すコードが低い重要度を表すコードの後に記載されている部分があるか否かを判定する規則であり、前記第２の規則は、前記レポートの中で同じコードが他のコードを挟んでいるか否かを判定する規則であることを特徴とする。

本発明によれば、レポートの品質を向上することができる。

以下図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
本実施形態では、報告書の作成者が作成したレポートの誤記、誤変換等の書式的な誤りや文法上の誤りの解消に加えて、レポートの意味的内容についての品質の向上を実現するものである。それとともに二次的にはレポート作成直後にミスが指摘されることで、レポート作成者への教育効果も期待でき、また、レポートを確認・修正する報告書の確認者の負荷を軽減することが期待できる。

図１には本実施形態によるレポートチェック装置の構成を示している。なお、レポートチェック装置は、それ単体で装置を構成することには限定されず、レポートデータの作成を支援するためのレポート作成装置にレポートチェック機能として組み込まれていてもよい。また、当該機能はコンピュータに実現させるためのプログラム、又はそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体として提供されるものであってもよい。

また、レポート作成装置において報告書の作成者の入力操作のもとで作成されたレポートデータを記憶するレポートデータ記憶部２は、レポートチェック装置の構成要素であってもよいし、レポートチェック装置の外部装置としてＬＡＮ、ＷＡＮ等の電子的通信回線を経由してレポートチェック装置に接続されていてもよい。

レポートデータは、例えば図６に示すように、決定事項、議事などの各項目が含まれる。

レポートデータ記憶部２はレポートチェック装置内にローカルに配置されていてもよいし、ＷＡＮ等の電子的通信回線を経由して遠隔地に設置され、サーバとして機能するものであってもよい。レポートデータ記憶部２には、典型的にはインターフェースとして機能するレポートデータの入出力部３，４が接続される。これらレポートデータ記憶部２、入出力部３，４とともに、本実施形態のレポートチェック装置は、読影レポートチェックアプリケーションのもとで機能するシステム制御部１を制御中枢として、キーボードやマウス等の入力デバイスを含む操作部５、形態素解析部６、情報抽出部７、テキストマイニング辞書記憶部８、テキストマイニング辞書更新部９、判定部１０、判定ルール発生部１１、ルール更新部１２、表示部１３を装備している。

形態素解析部６は、入力部３を介して入力されたレポートを解析することにより、レポートを複数の形態素（単語）に分割するとともに、各単語の品詞を識別する（図８参照）。換言すると、形態素解析部６は、レポートを形態素列（単語列）に変換する。

情報抽出部７は、形態素解析部６で発生された複数の形態素（形態素列）の表現（文字列）に対して、形態素各々又は２乃至３の連続する形態素からなる該当表現ごとに、その表現上の性質に従った種類（グループ名）及び項目名（文字列）を識別するコードを割り当てて、レポート（文字列）を、各種解析処理可能なコード列に変換する（図９参照）。その割り当てのためにテキストマイニング辞書記憶部８には図７に例示するようなテキストマイニング辞書が定義されている。技術の進歩や用語の進化等に追従するために、テキストマイニング辞書は、操作部５から入力された辞書管理者の指示に従ってテキストマイニング辞書更新部９の制御のもとで更新される。例えばテキストマイニング辞書に登録されていない表現がレポートにあったとき、その表現に対しては未登録を表すユニークコードが割り当てられる。ユニークコードが割り当てられた表現は抽出され、管理者に対して登録が促されるので、管理者は操作部５を介して新たなコードの設定等の指示を入力する。

テキストマイニング辞書は、例えば図７に示すようなレポート中に現れる表現とその集約項目名の一覧である。つまり、テキストマイニング辞書は、レポートで慣用される様々な形態素（形態素列）の単一又は２乃至３の連続する形態素からなる複数の表現に対して、グループ及び項目名を識別するための複数のコードがそれぞれ関連付けられている。

グループとしては、例えば「事項（個人情報保護、ウィルス対策、オンライン教育など）」、「結論（決定など）」、「連絡事項（確認、報告など）」が含まれる。レポートをコード列に変換することで、データベースへの格納、情報検索、判定処理を容易にする。

判定部１０は、判定ルール記憶部１１で発生された複数のルールに従って、情報抽出部７で抽出されたコード列を解析することにより、意味的内容の適正／不適正を判定する機能を有している。この判定処理の詳細については判定ルール記憶部１１に記憶される複数のルールとともに後述する。判定ルール記憶部１１で保持される複数のルールは、操作部５から入力された辞書管理者の指示に従ってルール更新部１２の制御のもとで更新される。

表示部１３は、システム制御部１のもとでレポートチェックの各段階に応じた画面を作成するとともにそれを表示するために設けられている。

図２は本実施形態によるレポートチェックの全体的な手順を示している。レポート作成装置においてレポート作成アプリケーションが起動され（Ｓ１１）、そのアプリケーションの支援のもとでレポートが作成される（Ｓ１２）。ここではレポート作成アプリケーションに一機能としてレポートチェックアプリケーションが含まれるものとして説明する。

図３にはレポート作成画面の一例が示されている。画面右欄にレポート作成領域が設けられる。報告書の作成者は会議目的を考慮してメモをとり、その会議結果について入力する。レポート作成領域と同じ画面には、「一時保管」と記されたコマンドボタン、「確認者へ」と記されたコマンドボタン、「確定登録」と記されたコマンドボタンが設けられる。

「一時保管」と記されたコマンドボタンは、例えばレポートの作成を途中で中断するために用意されていて、クリックされたとき、途中のレポートデータはレポートデータ記憶部２に作成途中フラグとともに記憶される。「確認者へ」と記されたコマンドボタンは、レポートを確定保存する前に、ベテラン技術者などの他の人間（確認者）のチェックを受けるために、その人に二次的なチェックを依頼するために用意されている。チェック者（確認者）はあらかじめ決められていてもよいし、チェック者のリストを設定しておいて、それを表示してもよい。「確認者へ」と記されたコマンドボタンがクリックされたとき、レポートデータはレポートデータ記憶部２に確認依頼フラグとともに記憶される。確認者は任意の時期にレポートデータ記憶部２にレポートデータを能動的に取りに行き、レポートの確認をする。

「確定登録」と記されたコマンドボタンは、レポートを完成したものとしてレポートデータ記憶部２に確定的に保存するために用意されている。「確定登録」と記されたコマンドボタンがクリックされたとき、完成したレポートデータはレポートデータ記憶部２に確定登録フラグとともに記憶される。なお、レポートが作成されてからそのまま確定されて保存、終了するパターンの運用もあれば、確認者にチェック依頼を行う運用もあるため、上記のボタンは運用にあわせて変化し、必ず３つ必要というわけではない。

上記「確認者へ」と記されたコマンドボタン又は「確定登録」と記されたコマンドボタンがクリックされたとき、それをトリガ（契機）としてレポートチェックプログラムがシステム制御部１において起動し、それによりマイニングチェックが実行される（Ｓ１３）。換言すると、一応の完成に至ったレポートデータをレポートデータ記憶部２に記憶する段階で、自動的にレポートチェック（マイニングチェック）が起動するようになっている。マイニングチェックの詳細については後述する。

マイニングチェックの結果、複数の判定ルールにより不適正との判定が出されたとき（Ｓ１４）、確認者にレポートデータが送られる処理や確定保存される処理は行なわれず、判定結果として不適正の理由又は修正候補が、一覧で、レポート作成領域と同じ画面の左欄に表示される（Ｓ１５）。なお、チェック結果は別ウィンドウとして表示されてもよい。

表示されたチェック結果を見て確認者は修正の可否を判断し（Ｓ１６）、必要に応じて操作部５のキーボード又は音声入力を介して例えば適正な文字を入力することにより、レポートを修正する（Ｓ１７）。ここで、チェック結果が図１０のように「ウィルス対策に関する決定事項は重要です。決定事項欄にも記載して下さい。」「個人情報保護に関する内容はまとめて記載して下さい。」という内容であり、ウィルス対策に関する事項を決定事項欄に記載する修正した場合、修正完了したチェック結果は、図４に示すように、チェック結果一覧から除外されるか、または、修正完了したチェック結果は、図５に示すように、チェック結果一覧表示領域から、修正完了したチェック結果を表示するために用意された領域に移動される。

修正終了して、上記「確認者へ」と記されたコマンドボタンがクリックされたとき、作成者により作成されたレポートデータはレポートデータ記憶部２に記憶される。レポートデータ記憶部２に記憶される前にレポートチェックプログラムがシステム制御部１において起動し、それによりマイニングチェックが実行される（Ｓ１８）。マイニングチェックの結果、複数の判定ルールにより不適正との判定が出されなくなるまで（Ｓ１９）、上記Ｓ１６，Ｓ１７，Ｓ１８の処理が繰り返される。

マイニングチェックにより不適正との判定が出されなくなったとき、確認のために確認者の端末に修正されたレポートデータが送信され、またレポートデータが記憶部２に記憶される（Ｓ２０）。また、レポートデータは、レポートデータが記憶部２に確定的に記憶される。それによりレポートチェック処理は終了する（Ｓ２１）。

次にテキストマイニングチェック（レポート適正化チェック）について説明する。上述したように、入力部３からは、分析対象とするレポート（会議の議事録）が入力される。レポート（議事録）の例が図６に示されている。テキストマイニング辞書更新部９は、テキストマイニング辞書の編集を行う。テキストマイニング辞書は、図７に例示するように、レポート中に現れる表現とその集約項目名の一覧である。レポート中の様々な表現を集約した項目名として情報抽出し、項目名に対応するコードを付与することで、データベースへの格納、情報検索、判定処理を容易にする。また、各コードと各コードに対応したグループや項目の重要度とが関連付けられている。

形態素解析部６は、入力部３から入力された分析対象レポートを形態素解析する。テキストマイニングの情報抽出部７は、テキストマイニング辞書記憶部８に記憶されているテキストマイニング辞書に従ってテキストマイニングを実行し、情報抽出する。形態素解析結果例が図８に示され、テキストマイニングによる情報抽出結果例が図９に示されている。

判定部１０は、形態素解析とテキストマイニングによる情報抽出が行われた結果としての図９に例示したコード列に対して、意味的内容の適正／不適正について判定する。表示部１３は、判定部の判定結果をユーザに提示する。提示方法は、判定結果を図１０のようなリストとして提示してもよい。

具体的には、次のルールが規定される。
（ルール１）会議の議題として重要な事項をレポートの最初の文に記述しているか否かをチェック（重要な事項に関する部分が他の内容部分よりも後に書かれている場合は記載順序が不良として判定結果に追加）。この判定では、図７のような、コードと合わせて重要な事項の情報を持つテキストマイニング辞書を用いてテキストマイニングを行う。レポートから抽出される情報（会議の事項のコードと重要度情報のセット）をレポートの最初の文に記載されたものから並べ、重要度の高い情報が重要度の低い情報の後に記載される部分がないかをチェックする。重要度の高い順に情報が並んでいない場合は、記載順序不良と判定し、判定結果に追加する。この判定では、例えば図７のようにコード「Ａ００２」と重要度「３」のセットの記述順序が、コード「Ａ００１」と重要度「１」のセット等より後方にあるとき、記載順序不良と判定し、判定結果に追加する。

（ルール２）レポート中で同一の会議の事項に関する情報がまとめて記述されているか否かをチェック（同一の会議の事項に関する情報が他の事項に関する情報を挟んで記述されている場合は、記載順序不良として判定結果に追加）。この判定では、テキストマイニングで付与された会議の事項に関するコードを抽出して記載順に並べ、同じコードが他のコードを挟んで複数回現れていないかをチェックする。前記の状態がある場合は、本来まとめて記載すべき情報が散逸した記載順序不良と判定し、判定結果に追加する。

上記の規則により判定結果に追加された内容は、例えば図２０のようにリストとして表示部１３に表示される。

本実施形態により、議事録（報告書）の作成者が自らレポートの間違いを指摘されて修正することで、議事録（報告書）の作成者のレポート作成の支援ができる。また、レポート作成の段階で機械的に出来る限り質の良くないレポートを正しく修正するため、議事録（報告書）の作成者の作成したレポートに間違いが減ることとなり、議事録（報告書）の確認者の負担が軽減され、レポート作成の時間が全体的に短縮されて、会議結果を早く会議の出席者等に報告することが可能となる。また、議事録（報告書）の確認者の負担が軽減されることで、確認者はレポート作成の効率が向上し、他の業務などにより多くの時間をかけたりすることが可能となる。さらには、レポート作成者は、修正された正しいレポートを見ることになるので、該レポート作成者への教育効果も期待できる。

（付記）
（１）チェック対象となるレポートのデータを入力する入力部と、
前記入力されたレポートに対して意味的内容の適正／不適正の判定をする判定部と、
前記判定の結果を表示する表示部とを具備することを特徴とするレポートチェック装置。
（２）前記入力されたレポートを複数の単語に分割する手段と、前記単語各々又は単語列に対して、表現から判断可能なグループ、項目を識別するコードを割り当てる手段とをさらに備え、
前記判定部は、前記レポートに対応する前記コードの列を複数の規則によりチェックすることを特徴とする請求項１記載のレポートチェック装置。

なお、本発明は上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。

本発明の実施形態に係るレポートチェック装置の構成を示す図。 本実施形態によるレポートチェック動作手順を示す流れ図。 図２のマイニングチェックＳ１３への移行画面例を示す図。 図３のマイニングチェック結果表示ウインドウの表示例を示す図。 図３のマイニングチェック結果表示ウインドウの他の表示例を示す図。 図１の入力部３を介して入力されるレポートデータの一例を示す図。 図１のテキストマイニング辞書記憶部のテキストマイニング辞書の一例を示す図。 図１の形態素解析部による解析結果の一例を示す図。 図１のテキストマイニング情報抽出結果の一例を示す図。 図１の表示部に表示される判定リストの一例を示す図。

符号の説明

１…システム制御部、２…レポートデータ記憶部、３…入力部、４…出力部、５…操作部、６…形態素解析部、７…情報抽出部、８…テキストマイニング辞書記憶部、９…テキストマイニング辞書更新部、１０…判定部、１１…判定ルール記憶部、１２…ルール更新部、１３…表示部。

Claims (7)

1. チェック対象となるレポートのデータを入力する入力部と、
   複数の単語及び品詞の列に対して、情報種類を表すグループ名、情報の項目名及び重要度を表す複数のコードがそれぞれ関連付けられるテキストマイニング辞書のデータを記憶する記憶部と、
   前記入力されたレポートを複数の単語に分割し各単語の品詞を識別するとともに、前記単語及び品詞の列を前記テキストマイニング辞書に照会して前記コードを割り当てるテキストマイニング処理部と、
   前記割り当てられたコードの列を用いて複数の規則により前記レポートの意味的内容の適正／不適正の判定をする判定部と、
   前記判定の結果を表示する表示部とを具備し、
   前記複数の規則には、第１、第２の規則が含まれ、
   前記第１の規則は、前記レポートの中に高い重要度を表すコードが低い重要度を表すコードの後に記載されている部分があるか否かを判定する規則であり、
   前記第２の規則は、前記レポートの中で同じコードが他のコードを挟んでいるか否かを判定する規則であることを特徴とするレポートチェック装置。
2. 前記判定部は、前記レポートのデータの記憶指示を契機として前記判定を開始することを特徴とする請求項１記載のレポートチェック装置。
3. 前記不適正と判定された前記レポートの一部分が、前記不適正の理由又は修正候補とともに一覧で表示されることを特徴とする請求項１記載のレポートチェック装置。
4. 前記一覧が前記レポートの原文とともに同一画面に表示されることを特徴とする請求項３記載のレポートチェック装置。
5. レポート作成を支援するレポート作成支援部と、
   複数の単語及び品詞の列に対して、情報種類を表すグループ名、情報の項目名及び重要度を表す複数のコードがそれぞれ関連付けられるテキストマイニング辞書のデータを記憶する記憶部と、
   前記作成されたレポートを複数の単語に分割し各単語の品詞を識別するとともに、前記単語及び品詞の列を前記テキストマイニング辞書に照会して前記コードを割り当てるテキストマイニング処理部と、
   前記割り当てられたコードの列を用いて複数の規則により前記レポートの意味的内容の適正／不適正の判定をする判定部と、
   前記判定の結果を表示する表示部とを具備し、
   前記複数の規則には、第１、第２の規則が含まれ、
   前記第１の規則は、前記レポートの中に高い重要度を表すコードが低い重要度を表すコードの後に記載されている部分があるか否かを判定する規則であり、
   前記第２の規則は、前記レポートの中で同じコードが他のコードを挟んでいるか否かを判定する規則であることを特徴とするレポート作成装置。
6. コンピュータを
   チェック対象となるレポートのデータを複数の単語に分割し各単語の品詞を識別する手段、
   前記分割され識別された単語及び品詞の列を、単語及び品詞の列に対して情報種類を表すグループ名、情報の項目名及び重要度を表す複数のコードがそれぞれ関連付けられるテキストマイニング辞書に照会して前記コードを割り当てる手段、
   前記コード列を用いて複数の規則により前記レポートの意味的内容の適正／不適正の判定をする手段、前記複数の規則には、第１、第２の規則が含まれ、前記第１の規則は、前記レポートの中に高い重要度を表すコードが低い重要度を表すコードの後に記載されている部分があるか否かを判定する規則であり、前記第２の規則は、前記レポートの中で同じコードが他のコードを挟んでいるか否かを判定する規則であり、
   前記判定の結果を表示する手段として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
7. コンピュータを
   チェック対象となるレポートのデータを複数の単語に分割し各単語の品詞を識別する手段、
   前記分割され識別された単語及び品詞の列を、単語及び品詞の列に対して情報種類を表すグループ名、情報の項目名及び重要度を表す複数のコードがそれぞれ関連付けられるテキストマイニング辞書に照会して前記コードを割り当てる手段、
   前記コード列を用いて複数の規則により前記レポートの意味的内容の適正／不適正の判定をする手段、前記複数の規則には、第１、第２の規則が含まれ、前記第１の規則は、前記レポートの中に高い重要度を表すコードが低い重要度を表すコードの後に記載されている部分があるか否かを判定する規則であり、前記第２の規則は、前記レポートの中で同じコードが他のコードを挟んでいるか否かを判定する規則であり、
   前記判定の結果を表示する手段として機能させるためのプログラム。

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