JP4682499B2 - 編集管理装置及び編集管理方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の編集者によって行われる編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置及び編集管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、広告にかかわる仕事は、例えば社外宣伝広告会社、社外制作会社、社内営業部門、社内開発部門などが連携して行っているのが一般的である。例えばある製品を出そうとする場合には、その製品のカタログを製品化の直前に作成する必要がある。近年、デスクトップパブリッシングと呼ばれる手法が採用されており、カタログに関する情報は電子データ（以下「カタログデータ」という）によって作成されている。
【０００３】
従来、このようなカタログデータは、例えば社内開発部門との間で社内営業部門が調整を行い、社外宣伝広告会社や制作会社等にカタログデータの作成を依頼していた。このカタログデータのやりとりは、ネットワークを介して行われており、のカタログデータを管理するサーバからカタログデータをダウンロードした制作会社の端末で編集し、それをサーバにアップロードしてカタログデータを共有する方式があった。またこのとき、このカタログデータが、システムにおいて変更された場合には、その都度各編集者に対して例えば電子メールが送信される。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、実際のカタログ制作においては、複数の編集者がカタログデータの編集に関与しており、ある編集者がサーバから編集端末にダウンロードして編集している場合に他の編集者が同一のカタログデータをダウンロードして編集を行ってサーバにアップロードすると、最新のカタログデータ管理を正確に行うことができない問題点があった。
【０００５】
また、扱われるカタログデータによっては、同じ製品プロジェクトには参加している者であってもその者に公開できない場合がある。また、例えば商品のラインアップの情報は、社内営業部門の企画担当者と、社内開発部門の開発担当者との間で情報交換する必要はあっても、外部の印刷会社やコマーシャル制作会社等には知られたくない情報である。従って、扱う情報によって、その取り扱いが異なっていた。
【０００６】
また、広告にかかわる仕事としてカタログ制作を例示すると、このカタログ情報は、社内の人によって変更は自由にできても、外部の印刷会社や制作会社の人にはアクセス（閲覧）だけ許されるなどの取り扱いがなされているだけであり、細かい取り扱いができなかった。
【０００７】
そこで本発明は上記課題を解決し、アクセス権を有する編集者に対してのみフォルダの存在を知らせ、そのアクセス権を有する編集者による編集端末を用いた編集データの編集を許可することができる編集管理装置及び編集管理方法を提供することを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明にあっては、複数の編集者によるそれぞれ個別のユーザＩＤが付与された編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置であって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記複数の編集者の内の特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末のアクセス権を管理する管理テーブルを有するアクセス権管理手段と、前記アクセス権を有する前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末に対してのみ前記フォルダ前記フォルダが表示されるようにし、前記アクセス権に従って、前記特定の編集者によるユーザＩＤの前記編集端末を用いた前記編集データに対して新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することを許可する許可手段と、前記アクセス権管理手段でアクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で編集データの削除指示が行われた場合に、該当する編集データを格納するフォルダを削除して、削除されたフォルダを旧フォルダ用の管理テーブルでの管理に移行させ、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末からは、前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データが表示されないようにし、前記アクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データの復活指示が行われた場合に、該当する編集データを、前記旧フォルダ用の管理テーブルでの管理から他の管理テーブルでの管理に移行し、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末で、その復活された編集データが表示されるように管理するフォルダ管理手段とを備えることを特徴とする編集管理装置により、達成される。
このような構成によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することができないばかりでなく、フォルダの存在自体を知ることができないようにすることができる。このようにすると、例えば同一社内の同一の部署内において隣り合う席の編集者同士でも、一方の編集者にはそのフォルダの存在を示し、他方の編集者にはそのフォルダや編集データの存在自体を知らせないようにすることができる。従って、フォルダの存在自体が極めて高い秘密状態に保つことができるため、フォルダに格納された編集データも、機密性の高い秘密状態に保ちつつ複数の編集者の編集端末を用いた新規作成、閲覧、更新或いは削除が行われるようになる。一方、各編集者間で共通して使うべき秘密を保持する必要のない編集データについても、各編集者間において共有することができる。
【０００９】
また本発明は、前記編集データが、いずれかの編集者による編集端末を用いた更新中である場合には、その旨を表示し、それ以外の他の編集者による前記編集端末を用いた更新を行うことが禁止される構成としたことを特徴とする。
このような構成によれば、ある編集者が編集端末によって編集データを更新中の場合には、他の編集者が編集端末を用いてその編集データを編集できないようにロックをかけることができる。このようにすると、ある編集データを同時に編集したことによって編集データが不整合を生ずることを防止することができる。
【００１２】
また本発明は、前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理手段を有し、前記版数管理手段は、前記版数が予め設定された版数となると、前記編集端末を経由して前記編集者に対して通知する構成としたことを特徴とする。
このような構成によれば、請求項５の構成によれば、請求項１の作用に加えて、各編集者は、編集端末を経由して、編集データが、予め設定された版数になったことを知ることができる。
【００１３】
また本発明は、前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理手段を有し、前記版数管理手段は、前記版数が予め設定された版数となると、前記編集データの更新を許可しない構成としたことを特徴とする。
このような構成によれば、この編集データが予め設定された版数となると、更新が許可されなくなるので、その版数の編集データが保持されるようになる。
【００１４】
また本発明は、前記編集データは、製品のカタログに関する電子データであることを特徴とする。
このような構成によれば、製品のカタログに関する電子データは短時間で仕様変更が多く更新等が頻繁に生ずるが、編集データを適切に管理することができる。
【００１５】
また本発明は、前記製品の販売促進企画に関する情報が表示され、前記販売促進企画の説明会が終了するとその販売促進企画に関する情報が表示上削除されるようにした掲示板を提供する構成としたことを特徴とする。
このような構成によれば、掲示板は、製品の販売促進に関する情報交換の場として機能することができる。
【００１６】
また本発明は、前記アクセス権は、所定の時間経過後に削除してアクセス権を認めない構成としたことを特徴とする。
このような構成によれば、予め設定した時間が経過した後にアクセスを認めないようにすることができる。
【００１７】
また本発明は、複数の編集者によるそれぞれ個別のユーザＩＤが付与された編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理方法であって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活する権限としてのアクセス権を前記複数の編集者の内の特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末のアクセス権を管理する管理テーブルを使用して管理するアクセス権管理ステップと、前記アクセス権を有する前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末に対してのみ前記フォルダが表示されるようにし、前記アクセス権に従って、前記特定の編集者によるユーザＩＤの前記編集端末を用いた前記編集データに対して新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することを許可する許可ステップと、前記アクセス権管理ステップでアクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で編集データの削除指示が行われた場合に、該当する編集データを格納するフォルダを削除して、削除されたフォルダを旧フォルダ用の管理テーブルでの管理に移行させ、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末からは、前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データが表示されないようにし、前記アクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データの復活指示が行われた場合に、該当する編集データを、前記旧フォルダ用の管理テーブルでの管理から他の管理テーブルでの管理に移行し、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末で、その復活された編集データが表示されるように管理するフォルダ管理ステップとを有する編集管理方法により、達成される。
このような方法によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することができないばかりでなく、フォルダの存在自体を知ることができないようにすることができる。このようにすると、例えば同一社内の同一の部署内において隣り合う席の編集者同士でも、一方の編集者にはそのフォルダの存在を示し、他方の編集者にはそのフォルダや編集データの存在自体を知らせないようにすることができる。従って、フォルダの存在自体が極めて高い秘密状態に保つことができるため、フォルダに格納された編集データも、機密性の高い秘密状態に保ちつつ複数の編集者の編集端末を用いた新規作成、閲覧、更新或いは削除が行われるようになる。一方、各編集者間で共通して使うべき秘密を保持する必要のない編集データについても、各編集者間において共有することができる。
【００１８】
また本発明は、前記編集データが、いずれかの編集者による編集端末を用いた更新中である場合には、その旨を表示し、それ以外の他の編集者による前記編集端末を用いた更新を行うことが禁止されることを特徴とする。
このような方法によれば、ある編集者が編集端末によって編集データを更新中の場合には、他の編集者が編集端末を用いてその編集データを編集できないようにロックをかけることができる。このようにすると、ある編集データを同時に編集したことによって編集データが不整合を生ずることを防止することができる。
【００２１】
また本発明は、前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理ステップを有し、前記版数管理ステップでは、前記版数が予め設定された版数となると、前記編集端末を経由して前記編集者に対して通知することを特徴とする。
このような方法によれば、各編集者は、編集端末を経由して、編集データが、予め設定された版数になったことを知ることができる。
【００２２】
また本発明は、前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理ステップを有し、前記版数管理ステップでは、前記版数が予め設定された版数となると、前記編集データの更新を許可しないことを特徴とする。
このような方法によれば、この編集データが予め設定された版数となると、更新が許可されなくなるので、その版数の編集データが保持されるようになる。
【００２３】
また本発明は、前記編集データは、製品のカタログに関する電子データであることを特徴とする。
このような方法によれば、製品のカタログに関する電子データは短時間で仕様変更が多く更新等が頻繁に生ずるが、編集データを適切に管理することができる。
【００２４】
また本発明は、前記製品の販売促進企画に関する情報が表示され、前記販売促進企画の説明会が終了するとその販売促進企画に関する情報が表示上削除されるようにした掲示板を提供することを特徴とする。
このような方法によれば、掲示板は、製品の販売促進に関する情報交換の場として機能することができる。
【００２５】
また本発明は、前記アクセス権は、所定の時間経過後に削除してアクセス権を認めないことを特徴とする。
このような方法によれば、予め設定した時間が経過した後にアクセスを認めないようにすることができる。
【００２８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。
なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの形態に限られるものではない。
【００２９】
図１は、本発明の好ましい実施形態としての編集管理装置が適用されたカタログ管理システム１の構成例を示すシステム構成図である。
カタログ管理システム１は、カタログ管理プログラムの動作によって動作が制御されており、例えば図示左側の社内側において、少なくとも編集管理サーバ７及び編集端末８が社内ネットワーク３によって接続された構成となっている。また、このカタログ管理システム１は、図示右側の社外側において、好ましくは例えばインターネット５に接続する少なくとも１台の社外編集端末１１がファイアーウォール６を介して接続された構成となっている。
【００３０】
編集管理サーバ７は、編集データを管理する機能を有する。以下の説明では、この編集管理サーバ７は、例えば製品のカタログに関する電子データ（カタログデータ１３）の編集を管理しているものとする。このカタログデータ１３は、例えば社内の編集者９が操作する編集端末８からの要求に応じて、編集前カタログデータ１３ａ（１３）として編集端末８に提供され、編集者による編集の後に編集後カタログデータ１３ｂ（１３）として編集管理サーバ７に格納される。また、このカタログデータ１３は、好ましくはこのカタログデータ１３は、例えば文書、図面或いは写真に関する電子データである。
【００３１】
社内ネットワーク３は、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いたデータ通信を行うローカルエリアネットワークである。
【００３２】
編集端末８は、社外編集端末１１と共に複数台存在している、カタログデータ１３を編集する編集者が操作するコンピュータ等の端末である。この編集端末８には、編集管理サーバ７からダウンロードしたカタログデータを編集する機能を有する編集ソフトウェアを有する。ファイアーウォール６は、インターネット５から社内ネットワーク３にアクセス可能な端末を制限する機能を有する。このファイアーウォール６は、ハードウェアで構成しても良いし、ソフトウェアで構成しても良いことはいうまでもない。
【００３３】
図２は、図１に示す編集管理サーバ７のハードウェア構成例を示すブロック図である。尚、図１の編集端末８及び社外編集端末１１は、それぞれ処理速度の違いはあるものの編集管理サーバ７とほぼ同様の構成であるので、説明を省略する。
編集管理サーバ７は、概略的にはＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２５、ハードディスク２７、インターフェース２８、表示部２９及び操作部３１がバス３３に接続された構成となっている。
【００３４】
ＣＰＵ２１は、中央演算処理装置であり、ＲＡＭ２３を作業領域としてカタログ管理プログラムの動作を制御している。このＲＡＭ２３は、書き換え可能な揮発性の情報記録媒体である。ＲＯＭ２５は、例えばＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）を記録している読み出し専用の情報記録媒体である。尚、このＲＯＭ２５は、読み出し専用の情報記録媒体の代わりに、書き換え可能な不揮発性の情報記録媒体であっても良いことはいうまでもない。
【００３５】
ハードディスク２７は、カタログデータ等のデータを格納可能な情報記録媒体である。インターフェース２８は、例えばネットワークに接続するためのインターフェースカードを有する。表示部２９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）やＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）を用いた表示装置である。操作部３１は、マウスやキーボードのような操作手段である。
【００３６】
図３は、図１のカタログ管理システム１の編集管理サーバ７のソフトウェア構成例を示すブロック図である。
編集管理サーバ７は、送受信部４３、管理部４１、データベース５５及び上記カタログデータ１３を有する。
送受信部４３は、例えば図１の社内ネットワーク３を介して編集端末８や社外編集端末１１との間で、例えばＴＣＰ／ＩＰを用いてデータ通信を行う機能を有する。図３の管理部４１は、データベース５５を用いてカタログデータ１３を管理する機能を有する。
【００３７】
データベース５５は、後述する所定のデータを格納するテーブルを有し、これらテーブル間のリレーショナル関係によってカタログデータ１３に関する情報を管理する機能を有する。データベース５５は、利用メンバ管理テーブル４９、フォルダアクセス権管理テーブル４８、ファイルフォルダ管理テーブル４７、旧ファイルフォルダ管理テーブル４５、ファイルフォルダツリー管理テーブル５１、掲示板データテーブル５３、会社区分管理テーブル５７及び会社管理テーブル５９を有する。
【００３８】
利用メンバ管理テーブル４９は、編集者としての利用メンバを管理するためのテーブルであり、主として例えばユーザＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）、パスワード、名前、会社区分、会社コード、部署名、メールアドレス及びメンバ権限（アクセス権）を管理している。フォルダアクセス権管理テーブル４８は、各フォルダにアクセスするためのアクセス権を管理するテーブルであり、例えばキーコード、上限版数、ユーザＩＤ、アクセス権及びアクセス可能日時を管理している。アクセス可能日時は、例えば、フォルダ毎にアクセス可能な日時を定めて、その日時を経過すると、アクセス権をなくすようにするために使用される。
【００３９】
ここで、この上限版数は、カタログデータ１３が更新されるたびに版数がカウントアップされた場合にその版数の上限を示す数値である。版数がこの上限版数に到達すると、編集端末８等を経由して各編集者に対して通知される。このようにすると、各編集者は、編集端末８等を経由して、カタログデータ１３が、予め設定された版数になったことを知ることができる。また、版数が上限版数に到達すると、さらにカタログデータ１３の更新を許可しないようにすることができる。このようにすると、その上限版数に到達したカタログデータ１３がこれ以上更新されずそのまま保持されるようになる。
【００４０】
また、ファイルフォルダ管理テーブル４７及び旧ファイルフォルダ管理テーブル４５は、それぞれキーコード、名称、作成日時、更新日時、変種日時、作成者ＩＤ、更新者ＩＤ、編集者ＩＤ、登録状態、ファイルフォルダ名及び削除ファイルを管理している。ファイルフォルダ管理テーブル４７は、アクセス権を現時点で有する利用メンバが見ることができるカタログデータ１３やフォルダを管理するテーブルであり、旧ファイルフォルダ管理テーブル４５は、利用メンバによって例えばある一定の版数までカタログデータ１３が更新された場合に、そのカタログデータ１３の管理が移され、そのカタログデータ１３の管理を行うテーブルである。
【００４１】
これら作成者ＩＤ、更新者ＩＤ及び編集者ＩＤは、それぞれ該当する上記ユーザＩＤを示している。このデータベース５５のテーブルの項目において「キーコード」とは、ファイルやフォルダ等を一意に識別するコードをいい、「削除フラグ」とは、このキーコードに該当するファイルやフォルダ等を、例えば「１」を設定すると削除したものとし、「０」を設定すると削除したものとする。この削除フラグの設定値は、逆であっても良いことはいうまでもない。
【００４２】
ファイルフォルダツリー管理テーブル５１は、上位フォルダに従属する下位フォルダを管理するテーブルであり、キーコード、親キーコード及び種別を管理する。キーコードは、ファイルやフォルダを識別する位置に識別するコードを示している。親キーコードは、このキーコードに該当するフォルダ（下位フォルダ）が従属すべきフォルダ（上位フォルダ）を示すキーコードや、このキーコードに該当するフォルダに格納されるファイルを示すキーコードである。
【００４３】
掲示板データテーブル５３は、後述するカタログデータ１３の管理や作成の進行状況等に関する情報を管理する掲示板データを管理するテーブルである。この掲示板データ管理テーブル５３は、掲示コード、親掲示コード、キーコード、掲示日時、返信日時、削除日時、掲示件名、掲示内容、掲示者ＩＤ（ユーザＩＤ）及び削除フラグを管理している。
【００４４】
会社区分管理テーブル５７は、会社区分毎に含まれる会社を管理するテーブルであり、例えば会社区分、会社コード及び会社名を管理している。会社管理テーブル５９は、会社区分毎の会社区分名を管理するテーブルであり、例えば会社区分及び会社区分名を管理している。
【００４５】
カタログ管理システム１は以上のような構成であり、次に図１〜図３を参照しつつ本発明の好ましい実施形態としての編集管理方法の一例について説明する。
以下の説明では、編集管理方法の一例として、引き続きカタログデータ１３の管理に関するカタログ管理方法を例示して、例えば初期処理、新規作成処理、閲覧処理、カタログデータの更新処理及びカタログデータの復活処理の順序で説明する。
【００４６】
まず、このカタログ管理システム１は、少なくとも、例えば社内営業部門及び社内開発部門の間で、好ましくは例えば社外宣伝広告会社及び社外制作会社（以下「制作会社」という）をも含めた間で、新製品のカタログ作成を行う上でカタログデータ１３を管理する機能を有する。
【００４７】
＜初期処理＞
図４は、編集管理方法の一部としての初期処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳＴ１では、製品企画が行われる。具体的には、例えば社内営業部門では、例えば新製品Ａについて製品化の企画を立て社内開発部門に製品開発を依頼する。このとき、この製品Ａについてカタログを作成して販売促進を図るべく、社内営業部門は、例えば社外宣伝広告会社と打ち合わせを行う。この製品Ａのカタログ作成は、社内営業部門に所属するデザイナ等である利用メンバのみならず、この社外宣伝広告会社から依頼可能な社外制作会社にカタログの作成を依頼するようにしても良い。尚、この社外制作会社では、図１の社外編集端末１１によってカタログデータ１３を編集するようになっている。
【００４８】
次にステップＳＴ２では、製品Ａに関するカタログ作成のプロジェクトが生成される。つまり、編集端末８の表示部には、図５に示すカタログ管理画面７１が表示された状態となる。このカタログ管理画面７１は、表題、プロジェクト表示欄６１、フォルダ操作メニュー６３，フォルダ表示欄６５，ファイル等操作メニュー６７及びファイル一覧６９を有する。
【００４９】
フォルダ操作メニュー６３は、フォルダ表示欄６５に表示されたフォルダ（「製品Ａ」や「フォルダＡ１」等）に対する操作を示すメニューである。ファイル等操作メニュー６７は、ファイル一覧６９に表示されているファイル（「資料Ａ１１」等）に対する操作や、その他の設定を行うためのメニューである。ここで、ファイル一覧６９に表示されているファイルは、図３に示す管理部４１が、利用メンバに応じて利用メンバ管理テーブル４９によって特定したメンバ権限（アクセス権）に応じて、ファイルフォルダ管理テーブル４７から取得した情報が表示されている。
【００５０】
次にステップＳＴ３では、メンバ登録やアクセス権が設定される。具体的には、図５のカタログ管理画面７１においてメニュー６７ａを押すと、図６に示すプロジェクトアクセス権設定画面７３が表示される。ここでは、この製品Ａについての会社区分、会社名、部署名及び利用メンバを登録できるようになっている。つまり、プロジェクト毎にこれらの情報を設定することができる。このようにすると、特に利用メンバ毎に登録することができるので、例えば同じ部署でもこのプロジェクトを参照等できるメンバと、参照等できないメンバとを分けることができる。
【００５１】
また、図５に示すカタログ管理画面７１においてフォルダアクセス権設定アイコン６７ｂを押すと、図７に示すフォルダアクセス権設定画面７５が表示される。このフォルダアクセス権設定画面７５に表示されているデータは、図３の管理画面７１が、フォルダアクセス権管理テーブル４８、会社区分管理テーブル５７及び会社管理テーブル５９から取得した情報に基づいて表示されている。このフォルダアクセス権設定画面７５では、例えば図５のフォルダ表示欄６５で選択したフォルダ（及びこのフォルダに格納するファイル）について、利用メンバ毎にフォルダ管理、新規作成、編集・更新、削除、閲覧、復活、アクセス不可（アクセスできないようにするかどうか）を設定できるようになっている。
【００５２】
次にステップＳＴ４では、このプロジェクトの利用メンバにメールで通知する。具体的には、図５のカタログ管理画面７１においてメール通知アイコン６７ｃを押すと、図８に示すメール通知画面８０が表示される。このメール通知画面８０では、プロジェクトに関する件名８０ａを入力し、プロジェクトに関して内容８０ｄを入力できるようになっている。内容８０ｄは、どのような内容であっても良い。
【００５３】
この内容８０ｄ等を送信する宛先としては、宛先変更ボタン８０ｅを押すと、図９に示す宛先変更画面８１が表示される。この宛先変更画面８１では、上記内容８０ｄ等を送信したい宛先８１ａをマークし、選択ボタン８１ｂを押すと、図８に示す宛先欄８０ｃに選択した宛先が表示される。尚、図９に示す宛先変更画面８１は、図２に示す管理部４１が、利用メンバ管理テーブル４９からデータを取得し表示し構成されている。
【００５４】
＜新規作成処理＞
図１０は、編集管理方法の一部としての新規作成処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。
次にステップＳＴ１１では、図１に示す編集端末１１を操作してカタログデータ１３を編集（カタログデータ１３の新規作成、閲覧、更新、削除）しようとする利用メンバが、編集管理サーバ７にアクセスし、ログインを行う。このログインでは、この利用メンバのユーザＩＤ及びパスワードが入力され、図３に示す管理部４１が、このユーザＩＤ及びパラメータが利用メンバ管理テーブル４９に登録されているか否かを判断する。
【００５５】
次にステップＳＴ１２では、メンバ認証が行われる。具体的には、管理部４１が、上記判断にもとづいて認証を行い、認証されなければステップＳＴ１１に戻り、認証されればステップＳＴ１３に進む。ステップＳＴ１３では、ログインした利用メンバのアクセス権に基づいて、プロジェクトを図５に示すように表示する。
【００５６】
次にステップＳＴ１４では、例えば製品Ａにフォルダを作成したいとすると、製品Ａをクリックし、新規作成アイコン６３ａをクリックして、新規にフォルダ（例えばフォルダＡ１）を作成する。次にステップＳＴ１５では、作成したフォルダＡ１に上述のようにアクセス権を設定し、フォルダアクセス権管理テーブル４８に登録される。次にステップＳＴ１６では、この専用フォルダに移動する。次にステップＳＴ１７では、新規作成アイコン６７ｄをクリックし、新規にカタログデータ１３を登録する。この新規作成アイコン６７ｄをクリックすると、図３に示す管理部４１が、例えばファイルフォルダ管理テーブル４７に登録を行う。
【００５７】
次にステップＳＴ１８では、上述のプロジェクト登録時のメール通知と同様の手順によって、アクセス権のある利用メンバに、カタログデータ１３が登録されたことを通知し、ステップＳＴ１９ではログオフする。
【００５８】
ステップＳＴ１３では、ログインした利用メンバのアクセス権に基づいて、図５のフォルダ表示欄６５に示すように、例えば製品Ａ及び製品Ｂに関するフォルダが表示される。ここで、カタログ管理システム１では、このログインした利用メンバのアクセス権では許可されないフォルダが表示されないようになっている。
【００５９】
具体的には、図３に示す管理部４１が、フォルダアクセス権管理テーブル４８及びファイルフォルダ管理テーブル４７を参照し、フォルダアクセス権管理テーブル４８においてこの利用メンバのアクセス権に該当するキーコードを検索キーとして、ファイルフォルダ管理テーブル４７のキーコードを検索し、ヒットしたファイルフォルダ名を取得する。この管理部４１は、ヒットしたファイルフォルダ名のみを、図５のフォルダ表示欄６５に表示するようにしている。
【００６０】
＜閲覧処理＞
図１１は、編集管理方法の一部としての閲覧処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１１において図１０と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ２１では、利用メンバが、編集端末１１を操作してプロジェクトを選択する。次にステップＳＴ２２では、図５に示すようにアクセス権に基づくフォルダのみを表示する。つまり、アクセス権を有しない利用メンバは、カタログデータ１３を見ることすらできないようになっている。
【００６１】
次にステップＳＴ２３では、利用メンバは、編集端末１１を操作して図５のカタログ管理画面７１においてフォルダ表示欄６５のフォルダを選択し、ステップＳＴ２４では、ファイル一覧６９にはカタログデータ１３が表示される。次にステップＳＴ２５では、利用メンバが、カタログデータ１３を選択し、ステップＳＴ２６では、利用メンバがカタログデータ１３を閲覧することができる。従って、このカタログ管理システム１では、アクセス権を有しない利用メンバは、このカタログデータ１３を閲覧することができないばかりか、その存在すら知らないようにすることができる。
【００６２】
＜カタログデータの更新処理＞
図１２は、編集管理方法の一部としてのカタログデータの更新処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１２において図１０及び図１１と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ３１では、利用メンバが、編集端末１１を操作し、カタログデータ１３を編集し更新を行うことができる。従って、このカタログ管理システム１では、アクセス権を有しない利用メンバは、このカタログデータ１３を更新することができないばかりか、その存在すら知らないようにすることができる。
【００６３】
＜カタログデータの削除処理＞
図１３は、編集管理方法の一部としてのカタログデータの削除処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１３において図１０及び図１１と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ４１では、利用メンバが、編集端末１１を操作し、カタログデータ１３の削除を行うことができる。このカタログデータ１３の削除方式には、カタログデータ１３を格納するフォルダ毎削除する方式と、カタログファイル１３自体を削除する方式がある。
【００６４】
フォルダ毎カタログファイル１３を削除する場合には、そのフォルダを論理的に削除し、そのカタログファイル１３について削除フラグがセットされ、カタログファイル１３が視覚上表示されないようにする。つまり、カタログファイル１３は、図３のファイルフォルダ管理テーブル４７から旧ファイルフォルダ管理テーブル４５に管理が移行され、削除されたものとされる。
【００６５】
＜カタログデータの復活処理＞
図１４は、編集管理方法の一部としてのカタログデータの復活処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１４において図１０及び図１１と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ５１では、利用メンバが、編集端末１１を操作し、カタログデータ１３の復活を行うことができる。次に、ステップＳＴ５２で、復活したカタログデータのファイルにアクセス権のある利用メンバに通知を行う。
【００６６】
このように旧ファイルフォルダ管理テーブル４５に管理の移行されたカタログデータ１３は、所定の管理者が、所定の復元処理を実行することでファイルフォルダ管理テーブル４７に管理を移行して復元することができ、また物理的に完全削除を実行することができるようになっている。従って、このカタログ管理システム１においては、アクセス権を有しない利用メンバは、このカタログデータ１３を削除することができないばかりか、その存在すら知らないようにすることができる。
【００６７】
＜フォルダロック処理＞
図１５は、フォルダロック処理の一例を示すフローチャートである。本例では、フォルダロック処理が行えるようにしてある。まず、ステップＳＴ６１では、タイマーを起動させて、ステップＳＴ６２でフォルダをロックする時間の一定前か否か判断する。一定前であると判断したとき、ステップＳＴ６３でそのフォルダに対してアクセス権のある利用メンバに、該当するフォルダがまもなくロックされることを通知する。その後、ステップＳＴ６４でフォルダをロックする時間になったか否か判断する。ロックする時間になると、ステップＳＴ６５でそのフォルダに対してアクセス権のある利用メンバに、該当するフォルダがロックされたことを通知する。その後、ステップＳＴ６６で、該当するフォルダの利用メンバ全てのアクセス権を削除する。フォルダをロックする時間は、フォルダごとに、所定の時間を設定すれば良い。
【００６８】
なお、フォルダ毎の代わりにカタログファイル１３自体を直接削除する場合には、ファイルフォルダ管理テーブル４７から直接カタログファイル１３の管理を無くして物理的に削除を行う構成となっている。
【００６９】
また、このカタログ管理システム１では、製品Ａ等のカタログに関する掲示板が設けられているようにしても良い。
図１６は、編集データとしてのカタログデータ１３に関する情報交換の場としての掲示板画面９０の一例を示す図である。尚、この掲示板画面９０は、図５に示す掲示板アイコン６７ｅをクリックすることで表示される。
【００７０】
この掲示板画面９０は、主として更新履歴９０ａ及び掲示一覧９０ｂを有する。更新履歴９０ａは、図３に示す管理部４１が、ファイルフォルダ管理テーブル４７からあるカタログデータ１３のキーコードに該当する更新日時、ファイル名、更新者ＩＤを取得することによって、図１６に示すように表示される。一方、掲示一覧９０ｂは、当プロジェクトにアクセス権を有する利用メンバによって入力可能なスレッドが表示されている。
【００７１】
この利用メンバが掲示板画面９０に入力するためには、新規登録ボタン９０ｃをクリックし、図１７に示す新規登録画面９１を表示する。この利用メンバは、編集端末１１を操作して件名９１ａ及び内容９１ｂを入力し、登録ボタン９１ｃをクリックすると、図１６に示す掲示一覧９０ｂに入力した内容が表示されるようになっている。ここで、登録された内容は、図３に示す管理部４１が、掲示板データテーブル５３に登録される。
【００７２】
本発明の実施形態によれば、アクセス権を有する編集者に対してのみフォルダの存在を知らせ、そのアクセス権を有する編集者による編集端末１１を用いたカタログデータ１３等の編集データの編集を許可することができる。このようにすると、例えば同一社内の同一の部署内において隣り合う席の編集者同士でも、一方の編集者にはそのフォルダの存在を示し、他方の編集者にはそのフォルダやカタログデータ１３の存在自体を知らせないようにすることができる。従って、フォルダの存在自体が極めて高い秘密状態に保つことができるため、フォルダに格納されたカタログデータ１３も、機密性の高い秘密状態に保ちつつ複数の編集者の編集端末を用いた新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活が行われるようになる。一方、各編集者間で共通して使うべき秘密を保持する必要のない編集データについても、各編集者間において共有することができる。このような編集データとしては、例えばロゴマークやサービスマークに関する電子データが挙げられる。
【００７３】
また、このカタログ管理システム１によれば、カタログデータ１３の版数管理と情報の伝達がリンクする形で宣伝広告用のカタログデータ１３の管理が行われるようになる。このため、このカタログ管理システム１によれば、情報が各編集者に行き渡らなかったり、従来の編集管理システムの一部にあったような、編集データが更新された旨の電子メールが次々到着して自分の作業が繁雑になることを防止し、編集者によるカタログデータ１３の編集作業効率を向上させることができる。
【００７４】
また、このカタログ管理システム１によれば、フォルダやカタログデータ１３にアクセスすることができる権限が一定に制限されているため、権限のない（つまり、アクセス権のない）編集者が、編集端末１１を用いて不用意に新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活等の編集できないようにすることができるので、フォルダやカタログデータ１３のセキュリティを確保することができる。
【００７５】
また、このカタログ管理システム１によれば、所定の時間が経過するとフォルダがロックされて、アクセスできないようになるので、例えば、販売促進物の確認などを行うときに、フォルダがロックされることで、注文後に変更をすることが特定の場合を除いてできなくなり、誤った確認がされなくなる。この場合、ロックされる一定前と、ロックされるときに、図１５に示すように通知を行うことで、利用メンバにロックされることが判り、便利である。
【００７６】
また、このカタログ管理システム１では、編集対象としてのカタログデータ１３の版数が一定の版数に達した段階でこのカタログデータ１３の更新に制限が加わるため、関係する編集者であってもこのカタログデータ１３を編集できないようにすることもできる。このようにすると、編集を行う利用メンバが属するグループ内で情報の統一を図ることができる。
【００７７】
また、このカタログ管理システム１によれば、図５に示すように例えば適度に更新されているカタログデータ１３と、それ程更新されていないカタログデータ１３とを、視覚的に容易に判別することができる。しかも、更新中のカタログデータ１３は、項目６９ａのようにその旨表示され、編集者が視覚的に判別することができるようにしても良い。また、各編集者が同時に編集端末を用いて同一のカタログデータ１３に対して更新することが禁止されることで、カタログデータ１３の不整合を防止することができる。
【００７８】
また、このカタログ管理システム１では、掲示板画面９０に掲載される情報としては、例えば製品のキャンペーンに関する説明会を行う際の販売促進企画に関する情報が挙げられる、つまり、この掲示板９０は、製品の販売促進に関する情報の交換の場としての機能がある。この販売促進に関する情報としては、例えば製品のキャンペーン人員の手配、説明会の場所の確保、警察や役所への手続等に関する情報が挙げられる。このような項目は掲示板画面９０に書き込まれ、対応が完了したものは、対応済みとして例えばその情報の上から線が引かれる。そして、説明会が終了すると、その説明会に関する販売促進に関する情報が表示上削除される。このようにすると、販売促進の準備状況などがわかるだけでなく、掲示板画面９０において不必要な表示を削除することで、掲示板画面９０の表示を簡素化することができる。
【００７９】
ところで本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。また、上記実施形態の各構成は、その一部を省略したり、上記とは異なるように任意に組み合わせることができる。
また、上記編集管理装置としてのカタログ管理システム１では、編集データとしてカタログデータ１３を取り扱うことが例示されているが、これに限られず、以下のような編集データを扱う場合にも適用することができる。この編集データとしては、例えば制作スケジュール、ラインアップミーティング資料、商品オリエンテーション資料、商品スペックシート、ＡＣＣ対応コンパチチャートのような表、標準カット、カタログ画像、ロゴ、連絡書、カタログ文字校正、新製品ニュース校正、同梱チラシ文字校正、ＰＯＰ文字校正、ポスター又は商品しおり原稿に関するデータであっても良い。つまり、このカタログ管理システム１のような編集管理装置は、複数の者が端末装置で同一の編集データを編集する場合に管理する機能が必要とされるシステムに適用することができる。
【００８０】
上述したカタログ管理システム１を動作させるカタログ管理プログラムをコピュータにインストールし、コンピュータによって実行可能な状態とするために用いられるプログラム格納媒体は、例えばフロッピー（登録商標）のようなフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＣＤ−ＲＷ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−ＲｅＷｒｉｔａｂｌｅ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ）などのパッケージメディアのみならず、プログラムが一時的もしくは永続的に格納される半導体メモリ、磁気ディスク或いは光磁気ディスクなどで実現しても良い。
【００８１】
これらプログラム格納媒体にプログラムを格納する手段としては、ローカルエリアネットワーク、インターネット、イントラネット、デジタル衛星放送などの有線或いは無線通信媒体を利用して格納する他にも、ルーターやモデム等の各種通信インターフェースを介在させて格納するようにしてもよい。また、上記システムは、その一部に、上記プログラム格納媒体のプログラムを少なくとも読み取ることができるドライブ装置を備えていても良い。
【００８２】
また、上記機能を発揮させるためのカタログ管理プログラムは、上記プログラム格納媒体に格納されている形態のみならず、インターネット等の各種通信手段を経由してデータ通信される形態であっても良いことはいうまでもない。尚、上述したシステムが実現する機能の少なくとも一部が、ソフトウェアのみならずハードウェアで構成されておいても良いことはいうまでもない。
【００８３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、アクセス権を有する編集者に対してのみフォルダの存在を知らせ、そのアクセス権を有する編集者による編集端末を用いた編集データの編集を許可することができる編集管理装置及び編集管理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の好ましい実施形態としての編集管理装置が適用されたカタログ管理システムの構成例を示すシステム構成図。
【図２】図１に示す編集管理サーバのハードウェア構成例を示すブロック図。
【図３】図１のカタログ管理システムの編集管理サーバのソフトウェア構成例を示すブロック図。
【図４】編集管理方法の一部としての初期処理の一例を示すフローチャート。
【図５】カタログ管理システムの画面の一例を示す図。
【図６】プロジェクトアクセス権設定画面の一例を示す図。
【図７】ファイルフォルダアクセス権設定画面の一例を示す図。
【図８】メール通知画面の一例を示す図。
【図９】宛先変更画面の一例を示す図。
【図１０】編集管理方法の一部としての新規作成処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】編集管理方法の一部としての閲覧処理の一例を示すフローチャート。
【図１２】編集管理方法の一部としてのカタログデータの更新処理の一例を示すフローチャート。
【図１３】編集管理方法の一部としてのカタログデータの削除処理の一例を示すフローチャート。
【図１４】編集管理方法の一部としてのカタログデータの復活処理の一例を示すフローチャート。
【図１５】フォルダアクセス権のロック処理の一例を示すフローチャート。
【図１６】掲示板画面の一例を示す図。
【図１７】掲示板新規登録画面の一例を示す図。
【符号の説明】
１・・・カタログ管理システム（カタログ管理装置）、１３・・・カタログデータ（編集データ）、４１・・・管理部（許可手段）、４７・・・ファイルフォルダ管理テーブル（許可手段）、４８・・・フォルダアクセス権管理テーブル（アクセス権管理手段）

Claims (14)

1. 複数の編集者によるそれぞれ個別のユーザＩＤが付与された編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置であって、
   前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活する権限としてのアクセス権を前記複数の編集者の内の特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末のアクセス権を管理する管理テーブルを有するアクセス権管理手段と、
   前記アクセス権を有する前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末に対してのみ前記フォルダが表示されるようにし、前記アクセス権に従って、前記特定の編集者によるユーザＩＤの前記編集端末を用いた前記編集データに対して新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することを許可する許可手段と、
   前記アクセス権管理手段でアクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で編集データの削除指示が行われた場合に、該当する編集データを格納するフォルダを削除して、削除されたフォルダを旧フォルダ用の管理テーブルでの管理に移行させ、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末からは、前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データが表示されないようにし、前記アクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データの復活指示が行われた場合に、該当する編集データを、前記旧フォルダ用の管理テーブルでの管理から他の管理テーブルでの管理に移行し、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末で、その復活された編集データが表示されるように管理するフォルダ管理手段と
   を備える編集管理装置。
2. 前記編集データが、いずれかの編集者による編集端末を用いた更新中である場合には、その旨を表示し、それ以外の他の編集者による前記編集端末を用いた更新を行うことが禁止される構成とした請求項１に記載の編集管理装置。
3. 前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理手段を有し、
   前記版数管理手段は、前記版数が予め設定された版数となると前記編集端末を経由して前記編集者に対して通知する構成とした請求項１又は２に記載の編集管理装置。
4. 前記版数管理手段は、前記版数が予め設定された版数となると、前記編集データの更新を許可しない構成としたことを特徴とする請求項３に記載の編集管理装置。
5. 前記編集データは、製品のカタログに関する電子データである請求項１〜４のいずれか１項に記載の編集管理装置。
6. 前記製品の販売促進企画に関する情報が表示され、前記販売促進企画の説明会が終了するとその販売促進企画に関する情報が表示上削除される構成とした請求項５に記載の編集管理装置。
7. 前記アクセス権は、所定の時間経過後に削除してアクセス権を認めない構成とした請求項１〜６のいずれか１項に記載の編集管理装置。
8. 複数の編集者によるそれぞれ個別のユーザＩＤが付与された編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理方法であって、
   前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活する権限としてのアクセス権を前記複数の編集者の内の特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末のアクセス権を管理する管理テーブルを使用して管理するアクセス権管理ステップと、
   前記アクセス権を有する前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末に対してのみ前記フォルダが表示されるようにし、前記アクセス権に従って、前記特定の編集者によるユーザＩＤの前記編集端末を用いた前記編集データに対して新規作成、閲覧、更新、削除或いは復活することを許可する許可ステップと、
   前記アクセス権管理ステップでアクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で編集データの削除指示が行われた場合に、該当する編集データを格納するフォルダを削除して、削除されたフォルダを旧フォルダ用の管理テーブルでの管理に移行させ、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末からは、前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データが表示されないようにし、前記アクセス権を与えた前記特定の編集者に対応したユーザＩＤの前記編集端末で前記旧フォルダ用の管理テーブルで管理された編集データの復活指示が行われた場合に、該当する編集データを、前記旧フォルダ用の管理テーブルでの管理から他の管理テーブルでの管理に移行し、前記アクセス権を有しないユーザＩＤの編集端末で、その復活された編集データが表示されるように管理するフォルダ管理ステップと
   を有する編集管理方法。
9. 前記編集データが、いずれかの編集者による編集端末を用いた更新中である場合には、その旨を表示し、それ以外の他の編集者による前記編集端末を用いた更新を行うことが禁止される請求項８に記載の編集管理方法。
10. 前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理ステップを有し、
    前記版数管理ステップでは、
    前記版数が予め設定された版数となると、前記編集端末を経由して前記編集者に対して通知する請求項８又は９に記載の編集管理方法。
11. 前記編集データの更新履歴としての版数を管理する版数管理ステップを有し、
    前記版数管理ステップでは、
    前記版数が予め設定された版数となると、前記編集データの更新を許可しない請求項８〜１０のいずれか１項に記載の編集管理方法。
12. 前記編集データは、製品のカタログに関する電子データである請求項８〜１１のいずれか１項に記載の編集管理方法。
13. 前記製品の販売促進企画に関する情報が表示され、前記販売促進企画の説明会が終了するとその販売促進企画に関する情報が表示上削除されるようにした掲示板を提供する請求項１２に記載の編集管理方法。
14. 前記アクセス権は、所定の時間経過後に削除してアクセス権を認めない請求項８〜１３のいずれか１項に記載の編集管理方法。

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