JP4661851B2

JP4661851B2 - 文書管理システム、文書利用制御装置、文書保管装置及びプログラム

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Publication number: JP4661851B2
Application number: JP2007255238A
Authority: JP
Inventors: 太郎吉浜
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2007-09-28
Filing date: 2007-09-28
Publication date: 2011-03-30
Anticipated expiration: 2027-09-28
Also published as: JP2009086975A; US20090089323A1; US8001149B2

Description

本発明は、文書管理システム、文書利用制御装置、文書保管装置及びプログラムに関する。

対象となる文書（対象文書）の利用の可否を制御する文書利用制御装置がある。このような文書利用制御装置は、対象文書の利用の可否に関する情報（利用規則）を保持しており、対象文書を利用しようとする利用者端末からの要求に応じて、保持している利用規則に基づいて当該対象文書の利用の可否を判定し、結果を利用者端末に通知する。対象文書は、例えばその内容を暗号化するなどの方法により、文書利用制御装置の利用許可がなければ利用できないように制御されている。文書利用制御装置を用いることによって、例えば対象文書の作成者や著作権者などは、対象文書自体を利用者に配布してしまった後でも、利用規則に従って、権限のある利用者だけに文書を利用させることができる。

一方で、自分自身で文書を保管する文書保管装置がある。文書保管装置は、保管対象となる複数の文書（保管文書）を保管、蓄積しており、利用者の要求に応じて、保管文書を利用者端末に送信したり、保管文書の表示や編集を実行したりする。

これらの装置によって文書の管理が行われる場合、文書利用制御装置による制御の対象となる対象文書が、保管文書として文書保管装置に保管されることがある。この場合には、文書保管装置は、保管している対象文書に対する処理を実行する際には、当該処理の実行の可否を予め文書利用制御装置に問い合わせて、利用許可の通知を受けた場合だけ、当該処理を実行する。例えば特許文献１には、文書を文書サーバに保管するとともに、文書サーバに保管された文書の利用規則をチケットサーバに記録して、文書の利用制御を行う方法が開示されている。
特開２００４‐３００５６号公報

ところで、文書保管装置において、索引情報を生成する場合がある。文書保管装置に文書が追加された時点で、当該文書の内容を索引情報に追加するか否かを判断するのみでは、その後、文書利用制御装置が保持している利用規則の変更されたとしても、その変更が索引情報に対しては反映されない。

一方、文書保管装置において索引情報が利用されるたびに、文書利用制御装置に対し利用の可否を問い合わせると、索引情報には多くの文書に関する内容が含まれているため、文書利用制御装置への負荷が大きくなる。

本発明の目的は、文書利用制御装置への負荷を抑制しつつ、文書利用制御装置における利用規則の変更を文書保管装置の索引情報に反映できる文書管理システム、文書利用制御装置、文書保管装置及びプログラムを提供することにある。

請求項１記載の発明は、文書管理システムであって、対象文書の利用の可否に関する情報を保持する文書利用制御装置と、前記対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保管する文書保管装置と、を含み、前記文書利用制御装置は、対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する保管文書の識別子とを関連づけて管理する管理手段と、索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた保管文書の識別子を含む指示情報を、前記文書保管装置に送信する指示情報送信手段と、を含み、前記文書保管装置は、前記複数の保管文書の内容を含む索引情報を保持する索引情報保持手段と、前記文書利用制御装置から送信された指示情報を受信する指示情報受信手段と、前記索引情報保持手段に保持された索引情報を更新する索引情報更新手段と、を含み、前記索引情報更新手段は、前記指示情報受信手段が受信した指示情報に含まれる保管文書の識別子に基づき、当該保管文書の内容について利用の可否を変更するよう前記索引情報を更新することを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書管理システムであって、前記索引利用可否情報は、所定の期間を経過すると変化することを特徴とする。

請求項３記載の発明は、文書利用制御装置であって、対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保管する文書保管装置と接続され、対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する保管文書の識別子とを関連づけて管理する管理手段と、索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた保管文書の識別子を含む指示情報であって、前記文書保管装置に保持された索引情報を当該保管文書の内容について利用の可否を変更するよう更新させる指示情報を、前記文書保管装置に送信する指示情報送信手段と、を含むことを特徴とする。

請求項４記載の発明は、文書保管装置であって、対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する保管文書の識別子とを関連づけて管理する文書利用制御装置と接続され、前記対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保持する保持手段と、前記複数の保管文書の内容を含む索引情報を保持する索引情報保持手段と、索引利用可否情報の変化に応じて前記文書利用制御装置から送信される、当該索引利用可否情報に関連づけられた保管文書の識別子を含む指示情報を受信する指示情報受信手段と、前記索引情報保持手段に保持された索引情報を更新する索引情報更新手段と、を含み、前記索引情報更新手段は、前記指示情報受信手段が受信した指示情報に含まれる保管文書の識別子に基づき、当該保管文書の内容について利用の可否を変更するよう前記索引情報を更新することを特徴とする。

請求項５記載の発明は、対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保管する文書保管装置と接続されるコンピュータを、対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する保管文書の識別子とを関連づけて管理する管理手段、及び索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた保管文書の識別子を含む指示情報であって、前記文書保管装置に保持された索引情報を当該保管文書の内容について利用の可否を変更するよう更新させる指示情報を、前記文書保管装置に送信する指示情報送信手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１、３、４及び５記載の発明によれば、索引情報の利用のたびに文書保管装置から文書利用制御装置に問い合わせを行わずとも、利用規則の変更を反映した索引情報を利用できる。

請求項２記載の発明によれば、文書保管装置における索引情報の利用の可否を、文書利用制御装置において設定された期間に基づき制御できる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。本発明の一実施形態に係る文書管理システム１は、図１に示すように、文書利用制御装置２と、文書保管装置３と、を含んで構成される。なお、文書利用制御装置２及び文書保管装置３は、ＬＡＮ（Local Area Network）等の通信手段を介して互いに接続されている。また、文書管理システム１の利用者が使用する利用者端末４が、通信手段を介して文書利用制御装置２及び文書保管装置３と接続されている。

文書利用制御装置２は、サーバコンピュータ等であって、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、を含んで構成される。

制御部１１は、ＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されるプログラムに従って各種の情報処理を実行する。制御部１１が実行する処理の具体例については、後述する。

記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子、ハードディスクなどを含んで構成される。記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムや、各種のデータを保持する。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。なお、記憶部１２に記憶されるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種の情報記憶媒体に格納されて提供されてもよいし、インターネット等の通信手段を介して提供されてもよい。

通信部１３は、例えばネットワークインタフェースなどであり、通信手段を介して、文書保管装置３や利用者端末４との間で情報の送受信を行う。

文書利用制御装置２は、利用制御の対象となる少なくとも一つの対象文書Ｄｔの利用の可否に関する情報を、記憶部１２に保持している。そして、文書保管装置３や利用者端末４から対象文書Ｄｔの利用要求があった場合に、この保持している情報に基づいて、対象文書Ｄｔの利用の可否を判定し、その結果を利用要求の送信元に対して通知する。

文書保管装置３は、サーバコンピュータ等であって、図２に示すように、制御部２１と、記憶部２２と、通信部２３と、を含んで構成される。制御部２１、記憶部２２、及び通信部２３は、それぞれ制御部１１、記憶部１２、及び通信部１３と同様の構成であってよい。

文書保管装置３は、複数の保管文書Ｄｓを記憶部２２内に保管している。この複数の保管文書Ｄｓの中には、文書利用制御装置２による利用制御の対象となっている対象文書Ｄｔに対応するものが少なくとも一つ含まれているものとする。

利用者端末４は、例えばパーソナルコンピュータ等であって、文書管理システム１の利用者が、文書保管装置３に新たに文書を格納したり、文書保管装置３に保管された保管文書Ｄｓを利用したりする際に使用される。なお、図１においては１台の利用者端末４が文書利用制御装置２及び文書保管装置３と接続されているが、利用者端末４は利用者ごとに複数台接続されてもよい。

以下、本実施形態において文書管理システム１が実現する機能について、説明する。文書利用制御装置２は、機能的に、図２に示すように、管理部３１と、文書利用要求処理部３２と、指示情報送信部３３と、を含んで構成される。これらの機能は、例えば制御部１１が記憶部１２に格納されたプログラムを実行することによって実現できる。

また、文書保管装置３は、機能的に、図２に示すように、索引情報生成部３４と、指示情報受信部３５と、索引情報更新部３６と、を含んで構成される。これらの機能は、例えば制御部２１が記憶部２２に格納されたプログラムを実行することによって実現できる。

管理部３１は、文書利用制御装置２の管理対象となる１又は複数の対象文書Ｄｔに関する情報（対象文書管理情報）を管理する。対象文書管理情報は、各対象文書Ｄｔを識別する対象文書識別子と、当該対象文書識別子により識別される対象文書Ｄｔの利用の可否に関する情報（利用規則）と、当該対象文書Ｄｔに対応する保管文書の識別子（保管文書識別子）と、を関連づける情報である。具体的に、管理部３１は、利用者端末４や文書保管装置３からの要求に応じて、新たな対象文書Ｄｔについての対象文書管理情報を記憶部１２に記録したり、記録された対象文書管理情報を更新したりする。

ここで、対象文書Ｄｔは、文書利用制御装置２によってその利用の可否が管理される文書である。対象文書Ｄｔは、文章以外にも各種のコンテンツを含んだ電子データであってよいが、本実施形態においては、検索の対象となる文字列をその内容として含んでいるものとする。

また、利用規則は、対象文書Ｄｔの利用の可否を決定するための情報であって、本実施形態においては、対象文書Ｄｔの内容を含む索引情報の利用を許可するか否かを示す情報（索引利用可否情報）を含む。なお、これ以外に、利用規則は、例えば対象文書に対する閲覧や編集、複写等の利用の可否を示す情報や、閲覧許可期間、複写制限回数などの情報を含んでもよい。また、利用者ごとの閲覧や複写等の可否を定める情報を含んでもよい。

索引利用可否情報は、対応する対象文書Ｄｔの内容を含む索引情報の利用の可否を決定する情報であって、例えば索引情報利用の許可又は不許可を示すフラグ値などの情報である。なお、索引利用可否情報は、対象文書Ｄｔの内容を含む索引情報の利用が許可される期間を示す情報（例えば、許可期間の開始日時及び終了日時を示す情報）に応じて変化するよう構成することもできる。

また、保管文書識別子とは、文書保管装置３が対象文書Ｄｔを保管文書Ｄｓとして保管している場合（対象文書Ｄｔと保管文書Ｄｓとが対応している場合）に、当該保管文書Ｄｓを文書保管装置３において識別する情報である。具体的に、例えば保管文書識別子は、文書保管装置３が保管文書Ｄｓを格納しているフォルダ名と、フォルダ内の文書を特定するための文書名と、の組み合わせ（「保管場所情報」と称する）であってよい。そのほか、文書保管装置３が文書を識別できる情報であれば、どのようなものでもよい。以下では、保管文書識別子として保管場所情報を用いたものとする。

なお、文書保管装置３は、同じ内容の文書を別の保管文書Ｄｓとして複数の保管場所に保管することがある。例えばある対象文書Ｄｔが文書保管装置３内の互いに異なる保管場所に複数個保管されている場合、当該対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけて、複数の保管場所のそれぞれを特定する複数の保管場所情報が対象文書管理情報内に保持される。

図３は、文書利用制御装置２が保持する対象文書管理情報の内容について、その一例を示す図である。なお、図３においては、索引利用可否情報以外の利用規則は省略されており、索引利用可否情報は索引情報利用の許可又は不許可を示すフラグ値であるものとしている。図３の例においては、対象文書識別子「ABCD-0123」で識別される対象文書Ｄｔは、索引情報の利用が許可されており、文書保管装置３内において、フォルダ「folder1」内に文書名「document1」の保管文書Ｄｓとして保管されている。また、対象文書識別子「EFGH-4567」で識別される対象文書Ｄｔについては、索引情報の利用が許可されておらず、文書保管装置３内において、同じ文書名「document2」でフォルダ「folder1」と「folder2」の２箇所に保管されている。

管理部３１は、新たな対象文書Ｄｔの登録要求に応じて、当該対象文書Ｄｔの情報を対象文書管理情報に追加する。具体的に、管理部３１は、例えば新たに対象文書Ｄｔを作成した作成者や当該対象文書Ｄｔの著作権者などの利用者（以下、対象文書Ｄｔの所有者という）から、当該対象文書Ｄｔの登録要求があった場合、当該対象文書Ｄｔを識別する新たな対象文書識別子を発行する。そして、発行した対象文書識別子と関連づけて、所有者の指示内容に応じて定められる利用規則を、対象文書管理情報に追加する。なお、管理部３１により発行された対象文書識別子は、文書利用制御装置２の接続先を示す接続先情報（例えばＩＰアドレスやホスト名、サービスのポート番号など）とともに対象文書Ｄｔに埋め込まれる。

また、管理部３１は、対象文書Ｄｔの所有者から利用規則の変更要求があった場合、当該対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけられた利用規則を、所有者の指示内容に応じて更新する。さらに、文書保管装置３から、新たに対象文書Ｄｔに対応する保管文書Ｄｓを保管した旨の通知があった場合、管理部３１は、当該対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけて、新たに格納された保管文書Ｄｓの保管場所を特定する保管場所情報を追加する。

文書利用要求処理部３２は、対象文書管理情報に登録されている対象文書Ｄｔの利用要求を、文書保管装置３や利用者端末４から受け付ける。そして、当該対象文書Ｄｔに対する利用の可否を利用規則に基づいて判定し、利用要求を行った装置に対して判定結果を返信する。

具体例として、文書保管装置３内に対象文書Ｄｔが保管されており、当該対象文書Ｄｔの閲覧要求を文書保管装置３が利用者端末４から受け付けた場合について、説明する。この場合、文書保管装置３は、対象文書Ｄｔに埋め込まれた対象文書識別子とともに、当該対象文書Ｄｔを閲覧する利用要求を文書利用制御装置２に送信する。このとき、文書保管装置３は、対象文書Ｄｔに埋め込まれた接続先情報を参照して文書利用制御装置２の接続先を特定する。文書利用要求処理部３２は、送信された対象文書識別子に関連づけて対象文書管理情報に登録されている利用規則に基づいて、当該対象文書Ｄｔの閲覧が許可されるか否かを判定し、判定結果を文書保管装置３に返信する。文書保管装置３は、利用が許可される旨の判定結果を受信した場合には、対象文書Ｄｔを利用者端末４の利用者に閲覧させる処理を行い、利用が許可されない旨の判定結果を受信した場合には、対象文書Ｄｔの閲覧処理を中止する。こうして、文書保管装置３内においても、対象文書Ｄｔについて、文書利用制御装置２に保持されている利用規則に応じた利用制限が行われる。

指示情報送信部３３は、対象文書管理情報に含まれる索引利用可否情報に変化がある場合に、この変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられる保管文書識別子によって識別される保管文書Ｄｓの内容について、その利用の可否を変更するように索引情報を更新させる指示情報を文書保管装置３に送信する。すなわち、指示情報送信部３３は、ある対象文書Ｄｔについて、索引利用可否情報によって決定される索引情報利用の可否が、許可から不許可に変化する場合に、当該保管文書Ｄｓの内容について利用を不許可とするように索引情報を更新させる指示情報（以下、利用停止指示情報という）を送信する。一方、索引情報利用の可否が、不許可から許可に変化する場合には、当該保管文書Ｄｓのないようについて利用を許可するように索引情報を更新させる指示情報（以下、利用開始指示情報という）を、文書保管装置３に対して送信する。以下では具体例として、利用停止指示情報は、索引情報からの当該保管文書Ｄｓの内容の削除を指示する指示情報であり、利用開始指示情報は、索引情報への当該保管文書Ｄｓの内容の追加を指示する指示情報であるものとする。

索引利用可否情報に変更がある場合とは、例えば、管理部３１が対象文書Ｄｔの所有者の要求に応じてこのフラグ値を変更した場合がある。すなわち、対象文書Ｄｔの所有者がそれまで許可されていた索引情報の利用を不許可にする変更を行った場合、指示情報送信部３３は、利用停止指示情報を送信する。一方、所有者がそれまで許可されていなかった索引情報の利用を許可する変更を行った場合、指示情報送信部３３は、利用開始指示情報を送信する。

また、索引利用可否情報に変更がある場合として、所定の期間が経過した場合も考えられる。例えば、文書利用制御装置２において、対象文書Ｄｔの索引情報の利用が許可される期間を設定し、当該期間が経過したときに、索引利用可否情報を許可から不許可へ変更するよう構成することもできる。

このとき、指示情報送信部３３が送信する指示情報には、索引情報の追加又は削除の指示のほか、指示の対象となる保管文書Ｄｓの識別子（ここでは、文書保管装置３内の保管場所を特定する保管場所情報）が含まれる。すなわち、ある対象文書Ｄｔに関連づけられた索引利用可否情報が変化する場合、当該索引利用可否情報に関連づけて対象文書管理情報内に保持されている保管場所情報によって、指示の対象となる保管文書Ｄｓが特定される。一つの対象文書Ｄｔに複数の保管場所情報が関連づけられている場合には、これら複数の保管場所情報のそれぞれによって特定される複数の保管文書Ｄｓのそれぞれを対象として、指示情報が送信される。

索引情報生成部３４は、文書保管装置３が保管している複数の保管文書Ｄｓの内容を含む索引情報を生成する。例えば索引情報は、単語や所定長の文字列ごとに、当該単語や文字列を含んだ保管文書Ｄｓと、保管文書Ｄｓ内の当該単語や文字列の位置を示す情報と、を記録した情報であって、各保管文書Ｄｓの検索に用いられる。

ここで、索引情報生成の対象となる保管文書Ｄｓが文書利用制御装置２に登録された対象文書Ｄｔである場合、索引情報生成部３４は、当該対象文書Ｄｔの内容を索引情報に含めてもよいか否かを、前述した文書利用要求処理部３２に問い合わせることとする。文書利用要求処理部３２は、問い合わせのあった対象文書Ｄｔについて、索引利用可否情報を参照して索引情報生成の可否を判定し、判定結果を文書保管装置３に返信する。索引情報生成部３４は、この判定結果に応じて、索引情報の生成が許可された対象文書Ｄｔの内容だけを、索引情報に含めることとする。すなわち、索引情報の生成が許可されなかった対象文書Ｄｔの内容については、索引情報に含まれず、その結果、文書保管装置３の利用者は当該対象文書Ｄｔを検索することはできなくなる。

なお、索引情報生成部３４は、例えば文書保管装置３の管理者による指示があった場合など、所定のタイミングで、その時点で保管している保管文書Ｄｓの内容を含んだ索引情報を生成する。また、新たな保管文書Ｄｓが文書保管装置３内に保管された場合に、そのつど、当該保管文書Ｄｓの内容を既に生成済みの索引情報に対して追加することとしてもよい。索引情報生成部３４が生成した索引情報は、記憶部１２に保持される。

指示情報受信部３５は、前述した指示情報送信部３３が文書保管装置３に対して指示情報を送信した場合に、この指示情報を受信する。

索引情報更新部３６は、指示情報受信部３５が受信した指示情報に応じて、記憶部１２に保持されている索引情報を更新する。ここで、索引情報更新部３６は、指示情報受信部３５が受信した指示情報に含まれる保管文書Ｄｓの識別子（ここでは保管場所情報）に基づき、当該保管文書Ｄｓの内容について利用の可否を変更するように、索引情報を更新する。具体的に、例えば索引情報更新部３６は、ある保管文書Ｄｓについて、利用停止指示情報があった場合、当該保管文書Ｄｓの内容を、索引情報から削除する。また、ある保管文書Ｄｓについて、利用開始指示情報があった場合には、当該保管文書Ｄｓの内容を新たに索引情報に追加する。

以下、以上説明した機能を有する文書利用制御装置２及び文書保管装置３が実行する処理の流れの具体例について、説明する。

最初に、利用者端末４からの要求に応じて、文書保管装置３が新たな文書を保管文書Ｄｓとして保管する文書格納処理の一例について、図４のフロー図に基づいて説明する。この図４のフローの例においては、新たに保管される文書は、既に文書利用制御装置２による管理対象となっており、対象文書識別子が埋め込まれているものとする。

まず、利用者端末４が、文書保管装置３に対して、格納対象となる対象文書Ｄｔのデータ及び保管場所の指定とともに、文書格納要求を送信する（Ｓ１）。Ｓ１の文書格納要求を受信した文書保管装置３は、受信した対象文書Ｄｔを、新たな保管文書Ｄｓとして、指定された保管場所に格納する（Ｓ２）。

続いて、文書保管装置３は、文書利用制御装置２に対して、対象文書Ｄｔを格納したことを知らせる対象文書格納通知を送信する（Ｓ３）。この対象文書格納通知には、新たに保管した対象文書Ｄｔに埋め込まれている対象文書識別子と、Ｓ２で対象文書Ｄｔを保管した保管場所を特定する保管場所情報と、が含まれる。Ｓ３の対象文書格納通知を受信した文書利用制御装置２の管理部３１は、対象文書管理情報に対して、通知された対象文書識別子に関連づけて、通知された保管場所情報を追加する更新を行う（Ｓ４）。更新を行った後、管理部３１は、文書保管装置３に対して更新完了通知を送信する（Ｓ５）。文書利用制御装置２から更新完了通知を受信した文書保管装置３は、文書格納処理の完了通知を利用者端末４に対して送信する（Ｓ６）。

次に、文書格納処理の別の例について、図５のフロー図に基づいて説明する。この図５のフローの例においては、新たに文書保管装置３に保管される文書は、まだ文書利用制御装置２による管理対象となっていない文書であって、文書保管装置３に保管されるとともに、対象文書として文書利用制御装置２に登録されるものとする。この図の例においては、文書保管装置３に保管される保管文書Ｄｓは、常に文書利用制御装置２に対象文書Ｄｔとして登録されることになる。

まず、利用者端末４が、文書保管装置３に対して、格納対象となる文書のデータ及び保管場所の指定とともに、文書格納要求を送信する（Ｓ１１）。Ｓ１１の文書格納要求を受信した文書保管装置３は、文書利用制御装置２に対して、Ｓ１１で送信された新規文書の文書識別子発行要求を送信する（Ｓ１２）。この文書識別子発行要求には、Ｓ１の文書格納要求に含まれる保管場所の指定に関する情報が含まれる。なお、このフローの例においては、文書識別子発行要求の送信先となる文書利用制御装置２の接続先情報は、文書保管装置３に予め登録されているものとする。

Ｓ１２の文書識別子発行要求を受け付けた文書利用制御装置２の管理部３１は、要求された文書に対して、対象文書識別子を発行する（Ｓ１３）。そして、Ｓ１３で発行した対象文書識別子を、Ｓ１２で受信した文書識別子発行要求に含まれる保管場所情報と関連づけて、対象文書管理情報に新たに登録する（Ｓ１４）。このとき、新たに登録される対象文書Ｄｔの利用規則は、予め定められた初期設定値であってもよいし、Ｓ１１において文書格納要求とともに利用者が指定したものであってもよい。対象文書管理情報を登録した管理部３１は、Ｓ１３で発行した対象文書識別子を、文書保管装置３に通知する（Ｓ１５）。

Ｓ１５の通知を受信した文書保管装置３は、通知された対象文書識別子を、Ｓ１１で受信した新規文書に対して埋め込む（Ｓ１６）。そして、対象文書識別子が埋め込まれた文書を、新たな保管文書Ｄｓとして、Ｓ１１で指定された保管場所に保管する（Ｓ１７）。Ｓ１７の処理の後、文書保管装置３は、文書格納処理の完了通知を利用者端末４に対して送信する（Ｓ１８）。

次に、文書利用制御装置２によって利用制御がなされている対象文書Ｄｔについて、その索引情報利用の可否に変化があった場合に、文書保管装置３内の索引情報から当該対象文書Ｄｔの内容を削除する索引情報削除処理の流れの一例について、図６のフロー図に基づいて説明する。ここでは、索引利用可否情報は索引利用の可否を示すフラグ値であって、利用者端末４を利用する対象文書Ｄｔの所有者が、文書利用制御装置２に対してフラグ値の変更要求を行うものとする。

まず、利用者端末４は、文書利用制御装置２に対して利用規則の変更要求を送信する（Ｓ２１）。この変更要求は、対象文書Ｄｔについて、索引情報利用の許可を示すフラグ値を、不許可を示すフラグ値に変更する指示であるものとする。

Ｓ２１の変更要求を受信した文書利用制御装置２の管理部３１は、対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけて対象文書管理情報に記録された索引利用可否情報を、不許可を示すフラグ値に更新する（Ｓ２２）。Ｓ２２の処理が完了すると、文書利用制御装置２の指示情報送信部３３は、対象文書管理情報において、対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけられている保管場所情報を読み出す（Ｓ２３）。

続いて、指示情報送信部３３は、保管場所情報により特定される保管場所に保管されている保管文書Ｄｓについて、利用停止指示情報を送信する（Ｓ２４）。文書保管装置３の指示情報受信部３５は、Ｓ２４で送信された指示情報を受信する（Ｓ２５）。そして、索引情報更新部３６は、文書保管装置３内に保持されている索引情報から、Ｓ２５で受信した指示情報により指定された保管文書Ｄｓの内容を削除する更新を実行し（Ｓ２６）、その完了結果を文書利用制御装置２に通知する。

さらに、文書利用制御装置２の指示情報送信部３３は、Ｓ２３で読み出された保管場所情報の全てについて、指示情報を送信したか否かを判定する（Ｓ２７）。対象文書Ｄｔに関連づけて複数の保管場所情報が保持されている場合、同じ対象文書Ｄｔが、複数個の保管文書Ｄｓとして文書保管装置３内に保管されていることとなる。そこで、指示情報送信部３３は、Ｓ２４に戻って、これら複数の保管文書Ｄｓのうち、まだ指示の対象となっていない保管文書Ｄｓについて、指示情報を送信する処理を繰り返す。これにより、対象文書Ｄｔが複数個の保管文書Ｄｓとして文書保管装置３に保管されている場合であっても、その全てについて、索引情報が削除される。

Ｓ２７において、Ｓ２３で読み出された全ての保管場所情報について指示情報を送信したと判定した場合、文書利用制御装置２は、Ｓ２１の変更要求を送信した利用者端末４に対して、利用規則の変更完了通知を送信する（Ｓ２８）。

なお、以上説明した図６のフローは、文書保管装置３内の索引情報から対象文書Ｄｔの内容を削除する索引情報削除処理の例であるが、文書保管装置３内の索引情報に対して対象文書Ｄｔの内容を追加する索引情報追加処理についても、同様の処理手順により実現される。

すなわち、対象文書Ｄｔの索引情報利用が許可されない旨を示すフラグ値を、許可を示すフラグ値に変更する変更要求があった場合、管理部３１は、対象文書Ｄｔの対象文書識別子に関連づけて対象文書管理情報に記録された索引利用可否情報を、許可を示すフラグ値に更新する。これに応じて、指示情報送信部３３は、対象文書Ｄｔに関連づけられた保管場所情報の全てについて、利用開始指示情報を文書保管装置３に送信する。この指示情報に応じて、文書保管装置３の索引情報更新部３６は、指定された保管文書Ｄｓの内容を索引情報に追加する更新を実行する。

なお、索引情報追加処理においても、対象文書Ｄｔが複数個の保管文書Ｄｓとして文書保管装置３に保管されている場合、この複数個の保管文書Ｄｓそれぞれについて、独立してその内容が索引情報に追加される。これにより、文書保管装置３の利用者は、内容が共通する複数個の保管文書Ｄｓ全てを検索できるようになる。

以上説明したように、本実施の形態によれば、文書利用制御装置２においてある対象文書Ｄｔについて索引情報利用の可否に変更があった場合、当該対象文書Ｄｔに関連づけられた保管場所情報により特定される保管場所に保管された保管文書Ｄｓについて、利用停止指示情報又は利用開始指示情報が文書保管装置３に対して送信される。これにより、文書保管装置３が保持する索引情報は、索引情報の利用が許可されなくなった対象文書Ｄｔの内容について利用を不許可とするように、また索引情報の利用が許可されるようになった対象文書Ｄｔの内容について利用を許可するように、更新されることとなる。

なお、本発明の実施の形態は、以上説明したものに限られない。例えばこれまでの説明においては、文書利用制御装置２及び文書保管装置３は、いずれも１台ずつであるものとしている。しかしながら、これらの装置は複数あってもよい。例えば複数の文書保管装置３が文書利用制御装置２と接続されている場合、対象文書管理情報に含まれる保管場所情報は、これら複数の文書保管装置３のうち、どの文書保管装置３に対象文書Ｄｔが保管されているかを示す情報（例えばサーバ名など）を含んでもよい。これにより、ある対象文書Ｄｔが、複数の文書保管装置３に分散して保管されている場合であっても、当該対象文書Ｄｔの内容を含む索引情報の利用の可否の変化に応じて、当該対象文書Ｄｔを保管文書Ｄｓとして保管する複数の文書保管装置３のそれぞれに対して、指示情報が送信される。その結果、例えば索引利用可否情報に対して索引情報の利用を不許可にする変更があった場合、各文書保管装置３が保持している索引情報の全てから、当該対象文書Ｄｔの内容は削除されることとなる。

また、以上の説明においては、索引情報更新部３６は、利用停止指示情報に応じて指示対象となった保管文書Ｄｓの内容を索引情報から削除し、利用開始指示情報に応じて指示対象となった保管文書Ｄｓの内容を索引情報に追加することとしたが、索引情報更新部３６はこれ以外の態様で索引情報を更新してもよい。例えば、索引情報は、保管文書Ｄｓのそれぞれについて、当該保管文書Ｄｓの内容を索引情報の一部として利用するか否かを示すフラグ情報を保持し、索引情報更新部３６は、利用停止指示情報又は利用開始指示情報に応じて、指示対象となった保管文書Ｄｓについて保持されているフラグ情報を更新することとしてもよい。これにより、対象文書Ｄｔに関連づけられた索引利用可否情報が不許可を示す内容に変更された場合、当該対象文書Ｄｔに対応する保管文書Ｄｓの内容について利用を不許可とするように索引情報が更新される。また、対象文書Ｄｔに関連づけられた索引利用可否情報が許可を示す内容に変更された場合、当該対象文書Ｄｔに対応する保管文書Ｄｓの内容について利用を許可するように索引情報が更新される。

本発明の実施の形態に係る文書管理システムの概略の構成を表すブロック図である。本発明の実施の形態に係る文書管理システムの機能を表す機能ブロック図である。文書利用制御装置に保持される対象文書管理情報の内容の一例を示す説明図である。本発明の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書格納処理の流れの一例を示すフロー図である。本発明の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書格納処理の流れの別の例を示すフロー図である。本発明の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される索引情報削除処理の流れの一例を示すフロー図である。

符号の説明

１文書管理システム、２文書利用制御装置、３文書保管装置、４利用者端末、１１，２１制御部、１２，２２記憶部、１３，２３通信部、３１管理部、３２文書利用要求処理部、３３指示情報送信部、３４索引情報生成部、３５指示情報受信部、３６索引情報更新部。

Claims

対象文書の利用の可否に関する情報を保持する文書利用制御装置と、前記対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保管する複数の文書保管装置と、を含み、
前記文書利用制御装置は、
対象文書の識別子と、当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と、当該対象文書に対応する複数の保管文書の識別子と、当該複数の保管文書のそれぞれを保管する文書保管装置を示す情報と、を関連づけて管理する管理手段と、
前記索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた複数の保管文書のそれぞれについて、当該保管文書の識別子を含み、当該保管文書の索引情報としての利用可否の変更を指示する指示情報を、前記複数の文書保管装置のうち、当該保管文書の識別子と関連づけられた情報の示す文書保管装置に送信する指示情報送信手段と、
前記複数の文書保管装置のそれぞれから問い合わせを受け付けて、当該問い合わせの対象となった保管文書の索引情報としての利用が許可されるか否かを示す情報を返信する手段と、
を含み、
前記複数の文書保管装置のそれぞれは、
当該文書保管装置が保管する複数の保管文書の内容を含む索引情報を生成する手段であって、当該複数の保管文書のうち、前記対象文書に対応する保管文書について、前記文書利用制御装置に問い合わせを行い、問い合わせの結果、当該保管文書の索引情報としての利用が許可されない旨の返信があった場合、当該保管文書の内容を含めずに索引情報を生成する索引情報生成手段と、
前記索引情報生成手段が生成した索引情報を保持する索引情報保持手段と、
前記文書利用制御装置から送信された指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が前記指示情報を受信した際に、前記索引情報保持手段に保持された索引情報を更新する索引情報更新手段と、
を含み、
前記索引情報更新手段は、前記指示情報受信手段が受信した指示情報に含まれる保管文書の識別子により識別される保管文書について、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を不許可にする変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報から削除する更新を行い、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を許可する変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報に追加する更新を行う
ことを特徴とする文書管理システム。
前記文書保管装置は、
前記対象文書に対応する新たな保管文書を格納する場合に、当該保管文書の識別子を含む通知を前記文書利用制御装置に送信する手段をさらに含み、
前記文書利用制御装置の前記管理手段は、
前記送信される通知に基づいて、前記新たな保管文書に対応する対象文書の識別子に、当該通知に含まれる保管文書の識別子を新たに関連づける
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する複数の保管文書の識別子とを関連づけて管理する文書利用制御装置と接続され、
前記対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保持する保持手段と、
前記保持手段が保持する複数の保管文書の内容を含む索引情報を生成する手段であって、当該複数の保管文書のうち、前記対象文書に対応する保管文書について、前記文書利用制御装置に問い合わせを行い、問い合わせの結果、当該保管文書の索引情報としての利用が許可されない旨の返信があった場合、当該保管文書の内容を含めずに索引情報を生成する索引情報生成手段と、
前記索引情報生成手段が生成した索引情報を保持する索引情報保持手段と、
前記索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた複数の保管文書のそれぞれについて前記文書利用制御装置から送信される、当該保管文書の識別子を含み、当該保管文書の索引情報としての利用可否の変更を指示する指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が前記指示情報を受信した際に、前記索引情報保持手段に保持された索引情報を更新する索引情報更新手段と、
を含み、
前記索引情報更新手段は、前記指示情報受信手段が受信した指示情報に含まれる保管文書の識別子により識別される保管文書について、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を不許可にする変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報から削除する更新を行い、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を許可する変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報に追加する更新を行うことを特徴とする文書保管装置。
対象文書の識別子と当該対象文書の内容を索引情報として利用できるか否かを決定する索引利用可否情報と当該対象文書に対応する複数の保管文書の識別子とを関連づけて管理する文書利用制御装置と接続されるコンピュータを、
前記対象文書に対応する保管文書を含む複数の保管文書を保持する保持手段、
前記保持手段が保持する複数の保管文書の内容を含む索引情報を生成する手段であって、当該複数の保管文書のうち、前記対象文書に対応する保管文書について、前記文書利用制御装置に問い合わせを行い、問い合わせの結果、当該保管文書の索引情報としての利用が許可されない旨の返信があった場合、当該保管文書の内容を含めずに索引情報を生成する索引情報生成手段、
前記索引情報生成手段が生成した索引情報を保持する索引情報保持手段、
前記索引利用可否情報の変化に応じて、当該索引利用可否情報に関連づけられた複数の保管文書のそれぞれについて前記文書利用制御装置から送信される、当該保管文書の識別子を含み、当該保管文書の索引情報としての利用可否の変更を指示する指示情報を受信する指示情報受信手段、及び
前記指示情報受信手段が前記指示情報を受信した際に、前記索引情報保持手段に保持された索引情報を更新する索引情報更新手段であって、前記指示情報受信手段が受信した指示情報に含まれる保管文書の識別子により識別される保管文書について、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を不許可にする変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報から削除する更新を行い、当該指示情報が当該保管文書の索引情報としての利用を許可する変更を指示する情報である場合には、当該保管文書の内容を前記索引情報に追加する更新を行う索引情報更新手段、
として機能させるためのプログラム。