JP4591220B2 - 画像形成装置及び同装置におけるメール作成処理方法 - Google Patents

Description

この発明は、スキャナ等により読み込んだ画像データを、添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置、及び同装置におけるメール作成処理方法に関する。

多機能複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等の画像形成装置では、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等に加えて、Scan to Email機能と称されるような、スキャナ手段により読み込んだ画像データや外部記憶装置等から読み込んだ画像データを添付ファイルとして、送信先アドレスにメール送信可能な機能（以下、この機能をスキャン機能ともいう）を備えていることが多くなってきている。

このようなメール送信を行う場合には、メールの「件名」や「本文」を作成して添付ファイルを送信することになるが、メールの「件名」や「本文」の作成方法として、従来では、予め画像形成装置内に格納された定型のテキストデータを用いたり、画像形成装置の操作パネルから入力することが行われていた。

なお、特許文献１には、電子メールの送信の際に、外部読み取り装置や外部記憶装置からの画像を読み込み、必要な画像変換、及びヘッダ情報を生成してメールに添付する技術が開示されている。

また、特許文献２には、スキャナで読み取った複数の画像を１回の送信操作でメール送信する技術が開示されている。

また、特許文献３には、添付画像のファイル名として、電子メールの件名を付与する技術が開示されている。
特開２００２−１４２０６４号公報 特開２００３−１０８４９６号公報 特開２００２−１４０２７３号公報

しかしながら、予め画像形成装置内に格納された定型テキストデータを使用する場合には、その画像形成装置からの送信メールは全て同一件名及び同一本文となり、受信者は添付ファイルの画像データを確認するまではその内容を判別できないという問題がある。

また、画像形成装置の操作パネルから入力する場合には、パーソナルコンピュータ等と比べて、画像形成装置の操作パネルによる入力機能は限られているため、受信者が受信内容を容易に理解できるメールを作成するためには、手間がかかるという問題がある。

また、上記特許文献に記載の技術は、画像形成装置でメール送信を行う場合に、件名や本文の画一化を回避しながら、件名や本文の作成を容易化することについて、これを解決するための手段を提供したり示唆するものではなかった。

この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであって、画像データを添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置において、メール送信時に件名や本文を任意の内容で簡単に作成することができる画像形成装置、及び同装置におけるメール作成処理方法の提供を課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）画像データを添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置において、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータが記憶された外部記憶装置を接続するための接続手段と、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されているかどうかを判断する判断手段と、前記判断手段により、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていると判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記接続手段に接続された外部記憶装置に記憶されているデータを読み込む読み込み手段と、読み込んだ外部記憶装置のデータから、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータを認識する認識手段と、認識されたデータに含まれる前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを抽出する抽出手段と、抽出された送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを、送信メールの件名及び／または本文へ展開する展開手段と、前記判断手段により、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていないと判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを入力するための入力画面を表示する表示手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。
（２）前記認識手段は、データのファイル名に基づいて、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータの認識を行う前項１に記載の画像形成装置。
（３）前記展開手段による送信メールの件名及び／または本文への展開を行うか否かを、ユーザが選択可能な選択手段を備えている前項１または２に記載の画像形成装置。
（４）画像データを添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置におけるメール作成方法であって、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータが記憶された外部記憶装置を接続するための接続手段に、前記外部記憶装置が接続されているかどうかを判断するステップと、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていると判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記接続手段に接続された外部記憶装置に記憶されているデータを読み込むステップと、読み込んだ外部記憶装置のデータから、特定のファイル名のデータを認識するステップと、認識されたデータから、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを抽出するステップと、抽出された送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを、送信メールの件名及び／または本文へ展開するステップと、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていないと判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを入力するための入力画面を表示手段に表示するステップと、を備えたことを特徴とする画像形成装置におけるメール作成処理方法。
（５）送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータの認識は、データのファイル名に基づいて行われる前項４に記載のメール作成処理方法。
（６）前記送信メールの件名及び／または本文への展開ステップを行うか否かを、ユーザが選択可能となされている前項４または５に記載の画像形成装置におけるメール作成処理方法。

前項（１）に記載の発明によれば、接続手段に外部記憶装置が接続されると、外部記憶装置に記憶されているデータが読み込まれる。そして、読み込まれたデータの中から、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータが認識され、さらに認識されたデータから、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかが抽出される。抽出された送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかが、送信メールの件名及び／または本文へ展開される。

つまり、ユーザは、パーソナルコンピュータ等で送信メールの件名や本文を作成し、外部記憶装置に記憶させておけばよく、この外部記憶装置を画像形成装置に接続することにより、前記データが認識され、その中から送信メールの件名や本文が自動的に抽出されて、画像形成装置側での送信メールの件名や本文に自動的に展開される。

従って、画像形成装置内の定型文を用いる場合のような、同一件名、同一本文の送信メールしか作成できない不都合はなく、ユーザが意図する任意の内容とすることができるとともに、機能が限られた操作パネルを用いて内容を作成する場合のような手間は不要であり、件名や本文を簡単に作成することができる。

前項（２）に記載の発明によれば、データのファイル名に基づいて、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータの認識が行われるから、該当するデータか否かを簡単に認識することができる。

前項（３）に記載の発明によれば、展開手段による送信メールの件名及び／または本文への展開を行うか否かを、ユーザが選択できるから、外部記憶装置から展開できる場合であっても、ユーザが内容を変更したい場合は、操作パネルからの入力により件名や本文を作成することができる。

前項（４）に記載の発明によれば、ユーザが意図する任意の内容の件名や本文を簡単に作成することができる。

前項（５）に記載の発明によれば、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータであるか否かを簡単に認識することができる。

前項（６）に記載の発明によれば、外部記憶装置から展開できる場合であっても、ユーザが内容を変更したい場合は、操作パネルからの入力により件名や本文を作成することができる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
〔ＭＦＰの全体構成〕
図１は、この発明の一実施形態に係る画像形成装置としてのＭＦＰを示す斜視図である。

図１において、ＭＦＰ１は、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、スキャン機能等を有するデジタル複合機であり、ネットワークＮＷ（図２）を介してユーザ端末等との間でデータの送受信が可能である。

ＭＦＰ１は、複数（この実施形態では３個）のＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格の外部機器を着脱可能な接続手段としての第１〜第３の３個の差込口２０，２１，２２を有しており、この差込口２０，２１，２２にＵＳＢインターフェイスを有する外部機器、例えば外部記憶装置であるＵＳＢメモリ３２０，３２１，３２２（図３）を接続することにより、外部機器とＭＦＰ１の間で、双方のデータ送受信が可能となされている。以下、差込口２０，２１，２２をＵＳＢ差込口という。

ＭＦＰ１は操作パネル１０を備えており、この操作パネル１０は、複数のキー１１ａと、当該キー１１ａに対するユーザの操作による各種の指示や、文字、数字などのデータの入力を受付ける操作部１１と、ユーザに対する指示メニューや取得した画像に関する情報などの表示を行なう液晶等からなるディスプレイ１２を有している。

また、ＭＦＰ１は、原稿を光学的に読取って画像データを得るスキャナ部１３と、画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部１４とを備えている。

またＭＦＰ１の本体上面には、原稿をスキャナ部１３に送るフィーダ部１７が、下部にはプリンタ部１４に記録シートを供給する給紙部１８が、中央部にはプリンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排出されるトレイ１９がそれぞれ配備されている。さらにＭＦＰ１の本体の内部には、ネットワークＮＷを介して外部機器との間で画像データなどの送受信を行なう通信部１６、および画像データなどを記憶するメモリ３１３などが備えられている。

なお、ＭＦＰ１は、ネットワーク・インターフェイスを有し、前記通信部１６は外部機器との間で各種データの送受信が可能なように、前記ネットワーク・インターフェイスを介してネットワークＮＷに接続されている。

前記ディスプレイ１２は、データ送信の宛先の一覧表示を含む種々の表示に使用される。また、前記操作部１１は、ユーザによる送信先の選択を含む種々の入力に用いられるものである。これらがユーザインターフェイスの要部として機能する。

前記スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読取って画像データを取得する。取得された画像データ（濃度データ）は、図示しない画像処理部においてデジタルデータに変換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部１４や通信部１６に送られ、画像の印刷やデータの送信に供される。また、後の利用のためにハードディスク等の記憶部に格納されても良い。

前記プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１６により外部機器から受信した画像データ、またはメモリ３１３に格納されている画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するものである。

前記通信部１６は、公衆電話回線を介してファックスデータの送受信を行なう他、ＬＡＮ、インターネットなどのネットワークＮＷを介して、該ネットワークＮＷに接続される外部機器との間で電子メールなどを用いてデータの送受信を行なう。

これにより、ＭＦＰ１は、通常のファックス通信を行なうファクシミリ装置としての機能のみならず、電子メールの送受信端末としての機能も有する。したがって、電子メールの添付ファイルとして、各種画像データを送受信することもできる。なお、ＭＦＰ１が行なうネットワーク通信は有線でもよく無線でもよいが、図示の例では有線による通信方式が採用されている。
〔ネットワークの概要〕
図２はＭＦＰ１のネットワーク接続例を示すものである。

図２において、ネットワークＮＷは、ジョブとしての印字処理を要求する複数台の外部機器（端末）としてのパーソナルコンピュータ（以下ＰＣともいう）２（２Ａ，２Ｂ・・・）と、 このジョブを実行する複数台のＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ，１Ｃ・・・）によって構成されている。ここで、各ＭＦＰ１は、マルチジョブ機能を有するものとする。

マルチジョブ機能とは、デジタル化された画像データを用いて画像形成を行うデジタル複写機やプリンタ等の画像形成装置において、イメージリーダ等を用いて読み取った画像データをデジタル処理して画像形成に用いるものや、画像形成装置に接続された前記ＰＣ２等の外部端末から送信されてきた画像データを用いて画像形成を行うことができる機能である。また、画像形成を行いながら画像データの取得を行うことができる機能もマルチジョブ機能の一環である。

マルチジョブ機能を備える画像形成装置では、イメージリーダにより読み取られた一塊の原稿から得られた画像データを用いた画像形成や、ＰＣから送信された画像データを用いた画像形成を、それぞれ一つのジョブとして取り扱い、ジョブ単位で順次画像形成を行っていく。

すなわち、原稿を読み取って得た画像データや、ＰＣから送信された画像データは、それぞれのジョブの識別子（以下、「ジョブＩＤ」という。）と対応付けられて画像メモリに蓄積される一方、ジョブＩＤはそれぞれのジョブが画像形成装置に対して発行された順に所定の管理テーブルに登録されることになる。そして、テーブルに登録されたジョブＩＤの順に画像形成が行われる。
［ＭＦＰ１の電気的構成］
図３は、ＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。

図３において、このＭＦＰ１は、情報処理部３０１、ファクシミリ部３０２、通信制御部３０３、給紙手段３０４、前記スキャナ部１３を構成する画像読み取り部３０５、前記プリンタ部１４を構成する画像形成手段３０６、およびフィニッシャ部３０７を有している。前記ファクシミリ部３０２，通信制御部３０３が通信部１６を構成する。

情報処理部３０１は、データ入出力手段３０８、データ通信制御部３０９、操作部１１、制御装置３１１、メモリ３１３およびディスプレイ１２等を有している。情報処理部３０１では画像メモリ３１３ｂに格納されたジョブの削除、出力等の制御が行えるようになっている。

前記制御装置３１１は、ＣＰＵ３１１１、ＲＡＭ３１１２、画像データ書き込み部３１１３、画像データ読み込み部３１１４等を有している。この制御装置３１１には、データ入出力手段３０８が接続され、ジョブを入出力する際に使用される。

前記ＣＰＵ３１１１は、画像データのファクシミリ送信及び受信の実行、スキャナ部１３等で読み込んだ画像データを添付ファイルとして所定の送信先アドレスへの電子メール送信の実行、スキャナ部１３やプリンタ部１４の駆動、ディスプレイ１２の表示制御、等のＭＦＰ１の全体の制御を行うものであり、ファクシミリ機能がリダイヤル待機状態になったときに経過時間を測定するタイマ３１１１ａと、リダイヤルの実行回数を計数するカウンタ３１１１ｂを有している。

さらに、ＣＰＵ３１１１は、この実施形態では以下の機能を有している。すなわち、ＵＳＢメモリ３２０（３２１）（３２２）がＵＳＢ差込口２０（２１）（２２）に接続されている（装着されている）ことを検知する機能や、前記ＵＳＢ差込口２０（２１）（２２）にＵＳＢメモリ３２０（３２１）（３２２）が接続されたときに、ＵＳＢメモリ３２０（３２１）（３２２）内のデータを、画像データ読み込み部３１１４を介して読込み、読み込んだデータから、特定のファイル名のデータを認識する機能や、認識されたデータから、送信メールの件名用データや本文用データを抽出して、これらを送信メールの件名及び／または本文へ展開して反映させる機能を有する。これらの機能については、後述する。

ＣＰＵ３１１１の上述したような制御及び機能は、図示しないプログラム格納部に格納されたプログラムを実行することにより発揮される。

前記ＲＡＭ３１１２は、ＣＰＵ３１１１が動作する際の作業領域として機能する。

前記データ入出力手段３０８には、ＴＣＰ／ＩＰベースのネットワークのＬＡＮ（Local Aria Network)端子３１５、ＵＳＢ端子３１６、セントロニクス端子３１７、シリアルインタフェイス端子３１８および／またはＪＴＡＧ端子３１９等のインタフェイス（Ｉ／Ｆ）端子が複数設けられている。

前記データ入出力手段３０８では、ネットワーク端子３１５、ＵＳＢ端子３１６、セントロニクス端子３１７、シリアルインタフェイス端子３１８またはＪＴＡＧ端子３１９に接続された場合、制御装置３１１によりデータの読み出し、書き込み、削除ができるようになっている。

前記メモリ３１３は、画像形成手段３０６で用紙に印字するために展開された受信画像データを記憶しておくビットマップメモリ３１３ａと、送信のためにスキャナ部１３で読み取った画像データを画像メモリ３１３ｂに伝達するためのバッファメモリ３１３ｃと、バッファメモリ３１３ｃから伝達された送信／受信の各画像データを、何れも圧縮して記憶しておく画像メモリ３１３ｂとによって構成されている。メモリ３１３においては、メモリ間でのコピーが可能である。

この実施形態では、前述したように、ＵＳＢ端子３１６として複数の差込口があり、それぞれにＵＳＢメモリ３２０，３２１，３２２を接続可能である。さらに、制御装置３１１はこれら複数のＵＳＢメモリ３２０，３２１，３２２に対する各記憶情報の読み込み、および各ＵＳＢメモリ３２０，３２１，３２２に対する情報の書き込みが同時に実行可能である。記憶情報の読み込みは制御装置３１１のデータ読み込み部３１１４により行われ、情報の書き込みはデータ書き込み部３１１３により行われる。

ファクシミリ部３０２は、画像データのファックス送信及び受信を行うものであり、ファックス送信及び受信には通常のファックス送受信の他、親展ファックス送信及び受信が含まれる。

通信制御部３０３は、交換器の起動、修復手段、呼び出し信号の検出手段、相手先からの信号に基づいて送信が可能であるか否かを判別する判別手段等を有するものであり、ファクシミリ部３０２の機能を動作させるために必要な構成部材である。
〔操作パネル〕
図４は、ＭＦＰ１における操作パネル１０の構成を示す平面図である。

図４において、スタートキー２０１は、コピー／プリント／ファクシミリ送信／電子メール、ＦＴＰ送信等の動作を開始させるために用いられる。テンキー２０２は、コピー枚数等の数値を入力するために用いられる。クリアキー２０３は、入力された数値のクリア、および画像メモリ３１３ｂ等に蓄積された画像データを破棄するために用いられる。

ストップキー２０４は、コピー／スキャン動作の停止を指示するために用いられる。パネルリセットキー２０５は、設定されている操作モードおよびジョブを破棄するために用いられる。

また、ディスプレイ１２は、各種モードの表示やその他の表示を行い、表面にはタッチパネル２０６が取り付けられている。このタッチパネル２０６によって、ユーザはディスプレイ１２内の表示内容に従った各種設定や選択を行うことができる。

前記タッチパネル２０６における設定画面領域２０７には、通常は、コピー動作やファックス送信動作を実行する際に行う基本的／応用的な設定のためのボタンが配置されている。各ボタンを押下すると、その詳細設定を行うための階層画面が表示される。

タッチパネル２０６のジョブ情報画面領域２０８は、その時点でＭＦＰ１に投入されているジョブ情報が表示される。表示は、実行されるべきジョブの順序で並んでいる。特定のジョブに対して消去や変更等の操作を行う場合は、ジョブ操作ボタン２０９を選択した後、操作対象となるジョブ番号ボタンを押下する。それらの操作によってジョブ操作画面が表示され、特定のジョブに対する操作が可能となる。

コピーキー２１０、スキャンキー２１１、及びファックスキー２１２はＭＦＰ１をコピー／スキャン／ファクシミリの何れの操作モードで動作させるかを設定するための選択キーである。

コピーキー２１０を押下した場合、ＭＦＰ１はコピー機として使用可能となる。この状態では、スキャン動作、およびファックス動作を実行することはできない。

この時、タッチパネル２０６の設定画面領域２０７には、コピー動作に対する各種設定を行うための表示が行われる。諸設定を終了後、原稿をセットしてスタートキー２０１を押下することにより、コピー動作が開始される。またスキャンキー２１１を押下した場合、ＭＦＰ１はスキャナとなる。この状態では、コピー動作及びファックス動作を実行することはできない。

この時、タッチパネル２０６の設定画面領域２０７には、スキャン動作に対する各種設定を行うための表示が行われる。諸設定を終了後、原稿をセットしてスタートキー２０１を押下することにより、スキャン動作が開始される。

またファックスキー２１２を押下した場合、ＭＦＰ１はファクシミリとなる。この状態では、コピー動作及びスキャナ動作を実行することはできない。

この時、タッチパネル２０６の設定画面領域２０７には、ファックス動作に対する各種設定を行うための表示が行われる。諸設定を終了後、原稿をセットし、スタートキー２０１を押下することにより、ファックス送信動作が開始される。

なお、コピーキー２１０、スキャンキー２１１、ファックスキー２１２は排他的動作となり、いずれかを選択すると自動的に他は非選択状態となる。

また、ＰＣ２からＭＦＰ１を使用してプリントする場合、ＰＣ２にこのプリンタ制御用ドライバソフトをインストールし、プリントの際の各種設定はそのドライバ画面にて行う。従って、ＭＦＰ１の操作パネル１０上へのプリント用設定画面、およびプリント切り換えキーの表示は不要である。

図５は、スキャン機能（Scan to Email機能）選択時に表示される操作パネルの画面である。

図４におけるスキャンキー２１１が押下されると、ディスプレイ１２の設定画面領域２０７には、図５に示すスキャン動作に対する各種設定を行うための表示が行われる。

この時、画面には、スキャン機能における送信メールの件名、及び本文を設定するためのキー２３０が表示されており、ユーザがこのキー２３０を押下することにより、次の階層画面へ移行する。

次画面への移行に際しては、ＭＦＰ１のＵＳＢ接続口２０〜２２の少なくともいずれかにＵＳＢメモリ３２０〜３２２の少なくともいずれかが装着済みであるか否かにより、表示される画面が異なる。

ＭＦＰ１にＵＳＢメモリ３２０〜３２２が装着されていない場合、例えば図６に示す画面が表示される。この画面では、ＭＦＰ１の操作パネル１０、或いは図示されていないが外部接続されたキーボードから送信メールの件名／本文を直接入力することができる。

一方、ＭＦＰ１にＵＳＢメモリ３２０〜３２２が装着されている場合、ＬＥＤ２２０が点灯し、まずＣＰＵ３１１はＵＳＢメモリ内の所定名称のテキストデータを検出しにいく。この時の所定名称は予め定義しておく。一例を挙げれば
・件名：mail-title.txt
・本文：mail-text.txt
という固定名称にしておく。従って、ユーザは所望する件名／本文をＰＣ等で作成しておき、上記名称を付けてＵＳＢメモリ３２０〜３２２ に記憶させておけばよい。

ＵＳＢメモリ３２０〜３２２が装着されており、上記所定名称のテキストファイルが検出されると、例えば図７に示すような画面が表示される。この画面は、送信メールに対して、ＵＳＢメモリ３２０〜３２２から取得可能な件名／本文を採用するか否かの確認画面である。ここで、件名／本文に対して「使用する」／「使用しない」の選択を行い、「ＯＫ」キーを押下することにより、画面は図６へ移行する。なお図７では、件名、本文共に「使用する」が選択されていることを示している。

「使用する」が選択されている場合、ＭＦＰ１のＣＰＵ３１１１は該当するテキストデータをＵＳＢメモリ３２０〜３２２から読み込む処理を行い、図６の入力ボックスには読み込まれたテキストデータが表示される。一方、「使用しない」が選択された場合はＵＳＢメモリからのデータ読み込みは実行されず、従って図６の入力ボックスは空白のままとなる。

これらの処理内容を図８及び図９のフローチャ−トで説明する。なお、これらの処理は、制御装置３１１のＣＰＵ３１１１が、図示しないＲＯＭ等の記憶媒体に格納されているプログラムを実行することによって行われる。

図８において、ステップＳ５００で、少なくともいずれかのＵＳＢ差込口２０〜２２に少なくともいずれかのＵＳＢメモリ３２０〜３２２が装着（接続）されているか否かを判断する。装着されていると判断された場合（ステップＳ５００でＹＥＳ）、スキャン設定のための「件名／本文」キー２３０が押下されると、ＵＳＢメモリから所定名称のテキストファイルを検出／読み出しを行う図７の確認画面へ移行する（ステップ５０１）。ＵＳＢメモリが装着されていないと判断された場合、スキャン設定の「件名／本文」キー２３０が押下されると、操作パネル及び外部接続のキーボード等から件名や本文を直接入力する図６の入力画面へ移行する。（ステツプＳ５０２）。

次に、ＵＳＢメモリが装着されている場合、図９のステップＳ５１０で、ＵＳＢメモリ内に件名として定義されているファイル名のテキストデータがあるか否かを検出する。

件名として定義されているファイル名のテキストデータが存在する場合（ステップＳ５１０でＹＥＳ）、ステップＳ５１１で、図７の確認画面における件名の「使用する／「使用しない」選択ボタンを表示、あるいは選択可能にする。件名として定義されているファイル名のテキストデータが存在しない場合には（ステップＳ５１０でＮＯ）、ステップＳ５１２で、確認画面における件名の「使用する」／「使用しない」選択ボタンを非表示、あるいは選択不可能にする。また、この際、選択できないので、ＭＦＰ１の内部での設定は必然的に「使用しない」となる。

同様に、ステップＳ５１３では、ＵＳＢメモリ内に本文として定義されている名前のテキストデータがあるか否かを検出する。本文として定義されているファイル名のテキストデータが存在する場合（ステップＳ５１３でＹＥＳ）、ステップＳ５１４で、図７の確認画面における件名の「使用する」／「使用しない」選択ボタンを表示、あるいは選択可能にする。本文として定義されているファイル名のテキストファイルが存在しない場合（ステップＳ５１３でＮＯ）、ステップＳ５１５で、確認画面における件名の「使用する」／「使用しない」選択ボタンを非表示、あるいは選択不可能にする。

この後、ユーザーからの「ＯＫ」キー入力待ち（ステップＳ５１６）となり、「ＯＫ」キーが押下されると（ステップＳ５１６でＹＥＳ）、ステップが進行する。

ステップＳ５１７では、件名に対してＵＳＢメモリのテキストデータを「使用する」か「使用しない」の何れが選択されているかを判断し、「使用する」が選択されている場合（ステップＳ５１７でＹＥＳ）、ステップＳ５１８で、件名として定義されているテキストデータがＵＳＢメモリ３２０〜３２２からＲＡＭ３１１２へ転送され、転送されたテキストデータが送信メールの本文として展開される。

一方、「使用しない」が選択されている場合（ステップＳ５１７でＮＯ）、ＵＳＢメモリからＭＦＰ１のＲＡＭ３１１２へのデータ転送は行われることなく、ステップＳ５１９に進む。

同様に、ステップＳ５１９では、本文に対してＵＳＢメモリのテキストデータを「使用する」か「使用しない」のいずれが選択されているかを判断する。「使用する」が選択されている場合（ステップＳ５１９でＹＥＳ）、ステップＳ５２０で、本文として定義されているテキストデータがＵＳＢメモリ３２０〜３２２からＲＡＭ３１１２へ転送され、転送されたテキストデータが送信メールの本文として展開される。

また、「使用しない」が選択されている場合（ステップＳ５１９でＮＯ）、ＵＳＢメモリからＲＡＭ３１１２へのデータ転送は行われることなく、処理を終了する。

このように、本実施形態によれば、ＵＳＢ差込口に差し込まれたＵＳＢメモリに、送信メールの「件名」及び「本文」用データが存在する場合には、これが自動的に抽出されて、「件名」及び「本文」へ展開されるから、操作パネル１０を用いて「件名」及び「本文」を入力する作業は不要となり、送信メールの作成作業を簡素化できる。

しかも、ＭＦＰ１内の定型文を用いる場合のような、同一件名、同一本文の送信メールしか作成できない不都合はなく、ユーザが意図する任意の内容の件名、本文を自由に作成することができる。

また、この実施形態では、図７に示したように「使用する」／「使用しない」の選択ボタンが設けられ、ＵＳＢメモリ内に抽出可能な件名用データや本文用データが存在していても、ユーザがこれらを使用しない選択も可能であるから、例えばＵＳＢメモリ内の件名及び本文用データに誤りがあり、ユーザが内容を変更したいような場合には、操作パネル１０からの入力により件名や本文を作成することができ、状況に応じた使い方ができ、便利である。

以上、この発明の一実施形態を説明したが、この発明は上記実施形態に限定されることはない。例えば、送信メールの「件名」及び「本文」の両方について、ＵＳＢメモリ内にデータが存在するか否かを調べたが、「件名」、「本文」の少なくともいずれかについて、本発明が適用されれば良い。

また、データのファイル名に基づいて、送信メールの件名用データ、本文用データを含むデータであることの認識を行うものとしたが、他のデータと区別できる形態であれば良く、ファイル名に限定されることはない。

また、送信メールに添付される画像データは、スキャナ部１３で読み取った画像データに限定されることはなく、記憶装置から読み出したものであっても良い。

また、上記実施形態では、外部記憶装置３２０〜３２２としてＵＳＢメモリを例にして説明したが、可搬性ハードディスク装置、光ディスク、メモリカード等の外部記憶装置についても適用可能である。

この発明の一実施形態に係るファクシミリ装置が適用されたＭＦＰの外観斜視図である。 同じくＭＦＰのネットワーク環境を示すブロック図である。 同じくＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。 操作パネルの表示画面の説明図である。 スキャンモードの設定画面である。 ＵＳＢメモリ内に送信メールの件名用データ及び本文用データが存在しなかった場合の、件名及び本文の入力画面である。 ＵＳＢメモリ内に送信メールの件名用データ及び本文用データが存在する場合に、それらを使用するかしないかの確認画面である。 ＵＳＢメモリが接続された場合の判断処理を示すフローチャートである。 ＵＳＢメモリ内に送信メールの件名用データ及び本文用データが存在する場合のデータ読み出し処理のフローチャートである。

符号の説明

１０ 操作パネル
１２ ディスプレイ
２０〜２２ ＵＳＢ差込口（接続手段）
３１１ 制御装置
３１１１ ＣＰＵ（認識手段、抽出手段、展開手段）
３１１３ データ読み込み部
３１１４ データ書き込み部（格納手段）
３１３ メモリ
３２０〜３２２ ＵＳＢメモリ（外部記憶装置）

Claims (6)

1. 画像データを添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置において、
   送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータが記憶された外部記憶装置を接続するための接続手段と、
   前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されているかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断手段により、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていると判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記接続手段に接続された外部記憶装置に記憶されているデータを読み込む読み込み手段と、
   読み込んだ外部記憶装置のデータから、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータを認識する認識手段と、
   認識されたデータに含まれる前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを抽出する抽出手段と、
   抽出された送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを、送信メールの件名及び／または本文へ展開する展開手段と、
   前記判断手段により、前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていないと判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを入力するための入力画面を表示する表示手段と、
   を備えたことを特徴とする画像形成装置。
2. 前記認識手段は、データのファイル名に基づいて、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータの認識を行う請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記展開手段による送信メールの件名及び／または本文への展開を行うか否かを、ユーザが選択可能な選択手段を備えている請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 画像データを添付ファイルとしてメール送信可能な機能を有する画像形成装置におけるメール作成方法であって、
   送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータが記憶された外部記憶装置を接続するための接続手段に、前記外部記憶装置が接続されているかどうかを判断するステップと、
   前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていると判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記接続手段に接続された外部記憶装置に記憶されているデータを読み込むステップと、
   読み込んだ外部記憶装置のデータから、特定のファイル名のデータを認識するステップと、
   認識されたデータから、送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを抽出するステップと、
   抽出された送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを、送信メールの件名及び／または本文へ展開するステップと、
   前記接続手段に前記外部記憶装置が接続されていないと判断され、かつ送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを設定するためのキーが押下されたときに、前記送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを入力するための入力画面を表示手段に表示するステップと、
   を備えたことを特徴とする画像形成装置におけるメール作成処理方法。
5. 送信メールの件名用データ及び本文用データのうちの少なくともいずれかを含むデータの認識は、データのファイル名に基づいて行われる請求項４に記載のメール作成処理方法。
6. 前記送信メールの件名及び／または本文への展開ステップを行うか否かを、ユーザが選択可能となされている請求項４または５に記載の画像形成装置におけるメール作成処理方法。

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