JP4569650B2 - データ管理システム、データ保存方法、データ保存プログラムおよび画像処理装置 - Google Patents

Description

この発明は、データ管理システム、データ保存方法、データ保存プログラムおよび画像処理装置に関し、特にデータを複数の位置に記憶することが可能なデータ管理システム、データ保存方法、データ保存プログラムおよび画像処理装置に関する。

近年、複合機（以下「ＭＦＰ」という）は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の大容量記憶装置を搭載しており、多くのデータを記憶することが可能となっている。しかしながら、ＨＤＤの容量を超えてデータを記憶することができない。このため、特開２０００−３４１４６４号公報（特許文献１）には、画像形成装置にネットワークを介してハードディスクを有したファイルサーバを接続し、コンピュータから入力された画像データを画像形成装置内部の記憶手段に記憶し、コピーやプリントを行う際、入力された画像データの記憶量を管理し、記憶手段の空き容量が少なくなったらネットワークに接続されたファイルサーバに一旦転送することなどして、記憶手段の空き容量がなくなるのを防止する技術が記載されている。

しかしながら、特開２０００−３４１４６４号公報に記載の技術は、記憶手段の空き容量が少なくなったらファイルサーバに一旦転送するので、空き容量が少なくならないと、ファイルサーバに転送されない。このため、記憶容量の空きが少なくなるまでは、データを画像形成装置とファイルサーバとのいずれに記憶するかをユーザが判断しなければならない。データの用い方によっては、画像形成装置に記憶する方がファイルサーバに記憶するよりも効率的な場合がある。例えば、画像形成装置内で処理するデータは、ファイルサーバに記憶するよりも画像形成装置内に記憶した方が、ネットワークの負荷を低減することができる。しかしながら、ユーザが画像形成装置に記憶されているデータを、画像形成装置とファイルサーバとのいずれに記憶するのが効率がよいかを判断するのは困難である。
特開２０００−３４１４６４号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ管理システムを提供することである。

この発明の他の目的は、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ保存方法を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ保存プログラムを提供することである。

この発明のさらに他の目的は、データを効率的な位置に記憶することが可能な画像処理装置を提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理システムは、互いに通信可能なサーバと画像処理装置とを含むデータ管理システムであって、画像処理装置は、データを記憶するデータ記憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデータに対して処理を実行する処理実行手段と、データ記憶手段に記憶されたデータに、該データに対して処理実行手段により実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を記憶する履歴記憶手段と、を備え、サーバおよび画像処理装置のいずれかは、履歴記憶手段に記憶されたジョブ履歴情報を解析する解析手段と、解析手段による解析結果に基づいて、データ記憶手段に記憶されたデータをサーバにアップロードするアップロード手段と、を備え、解析手段は、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定する。

この局面によれば、画像処理装置に記憶されたデータに、そのデータに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報が記憶されており、履歴情報を解析した解析結果に基づいて、データがサーバにアップロードされる。所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定される。このため、データに対して実行された処理に基づいてサーバと画像処理装置とのいずれにデータを記憶するかが決定されるので、実行されることが予想される処理を実行するのに適した位置にデータが記憶される。その結果、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ管理システムを提供することができる。

好ましくは、処理実行手段は、データを外部に送信する処理を実行する送信手段を含み、所定の処理は、送信手段が送信する処理である。

この局面に従えば、外部に送信されることが予想されるデータをサーバに記憶することができる。このため、画像処理装置は外部に送信する処理をする必要がないので、画像処理装置の負荷を低減することができる。

好ましくは、処理実行手段は、データに対して画像処理またはファイル処理を実行する画像処理手段を含み、所定の処理は、画像処理手段が実行する画像処理またはファイル処理である。

この局面に従えば、画像処理またはファイル処理の対象となることが予想されるデータをサーバに記憶することができる。このため、画像処理装置は画像処理またはファイル処理をする必要がないので、画像処理装置の負荷を低減することができる。

好ましくは、画像処理装置は、遠隔操作を受信する遠隔操作受信手段をさらに備え、履歴記憶手段は、データ記憶手段に記憶されたデータに対して、処理実行手段により実行される処理が受信された遠隔操作に従って実行されたか否かを示す操作情報をさらに関連付けて記憶し、所定の処理は、遠隔操作に従って実行された処理である。

この局面に従えば、遠隔操作の対象となることが予想されるデータをサーバに記憶することができる。このため、画像処理装置は遠隔操作で処理を実行する必要がないので、画像処理装置の負荷を低減することができる。

好ましくは、データ記憶手段は、データを記憶するための複数の領域を含み、解析手段は、複数の領域毎に、該領域に記憶されているデータをアップロードするか否かを決定する。

この局面に従えば、データを部分的にアップロードすることができる。

好ましくは、画像処理装置は、データ記憶手段に記憶されていたデータのうちアップロード手段によりサーバにアップロードされたデータに代えて、サーバに記憶されたデータにアクセスするためのリンクデータを記憶するリンク手段を、さらに備える。

この発明の他の局面によれば、データ保存方法は、互いに通信可能なサーバと画像処理装置とを含むデータ管理システムにおいて実行されるデータ保存方法であって、画像処理装置に記憶されたデータに、該データに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を取得するステップと、取得された履歴情報を解析するステップと、解析するステップにおける解析結果に基づいて、画像処理装置から画像処理装置に記憶されたデータをサーバにアップロードするステップと、アップロードされたデータを記憶するステップと、を含み、解析するステップは、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定するステップを含む。

この局面に従えば、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ保存方法を提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、データ保存プログラムは、画像処理装置と通信可能なサーバで実行されるデータ保存プログラムであって、画像処理装置に記憶されたデータに、該データに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を取得するステップと、取得された履歴情報を解析するステップと、解析するステップにおける解析結果に基づいて、画像処理装置から画像処理装置に記憶されたデータをアップロードさせるステップと、アップロードされたデータを記憶するステップと、をサーバに実行させ、解析するステップは、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定するステップを含む。

この局面に従えば、データを効率的な位置に記憶することが可能なデータ保存プログラムを提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、画像処理装置は、サーバと通信可能な画像処理装置であって、データを記憶するデータ記憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデータに対して処理を実行する処理実行手段と、データ記憶手段に記憶されたデータに、該データに対して処理実行手段により実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を記憶する履歴記憶手段と、履歴記憶手段に記憶された履歴情報を解析する解析手段と、解析手段による解析結果に基づいて、データ記憶手段に記憶されたデータをサーバにアップロードするアップロード手段と、を備え、解析手段は、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定する。

この局面に従えば、データを効率的な位置に記憶することが可能な画像処理装置を提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、データ管理システム１は、それぞれがネットワーク２に接続され、画像処理装置であるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ，１００Ｄと、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３００，３００Ａ，３００Ｂと、ファイルサーバ２００と、を含む。

ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、インターネットにゲートウェイを介して接続されている。ネットワーク２は有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、公衆交換電話網（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）を用いたネットワーク、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、インターネットであってもよい。また、ＬＡＮに代えてシリアル通信インターフェースまたはパラレル通信インターフェースで接続するようにしてもよい。

ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂは、一般的なコンピュータである。ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのハードウェ構成および機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂそれぞれは、ＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄを制御するためのドライバプログラムがインストールされており、ＰＣ３００，３００Ａ，３００ＢそれぞれからＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄを遠隔制御することが可能となっている。

ＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄ各々は、原稿を読取るためのスキャナ装置、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成装置およびファクシミリ装置を含み、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能を備えている。なお、本実施の形態においてはＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄを画像処理装置の一例として説明するが、ＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄに代えて、データを記憶するための記憶装置を有していれば、たとえば、プリンタ、ファクシミリ装置、パーソナルコンピュータ等であってもよい。また、ＭＦＰ１００，１００Ａ〜１００Ｄは、構成および機能が同じなので以下の説明では特に言及しない限りＭＦＰ１００を例に説明する。

図２は、ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１１０と、原稿を読み取るための原稿読取部１３０と、原稿を原稿読取部１３０に搬送するための自動原稿搬送装置１２０と、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力する静止画像を用紙等に形成するための画像形成部１４０と、画像形成部１４０に用紙を供給するための給紙部１５０と、ユーザインターフェースとしての操作パネル１６０と、を含む。メイン回路１１０は、ＣＰＵ１１１と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１１２と、ＲＯＭ１１３と、ＲＡＭ１１４と、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）１１５と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６と、ファクシミリ部１１７と、フラッシュメモリ１１８Ａが装着されるカードインターフェース（Ｉ／Ｆ）１１８とを含む。ＣＰＵ１１１は、自動原稿搬送装置１２０、原稿読取部１３０、画像形成部１４０、給紙部１５０および操作パネル１６０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム、またはそのプログラムを実行するために必要なデータを記憶する。ＲＡＭ１１４は、ＣＰＵ１１１がプログラムを実行する際の作業領域として用いられる。また、ＲＡＭ１１４は、原稿読取部１３０から連続的に送られてくる静止画像を一時的に記憶する。

操作パネル１６０は、ＭＦＰ１００の上面に設けられ、表示部１６０Ａと操作部１６０Ｂとを含む。表示部１６０Ａは、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１６０Ｂは、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受付ける。操作部１６０Ｂは、表示部１６０Ａ上に設けられたタッチパネルをさらに含む。

通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ＭＦＰ１００をネットワーク２に接続するためのインターフェースである。ＣＰＵ１１１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してＭＦＰ１００Ａ〜１００Ｄ、ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂまたはファイルサーバ２００との間で通信し、データを送受信する。また、通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ネットワーク２を介してインターネットに接続されたコンピュータと通信が可能である。

ファクシミリ部１１７は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）に接続され、ＰＳＴＮにファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮからファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部１１７は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１６に記憶する、または画像形成部１４０に出力する。画像形成部１４０は、ファクシミリ部１１７により受信されたファクシミリデータを用紙に印刷する。また、ファクシミリ部１１７は、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮに接続されたファクシミリ装置に送信する。

カードＩ／Ｆ１１８は、フラッシュメモリ１１８Ａが装着される。ＣＰＵ１１１は、カードＩ／Ｆ１１８を介してフラッシュメモリ１１８Ａにアクセス可能である。ＣＰＵ１１１は、カードＩ／Ｆ１１８に装着されたフラッシュメモリ１１８Ａに記録されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードして実行する。なお、ＣＰＵ１１１が実行するプログラムは、フラッシュメモリ１１８Ａに記録されたプログラムに限られず、ＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードして実行するようにしてもよい。この場合、ネットワーク２に接続された他のコンピュータが、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムを書換える、または、新たなプログラムを追加して書き込むようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１００が、ネットワーク２に接続された他のコンピュータからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＨＤＤ１１６に記憶するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１が直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図３は、ファイルサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図３を参照して、ファイルサーバ２００は、ファイルサーバ２００の全体を制御するためのＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム等を記憶するためのＲＯＭ２０２と、ＣＰＵ２０１の作業領域として用いられるＲＡＭ２０３と、ファイルサーバ２００をネットワークに接続するためのネットワークＩ／Ｆ２０４と、大容量記憶装置としてのＨＤＤ２０５と、表示部２０６と、ユーザの操作の入力を受付ける操作部２０７とを含む。

図４は、ＭＦＰが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。図４を参照して、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１は、複数種類の処理を実行可能な処理実行部５１と、処理が実行されたことを示す履歴情報をＨＤＤ１１６に記憶する履歴記憶部６３と、履歴情報をファイルサーバ２００に送信する履歴送信部６５と、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータをファイルサーバにアップロードするアップロード部７１と、アップロードされたデータに対するリンクを形成するリンク部８１と、を含む。

処理実行部５１は、遠隔操作を受け付ける遠隔操作受付部５３と、データに画像処理を実行する画像処理部５５と、複数のデータを結合するファイル処理部５７と、データを外部に送信する送信処理部５９と、画像形成部１４０を制御する画像形成処理部６１と、を含む。

遠隔操作受付部５３は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのいずれかから処理を実行するための遠隔操作指示を受信すると、通信Ｉ／Ｆ部１１２から遠隔操作指示を受け付ける。遠隔操作指示は、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータのフォーマットを変換する画像処理を実行させる指示、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータを分割または複数のデータを結合するファイル処理を実行させる指示、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータを外部に送信する送信処理を実行させる指示、ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのいずれかから受信されるプリントデータ、またはＨＤＤ１１６に記憶されているデータを画像形成する画像形成処理を実行させる指示、を含む。遠隔操作受付部５３は、画像処理を実行させる遠隔操作指示を受け付けると、画像処理部５５に遠隔操作指示を出力し、ファイル処理を実行させる遠隔操作指示を受け付けると、ファイル処理部５７に遠隔操作指示を出力し、送信処理を実行させる遠隔操作指示を受け付けると、送信処理部５９に遠隔操作指示を出力し、画像形成処理を実行させる遠隔操作指示を受け付けると、画像形成処理部６１に遠隔操作指示を出力する。

画像処理部５５は、遠隔操作受付部５３または操作部１６０Ｂから画像処理を実行する指示を受け付ける。画像処理部５５は、受け付けられた指示に従ってＨＤＤ１１６に記憶されたデータのうち指示により特定されるデータに指示により特定される画像処理を施す。例えば、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータをフォーマット変換する。なお、ここでは画像処理の一例としてフォーマット変換を例に示すが、画像処理は、画像に含まれる文字を認識しテキストデータに変換する文字認識処理、画像を先鋭化する先鋭化処理、画像の色を補正する色補正処理等、画像に対して実行される処理を含む。

ファイル処理部５７は、遠隔操作受付部５３または操作部１６０Ｂからファイル処理を実行する指示を受け付ける。画像処理部５５は、受け付けられた指示に従ってＨＤＤ１１６に記憶されたデータのうち指示により特定されるデータに指示により特定されるファイル処理を施す。ファイル処理は、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータを分割する処理、複数のデータを結合する処理、データの記憶される位置を変更する処理を含む。

送信処理部５９は、遠隔操作受付部５３または操作部１６０Ｂから送信処理を実行する指示を受け付ける。送信処理部５９は、受け付けられた指示に従ってＨＤＤ１１６に記憶されたデータのうち指示により特定されるデータを指示により特定される送信方法で指示により特定される送信先に送信する。例えば、送信処理部５９は、ＰＣ３００からＨＤＤ１１６に記憶されているデータの閲覧を要求する遠隔操作指示が受信される場合、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータのうち閲覧を要求されたデータをＰＣ３００に送信する。

画像形成処理部６１は、遠隔操作受付部５３または操作部１６０Ｂから画像形成処理を実行する指示を受け付ける。画像形成処理部６１は、受け付けられた指示に従って、データの画像を画像形成部１４０に形成させる。画像形成処理部６１が処理対象とするデータは、遠隔操作指示が入力される場合には、ＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのいずれかから受信されるプリントデータ、またはＨＤＤ１１６に記憶されたデータのうち指示により特定されるデータであり、操作部１６０Ｂから指示が入力される場合にはＨＤＤ１１６に記憶されたデータのうち指示により特定されるデータである。

画像処理部５５、ファイル処理部５７、送信処理部５９および画像形成処理部６１それぞれは、処理を実行したことを示す実績情報を履歴記憶部６３に出力する。実績情報は、処理対象となったデータを識別するためのデータ識別情報と、実行した処理を識別するための処理識別情報と、指示が入力された装置を識別するための装置識別情報を含む。指示が入力された装置を識別するための装置識別情報は、操作部１６０Ｂから指示を受け付ける場合はＭＦＰ１００の装置識別情報であり、遠隔操作受付部５３から遠隔操作指示を受け付ける場合は遠隔操作指示を送信してきた装置の装置識別情報である。

履歴記憶部６３は、画像処理部５５、ファイル処理部５７、送信処理部５９および画像形成処理部６１のいずれかから実績情報が入力されると、実績情報に基づいて履歴レコードを生成し、ＨＤＤ１１６に記憶されている履歴情報９１に追加する。履歴記憶部６３は、処理実行部５１が処理を実行する毎に実績情報が入力され、履歴レコードを生成し、履歴情報９１に追加する。

図５は、履歴情報の一例を示す図である。図５を参照して、履歴情報９１は、複数の履歴レコードを含み、履歴レコードは、Ｎｏ．の項目と、開始日時の項目と、ユーザ名の項目と、内容の項目と、ファイル名の項目と、入力元の項目と、出力先の項目と、操作元の項目と、を含む。Ｎｏ．の項目は、履歴情報を識別するための情報であり、ここでは、シリアル番号が設定される。開始日時の項目は、処理が実行された日付と、時刻とが設定される。ユーザ名の項目は、処理の実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報が設定される。操作部１６０Ｂから操作が受け付けられた場合、ＭＦＰ１００にログインしているユーザのユーザ識別情報を設定し、通信Ｉ／Ｆ部１１２から遠隔操作が受け付けられる場合には、遠隔操作とともに通信Ｉ／Ｆ部１１２により受信されるユーザ識別情報を設定する。

内容の項目は、実行された処理を識別するための処理識別情報を含み、その処理に関する詳細な情報が設定される。例えば、Ｎｏ．の項目が「１」および「３」の履歴レコードそれぞれは、内容の項目においてデータ処理内容に送信処理の処理識別情報である「Ｎｅｔ送信」が設定されており、Ｎｏ．の項目が「２」の履歴レコードは、内容の項目においてデータ処理内容に画像形成処理の処理識別情報である「印刷」が設定されている。

内容の項目において、処理識別情報以外の情報は、例えば、原稿読取部１３０が読み取って出力するデータを処理対象とする場合における原稿のサイズ、データの解像度、サイズ、ファイル形式を含み、画像形成部１４０がデータを処理する場合における出力する部数、出力する用紙のサイズを含み、データを出力する処理における出力するデータのサイズ、解像度、ファイル形式、出力方法等を含む。ファイル名の項目は、処理の対象となったデータを識別するためのデータ識別情報が設定される。データ識別情報は、ＨＤＤ１１６にそれが記憶される位置とデータに付されたファイル名とを含む。ファイル名は、例えば、データが外部から入力される処理の場合は入力されるデータに付されたファイル名であり、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータが処理対象となる場合はＨＤＤ１１６に記憶されたデータに付されたファイル名であり、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力するデータの場合は処理を指示したユーザのユーザ識別情報であり、外部から受信される電子メールに添付されたデータが処理対象となる場合は添付されたデータに付されたファイル名であり、ファクシミリ部１１７が受信するファクシミリデータが処理対象となる場合は送信元の番号である。

入力元の項目は、処理対象となったデータが入力される元の情報が設定される。例えば、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータが処理対象の場合、ＨＤＤ１１６を識別するための情報と、データの直接パスを含むファイル名が設定され、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力するデータが処理対象の場合、原稿読取部１３０に付された記号が設定され、通信Ｉ／Ｆ部１１２が受信したデータが処理対象の場合、データを送信してきた装置の装置識別情報が設定され、ファクシミリ部１１７が受信するデータが処理対象となる場合送信元の電話番号が設定され、フラッシュメモリ１１８Ａに記憶されているデータが処理対象の場合、フラッシュメモリ１１８を識別するための情報と、データに付されたファイル名とが設定される。さらに、入力先に関する情報、例えば、処理対象となるデータを送信してきたＰＣ３００〜３００Ｂの装置識別情報、送信プロトコル等の入力方法、処理対象のデータが記憶されていた位置を示すＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）、電子メールに添付されたデータが処理対象となる場合にはその電子メールの送信者を識別するためのユーザ識別情報を含むようにしても良い。

出力先の項目は、データを出力した先を示す情報が設定される。画像形成処理の場合は画像形成部１４０に付された記号が設定され、データ送信処理の場合はデータを送信した先の電子メールアドレス、ＵＲＬまたは送信先のファクシミリ装置に付された番号が設定され、ＨＤＤ１１６またはフラッシュメモリ１１８Ａに記憶される場合はＨＤＤ１１６またはフラッシュメモリ１１８Ａに付された記号が設定される。

操作元の項目は、遠隔操作指示に従って処理が実行されたか否かを示す操作情報が設定される。指示が操作部１６０Ｂから受け付けられた場合は、ＭＦＰ１００の装置識別情報が設定され、遠隔操作指示に従って処理が実行された場合は遠隔操作指示を送信してきた装置の装置識別情報が設定される。このため、操作元の項目から処理が遠隔操作により実行された処理か否かがわか。

図４に戻って、履歴送信部６５は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００から履歴送信要求を受信すると、通信Ｉ／Ｆ部１１２から履歴送信要求を受け付ける。履歴送信部６５は、履歴送信要求を受け付けると、ＨＤＤ１１６に記憶されている履歴情報９１を通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してファイルサーバ２００に送信する。

ここで、ファイルサーバ２００について説明する。図６は、ファイルサーバが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。図６を参照して、ファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１は、履歴情報の送信を要求するための履歴送信要求を送信する履歴送信要求部２１１と、履歴情報を受信する履歴受信部２１３と、履歴情報を解析する解析部２１５と、解析結果に基づいてデータの送信を要求するための送信指示を送信する送信指示送信部２２５と、データを受信し、ＨＤＤ２０５に記憶するデータ受信部２２７と、記憶されたデータのＵＲＬを含むリンク情報を送信するリンク情報送信部２２９と、を含む。

履歴送信要求部２１１は、ネットワーク２に接続されている装置を検出し、ネットワーク２に接続されている装置のうちからデータを収集する対象となる装置を特定し、特定した装置に履歴情報の送信を要求する。ネットワーク２に接続されている装置を検出するために、例えば、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介してブロードキャストでＰＩＮＧコマンドを送信する。そして、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介してＰＩＮＧコマンドに対する応答を受信すると、その応答を送信してきた装置をネットワーク２に接続されている装置として検出する。ここでは、ファイルサーバ２００は、ＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂをネットワーク２に接続されている装置として検出する。

履歴送信要求部２１１は、ネットワーク２に接続されている装置として検出されたＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのうち新たに検出された装置を、データを収集する対象の装置に特定する。ここでは、ＭＦＰ１００が新たにネットワーク２に接続された場合を例に説明する。この場合、履歴送信要求部２１１は、ＭＦＰ１００がネットワーク２に接続される前に、ネットワーク２に接続されている装置を検出した際に検出したＭＦＰ１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂの装置識別情報をＨＤＤ２０５に記憶している。履歴送信要求２１１は、ＭＦＰ１００が接続される前にネットワーク２に接続されている装置として検出された装置の装置識別情報に基づいて、新たにネットワーク２に接続されたＭＦＰ１００を特定する。そして、履歴送信要求部２１１は、新たにネットワーク２に接続されたＭＦＰ１００を、データを収集する対象の装置に特定し、ＭＦＰ１００に履歴情報の送信を要求するための履歴送信要求を送信する。

上述したように、履歴送信要求を受信したＭＦＰ１００は、それが備えるＨＤＤ１１６に記憶された履歴情報９１を送信するので、履歴受信部２１３は、ネットワークＩ／Ｆ２０４が受信する履歴情報９１を受け付ける。履歴受信部２１３は、履歴情報を解析部２１５に出力する。

解析部２１５は、送信基準判断部２１７と、処理基準判断部２１９と、操作基準判断部２２１と、リンクデータ生成部２２３と、を含む。送信基準判断部２１７は、履歴情報９１のうちに送信処理の処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータをアップロードするか否かを決定する。例えば、送信処理の処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体の半分以上の場合にアップロードすることに決定する。送信基準判断部２１７は、アップロードすることに決定すると、送信指示送信部２２５にアップロード指示を出力する。

送信処理の対象となるデータは、ＭＦＰ１００から送信先の装置に送信され、送信先の装置で処理されるので、ＭＦＰ１００は、送信処理を実行するとデータを送信先の装置に送信しなければならない。例えば、送信処理の処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体の半分以上の場合にＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶するようにすれば、半分以上の送信処理をファイルサーバ２００に実行させることができ、ＭＦＰ１００で実行する必要が無くなる。このため、ＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶することにより、ＭＦＰ１００の負荷を軽減することができる。

なお、ここでは送信基準判断部２１７は、送信処理の実行された回数が実行された処理全体の回数に占める割合に基づいて、ＭＦＰからデータをアップロードするか否かを決定したが、送信処理の対象となったデータがＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータの数に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００からデータをアップロードするか否かを決定するようにしてもよい。

処理基準判断部２１９は、履歴情報９１のうちに画像処理またはファイル処理を識別するための処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータをアップロードするか否かを決定する。例えば、画像処理またはファイル処理の処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体の半分以上あれば、アップロードすることに決定する。処理基準判断部２１９は、アップロードすることに決定すると、送信指示送信部２２５にアップロード指示を出力する。

画像処理またはファイル処理はファイルサーバ２００においても実行することができるので、例えば、画像処理またはファイル処理の処理識別情報を含む履歴レコードの数が全体の半分以上の場合にＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶するようにすれば、半分以上の画像処理またはファイル処理をファイルサーバ２００に実行させることができ、ＭＦＰ１００は実行する必要が無くなる。このため、ＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶することにより、ＭＦＰ１００の負荷を軽減することができる。

なお、ここでは処理基準判断部２１９は、画像処理またはファイル処理が実行された回数が実行された処理全体の回数に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００からデータをアップロードするか否かを決定したが、画像処理またはファイル処理の対象となったデータがＨＤＤ１１６に記憶されているデータの数に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００からデータをアップロードするか否かを決定するようにしてもよい。

操作基準判断部２２１は、履歴情報９１のうちに遠隔操作に従って実行されたことを示す操作情報が設定された履歴レコードの数が全体に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータをアップロードするか否かを決定する。具体的には、操作元の項目にＭＦＰ１００の装置識別情報以外の装置の装置識別情報が設定されている履歴レコードを、遠隔操作に従って実行されたことを示す操作情報が設定された履歴レコードと判断する。例えば、遠隔操作に従って実行されたことを示す操作情報が設定された履歴レコードの数が全体の半分以上あれば、アップロードすることに決定する。操作基準判断部２２１は、アップロードすることを決定すると、送信指示送信部２２５にアップロード指示を出力する。

遠隔操作で実行される処理の対象となるデータは、外部からアクセスされるため、ＭＦＰ１００が通信する負荷が大きい。例えば、遠隔操作に従って実行されたことを示す操作情報が設定された履歴レコードの数が全体の半分以上の場合にＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶するようにすれば、半分以上の処理をファイルサーバ２００に通信させることでき、ＭＦＰ１００は通信する必要が無くなる。このため、ＭＦＰ１００に記憶されているデータをファイルサーバ２００に記憶することにより、ＭＦＰ１００で通信する負荷を軽減することができる。

なお、ここでは操作基準判断部２２１は、遠隔操作による処理が実行された回数が実行された処理全体の回数に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００からデータをアップロードするか否かを決定したが、遠隔操作の対象となったデータがＨＤＤ１１６に記憶されているデータの数に占める割合に基づいて、ＭＦＰ１００からデータをアップロードするか否かを決定するようにしてもよい。

また、送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９および操作基準判断部２２１のいずれかがアップロードすることに決定した場合に、アップロードするようにしたが、送信処理、画像処理、ファイル処理および遠隔操作による処理のうちから選ばれた２以上の処理のいずれかが実行された回数の全体に対する割合に基づいて、アップロードするか否かを判断するようにしてもよい。

リンクデータ生成部２２３は、送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９および操作基準判断部２２１のいずれにおいてもアップロードすることが決定されない場合、履歴情報９１に含まれるすべての履歴レコードそれぞれについて、ファイル名の項目に設定されているデータ識別情報に基づいて、そのデータにアクセスするためのリンクデータを生成し、生成したリンクデータをＨＤＤ２０５に記憶する。ここでは、データ識別情報は、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６における位置と、ファイル名とを含む。リンクデータ生成部２２３は、ＨＤＤ２０５にＭＦＰ１００に割り当てられたフォルダを追加し、そのフォルダの下位にデータ識別情報に含まれる位置に相当するフォルダを生成する。これにより、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に構成されているのと同一のフォルダが、ＨＤＤ２０５の一部に構成される。そして、リンクデータにデータ識別情報に含まれるファイル名を付与し、ＨＤＤ２０５に記憶する。リンクデータ９５は、ＭＦＰ１００に割り当てられたＩＰアドレスと、データ識別情報とを組み合わせたＵＲＬを含む。

送信指示送信部２２５は、解析部２１５に含まれる送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９および操作基準判断部２２１のいずれかからアップロード指示が入力されると、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介して、データを送信させるための送信指示をＭＦＰ１００に送信する。なお、送信の対象となるデータは、ＭＦＰ１００において処理実行部５１により処理の対象となるデータである。たとえば、ＭＦＰ１００のシステムを稼働するためのデータは含まれない。

送信指示を受信したＭＦＰ１００は、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータを送信するので、データ受信部２２７は、ネットワークＩ／Ｆ２０４がＭＦＰ１００から受信するデータを受け付け、受け付けられたデータをＨＤＤ２０５に記憶する。この際、送信指示送信部２２５は、リンクデータ生成部２２３と同様に、ＨＤＤ２０５にＭＦＰ１００に割り当てられたフォルダを追加し、そのフォルダの下位にＭＦＰ１００から受信されたデータのデータ識別情報に含まれる位置に相当するフォルダを生成する。これにより、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に構成されているのと同一のフォルダが、ＨＤＤ２０５の一部に構成される。そして、ＭＦＰ１００から受信されたデータにそのデータのデータ識別情報に含まれるファイル名を付与し、ＨＤＤ２０５に記憶する。

リンク情報送信部２２９は、データ受信部２２７がＨＤＤ２０５にデータを記憶すると、記憶されたデータのＵＲＬを含むリンク情報をＭＦＰ１００にネットワークＩ／Ｆ２０４を介して送信する。

図４に戻って、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１のアップロード部７１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００から送信指示を受信すると、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータを、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してファイルサーバ２００に送信する。そして、アップロード部７１は、リンク部８１にリンク生成指示を出力する。

アップロード部７１が送信したデータを受信するファイルサーバ２００は、上述したように、受信したデータをＨＤＤ２０５に記憶した後、記憶されたデータＵＲＬを含むリンク情報を返信する。

リンク部８１は、リンク情報受信部８３と、リンク生成部８５と、データ削除部８７と、を含む。リンク情報受信部８３は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００からリンク情報を受信すると、リンク情報を受け付け、リンク情報をリンク生成部８５に出力する。リンク生成部８５は、リンク情報に基づいてリンクデータを生成し、ＨＤＤ１１６の対応するデータが記憶されているフォルダにリンクデータを記憶する。これにより、ＨＤＤ１１６にリンクデータ９５が記憶される。リンクデータ９５は、リンク情報に含まれるＵＲＬを含み、そのＵＲＬの最下位の階層に設定されているファイル名で記憶される。リンク情報に含まれるＵＲＬは、ファイルサーバ２００が備えるＨＤＤ２０６に記憶されたデータのＵＲＬであり、ファイル名は、対応するデータに付されたファイル名と同じである。

データ削除部８７は、ＨＤＤ１１６に記憶されているデータ９３を削除する。これにより、ＨＤＤ１１６の記憶容量を多くすることができる。一方、ファイルサーバ２００が備えるＨＤＤ２０４にデータの実態が記憶され、リンクデータ９５によりＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６にデータが仮想的に記憶される。このため、リンクデータ９５からファイルサーバ２００が備えるＨＤＤ２０４に記憶されているデータ２５３にアクセスすることができ、データを取得することができる。

図７は、処理実行処理の流れの一例を示すフローチャートである。処理実行処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が制御プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。制御プログラムはデータ保存プログラムの一部である。図７を参照して、ＣＰＵ１１１は、操作を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ０１）。ユーザが操作部１６０Ｂから入力する操作を受け付けた場合、または、通信Ｉ／Ｆ部１１２がネットワークに接続されたＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのいずれかから遠隔操作を受け付けた場合、操作を受け付けたと判断する。操作を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ０１でＮＯ）、操作を受け付けたならば（ステップＳ０１でＹＥＳ）、処理をステップＳ０２に進める。

ステップＳ０２においては、受け付けられた操作に従って処理を実行する。具体的には、送信処理、画像処理、ファイル処理および画像形成処理のいずれかの処理、または、それらを組み合わせた処理を実行する。次のステップＳ０３においては、履歴レコードを生成する。そして、生成された履歴レコードをＨＤＤ１１６の履歴情報９１に追加して記憶する（ステップＳ０４）。これにより、図５に示した履歴情報９１がＨＤＤ１１６に記憶される。ＭＦＰ１００が処理を実行する毎に履歴レコードが生成され、ＨＤＤ１１６の履歴情報９１に追加して記憶される。

図８は、アップロード処理の流れの一例を示すフローチャートである。ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１がアップロードプログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。アップロードプログラムはデータ保存プログラムの一部である。図８を参照して、ＣＰＵ１１１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００から接続要求を受信するまで待機状態となり（ステップＳ１１）、接続要求を受信したならばファイルサーバ２００とセッションを確立し、処理をステップＳ１２に進める。すなわち、アップロード処理は、ファイルサーバ２００から接続要求を受信することを条件に実行される処理である。

ステップＳ１２においては、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００から履歴送信要求を受信したか否かを判断する。履歴送信要求を受信したならば処理をステップＳ１２に進めるがそうでなければ処理をステップＳ２０に進める。

ステップＳ１３においては、ＨＤＤ１１６に記憶されている履歴情報９１を通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してファイルサーバ２００に送信する。そして、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００から送信指示を受信したか否かを判断する（ステップＳ１４）。送信指示を受信したならば処理をステップＳ１５に進めるが、そうでなければステップＳ１５をスキップして処理をステップＳ１６に進める。ステップＳ１５においては、送信指示に含まれるデータ識別情報で特定されるデータをＨＤＤ１１６から読出し、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してファイルサーバ２００に送信する。データを受信したファイルサーバ２００は、受信したデータをＨＤＤ２０５に記憶する。したがって、ファイルサーバ２００にデータがコピーされる。

ステップＳ１６においては、通信Ｉ／Ｆ部１１２がファイルサーバ２００からリンク情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ１３）。リンク情報を受信したならば処理をステップＳ１７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２０に進める。ステップＳ１７においては、リンク情報に基づいてリンクデータを生成し、生成されたリンク情報をＨＤＤ１１６に記憶する（ステップＳ１８）。リンクデータは、リンク情報に含まれるＵＲＬを含み、ステップＳ１５において送信したデータと同じファイル名である。リンク情報に含まれるＵＲＬは、ファイルサーバ２００においてＨＤＤ２０５に記憶されたデータが記憶される位置を含む。これにより、ステップＳ１５においてファイルサーバ２００に送信し、ファイルサーバ２００が備えるＨＤＤ２０５に記憶されたデータとのリンクが形成され、そのデータがＭＦＰ１００の備えるＨＤＤ１１６に仮想的に記憶される。

次のステップＳ１９においては、ステップＳ１５において送信したデータをＨＤＤ１１６から削除する。削除の対象となるデータと同じデータがファイルサーバ２００のＨＤＤ２０５に記憶されており、そのデータにアクセスするためのリンクデータ９５がＨＤＤ１１６に記憶されている。このためＨＤＤ１１６に記憶されているデータを削除した後であっても、ステップＳ１８においてＨＤＤ１１６に記憶されたリンクデータ９５に基づいて、ファイルサーバ２００のＨＤＤ２０５に記憶されているデータにアクセスすることができる。

ステップＳ２０においては、ファイルサーバ２００との接続が切断されたか否かを判断する。ファイルサーバ２００との接続が切断されたならば処理を終了するが、そうでなければ処理をステップＳ１４に戻す。

図９は、データ収集処理の流れの一例を示すフローチャートである。データ収集処理は、ファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１がデータ収集プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１により実行される処理である。データ収集プログラムは、データ保存プログラムの一部である。

図９を参照して、ＣＰＵ２０１は、ネットワーク２に接続されている装置を検出する（ステップＳ２１）。例えば、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介してブロードキャストでＰＩＮＧコマンドを送信し、ＰＩＮＧコマンドに対する応答を受信すると、その応答を送信してきた装置をネットワーク２に接続されている装置として検出する。ここでは、ファイルサーバ２００は、ＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂがネットワーク２に接続されている装置として検出する。そして、検出された装置を登録する（ステップＳ２２）。ここでは、検出された装置の装置識別情報をＨＤＤ１１６に記憶する。

次のステップＳ２３においては、ステップＳ２１において検出されたＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂのうちから１つを処理対象の装置に選択する。そして、選択された装置が新規に登録された装置か否かを判断する（ステップＳ２４）。新規に登録された装置ならば処理をステップＳ２５に進め、そうでなければ処理をステップＳ３７に進める。したがって、ステップＳ２５以降の処理は、新規に登録された装置に対して実行されるので、ネットワーク２に装置が新たに接続された場合、またはファイルサーバ２００がネットワーク２に新たに接続された場合に、ステップＳ２５以降の処理が実行される。

例えば、ＭＦＰ１００が新たにネットワーク２に接続されたとすると、ＭＦＰ１００がネットワーク２に接続される前に、データ収集処理が実行された段階で、ＭＦＰ１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂの装置識別情報がＨＤＤ２０５に記憶されている。ステップＳ２３において処理対象に選択された装置識別情報が、ＭＦＰ１００がネットワーク２に接続される前に、データ収集処理が実行された段階で、ＨＤＤ２０５に記憶された装置識別情報のうちに存在しなければ、新規に登録された装置と判断する。以下、ＭＦＰ１００が新規に登録された装置と判断された場合を例に説明する。

ステップＳ２５においては、ステップＳ２３において処理対象に選択された装置、ここではＭＦＰ１００と接続する。そして、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介して履歴送信要求を送信する（ステップＳ２６）。履歴送信要求を受信したＭＦＰ１００は、履歴情報９１を送信してくるので、その履歴情報９１を受信する（ステップＳ２７）。

そして、受信された履歴情報９１に基づいて解析処理を実行する。解析処理については後述するが、処理対象であるＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に記憶されているデータをアップロードするか否かを判断する処理であり、アップロードすると判断した場合に、アップロードフラグをＯＮに設定し、アップロードしないと判断した場合に、アップロードフラグをＯＦＦに設定する。

ステップＳ２９においては、アップロードフラグの状態により処理を分岐させる。アップロードフラグがＯＮに設定されていれば処理をステップＳ３０に進め、ＯＦＦに設定されていれば処理をステップＳ３４に進める。

ステップＳ３０においては、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介して処理対象であるＭＦＰ１００に送信指示を送信する。履歴情報に含まれる複数の履歴レコードのうちか１つを処理対象に選択し、選択された履歴レコードのファイル名の項目に設定されているデータ識別情報を含む送信指示を送信する。そして、データを受信するまで待機状態となり（ステップＳ３１でＮＯ）、データを受信すると処理をステップＳ３２に進める。

ステップＳ３２においては、受信されたデータをＨＤＤ２０５に記憶する。ＨＤＤ２０５に処理対象であるＭＦＰ１００に対して割り当てるための領域を生成し、生成された領域に、履歴情報に含まれる履歴レコードのファイル名の項目に設定されているデータ識別情報で特定されるフォルダを生成する。これにより、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６が有するフォルダ構成と同一のフォルダ構成がＨＤＤ２０５の一部に構成される。そして、生成したフォルダに、データを記憶する。

ステップＳ３３においては、ＨＤＤ２０５にデータが記憶されると、記憶されたデータのＵＲＬを含むリンク情報をＭＦＰ１００にネットワークＩ／Ｆ２０４を介して送信する。次のステップＳ３６においては、ステップＳ２７において受信された履歴情報９１に含まれる履歴レコードのうちに、ステップＳ３０において処理対象に選択されていない履歴レコードが存在するか否かを判断する。処理対象に選択されていない履歴レコードが存在するならば処理をステップＳ３０に戻し、存在しなければ処理をステップＳ３７に進める。

一方、ステップＳ３４においては、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に記憶されたデータをアップロードしないことが決定されたので、ステップＳ２７において受信された履歴情報９１に含まれるすべての履歴レコードそれぞれについて、ファイル名の項目に設定されているデータ識別情報のデータにリンクするためのリンクデータを生成する（ステップＳ３４）。リンクデータは、データ識別情報で特定されるデータのＵＲＬを含み、データ識別情報に含まれるファイル名が付与される。

そして、生成されたリンクデータをＨＤＤ２０５に記憶（ステップＳ３５）し、処理をステップＳ３６に進める。リンクデータを記憶する際、ＨＤＤ２０５に処理対象であるＭＦＰ１００に対して割り当てるための領域を生成し、生成された領域に、履歴レコードのファイル名の項目に設定されているデータ識別情報で特定されるフォルダを生成する。これにより、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６が有するフォルダ構成と同一のフォルダ構成がＨＤＤ２０５の一部に構成される。そして、生成したフォルダにリンクデータを記憶する。

ステップＳ３７においては、ステップＳ２５において接続したＭＦＰ１００と切断し、処理をステップＳ３８に進める。ステップＳ３８においては、ステップＳ２３において処理対象に選択されていない装置が存在するか否かを判断する。処理対象に選択されていない装置が存在するならば処理をステップＳ２３に戻し、存在しなければ処理を終了する。

図１０は、解析処理の流れの一例を示すフローチャートである。解析処理は、図９のステップＳ２８において実行される処理である。図１０を参照して、ＣＰＵ２０１は、履歴情報９１に含まれる複数の履歴レコードを、処理内容の項目に設定されている処理識別情報毎に集計し、データ送信処理の処理識別情報が設定されている履歴レコードの数が全履歴レコード数に占める割合が、所定のしきい値Ｔ１以上か否かを判断する（ステップＳ４１）。送信処理の割合がしきい値Ｔ１以上ならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４２に進める。

ステップＳ４２においては、履歴情報９１に含まれる複数の履歴レコードを、処理内容の項目に設定されている処理識別情報毎に集計し、画像処理およびファイル処理の処理識別情報が設定されている履歴レコードの数が全履歴レコード数に占める割合が、所定のしきい値Ｔ２以上か否かを判断する。画像処理およびファイル処理の割合がしきい値Ｔ２以上ならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４３に進める。

ステップＳ４３においては、履歴情報９１に含まれる複数の履歴レコードを、処理内容の項目に設定されている処理識別情報毎に集計し、遠隔操作による処理が設定されている履歴レコードの数が全履歴レコード数に占める割合が、所定のしきい値Ｔ３以上か否かを判断する。遠隔操作による処理の割合がしきい値Ｔ３以上ならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４５に進める。

ステップＳ４４においては、アップロードフラグをＯＮに設定し、処理をデータ収集処理に戻す。一方、ステップＳ４５においては、アップロードフラグをＯＦＦに設定し、処理をデータ収集処理に戻す。

なお、ここでは、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されている処理対象となるデータのすべてをアップロードするようにしたが、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６が複数の記憶領域を有する場合には、複数の記憶領域ごとにアップロードするか否かを判断し、アップロードすることが決定された記憶領域に記憶されているデータのみをアップロードするようにしてもよい。

さらに、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータごとに、アップロードするか否かを判断し、アップロードすることが決定されたデータのみをアップロードするようにしてもよい。この場合、履歴情報９１のうちデータのデータ識別情報を含む履歴レコードの数に対する、送信処理、画像処理、ファイル処理および遠隔操作による処理が実行された回数の割合に基づいて、アップロードするか否かを判断する。

図１１は、ＭＦＰが備えるＨＤＤのアップロード前におけるフォルダ構成の一例を示す図である。図１２は、ＭＦＰが備えるＨＤＤのアップロード後におけるフォルダ構成の一例を示す図である。図１３は、ファイルサーバが備えるＨＤＤのアップロード後におけるフォルダ構成の一例を示す図である。まず、図１１および図１３を参照して、アップロード後に、ファイルサーバ２００のＨＤＤ２０７には、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に構成されていたフォルダ構成と同一のフォルダ構成が生成される。次に、図１１〜図１３を参照して、例えば、ファイル名が「ファイルＡ１」のデータは、アップロード前においては、その実態がＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６のフォルダＡＡに記憶されている。このデータは、ファイルサーバ２００にアップロードされないので、アップロード後に、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６にデータの実態が記憶され、ファイルサーバ２００のＨＤＤ２０５にＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているデータにアクセスするためのリンクデータが記憶される。

また、ファイル名が「ファイルＡ２」のデータは、アップロード前においては、その実態がＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６のフォルダＡＡに記憶されている。このデータは、ファイルサーバ２００にアップロードされるので、アップロード後に、ファイルサーバ２００のＨＤＤ２０５にデータの実態が記憶され、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６にファイルサーバ２００のＨＤＤ２０５に記憶されたデータにアクセスするためのリンクデータが記憶される。

このため、ファイルサーバ２００のＨＤＤ１１６と、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６のいずれにアクセスする場合であっても、同一のデータにアクセスすることができる。

＜変形例＞
上述した実施の形態におけるデータ管理システム１においては、ファイルサーバ２００において、ネットワーク２に接続されたＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂそれぞれに記憶されたデータをファイルサーバ２００にアップロードするか否かを判断するようにしたが、変形例においては、ファイルサーバ２００でなく、ＭＦＰ１００、１００Ａ〜１００ＤおよびＰＣ３００，３００Ａ，３００Ｂそれぞれにおいて、ファイルサーバ２００にアップロードするか否かを判断するようにしたものである。

以下、上述したデータ管理システム１と異なる点を主に説明する。図１４は、変形例におけるＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の機能の概要を示す機能ブロック図である。図４に示した機能ブロック図と比較して、ＣＰＵ１１１Ａが履歴送信部６５を有しない点、および解析部２１５Ａを有する点で異なる。解析部２１５Ａは、送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９、操作基準判断部２２１およびリンク情報送信部２２３Ａを含む。送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９および操作基準判断部２２１は、図６に示したそれらと同じである。

リンク情報送信部２２３Ａは、送信基準判断部２１７、処理基準判断部２１９および操作基準判断部２２１のいずれにおいてもアップロードすることが決定されない場合、履歴情報９１に含まれるすべての履歴レコードそれぞれについて、ファイル名の項目に設定されているデータ識別情報のデータのＵＲＬを含むリンク情報を、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してファイルサーバ２００に送信する。

図１５は、変形例におけるファイルサーバが備えるＣＰＵの機能の概要を示す機能ブロック図である。図１５を参照して、変形例におけるファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１Ａは、リンク情報受信部２３１と、データ受信部２２７と、リンク情報送信部２２９と、を含む。データ受信部２２７とリンク情報送信部２２９とは、図６に示したそれらと同一なのでここでは説明を繰り返さない。

リンク情報受信部２３１は、ネットワークＩ／Ｆ２０４がＭＦＰ１００からリンク情報を受信すると、受信されたリンク情報に基づいてリンクデータを生成し、ＨＤＤ２０５の対応するデータが記憶されているフォルダにリンクデータを記憶する。これにより、ＨＤＤ２０５にリンクデータ２５１が記憶される。具体的には、リンク情報を送信してきたＭＦＰ１００に対して割り当てるための領域をＨＤＤ２０５に生成し、生成された領域に、リンク情報に含まれるＵＲＬから特定されるフォルダを生成する。リンク情報に含まれるＵＲＬは、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に記憶されたデータのＵＲＬである。これにより、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に構成されているフォルダと同一のフォルダ構成がＨＤＤ２０５の一部に構成される。そして、リンク情報に含まれるＵＲＬを含み、そのＵＲＬの最下位の階層に設定されているファイル名のリンクデータをフォルダに記憶する。

以上説明したように、本実施の形態におけるデータ管理システム１は、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に記憶されたデータに、そのデータに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴レコードを含む履歴情報９１が記憶されており、ファイルサーバ２００またはＭＦＰ１００において履歴情報９１が解析され、解析結果に基づいて、ＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６に記憶されたデータがファイルサーバ２００にアップロードされる。データに対して実行された処理に基づいてファイルサーバ２００とＭＦＰ１００とのいずれにデータを記憶するかが決定されるので、実行されることが予想される処理を実行するのに適した位置にデータを記憶することができる。

また、送信処理を識別するための処理識別情報を含む履歴レコードの数が履歴情報９１に含まれる履歴レコードの数に占める割合が所定の値Ｔ１以上ならば、データをファイルサーバ２００にアップロードするので、外部に送信する処理をファイルサーバ２００で実行するようにして、ＭＦＰ１００の負荷を低減することができる。

また、画像処理またはファイル処理を識別するための処理識別情報を含む履歴レコードの数が履歴情報９１に含まれる履歴レコードの数に占める割合が所定の値Ｔ２以上ならば、データをファイルサーバ２００にアップロードするので、画像処理およびファイル処理をファイルサーバ２００で実行するようにして、ＭＦＰ１００の負荷を低減することができる。

また、データに対して実行される処理が遠隔操作により実行されたことを示す履歴レコードの数が履歴情報９１に含まれる履歴レコードの数に占める割合が所定の値Ｔ３以上ならば、データをファイルサーバ２００にアップロードするので、遠隔操作による処理をファイルサーバ２００で実行するようにして、ＭＦＰ１００の負荷を低減することができる。

また、送信処理を識別するための処理識別情報を含む履歴レコードの数、画像処理またはファイル処理を識別するための処理識別情報を含む履歴レコードの数、またはデータに対して実行される処理が遠隔操作により実行されたことを示す履歴レコードの数のいずれもが履歴情報９１に含まれる履歴レコードの数に占める割合が所定の値より小さければ、データをＭＦＰ１００で処理する割合が多いため、ＭＦＰ１００に記憶される。この場合にファイルサーバ２００にデータを記憶してしまうと、ＭＦＰ１００に記憶する場合に比較して、データを処理するためにＭＦＰ１００にデータを送信する回数が増えてしまう。このため、ＭＦＰ１００の処理が増大するとともに、ネットワーク資源が浪費される。したがって、本実施の形態におけるデータ管理システムによれば、効率の良い位置にデータを記憶することができる。

なお、上述した実施の形態においては、データ管理システム１について説明したが、図７〜図１０に示した処理を実行するためのデータ保存方法または、データ保存方法をコンピュータに実行させるためのデータ保存プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでも無い。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

＜付記＞
（１） 前記画像処理装置に記憶されていたデータのうち前記サーバにアップロードされた前記データに代えて、前記サーバに記憶された前記データにアクセスするためのリンクデータを記憶するステップを、さらに含む請求項７に記載のデータ保存方法。
（２） 前記解析するステップは、データを外部に送信する処理を識別するための処理識別情報を含む履歴情報に基づいて、アップロードするか否かを決定するステップを含む、請求項７に記載のデータ保存方法。
（３） 前記解析するステップは、画像処理またはファイル処理を識別するための処理識別情報を含む履歴情報に基づいて、アップロードするか否かを決定する、請求項７に記載のデータ保存方法。
（４） 前記画像処理装置において、遠隔操作を受信するステップを、さらに含み、
前記履歴情報は、データに対して実行された処理が前記受信された遠隔操作に従って実行されたか否かを示す操作情報がさらに関連付けられており、
前記解析するステップは、前記遠隔操作に従って実行されたことを示す操作情報が関連付けられた履歴情報に基づいて、アップロードするか否かを判断する、請求項７に記載のデータ保存方法。
（５） 前記画像処理装置は、データを複数の領域に分類して記憶しており、
前記解析するステップは、前記画像処理装置に記憶されるデータが記憶される領域毎に、該領域に記憶されているデータをアップロードするか否かを判断するステップを含む、請求項７に記載のデータ保存方法。

本発明の実施の形態の１つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。 ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 ファイルサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 ＭＦＰが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。 履歴情報の一例を示す図である。 ファイルサーバが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。 処理実行処理の流れの一例を示すフローチャートである。 アップロード処理の流れの一例を示すフローチャートである。 データ収集処理の流れの一例を示すフローチャートである。 解析処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ＭＦＰが備えるＨＤＤのアップロード前におけるフォルダ構成の一例を示す図である。 ＭＦＰが備えるＨＤＤのアップロード後におけるフォルダ構成の一例を示す図である。 ファイルサーバが備えるＨＤＤのアップロード後におけるフォルダ構成の一例を示す図である。 変形例におけるＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の概要を示す機能ブロック図である。 変形例におけるファイルサーバが備えるＣＰＵの機能の概要を示す機能ブロック図である。

符号の説明

１ データ管理システム、２ ネットワーク、５１ 処理実行部、５３ 遠隔操作受付部、５５ 画像処理部、５７ ファイル処理部、５９ 送信処理部、６１ 画像形成処理部、６３ 履歴記憶部、６５ 履歴送信部、７１ アップロード部、８１ リンク部、８３ リンク情報受信部、８５ リンク生成部、８７ データ削除部、１００，１００Ａ〜１００Ｄ ＭＦＰ、１１０ メイン回路、１１１ ＣＰＵ、１１２ 通信Ｉ／Ｆ部、１１６ ＨＤＤ、１１８ カードＩ／Ｆ、１１８Ａ フラッシュメモリ、１３０ 原稿読取部、１４０ 画像形成部、１６０ 操作パネル、１６０Ａ 表示部、１６０Ｂ 操作部、２００ ファイルサーバ、２０１ ＣＰＵ、２０４ ネットワークＩ／Ｆ、２０５ ＨＤＤ、２０６ 表示部、２０７ 操作部、２１１ 履歴送信要求、２１１ 履歴送信要求部、２１３ 履歴受信部、２１５，２１５Ａ 解析部、２１７ 送信基準判断部、２１９ 処理基準判断部、２２１ 操作基準判断部、２２３ リンクデータ生成部、２２３Ａ リンク情報送信部、２２５ 送信指示送信部、２２７ データ受信部、２２９ リンク情報送信部、２３１ リンク情報受信部、２５１ リンクデータ、２５３ データ、３００，３００Ａ，３００Ｂ ＰＣ。

Claims (9)

1. 互いに通信可能なサーバと画像処理装置とを含むデータ管理システムであって、
   前記画像処理装置は、データを記憶するデータ記憶手段と、
   前記データ記憶手段に記憶されたデータに対して処理を実行する処理実行手段と、
   前記データ記憶手段に記憶されたデータに、該データに対して前記処理実行手段により実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を記憶する履歴記憶手段と、を備え、
   前記サーバおよび前記画像処理装置のいずれかは、前記履歴記憶手段に記憶された履歴情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段による解析結果に基づいて、前記データ記憶手段に記憶されたデータを前記サーバにアップロードするアップロード手段と、を備え、
   前記解析手段は、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、前記所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定する、データ管理システム。
2. 前記処理実行手段は、データを外部に送信する処理を実行する送信手段を含み、
   前記所定の処理は、前記送信手段が送信する処理である、請求項１に記載のデータ管理システム。
3. 前記処理実行手段は、データに対して画像処理またはファイル処理を実行する画像処理手段を含み、
   前記所定の処理は、前記画像処理手段が実行する画像処理またはファイル処理である、請求項１または２に記載のデータ管理システム。
4. 前記画像処理装置は、遠隔操作を受信する遠隔操作受信手段をさらに備え、
   前記履歴記憶手段は、前記データ記憶手段に記憶されたデータに対して、前記処理実行手段により実行される処理が前記受信された遠隔操作に従って実行されたか否かを示す操作情報をさらに関連付けて記憶し、
   前記所定の処理は、前記遠隔操作に従って実行された処理である、請求項１〜３のいずれかに記載のデータ管理システム。
5. 前記データ記憶手段は、データを記憶するための複数の領域を含み、
   前記解析手段は、前記複数の領域毎に、該領域に記憶されているデータをアップロードするか否かを決定する、請求項１〜４のいずれかに記載のデータ管理システム。
6. 前記画像処理装置は、前記データ記憶手段に記憶されていたデータのうち前記アップロード手段により前記サーバにアップロードされた前記データに代えて、前記サーバに記憶された前記データにアクセスするためのリンクデータを記憶するリンク手段を、さらに備えた請求項１〜５のいずれかに記載のデータ管理システム。
7. 互いに通信可能なサーバと画像処理装置とを含むデータ管理システムにおいて実行されるデータ保存方法であって、
   前記画像処理装置に記憶されたデータに、該データに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を取得するステップと、
   前記取得された履歴情報を解析するステップと、
   前記解析するステップにおける解析結果に基づいて、前記画像処理装置から前記画像処理装置に記憶されたデータを前記サーバにアップロードするステップと、
   前記アップロードされたデータを記憶するステップと、を含み、
   前記解析するステップは、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、前記所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定するステップを含むデータ保存方法。
8. 画像処理装置と通信可能なサーバで実行されるデータ保存プログラムであって、
   前記画像処理装置に記憶されたデータに、該データに対して実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を取得するステップと、
   前記取得された履歴情報を解析するステップと、
   前記解析するステップにおける解析結果に基づいて、前記画像処理装置から前記画像処理装置に記憶されたデータをアップロードさせるステップと、
   前記アップロードされたデータを記憶するステップと、を前記サーバに実行させ、
   前記解析するステップは、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、前記所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定するステップを含むデータ保存プログラム。
9. サーバと通信可能な画像処理装置であって、
   データを記憶するデータ記憶手段と、
   前記データ記憶手段に記憶されたデータに対して処理を実行する処理実行手段と、
   前記データ記憶手段に記憶されたデータに、該データに対して前記処理実行手段により実行された処理を識別するための処理識別情報を関連付けた履歴情報を記憶する履歴記憶手段と、
   前記履歴記憶手段に記憶された履歴情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段による解析結果に基づいて、前記データ記憶手段に記憶されたデータを前記サーバにアップロードするアップロード手段と、を備え、
   前記解析手段は、所定の処理が実行された回数の全処理が実行された回数に占める割合が所定のしきい値を超える場合、または、前記所定の処理が実行されたデータの数の全処理が実行されたデータ数に占める割合が所定のしきい値を超える場合に、アップロードすると決定する、画像処理装置。
   

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