JP4415226B2 - 電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会社の業務を遂行するデータベースを備えたコンピュータシステムを用いて、企業の得意先の詳細な顧客情報データの収集とその活用を有効に管理する管理資料作成手段を備えた顧客管理制御装置に関し、とくにその作成資料の中でメール送信アプリケーションに連動して、電子メール一括送信が可能な顧客管理制御装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
顧客管理業務において、各企業の営業方針に基づいて、それぞれ構築した業務プログラムにより資料を作成し、顧客に対してその資料情報を提供する手段として、従来からダイレクトメールが大きな位置を占めていた。このダイレクトメールを発送するために、宛名をシールに印刷する機能を持ったアプリケーションは従来より存在していた。
【０００３】
しかし、ダイレクトメールという手段は、内容文書のコスト、送信費のコスト、発送労力のコスト等を始め、環境問題の一環としてペーパーレス社会への移行により、最近では新しい通信手段であるインターネットメールによる顧客への情報提供が増加しつづけている。
【０００４】
しかしながら、顧客を管理するアプリケーションと、メールを送受信するアプリケーション（市販されているアプリケーションが通常使用されている）とは全く個々に独立しているため、顧客を管理しているアプリケーション側で情報を提供したい顧客を抽出した場合にも、メール送受信アプリケーションにおいては、その顧客のメールアカウントを登録しなおす必要があった。また、一度構築した資料作成のための業務プログラムも新しく更新することは多大のコストを必要とした。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は前述した点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、顧客管理制御装置において、顧客管理に関して各企業が最も必要とする適切な管理資料を、利用者が設計作成すると共に、顧客情報の一つとしてメールアカウントを登録することで、顧客を任意に抽出した際のメールアカウントの情報がメールを送受信するアプリケーションの送信先の設定へダイレクトに指定が可能とするようにすることにある。
【０００６】
このようにして、電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置を提供することである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するため、本発明の電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置は、企業業務の各種の業務プログラムからなる基幹業務を遂行する業務処理制御端末部と、その業務プログラムの処理に必要なデータベース群からなるデータベース部と、を少なくとも備えるコンピュータシステムにおいて、企業が収集した得意先の顧客情報データを、その利用者又はオペレータの設定した抽出条件により作成する管理資料作成手段と、該管理資料作成手段で作成されたメールアカウントを任意に抽出し、抽出されたメールアカウントの中から利用者又はオペレータにより選択された複数のメールアカウントに宛てて電子メールを作成し一括して送信する電子メール送信手段と、を少なくとも備えた顧客管理制御装置であって、
前記データベース部は、得意先の顧客名、住所、電話番号、ＦＡＸ、担当者を含む基本的顧客情報テーブルと、その購買履歴情報テーブルと、得意先の担当者写真、役職、所属、生年月日、携帯電話番号、Ｅ−ｍａｉｌ、趣味、家族の記入項目を含む付加情報テーブルと、からなる顧客管理用データベースと、
前記顧客管理用データベースに顧客情報データを登録するため設定されたデータ入力登録画面毎に、その識別番号と管理項目群とそれらの名称、入力桁、属性との記録を含む入力設定項目管理テーブルと、前記管理項目群の配置と入力順を設定した入力画面レイアウト管理テーブルとからなる登録画面用データベースと、をさらに備え、
前記管理資料作成手段は、利用者が作成しようとする集計の対象や条件を定めて帳票パターンを作成し、前記登録画面用データベースに登録し、その中の一つを選択する帳票パターン作成登録・選択手段と、集計する条件を管理項目群から選んで設定する検索条件設定手段と、集計データの出力並び順を管理項目のいずれかに基づいて設定する出力データ並び順設定手段と、顧客情報集計データ表示画面上部の左から順番に並べる選択管理項目名とその順序を設計する表示項目設定手段と、を含み、
前記電子メール送信手段は、前記表示項目設定手段における選択管理項目中に「Ｅ−ｍａｉｌ」の項目を入れて、検索条件設定に合致したリストの集計データが作成されたとき、この顧客リストの集計データの中にメールアドレス属性を有する得意先があれば、顧客情報集計データ表画面の所定の位置にメール送信ボタンが表示されるメール送信ボタン表示手段と、前記メールアドレス属性のある顧客リストの欄にはチェック符号が付され、前記メール送信ボタンが押されれば、前記入力設定項目管理テーブルの識別番号より管理項目の属性を検索してメールアドレスを読み出し、そのメールアドレスを設定した状態でメール送信アプリケーションを起動するメール送信アプリケーション連動手段と、を含むことを特徴とする。
【０００９】
また、前記基幹業務は、少なくとも販売・仕入業務プログラムであることを特徴とする。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。
【００１１】
図１は本発明の顧客管理制御装置１００のブロック構成図である。
【００１２】
ここで、１，２は業務処理制御端末部、４はデータベース部、５はローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、６はデータベースサーバである。
【００１３】
また、端末部１，２はそれぞれ市販のオペレーティングシステム（ＯＳ）で制御され、それぞれ企業の基幹業務、例えば販売・仕入管理業務プログラム、財務会計管理業務プログラムなどの各種の業務プログラムがロードされている。
【００１４】
その中で端末部１は、顧客管理業務プログラム１１が起動されており、販売・仕入管理業務プログラム１２及びその他の業務プログラム１３が起動可能の状態であることを示している。
【００１５】
データベース部４は、サーバ６に制御され、その中に顧客管理用データベース４１、登録画面用データベース４２、販売・仕入管理用データベース４３、その他の業務用データベース４４からなる。発明の詳細な説明の都合上前記それぞれのデータベース４１，４２，４３を区分したが同一のデータベースに格納されていてもよい。
【００１６】
ここで、顧客管理用データベース４１は、通常の基本的な顧客情報テーブル４１ａ、それらの顧客の購買履歴情報テーブル４１ｂ、顧客とのコミュニケーションをより深めて、営業活動を効率的にするための少なくとも得意先の担当者の写真、役職、所属、生年月日、携帯電話番号、メールアドレス、趣味、家族等の入力項目が設けられ、それらに入力されたデータを記録した付加情報テーブル４１ｃよりなる。
【００１７】
また、登録画面用データベース４２は、前記顧客管理用データベース４１の各テーブル４１ａ，４１ｂ，４１ｃに顧客情報データを登録するため設定されたデータ入力登録画面を記録するデータベースであり、入力設定項目管理テーブル４２ａと入力画面レイアウト管理テーブル４２ｂとからなる。
【００１８】
ここで、入力設定項目管理テーブル４２ａは、前記データ入力登録画面毎に、その識別番号と画面中に設定した管理項目群と、それらの名称・入力桁・属性との記録を含んでいる。
【００１９】
また、入力画面レイアウト管理テーブル４２ｂは、前記管理項目群の配置と入力順を設定した記録を含んでいる。
【００２０】
次に、端末部１の顧客管理業務プログラム１１は少なくとも管理資料作成手段１１ａと電子メール送信手段１１ｍよりなる。
【００２１】
管理資料作成手段１１ａは少なくとも帳票パターン作成登録選択手段１１ｇと検索条件設定手段１１ｈと、出力データ並び順設定手段１１ｉと、出力データ表の表示項目設定手段１１ｊを含んでいる。
【００２２】
ここで、帳票パターン作成登録選択手段１１ｇは、この実施例では顧客の在住する都道府県地区毎に分割して、地区毎の地区在住者リストの集計データを作成し、登録画面用データベース４２に登録し、リスト群の一つを選択する手段、検索条件設定手段１１ｈは、集計する条件を、在住地区を含めて複数の条件を設定して検索を必要最小限にする手段、出力データ並び順設定手段１１ｉは、集計データの出力並び順と管理項目のいずれかを選択して、そのデータに基づいた昇順を設定する手段、表示項目設定手段１１ｊは、顧客情報集計データ表画面或は印刷出力画面上部の左から順番に並べる選択管理項目名とその順序を設計する手段である。
【００２３】
次に、電子メール送信手段１１ｍはメール送信ボタン表示手段１１ｘとメール送信アプリケーション連動手段１１ｙとからなる。
【００２４】
ここで、メール送信ボタン表示手段１１ｘは、前記表示項目設定手段における選択管理項目中に「Ｅ−ｍａｉｌ」或は「メールアカウント」等の項目を入れて地区在住者リストの集成データが作成されたとき、この顧客リスト集計データ中にメールアドレス属性を有する得意先があれば、顧客情報集計データ表画面の所定の位置にそれらを一括して送信するためのメール送信ボタンが表示される手段である。
【００２５】
また、メール送信アプリケーション連動手段１１ｙは、前記メールアドレス属性のある顧客リストの欄には、チェック符号が付され、前記メール送信ボタンが押されれば、前記入力設定項目管理テーブル４２ａの前記識別番号より管理項目の属性を検索してメールアドレスを読み出し、そのメールアドレスを設定した状態でメール送信アプリケーションを起動する手段である。
【００２６】
次に、この顧客管理業務プログラム１１が起動している本発明の顧客管理制御装置１００の動作の流れを図２、図３に基づき説明する。
【００２７】
図２は管理資料作成の流れ図を示し、まず、各地区在住者を集計の対象とした帳票パターンの場合は、その地区毎に顧客を分類してそれぞれ地区在住者リストを作成し登録画面用データベース４２に登録し、その中から利用したい帳票パターンを一つ選択する（Ｓ２１）（帳票パターン作成登録・選択手段１１ｇ）。
【００２８】
この具体的な実施例を図４に示す。図４において（ａ）は帳票パターンの集計の対象が地区在住者に分類したときの例で示される。図４（ａ）ではすでに東京、千葉、埼玉などが登録されていて、東京が選択されている状態を示す。新規に帳票パターンを作成したいときは、（ａ）の画面の「新規」ボタンを押し、図４（ａ′）により作成する。
【００２９】
次に、選択したその帳票パターン表を、さらに効率的な営業用資料とするため、集計条件を設定する（Ｓ２２）（検索条件設定手段１１ｈ）。
【００３０】
この具体的な実施例を図４（ｂ）に示す。（ｂ）は東京在住者リストの中で顧客情報の住所が東京×××と部分一致するものを検索条件の一つとした例を示す。
【００３１】
次に、さらに、その帳票パターン表を、分析しやすくするように出力データの並び順を設定する（Ｓ２３）（出力データ並び順設定手段１１ｉ）。
【００３２】
この具体的な実施例を図４（ｃ）に示す。（ｃ）は東京在住者リストの中で、その出力データの並び順を設定する画面である。ここでは、顧客コード番号の昇順に設定した例である。
【００３３】
次に、表示画面、又は印刷画面上に表示される帳票パターン表の上部の管理項目を設定する（Ｓ２４）（表示項目設定手段１１ｊ）。
【００３４】
この具体的な実施例を図４（ｄ）に示す。（ｃ）は東京在住者リストの出力表で、上部に左から順番に並べる管理項目名を、顧客コード、顧客名、Ｅ−ｍａｉｌ、住所、ＴＥＬ、ＦＡＸ、営業所としたことを示す。
【００３５】
以上のようにして、企業の利用者或はオペレータは出力表示或は印刷する集計データを指定できる（Ｓ２５）。
【００３６】
次に、この管理資料作成方法を使用して、メールアカウント送信を行う動作の流れを図３に説明する。
【００３７】
まず、前記表示項目設定手段における選択管理項目中に「Ｅ−ｍａｉｌ」、「メールアカウント」等の項目を入れて地区在住者リストの集成データが作成されたとき、この顧客リスト集計データ中にメールアドレス属性があれば、顧客情報集計データ表画面の所定の位置に、それら得意先に一括して送信するメール送信ボタンが表示される（Ｓ３１）（メール送信ボタン表示手段１１ｘ）。
【００３８】
この具体的な実施例を図５（ａ）に示す。（ａ）は企業の利用者或はオペレータにより出力表示された帳票パターンの一実施例を示す。この実施例はとくに集計結果の表示項目に「Ｅ−ｍａｉｌ」５１がある場合を示し、この中に「メールアドレス」属性があるので、画面の所定の位置に「メール表示」５２ボタンが表示される。また、メール送信欄にはチェック符号５３が付されている。
【００３９】
次に、メール送信したい項目の人のみを選択してチェック符号を残し、メール送信したくない項目の人のチェック符号を外す。次に前記メール送信ボタンが押されれば、入力設定項目管理テーブル４２ａの識別番号より管理項目の属性を検索してメールアドレスを読み出し、そのメールアドレスを設定した状態でメール送信アプリケーションを起動する（Ｓ３２）（メール送信アプリケーション連動手段）。
【００４０】
この具体的な実施例を図５（ｂ）に示す。このメール送信アプリケーションにはその宛先５７には図５（ａ）でチェックされたメールアドレスが自動的に書込まれ、利用者は件名５８とその内容データ５９を書込み、送信ボタンを押せばよいようになっている。
【００４１】
すなわち、そのメール送信アプリケーションにより、通常の公開された方法によりメールを作成して送信処理を行う（Ｓ３３）。
【００４２】
【発明の効果】
本発明の電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置は、以下のような効果を奏する。
【００４３】
顧客管理に関して、各企業の利用者又はオペレータが、その企業の営業方針、活動に最も必要とする適切な管理資料リストを作成することができる。
【００４４】
また同時に、顧客の管理資料リストにある電子メールを一括して自動的に送信することができるのでその営業活動に大きな効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の顧客管理制御装置のブロック構成図である。
【図２】本発明の顧客管理制御装置の動作の流れを示す図である。
【図３】本発明の顧客管理制御装置の動作の流れを示す図である。
【図４】本発明の管理資料作成の具体例を示す。
【図５】本発明の電子メール送信画面の具体例を示す。
【符号の説明】
１，２ 業務処理制御端末部
４ データベース部
５ ＬＡＮ
６ データベースサーバ
１１ 顧客管理業務プログラム
１１ａ 管理資料作成手段
１１ｇ 帳票パターン作成登録・選択手段
１１ｈ 検索条件設定手段
１１ｉ 出力データ並び順設定手段
１１ｊ 表示項目設定手段
１１ｍ 電子メール送信手段
１１ｘ メール送信ボタン表示手段
１１ｙ メール送信アプリケーション連動手段
１２ 販売・仕入管理業務プログラム
１３ その他の業務プログラム
４１ 顧客管理用データベース
４１ａ 顧客情報テーブル
４１ｂ 購買履歴情報テーブル
４１ｃ 付加情報テーブル
４２ 登録画面用データベース
４２ａ 入力設定項目管理テーブル
４２ｂ 入力画面レイアウト管理テーブル
４３ 販売・仕入管理用データベース
４４ その他の業務用データベース
１００ 基幹業務処理制御装置（企業のコンピュータシステム）

Claims (2)

1. 企業業務の各種の業務プログラムからなる基幹業務を遂行する業務処理制御端末部と、その業務プログラムの処理に必要なデータベース群からなるデータベース部と、を少なくとも備えるコンピュータシステムにおいて、
   企業が収集した得意先の顧客情報データを、その利用者又はオペレータの設定した抽出条件により作成する管理資料作成手段と、該管理資料作成手段で作成されたメールアカウントを抽出し、抽出されたメールアカウントの中から利用者又はオペレータにより選択された複数のメールアカウントに宛てて電子メールを作成し一括して送信する電子メール送信手段と、を少なくとも備えた顧客管理制御装置であって、
   前記データベース部は、
   得意先の顧客名、住所、電話番号、ＦＡＸ、担当者を含む基本的顧客情報テーブルと、その購買履歴情報テーブルと、得意先の担当者写真、役職、所属、生年月日、携帯電話番号、Ｅ−ｍａｉｌ、趣味、家族の記入項目を含む付加情報テーブルと、からなる顧客管理用データベースと、
   前記顧客管理用データベースに顧客情報データを登録するため設定されたデータ入力登録画面毎に、その識別番号と管理項目群とそれらの名称、入力桁、属性との記録を含む入力設定項目管理テーブルと、前記管理項目群の配置と入力順を設定した入力画面レイアウト管理テーブルとからなる登録画面用データベースと、をさらに備え、
   前記管理資料作成手段は、
   利用者が作成しようとする集計の対象や条件を定めて帳票パターンを作成し、前記登録画面用データベースに登録し、その中の一つを選択する帳票パターン作成登録・選択手段と、
   集計する条件を管理項目群から選んで設定する検索条件設定手段と、
   集計データの出力並び順を管理項目のいずれかに基づいて設定する出力データ並び順設定手段と、
   顧客情報集計データ表示画面上部の左から順番に並べる選択管理項目名とその順序を設計する表示項目設定手段と、を含み、
   前記電子メール送信手段は、
   前記表示項目設定手段における選択管理項目中に「Ｅ−ｍａｉｌ」の項目を入れて、検索条件設定に合致したリストの集計データが作成されたとき、この顧客リストの集計データの中にメールアドレス属性を有する得意先があれば、顧客情報集計データ表画面の所定の位置にメール送信ボタンが表示されるメール送信ボタン表示手段と、
   前記メールアドレス属性のある顧客リストの欄にはチェック符号が付され、前記メール送信ボタンが押されれば、前記入力設定項目管理テーブルの識別番号より管理項目の属性を検索してメールアドレスを読み出し、そのメールアドレスを設定した状態でメール送信アプリケーションを起動するメール送信アプリケーション連動手段と、を含むことを特徴とする電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置。
2. 前記基幹業務は、少なくとも販売・仕入業務プログラムであることを特徴とする請求項１記載の電子メール一括送信機能付顧客管理制御装置。

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