JP4334332B2

JP4334332B2 - データ保護装置及び画像形成装置

Info

Publication number: JP4334332B2
Application number: JP2003413853A
Authority: JP
Inventors: 裕次岡本; 勝良藤原; 直史上田; 昭一郎吉浦
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2003-12-11
Filing date: 2003-12-11
Publication date: 2009-09-30
Anticipated expiration: 2023-12-11
Also published as: CN1627228A; CN1318933C; JP2005174028A; US20050152334A1

Description

本発明は、利用者にデータの保護を意識させるような使用環境を提供できるデータ保護装置及び画像形成装置に関する。

従来、複写する原稿を光学的に走査して画像データとして読み取り、その画像データを記憶媒体に一旦記憶し、その記憶媒体から任意の原稿の画像データを所望の部数に対応する回数反復して読み出し、コピー用紙にプリントアウトする電子ファイリング機能を備えた画像形成装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。

このような電子ファイリング機能を備えた画像形成装置では、例えばＦＡＴ（File Allocation Table)により、画像データを格納する際の記憶媒体上の格納位置の指定及び画像データを読み出す際の記憶媒体上の格納位置の指定等を管理している。ＦＡＴによれば、記憶媒体に格納される情報毎に情報番号が割り当てられ、この情報番号によってＦＡＴの参照値が決定されることにより、各画像データの記憶媒体上の格納位置が特定される。ＦＡＴは、管理対象の画像データのプリントアウトが終了する都度、更新される。また、ＦＡＴの内容が消去されるか、又は更新されることにより、ＦＡＴにより特定される記憶媒体に記憶されている画像データの画像形成装置による読み出しは不可能になる。従って、ＦＡＴを使用することにより、情報漏洩の虞が少なくなると共に、画像データのセキュリティが確保される。

しかし、近年の情報処理技術の進展及び普及に伴って、ＦＡＴの内容が消去されているか、又は更新されている場合においても、記憶媒体（例えば、ハードディスク等）に記憶されている画像データそのものが消去されていない限りは、たとえば悪意のある第三者が記憶媒体そのものを装置から取り外して持ち出し、それに記憶されている画像データを読み出して不正に取得できる可能性がある。

そこで、情報漏洩または不正使用に対する画像データのセキュリティを考慮するために、画像データに対して消去処理、暗号化処理を実行したり、メモリに記憶されている画像データを消去したりすることにより、電子ファイリング機能からの情報漏洩または画像データの不正使用を防止するためのセキュリティキットが商品化されている。このようなセキュリティキットは、前述した電子ファイリング機能に適用することが可能であり、従ってそのような電子ファイリング機能を有する画像形成装置は勿論のこと、種々の装置にいわゆる後付けで装備することが可能である。

また、一方で、紙詰まり等の不具合が発生した場合、又はトナー、用紙等の消耗品が消費された場合において、その旨のメッセージを含んだ電子メールを作成し、装置管理者等の所定の電子メールアドレスを宛先として送信することにより、不具合が発生したこと、及び消耗品が交換時期であることを通知できる画像形成装置が提案されている。このような画像形成装置では、記憶媒体に記憶されたデータに対するアクセス状況についても装置管理者へ通知することができ、例えば、電子ファイリング機能を利用してデータを外部への送信した場合にその旨を通知させることによって、情報の漏洩及び画像データの不正使用等を監視できるようにしている。
特開平６−１７８０４１号公報

前述したようなセキュリティキットを後付で装備してデータ保護機能を追加できる機能、及び不具合の発生状況、消耗品の消費状況、電子ファイリング機能の利用状況等の各種情報を電子メールにより通知できる機能の双方が画像形成装置に搭載されている場合には、セキュリティキットが後付されたときに、各種情報の通知先である電子メールアドレスを確実に設定させることが望ましい。すなわち、セキュリティキットが追加された場合には、利用者自身がデータの保護環境を求めていると考えられるため、電子ファイリング機能の利用状況等を随時通知させて、情報の漏洩及び画像データの不正使用等を監視できる環境を提供できることが望ましい。

しかしながら、従来ではこれらの２つの機能がそれぞれ独立した機能として画像形成装置に搭載されていたため、セキュリティキットを追加してデータを保護できるような状態にあっても、前述した電子ファイリング機能の利用状況についての通知先が設定されていない場合があり、既に搭載されているデータの保護機能を十分に活用できていないという問題点を有していた。
また、利用者が情報の通知機能があることを知らない場合、煩わしさから通知先の設定を行わない場合も同様の問題が生じていた。

本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、受付けたデータに対するデータ保護手段と、外部へ報知すべき情報を生成する手段とを備え、受付けたデータを保護する際、報知すべき情報の送信先に関する情報を受付け、送信先に関する情報を受付けた場合にデータ保護手段によるデータの保護を開始させる構成とすることにより、搭載されているデータの保護機能を十分に活用させて、データの保護能力をより一層高めることができるデータ保護装置及び画像形成装置を提供することを目的とする。

本発明に係るデータ保護装置は、データを受付ける手段と、受付けたデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶したデータを保護するデータ保護手段とを備えるデータ保護装置において、受付けたデータを前記記憶手段に記憶させておき、外部から要求を受付けた場合に出力処理を行うファイリング機能を有し、該ファイリング機能を利用して前記記憶手段に記憶させたデータへのアクセス要求があったことを示す情報を生成する手段と、生成した情報を送信する送信手段と、前記データ保護手段により前記データを保護する際、前記情報の送信先に関する情報を受付ける受付手段と、該受付手段にて受付けた情報に基づいて、前記送信先の存否を検証する検証手段とを備え、該検証手段は、前記送信先に対して試し送信を行う手段を備え、該手段による試し送信に対する応答の有無に基づいて前記送信先の存否を検証すべくなしてあり、前記受付手段が送信先に係る情報を受付けたこと、及び前記送信先が存在することを前記検証手段が検証したことを条件として、前記データの保護を開始させるべく前記データ保護手段の動作を制御する手段を備えることを特徴とする。

本発明にあっては、受付けたデータに対するデータ保護手段と、外部へ報知すべき情報を生成する手段とを備え、受付けたデータを保護する際、報知すべき情報の送信先に関する情報を受付け、送信先に関する情報を受付けた場合にデータ保護手段によるデータの保護を開始させるようにしている。したがって、データの保護を開始させるためには、外部へ報知すべき情報の送信先を設定することが必要条件となり、データの保護手段を単独で動作させることを禁止する。

本発明にあっては、報知すべき情報の送信先として受付けた情報に基づいて、送信先の存否を検証するようにしている。したがって、ダミーの送信先等を受付けることを防止し、確実に送信先の設定を行わせることが可能となる。

本発明にあっては、試し送信に対する応答の有無により、送信先の存否に関する検証を行うようにしている。したがって、ダミーの送信先等を受付けることを防止し、確実に送信先の設定を行わせることが可能となる。

本発明に係るデータ保護装置は、生成した情報の送信先として複数の送信先を設定可能になしてあることを特徴とする。

本発明にあっては、送信先に関する情報として送信範囲を指定する情報を受付けるようにしているため、例えば、インターネット通信におけるドメイン名を設定することにより、報知すべき情報の送信先が制限される。

本発明に係るデータ保護装置は、前記送信先に関する情報は、送信先の装置を識別する情報であることを特徴とする。

本発明にあっては、送信先に関する情報として装置を識別する情報を受付けるようにしているため、報知すべき情報の送信先が特定の装置に限定される。

本発明に係るデータ保護装置は、前記送信先に関する情報は、電子メールアドレスであることを特徴とする。

本発明にあっては、送信先に関する情報として電子メールアドレスを受付けるようにしているため、報知すべき情報の送信先が特定の電子メールアドレスに限定される。

本発明に係る画像形成装置は、画像データを受付ける手段と、受付けた画像データを記憶する記憶手段と、前記画像データに基づいてシート上に画像形成を行う手段と、前記記憶手段に記憶した画像データを保護するデータ保護手段とを備える画像形成装置において、受付けた画像データを前記記憶手段に記憶させておき、外部から要求を受付けた場合に画像形成を行うファイリング機能を有し、該ファイリング機能を利用して前記記憶手段に記憶させた画像データへのアクセス要求があったことを示す情報を生成する手段と、生成した情報を送信する送信手段と、前記データ保護手段により前記画像データを保護する際、前記情報の送信先に関する情報を受付ける受付手段と、該受付手段にて受付けた情報に基づいて、前記送信先の存否を検証する検証手段とを備え、該検証手段は、前記送信先に対して試し送信を行う手段を備え、該手段による試し送信に対する応答の有無に基づいて前記送信先の存否を検証すべくなしてあり、前記受付手段が送信先に係る情報を受付けたこと、及び前記送信先が存在することを前記検証手段が検証したことを条件として、前記画像データの保護を開始させるべく前記データ保護手段の動作を制御する手段を備えることを特徴とする。

本発明にあっては、受付けた画像データに対するデータ保護手段と、外部へ報知すべき情報を生成する手段とを備え、受付けた画像データを保護する際、報知すべき情報の送信先に関する情報を受付け、送信先に関する情報を受付けた場合にデータ保護手段による画像データの保護を開始させるようにしている。したがって、画像データの保護を開始させるためには、外部へ報知すべき情報の送信先を設定することが必要条件となり、画像データの保護手段を単独で動作させることを禁止する。

本発明による場合は、受付けたデータに対するデータ保護手段と、外部へ報知すべき情報を生成する手段とを備え、受付けたデータを保護する際、報知すべき情報の送信先に関する情報を受付け、送信先に関する情報を受付けた場合にデータ保護手段によるデータの保護を開始させるようにしている。したがって、データ保護手段によりデータの保護を開始するためには、外部へ報知すべき情報の送信先を設定することが必要条件となり、データの保護手段を単独で動作させることを禁止することができる。その結果、データの保護手段と報知すべき情報の送信手段との相乗効果により、データの保護機能をより一層高めることが可能となる。

本発明による場合は、報知すべき情報の送信先として受付けた情報に基づいて、送信先の存否を検証するようにしている。したがって、ダミーの送信先等を受付けることを防止し、確実に送信先の設定を行わせることができる。

本発明による場合は、試し送信に対する応答の有無により、送信先の存否に関する検証を行うようにしている。したがって、ダミーの送信先等を受付けることを防止し、確実に送信先の設定を行わせることができる。

本発明による場合は、送信先に関する情報として送信範囲を指定する情報を受付けるようにしているため、例えば、インターネット通信におけるドメイン名を設定することにより、報知すべき情報の送信先を制限することができ、情報の漏洩を防止することができる。

本発明による場合は、送信先に関する情報として装置を識別する情報を受付けるようにしているため、報知すべき情報の送信先を特定の装置に限定することができ、情報の漏洩を防止することができる。

本発明による場合は、送信先に関する情報として電子メールアドレスを受付けるようにしているため、報知すべき情報の送信先を特定の電子メールアドレスに限定することができ、情報の漏洩を防止することができる。

本発明による場合は、受付けた画像データに対するデータ保護手段と、外部へ報知すべき情報を生成する手段とを備え、受付けた画像データを保護する際、報知すべき情報の送信先に関する情報を受付け、送信先に関する情報を受付けた場合にデータ保護手段による画像データの保護を開始させるようにしている。したがって、画像データの保護を開始させるためには、外部へ報知すべき情報の送信先を設定することが必要条件となり、画像データの保護手段を単独で動作させることを禁止することができる。その結果、画像データの保護手段と報知すべき情報の送信手段との相乗効果により、データの保護機能をより一層高めることが可能となる。

以下、本発明に係るデータ保護装置をプリンタ装置、デジタル複合機等の画像形成装置に適用した形態について、図面を用いて具体的に説明する。
実施の形態１．
図１は本実施の形態に係る画像形成装置により構築される画像形成システムの全体構成を説明する模式図である。図中１は、プリンタ機能、コピー機能、スキャナ機能、及びファクシミリ機能を有する画像形成装置であり、画像形成装置１には、通信ネットワークＮ１を介してパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置２，２，…，２、及び画像形成装置１の装置管理者が使用する情報処理装置２ａが接続されており、ファクシミリ通信網Ｎ２を介して外部のファクシミリ装置３が接続されている。情報処理装置２には通信ネットワークＮ１を経由して画像形成装置１を利用するためのドライバプログラム（プリンタドライバ）が予めインストールされており、当該プリンタドライバにより印刷ジョブを生成し、生成した印刷ジョブを画像形成装置１へ送信することによって印刷処理を実行させることができる。また、画像形成装置１は、ファクシミリ通信網Ｎ２を介して伝送されるファクシミリデータを符号化及び復号化する手段を備えており、符号化したファクシミリデータをファクシミリ装置３へ送信すると共に、ファクシミリ装置３から送信されたファクシミリデータを受信した後、復号化して得られる画像データに基づいて印刷処理を実行する。

更に、画像形成装置１はドキュメントファイリング機能を有しており、受信した印刷ジョブから展開した画像データ、後述する画像読取部により取得した画像データ等を不揮発性の記憶手段に保存させておき、必要に応じて前記記憶手段から画像データを読出して出力処理を行わせることができる。すなわち、画像形成装置１を通信ネットワークＮ１上の画像サーバとして利用することが可能となる。

本実施の形態の画像形成装置１は、後述するようにデータの保護に係る機能を追加できるようにしており、当該機能が追加された場合、画像形成装置１から通知する各種の警告情報の送信先について設定を促すようにしている。画像形成装置１から通知する警告情報としては、紙詰まり、トナー切れ、用紙切れ、サービスマンコール、メンテナンスコール等の消耗品の取り替え時期に関する情報、画像形成装置１にて生じた不具合に関する情報の他、ドキュメントファイリング機能を利用して保存したデータ（以下、ファイリングデータと称する）へのアクセス要求があった場合、その旨を通知する情報が含まれている。画像形成装置１では、このような警告情報の通知先が設定された場合において、データの保護機能が動作するように構成されている。換言すれば、データの保護機能を動作させるためには、警告情報の通知先の設定を行う必要があり、利用者（装置管理者）に対してデータの保護を意識させるような環境を提供することができる。

図２は画像形成装置１の制御系の構成を説明するブロック図である。画像形成装置１は、ＣＰＵ１１を備えており、該ＣＰＵ１１がＲＯＭ１３に予め格納された制御プログラムを読込んで実行することにより、バス１２を介して接続された各種ハードウェアを制御し、全体として前述した処理を実行する装置として動作させる。管理部１４は半導体メモリにより構成され、その記憶領域の一部は、システム管理テーブル１４ａ及び通知先管理テーブル１４ｂとして利用されている。システム管理テーブル１４ａでは、画像形成装置１に搭載されているハードウェアの構成に関する情報及びその動作状態に関する情報を管理している。画像形成装置１のＣＰＵ１１は、電源投入時に各ハードウェアと通信を行うことにより搭載されているハードウェアの情報を取得するとともに、動作中の各ハードウェアの状態を常時監視して動作状態に変化がある場合にテーブルの内容を更新するようにしている。通知先管理テーブル１４ｂでは、前述した警告情報の通知先と、各通知先に対して通知すべき内容とを互いに関連付けて記憶しており、不具合、ファイリングデータへのアクセス等のイベントが生じた場合、通知先管理テーブル１４ｂの情報を参照して該当するイベントの情報を通知する通知先の情報を取得し、取得した通知先を宛先とした電子メールを作成して送信するようにしている。

操作パネル１５は、利用者の動作指示を受付ける操作部１５ａと利用者に対して報知すべき情報を表示する表示部１５ｂとからなる。操作部１５ａは、利用者からの動作指示を受付けるための各種操作キーを備えており、プリント枚数、コピー濃度、ファクシミリデータの送信先等の各機能における設定値、各機能の切替操作、出力開始指示等の利用者の指示を受付ける。表示部１５ｂは、液晶ディスプレイを備えており、画像形成装置１の動作状況、操作部１５ａを通じて入力された各種の設定値、利用者に対して操作案内を報知する案内画面等が表示される。また、表示部１５ｂの一部は前述の設定操作を受付けるように構成したタッチパネル方式のソフトウェアキーを備えている。

画像読取部１６は、読取り用の原稿に光を照射する光源、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）のようなイメージセンサ、ＡＤ変換器等を備えており（不図示）、所定の読取り位置にセットされた原稿の画像を当該イメージセンサに結像させてアナログ電気信号に変換し、変換したアナログ信号をＡＤ変換器によりＡＤ変換する。そして、ＡＤ変換して得られたデジタル信号に対して、原稿読取時の光源の配光特性、イメージセンサの感度ムラ等の補正を施すことによりデジタル形式の画像データを生成する。

画像形成部１７は、例えば、感光体ドラムを所定の電位に帯電させる帯電器、外部から受付けた画像データに応じてレーザ光を発して感光体ドラム上に静電潜像を生成させるレーザ書込装置、感光体ドラム表面に形成された静電潜像にトナーを供給して顕像化する現像器、感光体ドラム表面に形成されたトナー像を用紙、ＯＨＰフィルム等のシート上に転写する転写器等（不図示）を備えており、電子写真方式にて利用者が所望する画像を用紙上に形成することができる。
なお、本実施の形態では、画像形成部１７はレーザ書込装置を用いた電子写真方式により画像形成を行う構成としたが、インクジェット方式、熱転写方式、昇華方式により画像形成を行わせる構成であっても良いことは勿論である。

通信ＩＦ１８は、通信ネットワークＮ１の通信規格に準拠した通信インタフェースを備えており、当該通信ネットワークＮ１に接続された情報処理装置２，２，…，２からの印刷ジョブを受信するとともに、前記情報処理装置２，２，…，２へ通知すべき情報を送信する。また、画像形成装置１が所謂ネットワークスキャナとして利用される場合、画像読取部１６にて得られた原稿の画像データを通信ＩＦ１８を通じて所望の情報処理装置２に送信する。通信ＩＦ１８ではこのような各種データの送受信の制御を行う。

ファクシミリ通信ＩＦ１９は、外部にファクシミリ装置を接続するための回線終端回路を備えており、ファクシミリ通信網Ｎ２を介して送信されたファクシミリデータを受信する。ファクシミリ通信ＩＦ１９は、受信したファクシミリデータを復号化するための復号化回路を備えており、復号化して得られる画像データを画像メモリ２０へ転送する。また、ファクシミリ通信ＩＦ１９は、送信すべきファクシミリデータを符号化するための符号化回路を備えており、該符号化回路にて符号化したファクシミリデータを目的のファクシミリ装置へ送信する。ファクシミリ通信ＩＦ１９は、このようなファクシミリデータの送受信、及びファクシミリデータの符号化・復号化処理を実行する。

画像メモリ２０は半導体メモリにより構成されており、画像読取部１６により原稿の画像を読取って生成した画像データ、通信ＩＦ１８を通じて受信した印刷ジョブから展開される画像データ、及びファクシミリ通信ＩＦ１９を通じて受信したファクシミリデータから展開される画像データを一時的に記憶する。画像メモリ２０に一時的に記憶された画像データは、ＣＰＵ１１の指示によりその利用目的に応じた転送先に転送される。すなわち、用紙上に画像形成を行う場合には画像形成部１７に転送され、スキャナデータとして情報処理装置２に送信する場合には通信ＩＦ１８に転送され、ファクシミリデータとして送信する場合にはファクシミリ通信ＩＦ１９に転送され、画像データをドキュメントファイリング機能を利用して保存する場合にはＨＤＤ装置２１に転送される。

ＨＤＤ装置２１はディスク状の磁気記録媒体であり、その記憶領域の一部は、画像データを記憶するためのデータ記憶領域として利用されており、操作パネル１５を通じて要求を受付けた場合、又は情報処理装置２から送信された要求を通信ＩＦ１８を介して受信した場合、前記データ記憶領域に記憶された画像データを読出すようにしている。そのため、印刷処理の失敗又は出力部数の不足等のために印刷処理を再度実行する必要がある場合には、データ記憶領域に記憶された画像データを任意に読出して印刷処理を実行させることができる。このデータ記憶領域は、第１記憶領域２１ａと第２記憶領域２１ｂとに分割されており、第１記憶領域２１ａの容量は、第２記憶領域２１ｂのそれと比べて小さく設定されている。そのため、第１記憶領域２１ａは主として作業中のデータを一時的に保持する領域として利用されており、第１記憶領域２１ａの空き容量が少なくなった場合、第１記憶領域２１ａに記憶してから一定時間が経過したデータを自動的に第２記憶領域２１ｂに記憶するようにしている。一方、第２記憶領域２１ｂは、データのファイル形式ごと、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能等の処理モードごと、又は利用者が作成したフォルダごと等に整理してデータを記憶する領域であり、消去等の操作指示が行われない限り保存された状態となる。第２記憶領域２１ｂの空き容量がなくなった場合には、操作パネル１５の表示部１５ｂにその旨を表示して利用者に報知し、不要と思われるデータを削除するか、又はＨＤＤ装置の増設等を行うことにより、新たな空き容量の確保を促すようにしている。なお、以下では、第１記憶領域２１ａを作業領域２１ａと称し、第２記憶領域２１ｂをファイリング領域２１ｂと称することとする。

暗号化回路２２は、暗号化処理を施すためのデータを入力する入力用バッファ、入力用バッファに設定されたデータに対して所定の演算処理を施す演算器、演算器による演算結果を保持する出力用バッファ等により構成される。前記演算器が実行する演算としては、ＤＥＳ方式（DES : Data Encryption Standard）、３ＤＥＳ方式等の既知の暗号化アルゴリズムを利用することができる。ＤＥＳ方式を利用した暗号化処理では、まず、暗号化するデータを６４ビットのブロックに分解し、ブロック単位でデータを暗号化回路２２の入力用バッファに入力する。そして、入力用バッファに設定された入力データを取り出して演算器が演算処理を行い、演算処理が完了した段階でその演算結果を出力用バッファに書き込む。画像形成装置１のＣＰＵ１１は、入力用バッファにブロック単位のデータを適宜のタイミングで順次的に設定するとともに、演算が完了したデータを出力用バッファから取り出すことによって、暗号化回路２２によって暗号化されたデータを取得する。

復号化回路２３の構成は、基本的に暗号化回路２２と同様であり、復号化処理を施すためのデータを入力する入力用バッファ、入力用バッファに設定されたデータに対して所定の演算処理を施す演算器、演算器による演算結果を保持する出力用バッファ等に備える。演算器が実行する演算としては、前述のＤＥＳ方式、３ＤＥＳ方式等の既知の復号化アルゴリズムを利用することができる。画像形成装置１のＣＰＵ１１は、入力用バッファにブロック単位のデータを適宜のタイミングで順次的に設定するとともに、演算器によって演算処理されたデータを出力用バッファから取り出すことによって、復号化回路２３によって復号化されたデータを取得する。
なお、暗号化回路２２による暗号化処理、及び復号化回路２３による復号化処理の方式は前述のＤＥＳ方式、３ＤＥＳ方式に限定する必要がないことは勿論のことである。また、必ずしもハードウェアの処理によって暗号化及び復号化を行う必要はなく、例えば、ＲＯＭ１３に暗号化及び復号化するコンピュータプログラムを格納しておき、それらのプログラムの処理によって暗号化及び復号化を行う構成であっても良い。

更に、本実施の形態に係る画像形成装置１は、データの保護機能を追加するコンピュータプログラムが格納されたＲＯＭ２４０（以下、セキュリティキット２４０と称する）を装着するためにＲＯＭ装着部２４を備えている。画像形成装置１の電源を投入した後、ＣＰＵ１１がＲＯＭ装着部２４に装着されたセキュリティキット２４０を検出した場合、セキュリティキット２４０に格納されているコンピュータプログラム（以下、セキュリティプログラムと称する）をロードして実行することにより、データ保護に係る処理を行う。すなわち、作業領域２１ａに一時的に格納されている処理済みのデータを消去すると共に、ファイリング領域２１ｂに保存されているデータの暗号化を行うことによって、画像形成装置１の内部で取り扱うデータの保護を行うようにしている。

図３はシステム管理テーブル１４ａの一例を示す概念図である。前述したように画像形成装置１は搭載されているハードウェアの動作状態を管理するためにシステム管理テーブル１４ａを有しており、搭載されているハードウェア又は搭載可能なハードウェアの名称と、搭載されているハードウェアの動作状態とを互いに関連付けて記憶している。図３に示した例では、原稿の画像を読み取るスキャナユニット（画像読取部１６）、用紙上に印刷処理を行うプリンタユニット（画像形成部１７）等が搭載されており、現時点ではそれらが待機中であることを示している。一方、印刷された用紙に対して後処理を施す後処理装置、及び親展処理された用紙を排出する親展ボックスが搭載されていないことを示している。また、セキュリティキット２４０が搭載されており、既に起動済みであることを示している。

図４は電源投入時に画像形成装置１が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。画像形成装置１を構成するハードウェア各部に電力を供給するために電源が投入された場合（ステップＳ１１）、画像形成装置１のＣＰＵ１１は、まず、システムチェックを行う（ステップＳ１２）。具体的には、ＣＰＵ１１がバス１２を介して接続されているハードウェア各部と通信を行い、ハードウェアの搭載・非搭載の検出、搭載されているハードウェアについての動作状態の検出を行い、システム管理テーブル１４ａに登録する処理を行う。

次いで、画像形成装置１のＣＰＵ１１は、システム管理テーブル１４ａに登録された情報を参照することにより、セキュリティキット２４０がＲＯＭ装着部２４に装着されているか否かを判断する（ステップＳ１３）。システム管理テーブル１４ａを参照した結果、セキュリティキット２４０がＲＯＭ装着部２４に装着されていないと判断した場合（Ｓ１３：ＮＯ）、本ルーチンによる処理を終了する。一方、システム管理テーブル１４ａを参照した結果、セキュリティキット２４０がＲＯＭ装着部２４に装着されていると判断した場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）、前述した警告情報の通知先を設定する通知先設定モードを起動し（ステップＳ１４）、通知先設定画面を操作パネル１５の表示部１５ｂに表示する（ステップＳ１５）。図５は通知先設定モードにおいて表示部１５ｂに表示される画面の一例を示す模式図であり、図６は表示部１５ｂに表示される各種メッセージ画面の一例を示す模式図である。通知先設定モードが起動された場合、まず、図５（ａ）に示したような通知先設定画面１００が表示部１５ｂに表示される。通知先設定画面１００には、セキュリティキット２４０が装着された旨、及び装置管理者の連絡先（電子メールアドレス）を設定すべき旨が表示されるとともに、ソフトウェアキーにより構成された入力ボタン１０１及び確定ボタン１０２が表示される。装置管理者の連絡先を入力するために入力ボタン１０１が押下操作された場合、図５（ｂ）に示したような電子メール入力画面１１０が表示部１５ｂに表示される。電子メール入力画面１１０は、アルファベット及び各種の記号を入力する英字キー、スペースキー、英数字切替キー、後退キー等のソフトウェアキーを備えており、これらのキーを組み合わせて使用することにより電子メールを入力できるようにしている。この電子メール入力画面１１０において、キャンセルキー１１１が押下操作された場合、入力された電子メールを確定せずに通知先設定画面１００へ戻し、確定ボタン１１２が押下操作された場合、入力された電子メールを確定して通知先設定画面１００へ戻すようにしている。

次いで、ＣＰＵ１１は、通知先設定画面１００において確定ボタン１０２が押下操作されたか否かを判断することにより、装置管理者の電子メールアドレスの設定が完了したか否かを判断する（ステップＳ１６）。設定が完了していないと判断した場合（Ｓ１６：ＮＯ）、処理をステップＳ１５へ戻し、設定が完了したと判断した場合（Ｓ１６：ＹＥＳ）、通知先設定画面１００において設定された電子メールアドレスを通知先として承認できるか否かを判断する（ステップＳ１７）。入力されたアドレスが電子メールアドレスの形式をなしていないと判断される場合、又は入力されたアドレスがダミーの電子メールアドレス（例えば、ｘｘｘ＠ｘｘｘ．ｊｐ等）であると判断される場合には、設定された電子メールアドレスを通知先として承認することができないと判断し（Ｓ１７：ＮＯ）、図６（ａ）に示したようなメッセージ画面を表示部１５ｂに表示して、電子メールアドレスの修正指示を行う（ステップＳ１８）。そして、処理をステップＳ１５へ戻し、再度、通知先設定画面１００を表示して電子メールアドレスの再設定を促す。

ステップＳ１７において、通知先設定画面１００で設定された電子メールアドレスを通知先として承認できると判断した場合（Ｓ１７：ＹＥＳ）、前記電子メールアドレスを宛先とした試し送信を行い（ステップＳ１９）、送信先として承認できるか否かを判断する（ステップＳ２０）。試し送信を行った後、図に示していないドメインネームサーバからエラーメッセージが返されてきたと判断した場合、前記電子メールアドレスを送信先として承認できないと判断し（Ｓ２０：ＮＯ）、図６（ｂ）に示したような確認画面を表示部１５ｂに表示して（ステップＳ２１）、処理をステップＳ１５へ戻し、再度、通知先設定画面１００を表示することにより電子メールアドレスの再設定を促す。

一方、試し送信を行った後、所定時間以内にドメインネームサーバからエラーメッセージが返されなかった場合、設定した電子メールアドレスを送信先として承認し（Ｓ２０：ＹＥＳ）、図６（ｃ）に示したようなメッセージ画面を表示部１５ｂに表示することによって、電子メールアドレスの設定が完了した旨を表示する（ステップＳ２２）。そして、ＣＰＵ１１は、セキュリティキット２４０を起動させる（ステップＳ２３）。すなわち、ＣＰＵ１１は、セキュリティキット２４０に格納されたセキュリティプログラムをロードして実行する処理を行う。

本実施の形態の画像形成装置１は、紙詰まり、トナー切れ、用紙切れ、ファイリングデータへのアクセス要求等の装置管理者に対して通知すべきイベントが発生した場合、前述のようにして設定された装置管理者の電子メールアドレスを宛先として、警告情報を付した電子メールを送信するようにしている。これらの装置管理者への通知内容は、電子メールアドレス毎に設定できるようにしている。図７は通知内容を設定する設定画面の一例を示す模式図であり、例えば、装置管理者が使用する情報処理装置２ａを通じて画像形成装置１にアクセスし、所定の操作を行うことにより図７に示したようなアラート設定画面２００を情報処理装置２ａの表示部（不図示）に表示させることができる。このアラート設定画面２００には、装置管理者自身の電子メールアドレスを入力する入力欄２０１と、イベント毎に通知の要否を設定するチェックボックス２０２とが配置されており、装置管理者が通知を望むイベントを任意に設定できるようにしている。

アラート設定画面２００において設定された内容は、画像形成装置１に送信され、画像形成装置１の管理部１４に設けられた通知先管理テーブル１４ｂに登録される。図８は通知先管理テーブル１４ｂの一例を示す概念図である。通知先管理テーブル１４ｂでは、警告情報の通知先と、通知先毎に定めた通知内容とを互いに関連付けて記憶している。例えば、「ｓｙｔｅｍ０１＠ａｂｃｄｅ．ｃｏ．ｊｐ」で表される通知先には、全てのイベントについて警告情報を付した電子メールを送信するように設定されており、「ｓｙｓｔｅｍ０３＠ａｂｃｄｅ．ｃｏ．ｊｐ」で表される通知先には、サービスマンコール、メンテナンスコールが必要な場合にのみ、警告情報を付した電子メールを送信するように設定されている。

図９は画像形成装置１から警告情報を付した電子メールを送信する際に実行する処理の手順を説明するフローチャートである。画像形成装置１のＣＰＵ１１は、システム管理テーブル１４ａに登録された情報に従って警告すべきイベントが発生したか否かを判断する（ステップＳ３１）。警告すべきイベントが発生していないと判断した場合（Ｓ３１：ＮＯ）、警告すべきイベントが発生するまで待機する。

警告すべきイベントが発生したと判断した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、通知先管理テーブル１４ｂに登録された内容に従って、通知先の電子メールアドレスを取得する（ステップＳ３２）。そして、取得した電子メールアドレスを宛先として、予め用意しておいた警告メッセージを含んだ電子メールを自動的に作成し（ステップＳ３３）、作成した電子メールを通信ＩＦ１８を通じて送信する（ステップＳ３４）。

なお、本実施の形態では、装置管理者の電子メールアドレスを通知先管理テーブル１４ｂに登録しておき、各種の警告情報を電子メールにより通知する構成としたが、通知先として装置管理者が使用している情報処理装置２ａの通信アドレス（例えば、ＩＰアドレス）を登録しておき、警告すべきイベントが発生した場合、前記通信アドレスへ警告メッセージを送信し、情報処理装置２ａの表示部に直接的に表示させる構成であっても良い。

実施の形態２．
実施の形態１では、ＲＯＭにより提供されるセキュリティキット２４０が画像形成装置１内部のＲＯＭ装着部２４に装着されたか否かを検出することにより、データの保護機能が追加されたか否かを判断するようにしていた。しかしながら、データの保護に係るコンピュータプログラム（セキュリティプログラム）を装置内部の記憶手段（例えば、ＲＯＭ１３）に予め格納しておき、装置管理者による所定の操作を受付けた時点でセキュリティプログラムを初めて起動させ、データの保護機能を追加する構成であっても良い。なお、本実施の形態においても画像形成装置の内部構成については実施の形態１と同様であるため、その説明を省略することとする。

図１０は電源投入時に画像形成装置１が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。まず、画像形成装置１のＣＰＵ１１は、操作パネル１５を通じて装置管理者による所定の操作を受付けたか否かを判断することにより、セキュリティ機能の起動要求がなされたか否かを判断する（ステップＳ４１）。セキュリティ機能の起動要求がないと判断した場合（Ｓ４１：ＮＯ）、本ルーチンによる処理を終了する。一方、操作パネル１５を通じて装置管理者による所定の操作を受付け、セキュリティ機能の起動要求がなされたと判断した場合（Ｓ４１：ＹＥＳ）、警告情報の通知先を設定する通知先設定モードを起動し（ステップＳ４２）、通知先設定画面を操作パネル１５の表示部１５ｂに表示する（ステップＳ４３）。通知先設定画面には、セキュリティ機能が起動された旨、及び装置管理者の連絡先（電子メールアドレス）を設定すべき旨が表示されるとともに、電子メール入力画面を呼び出すための入力ボタン、及び入力された電子メールアドレスを通知先管理テーブル１４ｂに登録するための確定ボタンが表示される。

次いで、ＣＰＵ１１は、通知先設定画面において確定ボタンが押下操作されたか否かを判断することにより、装置管理者の電子メールアドレスの設定が完了したか否かを判断する（ステップＳ４４）。設定が完了していないと判断した場合（Ｓ４４：ＮＯ）、処理をステップＳ４３へ戻し、設定が完了したと判断した場合（Ｓ４４：ＹＥＳ）、通知先設定画面において設定された電子メールアドレスを通知先として承認できるか否かを判断する（ステップＳ４５）。入力されたアドレスが電子メールアドレスの形式をなしていないと判断される場合、又は入力されたアドレスがダミーの電子メールアドレスであると判断される場合には、設定された電子メールアドレスを通知先として承認することができないと判断し（Ｓ４５：ＮＯ）、電子メールアドレスの修正指示を行う（ステップＳ４６）。そして、処理をステップＳ４３へ戻し、再度、通知先設定画面を表示して電子メールアドレスの再設定を促す。

ステップＳ４５において、通知先設定画面で設定された電子メールアドレスを通知先として承認できると判断した場合（Ｓ４５：ＹＥＳ）、前記電子メールアドレスを宛先とした試し送信を行い（ステップＳ４７）、送信先として承認できるか否かを判断する（ステップＳ４８）。試し送信を行った後、図に示していないドメインネームサーバからエラーメッセージが返されてきたと判断した場合、前記電子メールアドレスを送信先として承認できないと判断し（Ｓ４８：ＮＯ）、設定内容の確認画面を表示部１５ｂに表示して（ステップＳ４９）、処理をステップＳ４３へ戻し、再度、通知先設定画面を表示することにより電子メールアドレスの再設定を促す。

一方、試し送信を行った後、所定時間以内にドメインネームサーバからエラーメッセージが返されなかった場合、設定した電子メールアドレスを送信先として承認し（Ｓ４８：ＹＥＳ）、電子メールアドレスの設定が完了した旨を表示部１５ｂに表示する（ステップＳ５０）。そして、ＣＰＵ１１は、セキュリティ機能を起動させる（ステップＳ５１）。すなわち、ＣＰＵ１１は、予めＲＯＭ１３に格納されたセキュリティプログラムをロードして実行する処理を行う。

本実施の形態に係る画像形成装置により構築される画像形成システムの全体構成を説明する模式図である。画像形成装置の制御系の構成を説明するブロック図である。システム管理テーブルの一例を示す概念図である。電源投入時に画像形成装置が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。通知先設定モードにおいて表示部に表示される画面の一例を示す模式図である。表示部に表示される各種メッセージ画面の一例を示す模式図である。通知内容を設定する設定画面の一例を示す模式図である。通知先管理テーブルの一例を示す概念図である。画像形成装置から警告情報を付した電子メールを送信する際に実行する処理の手順を説明するフローチャートである。電源投入時に画像形成装置が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。

符号の説明

１画像形成装置
２，２ａ情報処理装置
３ファクシミリ装置
１１ＣＰＵ
１３ＲＯＭ
１４管理部
１４ａシステム管理テーブル
１４ｂ通知先管理テーブル
１５操作パネル
１６画像読取部
１７画像形成部
２１ＨＤＤ装置
２２暗号化回路
２３復号化回路
２４ＲＯＭ装着部
２４０セキュリティキット

Claims

データを受付ける手段と、受付けたデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶したデータを保護するデータ保護手段とを備えるデータ保護装置において、
受付けたデータを前記記憶手段に記憶させておき、外部から要求を受付けた場合に出力処理を行うファイリング機能を有し、該ファイリング機能を利用して前記記憶手段に記憶させたデータへのアクセス要求があったことを示す情報を生成する手段と、生成した情報を送信する送信手段と、前記データ保護手段により前記データを保護する際、前記情報の送信先に関する情報を受付ける受付手段と、該受付手段にて受付けた情報に基づいて、前記送信先の存否を検証する検証手段とを備え、
該検証手段は、前記送信先に対して試し送信を行う手段を備え、該手段による試し送信に対する応答の有無に基づいて前記送信先の存否を検証すべくなしてあり、
前記受付手段が送信先に係る情報を受付けたこと、及び前記送信先が存在することを前記検証手段が検証したことを条件として、前記データの保護を開始させるべく前記データ保護手段の動作を制御する手段を備えることを特徴とするデータ保護装置。
生成した情報の送信先として複数の送信先を設定可能になしてあることを特徴とする請求項１に記載のデータ保護装置。
前記送信先に関する情報は、送信先の装置を識別する情報であることを特徴とする請求項１に記載のデータ保護装置。
前記送信先に関する情報は、電子メールアドレスであることを特徴とする請求項１に記載のデータ保護装置。
画像データを受付ける手段と、受付けた画像データを記憶する記憶手段と、前記画像データに基づいてシート上に画像形成を行う手段と、前記記憶手段に記憶した画像データを保護するデータ保護手段とを備える画像形成装置において、
受付けた画像データを前記記憶手段に記憶させておき、外部から要求を受付けた場合に画像形成を行うファイリング機能を有し、該ファイリング機能を利用して前記記憶手段に記憶させた画像データへのアクセス要求があったことを示す情報を生成する手段と、生成した情報を送信する送信手段と、前記データ保護手段により前記画像データを保護する際、前記情報の送信先に関する情報を受付ける受付手段と、該受付手段にて受付けた情報に基づいて、前記送信先の存否を検証する検証手段とを備え、
該検証手段は、前記送信先に対して試し送信を行う手段を備え、該手段による試し送信に対する応答の有無に基づいて前記送信先の存否を検証すべくなしてあり、
前記受付手段が送信先に係る情報を受付けたこと、及び前記送信先が存在することを前記検証手段が検証したことを条件として、前記画像データの保護を開始させるべく前記データ保護手段の動作を制御する手段を備えることを特徴とする画像形成装置。