JP4201587B2 - フェーズ管理方法、および、フェーズ管理プログラム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明が属する技術分野】
人事考課における調査書など文書の流れや、会社など組織内の一定の工程を管理するフェーズ管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、宛先を記載した包袋に文書を収容し、当該包袋を実際に届けることで、社内など一定の組織内における必要な人員に対する文書の閲覧や文書への記入を実現していた。このような手法では、文書が実際のどの社員に到達しているかを把握することが実質的に不可能である。特に、人事考課のための調査書など、期限内に一定の経路にて複数の社員が内容を確認、記入等した上で、発信元に返却する必要がある文書の場合、文書が到達している社員を把握できないことは、管理上非常に都合が悪い。また、実際に文書を回覧させる場合には、文書の運搬に時間がかかるため、短時間で複数の社員に文書を伝達させることも容易ではない。
【０００３】
このような事態を防ぐために、電子メールを利用して、文書を回覧することが考えられる。たとえば、人事考課のための調査書を、社員に電子メール（社内メール）を利用して送信し、社員から、次の担当者（たとえば、一次考課者など）に、記入済みの調査書を送り、順次、次の担当者（たとえば、二次考課者、事業本部長など）に転送するようにすれば、短期間で複数の社員に文書を伝達させることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記電子メールを利用した場合、社員や他の担当者（一次考課者、考課二次考課者或いは事業本部長）は、次のメール送信先のメールアドレスを把握した上で、宛先として、キーボード等を操作して入力する必要がある。このようなキーボード操作によるメールアドレスの入力は、誤入力を招くおそれも大きく、特に調査書のような文書の伝達には望ましくない。
たとえば、メールアドレスを直接入力することなく、一定のキーワードを付加することにより、特定の社員の上司や部下にもメールを自動的に送付する技術が、特許文献１に開示されている。
【０００５】
【特許文献１】
特許第３０８８３１３号公報
【０００６】
特許文献１に開示された技術においては、「Ａ（宛先のメールアドレス）＋Ｎ（自然数）」というキーワードにより、宛先Ａをメールアドレスとする社員から「Ｎ」だけ上の職位の上司に、当該メールが送られ、その一方、「Ａ−Ｎ」というキーワードにより、当該社員から「Ｎ」だけ下の職位の部下に、当該メールが送られるようになっている。これにより、宛先入力の手間をある程度省くことができ、誤入力のおそれを減じることもできる。しかしながら、上記技術を用いても、文書のフェーズを管理することは困難である。
【０００７】
たとえば、文書のフェーズを管理するため、メールの発信元（たとえば、人事考課調査書であれば、人事部のシステム）との間で、文書の到達の際の通知等を実行するツールを、各社員のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）にインストールすることも考えられる。しかしながら、全社員のＰＣに上記ツールをインストールするのは、そのコストを考慮すると現実的ではない。
本発明は、既存のＰＣおよび当該ＰＣにインストールされたソフトウェアを利用し、かつ、文書のフェーズを適切に管理できるシステムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明の目的は、一定の順序にしたがって文書ファイルを一定のユーザに伝達する際のフェーズを管理する方法であって、サーバにおいて、文書ファイルを伝達すべきユーザにおける文書ファイルの状況を含むステータス管理データベース、および、各ユーザのメールアドレスを記憶したメールアドレスデータベースを保持するステップと、前記文書ファイルを、当該文書ファイルにかかる作業者および作業状況が記述されるステータス管理シートとともに、定められたユーザにメールに添付して送信するメール送信ステップと、ユーザのクライアントマシンにおいて、文書作成ソフトウェア或いは表作成ソフトウェアを起動して、前記メールに添付された文書ファイルを閲覧するとともに、必要に応じて文書中に記入する作業ステップと、当該ユーザによる文書にかかる作業状況の入力に応答して、前記ステータス管理シート中の作業状況を更新する管理シート更新ステップと、前記文書ファイルを、前記ステータス管理シートとともに、メールに添付して前記サーバに返送するメール返送ステップと、前記サーバにおいて、受理したメールに添付されたステータス管理シートを参照して、前記ステータス管理データベース中の文書ファイルの状況を更新するとともに、次の工程の作業者を特定して、前記ステータス管理シート中に当該作業者を更新するとともに、前記メールアドレスデータベースを参照して、次の作業者の取得する次工程特定ステップとを備え、前記サーバにおけるメール送信ステップと、クライアントマシンにおける作業ステップおよびメール返送ステップと、前記次工程特定ステップとを必要なだけ繰り返すことを特徴とするフェーズ管理方法により達成される。
【０００９】
本発明によれば、工程中の作業者となるユーザは、送付された調査書を、当該ユーザが操作するパーソナルコンピュータなどのクライアントマシンに既にインストールされている既存の文書作成ソフトウェアや表作成ソフトウェアを利用して、文書に必要事項を記入すればよい。また、ステータス管理シートは、ユーザの操作による直接的な内容改変は認められず、上記ソフトウェアのいわゆるマクロ機能などにより自動的に更新される。これにより、ユーザは、単に文書に必要事項を記入し、メールを返信するだけの操作を行えばよい。また、本発明によれば、サーバが、工程においてどの作業者に文書が到達し、作業が行われているかを適切に把握することができる。
【００１０】
好ましい実施態様においては、さらに、前記作業者となるユーザの最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンにおいて、前記メールに添付された文書ファイルを、記憶装置に蓄積するステップと、蓄積された文書ファイルを１つのデータベース化するステップと、前記データベース化された文書ファイル群を、前記サーバに伝達するステップとを備えている。
【００１１】
この実施態様によれば、工程中、文書が集まるべき場所（クライアントマシン）で、いったん文著を蓄積し、これをデータベース化した上でサーバに伝達するようになっている。多数の文書が集まる場所で、文書を受理するごとに、サーバに返信するのでは、ユーザは、一定の操作（メールの受理、閲覧、返信など）を多くの回数繰り返す必要がある。本実施態様では、蓄積した文書をデータベース化したものをサーバに伝達するため、操作を著しく簡単にすることが可能となる。
【００１２】
これを実現するためには、上記処理をサーバに実行させるツールを、当該クライアントマシンにインストールさせる必要があるが、文書が集まる場所の数は限られるため、コスト負担も不合理なものとはならない。たとえば、人事考課のための調査書を社員からその上長など考課者に順次伝達する場合、事業部長など組織の責任者の操作するクライアントマシンに、当該ツールをインストールすれば足りる。
【００１３】
また、好ましい実施態様においては、さらに、前記サーバにおいて、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンからの要求に応答して、当該ユーザを最下流とする他のユーザに関するステップ管理データベースから、当該他のユーザに関連する文書ファイルにかかる作業状況を抽出するステップと、前記抽出された作業状況を、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンに伝達するステップとを備えている。これにより、文書の集まる場所に位置するユーザは、文書が到達し作業中であると考えられる他のユーザを把握することが可能となる。
【００１４】
別の好ましい実施態様においては、前記次工程特定ステップが、前記ステータス管理シート中の作業履歴に、メール返送にかかる作業者を記憶するステップを有し、前記管理シート更新ステップが、工程を逆行するような他の作業者に文書ファイルを差し戻すべき場合に、前記ステータス管理シート中の作業履歴に列挙された作業者を提示するステップと、提示された作業者のうちの何れかの選択に応答して、前記ステータス管理シート中、差戻し先として、当該選択された作業者を記憶するステップとを有する。これにより、文書中に不備があり文書を戻さなければならない場合にも、適切に対応することが可能となる。
【００１５】
また、別の好ましい実施態様においては、さらに、前記サーバにおいて、前記工程中の各ユーザがメールを返信すべき期限を記憶する期限管理データベースを保持するステップと、前記ステップ管理データベース中の作業状況を参照して、前記期限が超過しているユーザに対して、督促のメールを送信するステップとを備えている。
より好ましくは、さらに、前記サーバにおいて、前記期限管理データベースに、期限が経過してから督促するまでの期間および督促回数を含む督促方法を記憶するステップを備えている。
【００１６】
また、本発明の目的は、一定の順序にしたがって文書ファイルを一定のユーザに伝達する際のフェーズを管理するためにサーバを動作させるフェーズ管理プログラムであって、文書ファイルを伝達すべきユーザにおける文書ファイルの状況を含むステータス管理データベース、および、各ユーザのメールアドレスを記憶したメールアドレスデータベースを保持するステップと、前記文書ファイルを、当該文書ファイルにかかる作業者および作業状況が記述されるステータス管理シートとともに、定められたユーザにメールに添付して送信するメール送信ステップと、ユーザのクライアントマシンから、閲覧およびこれに加えて所定の情報が記入された文書ファイルと、その作業状況が更新されたステータス管理シートとが添付された返信メールを受理する返信メール受理ステップと、受理した返信メールに添付されたステータス管理シートを参照して、前記ステータス管理データベース中の文書ファイルの状況を更新するとともに、次の工程の作業者を特定して、前記ステータス管理シート中に当該作業者を更新するとともに、前記メールアドレスデータベースを参照して、次の作業者の取得する次工程特定ステップとを前記サーバに実行させ、前記メール送信ステップと、前記返信メール受理ステップと、前記次工程特定ステップとを必要なだけ、前記サーバに繰り返し実行させることを特徴とするフェーズ管理プログラムにより達成される。
【００１７】
好ましい実施態様においては、さらに、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンからの要求に応答して、当該ユーザを最下流とする他のユーザに関するステップ管理データベースから、当該他のユーザに関連する文書ファイルにかかる作業状況を抽出するステップと、前記抽出された作業状況を、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンに伝達するステップとを、前記サーバに実行させる。
【００１８】
別の好ましい実施態様においては、次工程特定ステップにおいて、前記ステータス管理シート中の作業履歴に、メール返送にかかる作業者を記憶するステップを、前記サーバに実行させ、かつ、前記ステータス管理シート中、工程を逆行するような他の作業者に文書ファイルを差し戻すことを示す指示、および、差戻し先の作業者であるユーザが含まれる場合に、前記指示にしたがって、前記ステータス管理データベースを更新するとともに、前記差戻し先の作業者であるユーザに、前記文書ファイルおよびステータス管理シートを添付したメールを送信するステップを、前記サーバに実行させる。
【００１９】
また、別の好ましい実施態様においては、さらに、前記工程中の各ユーザがメールを返信すべき期限を記憶する期限管理データベースを保持するステップと、前記ステップ管理データベース中の作業状況を参照して、前記期限が超過しているユーザに対して、督促のメールを送信するステップとを、前記サーバに実行させる。ここでは、さらに、前記期限管理データベースに、期限が経過してから督促するまでの期間および督促回数を含む督促方法を記憶するステップを、前記サーバに実行させるのが望ましい。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明にかかる人事評価管理システムの概略を示すブロックダイヤグラムである。図１に示すように、このシステムにおいては、ネットワーク１２に、人事部のシステム１４、各事業部のシステム１６−１、１６−２、・・・が接続されている。
【００２１】
たとえば、人事部のシステム１４は、人事部のオペレータが作業をするための端末（人事部端末）２０、および、後述する調査書管理プログラムを装備したサーバ２２を有する。また、事業部のシステム（たとえば、システム１６−１）は、事業本部の責任者（事業本部長）が操作するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）（以下、「事業本部長ＰＣ」とも称する。）２４、社員が操作するＰＣ（以下、「社員ＰＣ」とも称する）２６−１、２６−２、・・・を有している。
【００２２】
事業本部長ＰＣ２４には、後述するように、社員が作成した調査書を回収するソフトウェアである回収ツールがインストールされている。また、事業本部長以外の、一次考課者および二次考課者を含む社員のＰＣ２６は、本システムを運用するための特段のソフトウェアは装備されていない。
【００２３】
本実施の形態においては、各社員を評価するために、後述するような自己申告書を含む調査書が、各社員に配布され、記入済みの調査書が、一時評価者、二次評価者など、社員を評価する上司に対応する評価者を経て、最終的に人事部に戻るようになっている。図２は、調査書回収作業の流れを概略的に示す図である。まず、調査書を添付したメールが人事部から各社員に送信される（たとえば、符号２００参照）。各社員は、調査書中の自己申告書に必要な情報を記入し、所定の送信先宛にメール送信する（たとえば、符号２０１参照）。たとえば、社員に対する一次評価者が存在する場合には、一次評価者にメールが送信される。一次評価者は、メールを受理すると、その内容を参照して、自己申告書を参照しつつ当該社員の評価を記入した上で、さらにその上司に該当するもの（たとえば、二次評価者や事業本部長）に送付する（たとえば、符号２０２参照）。最終的には、調査書は事業本部長のもとに到達する。事業本部長は、必要数の調査書が回収されると、これをメールにて人事部に戻す（符号２１０参照）。
【００２４】
本実施の形態において、実際には、社員から一次評価者、一次評価者から二次評価者、一次評価者や二次評価者から事業本部長へのメールは、直接伝達されるのではなく、社員ＰＣ（たとえば、２６−１）から、いったんサーバ２２を介して、他の社員ＰＣ（たとえば、２６−２）や事業本部長ＰＣ２４に伝達される。サーバ２２を介在させるため、後述するように、社員や考課者は、メールの宛先を意識せず、単に送信するだけで、正しい宛先に調査書を含むメールを伝達することが可能となる。
【００２５】
図３は、本実施の形態にかかるサーバ２２の構成を示すブロックダイヤグラムである。図３に示すように、本実施の形態にかかるサーバ２２は、調査書を含むメールを自動的に生成して、所定の宛先に送信し、また、メールを受信して、これを蓄積するメール管理部３０と、各社員における作業状況を管理するフェーズ管理部３２と、調査書の送付期限を管理し、必要な場合に督促メールを生成する期限管理部３４と、ネットワーク１２を介したＰＣ２４、２６や人事部端末２０からの入力を受理し、各部に必要な指示を与えるとともに、上記ＰＣ２４、２６や人事部端末２０にデータやメールを送信するクライアントインタフェース（Ｉ／Ｆ）３６とを備えている。
【００２６】
また、サーバ２２は、各社員の作業状況を示すステータスなどを記憶するステータス管理データベース（ＤＢ）３８と、各社員のメールアドレスを記憶したメールアドレスＤＢ４０と、期限管理のための情報を記憶した期限管理ＤＢ４２と、事業本部長が現状を把握するための情報を記憶した事業本部状況管理ＤＢ４４とを備えている。
【００２７】
図４（ａ）は、本実施の形態にかかるステータス管理ＤＢ中のレコードの構成を示す図である。ステータス管理ＤＢ３８中には、所定のデータ群からなる社員ごとのレコードが記憶される。図４（ａ）に示すように、レコードは、社員を一意的に特定するＩＤに相当する社員氏名番号、社員氏名、所属事業本部を一意的に特定する所属事業本部コード、当該社員の人事評価中、一次評価をなす者（一次評価者）を一意的に特定する一次考課者氏名番号、二次評価をなす者（二次評価者）を一意的に特定する二次評価者氏名番号、事業本部長を一意的に特定する事業本部長氏名番号、当該社員の人事考課のための調査書の要否を示す調査書要否フラグ、当該社員による調査書の送信状況を示す送信状況フラグ、社員や関連する考課者、事業本部長などにおける作業状況を把握するための作業状況値、並びに、社員、一次考課者、二次考課者および事業本部長のそれぞれにおける調査書の第１の督促状況値（督促状況１）〜第４の督促状況値（督促状況４）を有する。
【００２８】
一次考課者氏名番号、二次考課者氏名番号、事業本部長氏名番号は、それぞれ、その者の社員氏名番号と一致する。また、社員に応じて、一次考課者や二次考課者が存在しない場合には、その部分は無効（Ｎｕｌｌ）値となる。作業状況値は、図４（ａ）に示すように、調査書の送信完了、社員による調査書記入の完了、一次考課者による記入の完了、二次考課者による記入の完了、事業本部長による確認の完了、事業本部長から人事部への送付完了というステータスのそれぞれを示す値「１」〜「５」を設定できるようになっている。
また、図４（ｂ）に示すように、メールアドレス管理ＤＢ４０のレコードは、社員氏名番号とメールアドレスとを有している。
【００２９】
図５（ａ）は、期限管理ＤＢ４２中のレコードの構成を示す図である。図５（ａ）に示すように、各レコードには、事業本部コードと、社員、一次考課者、二次考課者、事業本部長のそれぞれにおける調査書の送付期限とが項目として含まれる。
【００３０】
図５（ｂ）は、事業本部状況管理ＤＢ４４のレコードの構成を示す図である。事業本部状況ＤＢ４４は、基本的に、事業本部長ＰＣ２４からのアクセスのみが認められる。このレコードには、事業本部コード、事業本部長氏名番号、パスワード、当該事業本部に所属する社員数、調査書への記入が必要な社員の数である調査書必要社員数、人事部から送信した調査書の数を示す調査書送信数、事業本部長が確認を完了した調査書の数である事業本部長完了数、および、人事部送信状況を示す値とが項目として含まれる。人事部送信状況としては、未完了、一部送信および全送信完了というステータスを示す値が与えられるようになっている。
【００３１】
このように構成された人事評価管理システムでの処理の流れについて以下に説明する。図６は、人事部システムのサーバと、社員等のＰＣとの間のメールの流れおよび処理の概略を示すフローチャートである。図６に示すように、まず、人事部システムのサーバ２２は、送付すべき調査書を作成し、これを各社員のＰＣに対して、メールにて送信する（ステップ６０１、６０２）。本実施の形態においては、図８（ａ）に示すように、送信されるメールは、本文８００と、添付ファイル８０１とを含む。メール本文８００には、返信先としてサーバ２２のアドレスがあらかじめ記述されている。したがって、メールを受信した作業者が、メーラを起動して、当該メールを返信すると、返信先を入力することなく、そのメールは自動的にサーバ２２に届くようになっている。
【００３２】
さらに、添付ファイル８０１は、調査書８１０とステータス管理シート８２０とを含む。図８（ｂ）に示すように、調査書８１０は、たとえば、事業本部名、社員自身の氏名、氏名番号等を記入する欄と、申告すべき項目を記入する欄とを含む。また、調査書８１０の下端には、「作成完了」ボタン８１１、「作成中」ボタン８１２および「差戻し」ボタン８１３が設けられる。調査書８１０は、既存の表作成ソフトウェアや文書作成ソフトウェアにより開かれ、作業者は、欄内に必要な事項を記入することができる。
【００３３】
図７は、サーバ２２による調査書送付処理をより詳細に示すフローチャートである。図７に示すように、サーバ２２のメール管理部３０は、ステータス管理ＤＢ３８を参照して、レコードを選択し（ステップ７０１）、当該レコード中の調査書要否フラグを参照して、調査書の送信が必要な者であるか否かを判断する（ステップ７０２）。ステップ７０２でイエス(Yes)と判断された場合には、メールアドレスＤＢ４０から、社員氏名番号にて特定されるメールアドレスが取得される（ステップ７０３）。次いで、メール本文が作成され、これに、調査書およびステータス管理シートが添付ファイルとして、取得されたメールアドレスに送信される（ステップ７０４、７０５）。
【００３４】
次いで、サーバ２２のフェーズ管理部３２は、ステータス管理ＤＢ３８中の作業状況を更新する（ステップ７０６）。ここでは、作業状況中の値が「０」、すなわち、調査書送信完了を示す値にセットされる。次いで、クライアントＩ／Ｆ３６により、事業本部状況管理ＤＢ４４が更新される（ステップ７０７）。より詳細には、調査書送信数の項目の値がインクリメントされる。サーバ２２は、ステップ７０１ないしステップ７０７の処理を、全社員に関するレコードについて実行する（ステップ７０８参照）。
【００３５】
社員など作業者は、社員ＰＣ２６を操作して、受理したメールに添付された調査書を開き、必要な事項を記入した上で、メールをサーバ２２宛てに返信する（図６のステップ６０３）。図９は、社員ＰＣ２６にて実行される処理を示すフローチャートである。この処理は、たとえば、表作成ソフトウェアや文書作成ソフトウェアのいわゆるマクロ機能により実現することができる。
【００３６】
まず、添付ファイルのステータス管理シートが参照され、作業者が「社員」であるか否かが判断される（ステップ９０１）。ステップ９０１でイエス(Yes)と判断された場合には、調査書中の「差戻し」ボタンが使用不可能に設定される（ステップ９０２）。次いで、調査書が開かれて、作業者が各欄に必要な事項を記入できる状態となる。
【００３７】
作業者は、作業終了の際に、調査書（図８の符号８１０参照）の下側にはいちされた何れかのボタンをオンする。たとえば、必要事項の記入が終了していれば、「作成完了」ボタン８１１をオンし、また、必要事項を記入中にいったん調査書を閉じたい場合には「作成中」ボタン８１２をオンすればよい。また、たとえば調査書の一部に不備があり、一次考課者、二次考課者或いは事業本部長が、書類を所定の作業者まで差し戻す必要があると判断した場合には、「差戻し」ボタン８１３をオンすればよい。社員ＰＣ２６は、これに応答して、オンされたボタンの種別を判断する（ステップ９０３）。ボタン種別が「作成完了」であれば、ステータス管理シート中の作業ステータスが、「作成完了」に更新される（ステップ９０４）。また、ボタン種別が「作成中」であれば、ステータス管理シート中の作業ステータスが、「作成中」に更新される（ステップ９０５）。その一方、ボタン種別が「差戻し」であれば、社員ＰＣ２６は、ステータス管理シートから作業者履歴を取り出して、これ以前の作業者のリストを表示する。作業者は、当該リストから、差戻し先となる作業者を選択する（ステップ９０６）。
【００３８】
ここに、ステータス管理シートについてより詳細に説明を加える。ステータス管理シートには、現在の作業者およびその作業ステータスと、過去の作業者の履歴が記述される。ステータス管理シートは、作業者が直接アクセスしてその内容を参照し、或いは、更新することができず、サーバ２２のフェーズ管理部３２、定められたプログラムにしたがって、また、社員ＰＣ２６や事業本部長ＰＣ２４の表作成ソフトウェアや文書作成ソフトウェアが、マクロにしたがって、その内容を参照し、或いは、更新することができるようになっている。
【００３９】
ステップ９０６において、作業者の入力装置の操作により選択された作業者を受理すると、ステータス管理シート中の作業ステータスが「差戻し」に更新されると共に、差戻し先として「選択された作業者」が、当該ステータス管理シート中に記述される。このような処理の後、調査書が、社員ＰＣ２６や事業本部長ＰＣ２４の記憶装置（図示せず）中に記憶される。
【００４０】
作業者は、メーラを起動して、調査書および作業ステータス管理シートを添付ファイルとして、メールを返信する。先に述べたように、サーバ２２からのメール本文８００には、返信先としてサーバ２２のアドレスが記述されているため、返信先を入力することなく、サーバ２２にメールを返信することができる。
サーバ２２においては、記入済の調査書等が添付されたメールを受理すると、フェーズ管理処理を実行し（図６のステップ６０５）。その後、次の工程をなすべき作業者（次工程作業者）宛てに調査書を添付したメール送信処理が実行される（ステップ６１１）。
【００４１】
図１０および図１１は、図６のステップ６０５および６１１をより詳細に示すフローチャートである。サーバ２２のフェーズ管理部３２は、受理したメールに添付されたファイル中のステータス管理シートを参照し（ステップ１００１）、当該ステータス管理シート中の作業ステータスを判断する（ステップ１００２）。たとえば、作業ステータスが「作成完了」である場合には、フェーズ管理部３２は、ステータス管理シート中の作業者を、次工程作業者に更新する（ステップ１００３）。ここでは、フェーズ管理部３２は、ステータス管理ＤＢ３８を参照して、調査書を作成した社員のレコードを見出し、レコードから、現在の作業者（現作業者）の次の作業者の氏名番号（一次考課者氏名番号、二次考課者氏名番号或いは事業本部長氏名番号）を特定すれば良い。
【００４２】
次いで、フェーズ管理部３２は、ステータス管理ＤＢ３８の上記レコード中の作業状況を、次工程に合致する値に変更する（ステップ１００４）。たとえば、社員からの調査書の送付であれば、その値は「１：社員完了」となり、或いは、一次考課者からの送付であれば、その値は「２：一次考課者完了」となる。その後、ステータス管理シート中の作業者（次工程作業者）の氏名番号が特定され、そのメールアドレスが、メールアドレスＤＢ４０から取得される（ステップ１００５、１００６）。その後、次工程作業者宛に、調査書およびステータス管理シートが添付されたメールが作成され、送信される（ステップ１００７）。
【００４３】
また、ステップ１００２において作業ステータスが「作成中」であった場合には、送信者にメールが返信される。つまり、次工程作業者は、メールを送信してきた作業者であるため、そのメールアドレスが取得され、調査書およびステータスシートが添付されたメールが、当該作業者に送信される。
【００４４】
次に、ステップ１００２において作業ステータスが「差戻し」であった場合について、図１１を参照して説明する。フェーズ管理部３２は、ステータス管理シート８２０中の差戻し先を判断する（ステップ１１０１）。たとえば、差戻し先が「社員」であった場合には、フェーズ管理部３２は、ステータス管理シート中の作業者を「社員」に更新し（ステップ１１０２）、次いで、ステータス管理ＤＢ３８の処理対象となるレコード中の作業状況を「０」に更新する（ステップ１１０３）。同様に、差戻し先が、「一次考課者」或いは「二次考課者」であった場合には、フェーズ管理部３２は、ステータス管理シート中の作業者を、「一次考課者」或いは「二次考課者」に、それぞれ更新し（ステップ１１０４、１１０６）、次いで、ステータス管理ＤＢ３８の処理対象となるレコード中の作業状況を「１」或いは「２」に、それぞれ更新する（ステップ１１０５、１１０７）。
【００４５】
このようにして、定められた工程にしたがって、社員、一次考課者、二次考課者の順で順次、調査書およびステータス管理シートが添付されたメールが伝達されていく。また、差戻しが生じたときには、差戻し先にメールが戻され、以後、決められた工程にしたがってメールの伝達が繰り返される。
たとえば、次工程作業者が事業本部長である場合には、事業本部長ＰＣ２４宛に、調査書が添付されたメールが送信される（ステップ６２１、６２２）。事業本部長ＰＣ２４においても、作業者（事業本部長）は、調査書の内容を確認し、図８（ｂ）に示す調査書中、所定のボタンをオンすればよい。なお、「差戻し」ボタン８１３をオンされた場合には、作業者は、メーラを起動して、当該「差戻し」ボタンがオンされた調査書を添付したメールを、サーバ２２に宛てて返信する。
【００４６】
事業本部長ＰＣには、図６に示すフローにしたがって、当該事業本部長が掌握する事業部に属する社員の調査書が、順次送られてくる。したがって、作業者（事業本部長）は、回収ツールを起動して、収集した調査書を含むＤＢを作成し、このＤＢ中のファイル群をサーバ２２に送る。本実施の形態においては、調査書を含むＤＢを作成する処理と、ＤＢ中のファイル群をサーバ２２に送る処理は、別個に実行できるようになっている。図１２（ａ）は、ＤＢの作成の際の処理を示すフローチャートである。作業者が事業本部長ＰＣ２４を操作して、回収ツールを起動すると（ステップ１２０１）、回収ツールは、事業本部長ＰＣ２４の記憶装置（図示せず）を検索して、各社員の調査書を取得し（ステップ１２０２）、これを１つのデータベース中のファイル群に編集する（ステップ１２０３）。
【００４７】
その後、回収ツールは、データベースに収容したファイル数をカウントするとともに（ステップ１２０４）、調査書作成にかかる社員の社員氏名番号を抽出する（ステップ１２０５）。このような処理の後、回収ツールは、操作者の、サーバにＤＢ作成通知を送信する指示（たとえば、「通知」ボタンの押下）に応答して、社員氏名番号のリストを含むメールをサーバに送信する（ステップ１２０６）。
【００４８】
サーバ２２において、上記メールを受理すると、社員氏名番号のリストに基づき、ステータス管理ＤＢ３８中の関連するレコードを特定し、各レコード中の作業状況の値を、「４：事業本部長終了」に更新する（ステップ１２０７）。
【００４９】
図１２（ｂ）は、ＤＢ中のファイル群を送信する際の処理を示すフローチャートである。事業本部長ＰＣ２４において、回収ツールが作動した状態で、ＤＢ中のファイルの送信の指示を受理すると、ＤＢ中のファイルおよびファイル数を示す情報がサーバ２２に送信される（ステップ１２１１）。サーバ２２においては、受理したファイルが、事業本部名等と関連付けられて記憶装置（図示せず）に記憶される（ステップ１２１２）。また、フェーズ管理部３２は、ステータス管理ＤＢ３８中、ファイルに含まれる調査書に関する各レコードの作業状況を「５：人事部送信済」に更新する。また、クライアントＩ／Ｆ３６が、事業本部状況管理ＤＢ４４を更新する。より詳細には、送信されたファイル群に、事業本部に関する調査書の全てが含まれるか否かが判断される。これは、送信されたファイル数と、事業本部状況管理ＤＢ４４中の当該事業本部に関するレコードの調査書送信数とを比較すればよい。全ての調査書が含まれる場合には、当該レコードの人事部送信状況の値が「２：全送信完了」に設定され、その一方、一部の調査書であった場合には、当該値が「１：一部送信」に設定される。
【００５０】
このように、本実施の形態によれば、社員、考課者は、既存のＰＣおよびそこに既にインストールされた表作成ソフトウェアや文書作成ソフトウェア、および、メーラを利用して、新たな特別な用途のソフトウェアをインストールすることなく、調査書を作成或いは確認し、これを、あらかじめ定められた送信先に返せばよい。サーバ２２は、受信したメールの添付ファイル中のステータス管理シートを参照して、次の工程の作業者を特定して、メールを送信することができる。
【００５１】
また、本実施の形態によれば、最終的に社員の調査書が集積される事業本部長ＰＣのみに、回収ツールがインストールされる。回収ツールは、事業本部長ＰＣの記憶装置に蓄積された調査書を集めてデータベース化し、そのファイルをサーバに送信することができる。回収ツールからの情報により、サーバにおいてはどの程度の調査書が回収されたかを把握することもできる。
【００５２】
次に、回収ツールの他の機能について説明する。事業本部長ＰＣ２４の回収ツールにより、ステータス管理ＤＢ中、当該事業本部長が掌握すべき社員の調査書に関する状況を把握することが可能である。図１３は、この処理を示すフローチャートである。まず、作業者（事業本部長）は、事業本部長ＰＣ２４を操作して、回収ツールを起動し（ステップ１３０１）、サーバ２２にアクセスして、事業本部コードおよびパスワードを入力する（ステップ１３０２）。
【００５３】
サーバ２２のクライアントＩ／Ｆ３６は、事業本部状況管理ＤＢ４４を参照して、指定された事業本部コードに関するパスワードと、入力されたパスワードを照合する（ステップ１３０３）。両者が一致しない場合には、事業本部長ＰＣ２４に対して、照合に失敗したことを通知するとともに、パスワード等の再入力を促す。両者が一致した場合には、クライアントＩ／Ｆ３６は、ステータス管理ＤＢ３８を検索して、当該事業本部に属する社員のレコードを見出し、各レコード中、調査書に関する状況（たとえば、作業状況、督促状況）を取得する（ステップ１３０４）。その後、当該状況を含む表示画面が作成され（ステップ１３０５）、事業本部長ＰＣ２４に伝達される（ステップ１３０６）。このようにして、事業本部長ＰＣ２４の表示装置には、各社員の状況が含まれる画面が表示される（ステップ１３０７）。
【００５４】
また、本実施の形態においては、サーバが、設定された期限を参照して、社員等に対して督促メールを送ることが可能である。初期的には、人事部担当者が、人事部システム１４の人事部端末２０を操作して、事業本部ごとに、人事部への回収日を入力する。この回収日は、期限管理ＤＢ４２中、当該事業本部に関連するレコードの、「人事部送付期限」として記憶される。また、事業本部長は、上記回収日に、本人が人事部に、調査書のファイル群をサーバ２２に返すことができるよう、各フェーズ、つまり、社員、一次考課者、二次考課者の調査書送信および事業本部長自身の調査書確認のそれぞれの期限を設定する。これは、事業本部長が、事業本部長ＰＣ２４を操作して、サーバ２２にアクセスして、クライアントＩ／Ｆ３６を介して、期限管理ＤＢ４２の特定のレコード中の項目の値を設定することにより実現される。
【００５５】
また、事業本部長は、当該事業本部の状況に見合うような督促方法を入力する。たとえば、期限経過後の期間や督促回数により督促方法を特定すれば良い。このような情報も、期限管理ＤＢ４２中、当該事業本部に関連するレコードの「督促方法」として記憶される。
【００５６】
図１４は、サーバ２２による期限管理処理を示すフローチャートである。図１４に示すように、期限管理部３４は、処理を実行している日付を取得し（ステップ１４０１）、期限管理ＤＢ４２を参照して、各事業部において、期限が到来した作業の有無を判断する（ステップ１４０２、１４０３）。ステップ１４０３でイエス(Yes)と判断された場合には、ステータス管理ＤＢ３８が参照されて、到来した期限になっても、該当する作業が完了していない作業者（社員、一次考課者、二次考課者および／または事業部長）が存在するか否かが判断される（ステップ１４０４）。
【００５７】
ステップ１４０４でイエス(Yes)と判断された場合には、既に督促がされているか否かが判断される（ステップ１４０５）。たとえば、該当する作業者の督促状況を参照して、未督促でない場合には、既に督促されていると判断すれば良い。ステップ１４０５でイエス(Yes)と判断された場合には、期限管理ＤＢ４２を参照して、督促状況を参照して、さらに、設定された督促方法にあった督促がされているか否かを判断する（ステップ１４０６）。たとえば、督促の回数が複数回であれば、再度督促をすべき場合があるからである。
【００５８】
ステップ１４０５でノー(No)或いはステップ１４０６でノー(No)と判断された場合には、督促すべき作業者が確認され、当該作業者宛の督促メールが作成される（ステップ１４０７）。次いで、メールアドレスＤＢ４０が参照されて、当該作業者のメールアドレスが取得され、督促メールが送信される（ステップ１４０８、１４０９）。その後、たとえば、フェーズ管理部３２が、期限管理部３４からの依頼に応答して、ステータス管理ＤＢ３８の該当するレコード中、督促にかかる作業者の督促状況の値を更新する。ここでは、督促回数に加えて、最新の督促日を含めても良い。このようにして、本実施の形態においては、設定された期限および督促方法にしたがって、督促の必要な作業者に、調査書送付等を求める督促メールを送信することができる。
【００５９】
本発明は、以上の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲内で、種々の変更が可能であり、それらも本発明の範囲内に包含されるものであることは言うまでもない。
たとえば、前記実施の形態において、人事考課のための調査書を社員から、順次、考課者に回覧し、最終的に事業本部長のＰＣに蓄積した上で、人事部のサーバに戻すように構成されている。しかしながら、本発明は上記調査書に限定されるものではなく、一定の工程にしたがって回覧或いは閲覧させ、必要に応じては所定の情報を記入させる書面、たとえば、稟議書などのフェーズ管理にも利用できる。また、文書を蓄積させるのは工程の下流側であるのが望ましいが、調査書を蓄積させるべき者が事業本部長など特定の役職の者に限定されないことは言うまでも無い。
【００６０】
また、前記実施の形態においては、事業本部長ＰＣに回収ツールをインストールしているが、多数の文書を蓄積する必要が無い場合、たとえば、稟議書の回覧に利用する場合、当該事業本部長ＰＣに回収ツールをインストールしていなくても良い。
【００６１】
【発明の効果】
本発明によれば、既存のＰＣおよび当該ＰＣにインストールされたソフトウェアを利用し、かつ、文書のフェーズを適切に管理できるシステムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 図１は、本発明にかかる人事評価管理システムの概略を示すブロックダイヤグラムである。
【図２】 図２は、本実施の形態における調査書回収作業の流れを概略的に示す図である。
【図３】 図３は、本実施の形態にかかるサーバの構成を示すブロックダイヤグラムである。
【図４】 図４（ａ）、（ｂ）は、それぞれ、本実施の形態にかかるステータス管理ＤＢ中のレコード構成、および、メールアドレス管理ＤＢのレコード構成を示す図である。
【図５】 図５（ａ）、（ｂ）は、それぞれ、本実施の形態にかかる期限管理ＤＢ４２中のレコードの構成、および、事業本部状況管理ＤＢ４４中のレコード構成を示す図である。
【図６】 図６は、人事部システムのサーバと、社員等のＰＣとの間のメールの流れおよび処理の概略を示すフローチャートである。
【図７】 図７は、本実施の形態にかかるサーバによる調査書送付処理をより詳細に示すフローチャートである。
【図８】 図８は、本実施の形態におけるメールの構成および調査書の内容を示す図である。
【図９】 図９は、本実施の形態における社員ＰＣにて実行される処理を示すフローチャートである。
【図１０】 図１０は、図６のステップ６０５、６１１をより詳細に示すフローチャートである。
【図１１】 図１１は、図６のステップ６０５、６１１をより詳細に示すフローチャートである。
【図１２】 図１２は、事業本部長ＰＣにおける回収ツールによる処理を示すフローチャートである。
【図１３】 図１３は、調査書に関する状況を把握する際に実行される処理を示すフローチャートである。
【図１４】 図１４は、本実施の形態にかかるサーバによる期限管理処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１２ ネットワーク
１４ 人事部システム
１６ 各事業部システム
２０ 人事部端末
２２ サーバ
２４ 事業本部長ＰＣ
２６ 社員ＰＣ
３０ メール管理部
３２ フェーズ管理部
３４ 期限管理部
３６ クライアントＩ／Ｆ
３８ ステータス管理ＤＢ
４０ メールアドレスＤＢ
４２ 期限管理ＤＢ
４４ 事業本部状況管理ＤＢ

Claims (10)

1. 文書ファイルを伝達すべきユーザにおける文書ファイルの作業状況を含むステータス管理データベース、および、各ユーザのメールアドレスを記憶したメールアドレスデータベースを保持するサーバ、および、サーバとネットワークを介して接続されたクライアントマシンを備え、一定の順序にしたがって文書ファイルを一定のユーザに伝達する際のフェーズを管理する方法であって、
   前記サーバが、前記文書ファイルを、当該文書ファイルにかかる作業者、作業状況、および、過去の作業者の履歴が記述されるステータス管理シートとともに、定められたユーザにメールに添付して送信するメール送信ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記メールに添付された文書ファイルを表示し、かつ、前記ステータス管理シートの作業者に基づいて、作業完了、作業中および差戻し、或いは、作業中および作業完了を含む、前記文書にかかる作業状況を示すボタンを表示する第１の表示ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記文書ファイル中に記入された入力および前記作業状況を示すボタンの入力を受け入れる作業ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記作業状況を示すボタンの入力に応答して、前記ステータス管理シート中の作業状況を更新する管理シート更新ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記作業状況を示すボタンが差戻しを示す場合には、前記ステータス管理シートから作業者の履歴を取り出して、過去の作業者のリストを生成して表示する第２の表示ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記作業者のリストから選択された差戻し先の選択を受け入れ、前記ステータス管理シート中、前記差戻し先として選択された作業者を記述する差戻し記述ステップと、
   前記ユーザのクライアントマシンが、前記文書ファイルを、前記ステータス管理シートとともに、メールに添付して前記サーバに返送するメール返送ステップと、
   前記サーバにおいて、受理したメールに添付されたステータス管理シートを参照して、前記ステータス管理データベース中の文書ファイルの状況を更新するとともに、次の工程の作業者を特定して、前記ステータス管理シート中に当該作業者を更新するとともに、前記メールアドレスデータベースを参照して、次の作業者を取得し、前記ステータス管理シート中に作業状況が差戻しである場合には、前記次の作業者を、前記差戻し先として記述された作業者を、次の作業者とする次工程特定ステップと、を備えたことを特徴とするフェーズ管理方法。
2. さらに、前記作業者となるユーザの最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンが、前記メールに添付された文書ファイルを、記憶装置に蓄積するステップと、
   前記クライアントマシンが、蓄積された文書ファイルを１つのデータベース化するステップと、
   前記クライアントマシンが、前記データベース化された文書ファイル群を、前記サーバに送信するステップとを備えたことを特徴とする請求項１に記載のフェーズ管理方法。
3. さらに、前記サーバが、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンからの要求に応答して、当該ユーザを最下流とする他のユーザに関するステータス管理データベースから、当該他のユーザに関連する文書ファイルにかかる作業状況を抽出するステップと、
   前記サーバが、前記抽出された作業状況を、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンに伝達するステップとを備えたことを特徴とする請求項１または２に記載のフェーズ管理方法。
4. さらに、前記サーバが、前記工程中の各ユーザがメールを返信すべき期限を記憶する期限管理データベースを備え、
   前記サーバが、前記期限管理データベース中の作業状況を参照して、前記期限が超過しているユーザに対して、督促のメールを送信するステップとを備えたことを特徴とする請求項１ないし３の何れか一項に記載のフェーズ管理方法。
5. さらに、前記サーバが、前記期限管理データベースに、期限が経過してから督促するまでの期間および督促回数を含む督促方法を記憶するステップを備えたことを特徴とする請求項４に記載のフェーズ管理方法。
6. 文書ファイルを伝達すべきユーザにおける文書ファイルの状況を含むステータス管理データベース、および、各ユーザのメールアドレスを記憶したメールアドレスデータベースを保持するサーバ、および、サーバとネットワークを介して接続されたクライアントマシンを備え、一定の順序にしたがって文書ファイルを一定のユーザに伝達する際のフェーズを管理するフェーズ管理システムであって、
   前記サーバは、前記文書ファイルを、当該文書ファイルにかかる作業者、作業状況、および、過去の作業者の履歴が記述されるステータス管理シートとともに、定められたユーザにメールに添付して送信するメール送信手段を備え、
   前記ユーザのクライアントマシンが、
   前記メールに添付された文書ファイルを表示し、かつ、前記ステータス管理シートの作業者に基づいて、作業完了、作業中および差戻し、或いは、作業中および作業完了を含む、前記文書にかかる作業状況を示すボタンを表示する第１の表示手段と、
   文書ファイル中に記入された入力および前記作業状況を示すボタンの入力を受け入れる作業受け入れ手段と、
   前記作業状況を示すボタンの入力に応答して、前記ステータス管理シート中の作業状況を更新する管理シート更新手段と、
   前記作業状況を示すボタンが差戻しを示す場合には、前記ステータス管理シートから作業者の履歴を取り出して、過去の作業者のリストを生成して表示する第２の表示手段と、
   前記作業者のリストから選択された差戻し先の選択を受け入れ、前記ステータス管理シート中、前記差戻し先として選択された作業者を記述する差戻し記述手段と、
   前記文書ファイルを、前記ステータス管理シートとともに、メールに添付して前記サーバに返送するメール返送手段と、を備え、
   前記サーバが、受理した返信メールに添付されたステータス管理シートを参照して、前記ステータス管理データベース中の文書ファイルの状況を更新するとともに、次の工程の作業者を特定して、前記ステータス管理シート中に当該作業者を更新するとともに、前記メールアドレスデータベースを参照して、次の作業者を取得し、前記ステータス管理シート中に作業状況が差戻しである場合には、前記次の作業者を、前記差戻し先として記述された作業者を、次の作業者とする次工程特定手段を備えたことを特徴とするフェーズ管理システム。
7. 前記クライアントマシンが、
   当該クライアントマシンが前記作業者となるユーザの最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンであった場合に、前記メールに添付された文書ファイルを、記憶装置に蓄積する文書ファイル蓄積手段と、
   蓄積された文書ファイルを１つのデータベース化するデータベース化手段と、
   前記データベース化された文書ファイル群を、前記サーバに送信する文書ファイル群送信手段と、を備えたことを特徴とする請求項６に記載のフェーズ管理システム。
8. 前記サーバが、
   前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンからの要求に応答して、当該ユーザを最下流とする他のユーザに関するステータス管理データベースから、当該他のユーザに関連する文書ファイルにかかる作業状況を抽出する作業状況抽出手段と、
   前記抽出された作業状況を、前記最下流に位置するユーザの操作するクライアントマシンに送信する作業状況送信手段とを、備えたことを特徴とする請求項７に記載のフェーズ管理システム。
9. さらに、前記サーバが、前記工程中の各ユーザがメールを返信すべき期限を記憶する期限管理データベースと、
   前記期限管理データベース中の作業状況を参照して、前記期限が超過しているユーザに対して、督促のメールを送信する督促メール送信手段と、を備えたことを特徴とする請求項７または８に記載のフェーズ管理システム。
10. さらに、前記サーバが、前記期限管理データベースに、期限が経過してから督促するまでの期間および督促回数を含む督促方法を記憶するように構成されたことを特徴とする請求項９に記載のフェーズ管理システム。

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