JP4197358B2 - 電子文書生成装置 - Google Patents
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Description
なお、電子文書生成装置は、CPU(Central Processing Unit)、RAM(Random Access Memory)、ROM(Read Only Memory)、HDD(Hard Disk Drive)、I/O(Input/Output)インタフェースなどを備えるコンピュータシステムや組み込みシステムなどのようなハードウェアシステムとしてもよい。さらに、コンピュータシステムと、そのコンピュータシステムに接続されているスキャナとモニタとから構成されるシステムとしてもよい。また、スキャナとプリンタなどの機能を複合した複合機のような組み込みシステムとしてもよい。さらに、HDDなどに、電子文書生成装置を制御するプログラム(以下、電子文書生成プログラムと呼称する。)がインストールされており、電子文書生成プログラムが実行されることによって、電子文書生成装置の各機能が実現されるとしてもよい。
12a 文書(経理)
12b 文書(人事)
12c 文書(法務)
21a 電子文書参照装置(経理)
21b 電子文書参照装置(人事)
21c 電子文書参照装置(法務)
100 電子文書管理システム
101 電子文書生成装置
102a データベース(経理)
102b データベース(人事)
102c データベース(法務)
111 文書スキャン部
112 スキャンデータ記憶部
113 コード検出部
114 コード読取部
115 コード情報記憶部
116 業種情報取得部
117 業種情報記憶部
118 業種固有情報データベース
119 各種情報取得部
120 原本保存情報記憶部
121 VAT還付対象情報記憶部
122 両面印刷情報記憶部
123 原本枚数情報記憶部
124 Key情報記憶部
125 保存年数情報記憶部
126 非公開年数情報記憶部
127 機密区分情報記憶部
128 原本保存対象判定部
129 原本保存対象メッセージ出力部
130 VAT還付対象判定部
131 VAT還付対象メッセージ出力部
132 裏面判定部
133 裏面スキャン制御部
134 原本枚数判定部
135 次頁スキャン制御部
136 電子文書生成部
137 電子文書登録部
Claims (10)
- 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得手段と
を備えることを特徴とする電子文書生成装置。 - 前記電子文書生成装置は、さらに、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の電子文書生成装置。 - 前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、
前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の電子文書生成装置。 - 前記文書スキャン手段は前記所定の文書を頁単位でスキャンし、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか否かを判定する原本枚数判定手段と、
前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされていないと判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次頁をスキャンさせる次頁スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の電子文書生成装置。 - 前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本保存情報に基づいて、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、
前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを前記表示手段に出力する原本保存対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の電子文書生成装置。 - 前記電子文書生成装置は、さらに、メッセージを表示する表示手段を備え、
前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記付加価値税還付対象情報に基づいて、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、
前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象メッセージを前記表示手段に出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の電子文書生成装置。 - 電子文書生成装置と、
業種ごとに対応して設けられた1以上のデータベースと
を備え、
前記電子文書生成装置は、
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得手段と、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記1以上のデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録する電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。 - 文書スキャン手段と、業種情報取得手段と、業種固有情報選択手段と、各種情報取得手段とを備える電子文書生成装置により行われる電子文書生成方法であって、
前記電子文書生成方法は、
前記文書スキャン手段が、所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記業種情報取得手段が、前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
前記業種固有情報選択手段が、文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記各種情報取得手段が、前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情 報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
を含むことを特徴とする電子文書生成方法。 - 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させるプログラムを記録していることを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 - 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステップと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から、前記所定の業種に特有の項目に対して定義された内容を示す情報と、複数の業種に共通した項目に対して定義された文書の扱い方を示す情報とを、各種情報として取得する各種情報取得ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
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