JP2002207622A - 電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理システム - Google Patents
電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理システムInfo
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Abstract
(57)【要約】
【課題】インターネットなどの広域ネットワークを介し
てファイルの電子的交換を行う場合に、目的のファイル
を速やかに識別する。 【解決手段】本文データファイルを識別する識別情報が
記録される本文データ領域と、識別情報に対応する識別
番号もしくは識別コードを格納する識別番号領域とを有
し、識別番号もしくは識別コードにより、対応する識別
情報を有する本文データファイルの内容を認識可能な記
録媒体を提供することを特徴とする。本発明によれば、
本文データファイルの内容を識別可能な識別番号もしく
は識別コードが識別番号領域に格納されているので、ネ
ットワークを介して本文データファイルを探索する場合
に、本文データファイルの内容を解析することなく、特
定の本文データファイルを速やかに識別することができ
る。
てファイルの電子的交換を行う場合に、目的のファイル
を速やかに識別する。 【解決手段】本文データファイルを識別する識別情報が
記録される本文データ領域と、識別情報に対応する識別
番号もしくは識別コードを格納する識別番号領域とを有
し、識別番号もしくは識別コードにより、対応する識別
情報を有する本文データファイルの内容を認識可能な記
録媒体を提供することを特徴とする。本発明によれば、
本文データファイルの内容を識別可能な識別番号もしく
は識別コードが識別番号領域に格納されているので、ネ
ットワークを介して本文データファイルを探索する場合
に、本文データファイルの内容を解析することなく、特
定の本文データファイルを速やかに識別することができ
る。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書データ及
びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理シ
ステムに関し、特に、ネットワークを介してアクセスが
容易な電子文書データを記録した記録媒体及びデータフ
ァイル管理システムに関する。
びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理シ
ステムに関し、特に、ネットワークを介してアクセスが
容易な電子文書データを記録した記録媒体及びデータフ
ァイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】電子文書作成装置により作成された電子
文書データや、画像作成装置により作成された画像デー
タ等は、ハードディスクやフロッピー（登録商標）ディ
スク等の記録媒体に記録される場合、データの集合であ
るファイルを単位として記録される。
文書データや、画像作成装置により作成された画像デー
タ等は、ハードディスクやフロッピー（登録商標）ディ
スク等の記録媒体に記録される場合、データの集合であ
るファイルを単位として記録される。
【０００３】図９は、電子文書データのファイルが記録
された記録媒体１の一般的な構成図である。記録媒体１
は、図９に示すように、本文データ領域11とデータ識別
番号領域12とで構成され、本文データ領域11には、個々
の文書データファイルの実質的内容である本文データa,
b,c等が書き込まれる。
された記録媒体１の一般的な構成図である。記録媒体１
は、図９に示すように、本文データ領域11とデータ識別
番号領域12とで構成され、本文データ領域11には、個々
の文書データファイルの実質的内容である本文データa,
b,c等が書き込まれる。
【０００４】一方、データ識別番号領域12には、ディレ
クトリ管理ツールが個々の文書データファイルを探索す
る場合に使用する管理データが書き込まれる。管理デー
タとしては、本文データa,b,cが格納されているアドレ
スa1,b1,c1、データの大きさa2,b2,c2、データ属性a3,b
3,c3等がある。
クトリ管理ツールが個々の文書データファイルを探索す
る場合に使用する管理データが書き込まれる。管理デー
タとしては、本文データa,b,cが格納されているアドレ
スa1,b1,c1、データの大きさa2,b2,c2、データ属性a3,b
3,c3等がある。
【０００５】このようにデータ識別番号領域12には、記
録媒体１上に記録された本文データa,b,cのアドレスa1,
b1,c1等が記録されているので、例えば、本文データａ
を読み出す場合、まず、データ識別番号領域12に格納さ
れたアドレスa1が読み出され、そのアドレスa1を参照し
て本文データａが読み出される。
録媒体１上に記録された本文データa,b,cのアドレスa1,
b1,c1等が記録されているので、例えば、本文データａ
を読み出す場合、まず、データ識別番号領域12に格納さ
れたアドレスa1が読み出され、そのアドレスa1を参照し
て本文データａが読み出される。
【０００６】なお、図９では、一般的なディスクファイ
ルの構成を示したが、ファイルの形式によっては、ディ
レクトリ管理ツールにより読み出される領域をヘッダ情
報部又はインデックス情報部と呼ぶ場合もある。
ルの構成を示したが、ファイルの形式によっては、ディ
レクトリ管理ツールにより読み出される領域をヘッダ情
報部又はインデックス情報部と呼ぶ場合もある。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】近年、インターネット
などの広域ネットワークを介してファイルの電子的交換
が行われる場合が増加しているが、従来の電子文書作成
装置又は画像作成装置等には次の様な問題点があった。
などの広域ネットワークを介してファイルの電子的交換
が行われる場合が増加しているが、従来の電子文書作成
装置又は画像作成装置等には次の様な問題点があった。
【０００８】即ち、従来の電子文書作成装置等は、記録
媒体１のデータ識別番号領域12に、その電子文書作成装
置等の独自の管理データを書き込んでいたため、広域ネ
ットワークでデータ交換を行う場合に、送信元が判別で
きなかったり、異なるファイルに対して同じ管理データ
が書き込まれる場合があった。
媒体１のデータ識別番号領域12に、その電子文書作成装
置等の独自の管理データを書き込んでいたため、広域ネ
ットワークでデータ交換を行う場合に、送信元が判別で
きなかったり、異なるファイルに対して同じ管理データ
が書き込まれる場合があった。
【０００９】また、従来の電子文書作成装置等は、ファ
イルを分割する場合に、分割したファイルを識別するた
めの管理データを付与していなかった。このため、他の
電子文書作成装置にデータ量が大きいファイルを分割し
て送信する場合、分割されたファイルを受信した他の電
子文書作成装置は、分割されているファイルを一纏まり
のファイルとして認識することが出来なかった。
イルを分割する場合に、分割したファイルを識別するた
めの管理データを付与していなかった。このため、他の
電子文書作成装置にデータ量が大きいファイルを分割し
て送信する場合、分割されたファイルを受信した他の電
子文書作成装置は、分割されているファイルを一纏まり
のファイルとして認識することが出来なかった。
【００１０】また、従来の電子文書作成装置等は、ファ
イルの保管場所を移動する場合に、ファイルの移動を管
理する管理データを付与していなかったので、ファイル
を当初の保管場所から移動した場合に、そのファイルを
探索することができなかった。
イルの保管場所を移動する場合に、ファイルの移動を管
理する管理データを付与していなかったので、ファイル
を当初の保管場所から移動した場合に、そのファイルを
探索することができなかった。
【００１１】更に、従来の電子文書作成装置等は、ファ
イルを改訂する場合に、ファイルの改訂を示す管理デー
タを付与していなかったので、ファイルの内容を部分的
に改訂した場合でも、データ上は全く別のファイルとな
ってしまい、改訂の有無及び改訂の状態が判断出来ず、
もとのファイルとの関連付けが出来なかった。
イルを改訂する場合に、ファイルの改訂を示す管理デー
タを付与していなかったので、ファイルの内容を部分的
に改訂した場合でも、データ上は全く別のファイルとな
ってしまい、改訂の有無及び改訂の状態が判断出来ず、
もとのファイルとの関連付けが出来なかった。
【００１２】そこで、本発明の目的は、インターネット
などの広域ネットワークを介して電子文書の交換を行う
場合に、目的の電子文書を速やかに識別することができ
る電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデ
ータファイル管理システムを提供することにある。
などの広域ネットワークを介して電子文書の交換を行う
場合に、目的の電子文書を速やかに識別することができ
る電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデ
ータファイル管理システムを提供することにある。
【００１３】
【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、本発明の一つの側面は、本文データファイルを識
別する識別情報が記録される本文データ領域と、識別情
報に対応する識別番号もしくは識別コードを格納する識
別番号領域とを有し、識別番号もしくは識別コードによ
り、対応する識別情報を有する本文データファイルの内
容を認識可能な記録媒体を提供することを特徴とする。
めに、本発明の一つの側面は、本文データファイルを識
別する識別情報が記録される本文データ領域と、識別情
報に対応する識別番号もしくは識別コードを格納する識
別番号領域とを有し、識別番号もしくは識別コードによ
り、対応する識別情報を有する本文データファイルの内
容を認識可能な記録媒体を提供することを特徴とする。
【００１４】本発明によれば、本文データファイルの内
容を識別可能な識別番号もしくは識別コードが識別番号
領域に格納されているので、ネットワークを介して本文
データファイルを探索する場合に、本文データファイル
の内容を解析することなく、特定の本文データファイル
を速やかに識別することができる。
容を識別可能な識別番号もしくは識別コードが識別番号
領域に格納されているので、ネットワークを介して本文
データファイルを探索する場合に、本文データファイル
の内容を解析することなく、特定の本文データファイル
を速やかに識別することができる。
【００１５】また、上記の発明における好ましい態様と
して、識別情報及び識別番号もしくは識別コードには、
本文データファイルの作成元を特定可能な情報が含まれ
ることを特徴とする。
して、識別情報及び識別番号もしくは識別コードには、
本文データファイルの作成元を特定可能な情報が含まれ
ることを特徴とする。
【００１６】本発明によれば、本文データファイルが広
域ネットワークで利用される場合に、その本文データフ
ァイルを作成した電子文書作成装置を確実に特定するこ
とができる。
域ネットワークで利用される場合に、その本文データフ
ァイルを作成した電子文書作成装置を確実に特定するこ
とができる。
【００１７】また、上記の発明における好ましい態様と
して、識別情報及び識別番号もしくは識別コードには、
本文データファイルを更新した場合に、更新の履歴を示
す情報が含まれることを特徴とする。
して、識別情報及び識別番号もしくは識別コードには、
本文データファイルを更新した場合に、更新の履歴を示
す情報が含まれることを特徴とする。
【００１８】本発明によれば、本文データファイルの内
容を一部改訂した場合でも、もとの本文データファイル
との関係付けが可能となり、広域ネットワークを介して
本文データファイルを探索する場合に、最新の本文デー
タファイルの確認が確実となる。
容を一部改訂した場合でも、もとの本文データファイル
との関係付けが可能となり、広域ネットワークを介して
本文データファイルを探索する場合に、最新の本文デー
タファイルの確認が確実となる。
【００１９】また、上記の発明における好ましい態様と
して、本文データファイルが複数のサブファイルに分割
可能な場合に、サブファイルには、他のサブファイルを
特定可能な情報が含まれることを特徴とする。
して、本文データファイルが複数のサブファイルに分割
可能な場合に、サブファイルには、他のサブファイルを
特定可能な情報が含まれることを特徴とする。
【００２０】本発明によれば、本文データファイルを内
容に応じた最適な保管場所に分割して保管することが可
能であり、また、ネットワークを介してデータ交換する
場合に、必ずしも一纏まりのデータを１個のファイルに
して送信する必要が無く、適当な大きさの複数のファイ
ルに分割して送信することができる。
容に応じた最適な保管場所に分割して保管することが可
能であり、また、ネットワークを介してデータ交換する
場合に、必ずしも一纏まりのデータを１個のファイルに
して送信する必要が無く、適当な大きさの複数のファイ
ルに分割して送信することができる。
【００２１】また、上記の発明における好ましい態様と
して、記録媒体には、アクセス可能な保管場所の情報が
含まれ、本文データファイルは、アクセス可能な保管場
所の情報に基づいて順次探索されることを特徴とする。
して、記録媒体には、アクセス可能な保管場所の情報が
含まれ、本文データファイルは、アクセス可能な保管場
所の情報に基づいて順次探索されることを特徴とする。
【００２２】本発明によれば、本文データファイルが最
初の保管場所から移動しており、かつ、移動先の保管場
所を電子文書作成装置が認識していない場合でも、電子
文書作成装置がアクセス出来る範囲内であれば、目的の
本文データファイルを発見することが可能となる。
初の保管場所から移動しており、かつ、移動先の保管場
所を電子文書作成装置が認識していない場合でも、電子
文書作成装置がアクセス出来る範囲内であれば、目的の
本文データファイルを発見することが可能となる。
【００２３】
【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態例を説明する。しかしながら、かかる実施の形
態例が、本発明の技術的範囲を限定するものではない。
施の形態例を説明する。しかしながら、かかる実施の形
態例が、本発明の技術的範囲を限定するものではない。
【００２４】本発明の実施の形態のデータファイル管理
システムは、複数の電子文書データファイル管理装置に
よりネットワークが構成され、異なる電子文書データフ
ァイル管理装置が作成したファイルがネットワークにお
いて一元管理される。
システムは、複数の電子文書データファイル管理装置に
よりネットワークが構成され、異なる電子文書データフ
ァイル管理装置が作成したファイルがネットワークにお
いて一元管理される。
【００２５】図１は、本発明の実施の形態の電子文書デ
ータファイル管理装置において、ファイルの識別情報を
入力する場合の説明図である。本実施の形態において
は、作成したファイルＡを記録媒体１に記録する場合、
電子文書データファイル管理装置の表示手段に識別情報
入力画面２が表示される。ファイル作成者は、識別情報
入力画面２において、ファイルＡの識別情報を入力す
る。
ータファイル管理装置において、ファイルの識別情報を
入力する場合の説明図である。本実施の形態において
は、作成したファイルＡを記録媒体１に記録する場合、
電子文書データファイル管理装置の表示手段に識別情報
入力画面２が表示される。ファイル作成者は、識別情報
入力画面２において、ファイルＡの識別情報を入力す
る。
【００２６】識別情報入力画面２には、例えば、図１に
示すように、発行元会社、発行元部所、文書番号、改訂
版数、発行承認者、発行日、対象分類の項目が表示され
る。ファイル作成者が、それぞれの項目に対してA1〜A7
の識別情報を入力すると、ファイルＡの識別情報は、本
文データと同様に、記録媒体１の本文データ領域11に格
納される。
示すように、発行元会社、発行元部所、文書番号、改訂
版数、発行承認者、発行日、対象分類の項目が表示され
る。ファイル作成者が、それぞれの項目に対してA1〜A7
の識別情報を入力すると、ファイルＡの識別情報は、本
文データと同様に、記録媒体１の本文データ領域11に格
納される。
【００２７】ファイルＡの識別情報が本文データ領域11
に格納されると、その情報項目のうちで、ファイルＡを
唯一に識別するための必須項目のデータが、電子文書デ
ータファイル管理装置のオペレーティングシステム（Ｏ
Ｓ）により、記録媒体１のデータ識別番号領域12に書き
込まれる。
に格納されると、その情報項目のうちで、ファイルＡを
唯一に識別するための必須項目のデータが、電子文書デ
ータファイル管理装置のオペレーティングシステム（Ｏ
Ｓ）により、記録媒体１のデータ識別番号領域12に書き
込まれる。
【００２８】図２は、本実施の形態の電子文書データフ
ァイル管理装置において使用される記録媒体の構成図で
ある。図２では、格納しているファイルを唯一に識別す
るための必須項目が、発行元会社A1、発行元部所A2、文
書番号A3、改訂版数A4の４項目である場合を示す。
ァイル管理装置において使用される記録媒体の構成図で
ある。図２では、格納しているファイルを唯一に識別す
るための必須項目が、発行元会社A1、発行元部所A2、文
書番号A3、改訂版数A4の４項目である場合を示す。
【００２９】即ち、電子文書データファイル管理装置の
オペレーティングシステムにより、記録媒体１の本文デ
ータ領域11に書き込まれた識別情報のうち、そのファイ
ルを唯一に識別するための必須項目と１対１に対応する
コードが記録媒体１のデータ識別番号領域12に書き込ま
れる。なお、データ識別番号領域12には、拡張子コード
等も従来と同様に書き込まれる。
オペレーティングシステムにより、記録媒体１の本文デ
ータ領域11に書き込まれた識別情報のうち、そのファイ
ルを唯一に識別するための必須項目と１対１に対応する
コードが記録媒体１のデータ識別番号領域12に書き込ま
れる。なお、データ識別番号領域12には、拡張子コード
等も従来と同様に書き込まれる。
【００３０】このように本実施の形態では、ファイルＡ
を識別するための必須項目である発行元会社A1、発行元
部所A2、文書番号A3、改訂版数A4の４項目と１対１で対
応するコードがデータ識別番号領域12に設けられるの
で、ディレクトリ管理ツールによりそのファイルを探索
する場合に、本文データ領域11を参照することなく、そ
のファイルを容易に見つけることができる。
を識別するための必須項目である発行元会社A1、発行元
部所A2、文書番号A3、改訂版数A4の４項目と１対１で対
応するコードがデータ識別番号領域12に設けられるの
で、ディレクトリ管理ツールによりそのファイルを探索
する場合に、本文データ領域11を参照することなく、そ
のファイルを容易に見つけることができる。
【００３１】この場合、本文データ領域11及びデータ識
別番号領域12に書き込まれるデータ又はコードの形式
は、特定の形式又はプロトコルに限定される必要はない
が、例えば、本文データ領域11の発行元会社A1の項目
に、ＸＭＬ（eXtensible MarkupLanguage）を適用する
場合は、 ＜発行元会社＞ＡＢＣ株式会社＜／発行元会社＞のよう
な要素タグで囲まれたテキスト形式データとなる。ま
た、データ識別番号領域12には、発行元会社A1の項目に
１対１に対応する発行元会社コードが、アスキーコード
形式で作成され、例えば、．．．．．123456．．．の様
なコードが作成される。
別番号領域12に書き込まれるデータ又はコードの形式
は、特定の形式又はプロトコルに限定される必要はない
が、例えば、本文データ領域11の発行元会社A1の項目
に、ＸＭＬ（eXtensible MarkupLanguage）を適用する
場合は、 ＜発行元会社＞ＡＢＣ株式会社＜／発行元会社＞のよう
な要素タグで囲まれたテキスト形式データとなる。ま
た、データ識別番号領域12には、発行元会社A1の項目に
１対１に対応する発行元会社コードが、アスキーコード
形式で作成され、例えば、．．．．．123456．．．の様
なコードが作成される。
【００３２】また、図２に示すように、本実施の形態に
おけるファイルＡは、データ識別番号領域12に改訂版数
コードを持っているので、ファイルＡの内容を一部改訂
した場合でも、もとのファイルとの関係が容易に確認で
きる。従って、改訂されたファイルを、他の電子文書デ
ータファイル管理装置から広域ネットワークを介して探
索する場合に、最新のファイルの確認が確実となる。
おけるファイルＡは、データ識別番号領域12に改訂版数
コードを持っているので、ファイルＡの内容を一部改訂
した場合でも、もとのファイルとの関係が容易に確認で
きる。従って、改訂されたファイルを、他の電子文書デ
ータファイル管理装置から広域ネットワークを介して探
索する場合に、最新のファイルの確認が確実となる。
【００３３】図３は、本実施の形態におけるファイルが
記録された記録媒体の他の構成図である。本実施の形態
では、記録媒体１に記録されるファイルＡは、本文デー
タ領域11の識別情報として、図２の場合と同様の発行元
会社A1、発行元部所A2、文書番号A3、改訂版数A4の項目
に加え、データの保管場所を示すデータ場所A8の項目を
有し、その項目と１対１で対応するコードがデータ識別
番号領域12に設けられる。
記録された記録媒体の他の構成図である。本実施の形態
では、記録媒体１に記録されるファイルＡは、本文デー
タ領域11の識別情報として、図２の場合と同様の発行元
会社A1、発行元部所A2、文書番号A3、改訂版数A4の項目
に加え、データの保管場所を示すデータ場所A8の項目を
有し、その項目と１対１で対応するコードがデータ識別
番号領域12に設けられる。
【００３４】図４は、本実施の形態のデータファイル管
理システムの説明図である。本実施の形態のデータファ
イル管理システム21は、複数の電子文書データファイル
管理装置20が、ネットワーク31に接続されて構成され
る。
理システムの説明図である。本実施の形態のデータファ
イル管理システム21は、複数の電子文書データファイル
管理装置20が、ネットワーク31に接続されて構成され
る。
【００３５】電子文書データファイル管理装置20には、
電子文書データを入力するキーボード等の入力手段3
と、電子文書データを表示する表示手段4と、入力した
電子文書データに管理データを付加する管理情報処理手
段2と、入力された電子文書データを記憶する記録媒体1
と、電子文書データファイル管理装置20をネットワーク
31に接続するネットワーク接続ポート5とを有する。
電子文書データを入力するキーボード等の入力手段3
と、電子文書データを表示する表示手段4と、入力した
電子文書データに管理データを付加する管理情報処理手
段2と、入力された電子文書データを記憶する記録媒体1
と、電子文書データファイル管理装置20をネットワーク
31に接続するネットワーク接続ポート5とを有する。
【００３６】次に、図３に示したファイルＡが、ネット
ワーク31を介して探索される場合を図５により説明す
る。図５に示すように、電子文書データファイル管理装
置20の記録媒体1には、図３に示したデータ識別番号領
域12の発行元会社コード、発行元部所コード、文書番号
コード、改訂版数コード、データ場所コードに対応する
コードが格納されている。また、目的の本文データがネ
ットワーク上の本文データファイル33に格納されている
場合は、記録媒体1のデータ場所コードとして、ネット
ワーク上の本文データファイル33を特定するためのネッ
トワークアドレス、ディレクトリ情報等が格納される。
ワーク31を介して探索される場合を図５により説明す
る。図５に示すように、電子文書データファイル管理装
置20の記録媒体1には、図３に示したデータ識別番号領
域12の発行元会社コード、発行元部所コード、文書番号
コード、改訂版数コード、データ場所コードに対応する
コードが格納されている。また、目的の本文データがネ
ットワーク上の本文データファイル33に格納されている
場合は、記録媒体1のデータ場所コードとして、ネット
ワーク上の本文データファイル33を特定するためのネッ
トワークアドレス、ディレクトリ情報等が格納される。
【００３７】このように本実施の形態のデータファイル
管理システムによれば、目的のファイルがネットワーク
上のどの本文データファイル33に格納されている場合に
も、記録媒体1に格納されているデータ場所コードによ
り、ネットワーク接続ポート5を介して、目的のファイ
ルに容易にアクセスすることができる。
管理システムによれば、目的のファイルがネットワーク
上のどの本文データファイル33に格納されている場合に
も、記録媒体1に格納されているデータ場所コードによ
り、ネットワーク接続ポート5を介して、目的のファイ
ルに容易にアクセスすることができる。
【００３８】図６は、本実施の形態のデータファイル管
理システムにおいて、記録媒体1に記録されたデータ場
所コードに対応するデータファイルに目的のファイルが
存在しない場合に、アクセス可能なデータファイルを順
次探索し、目的のファイルを探し出す場合の説明図であ
る。
理システムにおいて、記録媒体1に記録されたデータ場
所コードに対応するデータファイルに目的のファイルが
存在しない場合に、アクセス可能なデータファイルを順
次探索し、目的のファイルを探し出す場合の説明図であ
る。
【００３９】本実施の形態の記録媒体1には、発行元会
社コード乃至データ場所コードｘが記録されると共に、
その電子文書データファイル管理装置がアクセス可能な
場所情報a,b,c,…が記録されている。従って、最初に探
索されるデータ場所コードｘのデータファイルｘに目的
のファイルが存在しない場合は、アクセス可能な場所情
報に対応するデータファイルａ、ｂ、ｃを順次探索する
ことができる。この場合、アクセス先の切替えは探索場
所切替え機構41により行われる。
社コード乃至データ場所コードｘが記録されると共に、
その電子文書データファイル管理装置がアクセス可能な
場所情報a,b,c,…が記録されている。従って、最初に探
索されるデータ場所コードｘのデータファイルｘに目的
のファイルが存在しない場合は、アクセス可能な場所情
報に対応するデータファイルａ、ｂ、ｃを順次探索する
ことができる。この場合、アクセス先の切替えは探索場
所切替え機構41により行われる。
【００４０】本実施の形態によれば、ファイルが最初の
保管場所であるデータファイルｘから移動しており、か
つ、電子文書データファイル管理装置が移動先の情報を
持っていない場合でも、電子文書データファイル管理装
置がアクセス出来る範囲内であれば、目的のファイルを
発見することが可能である。
保管場所であるデータファイルｘから移動しており、か
つ、電子文書データファイル管理装置が移動先の情報を
持っていない場合でも、電子文書データファイル管理装
置がアクセス出来る範囲内であれば、目的のファイルを
発見することが可能である。
【００４１】また、本実施の形態では、目的のファイル
を発見した場合、次回の探索から、目的のファイルが存
在するデータファイルを最初にアクセスするように、探
索の優先順位を変更することが可能である。例えば、図
６において、目的のファイルをデータファイルｃにおい
て発見した場合は、データ場所コードｘをデータファイ
ルｃに対応するものに書き換える。従って、次回以降の
探索をより確実とすると共に、探索時間を短縮する事が
可能である。
を発見した場合、次回の探索から、目的のファイルが存
在するデータファイルを最初にアクセスするように、探
索の優先順位を変更することが可能である。例えば、図
６において、目的のファイルをデータファイルｃにおい
て発見した場合は、データ場所コードｘをデータファイ
ルｃに対応するものに書き換える。従って、次回以降の
探索をより確実とすると共に、探索時間を短縮する事が
可能である。
【００４２】図７は、本実施の形態においてファイルが
複数に分割される場合に、分割されたファイル（サブフ
ァイル）のうちの主体となるファイルを記録する記録媒
体の構成図である。本実施の形態では、主体となるファ
イルの識別情報として、本文データ領域11に、付属する
ファイルを識別する分割データA9の項目が設けられる。
複数に分割される場合に、分割されたファイル（サブフ
ァイル）のうちの主体となるファイルを記録する記録媒
体の構成図である。本実施の形態では、主体となるファ
イルの識別情報として、本文データ領域11に、付属する
ファイルを識別する分割データA9の項目が設けられる。
【００４３】付属するファイルを識別する項目として、
例えば、分割順位番号、発行元会社、発行元部所、文書
番号、改訂版数、データ場所の項目が設けられる。分割
順位番号は、分割されたファイルを復元する場合に参照
される情報項目である。
例えば、分割順位番号、発行元会社、発行元部所、文書
番号、改訂版数、データ場所の項目が設けられる。分割
順位番号は、分割されたファイルを復元する場合に参照
される情報項目である。
【００４４】なお、本文データ領域11の分割データA9の
項目は、分割されるファイルだけに設けられる。ただ
し、分割されないファイルにも分割データの項目を持た
せ、その内容として分割無しを意味する情報を書き込ん
でもよい。
項目は、分割されるファイルだけに設けられる。ただ
し、分割されないファイルにも分割データの項目を持た
せ、その内容として分割無しを意味する情報を書き込ん
でもよい。
【００４５】本実施の形態によれば、ファイルを適当な
大きさの複数のファイルに分割してネットワークを介し
て送信する場合に、分割データA9により、もとのファイ
ルを容易に復元することができる。また、分割した複数
のファイルがネットワーク上のどの場所にあっても、一
纏まりのファイルとして認識することが可能となる。
大きさの複数のファイルに分割してネットワークを介し
て送信する場合に、分割データA9により、もとのファイ
ルを容易に復元することができる。また、分割した複数
のファイルがネットワーク上のどの場所にあっても、一
纏まりのファイルとして認識することが可能となる。
【００４６】図８は、本実施の形態においてファイルを
記録する記録媒体の他の構成図である。本実施の形態で
は、本文データ領域11に分割データの状態A10を示す項
目が設けられ、データ識別番号領域12に、分割データの
状態コードが設けられる。
記録する記録媒体の他の構成図である。本実施の形態で
は、本文データ領域11に分割データの状態A10を示す項
目が設けられ、データ識別番号領域12に、分割データの
状態コードが設けられる。
【００４７】この場合、分割データの状態A10及びその
コードとして、ファイルの分割の有無を示す情報、主体
データと付属データの別を示す情報、及びそのファイル
が付属データの場合には分割順位を示す情報等が書き込
まれる。
コードとして、ファイルの分割の有無を示す情報、主体
データと付属データの別を示す情報、及びそのファイル
が付属データの場合には分割順位を示す情報等が書き込
まれる。
【００４８】例えば、分割データの状態コードが「０」
であれば、分割されないファイルであることを示し、
「１」であれば分割されたファイルの主体データである
ことを示す。また、「２」又は「３」であれば、分割さ
れたファイルの付属データであることを示す。
であれば、分割されないファイルであることを示し、
「１」であれば分割されたファイルの主体データである
ことを示す。また、「２」又は「３」であれば、分割さ
れたファイルの付属データであることを示す。
【００４９】このように本実施の形態によれば、データ
識別番号領域12の分割データの状態コードにより、ファ
イルの分割の状態を表すことができるので、ネットワー
クを介してファイルにアクセスする場合に、本文データ
領域11を解析することなく、ファイルの分割の状態を判
別することができる。
識別番号領域12の分割データの状態コードにより、ファ
イルの分割の状態を表すことができるので、ネットワー
クを介してファイルにアクセスする場合に、本文データ
領域11を解析することなく、ファイルの分割の状態を判
別することができる。
【００５０】本発明の保護範囲は、上記の実施の形態に
限定されず、特許請求の範囲に記載された発明とその均
等物に及ぶものである。
限定されず、特許請求の範囲に記載された発明とその均
等物に及ぶものである。
【００５１】
【発明の効果】以上、本発明によれば、ファイルを識別
可能な識別番号もしくは識別コードが識別番号領域に格
納されているので、ネットワークを介してファイルを探
索する場合に、ファイルの内容を解析することなく、特
定のファイルを速やかに識別することができる。
可能な識別番号もしくは識別コードが識別番号領域に格
納されているので、ネットワークを介してファイルを探
索する場合に、ファイルの内容を解析することなく、特
定のファイルを速やかに識別することができる。
【００５２】また、識別番号領域の識別番号もしくは識
別コードには、ファイルの作成元を特定可能な情報が含
まれるので、ファイルが広域ネットワークで利用された
場合に、そのファイルを作成した電子文書データファイ
ル管理装置を確実に特定することができる。
別コードには、ファイルの作成元を特定可能な情報が含
まれるので、ファイルが広域ネットワークで利用された
場合に、そのファイルを作成した電子文書データファイ
ル管理装置を確実に特定することができる。
【００５３】また、識別番号領域の識別番号もしくは識
別コードには、ファイルを更新した場合に、更新の履歴
を示す情報が含まれるので、ファイルの内容を一部改訂
した場合でも、もとのファイルとの関係付けが可能とな
り、広域ネットワークを介してファイルを探索する場合
に、最新のファイルの確認が確実となる。
別コードには、ファイルを更新した場合に、更新の履歴
を示す情報が含まれるので、ファイルの内容を一部改訂
した場合でも、もとのファイルとの関係付けが可能とな
り、広域ネットワークを介してファイルを探索する場合
に、最新のファイルの確認が確実となる。
【００５４】また、識別番号領域の識別番号もしくは識
別コードには、ファイルの保管場所を示す情報が含まれ
るので、広域ネットワークにおいてデータ交換を行う場
合に、ファイルが保管されている場所を速やかに特定す
ることができる。
別コードには、ファイルの保管場所を示す情報が含まれ
るので、広域ネットワークにおいてデータ交換を行う場
合に、ファイルが保管されている場所を速やかに特定す
ることができる。
【００５５】更に、本発明によれば、ファイルの内容に
応じた最適な保管場所に分割して保管することが可能で
あり、また、ネットワークを介してデータ交換する場合
に、必ずしも一纏まりのファイルを１個のファイルにし
て送信する必要が無く、適当な大きさの複数のファイル
に分割して送信することができる。
応じた最適な保管場所に分割して保管することが可能で
あり、また、ネットワークを介してデータ交換する場合
に、必ずしも一纏まりのファイルを１個のファイルにし
て送信する必要が無く、適当な大きさの複数のファイル
に分割して送信することができる。
【図１】本発明の実施の形態においてファイルの識別情
報を入力する場合の説明図である。
報を入力する場合の説明図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるファイルが記録さ
れた記録媒体の構成図(1)である。
れた記録媒体の構成図(1)である。
【図３】本発明の実施の形態におけるファイルが記録さ
れた記録媒体の構成図(2)である。
れた記録媒体の構成図(2)である。
【図４】本発明の実施の形態のデータファイル管理シス
テムの構成図である。
テムの構成図である。
【図５】本発明の実施の形態のデータファイル管理シス
テムの説明図(1)である。
テムの説明図(1)である。
【図６】本発明の実施の形態のデータファイル管理シス
テムの説明図(2)である。
テムの説明図(2)である。
【図７】本発明の実施の形態においてファイルを記録す
る記録媒体の構成図(3)である。
る記録媒体の構成図(3)である。
【図８】本発明の実施の形態においてファイルを記録す
る記録媒体の構成図(4)である。
る記録媒体の構成図(4)である。
【図９】ファイルが記録された記録媒体の一般的な構成
図である。
図である。
1 記録媒体 2 識別情報入力画面 3 入力手段 4 管理情報処理手段 5 ネットワーク接続ポート 11 本文データ領域 12 データ識別番号領域 20 電子文書データファイル管理装置 21 データファイル管理システム 31 ネットワーク 33 ネットワーク上の本文データファイル 41 探索場所切替え機構
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 長井 邦朋 兵庫県高砂市荒井町新浜２丁目１番１号 三菱重工業株式会社高砂製作所内 Ｆターム(参考） 5B082 EA01
Claims (17)
- 【請求項１】本文内容を識別する識別情報と、 前記識別情報に対応し、前記本文データを検索する場合
に使用される識別番号もしくは識別コードとを有するこ
とを特徴とする電子文書データ。 - 【請求項２】本文データファイルを識別する識別情報が
記録される本文データ領域と、 前記識別情報に対応する識別番号もしくは識別コードを
格納する識別番号領域とを有することを特徴とする記録
媒体。 - 【請求項３】請求項２において、 前記識別番号もしくは識別コードにより、対応する前記
識別情報を有する前記本文データファイルの内容を認識
可能とすることを特徴とする記録媒体。 - 【請求項４】請求項２において、 前記識別情報及び前記識別番号もしくは識別コードに
は、前記本文データファイルの作成元を特定可能な情報
が含まれることを特徴とする記録媒体。 - 【請求項５】請求項２において、 前記識別情報及び前記識別番号もしくは識別コードに
は、前記本文データファイルを更新した場合に、更新の
履歴を示す情報が含まれることを特徴とする記録媒体。 - 【請求項６】請求項２において、 前記識別情報及び前記識別番号もしくは識別コードに
は、前記本文データファイルの保管場所を示す情報が含
まれることを特徴とする記録媒体。 - 【請求項７】請求項６において、 前記本文データファイルの保管場所を示す情報には、前
記本文データファイルの作成元が設定した情報が含まれ
ることを特徴とする記録媒体。 - 【請求項８】請求項２において、 前記本文データファイルが複数のサブファイルに分割可
能な場合に、主体部分となるサブファイルの前記識別情
報及び前記識別番号もしくは識別コードには、他のサブ
ファイルを特定可能な情報が含まれることを特徴とする
記録媒体。 - 【請求項９】請求項８において、 前記主体部分となるサブファイルの識別情報及び識別番
号もしくは識別コードは、前記本文データファイルの分
割の状態を表す補助識別番号要素を含み、 前記補助識別番号要素により、分割の有無と分割された
サブファイルとを識別可能なことを特徴とする記録媒
体。 - 【請求項１０】ネットワークを通して接続される複数の
電子文書データファイル管理装置を有して構成されるデ
ータファイル管理システムであって、 各々の前記電子文書データファイル管理装置は、本文内
容を識別する識別情報を含む電子本文と、該電子本文の
識別情報と一意に対応する識別番号もしくは識別コード
を含む電子文書データを格納する記憶手段と、 前記識別番号もしくは識別コードに基づき前記電子本文
を管理する管理情報処理手段とを有することを特徴とす
るデータファイル管理システム。 - 【請求項１１】請求項１０において、 前記記憶手段は、前記識別情報を含む電子本文を格納す
る本文データ領域と、前記識別番号もしくは識別コード
を格納する識別管理情報領域とを有し、 前記識別番号もしくは識別コードは、前記識別情報の一
部または全部の要素を含むことを特徴とするデータファ
イル管理システム。 - 【請求項１２】請求項１０において、 前記管理情報処理手段は、前記識別情報に一致する電子
文書データを、当該電子文書データファイル管理装置の
記憶手段内で認識可能なことを特徴とするデータファイ
ル管理システム。 - 【請求項１３】請求項１０において、 前記管理情報処理手段は、前記識別情報に一致する電子
文書データを、前記ネットワーク上の他の電子文書デー
タファイル管理装置の記憶手段内で認識可能なことを特
徴とするデータファイル管理システム。 - 【請求項１４】請求項１３において、 前記管理情報処理手段は、更に、アクセス可能なネット
ワーク上の保管場所の情報を備え、当該情報に基づい
て、前記識別情報に一致する電子文書データを順次探索
することを特徴とするデータファイル管理システム。 - 【請求項１５】請求項１４において、 前記探索の結果、前記識別情報に一致する電子文書デー
タの保管場所が検出された場合、前記探索の優先順位が
変更されることを特徴とするデータファイル管理システ
ム。 - 【請求項１６】請求項１０において、 前記複数の電子文書データファイル管理装置における第
１の電子文書データファイル管理装置は、第２の電子文
書データファイル管理装置から要求される電子文書デー
タの識別番号が、前記第１の電子文書データファイル管
理装置の記憶手段内に保管する電子文書データの識別情
報に対応することを認識した場合に、当該電子文書デー
タを前記第２の電子文書データファイル管理装置に送信
することを特徴とするデータファイル管理システム。 - 【請求項１７】請求項１６において、 前記第１の電子文書データファイル管理装置は、保管し
ている前記電子文書データを第３の電子文書データファ
イル管理装置に移動した後に、前記第２の電子文書デー
タファイル管理装置から当該電子文書データに対する送
信要求があった場合に、当該送信要求を前記第３の電子
文書データファイル管理装置に転送することを特徴とす
るデータファイル管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001002019A JP2002207622A (ja) | 2001-01-10 | 2001-01-10 | 電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001002019A JP2002207622A (ja) | 2001-01-10 | 2001-01-10 | 電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002207622A true JP2002207622A (ja) | 2002-07-26 |
Family
ID=18870587
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001002019A Pending JP2002207622A (ja) | 2001-01-10 | 2001-01-10 | 電子文書データ及びこれを記録した記録媒体並びにデータファイル管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002207622A (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2007125684A1 (ja) * | 2006-04-27 | 2007-11-08 | Panasonic Corporation | 電子文書生成装置 |
Citations (8)
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| JPS59157756A (ja) * | 1983-02-28 | 1984-09-07 | Comput Basic Mach Technol Res Assoc | 文書フアイル復旧制御方式 |
| JPS63108580A (ja) * | 1986-10-24 | 1988-05-13 | Nec Corp | フアイル領域の復元方法 |
| JPH0392942A (ja) * | 1989-09-06 | 1991-04-18 | Hitachi Ltd | ファイルの格納方法およびアクセス方法 |
| JPH0423143A (ja) * | 1990-05-18 | 1992-01-27 | Mitsubishi Electric Corp | データの蓄積方式 |
| JPH0619761A (ja) * | 1992-07-06 | 1994-01-28 | Fujitsu Ltd | ファイル管理方式 |
| JPH07225797A (ja) * | 1994-02-09 | 1995-08-22 | Kajima Corp | 資料のチェック依頼方法 |
| JPH11195060A (ja) * | 1997-12-26 | 1999-07-21 | Aruto Reserch Kk | 手続管理システム |
-
2001
- 2001-01-10 JP JP2001002019A patent/JP2002207622A/ja active Pending
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| WO2007125684A1 (ja) * | 2006-04-27 | 2007-11-08 | Panasonic Corporation | 電子文書生成装置 |
| US7751078B2 (en) | 2006-04-27 | 2010-07-06 | Panasonic Corporation | Electronic document generating apparatus |
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| A521 | Written amendment |
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| A131 | Notification of reasons for refusal |
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|
| A521 | Written amendment |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523 Effective date: 20040914 |
|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20041012 |
|
| A521 | Written amendment |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523 Effective date: 20041209 |
|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20050802 |