JP4023528B2

JP4023528B2 - 書類管理システム

Info

Publication number: JP4023528B2
Application number: JP19200899A
Authority: JP
Inventors: 俊之鬼頭; 和彦藤村
Original assignee: Toda Corp
Current assignee: Toda Corp
Priority date: 1999-07-06
Filing date: 1999-07-06
Publication date: 2007-12-19
Anticipated expiration: 2019-07-06
Also published as: JP2001022765A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、企業内で使用する特定仕様のドキュメントを、企業の支店等に設置されたサーバー（パソコン）に散在した状態で蓄積しておき、必要に応じて他店のサーバーからのアクセスに応じて取出すことができるようにして、予め定まっている様式のドキュメントを効率的に利用することができるようにした書類管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
企業における労務、人事、品質管理等あらゆる業務を行う上においては、ＩＳＯ等の国際規準から社内規則に至るまでの多数の規則類に従った書式による書類（ドキュメント）の作成が必要である。各オフイスにおいて書類の作成に携わる人達は、各書類についてそれぞれの書式に従って作られた雛型を参照しながら作成しているのが普通である。従来、上記雛型は各書類を統括する担当部署の責任者により作成され、これを印刷物にして関連する各オフイスに配付していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記のような従来の方法では、雛型の最新版管理、即ち、新たな書式が必要になったり、今まで使用していた書式を改定する必要があった時に責任部署で雛型の最新版を作成しこれをオフイスで周知徹底することが容易でなく問題点となっていた。
【０００４】
従って、上記問題点を解決するため、最近のコンピュータネットワーク技術を駆使して所定の様式からなる書類ファイルの最新版管理を行うに適したシステムを構築することに課題を有する。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係る書類管理システムは、通信回線で接続されている複数のサーバーと、前記複数のサーバーからアクセスすることができる中継サーバーとからなり、前記複数のサーバーおよび前記中継サーバーに、それぞれ個別に、特定仕様のドキュメントを蓄積できる機能を備えると共に、前記中継サーバーに、前記複数のサーバーおよび前記中継サーバーに蓄積された複数の同一の特定仕様のドキュメントの中の最新の１つを最新の特定仕様のドキュメントとして、その蓄積場所を管理する分類システムを備え、前記中継サーバーは、所定のサーバーからの要求に応じて、前記分類システムを起動して当該分類システムにより要求された特定仕様のドキュメントの蓄積場所を検索し、検索された蓄積場所から最新の特定仕様のドキュメントを読み出して、前記所定のサーバーに送信することである。
【０００６】
又、前記特定仕様のドキュメントは、反復使用できる様式の書式からなる雛型であること；前記特定仕様のドキュメントが重複して存在する場合には、存在するドキュメントの更新日付、新規日付の順のドキュメントを優先するようにしたこと；前記特定仕様のドキュメントは、前記サーバーを操作することにより更新できるようにしたこと；前記特定仕様のドキュメントの検索は、少なくとも作成及び更新をすることができる責任部署のカテゴリーと、部署カテゴリーと、部門別カテゴリーと、書類の用途別カテゴリーとに分類され、前記サーバーの表示画面に従って上位カテゴリーから下位カテゴリーまで指定することにより所望のドキュメントをアクセスできるようにしたこと；前記特定仕様のドキュメントに基づいて作成されたファイルは、該ファイルに記載されている回覧先及び簡易な確認情報を付加した電子封筒に封印して送られることである。
【０００７】
このように、書類管理システムは、複数又は膨大な特定仕様のドキュメントを、散在するサーバーそれぞれで任意に所有して且つ一元管理するために必ず何れか一つのサーバーで維持管理できるようにしたことである。従って、特定仕様のドキュメントの重複した蓄積を防止できると共にその更新等によるバージョンの異なった様式のドキュメントの発生を防止できる。又、使用するサーバー全てにおいて最新且つ公平な特定様式のドキュメント（雛型）を使用して所望の書類を作成することができるため、効率的な書類管理及び回覧システム（電子封筒）を構築することができる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係る書類管理システムの実施の形態について図面を参照して説明する。この書類管理システムの一実施例として、書類管理ソフトウエアで構築されているＨｏｔ−Ｄｏｃ分類システムについて図面を用いて詳細に説明する。
【０００９】
Ｈｏｔ−Ｄｏｃ分類システムは、図１及び図２に示すように、例えば、本社内に設けられた中継サーバー２と、本社、各支店、各建設作業所にそれぞれ設けられたＡ〜Ｚサーバー１と、各サーバー１、２と接続する双方向デジタル通信回線３とを備えている。
【００１０】
各サーバー１、２は、データベースが設けられており、デジタルデータを格納するメモリを持つコンピュータからなる。中継サーバー１には、書類管理をするためのソフトウエアで構成されたＨｏｔーＤｏｃ分類システムが備えられており、全社内で発生し使用される特定仕様のドキュメントを一方的に維持管理する構成となっている。このドキュメントは、検索のためにその書類の属性を示す複数のコードが付されている。
【００１１】
このＨｏｔーＤｏｇ分類システムは、何れかのサーバー１、２において、必要とする特定仕様のドキュメントを作成すると、そのドキュメントをエントリーする。例えば、ＩＳＯに準拠した労働安全基準仕様等の改ざんできない仕様書は、どこの部署で作成しても同じ形式の仕様書になる。従って、何れかのサーバーで作成した仕様書を雛型として指定すれば、その作成された仕様書、即ち、ドキュメントは、全てのサーバーにおいて統一した仕様書として使用することができるのである。このドキュメントは、各サーバーにおいてツリー状の階層式で形成された、例えば、Ａ〜Ｚファイルに作成されており、その階層化された一部にドキュメントＤＯＣ１〜１３として散在している。これは、各サーバーにおいて、必要な仕様書を作成した際に以後雛型として反復使用できるものと判断したものである。
【００１２】
ここで、ＨｏｔーＤｏｇ分類システムは、それぞれのサーバーにおいて雛型として反復使用できるものと認定したドキュメントを一覧形式にして維持管理する。例えば、ドキュメントＤＯＣ１はＡファイルの階層１の領域に蓄積されており、ドキュメントＤＯＣ５は中継ファイルの階層２の領域に蓄積されているというように管理する。一方、書類ファイルは、図３に示すように、カテゴリー別に分類されており、作成及び更新することができる責任部署のカテゴリー、部署別カテゴリー、部門別カテゴリー、書類の用途別カテゴリーとなっている。
【００１３】
この内、書類の用途別カテゴリーは同一のファイル（原本）を異なった部署等に備えてあるツリー構造から探し当てることを主要な目的としており、目的とするファイルへ早く辿り着くことができる。例えば、図４に示すように、ツリー１は部門別で構築されたもので工務と安全とからのツリー構造を構成し、その中で安全において「ＸＸＸーＸＬＳ」のファイルが必要な場合には、直接原本ファイルをアクセスすることによって「ＸＸＸーＸＬＳ」を取得することができる。又、ツリー２は用途別に構築されたもので着工時と施工時とから大略構成され、そのうち施工時において、ツリー１で必要とする同じファイルである「ＸＸＸーＸＬＳ」を必要とする場合には、原本ファイルを直接アクセスすることにより得ることができる。このようにツリー構造のファイル構成であっても、必要とするファイルを直接にアクセスすることが可能で階層下された構造を上下何れかの方向から順次にアクセスする必要がなく所望のファイルを直接アクセスすることができる。
【００１４】
このように反復使用する仕様書のファイルと、必要とする仕様書を検索するのにカテゴリー別に分類された中から検索できるようにすると、雛型仕様書が膨大な数になっても、あたかも自分のサーバー内に存在しているが如くにして検索抽出することができるのである。更に、上述した用途別カテゴリーを使用することにより検索が一層簡単になる。
【００１５】
例えば、図１において、ＡサーバーがドキュメントＤＯＣ１３という仕様書が必要である時には、カテゴリーを特定してドキュメントＤＯＣ１３を指定したとする。そうすると、Ａサーバーは自動的にＨｏｔーＤｏｃ分類システムを起動させ、ドキュメントＤＯＣ１３がどこのサーバーにあるかを検索し、ドキュメントの存在するＺサーバーを自動的にアクセスしてドキュメントＤＯＣ１３を読み出し、所望のＡサーバーに送る。この操作は、例え自分のサーバーに蓄積されているドキュメントであっても必ずＨｏｔーＤｏｃ分類システムを起動させてから取り込む構成になっている。これはサーバー間を接続した通信プロトコルの発達と、アクセスする速度等が早くなり他のサーバーをアクセスしても時間的な遅れを感じなくなったためと、加えて、分散しているドキュメントを一元管理するためである。例えば、Ｃサーバーが自己のファイルに存在するドキュメントＤＯＣ４を指定すると、自動的にＨｏｔーＤｏｃ分類システムを起動させ、図２に示す一覧データの中からどこのサーバーにあるかを検索してＣサーバーに提供する。Ｃサーバーはあたかも自分のファイルから読み出したように錯覚するが、ドキュメントＤＯＣ４はＨｏｔーＤｏｃ分類システムを経由して提供されているのである。
【００１６】
このようにして自動的に他のサーバーに蓄積されている仕様書を読み出しては、自分のサーバーに得ることができるため、重複した仕様書の作成は必要なくなり、あると却って混乱することになり、本システムの機能を著しく損ねることになる。従って、その分、単一の仕様書の維持管理は極めて正確且つ厳密な維持管理が必要で、その新規作成、更新等は後述するように、所定の責任部署の責任のある者に限定して行われる構成となっている。又、例え、重複して作成しても、採用する特定仕様のドキュメントの雛型は、その新規日付、更新日付の新しいものを優先するように一元管理するようにすると、バージョンアップのミスや、陳腐化した仕様書を自動的に削除することができるため、膨大なサーバーのそれぞれに特有な作業環境に対応させた特定仕様書の雛型を常時維持管理することができるのである。
【００１７】
一方、各サーバー１、２は、普通のパソコンが装備している機能を全て備えている。中継サーバー２には、後述する操作を処理するＨｏｔ−Ｄｏｃ分類システムを駆動させるのプログラムが内蔵されている。尚、この中継サーバー２はどこのサーバーにしてもよく、要は一元管理ができ、且つ所望のドキュメントを欲するサーバーに提供することができる機能を実現できればよい。又、各サーバー２には図示しないフォルダが付属している。このフォルダは手中にした書類ファイルを格納する記憶装置である。フォルダに記憶された書類ファイルはサーバー２の表示画面上に呼び出して直接見ることもできるしコピーにすることもできるし、その他ユーザーの操作に任せられている。
【００１８】
各サーバー２を接続する通信回線は双方向のデジタル回線であり、ＨｏｔーＤｏｃ分類システムを搭載した中継サーバー２を中心にしたスター結線でも良く又はデルタ結線にしてもよく、これらを混合した結線でもよい。サーバー２の要求により書類ファイルのドキュメントが検索され、このドキュメントが存在するサーバーにアクセスしてサーバー２へのフォルダへ送信され記憶される（つまりダウンロードされる）。また、サーバー２で作成された特定仕様のドキュメントは、基本的には作成したサーバー２の書類ファイルに蓄積される。
【００１９】
以下、上記構成による書類管理システムにおいて、ユーザが所望の特定仕様のドキュメントをダウンロードする場合と、所轄担当者が特定仕様の書類ファイルを新規作成及び更新する場合とのサーバー２の操作手順について説明する。
【００２０】
ユーザが、サーバー２を用いて所望の特定仕様のドキュメントをダウンロードするには下記の手順で行う。
先ず、全社ＴＯＰページの「定型フォーム集」又は建築本部の「Ｈｏｔ−Ｄｏｃ」欄を選択すると、図５に示すようなＨｏｔ−ＤｏｃのＴＯＰ画面１０が表示される。
【００２１】
ＴＯＰ画面１０上でＮＥＸＴ欄１１を選択すると、図６に示すように、カテゴリーメニューを選択するための画面２０が表示される。画面２０の真中の部分を拡大して画面２０ａに図示してある。
【００２２】
画面２０ａには、一番上に社員コード欄２１が表示され、その下にカテゴリーメニュー選択用の支店ボタン２２、分類ボタン２３、メニューボタン２４が横に配列して表示され、その下に「支店からの更新情報」ボタン２５が表示され、最下端にＯＫボタン２６とリセットボタン２７が横に並べて表示されている。
【００２３】
先ず、社員コード欄２１に社員コードを入力する。これは必須の操作であり社員コードを入力しないと以下の処理へは進まない。また、誤った社員コードが入力された場合は受け付けない。
【００２４】
次に、所望の書類ファイルの各カテゴリーを選択するために、支店ボタン２２、分類ボタン２３、メニューボタン２４の順に選択する。支店ボタン２２により例えば東京支店を選択する。分類ボタン２３により部門別か用途別かの何れかを選択する。分類で部門別を選択した場合は、メニューボタン２４により建築、管理、土木の内の何れかを選択する。また、分類で用途別を選択した場合は、メニューボタン２４により例えば東京支店に登録済の建築作業所を選択する。
【００２５】
支店からの更新情報を得たい時は、「支店からの更新情報」ボタン２５を押すと図７に示すような更新情報が表示される。更新情報は後述する掲示板に表示されたものである。
【００２６】
そこで、ＯＫボタン２６を押すと、図８に示すような画面３０が表示される。画面３０は、支店ボタン２２で「東京支店」を、分類ボタン２３で部門別の「建築」を選択した場合の例を示す。図８は図７の左半分３１を拡大して示している。画面３０の左半分３１には東京支店の建築関係の全部署が表示される。
【００２７】
次に、ダウンロードする書類ファイル（ドキュメント）を探すため、画面３０の左半分３１で、例えば建築安全部安全課をクリックすると、画面３０の左半分３１は、図９（ａ）に示す画面３１から図９（ｂ）に示すように建築安全部安全課の中の書類名（ドキュメント）を示す画面３３に変わる。
【００２８】
ここで、書類名、例えば「労働災害防止協議会の開催について」を指定すると、図１０に示すようにこの書類の要約３４がオーバーラップして表示される共に、画面３０の右側部分３２にこの書類ファイル（ドキュメント）がダウンロード希望として登録される。同様に、「災害防止協議会名簿」と「災害防止協議会議事録」と「労働災害防止協議会会議資料」とを指定すると、これらの書類ファイル（ドキュメント）はダウンロードするものとして登録され、図１１に示すように画面３０の右側部分３２にダウンロードする書類ファイル一覧が表示される。登録を解除する場合はもう一度書類名をクリックする。
【００２９】
次に、画面３０の右側３２の「ダウンロード開始ボタン」３５をクリックすると書類ファイル（ドキュメント）のダウンロードが開始される。ダウンロードを指定された書類ファイルは「ｄｏｗｎｌｏａｄ．ｅｘｅ」という所謂自動解凍書庫になり自動的に通信回線３を経て出力（解凍）する準備が整い、中継サーバー２はサーバー１に対して書類ファイルの送り先を質問する。
【００３０】
サーバー１からの上記質問に応じて、ユーザは自己のサーバーのフォルダを指定する。すると、中継サーバー１はサーバー２のフォルダに向かって書類ファイル（ドキュメント）の送信（自動解凍）を開始する。送信が終了すると、指定した書類ファイル（ドキュメント）がフォルダに格納されている。ユーザーはサーバー２の表示画面で上記ドキュメントを見ることもできるし、あるいは印刷することもできる。
【００３１】
次に、書類の責任の部署において管理者が書類の新規作成及び更新作業を行う場合のサーバー２の操作手順について説明する。
【００３２】
最初に、図１２に示すように、Ｈｏｔ−Ｄｏｃの上記ＴＯＰ画面１０の右下に表示されている「管理者エリアへ」欄２８をクリックすると、図１３に示すような管理者メニュー画面４０が表示される。画面４０には、ユーザ名欄４１及びパスワード欄４２と、ＯＫボタン４３と、リセットボタン４４が表示されている。
【００３３】
管理者が画面４０上でユーザ名とパスワードとを入力し、ＯＫボタン４３を押すと、図１４に示すような画面５０が表示される。画面５０には、「文書ファイル（ドキュメント）の新規追加」欄５１と「文書ファイル（ドキュメント）の上書更新」欄５２とが表示されている。「文書ファイルの新規追加」とは、サーバー１、２への新規書類ファイルの追加を意味し、「文書ファイルの上書更新」とは、サーバー１、２に登録済みの書類ファイル（ドキュメント）を１書類ファイル単位で更新することである。
【００３４】
以下、「文書ファイルの新規追加」手順と「文書ファイルの上書更新」手順とについて順次説明する。
【００３５】
（１）文書ファイルの新規追加の場合の操作手順は下記の通りである。
画面５０で「文書ファイルの新規追加」欄５１を押すと、図１５に示すような新規追加用画面６０が表示される。画面６０には、書類ファイルの属するカテゴリーを選択するカテゴリー欄６１と０Ｋボタン６２と、リセットボタン６３が表示されている。カテゴリー欄６１の部門を、例えば「建築」を選択し、ＯＫボタン６２を押すと、図１６に示すような画面７０が表示される。
【００３６】
画面７０には、カテゴリー１欄７１、カテゴリー２欄７２、カテゴリー３欄７３、文書タイトル欄７４、文書ファイル名欄７５、参照ボタン７６、文書コメント欄７７、文書追加ボタン７８、リセットボタン７９が表示されている。
【００３７】
カテゴリー１欄７１により部門例えば建築（東京支所）を選択する。カテゴリー２欄７２により部署例えば建築工務部工務課を選択する。カテゴリー３欄７３により用途例えば作業所一般を選択する。文書タイトル欄７４により文書の題名例えば「新規追加テストファイル」を選択する。
【００３８】
文書ファイル名欄７５により文書ファイル名例えばＣ：￥ｔｍｐ￥新規ファイルｘ｜ｓを選択する。なお、参照ボタンをクリックすることにより文書ファイルの所在と文書ファイル名が表示されるのでこれにより文書ファイル名を知ることができる。また、文書コメント欄７７に文書コメントを入力しておくと、書類選択時に説明文として表示される。
【００３９】
上記各欄７１〜７７の入力が終了し文書追加ボタン７８を押すと書類のアップロードが開始される。アップロードが終了すると、図１７に示すように、アップロード終了を示すメッセージが画面８０に表示される。なお、修正権限のある用途別の管理カテゴリー（建築作業所）がある場合は、画面８０上にその作業所にも書類の追加をする旨のメッセージ８１が表示される。
【００４０】
画面７０でアップロードが終了したら、文書追加ボタン７８を押すと、図１８に示すような画面９０が表示される。画面９０には、画面７０に表示したような登録情報９１の他に用途別の建築作業所用の登録情報９２が表示されている。このように、１つの原本ファイルを別のツリーでも表示させるため、そのアクセスが極めて早く且つ目的とするファイルの検索が極めて迅速に行うことができる。
【００４１】
次に、図１９に示すような画面１００が表示される。画面１００上で「掲示板登録へ」ボタン１０１を押すと、図２０に示すような掲示板画面１１０が表示される。この画面１１０には、文書タイトル入力欄１１１と、文書リンク先入力欄１１２と、文書コメント入力欄１１３とが表示される。これらの欄１１１、１１２、１１３にそれぞれ情報を入力しＯＫボタン１１４を押すと、図２１に示すよう画面１２０が表示され、掲示板への書き込み終了を示すメッセージ１２１が表示され文書の新規追加の作業は完了する。
【００４２】
（２）登録された文書のファイルを上書更新する場合。
図１４に示す管理者メニュー画面５０で「２．文書ファイルの上書変更」欄５２を選択すると、図２２示すような画面１３０が表示される。この画面１３０で上記新規追加の場合と同様にして更新する書類のカテゴリーを選択する。
【００４３】
例えば、建築部門（東京）を選択すると、図２３に示すような画面１４０が表示される。画面１４０には、カテゴリー１（部門）、カテゴリー２（部署）、カテゴリー３（委員会）、文書ファイル一覧、文書ファイル名の各項目入力欄１４１〜１４５と参照ボタン１４６と、上書変更ボタン１４７が表示されている。
【００４４】
この画面１４０で、更新する文書のカテゴリーを例えば図２２の欄１４１〜１４３に示すように、建築部門（東京）の建築工務部工務課の運営委員会を選択し、と、参照ボタン１４６を押すことにより文書ファイル一覧欄１４４上で入れ換える文書を指定するようになっている。
図２３において、変更後の文書ファイル名は、「１５運営委員会開催について」であることを示している。
【００４５】
上記のようにして文書ファイルを指定した後、上書変更ボタン１４７を押すと上書変更が実行される。そして、上書変更が終了すると、図２４に示すような画面１５０が表示される。画面１５０には、文書上書変更の終了を報告するメッセージ１５１と、「掲示板登録へ」ボタン１５２とが表示される。
【００４６】
「掲示板登録へ」ボタン１５２を押すと、図２５に示すような「文書ファイルのお知らせ」画面１６０が表示されると共に、画面１６０の内容が掲示板へ書き込まれる。画面１６０には、更新された文書タイトルが表示されると共に文書コメント欄が設けられている。図２５に示す画面１６０では、文書のタイトル「運営委員会の開催について」が「１５運営委員会の開催についてｄｏｃ」に変更されたことを示す。掲示板へ書き込まれた情報はユーザに対して支店からの更新情報として利用されることは上述のとおりである。
【００４７】
最後に、図２６に示すように、画面１７０に掲示板への書き込み終了を示すメッセージ１７１が表示され、管理者メニュー画面４０に戻る。
【００４８】
以下、本発明による書類管理システムを適用した社内メールシステムの実施例について説明する。これは、複数のサーバー（ビューア兼送信メーラ）とデータベースとにより図１に示すように構成された複数のサーバーと特定仕様のドキュメントに予め掲載されている回覧順序や、所属行先等に基づいた回覧システムである。
【００４９】
即ち、図２７に示すように、一つの書類ファイル２００は、電子封筒２０１とこの電子封筒２０１に封印された内容ファイル２０２とで構成されている。書類名、回覧ルート及び簡易な確認情報は電子封筒２０１に記載されている。
【００５０】
サーバー１、２に格納されている書類ファイル（ドキュメント）２００をサーバー２にダウンロードすると、図２８に示すような画面１８０が表示される。画面１８０の上の部分１８１には電子封筒２０１に記載された項目が表示され、下の部分１８２には、内容ファイル２０２の内容が表示されるようになっている。承認欄１８３には、重要度の高いもの応じて、承認者のパスワード又は指紋認証等の外付けの個人認証ツールを起動して入力するようになっている。
【００５１】
【発明の効果】
本発明に係る書類管理システムは、下記の効果を奏する。
（１）サーバーを操作することにより、散在して蓄積されている所望の特定仕様のドキュメントをダウンロードすることができるようにしたので、ユーザーは所望の書類を自由、迅速、かつ効率的に表示させ又はプリントして利用することができる。
（２）サーバーを操作することによりデータベースに新規の書類を追加登録したり、既に登録済の書類を更新したりすることが容易にできるので、各書類の責任部署による最新版管理の一元管理が容易にできる。
（３）ユーザーは常に最新の特定仕様のドキュメントの雛型をダウンロードすることができるから書式等が古い等のトラブルが生じない。
（４）社内の書類の回覧が表示画面により円滑かつ迅速に行われる。従って、稟議が効率的に行われる。
（５）総じて、書類の処理に要する時間及びコストが減少する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る書類管理システムの一実施例の概略構成を示す説明図である。
【図２】同ＨｏｔーＤｏｃ分類システムで維持管理するドキュメントを一覧にした説明図である。
【図３】同書類ファイルのカテゴリーを示した一例である。
【図４】同用途別カテゴリーにおける原本ファイルの使用状態を示した説明図である。
【図５】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図６】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図７】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図８】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図９】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１０】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１１】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１２】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１３】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１４】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１５】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１６】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１７】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１８】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図１９】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２０】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２１】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２２】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２３】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２４】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２５】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２６】同実施例における表示画面を示す説明図である。
【図２７】本発明に係る書類回覧システムを示す説明図である。
【図２８】同書類回覧システムにおける表示画面を示す説明図である。
【符号の説明】
１；サーバー（Ａ〜Ｚサーバー）、２；中継サーバー、３；通信回線、１０〜２０；表示画面、１７０；表示画面、１８０；表示画面、２００；回覧文書、２０１；電子封筒、２０２；内容文書

Claims

通信回線で接続されている複数のサーバーと、
前記複数のサーバーからアクセスすることができる中継サーバーとからなり、
前記複数のサーバーおよび前記中継サーバーに、それぞれ個別に、特定仕様のドキュメントを蓄積できる機能を備えると共に、
前記中継サーバーに、前記複数のサーバーおよび前記中継サーバーに蓄積された複数の同一の特定仕様のドキュメントの中の最新の１つを最新の特定仕様のドキュメントとして、その蓄積場所を管理する分類システムを備え、
前記中継サーバーは、所定のサーバーからの要求に応じて、前記分類システムを起動して当該分類システムにより要求された特定仕様のドキュメントの蓄積場所を検索し、検索された蓄積場所から最新の特定仕様のドキュメントを読み出して、前記所定のサーバーに送信することを特徴とする書類管理システム。
前記特定仕様のドキュメントは、反復使用できる様式の書式からなる雛型である請求項１に記載の書類管理システム。
前記特定仕様のドキュメントは、前記中継サーバーを操作することにより更新できるようにした請求項１に記載の書類管理システム。
前記特定のサーバーから要求する際の特定仕様のドキュメントの指定は、少なくとも作成及び更新をすることができる責任部署のカテゴリーと、部署カテゴリーと、部門別カテゴリーと、書類の用途別カテゴリーとに分類され、前記サーバーの表示画面に従って上位カテゴリーから下位カテゴリーまで指定することにより所望のドキュメントをアクセスできるようにした請求項１に記載の書類管理システム。