JP2001022765A

JP2001022765A - 書類管理システム

Info

Publication number: JP2001022765A
Application number: JP11192008A
Authority: JP
Inventors: Toshiyuki Kito; 俊之鬼頭; Kazuhiko Fujimura; 和彦藤村
Original assignee: Toda Corp
Current assignee: Toda Corp
Priority date: 1999-07-06
Filing date: 1999-07-06
Publication date: 2001-01-26
Anticipated expiration: 2019-07-06
Also published as: JP4023528B2

Abstract

(57)【要約】【課題】会社内で仕様する特定仕様のドキュメントを能
率的に仕様できるようにすると共に、ドキュメントの最
新版管理を徹底する。【解決手段】複数のサーバーと、この複数のサーバーに
蓄積されている特定様式の書類ファイルを管理する手段
を備えた複数のサーバーの内の一つである中継サーバー
とからなり、書類ファイルに蓄積されている特定仕様の
ドキュメントは、中継サーバーも含めてアクセスできる
サーバーの何れかに単一で蓄積するようにしたことであ
り、中継サーバーは、ドキュメントがどこのサーバーに
存在しているかを常時把握する手段を備え、且つ、特定
仕様のドキュメントが重複して存在する場合には、存在
する更新日付、新規日付の順のドキュメントを優先する
ようにし、又、特定仕様のドキュメントは、反復使用で
きる様式の書式からなる雛型である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、企業内で使用する
特定仕様のドキュメントを、企業の支店等に設置された
サーバー（パソコン）に散在した状態で蓄積しておき、
必要に応じて他店のサーバーからのアクセスに応じて取
出すことができるようにして、予め定まっている様式の
ドキュメントを効率的に利用することができるようにし
た書類管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】企業における労務、人事、品質管理等あ
らゆる業務を行う上においては、ＩＳＯ等の国際規準か
ら社内規則に至るまでの多数の規則類に従った書式によ
る書類（ドキュメント）の作成が必要である。各オフイ
スにおいて書類の作成に携わる人達は、各書類について
それぞれの書式に従って作られた雛型を参照しながら作
成しているのが普通である。従来、上記雛型は各書類を
統括する担当部署の責任者により作成され、これを印刷
物にして関連する各オフイスに配付していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような従来の方法では、雛型の最新版管理、即ち、新た
な書式が必要になったり、今まで使用していた書式を改
定する必要があった時に責任部署で雛型の最新版を作成
しこれをオフイスで周知徹底することが容易でなく問題
点となっていた。

【０００４】従って、上記問題点を解決するため、最近
のコンピュータネットワーク技術を駆使して所定の様式
からなる書類ファイルの最新版管理を行うに適したシス
テムを構築することに課題を有する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明に係る書類管理システムは、複数のサーバー
と、該複数のサーバーに蓄積されている特定仕様のドキ
ュメントを一元管理する手段を備えた前記複数のサーバ
ーの内の一つである中継サーバーとからなり、前記特定
仕様のドキュメントは、前記中継サーバーも含めてアク
セスすることができるサーバーの何れかに単一で蓄積す
ることである。

【０００６】又、前記特定仕様のドキュメントは、反復
使用できる様式の書式からなる雛型であること；前記特
定仕様のドキュメントが重複して存在する場合には、存
在するドキュメントの更新日付、新規日付の順のドキュ
メントを優先するようにしたこと；前記特定仕様のドキ
ュメントは、前記サーバーを操作することにより更新で
きるようにしたこと；前記特定仕様のドキュメントの検
索は、少なくとも作成及び更新をすることができる責任
部署のカテゴリーと、部署カテゴリーと、部門別カテゴ
リーと、書類の用途別カテゴリーとに分類され、前記サ
ーバーの表示画面に従って上位カテゴリーから下位カテ
ゴリーまで指定することにより所望のドキュメントをア
クセスできるようにしたこと；前記特定仕様のドキュメ
ントに基づいて作成されたファイルは、該ファイルに記
載されている回覧先及び簡易な確認情報を付加した電子
封筒に封印して送られることである。

【０００７】このように、事務管理システムは、複数又
は膨大な特定仕様のドキュメントを、散在するサーバー
それぞれで任意に所有して且つ一元管理するために必ず
何れか一つのサーバーで維持管理できるようにしたこと
である。従って、特定仕様のドキュメントの重複した蓄
積を防止できると共にその更新等によるバージョンの異
なった様式のドキュメントの発生を防止できる。又、使
用するサーバー全てにおいて最新且つ公平な特定様式の
ドキュメント（雛型）を使用して所望の書類を作成する
ことができるため、効率的な書類管理及び回覧システム
（電子封筒）を構築することができる。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る書類管理シス
テムの実施の形態について図面を参照して説明する。こ
の書類管理システムの一実施例として、書類管理ソフト
ウエアで構築されているＨｏｔ−Ｄｏｃ分類システムに
ついて図面を用いて詳細に説明する。

【０００９】Ｈｏｔ−Ｄｏｃ分類システムは、図１及び
図２に示すように、例えば、本社内に設けられた中継サ
ーバー１と、本社、各支店、各建設作業所にそれぞれ設
けられたＡ〜Ｚサーバー２と、各サーバー１、２と接続
する双方向デジタル通信回線３とを備えている。

【００１０】各サーバー１、２は、データベースが設け
られており、デジタルデータを格納するメモリを持つコ
ンピュータからなる。中継サーバー１には、書類管理を
するためのソフトウエアで構成されたＨｏｔーＤｏｃ分
類システムが備えられており、全社内で発生し使用され
る特定仕様のドキュメントを一方的に維持管理する構成
となっている。このドキュメントは、検索のためにその
書類の属性を示す複数のコードが付されている。

【００１１】このＨｏｔーＤｏｇ分類システムは、何れ
かのサーバー１、２において、必要とする特定仕様のド
キュメントを作成すると、そのドキュメントをエントリ
ーする。例えば、ＩＳＯに準拠した労働安全基準仕様等
の改ざんできない仕様書は、どこの部署で作成しても同
じ形式の仕様書になる。従って、何れかのサーバーで作
成した仕様書を雛型として指定すれば、その作成された
仕様書、即ち、ドキュメントは、全てのサーバーにおい
て統一した仕様書として使用することができるのであ
る。このドキュメントは、各サーバーにおいてツリー状
の階層式で形成された、例えば、Ａ〜Ｚファイルに作成
されており、その階層化された一部にドキュメントＤＯ
Ｃ１〜１３として散在している。これは、各サーバーに
おいて、必要な仕様書を作成した際に以後雛型として反
復使用できるものと判断したものである。

【００１２】ここで、ＨｏｔーＤｏｇ分類システムは、
それぞれのサーバーにおいて雛型として反復使用できる
ものと認定したドキュメントを一覧形式にして維持管理
する。例えば、ドキュメントＤＯＣ１はＡファイルの階
層１の領域に蓄積されており、ドキュメントＤＯＣ５は
中継ファイルの階層２の領域に蓄積されているというよ
うに管理する。一方、書類ファイルは、図３に示すよう
に、カテゴリー別に分類されており、作成及び更新する
ことができる責任部署のカテゴリー、部署別カテゴリ
ー、部門別カテゴリー、書類の用途別カテゴリーとなっ
ている。

【００１３】この内、書類の用途別カテゴリーは同一の
ファイル（原本）を異なった部署等に備えてあるツリー
構造から探し当てることを主要な目的としており、目的
とするファイルへ早く辿り着くことができる。例えば、
図４に示すように、ツリー１は部門別で構築されたもの
で工務と安全とからのツリー構造を構成し、その中で安
全において「ＸＸＸーＸＬＳ」のファイルが必要な場合
には、直接原本ファイルをアクセスすることによって
「ＸＸＸーＸＬＳ」を取得することができる。又、ツリ
ー２は用途別に構築されたもので着工時と施工時とから
大略構成され、そのうち施工時において、ツリー１で必
要とする同じファイルである「ＸＸＸーＸＬＳ」を必要
とする場合には、原本ファイルを直接アクセスすること
により得ることができる。このようにツリー構造のファ
イル構成であっても、必要とするファイルを直接にアク
セスすることが可能で階層下された構造を上下何れかの
方向から順次にアクセスする必要がなく所望のファイル
を直接アクセスすることができる。

【００１４】このように反復使用する仕様書のファイル
と、必要とする仕様書を検索するのにカテゴリー別に分
類された中から検索できるようにすると、雛型仕様書が
膨大な数になっても、あたかも自分のサーバー内に存在
しているが如くにして検索抽出することができるのであ
る。更に、上述した用途別カテゴリーを使用することに
より検索が一層簡単になる。

【００１５】例えば、図１において、Ａサーバーがドキ
ュメントＤＯＣ１３という仕様書が必要である時には、
カテゴリーを特定してドキュメントＤＯＣ１３を指定し
たとする。そうすると、Ａサーバーは自動的にＨｏｔー
Ｄｏｃ分類システムを起動させ、ドキュメントＤＯＣ１
３がどこのサーバーにあるかを検索し、ドキュメントの
存在するＺサーバーを自動的にアクセスしてドキュメン
トＤＯＣ１３を読み出し、所望のＡサーバーに送る。こ
の操作は、例え自分のサーバーに蓄積されているドキュ
メントであっても必ずＨｏｔーＤｏｃ分類システムを起
動させてから取り込む構成になっている。これはサーバ
ー間を接続した通信プロトコルの発達と、アクセスする
速度等が早くなり他のサーバーをアクセスしても時間的
な遅れを感じなくなったためと、加えて、分散している
ドキュメントを一元管理するためである。例えば、Ｃサ
ーバーが自己のファイルに存在するドキュメントＤＯＣ
４を指定すると、自動的にＨｏｔーＤｏｃ分類システム
を起動させ、図２に示す一覧データの中からどこのサー
バーにあるかを検索してＣサーバーに提供する。Ｃサー
バーはあたかも自分のファイルから読み出したように錯
覚するが、ドキュメントＤＯＣ４はＨｏｔーＤｏｃ分類
システムを経由して提供されているのである。

【００１６】このようにして自動的に他のサーバーに蓄
積されている仕様書を読み出しては、自分のサーバーに
得ることができるため、重複した仕様書の作成は必要な
くなり、あると却って混乱することになり、本システム
の機能を著しく損ねることになる。従って、その分、単
一の仕様書の維持管理は極めて正確且つ厳密な維持管理
が必要で、その新規作成、更新等は後述するように、所
定の責任部署の責任のある者に限定して行われる構成と
なっている。又、例え、重複して作成しても、採用する
特定仕様のドキュメントの雛型は、その新規日付、更新
日付の新しいものを優先するように一元管理するように
すると、バージョンアップのミスや、陳腐化した仕様書
を自動的に削除することができるため、膨大なサーバー
のそれぞれに特有な作業環境に対応させた特定仕様書の
雛型を常時維持管理することができるのである。

【００１７】一方、各サーバー１、２は、普通のパソコ
ンが装備している機能を全て備えている。中継サーバー
２には、後述する操作を処理するＨｏｔ−Ｄｏｃ分類シ
ステムを駆動させるのプログラムが内蔵されている。
尚、この中継サーバー２はどこのサーバーにしてもよ
く、要は一元管理ができ、且つ所望のドキュメントを欲
するサーバーに提供することができる機能を実現できれ
ばよい。又、各サーバー２には図示しないフォルダが付
属している。このフォルダは手中にした書類ファイルを
格納する記憶装置である。フォルダに記憶された書類フ
ァイルはサーバー２の表示画面上に呼び出して直接見る
こともできるしコピーにすることもできるし、その他ユ
ーザーの操作に任せられている。

【００１８】各サーバー２を接続する通信回線は双方向
のデジタル回線であり、ＨｏｔーＤｏｃ分類システムを
搭載した中継サーバー２を中心にしたスター結線でも良
く又はデルタ結線にしてもよく、これらを混合した結線
でもよい。サーバー２の要求により書類ファイルのドキ
ュメントが検索され、このドキュメントが存在するサー
バーにアクセスしてサーバー２へのフォルダへ送信され
記憶される（つまりダウンロードされる）。また、サー
バー２で作成された特定仕様のドキュメントは、基本的
には作成したサーバー２の書類ファイルに蓄積される。

【００１９】以下、上記構成による書類管理システムに
おいて、ユーザが所望の特定仕様のドキュメントをダウ
ンロードする場合と、所轄担当者が特定仕様の書類ファ
イルを新規作成及び更新する場合とのサーバー２の操作
手順について説明する。

【００２０】ユーザが、サーバー２を用いて所望の特定
仕様のドキュメントをダウンロードするには下記の手順
で行う。先ず、全社ＴＯＰページの「定型フォーム集」
又は建築本部の「Ｈｏｔ−Ｄｏｃ」欄を選択すると、図
５に示すようなＨｏｔ−ＤｏｃのＴＯＰ画面１０が表示
される。

【００２１】ＴＯＰ画面１０上でＮＥＸＴ欄１１を選択
すると、図６に示すように、カテゴリーメニューを選択
するための画面２０が表示される。画面２０の真中の部
分を拡大して画面２０ａに図示してある。

【００２２】画面２０ａには、一番上に社員コード欄２
１が表示され、その下にカテゴリーメニュー選択用の支
店ボタン２２、分類ボタン２３、メニューボタン２４が
横に配列して表示され、その下に「支店からの更新情
報」ボタン２５が表示され、最下端にＯＫボタン２６と
リセットボタン２７が横に並べて表示されている。

【００２３】先ず、社員コード欄２１に社員コードを入
力する。これは必須の操作であり社員コードを入力しな
いと以下の処理へは進まない。また、誤った社員コード
が入力された場合は受け付けない。

【００２４】次に、所望の書類ファイルの各カテゴリー
を選択するために、支店ボタン２２、分類ボタン２３、
メニューボタン２４の順に選択する。支店ボタン２２に
より例えば東京支店を選択する。分類ボタン２３により
部門別か用途別かの何れかを選択する。分類で部門別を
選択した場合は、メニューボタン２４により建築、管
理、土木の内の何れかを選択する。また、分類で用途別
を選択した場合は、メニューボタン２４により例えば東
京支店に登録済の建築作業所を選択する。

【００２５】支店からの更新情報を得たい時は、ボタン
２５を押すと図７に示すような更新情報が表示される。
更新情報は後述する掲示板に表示されたものである。

【００２６】そこで、ＯＫボタン２６を押すと、図８に
示すような画面３０が表示される。画面３０は、支店ボ
タン２２で「東京支店」を、分類ボタン２３で部門別の
「建築」を選択した場合の例を示す。図８は図７の左半
分３１を拡大して示している。画面３０の左半分３１に
は東京支店の建築関係の全部署が表示される。

【００２７】次に、ダウンロードする書類ファイル（ド
キュメント）を探すため、画面３０の左半分３１で、例
えば建築安全部安全課をクリックすると、画面３０の左
半分３１は、図９（Ａ）に示す画面３１から図９（Ｂ）
に示すように建築安全部安全課の中の書類名（ドキュメ
ント）を示す画面３３に変わる。

【００２８】ここで、書類名、例えば「労働災害防止協
議会の開催について」を指定すると、図１０に示すよう
にこの書類の要約３４がオーバーラップして表示される
共に、画面３０の右側部分３２にこの書類ファイル（ド
キュメント）がダウンロード希望として登録される。同
様に、「災害防止協議会名簿」と「災害防止協議会議事
録」と「労働災害防止協議会会議資料」とを指定する
と、これらの書類ファイル（ドキュメント）はダウンロ
ードするものとして登録され、図１１に示すように画面
３０の右側部分３２にダウンロードする書類ファイル一
覧が表示される。登録を解除する場合はもう一度書類名
をクリックする。

【００２９】次に、画面３０の右側３２の「ダウンロー
ド開始ボタン」３５をクリックすると書類ファイル（ド
キュメント）のダウンロードが開始される。ダウンロー
ドを指定された書類ファイルは「ｄｏｗｎｌｏａｄ．ｅ
ｘｅ」という所謂自動解凍書庫になり自動的に通信回線
３を経て出力（解凍）する準備が整い、中継サーバー２
はサーバー１に対して書類ファイルの送り先を質問す
る。

【００３０】サーバー１からの上記質問に応じて、ユー
ザは自己のサーバーのフォルダを指定する。すると、中
継サーバー１はサーバー２のフォルダに向かって書類フ
ァイル（ドキュメント）の送信（自動解凍）を開始す
る。送信が終了すると、指定した書類ファイル（ドキュ
メント）がフォルダに格納されている。ユーザーはサー
バー２の表示画面で上記ドキュメントを見ることもでき
るし、あるいは印刷することもできる。

【００３１】次に、書類の責任の部署において管理者が
書類の新規作成及び更新作業を行う場合のサーバー２の
操作手順について説明する。

【００３２】最初に、図１２に示すように、Ｈｏｔ−Ｄ
ｏｃの上記ＴＯＰ画面１０の右下に表示されている「管
理者エリアへ」欄２８をクリックすると、図１３に示す
ような管理者メニュー画面４０が表示される。画面４０
には、ユーザ名欄４１及びパスワード欄４２と、ＯＫボ
タン４３と、リセットボタン４４が表示されている。

【００３３】管理者が画面４０上でユーザ名とパスワー
ドとを入力し、ＯＫボタン４３を押すと、図１４に示す
ような画面５０が表示される。画面５０には、「文書フ
ァイル（ドキュメント）の新規追加」欄５１と「文書フ
ァイル（ドキュメント）の上書更新」欄５２とが表示さ
れている。「文書ファイルの新規追加」とは、サーバー
１、２への新規書類ファイルの追加を意味し、「文書フ
ァイルの上書更新」とは、サーバー１、２に登録済みの
書類ファイル（ドキュメント）を１書類ファイル単位で
更新することである。

【００３４】以下、「文書ファイルの新規追加」手順と
「文書ファイルの上書更新」手順とについて順次説明す
る。

【００３５】（１）文書ファイルの新規追加の場合の操
作手順は下記の通りである。画面５０で「文書ファイルの新規追加」欄５１を押す
と、図１５に示すような新規追加用画面６０が表示され
る。画面６０には、書類ファイルの属するカテゴリーを
選択するカテゴリー欄６１と０Ｋボタン６２と、リセッ
トボタン６３が表示されている。カテゴリー欄６１の部
門を、例えば「建築」を選択し、ＯＫボタン６２を押す
と、図１６に示すような画面７０が表示される。

【００３６】画面７０には、カテゴリー１欄７１、カテ
ゴリー２欄７２、カテゴリー３欄７３、文書タイトル欄
７４、文書ファイル名欄７５、参照ボタン７６、文書コ
メント欄７７、文書追加ボタン７８、リセットボタン７
９が表示されている。

【００３７】カテゴリー１欄７１により部門例えば建築
（東京支所）を選択する。カテゴリー２欄７２により部
署例えば建築工務部工務課を選択する。カテゴリー３欄
７３により用途例えば作業所一般を選択する。文書タイ
トル欄７４により文書の題名例えば「新規追加テストフ
ァイル」を選択する。

【００３８】文書ファイル名欄７５により文書ファイル
名例えばＣ：￥ｔｍｐ￥新規ファイルｘ｜ｓを選択す
る。なお、参照ボタンをクリックすることにより文書フ
ァイルの所在と文書ファイル名が表示されるのでこれに
より文書ファイル名を知ることができる。また、文書コ
メント欄７７に文書コメントを入力しておくと、書類選
択時に説明文として表示される。

【００３９】上記各欄７１〜７７の入力が終了し文書追
加ボタン７８を押すと書類のアップロードが開始され
る。アップロードが終了すると、図１７に示すように、
アップロード終了を示すメッセージが画面８０に表示さ
れる。なお、修正権限のある用途別の管理カテゴリー
（建築作業所）がある場合は、画面８０上にその作業所
にも書類の追加をする旨のメッセージ８１が表示され
る。

【００４０】画面７０でアップロードが終了したら、文
書追加ボタン７８を押すと、図１８に示すような画面９
０が表示される。画面９０には、画面７０に表示したよ
うな登録情報９１の他に用途別の建築作業所用の登録情
報９２が表示されている。このように、１つの原本ファ
イルを別のツリーでも表示させるため、そのアクセスが
極めて早く且つ目的とするファイルの検索が極めて迅速
に行うことができる。

【００４１】次に、図１９に示すような画面１００が表
示される。画面１００上で「掲示板登録へ」ボタン１０
１を押すと、図２０に示すような掲示板画面１１０が表
示される。この画面１１０には、文書タイトル入力欄１
１１と、文書リンク先入力欄１１２と、文書コメント入
力欄１１３とが表示される。これらの欄１１１、１１
２、１１３にそれぞれ情報を入力しＯＫボタン１１４を
押すと、図２１に示すよう画面１２０が表示され、掲示
板への書き込み終了を示すメッセージ１２１が表示され
文書の新規追加の作業は完了する。

【００４２】（２）登録された文書のファイルを上書更
新する場合。図１４に示す管理者メニュー画面５０で「２．文書ファ
イルの上書変更」欄５２を選択すると、図２２示すよう
な画面１３０が表示される。この画面１３０で上記新規
追加の場合と同様にして更新する書類のカテゴリーを選
択する。

【００４３】例えば、建築部門（東京）を選択すると、
図２３に示すような画面１４０が表示される。画面１４
０には、カテゴリー１（部門）、カテゴリー２（部
署）、カテゴリー３（委員会）、文書ファイル一覧、文
書ファイル名の各項目入力欄１４１〜１４５と参照ボタ
ン１４６と、上書変更ボタン１４７が表示されている。

【００４４】この画面１４０で、更新する文書のカテゴ
リーを例えば図２２の欄１４１〜１４３に示すように、
建築部門（東京）の建築工務部工務課の運営委員会を選
択し、と、参照ボタン１４６を押すことにより文書ファ
イル一覧欄１４４上で入れ換える文書を指定するように
なっている。図２１において、変更後の文書ファイル名
は、「１５運営委員会開催について」であることを示し
ている。

【００４５】上記のようにして文書ファイルを指定した
後、上書変更ボタン１４７を押すと上書変更が実行され
る。そして、上書変更が終了すると、図２４に示すよう
な画面１５０が表示される。画面１５０には、文書上書
変更の終了を報告するメッセージ１５１と、「掲示板登
録へ」ボタン１５２とが表示される。

【００４６】「掲示板登録へ」ボタン１５２を押すと、
図２５に示すような「文書ファイルのお知らせ」画面１
６０が表示されると共に、画面１６０の内容が掲示板へ
書き込まれる。画面１６０には、更新された文書タイト
ルが表示されると共に文書コメント欄が設けられてい
る。図２５に示す画面１６０では、文書のタイトル「運
営委員会の開催について」が「１５運営委員会の開催に
ついてｄｏｃ」に変更されたことを示す。掲示板へ書き
込まれた情報はユーザに対して支店からの更新情報とし
て利用されることは上述のとおりである。

【００４７】最後に、図２６に示すように、画面１７０
に掲示板への書き込み終了を示すメッセージ１７１が表
示され、管理者メニュー画面４０に戻る。

【００４８】以下、本発明による書類管理システムを適
用した社内メールシステムの実施例について説明する。
これは、複数のサーバー（ビューア兼送信メーラ）とデ
ータベースとにより図１に示すように構成された複数の
サーバーと特定仕様のドキュメントに予め掲載されてい
る回覧順序や、所属行先等に基づいた回覧システムであ
る。

【００４９】即ち、図２７に示すように、一つの書類フ
ァイル２００は、電子封筒２０１とこの電子封筒２０１
に封印された内容ファイル２０２とで構成されている。
書類名、回覧ルート及び簡易な確認情報は電子封筒２０
１に記載されている。

【００５０】サーバー１、２に格納されている書類ファ
イル（ドキュメント）２００をサーバー２にダウンロー
ドすると、図２８に示すような画面１８０が表示され
る。画面１８０の上の部分１８１には電子封筒２０１に
記載された項目が表示され、下の部分１８２には、内容
ファイル２０２の内容が表示されるようになっている。
承認欄１８３には、重要度の高いもの応じて、承認者の
パスワード又は指紋認証等の外付けの個人認証ツールを
起動して入力するようになっている。

【００５１】

【発明の効果】本発明に係る書類管理システムは、下記
の効果を奏する。（１）サーバーを操作することにより、散在して蓄積さ
れている所望の特定仕様のドキュメントをダウンロード
することができるようにしたので、ユーザーは所望の書
類を自由、迅速、かつ効率的に表示させ又はプリントし
て利用することができる。（２）サーバーを操作することによりデータベースに新
規の書類を追加登録したり、既に登録済の書類を更新し
たりすることが容易にできるので、各書類の責任部署に
よる最新版管理の一元管理が容易にできる。（３）ユーザーは常に最新の特定仕様のドキュメントの
雛型をダウンロードすることができるから書式等が古い
等のトラブルが生じない。（４）社内の書類の回覧が表示画面により円滑かつ迅速
に行われる。従って、稟議が効率的に行われる。（５）総じて、書類の処理に要する時間及びコストが減
少する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る書類管理システムの一実施例の概
略構成を示す説明図である。

【図２】同ＨｏｔーＤｏｃ分類システムで維持管理する
ドキュメントを一覧にした説明図である。

【図３】同書類ファイルのカテゴリーを示した一例であ
る。

【図４】同用途別カテゴリーにおける原本ファイルの使
用状態を示した説明図である。

【図５】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図６】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図７】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図８】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図９】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１０】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１１】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１２】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１３】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１４】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１５】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１６】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１７】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１８】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図１９】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２０】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２１】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２２】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２３】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２４】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２５】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２６】同実施例における表示画面を示す説明図であ
る。

【図２７】本発明に係る書類回覧システムを示す説明図
である。

【図２８】同書類回覧システムにおける表示画面を示す
説明図である。

【符号の説明】

１；サーバー（Ａ〜Ｚサーバー）、２；中継サーバー、
３；通信回線、１０〜２０；表示画面、１７０；表示画
面、１８０；表示画面、２００；回覧文書、２０１；電
子封筒、２０２；内容文書

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 15/40 ３１０Ｃ 15/401 ３１０ＤＦターム(参考） 5B009 NA03 RB04 SA03 SA12 TA02 VA05 VA09 VA11 VC02 VC03 5B075 KK03 KK07 KK13 KK33 KK38 KK43 KK54 KK63 ND03 ND34 NR02 NR12 NR20 PQ02 PQ05 UU05 UU24 5B082 EA07 GA05 GB02

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数のサーバーと、該複数のサーバーに蓄
積されている特定仕様のドキュメントを一元管理する手
段を備えた前記複数のサーバーの内の一つである中継サ
ーバーとからなり、前記特定仕様のドキュメントは、前
記中継サーバーも含めてアクセスすることができるサー
バーの何れかに単一で蓄積することを特徴とする書類管
理システム。
【請求項２】前記特定仕様のドキュメントは、反復使用
できる様式の書式からなる雛型である請求項１に記載の
書類管理システム。
【請求項３】前記特定仕様のドキュメントが重複して存
在する場合には、存在するドキュメントの更新日付、新
規日付の順のドキュメントを優先するようにした請求項
１に記載の書類管理システム。
【請求項４】前記特定仕様のドキュメントは、前記サー
バーを操作することにより更新できるようにした請求項
１に記載の書類管理システム。
【請求項５】前記特定仕様のドキュメントの検索は、少
なくとも作成及び更新をすることができる責任部署のカ
テゴリーと、部署カテゴリーと、部門別カテゴリーと、
書類の用途別カテゴリーとに分類され、前記サーバーの
表示画面に従って上位カテゴリーから下位カテゴリーま
で指定することにより所望のドキュメントをアクセスで
きるようにした請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項６】前記特定仕様のドキュメントに基づいて作
成されたファイルは、該ファイルに記載されている回覧
先及び簡易な確認情報を付加した電子封筒に封印して送
られることを特徴とする請求項１に記載の書類管理シス
テム。