JP2002259590A - 文書管理システム、文書管理プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 各クライアントに専用の文書管理アプリケー
ションが必要なく、特殊な文書管理を行うことが可能
な、文書管理システムを提供する。 【解決手段】 サーバユーザは、クライアントマシン
（Ｗｅｂクライアント）１のＷｅｂブラウザ１１を用い
て、文書の登録，検索，編集，削除，ダウンロード等の
文書操作の要求をサーバマシン２に対してインターネッ
ト３経由で行う。この要求に対してサーバマシン２は、
該当する文書に対する処理を実行する。この実行結果は
クライアントマシン１のＷｅｂブラウザ１１で確認可能
とする。通常、この処理はリアルタイムで行われるが、
ユーザの手間などを配慮して、クライアントマシン１か
らの要求を、サーバマシン２に伝達前に一括処理依頼と
して複数保持することを可能とし、クライアントマシン
１からの一括処理依頼実行要求によりこれらの処理を一
度にサーバマシン２に依頼することを可能とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システ
ム、文書管理プログラム、及び記録媒体に関し、より詳
細には、例えばＷＷＷブラウザを利用してインターネッ
ト経由で文書を管理するための文書管理システム、文書
管理プログラム、及びそのプログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、作成した文書は、サーバ上に
登録しておくことでその文書を複数のユーザ間で共有す
ることは可能であった。しかし、広範囲での文書共有、
文書のアクセス制限、及び版数などといった特殊な文書
管理まで行おうとすると、サーバ及び各クライアントに
それぞれ専用の文書管理アプリケーションが必要となっ
ていた。また、文書を階層的に表示するような文書管理
システムは、ＭｉｃｒｏＳｏｆｔ社のＷｉｎｄｏｗｓの
エクスプローラをはじめ、様々なものがある。

【０００３】特開２０００−３１１２０４号公報には、
サーバマシン（ＷＷＷサーバ、ＤＢサーバ）、クライア
ントマシン（ＷＷＷブラウザ、サーバからダウンロード
されるＪａｖａアプレット）で構成され、文書の電子承
認を特徴とするイントラネット型文書管理システム及び
方法が記載されている。この公報においては、サーバマ
シンは複数のサーバがいわばリモートメソッドコールの
ようなことをやって相互関連で動作している。

【０００４】しかし、これをクライアント側でＷＷＷブ
ラウザのみとし、インターネットを利用したＡＳＰ（Ａ
ｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｐｒｏｖｉｄ
ｃｅｒ）製品として、手軽に提供することが可能なシス
テムは存在しなかった。さらには、文書操作を一括して
サーバに依頼するシステム、さらには文書登録時に文書
の種別をその付加情報と共に設定可能なシステムは存在
しなかった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述のごと
き実情に鑑みてなされたものであり、各クライアントに
それぞれ専用の文書管理アプリケーションが必要なく、
特殊な文書管理を行うことが可能な、特にインターネッ
トを利用したＡＳＰ製品として手軽に提供することが可
能であり、文書操作の一括依頼、さらには文書登録時に
おける文書の種別及びその付加情報の設定が可能な、文
書管理システム、文書管理プログラム、及びそのプログ
ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を
提供することをその目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、文書
をデータベースで管理するサーバマシンと、該サーバマ
シンとインターネットを介して接続された１又は複数の
クライアントマシンとを有する文書管理システムにおい
て、ユーザがクライアントマシンにおいて文書の登録，
検索，編集，削除，ダウンロード等の文書操作の要求を
送信することにより、前記サーバマシンにおいて該当す
る文書の前記要求に対応した文書操作の処理を実行し、
該実行した結果をクライアントマシンで確認可能とする
機能を有すると共に、クライアントマシンは、文書操作
の要求を前記サーバマシンに送信する前に一括処理依頼
として複数保持可能とし、該保持した一括処理依頼を前
記サーバマシンに送信して一括処理依頼の実行要求を行
うことにより、該一括処理依頼の処理を一度に前記サー
バマシンに依頼する機能を有することを特徴としたもの
である。

【０００７】請求項２の発明は、インターネットを介し
て１又は複数のクライアントマシンに接続され、文書を
データベースで管理するサーバマシンを有する文書管理
システムにおいて、ユーザがクライアントマシンで送信
した文書の登録，検索，編集，削除，ダウンロード等の
文書操作の要求を受信し、該当する文書の前記要求に対
応した文書操作の処理を実行し、該実行した結果をクラ
イアントマシンで確認可能とする機能を有すると共に、
クライアントマシンから前記サーバマシンに送信され
た、複数の文書操作の要求を一括した一括処理依頼を受
信し、該一括処理依頼の処理を実行する機能を有するこ
とを特徴としたものである。

【０００８】請求項３の発明は、請求項１又は２の発明
において、前記サーバマシンは、文書登録時に文書に対
して指定可能な文書種別を文書登録前に設定する機能を
有すると共に、文書種別毎に入力すべき付加文書情報を
設定する機能を有し、クライアントマシンに、文書登録
時に文書種別を指定させる機能を有すると共に、文書種
別毎の付加情報も登録依頼させる機能を有することを特
徴としたものである。

【０００９】請求項４の発明は、請求項１乃至３のいず
れか１の発明において、前記サーバマシンは、予め１つ
のクライアントマシンから登録する文書の合計容量の最
大値を設定する機能と、前記クライアントマシンが該設
定した合計容量の最大値を越えて文書を登録しようとす
る時には、該文書の登録を拒否する機能とを有すること
を特徴としたものである。

【００１０】請求項５の発明は、請求項４の発明におい
て、前記サーバマシンは、前記クライアントマシンから
登録した文書の合計容量と、前記設定した合計容量の最
大値との差が一定範囲以内になった場合に、前記クライ
アントマシンに警告する機能を有することを特徴とした
ものである。

【００１１】請求項６の発明は、請求項１乃至５のいず
れか１の発明において、クライアントマシンから文書の
登録又はダウンロードを要求された場合、送信側で該文
書に対してデータ圧縮処理を施し、受信側で受信したデ
ータに解凍処理を施す機能を有することを特徴としたも
のである。

【００１２】請求項７の発明は、請求項１乃至６のいず
れか１の発明において、前記サーバマシンは、クライア
ントマシンから文書の表示を要求された場合、該文書を
送信する機能を有し、クライアントマシン上で、該送信
された文書を表示可能なアプリケーションを起動させ、
文書内容を表示させる機能を有することを特徴としたも
のである。

【００１３】請求項８の発明は、請求項１乃至７のいず
れか１の発明において、前記サーバマシンは、クライア
ントマシンに、文書登録時に文書名，文書作成者，文書
登録日付，文書種別等の文書書誌情報を登録する要求を
行わせる機能を有し、文書登録時に前記文書書誌情報の
登録要求に応じて該文書書誌情報をも登録する機能と、
該当する文書の全文検索データを登録する機能と、文書
書誌情報を特定した文書検索及び自由な文字列を含む文
書を探す全文検索を行う機能とを有することを特徴とし
たものである。

【００１４】請求項９の発明は、請求項１乃至８のいず
れか１の発明において、クライアントマシンのユーザイ
ンターフェースとしてＷＷＷブラウザを利用することが
可能であることを特徴としたものである。

【００１５】請求項１０の発明は、請求項１乃至９のい
ずれか１の発明において、文書を階層的に管理し、表示
する機能を有することを特徴としたものである。

【００１６】請求項１１の発明は、請求項１乃至１０の
いずれか１の発明において、前記サーバマシンは、文書
階層単位及び／又は文書単位にユーザのアクセス制限を
設定する機能を有する文書管理システムである。

【００１７】請求項１２の発明は、請求項１乃至１１の
いずれか１の発明において、前記サーバマシンは、クラ
イアントマシンからの要求に対する処理を実行して良い
かどうかを、前記要求に含まれるユーザを特定する情報
を元に要求受付時に判断する機能を有することを特徴と
したものである。

【００１８】請求項１３の発明は、請求項１２の発明に
おいて、前記判断する機能は、複数のクライアントマシ
ンからの要求のうち同一ユーザと判断された複数ユーザ
からの要求に対して、１名のユーザの要求に対する処理
しか実行できない機能であることを特徴としたものであ
る。

【００１９】請求項１４の発明は、請求項１乃至１３の
いずれか１の発明において、前記サーバマシンは、クラ
イアントマシンから文書或いは文書を管理する階層のロ
ックを要求された場合、該文書或いは階層をロック状態
にし、ロック状態の文書或いは階層に対する処理を制限
する機能を有することを特徴としたものである。

【００２０】請求項１５の発明は、請求項１乃至１４の
いずれか１の発明において、前記サーバマシンは、クラ
イアントマシンから文書の削除を要求された場合、文書
を一時的に削除文書を管理する特別な領域に待避させる
機能と、クライアントマシンから削除の取り消しが要求
された場合、文書を元に戻す機能と、文書の実削除を要
求された場合、文書の登録を抹消する機能とを有するこ
とを特徴としたものである。

【００２１】請求項１６の発明は、１又は複数のクライ
アントマシンとインターネット接続されたサーバマシン
に、請求項１乃至１５のいずれか１記載の文書管理シス
テムの各機能を実行させるための文書管理プログラムで
ある。

【００２２】請求項１７の発明は、請求項１６記載の文
書管理プログラムをサーバマシンからクライアントマシ
ンにＡＳＰサービスとして提供し、その対価をユーザに
課金することを特徴としたものである。

【００２３】請求項１８の発明は、請求項１６記載の文
書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能
な記録媒体である。

【００２４】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の一実施形態に係
る文書管理システムの構成を示す図である。本実施形態
に係る文書管理システムは、主としてクライアントマシ
ン１にインターネットを介して接続されたサーバマシン
２で構成されるインターネット型の文書管理システムで
ある。サーバマシン２は、文書をデータベース２３で管
理する。ユーザは、クライアントマシン（Ｗｅｂクライ
アント）１のＷｅｂブラウザ１１を用いて、文書の登
録，検索，編集，削除，ダウンロード等の文書操作の要
求をサーバマシン２に対してインターネット３経由で行
う。この要求に対してサーバマシン２は、該当する文書
に対する処理を実行する。この実行結果はクライアント
マシン１のＷｅｂブラウザ１１で確認可能とする。な
お、本実施形態においては、クライアントマシン１のユ
ーザインターフェースとしてＷＷＷブラウザを利用する
ように説明しているが、これに限ったことではない。

【００２５】通常、この処理はリアルタイムで行われる
が、ユーザの手間などを配慮して、クライアントマシン
１からの要求を、サーバマシン２に伝達前に一括処理依
頼として複数保持することを可能とし、クライアントマ
シン１からの一括処理依頼実行要求によりこれらの処理
を一度にサーバマシン２に依頼することを可能とする。
ここでの機能は、後述するアクションリスト機能であっ
て、サーバ２への処理をリスト（例えば複数文書の一括
削除）に保持しておいて、後から一度に実行する機能で
ある。なお、図１に示すようにサーバマシン２は、Ｗｅ
ｂサーバ２１とＤＢ／ファイルサーバ２２を主要構成要
素とする、所謂Ｗｅｂ３階層システムを採ってもよい
し、その他の構成を採ってもよい。ここでＤＢ／ファイ
ルサーバ２２は、実際のファイルを格納するファイルサ
ーバと、それらのファイルを関連付けし、各種処理を行
うことが可能なＤＢサーバとから構成したものとする
が、当然、１つのサーバで同機能を実現させてもよい。

【００２６】アクションリスト操作機能とは、階層表示
中の文書からの選択、及び検索結果からの文書選択によ
り、複数の文書をアクションリスト（操作対象文書の集
合）に登録できる機能である。アクションリストの文書
に対して削除、複写、移動、ダウンロードができる。ま
た、一度アクションリストに登録した文書をアクション
リストから除外することもできる。

【００２７】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述のシステムにおいて、サーバマシン２が、
文書登録時に文書に対して指定可能な文書種別を文書を
登録する前に設定する文書タイプ管理機能を有するよう
にする。さらに、必要に応じ文書種別毎に入力すべき付
加文書情報をも設定可能とする。クライアントマシン１
からは、文書登録時に文書種別を指定すると共に文書種
別毎の付加情報も登録可能とする。即ち、本実施形態の
文書管理システムでは、文書に文書タイプという識別子
を設定可能とする。これは、例えば「技術報告書」など
の文書分類に相当するものである。この分類に加えて、
文書タイプ毎にそれに付随して入力させたい情報（例え
ばキーワードや二次分類種別など）を設定可能とする。

【００２８】文書タイプ管理機能とは、文書を登録する
ときに選択可能な文書タイプを登録できる機能である。
文書タイプ毎に文字列，日付，数値型の任意個の付属登
録情報を定義することが可能であり、この付属登録情報
がある文書タイプで文書登録する場合は、この付属登録
情報の入力が可能となる。また、付属登録情報には予め
選択肢を定義しておくことも可能であるし、文書登録時
にユーザに自由に入力させることも可能である。

【００２９】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、予
めサーバマシン２においてクライアントマシン１から登
録する文書の合計容量の最大値を設定可能とし、その最
大容量を越えて文書を登録しようとする時にその文書の
登録を拒否するような機能を付加したものである。例え
ば、本発明の文書管理システムをＡＳＰで提供するアプ
リケーションとした場合、文書容量に応じた従量課金が
可能となる。その場合は容量制限機能が必須となる。さ
らに、クライアントマシン１から登録した文書の合計容
量と登録が許される文書容量の最大値との差が一定範囲
以内になった場合、クライアントマシン１に警告を表示
するようにしてもよい。容量を厳しく制限しようとする
と使いにくい面もあるので、最大容量に近づくと「もう
少しで限界です。」といった警告を提示する機能が必要
となる。

【００３０】この機能は、ユーザを名前とパスワードで
登録できる機能と、サイト，キャビネット，フォルダを
作成でき、さらにユーザのサイト，キャビネット，フォ
ルダに対するアクセス権を設定できるといったシステム
管理機能に付加される機能であり、サイトに登録可能な
最大容量を設定でき、さらにサイトの最大容量を越える
文書登録は禁止されるか、又は登録時に警告を表示する
ものである。ＡＳＰのアプリケーションとしてこの文書
管理システムをユーザに提供する場合には、サイトの現
在容量に対して月々の課金を行えばよい。

【００３１】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、ク
ライアントマシン１から文書の登録又はダウンロードを
要求された場合、インターネット伝送（送信）前にデー
タ圧縮を行い、伝送後に解凍処理を行う文書登録・ダウ
ンロード機能を有するようにする。インターネットを介
した文書の登録、ダウンロードは非常に時間のかかる処
理であり、そこでユーザが予め設定した圧縮形式で登
録、ダウンロードが行われ、伝送後に解凍されるように
するとよい。

【００３２】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、ク
ライアントマシン１から文書の表示を要求された場合、
サーバマシン２から文書が送信されると共にクライアン
トマシン１上で該文書を表示可能なアプリケーションが
起動され、文書内容を表示する文書表示機能を有するよ
うにする。この文書表示機能がダウンロードと違う点
は、全くデータを圧縮せずにＨＴＴＰのヘッダ情報付き
で生の登録データをＷＷＷブラウザに送り付けること
で、ＷＷＷブラウザの機能として文書内容を表示する
か、或いはヘルパーアプリケーションとして文書の拡張
子と関連付けられたアプリケーションが起動されてＭＳ
社のＷｏｒｄで書いた文書であればＷｏｒｄで見れると
ころである。

【００３３】この文書登録・ダウンロード・表示機能と
は、ログインしたユーザが自分のアクセス権のある階層
に文書を登録できる機能であり、登録した文書はダウン
ロードすることができる。登録文書をファイルとしてダ
ウンロードするのではなく直接アプリケーションで起動
して見ることもできる。

【００３４】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、文
書登録時に指定された文書名，文書作成者，文書登録日
付，文書種別等の文書書誌情報の登録と共に、文書の全
文検索データを登録し、文書書誌情報を特定した文書検
索及び自由な文字列を含む文書を探す全文検索を可能と
する文書検索機能を有するようにする。即ち、一般的な
文書検索のほかに全文検索が可能となっている。

【００３５】文書検索機能とは、文書の固定情報（文書
名，所有者，登録日）等で文書を検索できる機能であ
る。例えば、複数の検索条件のＡＮＤ／ＯＲで検索がで
きる。また、全文検索データが登録されていればフリー
キーワードによる全文検索ができる。

【００３６】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、文
書を階層的に管理し、表示する階層表示機能を有するよ
うにする。例えば、ＭＳ社のＷｉｎｄｏｗｓのエクスプ
ローラ風のＧＵＩ（グラフィカルユーザインターフェイ
ス）を備えることにより、階層的なフォルダ管理ができ
る。さらに、システム管理機能として上述したように、
文書階層或いは文書単位にユーザのアクセス制限を設定
する機能を有するようにしてもよい。即ち、文書管理シ
ステムに、文書階層（フォルダ，キャビネット等）単位
及び／又は文書単位に、ユーザ別のアクセス制限（アク
セス付加，参照のみ，読み書き可能）を設ける。

【００３７】この階層表示機能とは、例えばサイト，キ
ャビネット，フォルダの３階層で文書を階層的に管理で
きる機能である。階層はグラフィカルな操作でアクセス
することができ、階層それぞれに対してユーザ毎のアク
セス権を設定でき、そのアクセス権がアイコン表示で識
別可能となっている。また、階層に登録された文書を一
覧表示することができる。

【００３８】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、ク
ライアントマシン１からの要求をサーバマシン２が処理
して良いかどうかを、ユーザを特定する情報を元にサー
バマシン２が要求受付時に判断する認証機能を有するよ
うにし、ユーザ認証を行う。さらに、同一と識別される
ユーザは、同時に１名しか利用できないようにするとよ
い。即ち、あるユーザＩＤを持つユーザが同時に複数人
システムにログインできない仕組み（二重ログイン禁
止）を提供する。

【００３９】この認証機能とは、例えばユーザを名称と
パスワードで認証（ログイン）することができる機能で
あって、同一ユーザの二重ログインは禁止でき、さらに
操作が一定時間行われないと自動ログアウトする。

【００４０】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、ク
ライアントマシン１からの要求として文書或いは文書を
管理する階層のロックを要求された場合、サーバ２上で
文書或いは階層をロック状態にすると共に、ロック状態
の文書或いは階層に対する処理を制限する文書保護機能
を有するものとする。即ち、本実施形態の文書管理シス
テムでは、文書或いは文書等を格納するフォルダなどの
階層に鍵をかける（ロックする）機能を備え、極秘文書
等を秘密のキャビネットにしまって施錠した状態を電子
的に実現できる。

【００４１】この文書保護機能とは、文書に対してロッ
クをかけることができる機能であり、例えば、ロック中
の文書はロックしたユーザ以外は操作が抑制される。例
えば更新禁止などが挙げられる。文書ロック者は文書の
ロックを解除することができる。

【００４２】本発明の他の実施形態に係る文書管理シス
テムは、上述の各実施形態に係るシステムにおいて、文
書の削除がクライアントマシン１から要求された場合、
文書を一時的に削除文書を管理する特別な領域に待避さ
せ、クライアントマシン１から削除の取り消しが要求さ
れた場合、文書を元に戻すごみ箱操作機能を有するよう
にする。さらに、文書の実削除を要求された場合、文書
の登録を抹消する機能をも有する。これはＷｉｎｄｏｗ
ｓやＭａｃによくある「ごみ箱」の機能である。

【００４３】ごみ箱操作機能とは、ユーザは削除権限の
ある文書を削除することができる機能であり、この場
合、本当に削除される前に一度「ごみ箱」と呼ばれる領
域に待避される。ごみ箱に捨てられた文書はもとの場所
に戻すことができ、ごみ箱の文書を戻すことが何らかの
理由でできない場合、戻し先を変更できる。また、ごみ
箱の文書を実際に削除することができる。

【００４４】図２は、本発明の一実施形態に係る文書管
理システムのより具体的な構成例を示す図で、図中、１
はクライアントマシン、２′はサーバマシンを示す。ク
ライアントマシン１におけるＷＷＷブラウザ１１に関
し、ＷＡＳサーバ２５からＪａｖａアプレットをダウン
ロードしてもよいし、Ｊａｖａアプレットをなくす構成
もとる可能性がある。アクセス環境に関し、インターネ
ット３を通信路とする。

【００４５】サーバマシン２′は、ＨＴＴＰサーバ２
４，ＷＡＳサーバ２５，ＤＢサーバ２６，ファイルサー
バ２７を備えるものとする。ＨＴＴＰサーバ２４とは、
ＷＷＷブラウザ１１からの要求を受けつけ結果を返すイ
ンタフェースである。ＷＡＳサーバ２５とは、ＨＴＴＰ
サーバ２４からの要求に対して具体的な処理の実行を制
御するサーバである。具体的にはＪａｖａサーブレット
が起動されて該当する処理を行う。処理内容に応じてＤ
Ｂサーバ２６にアクセスしてデータベース操作をした
り、ファイルサーバ２７にアクセスして文書操作をした
りする。ＷＡＳとはＷｅｂ Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ
Ｓｅｒｖｅｒの略で、最近、インターネット対応アプリ
ケーションをＪａｖａベースで開発するときに使用され
る言葉である。ＪａｖａサーブレットというＣＧＩ（Ｃ
ｏｍｍｏｎ Ｇａｔｅｗａｙ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）の
ような処理の単位がＨＴＴＰサーバ２４から呼ばれて起
動されて処理を行う。

【００４６】ＤＢサーバ２６は、ユーザ情報（ユーザ
名，パスワード等）、システム管理情報（文書タイプ設
定，サイト容量制限，アクセス制限情報等）、文書情報
（階層的文書の管理情報とファイルサーバ２７に登録さ
れた実体ファイルの関連を持つ）を格納するサーバであ
る。また、ファイルサーバ２７には実際にユーザが登録
した文書がディレクトリ管理される。これはＦＴＰ（Fi
le Transfer Protocol）サーバも兼ねていて、文書が実
際に登録、ダウンロードされる場合は、ファイルサーバ
２７がＦＴＰを利用してサービスを提供する。

【００４７】図３乃至図６は、本発明に係る文書管理シ
ステムにおけるＷＷＷブラウザの画面例を示す図であ
る。上述した各実施形態に係る文書管理システムにおけ
るブラウザの例として、このシステムをＳＡＲＩＣ（サ
リック）サービスとしてユーザに提供しているものとし
て説明する。すなわち、図３乃至図６はこのＳＡＲＩＣ
サービスのメイン画面を示している。ここで説明する例
では、ＷＷＷブラウザとしてＮｅｔｓｃａｐｅ社のＮｅ
ｔｓｃａｐｅ Ｎａｖｉｇａｔｏｒを採用している。こ
の文書管理システムの構成要素はＷＷＷブラウザ、サー
バからダウンロードされるアプレット、サーバ側のサー
ブレット、及びＪａｖａＲＭＩ（リモートメソッドイン
ボケーション）で連携するファイルサーバ上のＪａｖａ
メソッド、ＤＢＭＳがある。ＷＷＷブラウザベースの文
書管理システムであるため、操作結果はＨＴＭＬ，Ｊａ
ｖａＳｃｒｉｐｔで返される。

【００４８】図３乃至図６を参照して本発明に係る各機
能の特徴を説明する。まず、図３のフォルダリスト画面
のように、ＷＷＷブラウザを使った文書のエクスプロー
ラ風の管理ができる。なお、ここではワークフロー機能
はないため文書の電子承認機能はないものとする。ま
た、アプレットを使用してフォルダの階層表示、アクセ
スを実現している。文書は複写、移動，削除，情報編集
を可能としている。アクセス制御は文書単位ではないキ
ャビネット単位に設定できる。また、図４の登録リスト
画面に示す文書登録はＷＷＷブラウザからＦＴＰで実現
している。登録された文書は階層で管理・表示できる。
登録文書は更新可能（上書き）である。さらに、図５の
検索リスト画面に示すように、文書検索としては書誌情
報による検索と、フリーワードによる全文検索が可能で
ある。図６のアドミン画面に示すように、ユーザを新規
作成、編集することが可能であり、文書と同様、データ
ベースで管理される。内部的にはユーザをグループ管理
している。

【００４９】図７は、本発明に係る文書管理システムの
より詳細な構成例を示すブロック図である。本発明に係
る文書管理システムの構成例（以下、この構成を備えた
システムを本システムと略す）においては、基本的に全
てＷＷＷブラウザを介して操作可能とする。ユーザサイ
トには、原則として専門オペレータは不要である。別途
用意するオンラインヘルプで操作を習得可能とする。

【００５０】システム構成としてはＭＶＣモデルに準拠
し、Ｍｏｄｅｌ層５０では業務に関連するデータとその
操作を管理し、Ｖｉｅｗ層３０でその表示、入力を行
い、Ｃｏｎｔｒｏｌ層４０ではＭｏｄｅｌ層５０とＶｉ
ｅｗ層３０の結合を行う。Ｍｏｄｅｌ層５０及びＣｏｎ
ｔｒｏｌ層４０は、ＷＡＳ上のＪａｖａプログラムで実
装する。Ｖｉｅｗ層３０は、ＨＴＭＬ又はＪＳＰ（Ｊａ
ｖａ Ｓｅｒｖｅｒ Ｐａｇｅ）や必要に応じてＪａｖ
ａアプレットで開発すればよい。Ｖｉｅｗ層３０は文書
の階層表示を可能とする。この際、高速なブラウジング
機能実現のためにＪＲＥ（Ｊａｖａ Ｒｕｎｔｉｍｅ
Ｅｎｖｉｒｏｎｍｅｎｔ）の利用を前提とする。

【００５１】技術要素としてＸＭＬ技術を用いて汎用性
のあるデータ交換機能を有するようにする。データ転送
モジュールとデータベース管理モジュールを明確に分離
することで、マルチプロトコルに対応可能とするとよ
い。また、ＦＴＰによるアップロード・ダウンロード、
ＨＴＴＰによる表示機能を有してもよい。また、ユーザ
の契約されたディスク容量に応じて課金するための、ユ
ーザ情報，ディスク使用容量の管理機能を持たせるよう
にすればよい。

【００５２】クライアント側は、Ｖｉｅｗ層３０であ
り、文書一覧モジュール３１，文書登録モジュール３
２，文書検索モジュール３３，管理系モジュール３４，
文書階層表示モジュール３５，ＷＷＷブラウザ３６を備
える。ＷＷＷブラウザ３６はインターネットを介してサ
ーバ側と接続されている。

【００５３】サーバ側は、Ｃｏｎｔｒｏｌ層４０及びＭ
ｏｄｅｌ層５０である。Ｃｏｎｔｒｏｌ層４０には、処
理振り分けサーブレット４１を備え、Ｍｏｄｅｌ層５０
には、文書一覧アクション５１，文書登録アクション５
２，文書検索アクション５３，管理系アクション５４，
ＦＴＰアクセスモジュール５５，ＨＴＴＰアクセスモジ
ュール５６，ＤＢアクセスモジュール５７，共通ライブ
ラリ５８を備える。ＦＴＰアクセスモジュール５５及び
ＨＴＴＰアクセスモジュール５６には、実体ファイル５
９のやりとりを行う。さらに、ＤＢアクセスモジュール
５７には、ＤＢ２（商品名）クライアント６０を介し
て、ＤＢ２サーバ６１，ＤＢ２本体６２，ＦＴＳ６３が
接続されている。

【００５４】図３乃至図６で例示したＳＡＲＩＣサービ
スを、文書管理ＡＳＰサービスとしてユーザに提供する
ものとして説明する。このＳＡＲＩＣシステムは、電子
商取引サイトであるＮｅｔＲＩＣＯＨの会員のユーザ
が、インターネットを利用して何時でも、どこからでも
文書の登録、引き出しが可能な文書管理システムであ
る。上述したように、ユーザの環境としては基本的にＷ
ＷＷブラウザとそのプラットフォームであるＰＣ（Ｗｉ
ｎｄｏｗｓ系ＯＳ）さえあれば、容易に利用可能な文書
管理サービスを提供する。

【００５５】ソフトウェア構成を説明する。ＳＡＲＩＣ
サービスは、上述のように、Ｖｉｅｗ層３０，Ｃｏｎｔ
ｒｏｌ層４０，Ｍｏｄｅｌ層５０の３層から構成され
る。Ｖｉｅｗ層３０は、クライアントのＷＷＷブラウザ
上で動くＨＴＭＬ，ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ，ＪＳＰで実
現され、ユーザの指示のサーバへの伝達と、サーバから
のレスポンスの表示を受け持つ。Ｖｉｅｗ層３０を構成
するモジュールについて説明する。

【００５６】文書階層表示モジュール３５は、サーバで
管理されている文書をＷｉｎｄｏｗｓのインターネット
・エクスプローラ風に表示しユーザが操作したいフォル
ダ等のナビゲーションを行うモジュールである。本モジ
ュール３５は、ＪＲＥ上でＳｗｉｎｇを用いたＪａｖａ
アプレットによる実装を行う。

【００５７】文書一覧モジュール３１は、文書階層表示
モジュール３５で指定されたフォルダに格納された文書
をリスト形式で表示し、ユーザが文書に対する操作を行
うためのインタフェースを提供するモジュールである。
文書に対する操作としては文書の属性表示、削除、移
動、コピー、ダウンロード、表示機能を含む。また文書
を格納している階層となるフォルダの作成、削除、移
動、コピーなどの機能も提供する。

【００５８】文書登録モジュール３２は、新規に文書を
サーバにＦＴＰで登録するためのクライアント側の機能
を提供する。単一文書の登録のみならず、複数文書の登
録も可能とする。ユーザが全文検索データを文書と合わ
せて登録した場合、全文検索用インデックスをサーバに
作成する。

【００５９】文書検索モジュール３３は、サーバに登録
された文書を検索するためのクライアント側の機能を提
供する。ユーザが全文検索データを文書と合わせて登録
した場合、キーワードによる全文検索により該当文書を
探し出す機能も提供する。

【００６０】管理系モジュール３４は、管理者が本シス
テムの管理情報を操作する場合のユーザインタフェース
を提供する。このモジュールを用いて、ユーザ情報設
定、文書やそのフォルダに対するアクセス権の設定、デ
ィスク容量の管理が行える。

【００６１】Ｃｏｎｔｒｏｌ層４０は、クライアントと
サーバの処理の中継を行うモジュールである。この層の
役割は、クライアントの要求（ＨＴＴＰリクエスト）の
内容に応じて適切なサーバ側のアクションを起動し、ア
クションの処理結果を表示するためのクライアント側モ
ジュールにまた戻すことにある。この振り分け機能（こ
こでは処理振り分けサーブレット４１）を設けることに
より、表示を司るクライアント側と、処理を司るサーバ
のアクションの独立性が高まり拡張性、安全性が高ま
る。

【００６２】Ｍｏｄｅｌ層５０を構成するモジュールに
ついて説明する。サーバ側の各アクション、即ち文書一
覧アクション５１，文書登録アクション５２，文書検索
アクション５３，管理系アクション５４は、ＷＡＳ上の
Ｊａｖａサーブレットとして実装され、クライアントか
らの要求に対する実際のアクションを行う。アクション
の内容としてはデータベースに対する登録，更新，検
索，削除や、実ファイルのＦＴＰ転送又はＨＴＴＰ転送
などがある。

【００６３】ＦＴＰアクセスモジュール５５は、ＦＴＰ
によるアップロード，ダウンロードを行うモジュールで
あり、このモジュール５５はＦＴＰクライアントはＷＷ
Ｗブラウザ上のＪａｖａ２アプレットとして作成する。
サーバ側はＬｉｎｕｘに標準で搭載されているＦＴＰデ
ーモンと、データベース・実体ファイル５９を操作する
ためのＪａｖａプログラムより構成される。ＨＴＴＰア
クセスモジュール５６は、ＨＴＴＰでのファイル内容表
示用のものである。ユーザからのファイル表示要求を受
け付けて指定されたファイル（セクション）をＨＴＴＰ
でユーザのＷＷＷブラウザに転送する。

【００６４】ＤＢアクセスモジュール５７は、ＤＢＭＳ
（データベース管理システム）を利用したアクセスを統
合したモジュールである。Ｊａｖａからデータベース操
作を行うためにはＪＤＢＣを用いる。共通ライブラリと
は、サーバ側サーブレットプログラムが共通ライブラリ
として利用する様々なユーティリティモジュールであ
る。

【００６５】ＳＡＲＩＣのシステムは、機能的には、
（１）文書表示サブシステム、（２）文書登録サブシス
テム、（３）文書検索サブシステム、（４）システム管
理サブシステム、の４つのサブシステムから構成され
る。システム管理サブシステムは管理者のみが利用でき
る機能であるが、その他は一般ユーザ及び管理者が利用
できる。

【００６６】（１）文書表示サブシステムは、文書の階
層表示，文書一覧表示，文書内容表示，文書ダウンロー
ドを行う。その他選択ノード（キャビネット，フォル
ダ，又は文書）に対する移動，複写，削除なども実行で
きる。 （２）文書登録サブシステムは、クライアントＰＣから
文書をＦＴＰ転送でＳＡＲＩＣに登録する機能を提供す
る。その際、複数文書を一度にまとめて登録する機能も
実現する。また本文の文書と合わせて全文検索用のテキ
ストデータも登録できる。 （３）文書検索サブシステムは、ＳＡＲＩＣのサーバに
登録された文書を様々な条件で検索する機能を提供す
る。文書登録時に登録されたキーワードや、全文検索デ
ータに含まれるキーワード等を条件に検索が可能であ
る。 （４）システム管理サブシステムは、ユーザ登録、サイ
ト登録、使用状況確認などの管理者の業務に必要となる
機能を提供する。

【００６７】（１）文書表示サブシステム ＜認証機能＞ユーザのログイン／ログアウトの管理がで
きる。ログインの認証に失敗したユーザはその旨を示す
メッセージを表示しログインを拒否する。また、同一ユ
ーザによる二重ログインは禁止される。ログイン後の初
期画面はデフォルトでシステム案内画面とし、ログイン
ユーザがアクセス権を持つサイト・キャビネットを表示
する。環境設定でデフォルトのサイト、キャビネットを
指定している場合は、ログイン画面で指定キャビネット
の文書一覧を表示する。管理者でログインした場合、一
般ユーザのメニューに加えて管理者専用のメニューを利
用可能とする。ユーザがログアウトメニューを選択する
か、又は一定時間以上アクセスがなかった場合には、ロ
グアウトする。ユーザの種別として一般ユーザ，サイト
管理者，システム管理者，センタ運用者を持つ。

【００６８】＜階層表示機能＞サイト，キャビネット，
フォルダを階層表示でき、キャビネット，フォルダを選
択するとそこに登録された文書の一覧が表示される。階
層毎（サイト，キャビネット）にアクセス権制御がで
き、各階層のアクセス権の有無はアイコン表示される
（図３参照）。文書のアクセス権はその文書の置かれた
キャビネット又はフォルダのアクセス権により決まる。
文書の登録，移動，削除，複写に伴い階層表示も更新さ
れる。各階層はそれ以下の階層を展開、収縮表示でき
る。なお、参照権限のないサイトやキャビネットは展開
不可とする。また、選択された階層は強調表示される。
参照、更新権限のあるサイトのみ表示され、その下のキ
ャビネット，フォルダ，文書がアクセス可能とする。

【００６９】＜文書一覧機能＞文書に対する文書名，文
書サイズ，保完日，所有者，アクセス権，ロック状態，
アクションリスト登録状態が表示される（図３参照）。
文書のロック，アンロックが可能であり、ロックされた
文書は更新が保護される。また、文書をアクションリス
トに登録、登録解除できる。文書一覧では文書名，保完
日，所有者，文書サイズで昇順、降順のソートができ、
文書一覧表示する一画面内の文書数の数を設定可能とす
る（表示数は環境設定に従う）。文書数が画面内文書数
を超えた場合、複数ページで文書が表示され前・後ボタ
ンで移動できる。選択された文書をアクションリストに
登録できる。文書を選択すると、文書のプロパティ及び
セクションの一覧が表示される。文書の登録、移動、削
除の後は結果が反映される。

【００７０】＜フォルダ操作機能＞ ・フォルダ作成機能 階層表示で選択したキャビネット又はフォルダ（以後、
選択ノードという）の下に新規フォルダを作成できる。
なお、フォルダ階層数及び１キャビネット当りのフォル
ダ数は制限無しとする。選択ノードに更新権限がない場
合フォルダ作成はできず、その旨を示すメッセージが表
示される。同一名フォルダを作成しようとすると、フォ
ルダ名変更か又は処理のキャンセルが選択できる。

【００７１】・フォルダ削除機能 階層表示で選択したフォルダを削除できる。ただし、選
択フォルダの所有者又は管理者でない場合削除できず、
その旨を示すメッセージが表示される。下位のフォルダ
に他者が作成したフォルダがある場合には削除できな
い。他者がロックした文書がある場合は削除できない。
削除実行前に確認メッセージが表示され、削除・キャン
セルが選択可能である。削除フォルダの複数選択は不可
とする。

【００７２】・フォルダ移動機能 階層表示で選択したフォルダを新たに決定した移動先選
択ノードに移動できる。選択フォルダの所有者及び管理
者しか移動はできず、その旨を示すメッセージが表示さ
れる。移動先フォルダに更新権限がなければ移動できな
い。選択フォルダの下にある文書のロック状態は移動し
ても保持される。移動前に確認メッセージが表示され、
移動・キャンセルが選択可能となっている。移動フォル
ダの複数選択は不可とする。 ・フォルダプロパティ編集機能 フォルダのプロパティであるフォルダ名やメモを表示、
編集できる。

【００７３】＜文書操作機能＞ ・文書削除機能 文書一覧で選択した文書を削除でき、削除された文書は
ごみ箱に移動される。ただし、文書の所有書及び管理者
しか削除できないものとする。ごみ箱に移動した文書は
管理者がごみ箱を空にする処理を実行すると物理的に削
除される。削除前に確認メッセージが表示され、削除・
キャンセルが表示される。ロックされた文書はロックし
たユーザでかつ所有者であるユーザか、又は管理者でな
いと削除できない。

【００７４】・文書移動機能 文書一覧で選択した文書を同一サイト内のキャビネッ
ト，フォルダ（以後、移動先ノードという）に移動でき
る。移動は文書の所有者又は管理者しかできない。移動
先ノードに更新権限がなければ、また他ユーザがロック
中の文書であれば移動できない。移動先ノードに同一名
文書があった場合、上書き，文書名変更，キャンセルが
選択できる。

【００７５】・文書複写機能 文書一覧で選択した文書を同一サイト内のキャビネッ
ト，フォルダ（以後、複写先ノードという）に複写でき
る。複写先ノードに更新権限がなければ複写できない。
複写先ノードの同一名文書があった場合、上書き，文書
名変更，キャンセルが選択できる。

【００７６】・文書ロック機能 文書一覧で選択した文書をロックできる。ただし、文書
に対する更新権限があるユーザしかロックできない。ロ
ックされている文書をロックユーザ以外はプロパティ編
集できない。既にロックされている文書はロックできな
い。ロックユーザ又は管理者のみアンロックできる。ロ
ックされていない文書はアンロックできない。 ・文書プロパティ編集機能 文書一覧で選択した文書のプロパティ（文書名，キーワ
ード）を変更できる。

【００７７】＜セクション操作機能＞ ・セクション追加機能 文書一覧で選択した文書（以後、選択文書という）にセ
クションを追加できる。ただし、一文書の最大セクショ
ン数、セクション名には制限がある。追加されるセクシ
ョンのセクション名はデフォルトでセクションに登録さ
れるファイル名であるが、変更可能である。選択文書に
更新権限がなければセクション追加できない。選択文書
がロックされている場合、セクション追加できない。同
一名セクションが既に存在する場合、セクション名変
更、キャンセルが選択できる。また、サイトの契約容量
を越える場合の追加は不可とする。

【００７８】・セクション削除機能 選択したセクションを文書から削除できる。ただし、選
択文書の更新権限がなければ、また、ロックされている
文書であれば、セクション削除はできない。 ・セクション移動機能 選択したセクションの表示順を変更できる。ただし、選
択文書の更新権限がなければ、また、ロックされている
文書であれば、セクション削除はできない。 ・セクション名変更機能 選択したセクションのセクション名を変更できる。ただ
し、選択文書の更新権限がなければ、また、ロックされ
ている文書であれば、セクション名変更はできない。

【００７９】・セクション表示機能 文書一覧から文書を選択すると文書内のセクションが選
択可能となる。その中から特定のセクションを選択して
セクションの表示が行える。セクション表示で対応でき
るファイル形式は、ＴＩＦＦ，ＪＰＥＧ，ＧＩＦ，ＢＭ
Ｐ，ＰＤＦ，ＨＴＭＬ，ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃ
ｅ（Ｏｆｆｉｃｅ２０００を含む）とする。セクション
表示したセクションは印刷可能とする。ただし印刷機能
はプラグインで呼び出されるアプリケーションの機能に
任せる。

【００８０】＜ダウンロード機能＞文書一覧で選択した
文書又は文書内で選択したセクションをダウンロードで
きる。ダウンロード時の圧縮形式を環境設定で指定でき
る。セクションのダウンロード時には非圧縮が指定でき
る。ダウンロード先のパス、ファイル名が指定できる。

【００８１】＜ユーザ環境設定機能＞ユーザ毎に個別に
一画面内文書表示数（文書一覧、検索結果画面に適
用）、ログイン時表示ノード（サイト，キャビネッ
ト）、ダウンロード圧縮形式が設定できる。

【００８２】＜メニュー機能＞処理メニューとして、登
録，検索，作成，コピー，移動，削除，表示，プロパテ
ィ表示，ダウンロード，追加等を持つようにする。それ
ぞれを押下することで該当する操作が実行できる。トッ
プメニューとして、環境設定，トップページへ戻る，終
了，ヘルプを持ち、それぞれを押下することで該当する
操作が実行できる。

【００８３】＜アクションリスト操作機能＞文書一覧か
らアクションリストに登録された文書に対して、移動、
複写、削除、ダウンロードを実行できる。アクションリ
スト操作に失敗したエントリはアクションリストに残
る。

【００８４】（２）文書登録サブシステム ＜リアルタイム登録機能＞ＦＴＰで文書を登録できる
（図４参照）。文書登録時には、文書名（２５５バイ
ト），文書タイプ，所有者（１２８バイト），保管日
（８桁ＹＹＹＹ／ＭＭ／ＤＤ），保管期限（保管日に同
じ），メモ（２０００バイト），文書番号（６４バイ
ト、全半角混在可能），全文検索データ，セクション
（セクション名のデフォルトはファイル名）が登録でき
る。１文書には複数セクションを登録できる。セクショ
ンには１つのファイルを登録でき、ファイル名とは別に
セクション名が登録できる。サイトの設定最大容量の範
囲内で文書登録できる。サイト容量を越える場合はメッ
セージが表示され登録不可となる。１フォルダ当たりの
文書数に制限は設けない。文書タイプに設定されたキー
ワードを登録できる。複数文書を一括して登録できる。

【００８５】＜ＨＴＭＬ書き出しファイル登録機能＞Ｄ
ａｔａＡｇｅｎｔがＨＴＭＬ書き出しした内容を登録で
きる。ＤａｔａＡｇｅｎｔからの登録では、ＤａｔａＡ
ｇｅｎｔの管理情報から、文書タイトルを文書名、Ｄａ
ｔａＡｇｅｎｔを文書タイプ、キーワード１〜５、登録
日、登録時フォルダをキーワード、付箋コメントをメモ
に登録し、全文検索データがあればこれも登録する。複
数文書を一度に登録できる。リアルタイム登録であれ
ば、文書登録終了後に登録先の文書一覧表示画面に戻
る。

【００８６】（３）文書検索サブシステム ＜キーワード検索機能＞サイト，キャビネット，フォル
ダを検索対象に指定できる（図５参照）。検索対象は文
書とする。文書によらず共通の管理情報である文書名，
文書タイプ，所有者，保管日，保管期限，文書番号，メ
モをキーにして検索できる。文書タイプ毎に可変な情報
である文字、数値、日付型のキーワードをキーにして検
索できる。検索項目間のＡＮＤ／ＯＲの検索が可能であ
る。文字列による検索は部分一致とする。数値及び日付
は範囲指定が可能とする。クリアするまで前回の検索結
果を保持可能とする。

【００８７】＜全文検索機能＞キーワードによる全文検
索による文書の検索ができる。通常検索とのＡＮＤ／Ｏ
Ｒでの検索ができる。

【００８８】＜検索結果表示機能＞検索結果は文書一覧
として表示される。検索結果文書を選択して複写、移
動、削除、表示、ダウンロードができる。検索結果表示
中に行った移動、削除は検索結果表示に反映される。検
索結果表示は、文書毎に文書名，文書サイズ，保管日，
所有者，アクセス権，ロック状態，アクションリストへ
の追加ボタン，セクション数を表示する。一画面に表示
可能な文書数を環境設定により設定可能とする。文書数
が一画面内表示件数の設定を超える場合、複数ページで
結果が表示され、ページ間を移動できる。検索結果は次
の新規検索を行うまで保持される。

【００８９】（４）システム管理サブシステム ＜ユーザ管理機能＞ ・ユーザ作成機能 新規にＳＡＲＩＣサービスを利用できるユーザを作成で
きる（図６参照）。ユーザ種別としては、システム管理
者，サイト管理者，センタ運用者，一般ユーザが作成で
きる。システム管理者はＳＡＲＩＣサービスの機能をシ
ステム管理サブシステムの全機能を含め全て利用でき
る。サイト管理者は、サイト管理機能を利用できる。セ
ンタ運用者は、ログ管理機能，サイト管理機能，ユーザ
管理機能を利用できる。一般ユーザはシステム管理サブ
システム以外の機能を利用できる。この機能はセンタ管
理者及びセンタ運用者が実行できる。

【００９０】・ユーザ削除機能 既存のユーザを削除できる。この機能はセンタ管理者及
びセンタ運用者が実行できる。 ・ユーザプロパティ編集機能 ユーザのプロパティを編集できる。この機能はセンタ管
理者及びセンタ運用者が実行できる。

【００９１】＜サイト管理機能＞ ・サイト作成機能 新規にサイトを作成できる。この機能はセンタ管理者及
びセンタ運用者が実行できる。サイトで利用できる限界
容量を設定できる。契約後の変更も可能である。１契約
当りのサイト数は制限なしとする。サイト名にはバイト
数の制限を設ける。容量不足時点でユーザに通知する。

【００９２】・サイト削除機能 既存のサイトを削除できる。この機能はセンタ管理者が
実行できる。 ・サイトプロパティ編集機能 サイトの名称を変更できる。この機能はセンタ管理者が
実行できる。この機能は文書表示サブシステムから呼び
出される。

【００９３】＜キャビネット管理機能＞ ・キャビネット作成機能 新規にサイトの下にキャビネットを作成できる。１サイ
ト当りのキャビネット数は制限なしとする。キャビネッ
ト名のバイト数には制限を設ける。この機能はセンタ管
理者及びサイト管理者が実行できる。この機能は文書表
示サブシステムから呼び出される。メモは例えば２００
０バイト可能とする。１つのサイトに同一名のキャビネ
ットの作成は不可とする。

【００９４】・キャビネット削除機能 キャビネットの削除ができる。この機能はセンタ管理者
及びサイト管理者が実行できる。キャビネットの下に文
書が存在する場合、確認メッセージが表示され削除、キ
ャンセルが選択できる。削除されたキャビネットはごみ
箱に移動する。この機能は文書表示サブシステムから呼
び出される。 ・キャビネットプロパティ編集機能 キャビネットの名称を変更できる。この機能はセンタ管
理者及びサイト管理者が実行できる。この機能は文書表
示サブシステムから呼び出される。

【００９５】＜ごみ箱管理機能＞ ・ごみ箱表示機能 センタ管理者及びサイト管理者は、階層表示中にサイト
のごみ箱アイコンが表示され、これを選択することでご
み箱の内容が確認できる。 ・ごみ箱復活機能 ごみ箱のキャビネット，フォルダ，文書（以後、エント
リという）は元に戻すことができる。 ・ごみ箱削除機能 ごみ箱のエントリは削除できる。ごみ箱からの削除で本
当にエントリが消去される。その際、確認メッセージが
表示され削除、キャンセルが選択できる。

【００９６】＜アクセス権設定機能＞指定したキャビネ
ットに対するユーザのアクセス権を設定できる。この機
能はセンタ管理者及びサイト管理者が実行できる。アク
セス権としては更新可能，参照可能，アクセス権なしが
選択できる。

【００９７】＜文書タイプ管理機能＞ ・文書タイプ作成機能 サイト内に登録される文書に設定可能な文書タイプを登
録できる。サイト内の文書タイプ数に制限はない。文書
タイプには基本，ＤａｔａＡｇｅｎｔを登録できる。文
書タイプ名のバイト数に制限を設ける。この機能はセン
タ管理者及びサイト管理者が実行できる。 ・文書タイプ削除機能 サイトの文書タイプを削除できる。この機能はセンタ管
理者及びサイト管理者が実行できる。

【００９８】・キーワード設定機能 文書タイプに付随してその文書タイプを指定した文書で
利用可能なキーワード項目が設定できる。キーワード項
目は例えば最大２０個まで設定可能とする。キーワード
項目には文字，数値，日付の３つの型が選択できる。キ
ーワード項目名のバイト数に制限を設ける。文字型のキ
ーワード項目には複数の文字列（単語リスト）を選択肢
として登録、削除が可能とする。文字型のキーワード項
目で選択肢を設定しなかった場合は、例えば最大６０バ
イトの文字列（全半角混在可能）が登録可能なフィール
ドを文書タイプに追加したことになる。数値型のキーワ
ード項目を設定すると、最大９桁までの整数を登録可能
なフィールドを文書タイプに追加したことになる。日付
型のキーワード項目を設定すると、代々８桁（ＹＹＹＹ
／ＭＭ／ＤＤ）の日付文字列を登録可能なフィールドを
文書タイプに追加したことになる。他のサイトからキー
ワード項目をコピーできる。

【００９９】＜ログ管理機能＞ ・操作ログ機能 ＳＡＲＩＣサービスの利用状況を操作種別毎にユーザ
別，日付別に集計して表示できる。一般操作種別として
はログイン，ログアウト，文書登録，文書削除，文書移
動，表示，ダウンロード，検索，文書一覧，ごみ箱への
移動，ごみ箱からの復活，ごみ箱からの削除がある。管
理者操作としてのフォルダ情報設定，アクセス権設定，
フォルダ作成・削除，ログ表示・削除，ログ保存設定，
ログ表示設定をログファイルに記録する。その他、アク
セスログ，オペレーションログ，システム・サービスの
稼動実績ログ，エラーログ，イベントトレースログを管
理する。

【０１００】・容量推移集計機能 集計結果はＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ
Ｖａｌｕｅ）形式でファイル出力でき、ＣＶＳ形式のフ
ァイルにして取り出せる。サイト毎のディスクの使用容
量の時系列的な推移を集計表示できる。

【０１０１】＜ユーザ管理機能＞サービス利用中のユー
ザを確認することができる。

【０１０２】＜ストレージ管理機能＞ ・バックアップ／リストア機能 データベースのデータ、ユーザ登録各種データ、システ
ム（ＯＳ），システムパラメータ，アプリソフト，付属
データ，パラメータ等のデータのバックアップ及びリス
トアを可能とする。

【０１０３】＜稼動管理機能＞定期的及び不定期に行わ
れるジョブの登録、変更、削除を可能とし、スケジュー
リングを行う。ジョブとしてデータ，データベースの保
守，不要データ，ファイルのクリーンアップを対象とす
る。文書登録スケジュールを最適にスケジューリングに
する。

【０１０４】＜稼動監視機能＞システム稼動監視，障害
監視，ジョブ監視等の監視を行い、アラートを発生させ
る。データセンタの運用保守メニューで対応してもよ
い。

【０１０５】以上、本発明に係る文書管理システムの実
施形態を説明してきたが、本発明は、コンピュータ（１
又は複数のクライアントマシンとインターネットで接続
されたサーバマシン）に上述の文書管理システムの機能
を実現させるための文書管理プログラムとしても、さら
には、その文書管理プログラムをサーバマシンからクラ
イアントマシンにＡＳＰサービスとして提供してその対
価をユーザに課金するＡＳＰサービス提供システムとし
ても、その文書管理プログラムを記録したコンピュータ
読み取り可能な記録媒体としての形態も可能である。

【０１０６】本発明による文書管理機能を実現するため
のプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を
説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フロッピー（登
録商標）ディスク、フラッシュメモリ、及びその他各種
ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述し
た本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータ
に実行させ、文書管理機能を実現するためのプログラム
を記録して流通させることにより、当該機能の実現を容
易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記
のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプロ
グラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えてい
る記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に
応じて読み出すことにより、本発明に関わる文書管理機
能を実行することができる。

【０１０７】

【発明の効果】本発明によれば、各クライアントにそれ
ぞれ専用の文書管理アプリケーションが必要なく、特殊
な文書管理を行うことが可能となる。また、本発明によ
れば、インターネットを利用したＡＳＰ製品として手軽
に提供することが可能となる。さらに、本発明によれ
ば、文書操作の一括依頼、さらには文書登録時における
文書の種別及びその付加情報の設定が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施形態に係る文書管理システム
の構成を示す図である。

【図２】 本発明の一実施形態に係る文書管理システム
のより具体的な構成例を示す図である。

【図３】 本発明に係る文書管理システムにおけるＷＷ
Ｗブラウザの画面例を示す図である。

【図４】 本発明に係る文書管理システムにおけるＷＷ
Ｗブラウザの画面例を示す図である。

【図５】 本発明に係る文書管理システムにおけるＷＷ
Ｗブラウザの画面例を示す図である。

【図６】 本発明に係る文書管理システムにおけるＷＷ
Ｗブラウザの画面例を示す図である。

【図７】 本発明に係る文書管理システムのより詳細な
構成例を示すブロック図である。

【符号の説明】

１…クライアントマシン、２，２′…サーバマシン、３
…インターネット、１１…Ｗｅｂブラウザ、２１…Ｗｅ
ｂサーバ、２２…ＤＢ／ファイルサーバ、２３…データ
ベース、２４…ＨＴＴＰサーバ、２５…ＷＡＳサーバ、
２６…ＤＢサーバ、２７…ファイルサーバ、３０…Ｖｉ
ｅｗ層、３１…文書一覧モジュール、３２…文書登録モ
ジュール、３３…文書検索モジュール、３４…管理系モ
ジュール、３５…文書階層表示モジュール、３６…ＷＷ
Ｗブラウザ、４０…Ｃｏｎｔｒｏｌ層、４１…処理振り
分けサーブレット、５１…文書一覧アクション、５２…
文書登録アクション、５３…文書検索アクション、５４
…管理系アクション、５５…ＦＴＰアクセスモジュー
ル、５６…ＨＴＴＰアクセスモジュール、５７…ＤＢア
クセスモジュール、５８…共通ライブラリ、５９…実体
ファイル、６０…ＤＢ２クライアント、６１…ＤＢ２サ
ーバ、６２…ＤＢ２、６３…ＦＴＳ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 宮坂 大也 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 吉永 強 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 宮本 崇夫 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内

Claims (18)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書をデータベースで管理するサーバマ
   シンと、該サーバマシンとインターネットを介して接続
   された１又は複数のクライアントマシンとを有する文書
   管理システムにおいて、 ユーザがクライアントマシンにおいて文書の登録，検
   索，編集，削除，ダウンロード等の文書操作の要求を送
   信することにより、前記サーバマシンにおいて該当する
   文書の前記要求に対応した文書操作の処理を実行し、該
   実行した結果をクライアントマシンで確認可能とする機
   能を有すると共に、クライアントマシンは、文書操作の
   要求を前記サーバマシンに送信する前に一括処理依頼と
   して複数保持可能とし、該保持した一括処理依頼を前記
   サーバマシンに送信して一括処理依頼の実行要求を行う
   ことにより、該一括処理依頼の処理を一度に前記サーバ
   マシンに依頼する機能を有することを特徴とする文書管
   理システム。
2. 【請求項２】 インターネットを介して１又は複数のク
   ライアントマシンに接続され、文書をデータベースで管
   理するサーバマシンを有する文書管理システムにおい
   て、 ユーザがクライアントマシンで送信した文書の登録，検
   索，編集，削除，ダウンロード等の文書操作の要求を受
   信し、該当する文書の前記要求に対応した文書操作の処
   理を実行し、該実行した結果をクライアントマシンで確
   認可能とする機能を有すると共に、クライアントマシン
   から前記サーバマシンに送信された、複数の文書操作の
   要求を一括した一括処理依頼を受信し、該一括処理依頼
   の処理を実行する機能を有することを特徴とする文書管
   理システム。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の文書管理システム
   において、前記サーバマシンは、文書登録時に文書に対
   して指定可能な文書種別を文書登録前に設定する機能を
   有すると共に、文書種別毎に入力すべき付加文書情報を
   設定する機能を有し、クライアントマシンに、文書登録
   時に文書種別を指定させる機能を有すると共に、文書種
   別毎の付加情報も登録依頼させる機能を有することを特
   徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか１記載の文書
   管理システムにおいて、前記サーバマシンは、予め１つ
   のクライアントマシンから登録する文書の合計容量の最
   大値を設定する機能と、前記クライアントマシンが該設
   定した合計容量の最大値を越えて文書を登録しようとす
   る時には、該文書の登録を拒否する機能とを有すること
   を特徴とする文書管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４記載の文書管理システムにおい
   て、前記サーバマシンは、前記クライアントマシンから
   登録した文書の合計容量と、前記設定した合計容量の最
   大値との差が一定範囲以内になった場合に、前記クライ
   アントマシンに警告する機能を有することを特徴とする
   文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項１乃至５のいずれか１記載の文書
   管理システムにおいて、クライアントマシンから文書の
   登録又はダウンロードを要求された場合、送信側で該文
   書に対してデータ圧縮処理を施し、受信側で受信したデ
   ータに解凍処理を施す機能を有することを特徴とする文
   書管理システム。
7. 【請求項７】 請求項１乃至６のいずれか１記載の文書
   管理システムにおいて、前記サーバマシンは、クライア
   ントマシンから文書の表示を要求された場合、該文書を
   送信する機能を有し、クライアントマシン上で、該送信
   された文書を表示可能なアプリケーションを起動させ、
   文書内容を表示させる機能を有することを特徴とする文
   書管理システム。
8. 【請求項８】 請求項１乃至７のいずれか１記載の文書
   管理システムにおいて、前記サーバマシンは、クライア
   ントマシンに、文書登録時に文書名，文書作成者，文書
   登録日付，文書種別等の文書書誌情報を登録する要求を
   行わせる機能を有し、文書登録時に前記文書書誌情報の
   登録要求に応じて該文書書誌情報をも登録する機能と、
   該当する文書の全文検索データを登録する機能と、文書
   書誌情報を特定した文書検索及び自由な文字列を含む文
   書を探す全文検索を行う機能とを有することを特徴とす
   る文書管理システム。
9. 【請求項９】 請求項１乃至８のいずれか１記載の文書
   管理システムにおいて、クライアントマシンのユーザイ
   ンターフェースとしてＷＷＷブラウザを利用することが
   可能であることを特徴とする文書管理システム。
10. 【請求項１０】 請求項１乃至９のいずれか１記載の文
    書管理システムにおいて、文書を階層的に管理し、表示
    する機能を有することを特徴とする文書管理システム。
11. 【請求項１１】 請求項１乃至１０のいずれか１記載の
    文書管理システムにおいて、前記サーバマシンは、文書
    階層単位及び／又は文書単位にユーザのアクセス制限を
    設定する機能を有する文書管理システム。
12. 【請求項１２】 請求項１乃至１１のいずれか１記載の
    文書管理システムにおいて、前記サーバマシンは、クラ
    イアントマシンからの要求に対する処理を実行して良い
    かどうかを、前記要求に含まれるユーザを特定する情報
    を元に要求受付時に判断する機能を有することを特徴と
    する文書管理システム。
13. 【請求項１３】 請求項１２記載の文書管理システムに
    おいて、前記判断する機能は、複数のクライアントマシ
    ンからの要求のうち同一ユーザと判断された複数ユーザ
    からの要求に対して、１名のユーザの要求に対する処理
    しか実行できない機能であることを特徴とする文書管理
    システム。
14. 【請求項１４】 請求項１乃至１３のいずれか１記載の
    文書管理システムにおいて、前記サーバマシンは、クラ
    イアントマシンから文書或いは文書を管理する階層のロ
    ックを要求された場合、該文書或いは階層をロック状態
    にし、ロック状態の文書或いは階層に対する処理を制限
    する機能を有することを特徴とする文書管理システム。
15. 【請求項１５】 請求項１乃至１４のいずれか１記載の
    文書管理システムにおいて、前記サーバマシンは、クラ
    イアントマシンから文書の削除を要求された場合、文書
    を一時的に削除文書を管理する特別な領域に待避させる
    機能と、クライアントマシンから削除の取り消しが要求
    された場合、文書を元に戻す機能と、文書の実削除を要
    求された場合、文書の登録を抹消する機能とを有するこ
    とを特徴とする文書管理システム。
16. 【請求項１６】 １又は複数のクライアントマシンとイ
    ンターネット接続されたサーバマシンに、請求項１乃至
    １５のいずれか１記載の文書管理システムの各機能を実
    行させるための文書管理プログラム。
17. 【請求項１７】 請求項１６記載の文書管理プログラム
    をサーバマシンからクライアントマシンにＡＳＰサービ
    スとして提供し、その対価をユーザに課金することを特
    徴とするＡＳＰサービス提供システム。
18. 【請求項１８】 請求項１６記載の文書管理プログラム
    を記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。