JP3932184B2 - 申請手続き統合システム - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、申請手続き統合方法、申請手続き統合装置、並びに申請手続き統合プログラム及び申請手続き統合プログラムを記録した記憶媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】
行政機関などで行う申請業務において、従来、紙面で行われていた申請書を電子化するシステムが普及し始めている(例えば、特許文献1参照。)。申請業務の電子化により、例えば、紙面を電子データに置き換えることで、ペーパーレスによる資源節約が可能となる。また、電子化した申請システムを通信回線に接続し、該通信回線に接続された端末からアクセス可能とすることで、行政機関などの業務時間に依存しない申請業務が可能となる。なお、申請業務の例としては、登記所に登記申請書を提出して株式会社設立の手続きをしたり、税務署に青色申告の承認申請書を提出して法人税等の手続きする、などが挙げられる。
【0003】
【特許文献1】
特開平11−328288号公報
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、申請システムは、行政機関などの申請先ごとに構築することが多いので、複数の申請先に申請を行う場合には、申請に手間がかかってしまう。例えば、操作画面や、記入項目を促す用語などのインターフェースは申請先ごとに異なったものとなる場合が多いので、申請者は、複数の申請先へ申請する際、申請先ごとに異なったインターフェースを習得し、記入する必要があるので、手間がかかる。また、申請書の項目において、複数の申請書に氏名や住所など重複した記入項目が存在している場合でも、重複する記入項目を申請書ごとに記入する必要があるので、手間がかかる。
【0005】
そこで本発明は、上記を鑑み、複数の申請手続きを行う際に、申請者の負担を極力減らすことを主な目的として考えられたものである。
【0006】
【課題を解決するための手段】
本発明は、前記目的を達成するために創案されたものであり、複数の申請手続きを1回に統合して行わせるために用いられる申請手続き統合方法であって、申請者に提供する申請書様式をサーバの記憶手段に登録し、サーバが、申請者により選択された申請書様式から1つに統合した申請書を作成して申請者の端末へ提供し、サーバが、記入済の前記統合された申請書を、複数の申請書に分割し、申請先機関の端末へ分配すること、を特徴とする。かかる方法によれば、氏名や住所など共通項目の重複記入を省略し、また、統合された申請書をインターフェースに記入をすることが可能となり、操作性を向上させるとともに、申請者は、複数の申請を一度で済ませることができる。その他の解決手段については、以下の実施形態で詳細に説明するものとする。
【0007】
【発明の実施の形態】
以下に、本発明の申請手続き統合装置の第1実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【0008】
まず、本発明の申請手続き統合装置を含めた、申請手続き統合システムについて、図1を参照して説明する。申請手続き統合システムは、申請者による複数の申請手続きを統合し、必要な添付書類を付して、申請先機関へと申請する機能を有し、実施形態に係わる複数の申請手続きを統合する申請手続き統合装置1と、申請者による申請書様式の選択及び申請書への記入を行う申請者端末2と、申請に必要な添付書類を発行する添付書類発行機関3と、申請手続きの申請先である申請先機関4と、を含んで構築されている。なお、複数の申請手続きとは、申請先機関に提出する申請書が複数ある場合と、申請先機関に提出する申請書とこれに添付する書類の取得を申請することを含む。
【0009】
ここで、添付書類とは、例えば、印鑑証明書、納税証明書の写しなどがあり、申請者や申請者が所属する会社などに関する客観的な情報が記載され、その記載事項は添付書類の発行機関によって保証されている。よって、申請先機関4は、申請者が記入した申請書と、客観的な内容が保証された添付書類とを申請の判断の際に利用することができる。また、添付書類発行機関3とは、例えば、市区町村、税務署、などであり、添付書類を発行する役割を有する。さらに、申請先機関4とは、例えば、地方公共団体などであり、申請者は、公共工事の入札参加資格などの申請を、申請書及び添付書類を提出することにより行う。
【0010】
次に、申請手続き統合システムの動作の概要を説明する。まず、申請先機関4により申請手続き統合装置1へ登録された申請書様式は、申請者により選択され、1つの統合された申請書(以下、統合申請書と呼ぶ)へと集約される。次に、統合申請書は、申請手続き統合装置1から申請者端末2へと送信され、申請者により記入された後、申請手続き統合装置1に返送される。統合申請書は、申請手続き統合装置1により分割され、それぞれ記入済の申請書となる。申請手続き統合装置1は、申請者端末2又は添付書類発行機関3より取得した添付書類を申請書に付して、申請先機関4へ提出し、申請を完了する。以下で、申請手続き統合システムが有する申請手続き統合装置1の構成及び動作を下記により具体的に説明する。
【0011】
まず、申請手続き統合装置1の構成を説明する。申請手続き統合装置1は、申請手続き統合方法、申請手続き統合プログラムを実行するものである。図2は申請手続き統合装置1の概略構成図である。図2に図示するように、申請手続き統合装置1は、外部の装置との通信部11、12、13と、申請者処理部20と、申請書処理部30と、を有し、図示しないCPU(Central Processing Unit)、RAM(Random Access Memory)、並びにHDD(Hard Disk Drive)を含んで構成される。
【0012】
外部の装置との通信部には、申請者の端末と接続して申請者との申請書などのデータの入出力を行う申請者端末通信部11と、申請先機関の端末と接続して申請先機関との申請書などのデータの入出力を行う申請先機関通信部12と、申請書に添付する添付書類を発行する機関の端末と接続して添付書類を発行する機関との入出力を行う添付書類発行機関通信部13と、が挙げられ、それぞれ通信回線と、通信回線を申請手続き統合装置1に接続するためのインターフェースとにより構成される。
【0013】
申請者処理部20は、申請手続き統合装置1にアクセスした申請者に申請手続きを許可するかどうかを判定する機能を有し、申請手続き統合装置1を使用できる申請者の登録を記憶する申請者記憶部21と、申請者端末通信部11によりアクセスした申請者に申請手続き統合装置1の使用を許可するかを判定する申請者判定部22とを有する。
【0014】
申請書処理部30は、複数の申請手続きを統合する機能を有し、申請先機関4(図1参照)により登録された申請書様式を格納する申請書様式記憶部31と、申請者により記入された記入済の申請書の電子データを格納する記入済申請書記憶部32と、申請書を提出する際に申請書に添付する書類を格納する添付書類記憶部33と、申請者により選択された申請書様式を統合して統合申請書を作成する申請書統合部34と、申請者により記入された記入済の統合申請書を複数の申請書へと分割する申請書分割部35と、申請者が作成した申請書を送信する申請先機関4の宛先を特定する宛先判定部36と、申請書分割部35によって分割された申請書を記憶する分割済申請書記憶部37と、申請書に附された署名が申請書作成者のものかを検証する署名検証部38とを有する。
【0015】
申請書統合部34は、申請書様式記憶部31に格納された申請書様式の内、申請者が指定した申請書様式について、重複した記入項目をまとめて1つの統合申請書を作成する。
【0016】
申請書分割部35は、記入済申請書記憶部32に格納された申請者の記入済の統合申請書を読み込み、申請書様式記憶部31に格納されている申請書様式を参照して、統合申請書を複数の申請書様式へと分割し、分割された申請書様式の記入項目に、統合申請書に記述された該当する項目を代入する。記入項目への代入が済んだ申請書は、分割済申請書記憶部37に格納される。
【0017】
次に図2及び図3を参照して申請手続き統合装置1の申請書統合についての動作を説明する。
【0018】
まず、申請先機関又は申請先機関から依頼を受けて申請手続き統合装置1を管理する業者(以下、装置管理者と呼ぶ)の作成した申請手続き統合装置1を用いて申請を行う申請書様式は、外部の申請先機関の端末から、申請先機関通信部12を通じて、申請書様式記憶部31へと登録される(S101)。ここで、装置管理者等による申請書様式の作成方法として、後述する第2実施形態にて、より具体的に説明する。
【0019】
次に、申請者端末通信部11を通じて申請者からのアクセスが発生すると(S102)、申請者判定部22は該申請者に申請手続き統合装置1を利用可能にするかどうかを判定する。申請者判定部22は、申請者記憶部21に予め登録しておいた申請手続き統合装置1の利用可能者のリストと申請者とを照合し、申請者がリストに登録されていなかったら(S103、No)、申請者からのアクセスを拒否することで、申請者に対する処理を終了する。
【0020】
一方、申請者がリストに登録されている場合(S103、Yes)、申請書様式記憶部31に格納されている申請書様式の中で、申請者が記入する申請書様式の選択を行う。申請書様式の選択方法は(S104)、申請者が登録されている申請書様式の中から、手動で選択させる方法(S104、手動)、又は、申請者の個人情報などの入力事項をもとに、申請者にとって申請可能な申請書様式を申請者に提示して申請書様式の選択を支援する方法(S104、提示)のどちらかを用いる。なお、申請書様式の選択を支援する方法(S105)については、後述する第3実施形態にて、より具体的に説明する。上記いずれかの方法により、申請者の記述する申請書様式が選択される(S106)。
【0021】
そして、申請書統合部34は、申請者により選択された申請書様式を申請書様式記憶部31から読み込み、1つの統合申請書を作成する(S107)。ここで、統合される申請書様式において、共通する記入項目が存在する場合は、記入項目を1つに統合することにより、申請者は同一項目の重複記入をしなくて済む。統合申請書作成の手順について、以下、図4を用いて説明する。
【0022】
図4は、申請書様式100Aと申請書様式100Bとから、申請手続き統合装置1が申請書統合部34において、統合申請書110を作成する例である。申請書様式100Aは、記入項目として、"住所"、"氏名"、並びに"年齢"を有する。申請書様式100Bは、記入項目として、"氏名"、"年齢"、並びに"性別"を有する。申請書統合部34は、申請書様式が有する全ての記入項目を抽出し、重複する記入項目を統合し、全ての記入項目を網羅した統合申請書110を作成する。よって、作成された統合申請書110は、統合の対象となる申請書様式100A、100Bが有する全ての記入項目を有するので、"住所"、"氏名"、"年齢"、並びに、"性別"を有する。ここで、記入項目"氏名"及び"年齢"は、申請書様式100Aと申請書様式100Bに共有する記入項目なので、それぞれ1つのみを記入項目とすることにより、申請書様式が有する記入項目の総和である6つよりも少ない4つの記入項目のみで済むことになる。
【0023】
なお、統合申請書110は、1つ以上の記入項目を有する。そして、申請者にとって記入項目と申請書様式との包含関係を理解可能とするために、各記入項目の右横に記入項目が含まれている申請書様式の一覧を付する。例えば、記入項目"住所"は、申請書様式100Aのみが有しているので、記入項目"住所"の右横に、"申請書様式100Aの記入項目"と付される。一方、記入項目"氏名"は、申請書様式100A及び申請書様式100Bが有しているので、記入項目"氏名"の右横に、"申請書様式100A、100Bの記入項目"と付され、記入項目が統合されたことが申請者にとって容易に把握できる。なお、記入項目の順序は、申請者への申請書様式と記入項目との含有関係の把握が容易になるように、例えば、申請書様式順に記入項目を整列させるように並べ替えてもよい。なお、図4において、記入項目と、記入項目が含まれている申請書様式の一覧とを横に並べる配置としたが、その配置方法だけに限定されるものではなく、記入項目と、申請書様式との包含関係を示すものであればよい。
【0024】
以上、図4のように作成された統合申請書110は、申請者端末通信部11を通じて、申請者へと送信される(S108)。ここまでの処理で申請書統合処理が終了する。
【0025】
以下、申請手続き統合装置1から統合申請書110を受信した申請者が、統合申請書110の項目を記入し、記入済の統合申請書110を申請手続き統合装置1へと返送する動作を説明する。まず、特定の申請を行いたい申請者が申請者端末2を通じて申請手続き統合装置1へとアクセスしていることが前提となる。
【0026】
申請者は、申請者端末2へ送信された統合申請書110が有する項目欄に対し、申請者端末2を用いて項目を記入し、記入済の統合申請書110を、申請手続き統合装置1へと返信する。ここで、申請者に送信された統合申請書110への記入時に、申請者が前回までの申請に記入した項目のうち、変更のないものについては、申請者端末2(図2参照)は、記入端末が持つHDDなどの記憶手段、又は、記入端末に接続されたICカードなどの記憶手段により前回以前に記入した内容を読み込み、項目入力時に、前回以前に記入した項目の内容を提示することができる。さらに、申請者は、必要に応じて、統合申請書110に署名をする。
【0027】
かかる方法によれば、申請者は、既に入力したことのある記入項目を選択するだけで記入を済ませられるので、記入の作業量を減らすことができる。その結果、記入ミスを減らし、また記入時間を短縮化できるので、申請者の利便性を向上させることができる。
【0028】
次に、図2及び図5を参照して、申請者の記入済の統合申請書110を、申請手続き統合装置1が申請先機関に分配する処理について説明する。
【0029】
まず、申請手続き統合装置1は、申請者端末通信部11を通じて、申請者の記入済の統合申請書110を受信する(S201)。次に、申請手続き統合装置1は、統合申請書110になされた申請者の署名について、署名検証部38を用いて、署名が申請者本人のものかを検証する(S202)。そして、検証によって申請者本人の確認がなされた統合申請書110は、記入済申請書記憶部32に格納される(S203)。
【0030】
次に、申請書の添付書類を添付書類記憶部33へと格納するために、添付書類を取得する。添付書類の取得は、統合申請書110とともに直接受信する場合、又は、添付書類そのものは統合申請書110とともには送信されず、替わりに添付書類を別途取得する指示及び取得に必要な情報を付加する場合とがある。よって、添付書類の取得指示があるかどうかを判定し(S204)、取得指示がある場合は(S204、あり)、添付書類発行機関3(図1参照)より、添付書類の取得に必要な情報を元に、添付書類を取得する(S205)。なお、添付書類発行機関3より添付書類を取得する動作については、第4実施形態にてより具体的に説明する。一方、取得指示がない場合は(S204、なし)、添付書類は、統合申請書110に付随されているものを直接取得する、又は添付書類が不要な統合申請書110なら、添付書類を取得しない。
【0031】
そして、添付書類が必要な統合申請書110について、以上のように取得した添付書類を添付書類記憶部33へと格納する(S206)。
【0032】
次に、申請書分割部35は、記入済申請書記憶部32から申請者の記入済の統合申請書110を読み込み、統合申請書110を申請書へと分割する(S207)。以下、図6を用いて具体的に説明する。
【0033】
まず、統合申請書110は、申請書様式100A及び申請書様式100Bを統合したものなので、申請書様式記憶部31を参照することにより、統合申請書110が統合した全ての申請書様式を分解する。図4と同様に、分解された申請書様式を、申請書様式100A及び申請書様式100Bとする。申請書様式100A及び申請書様式100Bが有する記入項目は、申請者によって統合申請書110へと記入されているので、統合申請書110より、申請書様式100A及び申請書様式100Bへと、記入項目を代入する。記入項目へ代入された申請書を申請書101A及び申請書101Bとする。
【0034】
次に、申請書分割部35は、宛先判定部36を用いて、申請書101A及び申請書101Bの申請先機関4に対応する宛先を得る。ここで、宛先判定部36は、申請書様式記憶部31に格納されている宛先の情報を参照する。そして、申請書分割部35は、申請書101A及び申請書101Bに対して、宛先判定部36から得た宛先を付し、申請書102A及び申請書102Bを作成する。さらに、申請書分割部35は、申請書102A及び申請書102Bを、分割済申請書記憶部37に格納する。
【0035】
そして、分割済申請書記憶部37に格納された申請書102A及び申請書102B、及び添付書類記憶部33に格納された申請書に必要な添付書類について、申請先機関通信部12を通じ、宛先を参照して、各申請書102A、102Bが該当する申請先機関4(図1参照)に分配される(S208)。以上、申請手続き統合装置1の統合申請書110についての分配処理を説明した。なお、例えば図3及び図5のフローチャートはプログラムとして把握されるものであり、該プログラムは記憶媒体に記憶される。
【0036】
以上、本発明の第1実施形態について説明した。かかる方法によれば、氏名や住所など共通項目の重複記入を省略し、また、統合された申請書をインターフェースに記入をすることが可能となり、操作性を向上させるとともに、申請者は、複数の申請を一度で済ませることができる。その結果、複数の申請手続きに対し、申請者の利便性を向上させることができる。
【0037】
以下に、図7を用いて本発明の第2実施形態について説明する。第2実施形態は、上記第1実施形態の申請書様式の登録(図3のS101)を、より具体的に説明するものである。
【0038】
第2実施形態は、第1実施形態の申請手続き統合装置1において、申請書様式記憶部31に格納させる申請書様式を作成する場合に、以下に述べる申請書様式作成部40を用いるもので、申請手続き統合装置1を構成する他の構成要素は第1実施形態と同様とする。従って、第1実施形態と同様の構成要素については、同じ符号を付して説明を省略する。
【0039】
申請書様式作成部40は、申請書様式記憶部31に格納させる申請書様式を作成する機能を有し、申請書の記入項目を格納する記入項目記憶部41と、記入項目を選択することで申請書様式を作成する記入項目選択部42とを有する。
【0040】
以下、図8のフローチャートを用いて、申請書様式作成部40を用いた申請書様式の作成手順を説明する。なお、図8のフローチャートに示される処理全体は、図3における"申請書様式の登録"(S101)に相当するものとし、図3及び図5のその他の動作は、第1実施形態と同一とすることで説明を省略する。
【0041】
まず、申請手続き統合装置1は、ユーザに、登録する申請書が有する項目を、記入項目記憶部41に格納させる(S301)。
【0042】
以下、申請手続き統合装置1は、格納された記入項目より、記入項目選択部42を用いて記入項目を選択することで、申請書様式を作成する。まず、申請手続き統合装置1は、申請書様式の新規作成を行うか、既に作成され、申請書様式記憶部31に格納された申請書様式の変更を行うかを、ユーザに選択させる(S302)。変更が選択された場合は(S302、変更)、変更対象となる申請書様式を申請書様式記憶部31より記入項目選択部42へと読み込む(S303)。
【0043】
次に、記入項目選択部42は、記入項目記憶部41に格納された記入項目の一覧を、申請書様式の作成者である申請先機関の代表者又は装置管理者へと提示し、記入項目を選択させる(S304)。以下、図9を用いて、記入項目の選択による申請書様式の作成手順を説明する。
【0044】
図9では、申請書様式作成画面120より、申請書様式100Aが作成される例を示している。申請書様式作成画面120は、作成対象となる申請書名121、記入項目の選択欄122、添付書類についての情報の入力欄123、並びに、追加項目の入力欄124を有する。記入項目の選択欄122として、記入項目記憶部41に格納された記入項目の一覧が提示され、具体的には、"住所"、"氏名"、"年齢"、"性別"、"配偶者名"、"申請理由"、並びに"届出日"からなる。それぞれの記入項目の右横には、チェックボタンが配置され、例えば、マウスのクリックにより、チェックの状態を有効又は無効に指定できる。そして、記入項目の選択欄122のうち、チェックの状態が有効となった記入項目を有する申請書様式100Aが作成される。なお、追加項目の入力欄124は、記入項目の選択欄122に表示されていない記入項目について、ユーザが、作成中の申請書様式に記入項目を直接追加するのに用いられる。図9は、追加項目の入力欄124に、"生年月日"の記入項目を追加する一例を示している。
【0045】
なお、図9においては、申請書様式の作成者は、申請書名として"申請書様式100A"、また、"住所"、"氏名"、並びに"年齢"の記入項目を有効にする指定を申請書様式作成画面120に入力している。記入項目選択部42は、入力された申請書名、有効にされた記入項目、添付書類についての情報、並びに、追加項目の入力欄124を元に、"住所"、"氏名"、"年齢"、並びに、"生年月日"の記入項目を有する申請書様式100Aを作成する。
【0046】
そして、申請手続き統合装置1は、図9に示す申請書様式100Aをユーザに提示して、確認をさせる(S305)。提示された申請書様式100Aにユーザが了承しない場合は(S305、No)、記入項目の選択(S304)に処理を戻す。ユーザが、提示された申請書様式100Aに了承することにより(S305、Yes)、記入項目の選択による申請書様式が1つ作成された。
【0047】
ここで、別の申請書様式を作成する必要があり、申請書様式の作成が終了していないなら(S306、No)、申請書様式の新規作成、又は、申請書様式の変更の選択へと処理が戻る(S302)。
【0048】
そして、全ての申請書様式を作成し終えたなら(S306、Yes)、申請手続き統合装置1は、作成された申請書様式を申請書様式記憶部31へと出力し(S307)、申請書様式の作成処理を完了する。ここで、申請書様式記憶部31において、複数の申請書様式を格納するデータ構造の例を図10に示す。図10においては、複数の申請書様式を2次元の表として申請書様式記憶形式130に格納している。申請書様式記憶形式130の行を申請書様式名とし、列を記入項目とする。例えば、申請書様式100Aが記入項目"住所"を有する場合、行"申請書様式100A"、列"住所"に、包含を示す"○"を格納する。一方、申請書様式100Aが記入項目"届出日"を有しない場合、行"申請書様式100A"、列"届出日"には、包含を示す"○"は格納されない。以上、図8のフローチャートを用いて、申請書様式作成部40を用いた申請書様式の作成手順を説明した。
【0049】
以上、本発明の第2実施形態について説明した。かかる方法によれば、項目の入力及び選択のみで、申請書様式を作成又は変更でき、レイアウトなど記入項目以外の作業をしなくて済む。よって、申請先機関は、短期間かつ少ない労力で申請書様式を登録、又は変更できる。その結果、申請書様式として、最新のものが反映される可能性が高いので、申請者の利便性が向上する。
【0050】
以下に、図11を用いて本発明の第3実施形態について説明する。第3実施形態は、上記第1実施形態の申請可能な申請書様式の提示(図3のS105)を、第2実施形態とは異なる態様で、より具体的に説明するものである。
【0051】
第3実施形態は、第1実施形態の申請手続き統合装置1において、申請手続き統合装置1が統合申請書110を作成する際に必要な申請書様式を、申請者が選択するときに、以下に述べる申請条件処理部50を用いるもので、申請手続き統合装置1を構成する他の構成要素は第1実施形態と同様とする。従って、第1実施形態と同様の構成要素については、同じ符号を付して説明を省略する。
【0052】
申請条件処理部50は、申請書様式を申請者が選択する際に、申請者にとって申請可能な申請書様式を提示することにより、申請書様式の選択を支援する機能を有し、申請条件を格納する申請条件記憶部51と、申請条件記憶部51に格納された申請条件と、申請者の個人情報など入力された情報とを照合し、申請条件の判定を行う申請条件判定部52とを有する。
【0053】
以下、図12のフローチャートを用いて、申請条件処理部50を用いた申請書様式の選択を支援する手順を説明する。なお、図12のフローチャートに示される処理全体は、図3における"申請可能な申請書様式を提示"(S105)に相当する。このため、図3及び図5のその他の動作は、第1実施形態と同一であるのでその説明を省略する。
【0054】
行政機関などが提供するサービス、そのサービスに係る申請条件、並びに、そのサービスに係る申請書様式についての関係を説明する。申請したサービスに係る申請条件に適合した申請者は、申請したサービスに係る申請書様式へ記入した申請書を提出することにより、申請したサービスを受けることができる。よって、あるサービスについて、そのサービスに係る申請条件に申請者が適合しているかを、申請先機関4が判定する前に、申請手続き統合装置1が判定することで、申請者は、申請する前に申請可能なサービスを全て把握することができ、申請可能なサービスの中から、申請を希望するサービスに係る申請書様式を選択できる。又は、申請条件の判定により、申請者が申請不可能なサービスを知ることで、申請不可能なサービスに係る申請書様式に記入して申請する無駄を、事前に省くことができる。
【0055】
まず、申請先機関4により、申請先機関通信部12を通じてサービスの申請条件が登録され、申請条件記憶部51に格納される(S401)。
【0056】
次に、申請手続き統合装置1は、申請者からのアクセスを受けたら、あるサービスに対応する申請条件の入力を申請者に促す。申請条件の例としては、家族構成、住所、年収などの個人情報などが挙げられる。申請者により申請条件への回答が入力されると(S402)、回答を受信した申請手続き統合装置1の申請条件判定部52が申請条件を満たしているか判定する。(S403)。申請条件を満たしていない場合は(S403、No)、入力した申請条件に対応するサービスについては、申請不可能とし、そのサービスについての判定は終了し、他に登録されているサービスの有無についての処理に移行する(S406)。
【0057】
一方、申請条件を満たしている場合は(S403、No)、判定した申請条件をもって、現在判定をしているサービスについての全ての申請条件の判定が終了したかを調べる(S404)。現在判定をしているサービスについて、別の申請条件があれば(S404、No)、別の申請条件についての判定を行うため、申請条件への回答の入力へと処理を戻す(S402)。
【0058】
一方、現在判定をしているサービスについての全ての申請条件の判定が終了した場合(S404、Yes)、現在判定をしているサービスは、申請可能なサービスと認定し(S405)、申請者へ提示するために記憶する。以上で1つのサービスについての申請条件の判定について説明した。
【0059】
ここで、申請手続き統合装置1は、登録されている別のサービスの有無を確認する(S406)。別のサービスが登録されていて、調査が完了していなければ(S406、No)、登録されている別のサービスについて、申請条件の判定を行うため、申請条件への回答の入力へと処理を戻す(S402)。
【0060】
一方、全てのサービスについて、調査が完了したら(S406、Yes)、申請可能なサービスとそのサービスが必要とする申請書の一覧を申請者に提示して(S407)、申請書提示処理を終了する。
【0061】
以上、本発明の第3実施形態について説明した。かかる方法によれば、申請者は、本発明が提供する1つの申請手続き手段のみを用いることで、複数のサービスから申請者が利用可能なサービスを特定し、そのサービスの申請に必要な申請書及び添付書類を知ることが可能となる。その結果、従来のサービスごとに担当する窓口が分かれていて、それぞれの窓口に対して利用可能かを問い合わせる方法に比べ、本発明が提供する1つの申請手続きの窓口にのみ問い合わせることで、問い合わせる時間の短縮が可能となり、かつ複数の窓口を跨ったサービスについても利用可能かを知ることができるので、申請者の利便性が向上する。
【0062】
なお、S407における申請可能な申請書の一覧の提示は、申請者端末2に選択画面を提供することが望ましい。申請者端末2の選択画面は、申請書ごとに、申請書に係る申請書名、オン又はオフの2状態を有するチェックボタン、並びに、申請書の説明文、という画面要素を含んで構成される。チェックボタンの状態は予めオフとなっており、マウスのクリックなどの入力により、チェックボタンの状態をオン又はオフへと切り替えることができ、チェックボタンの状態をオンにすることで、そのチェックボタンに係る申請書の選択が可能となる。以上の選択画面を用いることにより、申請者は申請可能な申請書を容易に把握でき、申請書の選択が簡単にできる。
【0063】
以下に、図2及び図13を用いて本発明の第4実施形態について説明する。第4実施形態は、上記第1実施形態の添付書類発行機関3より添付書類を取得すること(図5のS204)を、第2、第3実施形態とは異なる態様で、より具体的に説明するものである。
【0064】
第4実施形態は、第1実施形態の申請手続き統合装置1において、添付書類記憶部33に格納する添付書類を発行機関より取得する場合に、添付書類発行機関通信部13を用いた、以下に述べる取得手順を用いるもので、申請手続き統合装置1を構成する他の構成要素は第1実施形態と同様とする。従って、第1実施形態と同様の構成要素については、同じ符号を付して説明を省略する。
【0065】
添付書類発行機関通信部13は、添付書類の発行機関との通信を行う機能を有する。
【0066】
以下、図13のフローチャートを参照して、添付書類発行機関通信部13を用いた添付書類を取得する手順を説明する。まず、申請者は、図1の申請者端末2を通じて、添付書類発行機関3に対して添付書類の発行を申請する(S501)。このとき、申請者は、添付書類の発行先を、申請者とする替わりに申請手続き統合装置1と指定する。添付書類の発行を許可した添付書類発行機関3は、添付書類を申請者に送信する替わりに、申請手続き統合装置1からの添付書類の発行要求を受けるまで、申請手続き統合装置1へと送信するための添付書類を添付書類発行機関3内に保持する(S502)。また、申請者には、添付書類そのものを送信する替わりに、保持する添付書類を識別するための発行番号を申請者に送信する(S503)。
【0067】
次に、添付書類を識別するための発行番号及び発行枚数を受信した申請者は、申請手続き統合装置1より受信した統合申請書110に記入し、申請手続き統合装置1へと送信する際、添付書類そのものを付する替わりに、添付書類を識別するための発行番号を付して、申請手続き統合装置1に記入済の統合申請書110を送信する(S504)。
【0068】
そして、申請手続き統合装置1は、添付書類発行機関通信部13を通じて添付書類を添付書類発行機関3へと要求する(S505)。このとき、添付書類を識別するための発行番号は、添付書類の発行要求に含まれる。添付書類の発行要求を受けた添付書類発行機関3は、発行要求の送信元である申請手続き統合装置1を、添付書類の発行先として識別した後(S506)、添付書類の発行要求に含まれている発行番号を参照し(S507)、予め申請者に許可を出し、保持している添付書類に係る発行番号と比較する。添付書類の発行要求に含まれる発行番号と、添付書類発行機関3内に保持している発行番号とが一致していたら、申請者の替わりに申請手続き統合装置1へと添付書類を発行する(S508)。なお、申請手続き統合装置1による申請の用途以外に添付書類が用いられることを防ぐため、添付書類発行機関3に登録されている発行番号に関する添付書類は、添付書類発行機関3からは、2回以上発行されないようにする。
【0069】
さらに、発行された添付書類は、添付書類発行機関通信部13を通じて申請手続き統合装置1が受信し、添付書類記憶部33へと格納される(S509)。
【0070】
以上、本発明の第4実施形態について説明した。かかる方法によれば、申請者は添付書類を送信する際、添付書類そのものを送信する替わりに、発行番号と発行枚数という数値データのみを送信するので、通信するデータ量が小さくなる。その結果、申請者が負担する通信コストの節約ができるとともに、申請者は、数値データを処理できる端末で申請可能となるため、例えば携帯電話など、処理対象のメディアの種類及び処理対象量に制約が厳しい端末でも申請可能となる。また、添付書類そのものの送受信について、申請者は直接係わらないことにより、添付書類そのものを送受信する際に、添付書類の内容の傍受や不正な書き換えを防ぐためのセキュリティ機能を持たなくて済む。よって、申請者の端末にかかる負担を節約することができる。
【0071】
以上説明した本発明は、発明の趣旨を逸脱しない範囲で広く変形実施することができる。
【0072】
例えば、申請手続き統合装置1と外部の端末を接続する申請者端末通信部11、申請先機関通信部12、並びに、添付書類発行機関通信部13を構成する通信回線と通信回線を申請手続き統合装置1に接続するためのインターフェースにおいて、申請手続き統合装置1とそれぞれの接続先となる外部の端末とを通信回線で接続する替わりに、キーボードやマウス、イメージスキャナなどの入力装置、及び、ディスプレイやプリンタ、フレキシブルディスクドライブなどの記憶媒体読み書き装置などの出力装置により構成することもできる。その場合、申請者、申請先機関の代表者、並びに添付書類発行機関の代表者は、申請手続き統合装置1に直接入出力を行うことができ、通信回線を通じて外部からアクセスする必要がなくなるので、申請手続き統合装置1を設置する場所への制約が緩和される。
【0073】
また、申請手続き統合装置1と申請者の端末とを接続する申請者端末通信部11において、申請者のみが申請手続き統合装置1と通信をすることで、申請書の選択及び記入を行う替わりに、申請者より依頼を受けた行政書士などの専門家が用いる端末と申請手続き統合装置1とを申請者端末通信部11において接続して、申請者が委任した権限の範囲内において専門家が申請手続きを代行してもよい。また、申請者の端末及び専門家が用いる端末の双方を申請手続き統合装置1と接続し、例えば、申請書様式の選択を専門家が行い、申請書の記入を申請者が行うというように、1つの申請手続きを分業するような申請手続きを行うことも可能である。
【0074】
さらに、申請手続き統合装置1を構成する申請者処理部20、申請書処理部30、申請書様式作成部40、並びに申請条件処理部50について、申請手続き統合装置1が有する替わりに、それぞれを別の端末に配置させ、又は、任意の機能を分担された端末を1つ以上配置させ、それらの端末間を通信回線で接続することで、申請手続き統合装置1の機能を実現することもできる。その場合、例えば、複数の申請手続き統合装置1を配置し、申請者処理部20のみを1つの端末に配置させることで、申請者管理を1つにまとめることができ、申請手続き統合装置1それぞれに申請者処理部20を配置させる方式に比べ、管理コストを節約できる。
【0075】
また、第4実施形態において、申請者は、申請者端末2を通じて、添付書類発行機関3に対して添付書類の発行を申請することとしたが、添付書類の発行についての申請も申請手続きであるので、申請者は、添付書類発行機関3に替わりに、申請手続き統合装置1に対して添付書類の発行を申請してもよい。その場合、申請手続き統合装置1は、添付書類の発行を申請するので、添付書類発行機関3を申請先機関4とみなして複数の添付書類の申請手続きを統合した添付書類の申請を行う。よって、添付書類を発行する申請手続きを1つに統合でき、申請者にとって手間が省ける。
【0076】
さらに、第2実施形態、第3実施形態、並びに第4実施形態は、それぞれ第1実施形態の一部の処理を上述した方式として具体的に規定することで効果を得ることができたが、これらの実施形態が置き換える処理には重複がないので、第2実施形態、第3実施形態、並びに第4実施形態の内、利用する処理を任意に組み合わせることができる。例えば、第2実施形態と第4実施形態を同時に利用することが可能となる。その場合においても、使用する実施形態それぞれの効果が独立に得られることは、いうまでもない。
【発明の効果】
本発明により、氏名や住所など共通項目の重複記入を省略し、また、統合された申請書をインターフェースに記入をすることが可能となり、操作性を向上させるとともに、申請者は、複数の申請を一度で済ませることができる。その結果、複数の申請手続きに対し、申請者の利便性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の申請手続き統合装置を含む申請手続き統合システムの概略構成図である。
【図2】本発明の第1、及び第4実施形態である申請手続き統合装置の概略構成図である。
【図3】本発明の実施形態に係る申請手続き統合装置の申請書の統合手続きを示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態に係る申請手続きについて申請書の統合の説明図である。
【図5】本発明の実施形態に係る申請手続き統合装置の申請書の分配手続きを示すフローチャートである。
【図6】本発明の実施形態に係る申請手続きについて申請書の分割の説明図である。
【図7】本発明の第2実施形態である申請手続き統合装置の概略構成図である。
【図8】本発明の第2実施形態である申請書様式の作成手続きを示すフローチャートである。
【図9】本発明の第2実施形態である申請書様式の作成画面の説明図である。
【図10】本発明の第2実施形態である申請書様式の作成結果を保持するデータ構造の説明図である。
【図11】本発明の第3実施形態である申請手続き統合装置の概略構成図である。
【図12】本発明の第3実施形態である申請書様式の選択支援を示すフローチャートである。
【図13】本発明の第4実施形態である添付書類の取得を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1…申請手続き統合装置
11…申請者端末通信部
12…申請先機関通信部
13…添付書類発行機関通信部
20…申請者処理部
30…申請書処理部
40…申請書様式作成部
50…申請条件処理部
110…統合申請書
120…申請書様式作成画面
130…申請書様式記憶形式
Claims (7)
- 申請者端末、申請手続き統合装置、添付書類発行機関端末、および、申請先機関端末を含めて構成され、複数の申請手続きを1回に統合して行う申請手続き統合システムであって、
前記申請者端末が、申請者に提供する申請書様式を前記申請手続き統合装置の記憶手段に登録し、
前記申請手続き統合装置が、前記申請者端末により選択された複数の前記申請書様式について、重複する項目の有無を調べ、重複する項目がある場合は、重複を省いて1つに統合した統合申請書を作成して前記申請者端末に送信し、
前記申請手続き統合装置が、記入済みの前記統合申請書を前記申請者端末から受信すると、
前記申請手続き統合装置が、前記申請書様式を記憶した前記記憶手段を参照することにより前記統合申請書が統合したもとの複数の前記申請書様式を得、
前記申請手続き統合装置が、得た複数の前記申請書様式の項目に、前記統合申請書の記入項目を代入して送信すべき申請書とし、
前記添付書類発行機関端末が、前記申請者端末から添付書類の発行要求を受信すると、前記添付書類を発行するとともに、発行した前記添付書類の発行番号を前記申請者端末に返信し、
前記申請手続き統合装置が、前記申請者端末から前記添付書類の発行番号を受信すると、前記添付書類の発行番号を前記添付書類発行機関端末に通知することにより、発行した前記添付書類を取得し、
前記申請手続き統合装置が、宛先判定部を用いて、記入項目を代入した複数の前記申請書の宛先となる前記申請先機関端末を得、それぞれの宛先となる前記申請先機関端末へと前記申請書および前記添付書類を送信すること
を特徴とする申請手続き統合システム。 - 前記申請者端末による前記申請書様式の登録は、前記申請書様式が有する記入項目を選択することで、前記申請手続き統合装置が選択された記入項目を有する申請書様式を生成して前記申請手続き統合装置の前記記憶手段に登録すること、を特徴とする請求項1に記載の申請手続き統合システム。
- 前記申請者端末による前記申請書様式の選択は、登録された前記申請書様式の提出を必要とするサービスに対応する申請条件と、申請者から取得する申請者についての情報とを、前記申請手続き統合装置が照合することにより、申請条件に適合するサービスに関する前記申請書様式を提示することで前記申請書様式の選択を支援すること、を特徴とする請求項1又は請求項2に記載の申請手続き統合システム。
- 前記申請者端末による前記申請書様式への記入は、過去の前記申請書様式への記入履歴を前記申請手続き統合装置が参照し、同一の記入内容については、履歴を代入すること、を特徴とする請求項1、請求項2、又は請求項3に記載の申請手続き統合システム。
- 前記申請者端末による前記申請書様式の登録は、前記申請書様式が有する記入項目を入力させるために、申請書に係る申請書名、オン又はオフの2状態を持つチェックボタンを有する記入項目の選択欄、並びに、前記添付書類についての情報の入力欄、という画面要素を含んで構成される登録画面を提供することを特徴とする請求項2に記載の申請手続き統合システム。
- 前記申請者端末による前記申請書様式の選択は、前記申請書様式の一覧から選択する前記申請書様式を入力させるために、申請書ごとに、申請書に係る申請書名、オン又はオフの2状態を持つチェックボタン、並びに、申請書の説明文、という画面要素を含んで構成される選択画面を提供することを特徴とする請求項1に記載の申請手続き統合システム。
- 前記申請手続き統合装置による前記統合申請書の作成は、記入項目名、記入項目への入力欄、並びに、記入項目と前記申請書様式との包含関係を示す説明文、を含んで構成されることを特徴とする請求項1に記載の申請手続き統合システム。
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