JP3038384B2 - 資料の保管・検索システム - Google Patents
資料の保管・検索システムInfo
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- JP3038384B2 JP3038384B2 JP13667688A JP13667688A JP3038384B2 JP 3038384 B2 JP3038384 B2 JP 3038384B2 JP 13667688 A JP13667688 A JP 13667688A JP 13667688 A JP13667688 A JP 13667688A JP 3038384 B2 JP3038384 B2 JP 3038384B2
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- 238000013500 data storage Methods 0.000 title description 2
- 239000000463 material Substances 0.000 claims description 96
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 7
- 238000000034 method Methods 0.000 description 4
- 239000013077 target material Substances 0.000 description 2
- 238000007726 management method Methods 0.000 description 1
Landscapes
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Description
【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明はホストコンピュータとワークステーションな
どの端末装置からなる資料の保管・検索システムに係
り、特に新規に登録した資料の案内通知書の利用者への
通知、及び該案内通知書の内容を利用した資料の検索に
好適な資料の保管・検索システムに関する。
どの端末装置からなる資料の保管・検索システムに係
り、特に新規に登録した資料の案内通知書の利用者への
通知、及び該案内通知書の内容を利用した資料の検索に
好適な資料の保管・検索システムに関する。
資料室や図書館等での作業は、一般に資料の蓄積・保
管のために新規資料を登録する作業と、該新規資料類を
利用者へ通知する作業に大別されるが、従来、これらの
作業は別々に行われていた。即ち、保管すべき書類の発
生に伴い、作業員（資料管理者）は該資料のインデク
ス、その他の必要なデータを作成し、資料とゝもに登録
する。一方、新規に登録した資料について、作業員はそ
れを一定期間（例えば１ケ月）毎にまとめて案内通知書
を作成し、各利用者に配布する。なお、この種の自動化
システムとして関連するものには、例えば特開昭50−48
854号公報などが挙げられる。
管のために新規資料を登録する作業と、該新規資料類を
利用者へ通知する作業に大別されるが、従来、これらの
作業は別々に行われていた。即ち、保管すべき書類の発
生に伴い、作業員（資料管理者）は該資料のインデク
ス、その他の必要なデータを作成し、資料とゝもに登録
する。一方、新規に登録した資料について、作業員はそ
れを一定期間（例えば１ケ月）毎にまとめて案内通知書
を作成し、各利用者に配布する。なお、この種の自動化
システムとして関連するものには、例えば特開昭50−48
854号公報などが挙げられる。
上記従来技術は、資料とインデクスと案内通知の一元
管理について配慮されておらず、大量の管理すべき書類
の発生に伴い、作業の繁雑さが増し、案内通知の作成も
れや配布もれが生じるという問題があった。
管理について配慮されておらず、大量の管理すべき書類
の発生に伴い、作業の繁雑さが増し、案内通知の作成も
れや配布もれが生じるという問題があった。
本発明の目的は、ホストコンピュータにて、資料の登
録、該資料からのインデクスの作成、さらには資料案内
通知書の作成及び利用者への配布を自動的に行い、端末
利用者は、配布された資料案内通知書の内容を利用して
容易に資料の検索をできるようにすることにある。
録、該資料からのインデクスの作成、さらには資料案内
通知書の作成及び利用者への配布を自動的に行い、端末
利用者は、配布された資料案内通知書の内容を利用して
容易に資料の検索をできるようにすることにある。
上記目的を達成するために、本発明は、資料を管理す
るホストコンピュータと、該ホストコンピュータに接続
されて該ホストコンピュータの資料を検索する複数のワ
ークステーションなどの端末装置よりなる資料の保管・
検索システムにおいて、ホストコンピュータは、資料を
登録する手段と、登録された資料に関するインデクスを
作成する手段と、作成したインデクスを格納する手段
と、資料案内通知書に関するフォーマット（案内通知フ
ォーマット）を格納する手段と、案内通知フォーマット
に基づき、インデクスから資料案内通知書を作成する手
段と、作成された資料案内通知書を端末装置へ送付する
手段を具備し、端末装置は、送付された資料案内通知書
をもとにインデクスを作成する手段と、作成されたイン
デクスを保持する手段と、該インデクスを用いてホスト
コンピュータの資料を検索する手段を具備することを特
徴とする。
るホストコンピュータと、該ホストコンピュータに接続
されて該ホストコンピュータの資料を検索する複数のワ
ークステーションなどの端末装置よりなる資料の保管・
検索システムにおいて、ホストコンピュータは、資料を
登録する手段と、登録された資料に関するインデクスを
作成する手段と、作成したインデクスを格納する手段
と、資料案内通知書に関するフォーマット（案内通知フ
ォーマット）を格納する手段と、案内通知フォーマット
に基づき、インデクスから資料案内通知書を作成する手
段と、作成された資料案内通知書を端末装置へ送付する
手段を具備し、端末装置は、送付された資料案内通知書
をもとにインデクスを作成する手段と、作成されたイン
デクスを保持する手段と、該インデクスを用いてホスト
コンピュータの資料を検索する手段を具備することを特
徴とする。
本発明では、ホストコンピュータにおいて資料を一元
管理し、資料の登録があると、該資料を検索するための
インデクスの作成と同時に資料の案内通知書を自動的に
作成し、案内通知書を資料利用者の端末装置へ配布す
る。これによって、資料管理者としての作業は、資料の
入力作業だけになるので、案内通知の作成もれや配布も
れおよびインデクスの作成作業を無くすことができる。
また、端末装置により資料を検索する場合、資料利用者
は配布された案内通知書の内容を利用して資料の検索を
行うことができる。
管理し、資料の登録があると、該資料を検索するための
インデクスの作成と同時に資料の案内通知書を自動的に
作成し、案内通知書を資料利用者の端末装置へ配布す
る。これによって、資料管理者としての作業は、資料の
入力作業だけになるので、案内通知の作成もれや配布も
れおよびインデクスの作成作業を無くすことができる。
また、端末装置により資料を検索する場合、資料利用者
は配布された案内通知書の内容を利用して資料の検索を
行うことができる。
以下、本発明の一実施例について図面により説明す
る。
る。
第１図は本発明の一実施例の全体構成図を示す。第１
図において、100は資料の登録や検索、インデクスの作
成及び案内通知の作成や配布の処理を実行するホストシ
ステム（ホストコンピュータ）、200は資料管理者用の
ワークステーション（端末装置）、300は資料利用者用
のワークステーション（端末装置）である。
図において、100は資料の登録や検索、インデクスの作
成及び案内通知の作成や配布の処理を実行するホストシ
ステム（ホストコンピュータ）、200は資料管理者用の
ワークステーション（端末装置）、300は資料利用者用
のワークステーション（端末装置）である。
本ホストシステム100において資料のインデクスの作
成と同時に資料案内通知書の自動作成・配布を行わせる
ため、資料管理者はあらかじめ案内通知書のフォーマッ
トを作成して案内通知フォーマットファイル112に格納
しておくと共に、配布先テーブルファイル114上の配布
先テーブルに配布先や同報・回覧等の配布属性を初期設
定しておく。第10図に案内通知書のフォーマット例を、
第11図に配布先テーブルの一例を示す。
成と同時に資料案内通知書の自動作成・配布を行わせる
ため、資料管理者はあらかじめ案内通知書のフォーマッ
トを作成して案内通知フォーマットファイル112に格納
しておくと共に、配布先テーブルファイル114上の配布
先テーブルに配布先や同報・回覧等の配布属性を初期設
定しておく。第10図に案内通知書のフォーマット例を、
第11図に配布先テーブルの一例を示す。
さて、資料の入荷等があると、資料管理者はワークス
テーション200を用いて資料の入力を行う。資料の入力
は資料入力プログラム201の制御下で行われ、資料入力
用ファイル210に格納される。第２図に資料入力プログ
ラム201の処理フローを示す。このワークステーション2
00の資料入力用ファイル210に格納された資料は、ワー
クステーション200の資料登録プログラム202とホストシ
ステム100の資料登録プログラム101が連動して、指定期
日になると、ホストシステム100の資料ファイル110に転
送される。この転送が終了すると、ワークステーション
200の資料登録プログラム202は資料入力用ファイル210
をイニシャライズして次の資料入力にそなえ、一方、ホ
ストシステム100の資料登録プログラム101はインデクス
作成プログラム102を起動する。第３図及び第４図に資
料登録プログラム202,101の処理フローを示す。
テーション200を用いて資料の入力を行う。資料の入力
は資料入力プログラム201の制御下で行われ、資料入力
用ファイル210に格納される。第２図に資料入力プログ
ラム201の処理フローを示す。このワークステーション2
00の資料入力用ファイル210に格納された資料は、ワー
クステーション200の資料登録プログラム202とホストシ
ステム100の資料登録プログラム101が連動して、指定期
日になると、ホストシステム100の資料ファイル110に転
送される。この転送が終了すると、ワークステーション
200の資料登録プログラム202は資料入力用ファイル210
をイニシャライズして次の資料入力にそなえ、一方、ホ
ストシステム100の資料登録プログラム101はインデクス
作成プログラム102を起動する。第３図及び第４図に資
料登録プログラム202,101の処理フローを示す。
インデクス作成プログラム102は、資料ファイル110に
新しく登録された資料について、それぞれ該当資料の検
索のために資料名と頻出単語を抽出してインデクスを作
成する。さらに、資料ファイル110内の資料実体とのリ
ンケージパス（資料格納アドレス）もインデクスに設定
しておく。第９図にインデクスの一例を示す。インデク
ス作成プログラム102は、この作成したインデクスをイ
ンデクスファイル111に格納し、案内通知書作成プログ
ラム103を起動する。第５図にインデクス作成プログラ
ム102の処理フローを示す。
新しく登録された資料について、それぞれ該当資料の検
索のために資料名と頻出単語を抽出してインデクスを作
成する。さらに、資料ファイル110内の資料実体とのリ
ンケージパス（資料格納アドレス）もインデクスに設定
しておく。第９図にインデクスの一例を示す。インデク
ス作成プログラム102は、この作成したインデクスをイ
ンデクスファイル111に格納し、案内通知書作成プログ
ラム103を起動する。第５図にインデクス作成プログラ
ム102の処理フローを示す。
案内通知書作成プログラム103では、初期設定の時に
指定しておいた案内通知書のフォーマット（第10図参
照）をファイル112より読出し、それにインデクスファ
イル111のインデクス内容（文書名、最頻出単語等）を
盛込んだ案内通知書を作成し、案内通知ファイル113に
格納する。その後、案内通知書配布プログラム104を起
動する。第６図に案内通知書作成プログラム103の処理
フローを示す。
指定しておいた案内通知書のフォーマット（第10図参
照）をファイル112より読出し、それにインデクスファ
イル111のインデクス内容（文書名、最頻出単語等）を
盛込んだ案内通知書を作成し、案内通知ファイル113に
格納する。その後、案内通知書配布プログラム104を起
動する。第６図に案内通知書作成プログラム103の処理
フローを示す。
案内通知書配布プログラム104では、初期設定として
作成された配布先テーブル（第11図参照）をファイル11
4から読出し、該配布先テーブルに従ってファイル113の
案内通知書を各利用者のワークステーション300に配送
する。この時、配布先テーブル中の同報欄の数値が０以
外である場合は、第12図のような回覧経路を作成し、そ
の一番上に部門・部署や利用者名称を出力し、次のレコ
ードを読む。配布先テーブル中の同報欄の数値が０であ
る場合は回覧経路に部門・部署や利用者名称を出力す
る。案内通知書を回覧する場合は、回覧経路を添付し、
一番上の利用者名称のワークステーションに配布する。
テーブル中の回覧の欄の数値が０である場合は、回覧経
路を作成せずに配布する。第７図に案内通知書配布プロ
グラム104の処理フローを示す。
作成された配布先テーブル（第11図参照）をファイル11
4から読出し、該配布先テーブルに従ってファイル113の
案内通知書を各利用者のワークステーション300に配送
する。この時、配布先テーブル中の同報欄の数値が０以
外である場合は、第12図のような回覧経路を作成し、そ
の一番上に部門・部署や利用者名称を出力し、次のレコ
ードを読む。配布先テーブル中の同報欄の数値が０であ
る場合は回覧経路に部門・部署や利用者名称を出力す
る。案内通知書を回覧する場合は、回覧経路を添付し、
一番上の利用者名称のワークステーションに配布する。
テーブル中の回覧の欄の数値が０である場合は、回覧経
路を作成せずに配布する。第７図に案内通知書配布プロ
グラム104の処理フローを示す。
資料利用者のワークステーション300は、ホストシス
テム100から配布された案内通知書を案内書受取りプロ
グラム301の制御下で案内通知ファイル310に格納し、該
案内通知書に回覧経路が添付されている場合は、該回覧
経路に従い案内通知書を次の利用者に送布（回覧）す
る。第８図に案内書受取りプログラム301の処理フロー
を示す。
テム100から配布された案内通知書を案内書受取りプロ
グラム301の制御下で案内通知ファイル310に格納し、該
案内通知書に回覧経路が添付されている場合は、該回覧
経路に従い案内通知書を次の利用者に送布（回覧）す
る。第８図に案内書受取りプログラム301の処理フロー
を示す。
ワークステーション300の資料利用者は、その後、案
内通知書を参照してインデクス作成を行いたい場合は、
インデクス作成プログラム302を起動し、該起動を受け
たインデクス作成プログラム302はファイル310内の案内
通知書にもとづいてインデクスを作成してインデクスフ
ァイル311に格納する。また、資料検索を行う場合は資
料検索プログラム303を起動する。資料検索プログラム3
03はインデクスファイル311より該当インデクスを読出
してそれを検索キーとし、ホストシステム100の資料検
索プログラム105と連動して資料ファイル110を検索する
ことにより目的の資料を得る。
内通知書を参照してインデクス作成を行いたい場合は、
インデクス作成プログラム302を起動し、該起動を受け
たインデクス作成プログラム302はファイル310内の案内
通知書にもとづいてインデクスを作成してインデクスフ
ァイル311に格納する。また、資料検索を行う場合は資
料検索プログラム303を起動する。資料検索プログラム3
03はインデクスファイル311より該当インデクスを読出
してそれを検索キーとし、ホストシステム100の資料検
索プログラム105と連動して資料ファイル110を検索する
ことにより目的の資料を得る。
第１図の実施例によれば、ホストシステム100で資料
を一元管理し、各利用者のワークステーション300で独
自に作成したインデクスによって目的の資料を得ること
ができる。なお、上記一連の操作のうち、ワークステー
ション300側では、配布された案内通知書を使わず、所
望の検索キーを入力し、ホストシステム側のインデクス
を利用して検索することもできる。また、ワークステー
ション300において、案内通知を自動的にインデクスへ
反映させることもできる。
を一元管理し、各利用者のワークステーション300で独
自に作成したインデクスによって目的の資料を得ること
ができる。なお、上記一連の操作のうち、ワークステー
ション300側では、配布された案内通知書を使わず、所
望の検索キーを入力し、ホストシステム側のインデクス
を利用して検索することもできる。また、ワークステー
ション300において、案内通知を自動的にインデクスへ
反映させることもできる。
以上の説明から明らかな如く、本発明によれば、従
来、資料管理者が行っていた資料類のインデクスの作成
や案内通知書の作成・配布をホストシステムが自動的に
行うので、資料管理者の繁雑さを軽減できると共に、端
末装置では、配布された案内通知書をもとにインデクス
を作成して保持することにより、資料利用者においては
案内通知書を利用して容易に目的の資料の検索が行える
という効果がある。
来、資料管理者が行っていた資料類のインデクスの作成
や案内通知書の作成・配布をホストシステムが自動的に
行うので、資料管理者の繁雑さを軽減できると共に、端
末装置では、配布された案内通知書をもとにインデクス
を作成して保持することにより、資料利用者においては
案内通知書を利用して容易に目的の資料の検索が行える
という効果がある。
第１図は本発明の一実施例の全体のシステム構成図、第
２図は資料入力プログラムの処理フロー図、第３図及び
第４図は資料登録プログラムの処理フロー図、第５図は
インデクス作成プログラムの処理フロー図、第６図は案
内通知書作成プログラムの処理フロー図、第７図は案内
通知書配布プログラムの処理フロー図、第８図は案内書
受取りプログラムの処理フロー図、第９図は資料検索の
ためのインデクスの一例を示す図、第10図は案内通知書
のフォーマット例を示す図、第11図は配布先テーブルの
一例を示す図、第12図は回覧経路の一例を示す図であ
る。 100……ホストシステム、 101……資料登録プログラム、 102……インデクス作成プログラム、 103……案内通知書作成プログラム、 104……案内通知書配布プログラム、 105……資料検索プログラム、 110……資料ファイル、 111……インデクスファイル、 113……案内通知ファイル、 200……資料管理者用ワークステーション、 201……資料入力プログラム、 202……資料登録プログラム、 210……資料入力用ファイル、 300……資料利用者用ワークステーション、 301……案内書受取りプログラム、 302……インデクス作成プログラム、 303……資料検索プログラム、 310……案内通知ファイル、 311……インデクスファイル。
２図は資料入力プログラムの処理フロー図、第３図及び
第４図は資料登録プログラムの処理フロー図、第５図は
インデクス作成プログラムの処理フロー図、第６図は案
内通知書作成プログラムの処理フロー図、第７図は案内
通知書配布プログラムの処理フロー図、第８図は案内書
受取りプログラムの処理フロー図、第９図は資料検索の
ためのインデクスの一例を示す図、第10図は案内通知書
のフォーマット例を示す図、第11図は配布先テーブルの
一例を示す図、第12図は回覧経路の一例を示す図であ
る。 100……ホストシステム、 101……資料登録プログラム、 102……インデクス作成プログラム、 103……案内通知書作成プログラム、 104……案内通知書配布プログラム、 105……資料検索プログラム、 110……資料ファイル、 111……インデクスファイル、 113……案内通知ファイル、 200……資料管理者用ワークステーション、 201……資料入力プログラム、 202……資料登録プログラム、 210……資料入力用ファイル、 300……資料利用者用ワークステーション、 301……案内書受取りプログラム、 302……インデクス作成プログラム、 303……資料検索プログラム、 310……案内通知ファイル、 311……インデクスファイル。
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 細江 敏彦 東京都品川区南大井６丁目23番15号 株 式会社日立製作所大森ソフトウェア工場 内 (56)参考文献 特開 昭61−248160（ＪＰ，Ａ) 藤井陽三，御手洗勝範，“研究所にお ける社内技術資料のデータベース作成の 試み”，第22回情報科学技術研究集会発 表論文集，ｐｐ．55−62，（1986年) (58)調査した分野(Int.Cl.7，ＤＢ名) G06F 17/60 G06F 17/30 ＪＩＣＳＴファイル（ＪＯＩＳ)
Claims (1)
- 【請求項１】資料を管理するホストコンピュータと、該
ホストコンピュータに接続されて該ホストコンピュータ
の資料を検索する複数のワークステーションなどの端末
装置よりなる資料の保管・検索システムにおいて、 ホストコンピュータは、資料を登録する手段と、登録さ
れた資料に関するインデクスを作成する手段と、作成し
たインデクスを格納する手段と、資料案内通知書に関す
るフォーマット（以下、案内通知フォーマットという）
を格納する手段と、前記案内通知フォーマットに基づ
き、前記インデクスから資料案内通知書を作成する手段
と、前記作成された資料案内通知書を前記端末装置へ送
付する手段を具備し、 前記端末装置は、ホストコンピュータから送付された資
料案内通知書をもとにインデクスを作成する手段と、作
成されたインデクスを保持する手段と、該インデクスを
用いて前記ホストコンピュータの資料を検索する手段を
具備する、 ことを特徴とする資料の保管・検索システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP13667688A JP3038384B2 (ja) | 1988-06-03 | 1988-06-03 | 資料の保管・検索システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP13667688A JP3038384B2 (ja) | 1988-06-03 | 1988-06-03 | 資料の保管・検索システム |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH01305469A JPH01305469A (ja) | 1989-12-08 |
| JP3038384B2 true JP3038384B2 (ja) | 2000-05-08 |
Family
ID=15180870
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP13667688A Expired - Fee Related JP3038384B2 (ja) | 1988-06-03 | 1988-06-03 | 資料の保管・検索システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3038384B2 (ja) |
Family Cites Families (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS62212769A (ja) * | 1986-03-13 | 1987-09-18 | Fujitsu Ltd | 電子注文配達受取システム |
-
1988
- 1988-06-03 JP JP13667688A patent/JP3038384B2/ja not_active Expired - Fee Related
Non-Patent Citations (1)
| Title |
|---|
| 藤井陽三，御手洗勝範，"研究所における社内技術資料のデータベース作成の試み"，第２２回情報科学技術研究集会発表論文集，ｐｐ．５５−６２，（１９８６年） |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPH01305469A (ja) | 1989-12-08 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| LAPS | Cancellation because of no payment of annual fees |