JP2907088B2 - 伝言機能付き電子行先表示板 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、行先表示板に関
し、特にクライアント／サーバ型ネットワークシステム
に好適な伝言機能付き電子行先表示板に関する。

【０００２】

【従来の技術】この種の従来の行先表示板としては、例
えば、実開平３−４１３８８号公報に記載されているよ
うに、複数の部屋に設置された子局を回線によりホスト
局と接続し、各人の行先を表示する行先表示装置が提案
されている。

【０００３】また、特開平４−３２１３５９号公報に記
載されているように、各人の所在を示す機能と、音声メ
ッセージの記録／再生機能と、を有し、電話回線を介し
てアクセス可能な行先表示板が提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記各
公報に記載された従来の装置には、以下のような問題点
がある。

【０００５】第１の問題点は、電話回線から行先表示板
をアクセスしなければならないため、行先表示板を利用
する対象者の状態入力の信頼性に欠ける面があるという
ことである。

【０００６】第２の問題点は、音声データによってメッ
セージの送受信を行なうため、メッセージの内容を正確
に聞きとれない場合があり、またメッセージの送信元に
おいてメッセージが正確に伝達されたか否かの確認をす
ることが難しく、さらにデータの再利用が困難であると
いうことである。

【０００７】従って、本発明は、前記問題点に鑑みてな
されたものであり、対象者の在席／不在状況を容易かつ
確実に確認することができると共に、他の対象者への連
絡もスムーズに行うことができる伝言機能付き電子行先
表示板を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、少なくとも一のサーバと複数の端末とか
ら構成されるネットワークシステムにおいて、前記サー
バは、前記複数の端末の各々の利用者の行先データを一
括して管理する手段と、前記複数の端末の各々から送信
されるメッセージを蓄積する手段と、を有し、前記複数
の端末の各々は、他の利用者の在席／不在状況を表示す
る手段と、自己の行先を設定する手段と、特定の利用者
宛のメッセージを編集する手段と、を有し、前記端末の
前記メッセージ編集手段において、メッセージの宛先
名、発信相手先名、返信の要否、相手先情報などの入力
欄を画面表示し利用者が所定の情報を設定することによ
り、前記特定の利用者宛のメッセージの作成及び送信が
可能とされ、前記複数の端末の各々からの要求に応じ
て、前記サーバ上で管理されている前記行先データに基
づき各端末の画面上に他の利用者の在席／不在状況を表
示すると共に、他の端末との間で前記サーバを介して前
記メッセージを送受信し、話中の利用者宛への電話をあ
る利用者が代理で受けた際に前記話中利用者の端末との
間でメッセージを送受することで発信相手の意向に応じ
た電話対応ないし電話取り次ぎを可能としている伝言機
能付き電子行先表示板であって、以下の特徴を有する。

【０００９】本発明の伝言機能付き電子行先表示板は、
前記端末を停止する際に、該端末の利用者の行先データ
が更新されているか否かを検出し、該更新がなされてい
ない場合に該端末の利用者に対して警告を発する。

【００１０】なお、本発明の伝言機能付き電子行先表示
板においては、前記メッセージの送信先の端末が起動し
ていないときに前記送信先の端末へのメッセージを前記
サーバ上に一旦蓄積しておき、前記送信先の端末を起動
された際に、該端末の前回停止時以降に送信されたメッ
セージを一括して該端末の画面上に表示するとよい。

【００１１】また、本発明の伝言機能付き電子行先表示
板においては、前記端末の利用者が行先を設定して離席
状態となった際に、該端末の画面上に離席情報を表示す
るとよい。

【００１２】さらにまた、本発明の伝言機能付き電子行
先表示板は、前記端末が所定の利用宛に対してメッセー
ジを送信した際に、該メッセージを前記利用者の端末の
画面上に表示させるようにするとよい。

【００１３】本発明の伝言機能付き電子行先表示板によ
れば、端末において他の利用者の在席／不在状況を表示
する手段を起動すると、利用者の行先状況を監視する常
駐シェルが作動し、端末とサーバとの間で行先データ等
の送受信を行う。

【００１４】また、本発明の伝言機能付き電子行先表示
板によれば、編集されたメッセージをサーバに送信し、
送信先の端末で常駐シェルが起動しているときには、こ
のメッセージを即時に送信先の端末の画面上に表示さ
せ、一方、常駐シェルが起動していないときには、この
メッセージを一旦サーバ上に蓄積しておき、送信先の端
末の次回起動時に一括して端末の画面上に表示させる。

【００１５】なお、本発明の伝言機能付き電子行先表示
板によれば、後述するように、例えば、他の利用者宛の
電話を受けてから連絡すべき利用者の在席／不在状況を
確認し、不在の場合にメッセージを送信するといった一
連の作業をより速く、簡易に行うことができるようにな
る。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して詳細に説明する。

【００１７】図１は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板が適用されるネットワークシステ
ムの構成を示す図である。

【００１８】図１に示すように、本実施形態に係る伝言
機能付き電子行先表示板は、サーバ１と、サーバ１に接
続される端末４₁、４₂、…、４_nと、から構成されるク
ライアント／サーバ型ネットワークシステムに適用する
ことができる。サーバ１と端末４₁、４₂、…、４_nと
は、ネットワークケーブル３を介して互いに接続されて
おり、データを相互に送受信することができる。

【００１９】サーバ１には、データ管理部２が設けら
れ、運用上必要となる管理すべき対象者の名簿、行先リ
スト、対象者の行先データ、端末間で送受信されるメッ
セージ等の情報を一括して管理している。

【００２０】端末４₁、４₂、…、４_nには、対象者の在
席／不在状況や不在の場合の対象者の行先等を監視する
ための電子行先表示シェルが常駐している。

【００２１】端末４₁、４₂、…、４_nは、各端末の画面
上に対象者の在席／不在状況や不在の場合の行先等を表
示する在席状況表示手段と、離席時や外出時等に自己の
行先を設定するための行先設定手段と、所定の対象者宛
のメッセージを編集するためのメッセージ編集手段と、
受信したメッセージを表示するメッセージ表示手段と、
対象者の登録／変更／削除や行先リストの登録／変更／
削除等を管理するためのシステム管理手段と、を有して
いる。

【００２２】図２は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の在席状況表示手段（行先表示板
５）を説明するための模式図である。

【００２３】図２に示すように、行先表示板５は、端末
４₁、４₂、…、４_nのそれぞれの画面上に表示され、対
象者毎に、対象者の氏名５ａ、行先５ｂ、戻り時刻５ｃ
等を表示して、対象者の在席／不在状況や不在の場合の
行先等を一覧形式で確認できるようにしている。

【００２４】また、それぞれの対象者毎にボタン５ｄが
付けられており、後述するように、ボタン５ｄを押下す
ることにより、対応する対象者に対してメッセージを送
信することができる。

【００２５】なお、行先表示板５を画面上に表示させた
状態で、各端末の利用者は、対象者の登録／変更／削除
を行うことができる。対象者の登録／変更／削除が行わ
れると、システム管理手段（図示せず）により、サーバ
１のデータ管理部２に格納されている対象者の名簿の登
録／変更／削除が行われる。

【００２６】図３は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の行先設定手段（行先メニュー
６）を説明するための模式図である。

【００２７】図３に示すように、行先メニュー６は、端
末４₁、４₂、…、４_nのそれぞれの画面上に表示され、
「喫煙所」、「出張」、「会議」、…、「実験室」、
「外出」、「来客」、…、「休暇」を意味する各種のア
イコンが配列された構成となっている。

【００２８】各端末の利用者は、離席時や外出時等に
は、行先メニュー６を端末の画面上に表示させ、自己の
行先に最も合致するアイコンを押下して行先の設定を行
う。特定のアイコンの押下によって行先が設定される
と、それに合わせてサーバ１のデータ管理部２に格納さ
れている行先データが更新される。

【００２９】なお、行先メニュー６を画面上に表示させ
た状態で、各端末の利用者は、任意にアイコンを設定す
ることができる。アイコンの登録／変更／削除が行われ
ると、システム管理手段（図示せず）により、サーバ１
のデータ管理部２に格納されている行先リストの登録／
変更／削除が行われる。また、行先メニュー６を用いて
会議室の番号や外出先といったより詳細な行先情報や、
会議開催時間といった時間情報を併せて設定できるよう
にしてもよい。

【００３０】図４は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板のメッセージ編集手段（伝言票
７）を説明するための模式図である。

【００３１】伝言票７は、図２に示した行先表示板５の
ボタン５ｄを押下することにより起動される。

【００３２】図４に示すように、伝言票７には、メッセ
ージの宛先名、電話等をかけてきた相手先名、返信の要
否、相手先の電話番号、受付時刻等を入力する欄が予め
設けられており、これらの空欄の部分に適宜必要な事項
を入力していくことにより、特定の利用者宛のメッセー
ジを容易に作成することができる。

【００３３】また、伝言票７には、伝言票送信ボタン７
ａ及び送信キャンセルボタン７ｂが付けられており、伝
言票送信ボタン７ａを押下して作成されたメッセージを
所定の対象者に送信する一方で、送信キャンセルボタン
７ｂを押下してメッセージの送信を取り消すことができ
る。

【００３４】さらに、伝言票７は、送信先の端末で電子
行先表示シェルが起動しているときには、図４に示した
ものと同様のフォーマットの伝言票を端末の画面上に即
時に表示し、一方、送信先の端末で電子行先表示シェル
が起動していないときには、送信先の端末の次回起動時
に一括して表示する。

【００３５】なお、伝言票７に設けられた各欄のうち、
メッセージの宛先名の欄については、行先表示板５のボ
タン５ｄを押下した際に、対応する対象者の氏名を自動
的に埋め込むようにするとよく、また受付時刻の欄につ
いても、端末４₁、４₂、…、４_nのオペレーティング・
システム（ＯＳ）レベルで提供される計時機能を利用し
てボタン５ｄを押下した際の日時を自動的に埋め込むよ
うにするとよい。

【００３６】次に、本実施形態に係る伝言機能付き電子
行先表示板の動作について説明する。

【００３７】図５は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の端末起動時における処理の流れ
を示すフローチャートである。

【００３８】図１、図２及び図５を参照して、本実施形
態に係る伝言機能付き電子行先表示板の端末起動時にお
ける動作を説明する。

【００３９】例えば、端末４₁を起動すると、自動的に
端末４₁の電子行先表示シェルが起動し、端末の前回停
止時以降に送信されたメッセージがサーバ１のデータ管
理部２に蓄積されているか否かが判断される（ステップ
５０１）。

【００４０】端末４₁がデータ管理部２内のデータベー
スを検索して自己宛のメッセージがあると判断した場合
（ステップ５０１でＹＥＳの場合）には、端末４₁の画
面上にそのメッセージを表示する（ステップ５０２）。
なお、画面上でのメッセージの表示は、図４に示した伝
言票７と同様のフォーマットで行うことができる。

【００４１】表示されたメッセージに対しては、保存、
印刷、削除等の各種の処理を行うことができる。また、
送信者の指定に応じて着信確認メッセージを送信者に返
信することもできる。

【００４２】これに対し、データ管理部２内のデータベ
ースを検索して、自己宛のメッセージがないと判断した
場合（ステップ５０１でＮＯの場合）には、サーバ１の
データ管理部２から対象者の在席／不在についての最新
状況を入手し（ステップ５０３）、端末４₁の画面上に
行先表示板５として表示させる（ステップ５０４）。

【００４３】図６は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の行先確認時における処理の流れ
を示すフローチャートである。

【００４４】図１、図２、図４及び図６を参照して、本
実施形態に係る伝言機能付き電子行先表示板により対象
者の行先を確認する際の動作を説明する。具体例とし
て、端末４₁の利用者Ａが端末４₂の利用者Ｂ宛の電話の
着信を受けた場合について説明する。

【００４５】利用者Ａは、予め端末４₁の画面上に行先
表示板５を表示させ、サーバ１のデータ管理部２から対
象者の在席／不在についての最新状況を入手しているも
のとする（ステップ６０１）。

【００４６】利用者Ａが、利用者Ｂの在席を目視等で確
認できる場合（ステップ６０２でＹＥＳの場合）には、
利用者Ｂが他の電話に出て話し中であるか否かを判断し
（ステップ６０５）、話し中でない場合（ステップ６０
５でＮＯの場合）には、本実施形態に係る伝言機能付き
電子行先表示板を用いることなく、電話を転送したり、
利用者Ｂのところまで行って直接用件を伝達する。

【００４７】後述するように、利用者Ａの端末４₁から
利用者Ｂの端末４₂に対してメッセージを送って利用者
Ｂに電話が入っていることを知らせることも可能である
が、より早く確実な電話対応を行うため、このような場
合には電話の転送といった通常の方法で対処する。

【００４８】これに対し、利用者Ｂが在席しているのは
確認できたが、利用者Ｂが他の電話に出て話し中である
場合（ステップ６０５でＹＥＳの場合）には、電話の相
手先等の必要な事項を入力し（ステップ６０６）、利用
者Ａの端末４₁から利用者Ｂの端末４₂に対してメッセー
ジを送信する（ステップ６０７）。このメッセージの送
信は図４に示した伝言票７を用いて行うほか、これとは
別のより簡易な方法で行うこともできる。

【００４９】送信されたメッセージは利用者Ｂの端末４
₂の画面上に表示され、また音によってメッセージの着
信があったことを知らせる。これにより、利用者Ｂは話
し中の電話を保留することなく、電話が入ったことを素
早く確認することができ、さらに着信確認メッセージを
返信することにより利用者Ａに対して適切な指示を行う
ことができる。

【００５０】利用者Ａが、利用者Ｂからの着信確認メッ
セージの返信を受け取り（ステップ６０９）、その着信
確認メッセージに「こちらから折り返し電話する」旨の
指示が含まれている場合（ステップ６１０でＹＥＳの場
合）には、利用者Ａは伝言票７を端末４₁の画面上に表
示させ、利用者Ｂに送信するメッセージを作成する（ス
テップ６１１）。

【００５１】作成されたメッセージは、伝言票７に付け
られている伝言票送信ボタン７ａを押下することで、利
用者Ｂに対して適切に送信される（ステップ６１２）。

【００５２】一方、利用者Ｂの在席が確認できない場合
（ステップ６０２でＮＯの場合）には、表示されている
行先表示板５を用いて利用者Ｂが一時的に離席している
だけなのか、それとも外出等で不在であるのか、を確認
する（ステップ６０３）。

【００５３】利用者Ｂが一時的に離席している場合に
は、利用者Ｂの現在の居所を行先表示板５でさらに詳し
く確認し（ステップ６０４）、利用者Ｂがすぐ近くの喫
煙所等にいる場合には、利用者Ａは利用者Ｂを直接呼出
しに行って直接用件を伝達する。

【００５４】これに対し、利用者Ｂが外出や休暇等によ
って不在である場合は、電話の相手先の用件を確認し、
伝言票７を用いて利用者Ｂに対してメッセージを送信す
る（ステップ６１１、６１２）。

【００５５】図７は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の利用者離席時における処理の流
れを示すフローチャートである。

【００５６】図３及び図７を参照すると、各端末の利用
者が端末４₁、４₂、…、４_nを停止せずに離席する際に
は、各端末の画面上に行先メニュー６を表示させ、特定
のアイコンを押下して離席後の居所（行先）を設定した
後に（ステップ７０１）、離席するようにする。

【００５７】行先メニュー６の特定アイコンが押下され
ると、サーバ１のデータ管理部２内のデータベースが更
新されると共に（ステップ７０２）、各端末の画面上に
離席場所、離席時間等の離席情報が表示される（ステッ
プ７０３）。なお、離席情報は、例えばスクリーンセー
バに組み込んで表示させることができ、これにより端末
の設置場所まで所在を確認しにきた者がその端末の利用
者の居所を確認できるようにする。

【００５８】図８は、本発明の一実施形態に係る伝言機
能付き電子行先表示板の端末停止時における処理の流れ
を示すフローチャートである。

【００５９】図８を参照すると、各端末の利用者が外出
や帰宅等によって端末４₁、４₂、…、４_nを停止する際
には、各端末はサーバ１のデータ管理部２に格納されて
いる行先データが不在状態を意味するものに更新されて
いるか否かを判断する（ステップ８０１）。

【００６０】ステップ８０１でデータの更新がなされて
いないと判断された場合（ステップ８０１でＮＯの場
合）には、電子行先表示シェルを停止させる直前に利用
者に対して警告を発し、利用者が離席後の行先を確実に
入力するように促す（ステップ８０２）。

【００６１】これに対し、利用者が端末４₁、４₂、…、
４_nの画面上に行先メニュー６を表示させて行先を適切
に設定すれば（ステップ８０３）、常駐の電子行先表示
シェルは正常に停止し、端末の停止処理が完了する。

【００６２】以上、本発明の一実施形態について説明し
てきたが、本発明はこのような実施の形態に限定される
ことなく、本発明の原理に準ずる各種の実施の形態を含
む。

【００６３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の伝言機能
付き電子行先表示板によれば、対象者の在席／不在状況
を容易かつ確実に確認することができ、特に外出／会議
／出張等の長期の不在だけでなく、喫煙等の数分の離席
等を容易に確認することができるため、スムーズかつ適
切な電話対応を行うことができる。

【００６４】また、本発明の伝言機能付き電子行先表示
板によれば、対象者の在席／不在状況を確認すると共
に、所定の対象者に対してメッセージを送受信すること
ができるため、例えば話中者宛の電話を代理で受けたよ
うな場合でも相手先の意向に応じた適切な電話対応ない
し電話取り次ぎを行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板が適用されるネットワークシステムの構成を示
す図である。

【図２】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の在席状況表示手段（行先表示板５）を説明す
るための模式図である。

【図３】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の行先設定手段（行先メニュー６）を説明する
ための模式図である。

【図４】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板のメッセージ編集手段（伝言票７）を説明する
ための模式図である。

【図５】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の端末起動時における処理の流れを示すフロー
チャートである。

【図６】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の行先確認時における処理の流れを示すフロー
チャートである。

【図７】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の利用者離席時における処理の流れを示すフロ
ーチャートである。

【図８】本発明の一実施形態に係る伝言機能付き電子行
先表示板の端末停止時における処理の流れを示すフロー
チャートである。

【符号の説明】

１ サーバ ２ データ管理部 ３ ネットワークケーブル ４₁、４₂、…、４_n 端末 ５ 行先表示板 ５ｄ ボタン ６ 行先メニュー ７ 伝言票 ７ａ 伝言票送信ボタン ７ｂ 送信キャンセルボタン

フロントページの続き (56)参考文献 特開 平３−125189（ＪＰ，Ａ) 特開 平７−219864（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−48645（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−308377（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−63845（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−167694（ＪＰ，Ａ) 特開 昭62−196797（ＪＰ，Ａ) 実開 平３−41388（ＪＰ，Ｕ) 株式会社東芝，「ＴＯＳＨＩＢＡ Ａ Ｓシリーズ メイル機能説明書 Ｖ４ 編」，Ａ13版，平成７年５月20日，ｐ. 43−79 (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) G08B 5/00 G06F 13/00 351 - 357

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】少なくとも一のサーバと複数の端末とから
   構成されるネットワークシステムにおいて、 前記サーバは、前記複数の端末の各々の利用者の行先デ
   ータを一括して管理する手段と、 前記複数の端末の各々から送信されるメッセージを蓄積
   する手段と、を有し、 前記複数の端末の各々は、他の利用者の在席／不在状況
   を表示する手段と、 自己の行先を設定する手段と、 特定の利用者宛のメッセージを編集する手段と、を有
   し、 前記端末の前記メッセージ編集手段において、メッセー
   ジの宛先名、発信相手先名、返信の要否、相手先情報な
   どの入力欄を画面表示し利用者が所定の情報を設定する
   ことにより、前記特定の利用者宛のメッセージの作成及
   び送信が可能とされ、 前記複数の端末の各々からの要求に応じて、前記サーバ
   上で管理されている前記行先データに基づき各端末の画
   面上に他の利用者の在席／不在状況を表示すると共に、
   他の端末との間で前記サーバを介して前記メッセージを
   送受信し、 話中の利用者宛への電話をある利用者が代理で受けた際
   に前記話中利用者の端末との間でメッセージを送受する
   ことで、発信相手の意向に応じた電話対応ないし電話取
   り次ぎを可能としている伝言機能付き電子行先表示板で
   あって、前記端末を停止する際に、該端末の利用者の行先データ
   が更新されているか否かを検出し、該更新がなされてい
   ない場合に該端末の利用者に対して警告を発するように
   した ことを特徴とする伝言機能付き電子行先表示板。