JP2022175324A - 業務支援プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】従業員の打刻忘れによる勤務時間集計の負担を軽減することができる業務支援プログラムを提供する。【解決手段】本発明に係る業務支援プログラムは、コンピュータに予定勤務時間データを記録するステップと業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップと、記録した業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、記録した予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップを実行させる。【選択図】図１

Description

本発明は業務支援プログラムに関する。

複数の従業員の勤怠管理を行うシステムとしては、いわゆるタイムカードシステムが存在する。タイムカードシステムとは、個々の従業員に対してタイムカードを配布し、このタイムカードを従業員が勤務の開始時及び終了時、休憩の開始時及び終了時等にタイムカードレコーダーのカード挿入口に挿入することでその時刻を打刻するシステムであり、これにより各従業員の各集計期間中の勤務時間等を把握することができるものである。

しかしながら、このタイムカードシステムにおいては、従業員の打刻忘れが頻発してしまうといった課題がある。この打刻忘れについては、後で修正することが可能であるが、気づくのが遅くなればなるほど正確な時刻を思い出すことが困難であるといった課題がある。

これらの先行技術として、例えば下記非特許文献１には、このタイムカードシステムをコンピュータ上で処理しようとする技術が記載されている。

ｈｔｔｐｓ：／／ａｉｒｒｅｇｉ．ｊｐ／ｓｈｉｆｔ／

しかしながら、上記非特許文献１に記載の技術は、出退勤の打刻を行うのみであり、従業員の打刻忘れに対応するという点において課題が残る。この打刻忘れに関する対応は、各従業員に対して打刻忘れの日時などを通知し、その修正申告を待って承認する必要があるのが一般的であり、この打刻忘れに関する対応が集計担当者において非常に大きな負担となっている現状がある。

そこで、本発明は上記課題に鑑み、従業員の打刻忘れによる勤務時間集計の負担を軽減することができる業務支援プログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決する本発明の一観点に係る業務支援プログラムは、コンピュータに、予定勤務時間データを記録するステップ、業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップ、記録した業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、記録した予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップ、を実行させるためのものである。

また、本観点において、限定されるわけではないが、推定時刻データに対する修正申請時刻データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。

また、本観点において、限定されるわけではないが、修正申請時刻データに対応する承認データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。

また、本観点において、限定されるわけではないが、推定時刻データに対して正誤データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。

また、本観点において、限定されるわけではないが、一定期間内における打刻ミス回数データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。

また、本観点において、限定されるわけではないが、予定勤務時間データと、業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、予定休憩開始時刻データ、及び、予定休憩終了時刻データの少なくともいずれかの打刻データとの差分情報を含む差分データを記録することが好ましい。

以上、本発明によって、従業員の打刻忘れによる勤務時間集計の負担を軽減することができる業務支援プログラムを提供することができる。

実施形態に係る業務支援プログラムを実行するコンピュータの接続関係に関するイメージ図である。 実施形態に係る業務支援プログラムの予定勤務時間データのイメージ図である。 実施形態に係る業務支援プログラムの実行により表示される入力画面の例を示すイメージ図である。

以下、本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。ただし、本発明は多くの異なる形態による実施が可能であり、以下に示す実施形態に記載の具体的な例示にのみ限定されるわけではない。

（業務支援プログラム）
本実施形態に係る業務支援プログラム（以下「本プログラム」という。）は、コンピュータに、（Ｓ１）予定勤務時間データを記録するステップ、（Ｓ２）業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップ、（Ｓ３）記録した業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、記録した予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップ、を実行させるためのものである。

（業務支援方法）
本プログラムは、情報処理装置すなわちコンピュータによって実行されるものであり、具体的にはコンピュータのハードディスク等の記録媒体に格納され、必要に応じてメモリ等の揮発性記録媒体に読み込まれ、実行されることになる。すなわち、本プログラムは、コンピュータにおいて実行されることにより、上記の（Ｓ１）予定勤務時間データを記録するステップ、（Ｓ２）業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップ、（Ｓ３）記録した業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップ、を有する業務支援方法（以下「本方法」という。）を実現することができる。

なお本プログラムを実行するために用いられるコンピュータは、上記の機能を有する限りにおいて限定されるわけではないが、例えば一般的なコンピュータの構成要素である中央演算装置（ＣＰＵ）、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記録媒体、メモリ等の揮発性の記録媒体、これらを接続するバス、キーボードやマウス等の入力装置、モニタ等の表示装置等を含むことが好ましいがこれに限定されない。

上記コンピュータは、いわゆるノートパソコンやデスクトップパソコンであってもよいが、近年普及が進んでいる携帯情報端末、具体的にはいわゆるスマートフォンやタブレット端末であってもよい。一般的な情報携帯端末は、一つのカバーの中に上記ＣＰＵや表示装置等の部品を収納して一体化させたものとなっており、しかも表示装置上にセンサを配置しいわゆるタッチパネルとしておくことで、非常に取り扱いやすいものとなっており好ましい。また携帯情報端末の場合、当該携帯情報端末において本方法を実行するプログラムをいわゆるアプリとして記録、表示させておき、このアプリを起動することで容易に本方法を実行することができる

また、上記の記載からも明らかなように、本方法を実現するためのシステムは、インターネット等の電気通信を介して実現することが可能である。具体的には、複数のコンピュータを電気通信を介して接続し、本方法のステップをこれら異なるコンピュータにより実行させることが可能である。この場合におけるコンピュータの接続関係に関するイメージ図を図１に示しておく。本図では、例えば、上記予定勤務時間データを記録するステップ（Ｓ１）をホストコンピュータＨにて行い、打刻データを記録するステップである（Ｓ２）をクライアントコンピュータＣにて行い、そのデータを電気通信回線Ｎを介してホストコンピュータＨに送信し、ホストコンピュータＨがこのほかのステップである推定時刻データを作成するステップ（Ｓ３）を行うこととしてもよい。もちろん、これらステップをいずれにおいて行うかは適宜調整可能である。

次に、本プログラムによって実行される本方法の各ステップについて詳細に説明していく。本方法は、限定されるわけではないが、いわゆるスーパーマーケット等の複数の従業員を雇用する団体において、これら複数の従業員の勤怠管理を行う場合において活用することができる。具体的には、予め、複数の従業員各々の予定勤務時間データを記録しておき、各従業員に業務開始時等に打刻処理を行わせる一方、打刻処理において打刻忘れ等があった場合はその打刻忘れを判断し、予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成することで、即時的に従業員に打刻忘れを通知するとともにその時刻の入力をサポートすることが可能となる。この結果、打刻忘れに関する集計担当者の負担を軽減し、簡便に従業員の打刻忘れによる勤務時間集計をより簡便に行うことができるようになる。繰り返しとなるが、本方法は、人員を複数活用する団体において用いることが可能であり、上記のスーパーマーケット以外、当然に通常の会社組織等において用いることができることは言うまでもない。

まず、本方法では、上記の通り、（Ｓ１）予定勤務時間データを記録するステップを有する。図２は、本ステップにおいて表示装置等に表示される予定勤務時間のイメージを示す図である。

本方法において「予定勤務時間データ」とは、各従業員に対して割り当てられる予定勤務時間（いわゆるシフト）に関する情報を含むデータである。

予定勤務時間データは、複数のデータを含んで構成されており、例えば当該予定勤務時間データが割り当てられる従業員の従業員識別データ、予定勤務日データ、予定業務開始時刻データ、予定業務終了時刻データ、予定休憩開始時刻データ、及び予定休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含んでいることが好ましい。

予定勤務時間データにおいて、従業員識別データは、説明せずとも明らかであるが、従業員を特定するために必要な識別情報を含むデータである。従業員識別情報としては、従業員の氏名であってもよく、また各従業員に割り振られた従業員番号等であってもよく、従業員を特定することができる限りにおいて限定されない。

予定勤務日データとは、処理対象となる従業員が勤務する予定の日に関する情報を含むデータである。なお、この予定勤務日データについては単独で独立して設けておくことが勤務日数等を集計するのが容易になる観点から好ましいが、予定業務開始時刻データ、予定業務終了時刻データ、予定休憩開始時刻データ、及び予定休憩終了時刻データ等に含ませることとして省略することとしてもよい。

また、予定業務開始時刻データとは、勤怠処理の対象となる従業員が勤務を開始する予定の時刻に関する情報を含むデータであり、日付に関する情報を含んでもよい。

また、予定業務終了時刻データとは、勤怠の処理対象となる従業員が勤務を終了する予定の時刻に関する情報を含むデータであり、日付に関する情報を含んでもよい。また、予定業務開始時刻と予定業務終了時刻の間が勤務時間となるため、例えば予定業務開始時刻と、勤務時間の情報を含むデータ（予定勤務時間データ）のみを記録しておくこととし、適宜必要に応じて予定業務終了時刻データを作成することとしてもよい。

また、予定休憩開始時刻データとは、勤怠の処理対象となる従業員が休憩を開始する予定の時刻に関する情報を含むデータであり、日付に関する情報を含んでもよい。

また、予定休憩終了時刻データとは、勤怠の処理対象となる従業員が休憩を終了する予定の時刻に関する情報を含むデータであり、日付に関する情報を含んでもよい。また、予定休憩開始時刻と予定休憩終了時刻の間が休憩時間となるため、例えば予定休憩開始時刻と、休憩時間の情報を含むデータ（予定休憩時間データ）のみを記録しておくこととし、適宜必要に応じて予定休憩終了時刻データを作成することとしてもよい。なお、この予定休憩開始時刻と予定休憩終了時刻の間の時間は勤務時間から除外される。

また、本方法では、（Ｓ２）業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップを有する。この各データは上記（Ｓ１）で示すような予め定められるデータとは異なり、従業員が実際に打刻した場合に作成されるデータである。このデータは、例えば図３で示されるような入力画面を表示装置に表示させ、従業員が画面中のボタンを押すことによって、その押した時刻をその処理の時間とすることができる。

上記処理について具体的に説明すると、従業員が出社し、業務を開始しようとする場合、この入力画面中の「業務開始」のボタンを選択してから「打刻」のボタンを押すと、この時刻に関する情報を含む業務開始時刻データが作成される。また、上記と同様に、従業員が勤務を終了し、退社しようとする場合、この入力画面中の「業務終了」のボタンを選択してから「打刻」のボタンを押すと、この時刻に関する情報を含む業務終了時刻データが作成される。また、従業員が休憩に入ろうとする場合、この入力画面中の「休憩開始」のボタンを選択してから「打刻」のボタンを押すと、この時刻に関する情報を含む休憩開始時刻データが作成される。また、従業員が休憩を終了し、再び業務を開始しようとする場合、この入力画面中の「休憩終了」のボタンを選択してから「打刻」のボタンを押すと、この時刻に関する情報を含む休憩終了時刻データが作成される。

また、本方法では（Ｓ３）記録した業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップ、を有する。つまり、従業員が通常どおり漏れなく勤怠を記録している場合は問題ないが、業務開始は業務終了と、休憩開始と休憩終了は対となっているところ、従業員が打刻を忘れてしまうことにより一方の打刻データが記録されず、他方の打刻データのみが記録される場合がある。本ステップではこのような打刻ミスを検出し、従業員に対してこの打刻の修正を打診することができる。

本ステップでは、上記の通り、業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成する。

具体的には、業務開始時刻データが無く、これの対となる業務終了時刻データのみが打刻データとして記録されていた場合は、業務開始時刻データがないという警告情報を含む警告データを作成しておき、表示装置にその旨表示させるとともに、予定勤務時間データに基づき当該従業員の予定勤務時間を参照し、予定業務開始時刻データ、又は業務終了時刻データから予定勤務時間を逆算した時刻データを推定時刻データとして作成し、表示する。なおこの場合において、逆算によりこの推定時刻データを求めてもよいが、予め定められていた業務開始時刻をそのまま推定時刻データとしてもよい。

一方、業務終了時刻データが無く、これの対となる業務開始時刻データのみが打刻データとして記録されていた場合は、業務終了時刻データがないという警告情報を含む警告データを作成しておき、表示装置にその旨表示させるとともに、予定勤務時間データに基づき当該従業員の予定勤務時間を参照し、予定業務終了時刻データ、又は業務開始時刻データから予定勤務時間を算入した時刻データを推定時刻データとして作成し、表示する。この場合において、予定勤務時間を算入することによりこの推定時刻データを求めてもよいが、予め定められていた業務終了時刻をそのまま推定時刻データとしてもよい。

なお、予定勤務時間データが存在する一方、業務開始時刻データ及び業務終了時刻データのいずれもが記録されていない場合は、急な休みである可能性が高いため、本ステップでは推定データの作成を行わないことが好ましい。

また、休憩開始時刻データが無く、これの対となる休憩終了時刻データのみが打刻データとして記録されていた場合は、休憩開始時刻データがないという警告情報を含む警告データを作成しておき、表示装置にその旨表示させるとともに、予定勤務時間データに基づき当該従業員の予定休憩時間を参照し、予定休憩開始時刻データ、又は休憩終了時刻データから予定休憩時間を逆算した時刻データを推定時刻データとして作成し、表示する。なおこの場合において、逆算によりこの推定時刻データを求めてもよいが、予め定められていた休憩開始時刻をそのまま推定時刻データとしてもよい。

一方、休憩終了時刻データが無く、これの対となる休憩開始時刻データのみが記録されていた場合は、休憩終了時刻データがないという警告情報を含む警告データを作成しておき、表示装置にその旨表示させるとともに、予定勤務時間データに基づき当該従業員の予定休憩時間を参照し、予定休憩終了時刻データ、又は休憩開始時刻データから予定勤務時間を算入した時刻データを推定時刻データとして作成し、表示する。なおこの場合において、予定勤務時間を算入することによりこの推定時刻データを求めてもよいが、予め定められていた休憩開始時刻をそのまま推定時刻データとしてもよい。

ところで、打刻データがあるがその打刻の日において予定勤務時間が存在しない場合もある。このような場合は、例えば従業員の急な欠勤に対する急な出勤などである。このような場合、特に打刻ミスが無ければそのまま打刻データに基づいて勤務時間データを集計することが可能であるが、打刻ミスがあった場合、推定時刻データを作成することが困難である。このような場合は、当該従業員の前日の勤務日における勤務時間データを参照してこの勤務時間データに基づいて推定時刻データを作成することが好ましい。このようにすることで打刻ミスがあってもその従業員の勤務時間に近い状態での時刻提案が可能となるといった利点がある。

以上によって、従業者等の管理対象者は適切なタイミングで自身の打刻忘れを認識することができ、推定時刻データを予め作成して管理対象者に提示し、修正させることで、その集計担当者の手間を大幅に省くことが可能となる。特に、警告データ及び推定データは管理対象者が大金管理において常に操作するコンピュータの表示装置に即時的に表示可能であり、時間が空いて忘れてしまうといったことを防止しやすくなる。

また、本ステップでは、推定時刻データに対する修正申請時刻データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。推定時刻データを表示した場合、その推定時刻データに含まれる推定時刻に関する情報が正しい場合、そのままの時刻の情報を含む推定時刻を修正申請時刻データとすることができ、推定時刻に関する情報が間違っている場合、正しい時刻の情報を含む推定時刻に変更した上で、修正申請時刻データとする。これにより、従業員が別途修正申告を行うことなく、勤怠管理処理と同時に修正申告を行うことができるようになる。

また、本方法において、推定時刻データに対して正誤データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。すなわち、上記のように、推定時刻データが正しい場合は正の情報を含むデータを、推定時刻が間違っている場合は誤の情報を含むデータを記録する。これにより、より正確なデータ入力が可能となるといった利点がある。

また、本ステップでは、限定されるわけではないが、修正申請時刻データに対応する承認データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。一般に、従業者が打刻忘れをした場合、都合のよい打刻を行ってしまう場合がある。そのため、集計管理者がこの修正申告時刻データが正しいか否かを判断し、正しい場合は承認データを作成及び記録することとし、正しい修正申告がなされるようにする。

また、本観点において、限定されるわけではないが、一定期間内における打刻ミス回数データを記録するステップ、も実行させるためのものであることが好ましい。打刻ミスは人間が操作する限りにおいて一定の割合で生じるものではあるが、個人によってそのミスの割合が異なる。そのため、一定期間内における打刻ミス回数データを記録することで、従業者ごとの打刻ミスの回数をカウントすることが可能となる。打刻ミスが多い者に対しては警告を行うことで打刻ミスを減らすことで、従業員及び集計担当者の負担を軽減させることができるようになる。

また、この打刻ミスデータには日時データを含ませてもよい。打刻を忘れた日時のデータを集計することで、どの時間帯において打刻ミスが生じやすいのか等の統計データを取ることができ、この対策を練ることが可能となる。

また、本観点において、限定されるわけではないが、予定勤務時間データと、業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、予定休憩開始時刻データ、及び、予定休憩終了時刻データの少なくともいずれかの打刻データとの差分情報を含む差分データを記録することが好ましい。これにより実際の打刻時刻と予定勤務時間とのずれを確認することができる。

以上、本実施形態によって、簡便に従業員の打刻忘れによる勤務時間集計をより簡便に行うことができる業務支援プログラム、このプログラムを実行することにより実現される業務支援方法を提供することができる。

本発明は、業務支援プログラム、業務支援方法として産業上の利用可能性がある。

Claims (6)

1. コンピュータに、
   予定勤務時間データを記録するステップ、
   業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかを含む打刻データを記録するステップ、
   記録した前記業務開始時刻データ、業務終了時刻データ、休憩開始時刻データ、及び、休憩終了時刻データの少なくともいずれかにおいて対応する打刻データがない場合、記録した前記予定勤務時間データを参照して推定時刻データを作成するステップ、を実行させるための業務支援プログラム。
2. 前記推定時刻データに対する修正申請時刻データを記録するステップ、も実行させるための請求項１記載の業務支援プログラム。
3. 前記修正申請時刻データに対応する承認データを記録するステップ、も実行させるための請求項２記載の業務支援プログラム。
4. 前記推定時刻データに対して正誤データを記録するステップ、も実行させるための請求項１記載の業務支援プログラム。
5. 一定期間内における打刻ミス回数データを記録するステップ、も実行させるための請求項１記載の業務支援プログラム。
6. 前記予定勤務時間データと、前記業務開始時刻データ、前記業務終了時刻データ、前記休憩開始時刻データ、及び、前記休憩終了時刻データの少なくともいずれかの打刻データとの差分情報を含む差分データを記録する請求項１記載の業務支援プログラム。
   
   
   
   

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