JP7387518B2 - 時刻取得装置および時刻記録システム - Google Patents

Description

本発明は、例えば出勤時刻および退勤時刻等の時刻を取得する時刻取得装置、および時刻取得装置により時刻を取得し、記録する時刻記録システムに関する。

時刻取得装置として例えばタイムレコーダが知られている。タイムレコーダは、企業等に勤務する従業員の出勤時刻、退勤時刻等の時刻をタイムカードに印字する装置である。

また、時刻取得装置および管理装置を備えた時刻記録システムとして例えば勤怠管理システムが知られている。勤怠管理システムは、タイムレコーダとコンピュータとをコンピュータネットワークを介して接続することにより構成されたシステムであり、個々の従業員の勤務時間の集計や給与計算等、従業員の勤怠管理を行うことができる。このような勤怠管理システムにおいて、タイムレコーダは、時刻をタイムカードに印字する機能に加え、時刻を示す時刻情報を、コンピュータが有する記憶装置に記憶させるために、コンピュータへ送信する機能を有している。

例えば、下記の特許文献１および２には、上述した勤怠管理システムに類似したシステムが記載されている。

特開２０１１－４００９７号公報 特開２００２－２３０６０６号公報

勤怠管理システムにおけるタイムレコーダは、通常、タイムカードがカード挿入部に挿入されたとき、そのタイムカードからカードＩＤを読み取る処理と、そのタイムカードに時刻を印字する処理を行い、その後、読み取ったカードＩＤと、タイムカードに印字した時刻を示す時刻情報を管理装置へ送信する。一方、勤怠管理システムにおける管理装置は、タイムレコーダから送信された時刻情報を従業員ごとに蓄積する。この従業員ごとに蓄積された時刻情報が、個々の従業員の勤務時間の集計や給与計算等の基礎となる。

タイムレコーダから送信された時刻情報を従業員ごとに蓄積するためには、タイムレコーダから送信された時刻情報と従業員の従業員ＩＤとを関連付ける必要がある。そこで、勤怠管理システムにおける管理装置は、タイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを示す情報を有している。ここでは、この情報を「カード登録情報」ということとする。管理装置は、タイムレコーダから同時に送信されたタイムカードのカードＩＤおよび時刻情報を互いに関連付けて記憶し、その記憶されたタイムカードのカードＩＤと時刻情報との関連付けと、カード登録情報が示すタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けに基づいて、タイムレコーダから送信された時刻情報と従業員ＩＤとの対応関係を認識し、タイムレコーダから送信された時刻情報を従業員ごとに蓄積する。

ところで、タイムカードの利用期間は、通常、月初から月末までの一箇月である。すなわち、従業員は、タイムカードに月初から月末までの出勤時刻、退勤時刻等を印字し終えた後は、タイムカードを新しいタイムカードに切り替える。勤怠管理の管理者は、一月に１回、例えば月末に、時刻が未印字の新しいタイムカードを、勤怠管理の対象となっている従業員の人数に応じた枚数、用意する。そして、管理者は、新しいタイムカードのカードＩＤを管理装置に入力し、入力したタイムカードのカードＩＤを、従業員ＩＤと関連づけて管理装置に記憶する作業を行う。管理者のこの作業により、管理装置において上記カード登録情報が生成される。管理者は、この作業を終えた後、タイムカードを発行する。すなわち、管理者は、上記関連付けが形成された新しいタイムカードを各従業員に手渡し、またはタイムカード収容ラック等に収めることにより、各従業員が新しいタイムカードを利用可能な状態にする。

管理者は、勤怠管理の対象となっている複数の従業員に応じた枚数の新しいタイムカードのそれぞれにつき、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を行う必要がある。そのため、勤怠管理の対象となっている従業員の人数が多い場合には、作業に長い時間を要し、管理者の作業負担が大きい。

この点、上記特許文献１（段落００１３）には、タイムレコーダネットワークシステムにおいて、タイムレコーダが、月初めのカード発行時に通信機能によりＷｅｂクライアントへすべてのタイムカードナンバー情報を発信し、Ｗｅｂクライアントのオペレータが、Ｗｅｂクライアントの画面を見ながらタイムレコーダから読み込まれたタイムカードナンバー情報と既登録の個人情報をリンクさせる旨が記載されている。しかしながら、特許文献１に記載されたシステムでは、タイムカードの発行時に、勤怠管理の管理者（またはＷｅｂクライアントのオペレータ）が、タイムレコーダから読み込まれたタイムカードナンバー情報と既登録の個人情報をリンクさせる作業を行わなければならない。したがって、管理者の作業負担は依然として大きい。

また、上記特許文献２には、タイムカード発行システムにおいて、タイムカードに記入する従業員の氏名等をタイムレコーダを利用して印字する旨が記載されている。この技術によれば、管理者が新しいタイムカードを発行するに当たり、各タイムカードにそれを利用する従業員の氏名を記入する手間を省くことができる。しかしながら、この技術を利用したとしても、新しいタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を軽減することはできず、管理者の作業負担は依然として大きい。

一方、タイムカード発行時の管理者の作業負担を軽減するために、タイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を、個々の従業員に振り分ける方法が考えられる。例えば、管理者は、タイムカードのカードＩＤを管理装置に入力して記憶させる作業は行うが、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業は行わない。一方、各従業員は、例えば自己が仕事で用いているパーソナルコンピュータ等を利用して管理装置へアクセスし、自己の従業員ＩＤと、自己が利用するタイムカードのカードＩＤを管理装置へ送信し、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する。この方法によれば、タイムカード発行時の管理者の作業負担を軽減することができる。また、各従業員は、自己が利用している１枚のタイムカードについてのみカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を行えばよいので、各従業員の負担は然程大きくない。

しかしながら、従業員がカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を失念することが考えられる。また、失念しないまでも、従業員がカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を月末近くになっても行わない可能性がある。タイムレコーダから送信された時刻情報は、管理装置が有する記憶装置にカードＩＤに関連付けられた状態で保持されるものの、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されるまでは、従業員の勤務時間の集計や給与計算等に用いることができない。そのため、従業員がカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を失念し、または、月末近くになっても行わない場合には、勤怠管理に支障が生じるおそれがある。

本発明は例えば上述したような問題に鑑みなされたものであり、本発明の課題は、従来、管理者が識別媒体（例えばタイムカード）の発行時に行っていた、識別媒体の識別情報（例えばカードＩＤ）と識別媒体の利用者の識別情報（例えば従業員ＩＤ）との関連付けを形成する作業を個々の利用者に振り分ける方法を採用した場合に、利用者が当該作業を失念することを抑制し、または利用者に当該作業を早期に行わせることができる時刻取得装置および時刻記録システムを提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明の時刻取得装置は、識別媒体から当該識別媒体の媒体識別情報を読み取る媒体識別情報読取部と、前記媒体識別情報読取部による媒体識別情報の読取時の時刻を取得する時刻取得部と、前記時刻取得部により取得された時刻を示す時刻情報を前記媒体識別情報読取部により読み取られた媒体識別情報と共に外部装置へ送信する時刻情報送信部と、前記識別媒体を利用している利用者の利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを示す関連付け状態情報に基づき、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを判断し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合には、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けを形成する関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための通知動作を行う通知部とを備えていることを特徴とする。

本発明の時刻取得装置によれば、通知部の通知動作により、利用者識別情報と媒体識別情報との関連付けを形成する関連付け形成作業を行っていないこと、または当該関連付け形成作業を行う必要があることなどを利用者に認識させることができる。したがって、利用者が関連付け形成作業を失念することを抑制し、または利用者に関連付け形成作業を早期に行わせることができる。

また、上記本発明の時刻取得装置において、前記通知部は、前記通知動作として、前記関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための音声、振動または光の出力を行う構成としてもよい。また、上記本発明の時刻取得装置において、前記通知部は、前記通知動作として、前記関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するためのメッセージの表示を行う構成としてもよい。

また、上記本発明の時刻取得装置において、前記通知部は、前記識別媒体の発行時を示す発行時情報に基づいて前記識別媒体の発行時を認識し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合に前記通知動作を行うか否かを、前記識別媒体の発行時からの経過時間に基づいて判断する構成としてもよい。また、上記本発明の時刻取得装置において、前記通知部は、前記識別媒体の発行時を示す発行時情報に基づいて前記識別媒体の発行時を認識し、前記識別媒体の発行時からの経過時間に応じて前記通知動作の態様を変化させる構成としてもよい。

また、上記本発明の時刻取得装置において、操作ボタンを備え、前記通知部は、通知動作を開始した後、前記操作ボタンが押下されるまで、通知動作を継続する構成としてもよい。

また、上記本発明の時刻取得装置において、前記外部装置から送信された前記関連付け状態情報を受信する関連付け状態情報受信部を備えていることとしてもよい。

また、上記本発明の時刻取得装置において、前記識別媒体としてのタイムカードを挿入するカード挿入部と、前記カード挿入部に挿入された前記タイムカードに時刻を印字する印字部とを備え、前記媒体識別情報読取部は前記カード挿入部に挿入された前記タイムカードに印刷されている前記媒体識別情報を読み取ることとしてもよい。

上記課題を解決するために、本発明の時刻記録システムは、時刻取得装置および管理装置を備え、前記時刻取得装置により取得された時刻を前記管理装置により記録する時刻記録システムであって、前記時刻取得装置は、識別媒体から当該識別媒体の媒体識別情報を読み取る媒体識別情報読取部と、前記媒体識別情報読取部による媒体識別情報の読取時の時刻を取得する時刻取得部と、前記時刻取得部により取得された時刻を示す時刻情報を前記媒体識別情報読取部により読み取られた媒体識別情報と共に前記管理装置へ送信する時刻情報送信部と、前記識別媒体を利用している利用者の利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを示す関連付け状態情報に基づき、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを判断し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合には、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けを形成する関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための通知動作を行う通知部とを備え、前記管理装置は、前記時刻情報送信部から送信された媒体識別情報と時刻情報とを、互いに関連付け、前記管理装置に設けられまたは接続された記憶装置に記憶する第１の記憶制御部と、前記利用者が利用している識別媒体の媒体識別情報と前記利用者の利用者識別情報とを、互いに関連付け、前記記憶装置に記憶する第２の記憶制御部と、前記第１の記憶制御部により記憶された媒体識別情報と時刻情報との関連付け、および前記第２の記憶制御部により記憶された媒体識別情報と利用者識別情報との関連付けに基づいて、前記時刻情報送信部から送信された時刻情報を前記利用者ごとに蓄積する時刻情報蓄積部と、前記関連付け状態情報を生成する関連付け状態情報生成部と、前記関連付け状態情報生成部により形成された関連付け状態情報を前記時刻取得装置へ送信する関連付け状態情報送信部とを備え、前記第２の記憶制御部は、前記管理装置の操作に基づき、前記識別媒体の媒体識別情報を前記記憶装置に記憶する媒体識別情報登録部と、前記管理装置に接続された入出力装置の操作に基づき、前記利用者の利用者識別情報を前記媒体識別情報登録部により記憶された媒体識別情報と関連付けて前記記憶装置に記憶する関連付け形成部とを備え、前記関連付け状態情報生成部は、前記媒体識別情報登録部により記憶されたそれぞれの媒体識別情報につき、前記関連付け形成部により記憶されたいずれかの利用者識別情報が関連付けられているか否かを判断することにより前記関連付け状態情報を生成することを特徴とする。

本発明によれば、従来、管理者が識別媒体の発行時に行っていた、識別媒体の識別情報と識別媒体の利用者の識別情報との関連付けを形成する作業を個々の利用者に振り分ける方法を採用した場合に、利用者が当該作業を失念することを抑制し、または利用者に当該作業を早期に行わせることができる。

本発明の時刻記録システムの実施形態である勤怠管理システムの構成を示す説明図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムにおける管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムの管理装置における時刻記録処理を示すフローチャートである。 新規カード登録画面を示す説明図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムの管理装置におけるタイムカード利用申請処理を示すフローチャートである。 ログイン画面およびタイムカード利用申請画面を示す説明図である。 カードＩＤ入力画面を示す説明図である。 カードＩＤ選択画面を示す説明図である。 カード登録情報における、当月のタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けの形成の推移を示す説明図である。 関連付け状態情報を示す説明図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムにおけるタイムレコーダを示す外観図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムにおけるタイムレコーダの構成を示すブロック図である。 タイムカードを示す説明図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムにおけるタイムレコーダの動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の勤怠管理システムのタイムレコーダの表示部における表示を示す説明図である。 本発明の実施形態の勤怠管理システムのタイムレコーダにおける通知処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の勤怠管理システムのタイムレコーダにおける通知処理の第１の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の勤怠管理システムのタイムレコーダにおける通知処理の第２の変形例を示すフローチャートである。

（時刻記録システム）
図１は、本発明の時刻記録システムの１つの実施形態である勤怠管理システム１の構成を示している。勤怠管理システム１は、例えば企業等に勤務する従業員の勤怠管理を行うシステムである。図１に示すように、勤怠管理システム１は、複数のタイムレコーダ２、管理装置３および複数の入出力装置４を備えている。各タイムレコーダ２、管理装置３および各入出力装置４は、例えばインターネット等のコンピュータネットワーク５を介して互いに通信可能に接続されている。管理装置３は、例えばサーバコンピュータであるが、パーソナルコンピュータでもよい。また、入出力装置４として、例えばパーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォン等、コンピュータネットワークに有線または無線により接続可能な種々の情報処理装置を用いることができる。また、勤怠管理システム１において、タイムレコーダ２の台数および入出力装置４の台数は限定されない。なお、タイムレコーダ２は時刻取得装置の具体例であり、管理装置３は外部装置の具体例である。

各タイムレコーダ２は、従業員の出勤時刻、外出時刻、戻り時刻、退勤時刻等の時刻をタイムカードに印字する機能を有している。なお、タイムカードは識別媒体の具体例である。また、各タイムレコーダ２は、タイムカードのカードＩＤをタイムカードから読み取る機能を有している。また、各タイムレコーダ２は、読み取ったカードＩＤ、タイムカードに印字した時刻（タイムカードからのカードＩＤの読取時の時刻）を示す時刻情報、時刻の種別を示す種別情報、およびタイムレコーダ２のレコーダＩＤを管理装置３へ送信する機能を有している。なお、各タイムレコーダ２において、タイムカードへの時刻の印字と、タイムカードからのカードＩＤの読取とは実質的に同時に行われる。したがって、タイムカードに印字した時刻と、タイムカードからのカードＩＤの読取時の時刻とは実質的に等しい。さらに、各タイムレコーダ２は、後述するタイムカード利用申請を行っていないことを従業員に認識させ、またはタイムカード利用申請を行うことを従業員に催促するための通知動作を行う機能を有している。

管理装置３は、各タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤ、時刻情報、種別情報およびレコーダＩＤがそれぞれ互いに関連付けられて配列された打刻情報を生成し、管理装置３の記憶部１２に記憶する機能を有している。また、管理装置３は、カードＩＤおよび従業員ＩＤ等がそれぞれ互いに関連付けられて配列されたカード登録情報を生成し、記憶部１２に記憶する機能を有している。また、管理装置３は、各タイムレコーダ２から送信された時刻情報を従業員ごとに蓄積した従業員勤怠情報を記憶部１２に記憶する機能を有している。

各入出力装置４は、図１に示すように、入力部７１（例えばキーボードおよびマウス、またはタッチパネル等）、および表示部７２（例えばディスプレイ）を備えている。各入出力装置４は、コンピュータネットワーク５を介して管理装置３にアクセスし、管理装置３から送信された情報を表示部７２に表示し、または従業員が入力部７１を操作して入力した情報を管理装置３へ送信する機能を有している。すなわち、各入出力装置４は、従業員が管理装置３に対して情報の入出力を行う端末装置として機能する。

ここで、レコーダＩＤとは、タイムレコーダ２を識別するための情報であり、例えばタイムレコーダ２ごとに異なる固有の番号である。また、カードＩＤとは、タイムカードを識別するための情報であり、例えばタイムカードごとに異なる固有の番号である。種別情報とは、出勤、外出、戻り、退勤等の時刻の種別を示す情報である。時刻情報とは、上述した通り、タイムカードに印字した時刻（タイムカードからのカードＩＤの読取時の時刻）を示す情報である。具体的には、時刻情報は、従業員の出勤時、外出時、戻り時、退出時等の年、月、日、時、分および秒を示す数値である。従業員ＩＤとは、従業員を識別するための情報であり、例えば従業員ごとに異なる固有の番号である。なお、カードＩＤは媒体識別情報の具体例であり、従業員ＩＤは利用者識別情報の具体例である。

（管理装置）
図２は管理装置３の構成を示している。図２に示すように、管理装置３は、各タイムレコーダ２および各入出力装置４とコンピュータネットワーク５を介して通信を行う通信回路１１、および情報を記憶する記憶部１２を備えている。記憶部１２は、例えば半導体メモリおよびハードディスク装置を備えている。記憶部１２には、打刻情報、カード登録情報および従業員勤怠情報が記憶される。なお、記憶部１２は記憶装置の具体例である。また、管理装置３は、情報を入力する入力部１３（例えばキーボードおよびマウス）、および情報を表示する表示部１４（例えばディスプレイ）を備えている。また、管理装置３はＣＰＵ（中央演算処理装置）１５を備えている。ＣＰＵ１５は、通信回路１１、記憶部１２および表示部１４を制御する。

また、ＣＰＵ１５は、例えば記憶部１２に記憶されたコンピュータプログラムを読み取って実行することにより、打刻情報生成部２１、従業員勤怠情報生成部２２、追加カード登録部２３、新規カード登録部２４、カード利用申請部２５、関連付け状態情報生成部２６および関連付け状態情報送信部２７として機能する。打刻情報生成部２１は、後述する時刻記録処理において打刻情報を生成する。従業員勤怠情報生成部２２は時刻記録処理およびタイムカード利用申請処理において従業員勤怠情報の生成または更新を行う。追加カード登録部２３は、時刻記録処理において、カード登録情報に存在しないタイムカードの利用が認識されたときに、当該タイムカードのカードＩＤをカード登録情報に追加する。新規カード登録部２４は後述する新規カード登録処理を行う。カード利用申請部２５は後述するタイムカード利用申請処理を行う。関連付け状態情報生成部２６は、タイムカード利用申請処理において、タイムカードを利用している従業員の従業員ＩＤとカードＩＤとの関連付けが形成されているか否かを示す関連付け状態情報を生成する。関連付け状態情報送信部２７は、関連付け状態情報を各タイムレコーダ２へ送信する。なお、打刻情報生成部２１は第１の記憶制御部の具体例であり、従業員勤怠情報生成部２２は時刻情報蓄積部の具体例である。また、新規カード登録部２４は第２の記憶制御部の媒体識別情報登録部の具体例であり、カード利用申請部２５は第２の記憶制御部の関連付け形成部の具体例である。

管理装置３は次の処理を行う。
（１）時刻記録処理
（２）新規カード登録処理
（３）タイムカード利用申請処理
以下、これらの処理の内容につき、順に説明する。

（時刻記録処理）
まず、時刻記録処理について説明する。時刻記録処理は、タイムカードへの打刻が行われる度にタイムレコーダ２から送信される時刻情報を従業員ごとに蓄積し、各従業員の勤務時間の集計や給与計算等の基礎となる従業員勤怠情報を生成または更新する処理である。図３は時刻記録処理を示している。図３に示すように、時刻記録処理において、管理装置３のＣＰＵ１５は、通信回路１１を制御し、各タイムレコーダ２から送信されたレコーダＩＤ、カードＩＤ、時刻情報および種別情報を受信する。続いて、管理装置３の打刻情報生成部２１が、受信したレコーダＩＤ、カードＩＤ、時刻情報および種別情報をそれぞれ互いに関連付けることにより打刻情報を生成し、生成した打刻情報を管理装置３の記憶部１２に記憶する（ステップＳ１）。

続いて、管理装置３のＣＰＵ１５が、カード登録情報中にタイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤが存在するか否かを判断するために、管理装置３の記憶部１２に記憶されているカード登録情報を検索する（ステップＳ２）。

検索の結果、カード登録情報中にタイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤが存在する場合には（ステップＳ３：ＹＥＳ）、管理装置３の従業員勤怠情報生成部２２がカード登録情報を調べ、タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられているか否かを判断する（ステップＳ４）。

タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられている場合には（ステップＳ４：ＹＥＳ）、従業員勤怠情報生成部２２は、記憶部１２に記憶されている打刻情報におけるカードＩＤと時刻情報との関連付け、および記憶部１２に記憶されているカード登録情報におけるカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けに基づいて、タイムカードを用いて打刻を行った従業員の従業員ＩＤと、その打刻に応じてタイムレコーダ２から送信された時刻情報との対応関係を認識する。そして、従業員勤怠情報生成部２２は、記憶部１２に記憶されている打刻情報の中から、タイムカードを用いて打刻を行った従業員の従業員ＩＤに対応する時刻情報および種別情報を読み取り、読み取った時刻情報および種別情報を当該従業員ＩＤに関連付けて従業員勤怠情報に追加することにより、従業員勤怠情報を更新する（ステップＳ５）。従業員勤怠情報の更新完了により時刻記録処理は終了する。

一方、タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられていない場合には（ステップＳ４：ＮＯ）、従業員勤怠情報生成部２２は従業員勤怠情報を更新しない。この場合には、従業員勤怠情報が更新されないまま、時刻記録処理が終了する。

後述するように、タイムカードのカードＩＤは、新しいタイムカードの発行時に勤怠管理の管理者が行う新規カード登録作業によってカード登録情報に追加される。一方、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けは、新しいタイムカードが発行され、各従業員が新しいタイムカードの利用を開始した後に各従業員が行うタイムカード利用申請により形成される。タイムカード利用申請とは、従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤと当該従業員の従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業である。そのため、カードＩＤがカード登録情報に追加される時期と、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成される時期とにずれが生じ得る。それゆえ、カード登録情報中に従業員ＩＤと関連付けられていないカードＩＤが存在することがあり得る。例えば、従業員が、タイムカードのタイムカード利用申請を行う前に、タイムレコーダ２によりそのタイムカードへの打刻を行った場合には、カード登録情報中に、タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤに関連付けられた従業員ＩＤが存在しないので、ステップＳ４でＮＯと判断され、従業員勤怠情報が更新されずに、時刻記録処理が終了する。この場合、タイムレコーダ２から送信されたレコーダＩＤ、カードＩＤ、時刻情報および種別情報をそれぞれ互いに関連付けることにより生成された打刻情報は、管理装置３の記憶部１２に保持される。

他方、ステップＳ２の検索の結果、タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤがカード登録情報中に存在しない場合には（ステップＳ３：ＮＯ）、管理装置３の追加カード登録部２３が、タイムレコーダ２から送信されたカードＩＤをカード登録情報に追加する。

（新規カード登録処理）
次に、新規カード登録処理について説明する。新規カード登録処理は、管理者による管理装置３の操作に応じて、新しいタイムカードのカードＩＤをカード登録情報に追加する処理である。

管理者は、毎月、新しいタイムカードを発行する。新しいタイムカードの発行とは、例えば新しいタイムカードを各従業員に手渡し、またはタイムカード収容ラック等に収めることにより、各従業員が新しいタイムカードを利用可能な状態にするといった意味である。

新しいタイムカードを発行するに当たり、管理者は、まず、勤怠管理の対象となっている従業員の人数に応じた枚数の未印字の新しいタイムカードを用意する。タイムカードは例えば１００枚１セットで販売されている。１セットの１００枚のタイムカードには連番のカードＩＤが印刷されている。管理者はこのようなタイムカードのセットを購入することによって、従業員の人数に応じた枚数の新しいタイムカードを用意する。

次に、管理者は、管理装置３を操作して、管理装置３に新規カード登録処理を実行させ、用意した新しいタイムカードのそれぞれのカードＩＤを管理装置３に登録する。すなわち、新規カード登録処理を実行させるべく、管理者が、管理装置３の入力部１３を操作して、新規カード登録処理を開始する旨の指示を管理装置３に入力すると、管理装置３の新規カード登録部２４は、例えば図４に示すような新規カード登録画面を管理装置３の表示部１４に表示する。管理者は、管理装置３の入力部１３を操作して、例えば１００枚のタイムカードにそれぞれ印刷された連番のカードＩＤのうちの最初（最小）のカードＩＤと、登録するタイムカードの枚数を入力して新規カード登録画面中の登録ボタンをクリックする。これに応じ、新規カード登録部２４は、１００枚のタイムカードにそれぞれ印刷された１００個の連番のカードＩＤを、管理装置３の記憶部１２に記憶されているカード登録情報に追加する。

管理者は、このように管理装置３に新規カード登録処理を実行させた後、新しいタイムカードを発行する。なお、管理者は、新しいタイムカードの発行時に、各タイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業は行わない。カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業は、後述するように、発行された新しいタイムカードの利用を開始した各従業員により行われる。

（タイムカード利用申請処理）
次に、タイムカード利用申請処理について説明する。タイムカード利用申請処理は、発行された新しいタイムカードの各従業員による利用が開始された後に、各従業員による入出力装置４の操作に応じて、管理装置３が従業員ＩＤをカードＩＤと関連付けてカード登録情報に追加する処理である。

図５はタイムカード利用申請処理を示している。タイムカード利用申請処理は、例えば、管理装置３の記憶部１２に記憶されたタイムカード利用申請用のウェブアプリケーションプログラムにより実現される。図５に示すように、従業員が、タイムカード利用申請を行うべく、入出力装置４の入力部７１を操作して管理装置３にアクセスすると、タイムカード利用申請用のウェブアプリケーションプログラムに基づき、タイムカード利用申請処理が実行される。タイムカード利用申請処理において、まず、管理装置３のカード利用申請部２５が、図６（Ａ）に示すログイン画面を入出力装置４の表示部７２に表示する（ステップＳ１１）。従業員が、入出力装置４の入力部７１を操作し、ログイン画面において、従業員ＩＤおよびパスワードを入力して、ログイン画面中のログインボタンをクリック（またはタッチ）すると、従業員が入力した従業員ＩＤおよびパスワードが入出力装置４から管理装置３へ送信される。

続いて、カード利用申請部２５は、入出力装置４から送信された従業員ＩＤおよびパスワードを受信（取得）し（ステップＳ１２）、これら従業員ＩＤおよびパスワードが正しいか否かを確認し、これらが正しい場合には、図６（Ｂ）に示すタイムカード利用申請画面を入出力装置４の表示部７２に表示する（ステップＳ１３）。

勤怠管理システム１においては、従業員が行うことができるタイムカード利用申請の方法として、次の２つの方法が用意されている。
（１）従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤを従業員が直接入力する方法
（２）従業員が利用している可能性のあるタイムカードのカードＩＤの複数の候補の中から、従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤを従業員が選択する方法
従業員は、タイムカード利用申請画面において、タイムカード利用申請の方法として上記（１）の方法および上記（２）の方法のうちのいずれかを選択することができる。

図６（Ｂ）に示すタイムカード利用申請画面において、従業員が「カードＩＤを直接入力」を選択して、「次へ」のボタンをクリックすると、その旨の選択指示が入出力装置４から管理装置３へ送信される。これに応じ、カード利用申請部２５は、図７に示すカードＩＤ入力画面を入出力装置４の表示部７２に表示する（ステップＳ１４：ＹＥＳ、ステップＳ１５）。そして、従業員が、入出力装置４の入力部７１を操作し、カードＩＤ入力画面において、自己が利用しているタイムカードのカードＩＤを入力して、カードＩＤ入力画面中のＯＫボタンをクリック（またはタッチ）すると、従業員が入力したカードＩＤが入出力装置４から管理装置３へ送信される。

続いて、管理装置３のカード利用申請部２５は、入出力装置４から送信されたカードＩＤを受信（取得）する（ステップＳ１６）。続いて、カード利用申請部２５は、管理装置３の記憶部１２に記憶されているカード登録情報を検索して、入出力装置４から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤを特定し、従業員がログイン時に入力した従業員ＩＤ（図５中のステップＳ１２で取得された従業員ＩＤ）を、当該特定したカードＩＤに関連付けてカード登録情報に追加することにより、カード登録情報を更新する（ステップＳ１７）。続いて、管理装置３の従業員勤怠情報生成部２２が、時刻記録処理における従業員勤怠情報と同様の方法により、従業員勤怠情報を更新する（ステップＳ１８）。

一方、図６（Ｂ）に示すタイムカード利用申請画面において、従業員が「候補の中からカードＩＤを選択」を選択して、「次へ」のボタンをクリックすると、その旨の選択指示が入出力装置４から管理装置３へ送信される。これに応じ、カード利用申請部２５は、図８に示すカードＩＤ選択画面を生成し、生成したカードＩＤ選択画面を入出力装置４の表示部７２に表示する（ステップＳ１４：ＮＯ、ステップＳ１９）。カードＩＤ選択画面には、従業員が利用している可能性のあるタイムカードのカードＩＤの複数の候補、およびそれらカードＩＤの複数の候補に対応する最新の打刻情報が表示される。

カード利用申請部２５はカードＩＤ選択画面を例えば次のように生成する。まず、カード利用申請部２５は、管理装置３の記憶部１２に記憶されているカード登録情報の中から、いずれの従業員ＩＤとも関連付けられていないカードＩＤを特定する。次に、カード利用申請部２５は、管理装置３の記憶部１２に記憶されている打刻情報の中から、当該特定したカードＩＤと一致するカードＩＤを特定する。以下、カード登録情報において、いずれの従業員とも関連付けられていないカードＩＤと一致する、打刻情報におけるカードＩＤを「未関連付けカードＩＤ」という。次に、カード利用申請部２５は、未関連付けカードＩＤに関連付けられた最新の時刻情報およびそれに対応する種別情報を打刻情報から読み出す。次に、カード利用申請部２５は、未関連付けカードＩＤ、未関連付けカードＩＤに関連付けられた最新の時刻情報が示す時刻（最新の打刻時刻）、および未関連付けカードＩＤに関連付けられた最新の時刻情報に対応する種別情報が示す種別等を配列したカードＩＤ選択画面を生成する。なお、カードＩＤ選択画面は、最新の打刻時刻の順に並べて表示できるようにしてもよい。

タイムカード利用申請を行っている従業員は、カードＩＤ選択画面中に表示されている最新の打刻時刻等に基づいて、カードＩＤの候補の中から、自己が利用しているタイムカードのカードＩＤを選択する。そして、従業員は、カードＩＤ選択画面中において、その選択したカードＩＤに対応する選択ボタン２９をクリック（またはタッチ）してから、ＯＫボタンをクリックする。これにより、従業員が選択したカードＩＤが入出力装置４から管理装置３へ送信される。

続いて、管理装置３のカード利用申請部２５は、入出力装置４から送信されたカードＩＤを受信（取得）する（ステップＳ２０）。続いて、カード利用申請部２５は、管理装置３の記憶部１２に記憶されているカード登録情報において、入出力装置４から送信されたカードＩＤと一致するカードＩＤを特定する。続いて、カード利用申請部２５は、従業員がログイン時に入力した従業員ＩＤ（図５中のステップＳ１２で取得された従業員ＩＤ）を、特定したカードＩＤに関連付けてカード登録情報に追加することにより、カード登録情報を更新する（ステップＳ２１）。続いて、管理装置３の従業員勤怠情報生成部２２が、時刻記録処理における従業員勤怠情報と同様の方法により、従業員勤怠情報を更新する（ステップＳ２２）。

ここで、図９は、カード登録情報における、当月のタイムカード（利用期間が当月であるタイムカード）のカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けの形成の推移を示している。図９（Ａ）に示すように、新規カード登録処理により新しい当月のタイムカードのカードＩＤがカード登録情報に追加された直後であって、まだ当月のタイムカードのいずれについてもタイムカード利用申請処理が行われていない状況においては、カード登録情報中の当月のタイムカードのカードＩＤのすべてにつき、従業員ＩＤが関連付けられていない。また、図９（Ｂ）に示すように、当月のタイムカードの利用が開始され、これらタイムカードのいくつかにつき、タイムカード利用申請処理が行われた後においては、カード登録情報中の当月のタイムカードのカードＩＤのうち、カード利用申請処理が行われたいくつかのタイムカードのカードＩＤにつき、従業員ＩＤが関連付けられている。また、図９（Ｃ）に示すように、カード登録情報中の当月のタイムカードのすべてにつき、タイムカード利用申請処理が行われた後においては、カード登録情報中の当月のタイムカードのカードＩＤのすべてにつき、従業員ＩＤが関連付けられている。

管理者が新しい当月のタイムカードを発行した直後の月初の時点において、当月のタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが全く形成されていない状態であっても、月末の時点において、当月のタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けがすべて形成された状態となった場合には、当月において、各従業員が打刻を行ったことによってタイムレコーダ２から管理装置３へ送信された時刻情報等は、時刻記録処理またはタイムカード利用申請処理において実行された従業員勤怠情報の更新処理（図３中のステップＳ５、または図５中のステップＳ１８もしくはＳ２２）により、従業員ＩＤと関連付けられて従業員勤怠情報に追加されている。したがって、管理者が新しい当月のタイムカードを発行した後、それらのタイムカードの利用期間（一箇月）内に、勤怠管理の対象である従業員のすべてがタイムカード利用申請を行うことにより、遅くとも月末においては、勤怠管理の対象である従業員のすべてについての当月の時刻情報等が従業員ごとに従業員勤怠情報として蓄積されることになる。

さて、図５に示すタイムカード利用申請処理において、従業員勤怠情報の更新が終了した後、管理装置３の関連付け状態情報生成部２６が関連付け状態情報を生成する（ステップＳ２３）。関連付け状態情報は、タイムカードを利用している従業員の従業員ＩＤとカードＩＤとの関連付けが形成されているか否かを示す情報である。関連付け状態情報生成部２６は、カード登録情報中の当月の各タイムカードのカードＩＤにつき、従業者ＩＤが関連付けられているか否かを判断することにより、関連付け状態情報を生成する。続いて、管理装置３の関連付け状態情報送信部２７が、関連付け状態情報生成部２６により生成された関連付け状態情報を各タイムレコーダ２へ送信する（ステップＳ２４）。以上で、タイムカード利用申請処理は終了する。

図１０は、カード登録情報の状態が図９（Ｂ）に示す状態であるときに、関連付け状態情報生成部２６により生成された関連付け状態情報を示している。図１０に示すように、関連付け状態情報は、当月のタイムカードのカードＩＤ、関連付け状態情報の生成時において当月のタイムカードのカードＩＤとすでに関連付けられている従業員ＩＤ、当月のタイムカードの利用期間を示す情報、当月のタイムカードの発行日を示す情報、および状態フラグがそれぞれ互いに関連付けられて配列された情報である。状態フラグとは、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けの有無を示すフラグであり、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されている場合には、「１」（オン）に設定され、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない場合には、「０」（オフ）に設定される。

（タイムレコーダ）
図１１はタイムレコーダ２の外観を示している。図１２はタイムレコーダ２の構成を示している。図１１に示すように、各タイムレコーダ２は、筐体３１、タイムカードを挿入するためのカード挿入部３２、タイムカードに印字する時刻の種別を選択する種別ボタン３３、タイムレコーダ２に指示等を入力するための確認ボタン３４、時刻等を表示する表示部３５（例えばディスプレイ）、音声を出力するスピーカ３６、タイムレコーダ２により打刻を行う者の顔を撮像する撮像部３７（例えばＣＣＤカメラ）を備えている。なお、確認ボタン３４は操作ボタンの具体例である。

また、各タイムレコーダ２は、図１２に示すように、時計を含む時計部３８、タイムカードがカード挿入部３２に挿入されたか否か、およびタイムカードがカード挿入部３２から抜き取られたか否かを検出するカード検出部３９、カード挿入部３２に挿入されたタイムカードを搬送するカード搬送部４０、タイムカードの印字領域に時刻を印字する印字部４１、タイムカードに印刷されたカードコードを読み取るカードコード読取部４２、および振動を生成する振動生成部４３を備えている。カード検出部３９およびカードコード読取部４２はそれぞれ光センサを有している。振動生成部４３は、タイムレコーダ２の筐体３１を振動させ、通知または警報を、振動によって、タイムレコーダ２により打刻を行う者に伝えるために設けられている。具体的には、振動モータを使用して振動を発生させる手段が容易だが、印字部４１を構成する図示しない印字ヘッドを用いて、タイムカードに印字はされない状態で駆動して振動を発生する手段や、カード搬送部４０を構成する図示しないステッピングモータを用いて、高周波数で往復駆動して振動を発生する手段等が採用され得る。

また、各タイムレコーダ２は、管理装置３とコンピュータネットワーク５を介して通信を行う通信回路４４、情報を記憶する記憶部４５、および外部機器をタイムレコーダ２に接続するための外部機器接続部４６を備えている。記憶部４５は例えば半導体メモリを備えている。記憶部４５にはレコーダＩＤが記憶されている。また、記憶部４５には、管理装置３から受信した関連付け状態情報が記憶される。外部機器接続部４６は例えばＵＳＢ（ユニバーサル・シリアル・バス）のレセプタクルを有している。

また、各タイムレコーダ２はＣＰＵ４７を備えている。ＣＰＵ４７は、時計部３８、カード検出部３９、カード搬送部４０、印字部４１、カードコード読取部４２、通信回路４４、記憶部４５、表示部３５、撮像部３７、および振動生成部４３等を制御する。また、ＣＰＵ４７は、例えば記憶部４５に記憶されたプログラムを読み取って実行することにより、カードＩＤ読取制御部５１、時刻取得部５２、印字制御部５３、搬送制御部５４、通信制御部５５、通知制御部５６および関連付け状態情報受信部５７として機能する。

カードＩＤ読取制御部５１は、カードコード読取部４２を制御して、タイムカードからカードＩＤを読み取る。時刻取得部５２は、タイムカードに印字する時刻を時計部３８から取得する。印字制御部５３は、印字部４１を制御し、タイムカードに時刻を印字する。搬送制御部５４は、タイムカードがカード挿入部３２に挿入されたとき、そのタイムカードをカード挿入部３２の奥側へ移動させ、またはタイムカードへの時刻の印字等が終わった後、タイムカードをカード挿入部３２の入口側へ移動させる。通信制御部５５は、通信回路４４を制御し、レコーダＩＤ、カードＩＤ、種別情報および時刻情報を管理装置３へ送信する。通知制御部５６は、表示部３５、スピーカ３６および振動生成部４３を制御し、タイムカード利用申請を行っていないことを従業員に認識させ、またはタイムカード利用申請を行うことを従業員に催促するための通知動作を行う。関連付け状態情報受信部５７は、通信回路４４を制御し、管理装置３から送信された関連付け状態情報を受信する。

なお、カードＩＤ読取制御部５１およびカードコード読取部４２は媒体識別情報読取部の具体例である。通信制御部５５および通信回路４４は時刻情報送信部の具体例である。通知制御部５６、表示部３５、スピーカ３６および振動生成部４３は通知部の具体例である。

図１３はタイムカードの一例を示している。図１３において、タイムカード６１は、例えば厚紙により形成されており、その表面および裏面のそれぞれには、時刻を印字する印字領域６２、タイムカード６１のカードＩＤ６３、およびカードＩＤ６３をバーコード化したカードコード６４が予め印刷されている。

（タイムレコーダの動作）
図１４はタイムレコーダ２の動作を示している。図１５は、タイムレコーダ２の表示部３５における表示を示している。図１４において、タイムレコーダ２の電源を入れると、タイムレコーダ２のＣＰＵ４７が管理装置３との通信を確立した後、図１５（Ａ）に示すように、タイムレコーダ２の表示部３５に現在の時刻（月、日、時および分）を表示する（ステップＳ３１）。

続いて、タイムレコーダ２の関連付け状態情報受信部５７が、管理装置３から関連付け状態情報を受信したか否かを判断し、関連付け状態情報を受信した場合には（ステップＳ３２：ＹＥＳ）、受信した関連付け状態情報をタイムレコーダ２の記憶部４５に記憶する（ステップＳ３３）。

続いて、タイムレコーダ２のＣＰＵ４７が、カード検出部３９から出力された検出信号に基づき、タイムカードがカード挿入部３２に挿入されたか否かを判断する（ステップＳ３４）。また、このとき、ＣＰＵ４７は、種別ボタン３３の押下状態を検出し、従業員が選択した時刻の種別を認識する。カード挿入部３２にタイムカードが挿入されていない場合（ステップＳ３４：ＮＯ）、ＣＰＵ４７は処理をステップＳ３２へ戻す。一方、カード挿入部３２にタイムカードが挿入された場合には（ステップＳ３４：ＹＥＳ）、タイムレコーダ２の搬送制御部５４が、カード搬送部４０を制御し、カード挿入部３２に挿入されたタイムカードを、カード挿入部３２の奥へ引き込む（ステップＳ３５）。続いて、タイムレコーダ２のカードＩＤ読取制御部５１が、カードコード読取部４２を制御し、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードに印刷されたカードコードを読み取る。続いて、カードＩＤ読取制御部５１は、読み取られたカードコードを復号し、当該タイムカードのカードＩＤを取得する（ステップＳ３６）。なお、タイムカードの引き込みとカードコードの読み取りは、同時に行われる。

続いて、タイムレコーダ２の通知制御部５６が、カード登録情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されているか否かを判断する（ステップＳ３７）。具体的には、通知制御部５６は、管理装置３から受信して記憶部４５に記憶されている関連付け状態情報を検索し、関連付け状態情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと一致するカードＩＤを特定し、当該特定したカードＩＤと関連付けられた状態フラグが「１」か否かを判断する。カード登録情報においてカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されている場合、関連付け状態情報において、そのカードＩＤに関連付けられた状態フラグが「１」に設定されている。したがって、関連付け状態情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと一致するカードＩＤと関連付けられた状態フラグが「１」であることは、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていることを意味する。

ステップＳ３７の判断の結果、カード登録情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されている場合には（ステップＳ３７：ＹＥＳ）、タイムレコーダ２のＣＰＵ４７は、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと関連付けられた従業員ＩＤを関連付け状態情報から読み取り、図１５（Ｂ）に示すように、当該読み取った従業員ＩＤをタイムレコーダ２の表示部３５に表示する（ステップＳ３８）。

続いて、タイムレコーダ２の時刻取得部５２が時計部３８から現在の時刻を取得し、タイムレコーダ２の印字制御部５３が、取得した現在の時刻を、カード挿入部３２内に挿入されているタイムカードの印字領域に印字する（ステップＳ３９）。続いて、搬送制御部５４が、タイムカードをカード挿入部３２から排出すべく、カード挿入部３２内に挿入されているタイムカードをカード挿入部３２の入口側へ移動させる（ステップＳ４０）。続いて、タイムレコーダ２のＣＰＵ４７が、カード検出部３９からの検出信号に基づき、タイムカードがカード挿入部３２から抜き取られたか否かを判断し、タイムカードがカード挿入部３２から抜き取られた場合には（ステップＳ４１：ＹＥＳ）、タイムレコーダ２の表示部３５の表示を、現在の時刻の表示に戻す（ステップＳ４２）。続いて、ＣＰＵ４７は、カードＩＤ読取制御部５１がタイムカードから取得したカードＩＤ、時刻取得部５２が時計部３８から取得した時刻（印字制御部がタイムカードに印字した時刻）を示す時刻情報、および従業員が選択した時刻の種別を示す種別情報を、タイムレコーダ２の記憶部４５に記憶する（ステップＳ４３）。続いて、タイムレコーダ２の通信制御部５５が、これらカードＩＤ、時刻情報および種別情報、並びに記憶部４５に記憶されたレコーダＩＤを管理装置３へ送信する（ステップＳ４４）。

一方、ステップＳ３７の判断の結果、カード登録情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない場合には（ステップＳ３７：ＮＯ）、タイムレコーダ２の通知制御部が通知処理を実行する（ステップＳ４５）。この場合、通知処理が実行された後に、ステップＳ３９からステップＳ４４までの処理、すなわち、タイムカードへの時刻の印字、タイムカードのカード挿入部３２からの排出、表示部３５の表示の切り替え、カードＩＤおよび時刻情報等の記憶、並びにカードＩＤおよび時刻情報等の管理装置３への送信が行われる。

（通知処理）
図１６は、図１５中のステップ４５でタイムレコーダ２により実行される通知処理の内容を示している。通知処理は、タイムカード利用申請を行っていないことを従業員に認識させ、またはタイムカード利用申請を行うことを従業員に催促するための通知動作を行う処理である。図１６に示す通知処理において、タイムレコーダ２の通知制御部５６は、まず、スピーカ３６を介してアラーム（例えば電子音、ビープ音、またはブザー音等）を出力する（ステップＳ５１）。続いて、通知制御部５６は、図１５（Ｃ）に示すように、カード挿入部３２に引き込まれたタイムカードから読み取ったカードＩＤをタイムレコーダ２の表示部３５に表示する（ステップＳ５２）。

通知制御部５６は、この状態を、所定の第１の待機時間（例えばおよそ１秒）維持する（ステップＳ５３）。第１の待機時間が経過した後、通知制御部５６はメッセージをタイムレコーダ２の表示部３５に表示する（ステップＳ５４）。このとき表示するメッセージは、図１５（Ｄ）に示すように、タイムカード利用申請を行うことを従業員に催促するメッセージであることが好ましい。また、これとほぼ同時に、通知制御部５６は、例えば、ステップＳ５４で表示部３５に表示したメッセージと同様の内容の音声メッセージをスピーカ３６を介して出力する（ステップＳ５５）。なお、これらのメッセージは、「タイムカードの利用申請を行ってください。」といったメッセージでもよい。また、これらのメッセージの表示および音声出力と同時に、振動生成部４３により振動を発生させてもよい。また、メッセージの表示中、表示部３５のディスプレイのバックライトを点滅させてもよい。

通知制御部５６は、この状態を、所定の第２の待機時間（例えばおよそ２秒）維持する（ステップＳ５６）。第２の待機時間が経過した後、通知制御部５６は音声メッセージの出力を停止する（ステップＳ５７）。なお、振動生成部４３により振動を発生させている場合には、その振動を停止し、ディスプレイのバックライトを点滅させている場合には、その点滅を停止する。以上で通知処理は終了である。

以上説明した通り、本発明の実施形態の時刻記録システムにおけるタイムレコーダ２は、従業員がカード挿入部３２にタイムカードを挿入したときに、そのタイムカードのカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられているか否かを判断し、そのタイムカードのカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられていない場合には、タイムカード利用申請を行っていないことを当該従業員に認識させ、またはタイムカード利用申請を行うことを当該従業員に催促するための通知動作を行う。この通知動作により、タイムカード利用申請を行っていないことを従業員に気付かせ、または、タイムカード利用申請が必要であることを従業員に認識させることができる。したがって、従業員がタイムカード利用申請を失念すること抑制することができ、また、各従業員にタイムカード利用申請を早期に行わせることができる。したがって、勤怠管理の対象である一部の従業員が当月のタイムカードの利用期間内にタイムカード利用申請を行わないために勤怠管理に支障が生じることを抑制することができる。

また、カード挿入部３２に挿入された個々のタイムカードにつき、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されているか否かを判断し、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない場合に限り、通知動作を行うので、すでにタイムカード利用申請を行った従業員に対して通知動作が行われることがない。したがって、すでにタイムカード利用申請を行った従業員は円滑に、出勤時刻等の打刻を行うことができる。

また、タイムレコーダ２による通知動作として、まずアラームを出力し、第１の待機時間経過後に、メッセージの表示部３５への表示と音声メッセージの出力を行うことにより、タイムカードをカード挿入部３２に挿入した、まだタイムカード利用申請を行っていない従業員に、タイムカード利用申請を行っていないこと、またはタイムカード利用申請を行うべきことを確実に伝えることができる。

また、タイムカード利用申請をタイムカードの利用期間内に各従業員に確実に行わせることにより、本実施形態の勤怠管理システムが採用している、タイムカード発行時に管理者が新しいタイムカードのカードＩＤをカード登録情報へ追加する作業を行い、各従業員が従業員ＩＤを、自己が利用しているタイムカードのカードＩＤと関連付けてカード登録情報へ追加する作業を行うといった方法を円滑に運用することが可能になる。その結果、管理者は、タイムカード発行時に、勤怠管理の対象であるすべての従業員につき、タイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けを形成する作業を行う必要がなくなり、それゆえ、タイムカード発行時における管理者の作業負担を軽減することができる。

（通知処理の第１の変形例）
図１７は、上述した本発明の実施形態の勤怠管理システム１におけるタイムレコーダ２の通知処理の第１の変形例を示している。図１７に示す通知処理の第１の変形例において、ステップＳ６１からステップＳ６５までの処理、すなわち、アラームをスピーカ３６を介して出力し、タイムカードのカードＩＤを表示部３５に表示し、この状態を第１の待機時間維持した後、タイムカード利用申請を行うことを従業員に催促するメッセージを表示部３５に表示し、これとほぼ同時にこのメッセージと同様の内容の音声メッセージをスピーカ３６を介して出力する処理は、図１６に示す上記通知処理におけるステップＳ５１からステップＳ５５までの処理と同じである。しかしながら、図１７に示す通知処理の第１の変形例では、図１６に示す上記通知処理と異なり、ステップＳ６４でメッセージを表示部３５に表示し、ステップＳ６５で音声メッセージを出力した後、従業員が、タイムレコーダ２に設けられた確認ボタン３４を押下するまで、メッセージの表示および音声メッセージの出力を継続する。

この第１の変形例によれば、まだタイムカード利用申請を行っていない従業員は、タイムカードをカード挿入部３２に挿入した後、タイムレコーダ２から出力される音声メッセージを、確認ボタン３４を押下して止めることを強いられる。これにより、自己にタイムカード利用申請を行う任務があるということが、当該従業員の記憶の中に強く残ることとなる。したがって、当該従業員にタイムカード利用申請を確実に行わせることができる。

なお、図１７中のステップＳ６５で、図１５（Ｄ）に示すような催促メッセージに代え、図１５（Ｅ）に示すような確認ボタン３４を押下することによりメッセージの音声出力を止めることができる旨を示すガイダンスを表示部３５に表示してもよい。

（通知処理の第２の変形例）
図１８は、上述した本発明の実施形態の勤怠管理システム１におけるタイムレコーダ２の通知処理の第２の変形例を示している。この変形例の特徴は、通知制御部５６が、関連付け状態情報に含まれるタイムカードの発行日を示す情報に基づいて、タイムカードの発行日を認識し、その発行日からの経過時間に応じて通知動作の態様を変化させる点にある。なお、関連付け状態情報に含まれるタイムカードの発行日を示す情報は発行時情報の具体例である。

これにつき具体的に説明する。図１４中のステップＳ３７の判断の結果、カード登録情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない場合に（ステップＳ３７：ＮＯ）、通知制御部５６は、ステップＳ４５の通知処理に代えて、図１８に示す処理を実行する。図１８に示す処理において、まず、通知制御部５６は、管理装置３から受信され、タイムレコーダ２の記憶部４５に記憶されている関連付け状態情報を参照し、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日を認識する（ステップＳ７１）。すなわち、図１０に示すように、関連付け状態情報には、タイムカードの発行日を示す情報（以下、これを「発行日情報」という。）が含まれている。通知制御部５６は、関連付け状態情報において、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードのカードＩＤと一致するカードＩＤと関連付けられた発行日情報を読み取ることにより、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日を認識する。

続いて、通知制御部５６は、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日からの経過時間、例えば、当該タイムカードの発行日から現在の日までの日数を算出する（ステップＳ７２）。そして、算出した日数が、所定の基準日数以内であるか否かを判断する（ステップＳ７３）。所定の基準日数は、タイムカードの利用期間の日数よりも少ない日数に設定する。例えば、所定の基準日数をタイムカードの利用期間の日数の２分の１程度の日数とすることが好ましい。

カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日から現在の日までの日数が、上記基準日数以下である場合には（ステップＳ７３：ＹＥＳ）、通知制御部５６は第１の通知処理を実行する（ステップＳ７４）。一方、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日から現在の日までの日数が、上記基準日数を超えている場合には（ステップＳ７３：ＮＯ）、通知制御部５６は第２の通知処理を実行する（ステップＳ７５）。

例えば、通知制御部５６は、第１の通知処理として、図１６に示す通知処理を実行し、第２の通知処理として、図１７に示す通知処理を実行する。この場合、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数以内にある場合には、タイムカード利用申請を行うことを催促するメッセージの表示および音声メッセージの出力が、第２の待機時間（例えばおよそ２秒）経過することにより自動的に停止する。一方、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数を超えている場合には、タイムカード利用申請を行うことを催促するメッセージの表示および音声メッセージの出力が、タイムレコーダ２の確認ボタン３４を従業員が押下するまで継続される。これにより、従業員が利用しているタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数を超えた場合に、当該日数が上記基準日数以内である場合と比較して、タイムカード利用申請の催促の度合いが強くなる。

このような通知処理の第２の変形例によれば、従業員が利用しているタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数を超えた場合にタイムカード利用申請の催促の度合いが強くなるので、従業員が利用しているタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数を超える前に、タイムカード利用申請を行ってしまいたいという心理が従業員に生じる。それゆえ、タイムカード利用申請を従業員に早期に行わせることができる。

なお、この通知処理の第２の変形例においては、第１の通知処理と第２の通知処理とで、タイムカード利用申請を催促する度合いを変化させる種々の方法が考えられる。例えば、第２の通知処理では、第１の通知処理と比較して、アラーム音を激しくしてもよいし、ディスプレイのバックライトの点滅を速くしてもよい。また、第２の通知処理では、第１の通知処理と比較して、音声メッセージの音量を大きくしてもよいし、音声メッセージの出力を維持する時間を長くしてもよい。また、第１の通知処理では振動生成部４３により振動を発生させないが、第２の通知処理では振動生成部４３により振動を発生させるようにしてもよい。また、第２の通知処理では、第１の通知処理と比較して、時刻を印字した後のタイムカードの排出速度を遅くしてもよい。

また、上記通知処理の第２の変形例では、このような通知動作の態様の変化が２段階であるが、このような通知動作の変化を３段階以上とし、短い日数（例えば７日）が経過するごとに通知動作による催促の度合いを徐々に増強させるようにしてもよい。

また、他の実施形態として、カードＩＤと従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない場合にのみ、撮像部３７で打刻を行う者の顔を撮像して記憶し、その旨を通知してもよい。例えば、シャッター音を通知動作として出力してもよい。

一方、カード挿入部３２内に引き込まれたタイムカードの発行日から現在の日までの日数が上記基準日数以内である場合には通知処理を行わず、当該日数が上記基準日数を超えた場合に通知処理を行うようにしてもよい。

なお、上記実施形態における関連付け状態情報には、図１０に示すように、タイムカードの発行日を示す情報（発行日情報）が含まれている。しかしながら、発行日情報を関連付け状態情報に含めず、関連付け状態情報とは別に管理装置３から各タイムレコーダ２へ送信してもよい。また、発行した当月のタイムカードのすべてにつき、発行日が共通である場合には、例えば管理者が月初に、その共通の発行日をタイムレコーダ２に手入力しタイムレコーダ２の記憶部４５に記憶させるようにしてもよい。この場合、手入力されて記憶部４５に記憶された発行日を示す情報が発行日情報（発行時情報）に相当する。

また、上記実施形態のおける関連付け状態情報は、当月のすべてのタイムカードについての、カードＩＤ、従業員ＩＤ（関連付け状態情報の生成時にすでに関連付けが形成されているもののみ）、利用期間、発行日および状態フラグを含む構成となっている。しかしながら、関連付け状態情報の構成はこれに限らない。例えば、関連付け状態情報に従業員ＩＤを含ませない構成としてもよい。また、関連付け状態情報の構成として、すでに従業員ＩＤとの関連付けが形成されている当月のカードＩＤのみを含む構成としてもよいし、まだ従業員ＩＤとの関連付けが形成されていない当月のカードＩＤのみを含む構成としてもよい。なお、関連付け状態情報に従業員ＩＤを含ませない構成とした場合には、タイムレコーダ２のカード挿入部３２に挿入されたタイムカードから読み取ったカードＩＤに従業員ＩＤが関連付けられていることを認識した後に、その従業員ＩＤをタイムレコーダ２の表示部３５に表示する処理（図１４中のステップＳ３８）を省くこととする。

また、上記実施形態における管理装置３のタイムカード利用申請処理では、カード登録情報において、いずれの従業員とも関連付けられていないカードＩＤと一致するカードＩＤ（未関連付けカードＩＤ）を打刻情報において特定し、それらカードＩＤを、タイムカード利用申請を行っている従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤの複数の候補として入出力装置４の表示部７２に表示する。しかしながら、タイムカード利用申請処理において、タイムカード利用申請を行っている従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤを、未関連付けカードＩＤに関連付けられた時刻情報と、従業員勤怠情報に蓄積された当該従業員の過去の時刻情報との類似性に基づいて推測し、推測された複数のカードＩＤを、当該従業員が利用しているタイムカードのカードＩＤの候補として表示部７２に表示してもよい。これにより、カードＩＤの候補を絞り込むことができ、表示部７２に表示するカードＩＤの候補の個数を減らすことができる。したがって、タイムカード利用申請を行っている従業員は、自己が利用しているタイムカードのカードＩＤの選択が容易になる。

また、上記実施形態では、時刻記録処理およびタイムカード利用申請処理において従業員勤怠情報の更新処理を逐一行う。しかしながら、従業員勤怠情報の更新のタイミングはこれらに限定されない。例えば、タイムカードの利用期間中は打刻情報を記憶部１２に保持しておき、タイムカードの利用期間が満了した直後等に従業員勤怠情報を更新してもよい。

また、上記実施形態では、タイムカードの利用期間を一箇月としたが、例えば、勤怠管理システム１を外国で利用する場合などには、その国の慣習等に応じて、タイムカードの利用期間を一箇月以外の期間としてもよい。

また、上記実施形態において、従業員ＩＤが従業員ごとに異なる固有の番号である場合を例にあげたが、従業員ＩＤとして、従業員の指紋の情報等、従業員の生体情報を用いることもできる。

また、上記実施形態では、本発明の時刻記録システムを、タイムカードを利用する勤怠管理システムに適用した場合を例にあげたが、本発明の時刻記録システムは、例えばＩＣカードを利用する勤怠管理システムにも適用することができる。さらに、本発明の時刻記録システムは、勤怠管理システムに限らず、入退室管理システム等、個人が利用している識別媒体から当該識別媒体のＩＤを取得し、かつ当該識別媒体のＩＤを読み取った時刻を示す時刻情報を取得し、取得した識別媒体のＩＤおよび時刻情報に基づいて、個人が特定の行為を行った時刻を把握する種々のシステムに適用することができる。

また、上記実施形態では、管理者が管理装置に新規カード登録処理を実行させた後に、新しいタイムカードを発行する例で説明したが、本発明の時刻記録システムでは、管理者が新規カードを登録処理せず、従業員が新規カード登録処理を行ってもよい。さらに、タイムカードのカードＩＤが運用上相当の期間においても重複することのない程度の桁数のＩＤを用いている場合や、準備した新しいタイムカードのカードＩＤの重複が無いように予め管理されている場合は、管理者も従業者もが新規カード登録処理を行わず、従業者がランダムに新しいタイムカードを使用し出すように運用してもよい。

また、本発明は、請求の範囲および明細書全体から読み取ることのできる発明の要旨または思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う時刻取得装置または時刻記録システムもまた本発明の技術思想に含まれる。

本発明は、企業等に勤務する従業員の勤怠管理を行う勤怠管理システム、建物内の室等の入退室管理を行う入退室管理システム等に利用することが可能である。

１ 勤怠管理システム（時刻記録システム）
２ タイムレコーダ（時刻取得装置）
３ 管理装置
４ 入出力装置
１２ 記憶部（記憶装置）
１５ ＣＰＵ
２１ 打刻情報生成部（第１の記憶制御部）
２２ 従業員勤怠情報生成部（時刻情報蓄積部）
２４ 新規カード登録部（第２の記憶制御部、媒体識別情報登録部）
２５ カード利用申請部（第２の記憶制御部、関連付け形成部）
２６ 関連付け状態情報生成部
２７ 関連付け状態情報送信部
３２ カード挿入部
３４ 確認ボタン（操作ボタン）
３５ 表示部（通知部）
３６ スピーカ（通知部）
３８ 時計部（時刻取得部）
４１ 印字部
４２ カードコード読取部（媒体情報読取部）
４３ 振動生成部（通知部）
４４ 通信回路（時刻情報送信部）
４５ 記憶部
４７ ＣＰＵ
５１ カードＩＤ読取制御部（媒体情報読取部）
５２ 時刻取得部
５５ 通信制御部（時刻情報送信部）
５６ 通知制御部（通知部）
５７ 関連付け状態情報受信部

Claims (9)

1. 識別媒体から当該識別媒体の媒体識別情報を読み取る媒体識別情報読取部と、
   前記媒体識別情報読取部による媒体識別情報の読取時の時刻を取得する時刻取得部と、
   前記時刻取得部により取得された時刻を示す時刻情報を前記媒体識別情報読取部により読み取られた媒体識別情報と共に外部装置へ送信する時刻情報送信部と、
   前記識別媒体を利用している利用者の利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを示す関連付け状態情報に基づき、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを判断し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合には、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けを形成する関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための通知動作を行う通知部とを備えていることを特徴とする時刻取得装置。
2. 前記通知部は、前記通知動作として、前記関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための音声、振動または光の出力を行うことを特徴とする請求項１に記載の時刻取得装置。
3. 前記通知部は、前記通知動作として、前記関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するためのメッセージの表示を行うことを特徴とする請求項１または２に記載の時刻取得装置。
4. 前記通知部は、前記識別媒体の発行時を示す発行時情報に基づいて前記識別媒体の発行時を認識し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合に前記通知動作を行うか否かを、前記識別媒体の発行時からの経過時間に基づいて判断することを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の時刻取得装置。
5. 前記通知部は、前記識別媒体の発行時を示す発行時情報に基づいて前記識別媒体の発行時を認識し、前記識別媒体の発行時からの経過時間に応じて前記通知動作の態様を変化させることを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の時刻取得装置。
6. 操作ボタンを備え、
   前記通知部は、通知動作を開始した後、前記操作ボタンが押下されるまで、通知動作を継続することを特徴とする請求項１ないし５のいずれかに記載の時刻取得装置。
7. 前記外部装置から送信された前記関連付け状態情報を受信する関連付け状態情報受信部を備えていることを特徴とする請求項１ないし６のいずれかに記載の時刻取得装置。
8. 前記識別媒体としてのタイムカードを挿入するカード挿入部と、
   前記カード挿入部に挿入された前記タイムカードに時刻を印字する印字部とを備え、
   前記媒体識別情報読取部は前記カード挿入部に挿入された前記タイムカードに印刷されている前記媒体識別情報を読み取ることを特徴とする請求項１ないし７のいずれかに記載の時刻取得装置。
9. 時刻取得装置および管理装置を備え、前記時刻取得装置により取得された時刻を前記管理装置により記録する時刻記録システムであって、
   前記時刻取得装置は、
   識別媒体から当該識別媒体の媒体識別情報を読み取る媒体識別情報読取部と、
   前記媒体識別情報読取部による媒体識別情報の読取時の時刻を取得する時刻取得部と、
   前記時刻取得部により取得された時刻を示す時刻情報を前記媒体識別情報読取部により読み取られた媒体識別情報と共に前記管理装置へ送信する時刻情報送信部と、
   前記識別媒体を利用している利用者の利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを示す関連付け状態情報に基づき、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されているか否かを判断し、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けが形成されていない場合には、前記利用者識別情報と前記媒体識別情報との関連付けを形成する関連付け形成作業を行っていないことを前記利用者に認識させ、または前記関連付け形成作業を行うことを前記利用者に催促するための通知動作を行う通知部とを備え、
   前記管理装置は、
   前記時刻情報送信部から送信された媒体識別情報と時刻情報とを、互いに関連付け、前記管理装置に設けられまたは接続された記憶装置に記憶する第１の記憶制御部と、
   前記利用者が利用している識別媒体の媒体識別情報と前記利用者の利用者識別情報とを、互いに関連付け、前記記憶装置に記憶する第２の記憶制御部と、
   前記第１の記憶制御部により記憶された媒体識別情報と時刻情報との関連付け、および前記第２の記憶制御部により記憶された媒体識別情報と利用者識別情報との関連付けに基づいて、前記時刻情報送信部から送信された時刻情報を前記利用者ごとに蓄積する時刻情報蓄積部と、
   前記関連付け状態情報を生成する関連付け状態情報生成部と、
   前記関連付け状態情報生成部により形成された関連付け状態情報を前記時刻取得装置へ送信する関連付け状態情報送信部とを備え、
   前記第２の記憶制御部は、
   前記管理装置の操作に基づき、前記識別媒体の媒体識別情報を前記記憶装置に記憶する媒体識別情報登録部と、
   前記管理装置に接続された入出力装置の操作に基づき、前記利用者の利用者識別情報を前記媒体識別情報登録部により記憶された媒体識別情報と関連付けて前記記憶装置に記憶する関連付け形成部とを備え、
   前記関連付け状態情報生成部は、前記媒体識別情報登録部により記憶されたそれぞれの媒体識別情報につき、前記関連付け形成部により記憶されたいずれかの利用者識別情報が関連付けられているか否かを判断することにより前記関連付け状態情報を生成することを特徴とする時刻記録システム。

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