JP2004126924A - 勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式 - Google Patents
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Abstract
【課題】従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供する。
【解決手段】従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータ1を備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータ1は、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置2、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベース8を備え、前記勤怠管理コンピュータ1は表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。
【選択図】 図1
【解決手段】従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータ1を備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータ1は、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置2、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベース8を備え、前記勤怠管理コンピュータ1は表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。
【選択図】 図1
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に係り、特に従業員の出勤、退勤等を管理する勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に関する。
【0002】
【従来の技術】
従来、従業員の勤怠状況は、タイムレコーダを用いて、各従業員毎に割り当てられたタイムカードに出勤時刻及び退勤時刻を打刻することによって管理している。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年、各企業において外国人従業員(国語を十分理解できない従業員)が急増し、また、これら外国人従業員の使用する言語もまちまちである。このため、前記出勤時刻及び退勤時刻をタイムカードに打刻する打刻式のタイムレコーダあるいは該打刻式のタイムレコーダをコンピュータ化した勤怠管理システムでは、これら従業員のそれぞれに前記タイムレコーダの正しい使用方法等を説明する手間が増加し、また、タイムレコーダの誤操作に伴うデータ修正作業も増大する。
【0004】
また、前記外国人従業員に連絡事項を伝達する場合、通常は前記従業員の母国語等で記載したメモを作成して交付しなければならない。前記メモを直接交付することのできない場合、例えば前記従業員が夜勤を行うような場合には、例えば従業員の母国語で記載したメモを前記タイムカードに貼付して通知しなければならない。
【0005】
しかし、このような処理を行う場合においても、前記メモの作成には手間を要し、更に連絡事項が前記従業員に確実に伝達されたことを確認することは困難である。
【0006】
本発明はこれらの問題点に鑑みてなされたもので、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供する。
【0007】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記の課題を解決するために次のような手段を採用した。
【0008】
従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。
【0009】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を添付図面を参照しながら説明する。図1は、本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。図において、1は勤怠管理コンピュータ、2はタッチパネルディスプレイ等の入力装置を備えた操作表示装置、3は操作表示装置2の操作表示部、4は前記従業員が保持するIDカードを読み取るIDカードリーダ、5は従業員の指紋を読み取る指紋リーダ、6は従業員が音声入力を行うためのマイク、9は表示装置2,ICカードリーダ4,指紋リーダ5、マイク6等の操作の確認音あるいは所要の音声出力を行うためのスピーカである。7はコンピュータ1に搭載された勤怠管理プログラム、8は勤怠管理プログラムが使用する勤怠管理情報データベースである。
【0010】
勤怠管理コンピュータ1には、前述のように勤怠管理システムを動作させるための勤怠管理プログラム7及び勤怠管理情報データベース8がインストールされている。操作表示装置2に対する入力は、操作表示部3に搭載されたタッチパネル部分に触れることにより行う。操作表示部3には後述する各種の情報画面を表示し、従業員はこれらの画面に触れることにより、所要の入力操作を行うことができる。例えば、授業員は操作表示部3に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択することができる。
【0011】
勤怠管理コンピュータ1による個人認証に際しては、前述のように、操作表示部3に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択した後、例えばIDカードリーダ4によりIDカードを読込む方法。あるいは指紋リーダ5により指紋を読込む方法。あるいはマイク6により自己の音声を入力する方法の何れかにより行うことができる。また、操作中の確認音や音声案内等の音声出力はスピーカ9により行う。
【0012】
図2は、前記操作表示部3に表示する画面(初期画面)の例を示す図である。図に示すように従業員は、自己が登録されている部署を表す部署選択ボタン25を押下する。勤怠管理コンピュータ1は、部署選択ボタン25を押下すると押下した部署に登録されている従業員の氏名を氏名選択ボタン21に表示する。また、共通メッセージ表示エリア23には従業員に共通に伝達すべきメッセージを表示する。このとき、共通メッセージ言語切換えボタン24を操作することにより、該操作に応じた言語(外国語)メッセージに切り替えて表示することができる。なお、前記外国語のメッセージは、予めライブラリに蓄積しておくことにより、あるいはその都度翻訳して表示することができる。
【0013】
図3は、前記操作表示部3に表示する画面(個人メッセージ表示画面)の例を示す図である。個人メッセージ表示画面は、前記操作表示部3あるいははICカードリーダ4等を操作して個人認証に成功した従業員に対して表示する。図に示すように、出勤・退勤等の打刻の適否を確認するための打刻確認ボタン31、個人メッセージ表示エリア33に表示したメッセージの内容を確認して保存あるいは確認して消去するためのメッセージ確認ボタン32を備える。なお、個人メッセージ表示エリア33に表示する言語は、従業員の希望する言語(例えば従業員登録時登録した言語)で表示することができる。なお、前記メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージに対する応答があるまで次の処理を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。
【0014】
図4は、勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。従業員情報テーブル40は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、該テーブル40にはデータベース内で共有管理しているID、従業員番号、部署名、氏名、パスワード、使用言語の言語種が登録されている。
【0015】
図5は、勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。打刻情報テーブル50は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、該テーブル50にはデータベース内で共有管理しているID、打刻日付(日付)、出勤時刻(出勤)、退勤時刻(退勤)、外出時刻(外出)、帰社時刻(帰社)を従業員が打刻した時に登録する。なお、未登録時刻は99:99と表示している。
【0016】
図6は、勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。メッセージテーブル60は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、テーブル60にはデータベース内で共有管理しているID(共通メッセージはIDを0としている)、メッセージ内容、使用言語種が登録されている。
【0017】
次に、勤怠管理システムの各種処理について説明する。
【0018】
図7は、初期画面の表示処理を説明する図である。まず、ステップS1において、プログラムを起動すと、ステップS2において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40からID、従業員番号、氏名、部署名、パスワード、言語種を読込み、ステップS3においてメッセージテーブル60から共通メッセージ(ID:0)を読込み、部署名、従業員名および共通メッセージを操作表示部3に表示し、この状態で待機する。
【0019】
図8は、出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。まず、ステップS100において、従業員の個人認証を行う(詳細は後述する)。認証結果が不正(認証不可)の場合の場合は、ステップS101において初期画面に戻る。前記認証結果が正(認証可)の場合、あるいはパスワードが登録されていない場合は、ステップS10において、前記従業員宛のセージ(個人宛メッセージ)の有無を勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブルから検索する。
【0020】
ステップS11において個人宛メッセージを検索できた場合はステップS12に進み、そうでない場合はステップS16に進む。ステップS12において個人宛メッセージを操作表示部3に表示する。ステップS13において、従業員は前記メッセージを確認後、メッセージの削除または保存ボタンを押下する。ステップS14において、メッセージ削除ボタンが押下されたか否かを判別し、押下された場合は、ステップS15に進み、そうでない場合はステップS16に進む。ステップS15において勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブルから個人宛メッセージを削除する。
【0021】
ステップS16において、打刻確認ボタン31を表示する。ステップS17において従業員は打刻確認ボタン3を操作する(出勤、退勤が正しければ「はい」を押し、正しくない場合は「いいえ」を押す)。ステップS18において、ステップS17で「はい」が押下されたか否かを判別し、押下された場合はステップS20に進み、そうでない場合はステップS19に進む。
【0022】
ステップS19において、後述する外出、帰社、修正、実績確認(後述)を行う。ステップS20において、出勤、退勤時刻を勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブルへの登録と確認用の音声出力をした後、ステップS3に戻る。ステップS3において、勤怠管理情報データベースのメッセージテーブルから共通メッセージ(ID:0)を読込み、ステップS4において初期画面を表示して次の従業員の操作を待機する。
【0023】
図9は、使用言語の切り替え操作を説明する図である。前記ステップS4において初期画面が表示されている。次いで、ステップS2において初期画面における共通メッセージ言語切換えボタン24を押下し、ステップS22において、共通メッセージに使用する言語を切換えて表示する。
【0024】
図10は、終了操作を説明する図である。前記ステップS4において初期画面が表示されている。この状態において終了ボタン26を操作すると処理は終了する(ステップS23)。
【0025】
図11は、個人認証処理(パスワード)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS110において、従業員は図2に示す初期画面に表示した自分の氏名を選択する。ステップS111において前記選択した氏名に対するパスワードが勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40に登録されているか否かを判別し、登録されている場合はステップS112に進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップS112において、パスワードの入力画面を表示する。ステップS113において従業員はパスワードを入力し、ステップS114においてパスワードの確認を行う。
【0026】
図12は、個人認証処理(IDカード)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS115において、従業員は自己のIDカードをカードリーダ4に読込ませる。ステップS116において、読み取ったID情報(従業員番号)と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0027】
図13は、個人認証処理(指紋)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS117において、自己の登録している指の指紋を指紋読取機に読込ませる。ステップS118で、指紋情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0028】
図14は、個人認証処理(音声)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS119において、自己の登録している声をマイクに入力する。ステップS120において、音声情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0029】
図15は、図8に示すステップS17ないしステップS20の詳細(打刻修正処理)を説明する図である。
【0030】
ステップS26において、従業員はその目的に応じて、操作表示部3に表示した「出勤」、「退勤」、「外出」、「帰社」、「実績表示」のボタンの何れかを押下する。ステップS26において「出勤」を押下した場合、ステップS27においてこれを判別し、ステップS28において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「出勤」を登録し、確認用音声を出力する。
【0031】
ステップS26において「退勤」を押下した場合、ステップS29においてこれを判別し、ステップS30において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に退勤として登録し、確認用音声を出力する。
【0032】
ステップS26において「外出」を押下した場合、ステップS31においてこれを判別し、ステップS32で行先を入力する。ステップS33において帰社時刻を登録する場合は、ステップS34に進み、ここで帰社時刻を入力後、ステップS35において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「外出」を登録する。
【0033】
ステップS26において「帰社」を押下した場合、ステップS36においてこれを判別し、ステップS37において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「帰社」を登録する。
【0034】
ステップS38において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50から打刻実績(勤務実績)の読込みを行い、読み込んだ打刻実績をステップS39において表示する。ステップS40において、前記打刻実績の表示画面を閉じる場合(EXIT)は図1のステップS3に戻る。閉じない場合はステップS41に進む。ステップS41において、前月の実績を見るか否かを判別し、見る場合はステップS42において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50から前月の打刻実績を読込み、表示する。ステップS43において、打刻値を修正する場合は打刻修正値を入力する。ステップS44において、前記入力した打刻修正値を勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に更新登録して、図1のステップS3に戻る。
【0035】
図16は、管理者が行う従業員登録について説明する図である。ステップS51においてプログラムを起動して、図示しない管理者用の表示部に「新規」、「更新」、「削除」の各ボタンを表示し、管理者はその目的に応じて前記何れかのボタンを選択する。
【0036】
ステップS52において「削除」を押下した場合は、ステップS53でこれを判別し、ステップS54において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40から、登録従業員のデータを削除する。
【0037】
ステップS52において「変更」を押下した場合は、ステップS55でこれを判別し、ステップS56において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40から、既存の従業員のデータを読み込んで、ステップS57においてこれを表示する。なお、入力データの蓄積されていない新規の状態では何も入力データの無い状態で表示する。ステップS58において従業員番号、部署名、氏名、言語種を入力する。なお、使用システム構成によっては、パスワード入力やIDカード、指紋、音声等の情報の入力を要求してもよい。
【0038】
ステップS59において、従業員データを登録するか否かを判別する。登録する場合はステップS60に進み、そうでない場合はステップS57に進む。ステップS60において、前記入力データを勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40に登録する。ステップS61において、勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40への登録処理を終了するかの確認画面を表示し、ステップS62において終了するか否かを確認する。ステップS63において、終了しない場合はステップS52に戻り、終了する場合はプログラムを終了する。
【0039】
図17は、管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。ステップS71において勤怠管理プログラム7を起動する。ステップS72において既に入力済みのメッセージを勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60から検索し、ステップS73において例えば図示しない管理者用の表示部に一覧表示する。ステップS74において、表示画面にメッセージの「新規作成」、「変更」、「削除」、及び処理の「終了」ボタンを表示する。前記管理者はその何れかを選択して入力する。
【0040】
ステップS74において「終了」を選択した場合は、ステップS75でこれを判別し、処理を終了する。
【0041】
ステップS74において「削除」を選択した場合は、ステップS76でこれを判別し、ステップS77で削除する。
【0042】
ステップS74において「変更」を選択した場合は、ステップS78でこれを判別し、ステップS79においてメッセージを勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60から読込みステップS80において表示する。
【0043】
ステップS74において「新規」を選択した場合は、ステップS80においてメッセージを未入力の状態で表示する。ステップS81において、新規メッセージの入力を行う。入力した新規メッセージをライブラリ登録する場合はステップS82,S83においてライブラリ登録する(新規メッセージが頻繁に使用されるメッセージである場合はライブラリに登録しておくと好都合である)。また、勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60に登録した登録済ライブラリから読み込みを行う場合はステップS84,85において読み込みを行う。また、入力した新規メッセ時を翻訳する場合には、ステップS86,S87において、例えば勤怠管理コンピュータ1の翻訳機能を用いて翻訳する。ステップS88において、入力が完了したか否かを判別し、完了した場合はステップS89において処理結果を登録して処理を終了する。
【0044】
本実施形態によれば、従業員は出勤あるいは退勤等の際に、勤怠管理コンピュータの操作表示部に表示された自己の氏名を選択し、あるいはIDカードリーダー4にIDカードを読込ませ、あるいは指紋リーダ5に指紋を読込ませ、あるいはマイク6に音声入力する等の手段により従業員情報を入力し、出勤時刻あるいは退勤時刻等を打刻することができる。
【0045】
このとき、勤怠管理コンピュータは前記操作表示部に従業員に伝達すべきメッセージ(個人宛メッセージ)を、各従業員が予め登録した言語を用いて表示することができる。
【0046】
また、全ての従業員に伝達すべき共通メッセージは、操作表示部3に表示されている言語種切換えボタンを操作することにより言語を切り替えて表示することができる。
【0047】
従って、日本語に堪能でない外国人従業員がいる企業でも、予め各従業員毎に使用言語(母国語)を登録しておくことにより、出勤あるいは退勤時の打刻処理あるいは会社と前記従業員とのコミュニケーションをスムーズに行うことができる。また、個人別のメッセージは、本人が確認を行わないと次の処理である打刻を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。また、従業員の認証は、操作表示部による入力、ICカードの外、指紋、音声等の生体認証を選択できるるため構築するシステムに応じて柔軟に対応できる。
【0048】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。
【図2】操作表示部3に表示する画面(初期画面)の例を示す図である。
【図3】操作表示部3に表示する画面(個人メッセージ表示画面)の例を示す図である。
【図4】勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。
【図5】勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。
【図6】勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。
【図7】初期画面の表示処理を説明する図である。
【図8】出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。
【図9】使用言語の切り替え操作を説明する図である。
【図10】終了操作を説明する図である。
【図11】個人認証処理(パスワード)を説明する図である。
【図12】個人認証処理(IDカード)を説明する図である。
【図13】個人認証処理(指紋)を説明する図である。
【図14】個人認証処理(音声)を説明する図である。
【図15】図3に示すステップS17ないしステップS20の詳細(打刻修正処理)を説明する図である。
【図16】管理者が行う従業員登録について説明する図である。
【図17】管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。
【符号の説明】
1 勤怠管理コンピュータ
2 操作表示装置
3 操作表示部
4 IDカードリーダ
5 指紋リーダ
6 マイク
7 勤怠管理プログラム
8 勤怠管理情報データベース
9 スピーカ
【発明の属する技術分野】
本発明は勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に係り、特に従業員の出勤、退勤等を管理する勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に関する。
【0002】
【従来の技術】
従来、従業員の勤怠状況は、タイムレコーダを用いて、各従業員毎に割り当てられたタイムカードに出勤時刻及び退勤時刻を打刻することによって管理している。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年、各企業において外国人従業員(国語を十分理解できない従業員)が急増し、また、これら外国人従業員の使用する言語もまちまちである。このため、前記出勤時刻及び退勤時刻をタイムカードに打刻する打刻式のタイムレコーダあるいは該打刻式のタイムレコーダをコンピュータ化した勤怠管理システムでは、これら従業員のそれぞれに前記タイムレコーダの正しい使用方法等を説明する手間が増加し、また、タイムレコーダの誤操作に伴うデータ修正作業も増大する。
【0004】
また、前記外国人従業員に連絡事項を伝達する場合、通常は前記従業員の母国語等で記載したメモを作成して交付しなければならない。前記メモを直接交付することのできない場合、例えば前記従業員が夜勤を行うような場合には、例えば従業員の母国語で記載したメモを前記タイムカードに貼付して通知しなければならない。
【0005】
しかし、このような処理を行う場合においても、前記メモの作成には手間を要し、更に連絡事項が前記従業員に確実に伝達されたことを確認することは困難である。
【0006】
本発明はこれらの問題点に鑑みてなされたもので、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供する。
【0007】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記の課題を解決するために次のような手段を採用した。
【0008】
従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。
【0009】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を添付図面を参照しながら説明する。図1は、本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。図において、1は勤怠管理コンピュータ、2はタッチパネルディスプレイ等の入力装置を備えた操作表示装置、3は操作表示装置2の操作表示部、4は前記従業員が保持するIDカードを読み取るIDカードリーダ、5は従業員の指紋を読み取る指紋リーダ、6は従業員が音声入力を行うためのマイク、9は表示装置2,ICカードリーダ4,指紋リーダ5、マイク6等の操作の確認音あるいは所要の音声出力を行うためのスピーカである。7はコンピュータ1に搭載された勤怠管理プログラム、8は勤怠管理プログラムが使用する勤怠管理情報データベースである。
【0010】
勤怠管理コンピュータ1には、前述のように勤怠管理システムを動作させるための勤怠管理プログラム7及び勤怠管理情報データベース8がインストールされている。操作表示装置2に対する入力は、操作表示部3に搭載されたタッチパネル部分に触れることにより行う。操作表示部3には後述する各種の情報画面を表示し、従業員はこれらの画面に触れることにより、所要の入力操作を行うことができる。例えば、授業員は操作表示部3に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択することができる。
【0011】
勤怠管理コンピュータ1による個人認証に際しては、前述のように、操作表示部3に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択した後、例えばIDカードリーダ4によりIDカードを読込む方法。あるいは指紋リーダ5により指紋を読込む方法。あるいはマイク6により自己の音声を入力する方法の何れかにより行うことができる。また、操作中の確認音や音声案内等の音声出力はスピーカ9により行う。
【0012】
図2は、前記操作表示部3に表示する画面(初期画面)の例を示す図である。図に示すように従業員は、自己が登録されている部署を表す部署選択ボタン25を押下する。勤怠管理コンピュータ1は、部署選択ボタン25を押下すると押下した部署に登録されている従業員の氏名を氏名選択ボタン21に表示する。また、共通メッセージ表示エリア23には従業員に共通に伝達すべきメッセージを表示する。このとき、共通メッセージ言語切換えボタン24を操作することにより、該操作に応じた言語(外国語)メッセージに切り替えて表示することができる。なお、前記外国語のメッセージは、予めライブラリに蓄積しておくことにより、あるいはその都度翻訳して表示することができる。
【0013】
図3は、前記操作表示部3に表示する画面(個人メッセージ表示画面)の例を示す図である。個人メッセージ表示画面は、前記操作表示部3あるいははICカードリーダ4等を操作して個人認証に成功した従業員に対して表示する。図に示すように、出勤・退勤等の打刻の適否を確認するための打刻確認ボタン31、個人メッセージ表示エリア33に表示したメッセージの内容を確認して保存あるいは確認して消去するためのメッセージ確認ボタン32を備える。なお、個人メッセージ表示エリア33に表示する言語は、従業員の希望する言語(例えば従業員登録時登録した言語)で表示することができる。なお、前記メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージに対する応答があるまで次の処理を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。
【0014】
図4は、勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。従業員情報テーブル40は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、該テーブル40にはデータベース内で共有管理しているID、従業員番号、部署名、氏名、パスワード、使用言語の言語種が登録されている。
【0015】
図5は、勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。打刻情報テーブル50は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、該テーブル50にはデータベース内で共有管理しているID、打刻日付(日付)、出勤時刻(出勤)、退勤時刻(退勤)、外出時刻(外出)、帰社時刻(帰社)を従業員が打刻した時に登録する。なお、未登録時刻は99:99と表示している。
【0016】
図6は、勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。メッセージテーブル60は、勤怠管理情報データベース8に登録されており、テーブル60にはデータベース内で共有管理しているID(共通メッセージはIDを0としている)、メッセージ内容、使用言語種が登録されている。
【0017】
次に、勤怠管理システムの各種処理について説明する。
【0018】
図7は、初期画面の表示処理を説明する図である。まず、ステップS1において、プログラムを起動すと、ステップS2において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40からID、従業員番号、氏名、部署名、パスワード、言語種を読込み、ステップS3においてメッセージテーブル60から共通メッセージ(ID:0)を読込み、部署名、従業員名および共通メッセージを操作表示部3に表示し、この状態で待機する。
【0019】
図8は、出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。まず、ステップS100において、従業員の個人認証を行う(詳細は後述する)。認証結果が不正(認証不可)の場合の場合は、ステップS101において初期画面に戻る。前記認証結果が正(認証可)の場合、あるいはパスワードが登録されていない場合は、ステップS10において、前記従業員宛のセージ(個人宛メッセージ)の有無を勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブルから検索する。
【0020】
ステップS11において個人宛メッセージを検索できた場合はステップS12に進み、そうでない場合はステップS16に進む。ステップS12において個人宛メッセージを操作表示部3に表示する。ステップS13において、従業員は前記メッセージを確認後、メッセージの削除または保存ボタンを押下する。ステップS14において、メッセージ削除ボタンが押下されたか否かを判別し、押下された場合は、ステップS15に進み、そうでない場合はステップS16に進む。ステップS15において勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブルから個人宛メッセージを削除する。
【0021】
ステップS16において、打刻確認ボタン31を表示する。ステップS17において従業員は打刻確認ボタン3を操作する(出勤、退勤が正しければ「はい」を押し、正しくない場合は「いいえ」を押す)。ステップS18において、ステップS17で「はい」が押下されたか否かを判別し、押下された場合はステップS20に進み、そうでない場合はステップS19に進む。
【0022】
ステップS19において、後述する外出、帰社、修正、実績確認(後述)を行う。ステップS20において、出勤、退勤時刻を勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブルへの登録と確認用の音声出力をした後、ステップS3に戻る。ステップS3において、勤怠管理情報データベースのメッセージテーブルから共通メッセージ(ID:0)を読込み、ステップS4において初期画面を表示して次の従業員の操作を待機する。
【0023】
図9は、使用言語の切り替え操作を説明する図である。前記ステップS4において初期画面が表示されている。次いで、ステップS2において初期画面における共通メッセージ言語切換えボタン24を押下し、ステップS22において、共通メッセージに使用する言語を切換えて表示する。
【0024】
図10は、終了操作を説明する図である。前記ステップS4において初期画面が表示されている。この状態において終了ボタン26を操作すると処理は終了する(ステップS23)。
【0025】
図11は、個人認証処理(パスワード)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS110において、従業員は図2に示す初期画面に表示した自分の氏名を選択する。ステップS111において前記選択した氏名に対するパスワードが勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40に登録されているか否かを判別し、登録されている場合はステップS112に進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップS112において、パスワードの入力画面を表示する。ステップS113において従業員はパスワードを入力し、ステップS114においてパスワードの確認を行う。
【0026】
図12は、個人認証処理(IDカード)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS115において、従業員は自己のIDカードをカードリーダ4に読込ませる。ステップS116において、読み取ったID情報(従業員番号)と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0027】
図13は、個人認証処理(指紋)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS117において、自己の登録している指の指紋を指紋読取機に読込ませる。ステップS118で、指紋情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0028】
図14は、個人認証処理(音声)(図8におけるステップS100)を説明する図である。ステップS119において、自己の登録している声をマイクに入力する。ステップS120において、音声情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【0029】
図15は、図8に示すステップS17ないしステップS20の詳細(打刻修正処理)を説明する図である。
【0030】
ステップS26において、従業員はその目的に応じて、操作表示部3に表示した「出勤」、「退勤」、「外出」、「帰社」、「実績表示」のボタンの何れかを押下する。ステップS26において「出勤」を押下した場合、ステップS27においてこれを判別し、ステップS28において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「出勤」を登録し、確認用音声を出力する。
【0031】
ステップS26において「退勤」を押下した場合、ステップS29においてこれを判別し、ステップS30において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に退勤として登録し、確認用音声を出力する。
【0032】
ステップS26において「外出」を押下した場合、ステップS31においてこれを判別し、ステップS32で行先を入力する。ステップS33において帰社時刻を登録する場合は、ステップS34に進み、ここで帰社時刻を入力後、ステップS35において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「外出」を登録する。
【0033】
ステップS26において「帰社」を押下した場合、ステップS36においてこれを判別し、ステップS37において勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に「帰社」を登録する。
【0034】
ステップS38において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50から打刻実績(勤務実績)の読込みを行い、読み込んだ打刻実績をステップS39において表示する。ステップS40において、前記打刻実績の表示画面を閉じる場合(EXIT)は図1のステップS3に戻る。閉じない場合はステップS41に進む。ステップS41において、前月の実績を見るか否かを判別し、見る場合はステップS42において、勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50から前月の打刻実績を読込み、表示する。ステップS43において、打刻値を修正する場合は打刻修正値を入力する。ステップS44において、前記入力した打刻修正値を勤怠管理情報データベース8の打刻情報テーブル50に更新登録して、図1のステップS3に戻る。
【0035】
図16は、管理者が行う従業員登録について説明する図である。ステップS51においてプログラムを起動して、図示しない管理者用の表示部に「新規」、「更新」、「削除」の各ボタンを表示し、管理者はその目的に応じて前記何れかのボタンを選択する。
【0036】
ステップS52において「削除」を押下した場合は、ステップS53でこれを判別し、ステップS54において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40から、登録従業員のデータを削除する。
【0037】
ステップS52において「変更」を押下した場合は、ステップS55でこれを判別し、ステップS56において勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40から、既存の従業員のデータを読み込んで、ステップS57においてこれを表示する。なお、入力データの蓄積されていない新規の状態では何も入力データの無い状態で表示する。ステップS58において従業員番号、部署名、氏名、言語種を入力する。なお、使用システム構成によっては、パスワード入力やIDカード、指紋、音声等の情報の入力を要求してもよい。
【0038】
ステップS59において、従業員データを登録するか否かを判別する。登録する場合はステップS60に進み、そうでない場合はステップS57に進む。ステップS60において、前記入力データを勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40に登録する。ステップS61において、勤怠管理情報データベース8の従業員情報テーブル40への登録処理を終了するかの確認画面を表示し、ステップS62において終了するか否かを確認する。ステップS63において、終了しない場合はステップS52に戻り、終了する場合はプログラムを終了する。
【0039】
図17は、管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。ステップS71において勤怠管理プログラム7を起動する。ステップS72において既に入力済みのメッセージを勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60から検索し、ステップS73において例えば図示しない管理者用の表示部に一覧表示する。ステップS74において、表示画面にメッセージの「新規作成」、「変更」、「削除」、及び処理の「終了」ボタンを表示する。前記管理者はその何れかを選択して入力する。
【0040】
ステップS74において「終了」を選択した場合は、ステップS75でこれを判別し、処理を終了する。
【0041】
ステップS74において「削除」を選択した場合は、ステップS76でこれを判別し、ステップS77で削除する。
【0042】
ステップS74において「変更」を選択した場合は、ステップS78でこれを判別し、ステップS79においてメッセージを勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60から読込みステップS80において表示する。
【0043】
ステップS74において「新規」を選択した場合は、ステップS80においてメッセージを未入力の状態で表示する。ステップS81において、新規メッセージの入力を行う。入力した新規メッセージをライブラリ登録する場合はステップS82,S83においてライブラリ登録する(新規メッセージが頻繁に使用されるメッセージである場合はライブラリに登録しておくと好都合である)。また、勤怠管理情報データベース8のメッセージテーブル60に登録した登録済ライブラリから読み込みを行う場合はステップS84,85において読み込みを行う。また、入力した新規メッセ時を翻訳する場合には、ステップS86,S87において、例えば勤怠管理コンピュータ1の翻訳機能を用いて翻訳する。ステップS88において、入力が完了したか否かを判別し、完了した場合はステップS89において処理結果を登録して処理を終了する。
【0044】
本実施形態によれば、従業員は出勤あるいは退勤等の際に、勤怠管理コンピュータの操作表示部に表示された自己の氏名を選択し、あるいはIDカードリーダー4にIDカードを読込ませ、あるいは指紋リーダ5に指紋を読込ませ、あるいはマイク6に音声入力する等の手段により従業員情報を入力し、出勤時刻あるいは退勤時刻等を打刻することができる。
【0045】
このとき、勤怠管理コンピュータは前記操作表示部に従業員に伝達すべきメッセージ(個人宛メッセージ)を、各従業員が予め登録した言語を用いて表示することができる。
【0046】
また、全ての従業員に伝達すべき共通メッセージは、操作表示部3に表示されている言語種切換えボタンを操作することにより言語を切り替えて表示することができる。
【0047】
従って、日本語に堪能でない外国人従業員がいる企業でも、予め各従業員毎に使用言語(母国語)を登録しておくことにより、出勤あるいは退勤時の打刻処理あるいは会社と前記従業員とのコミュニケーションをスムーズに行うことができる。また、個人別のメッセージは、本人が確認を行わないと次の処理である打刻を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。また、従業員の認証は、操作表示部による入力、ICカードの外、指紋、音声等の生体認証を選択できるるため構築するシステムに応じて柔軟に対応できる。
【0048】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。
【図2】操作表示部3に表示する画面(初期画面)の例を示す図である。
【図3】操作表示部3に表示する画面(個人メッセージ表示画面)の例を示す図である。
【図4】勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。
【図5】勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。
【図6】勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。
【図7】初期画面の表示処理を説明する図である。
【図8】出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。
【図9】使用言語の切り替え操作を説明する図である。
【図10】終了操作を説明する図である。
【図11】個人認証処理(パスワード)を説明する図である。
【図12】個人認証処理(IDカード)を説明する図である。
【図13】個人認証処理(指紋)を説明する図である。
【図14】個人認証処理(音声)を説明する図である。
【図15】図3に示すステップS17ないしステップS20の詳細(打刻修正処理)を説明する図である。
【図16】管理者が行う従業員登録について説明する図である。
【図17】管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。
【符号の説明】
1 勤怠管理コンピュータ
2 操作表示装置
3 操作表示部
4 IDカードリーダ
5 指紋リーダ
6 マイク
7 勤怠管理プログラム
8 勤怠管理情報データベース
9 スピーカ
Claims (8)
- 従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、
前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、
前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項1の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは前記表示装置にメッセージを表示したとき、メッセージ確認ボタンを表示して、メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージを表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項2の記載において、
前記メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージに対する応答があるまで次の処理を保留することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、
前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、
前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項4の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは、前記表示装置に使用可能な言語情報を選択可能に表示し、選択された言語情報にしたがって前記メッセージを翻訳して表示装置に表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項1ないし請求項5の何れか1の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは個人認証手段を備え、該手段により従業員名を認識することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項1ないし請求項6の何れか1の記載において、
前記メッセージを音声で出力することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。 - 請求項1ないし請求項6の何れか1の記載において、頻繁に使用するメッセージを蓄積するライブラリを備えたことを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2002289876A JP2004126924A (ja) | 2002-10-02 | 2002-10-02 | 勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式 |
Applications Claiming Priority (1)
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JP2004126924A true JP2004126924A (ja) | 2004-04-22 |
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Cited By (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2013045288A (ja) * | 2011-08-24 | 2013-03-04 | Casio Comput Co Ltd | 情報処理装置及びプログラム |
JP2014154105A (ja) * | 2013-02-13 | 2014-08-25 | Hitachi Systems Ltd | 勤怠管理システムおよび勤怠管理プログラム |
JP2015125674A (ja) * | 2013-12-27 | 2015-07-06 | アマノ株式会社 | 個人情報認証装置、個人情報認証システム、個人情報認証方法及び個人情報認証プログラム |
-
2002
- 2002-10-02 JP JP2002289876A patent/JP2004126924A/ja active Pending
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JP2014154105A (ja) * | 2013-02-13 | 2014-08-25 | Hitachi Systems Ltd | 勤怠管理システムおよび勤怠管理プログラム |
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