JP2020046924A

JP2020046924A - 情報処理装置

Info

Publication number: JP2020046924A
Application number: JP2018174761A
Authority: JP
Inventors: 良樹吉岡; Yoshiki Yoshioka
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2018-09-19
Filing date: 2018-09-19
Publication date: 2020-03-26
Anticipated expiration: 2038-09-19
Also published as: US10965834B2; US20200092439A1; JP7234551B2

Abstract

【課題】元ファイルにおける複数の項目の追記を様々な態様で合成して出力できる情報処理装置を得る。【解決手段】追記内容の管理者、追記内容を特定するための情報、元ファイルの中における追記箇所の指定を、追記内容管理者情報、追記内容特定情報、追記箇所特定情報としてユーザーに作成させ、記憶部に記憶させる（Ｓ２）。追記内容特定情報がこの追記内容を特定するためには十分でないとされた場合（Ｓ５：Ｎｏ）には、制御部は、追記内容管理者情報の管理者にこの旨を連絡する（Ｓ６）。その後、制御部は、この管理者側から、所望の内容をこの管理者から電子メールによって受信し、これを元ファイルに追記する（Ｓ７）。追記内容特定情報が、この追記内容を特定するために十分であると認識された場合（Ｓ５：Ｙｅｓ）には、制御部１０は、追記内容特定情報で与えられた条件から、追記内容をサーチする（Ｓ８）。【選択図】図４

Description

本発明は、元ファイルに対して新たな内容を追記して出力する機能を具備する情報処理装置に関する。

複数のファイルを基にしてある一つのファイルを生成し、出力（送信、印刷等）することができる装置が知られており、例えば、ある一つの文書ファイル中に他の画像ファイルの画像を貼り付けてから出力する装置が知られている。例えば、特許文献１には、文書ファイルに対して検印（承認印等）の画像データを所定の箇所に貼り付けて新たな文書ファイルとして出力する装置が記載されている。この作業の際には検印の管理者の承認を要するが、特許文献１に記載の技術においては、この承認が適切に行われるような構成とされる。

特許文献１に記載の技術においては、最終的に出力される文書ファイルの主体となるのはあくまで元の文書ファイルであり、これに検印の画像データが付加されてから、最終的な文書ファイルとされた。これに対して、特許文献２には、複数の文書ファイルを合成して新たな文書ファイルとし、この文書ファイルを一つの印刷ジョブとして出力する装置が記載されている。

こうした技術によれば、最終的に出力させるべき文書ファイルをユーザーが作成する作業を行うことなく、準備された複数のファイルから、装置側が自動的に最終的に出力させるべき文書ファイルを作成した上で、出力させることができる。これによって、ユーザーの負担を軽減することができる。特に、特許文献１に記載の技術においては文書ファイルに対する検印の挿入箇所、特許文献２に記載の技術においては複数の文書ファイルの合成の様式が、予め定められていれば、新たな文書ファイルの作成作業は容易であるため、特に効率的な処理を行わせることができる。

特開平７−１３４７６６号公報特開平１０−１６３４３号公報

複数のファイルを組み合わせて新たなファイルを作成する態様として、実際には様々なものがある。例えば、あるユーザーによって作成された一つの文書ファイル中に表があり、この表の中の項目として、他の複数のユーザーによる別の文書ファイルの一部を後で挿入すべき場合がある。こうした場合においては、元の文書ファイルを作成したユーザーは、後で挿入されるべき内容を予測できないために、上記の技術を用いた場合では、適切な処理を行うことが困難であった。また、場合によっては、所望の項目への書き込みができない状態で出力をせざるを得ない場合もあり、こうした場合には処理を進めることができなかった。

このため、元ファイルにおける複数の項目の追記を様々な態様で合成して出力できる情報処理装置が望まれた。

本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、上記課題を解決できる技術を提供することを目的とする。

本発明の情報処理装置は、指定された元ファイルに対して内容の追加又は変更を行った出力対象ファイルを生成し、当該出力対象ファイルを出力する情報処理装置であって、前記元ファイルに対して追加される又は変更後の内容である追記内容を特定する追記内容特定情報と、前記追記内容の管理者を特定する追記内容管理者情報と、前記元ファイルにおける前記追記内容を記載する箇所を特定する追記箇所特定情報と、を前記追記内容に対応して記憶する記憶部と、前記元ファイル以外のファイルから前記追記内容特定情報に基づき抽出した、又は前記追記内容管理者情報に基づき前記管理者から入手した前記追記内容を、前記追記箇所特定情報に基づき前記元ファイルに記載して前記出力対象ファイルとして出力させる制御部と、を具備することを特徴とする。

上記の構成により、元ファイルにおける複数の項目の追記を様々な態様で合成して出力できる情報処理装置を得ることができる。

本発明の実施の形態に係る情報処理装置の構成を示すブロック図である。本発明の実施の形態に係る情報処理装置において指定される元ファイル（文書ファイル）の内容の例である。本発明の実施の形態に係る情報処理装置において用いられる追記内容管理者情報、追記内容特定情報と、追記箇所特定情報の内容の例である。本発明の実施の形態に係る情報処理装置における動作を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施の形態に係る情報処理装置について説明する。図１は、この情報処理装置１の構成を示す図である。この複合機１は、複合機（画像形成装置）であり、出力対象とされたファイル（文書ファイル等）に対して、印刷出力、ファクシミリ回線を通じたファクシミリ送信、ネットワークを介した電子メール送信、ＳＭＢ送信等を行うことができる。

図１において、用紙（媒体）に画像を形成して出力する印刷機能を実行するために、画像形成部２０が設けられる。画像形成部２０の構成は、例えば通常のレーザープリンター等と変わるところはない。また、ユーザーがこの複合機１を操作するための操作キーが設けられた操作部３０、この際に各種の情報が表示されるディスプレイを具備する表示部４０が設けられる。また、この複合機１で扱われる各種のデータを記憶するハードディスクや不揮発性メモリで構成された記憶部５０が設けられる。また、ネットワークと接続されることによって印刷ジョブの受信、電子メールの送信、ＳＭＢ送信等を行うためのインターフェースとなるネットワーク接続部６０、ファクシミリ回線（電話回線）を介したファクシミリ送信、受信を行うためのファクシミリ通信部７０も設けられる。また、上記の構成要素の全てを制御して所望の動作を行わせるＣＰＵを具備する制御部１０が設けられる。

この複合機１は、指定されたファイル（元ファイル）において指定された箇所に、他のファイルに含まれる内容、あるいは他のユーザーにより記載された内容等を挿入して、新たなファイル（出力対象ファイル）とすることができる。その後、この新たなファイルに対して、画像形成部２０による印刷出力させる、ファクシミリ通信部７０を介してファクシミリ送信する、ネットワーク接続部６０を介して電子メール送信又はＳＭＢ送信する、等の処理を行わせることができる。

特に、この複合機１においては、上記のような元ファイルから出力対象ファイルを生成する動作に特徴を有する。以下に、この動作について説明する。この動作は、制御部１０によって行われる。

図２は、ここで対象となる元ファイル（文書ファイル）の例の内容を示す。この元ファイルは文書ファイルであり、記憶部５０に記憶されている。この元ファイルにおいては、文字情報の間に表が挿入されており、この表中の項目がブランクとされている。このブランクの項目が埋められて出力対象ファイルとなり、新たに記憶部５０に記憶される。ユーザーは、この内容を、表示部４０や、この複合機１とネットワークを介して接続されたコンピューターのディスプレイで確認することができる。

ここでは、図２における表のＡ１〜Ａ３(ハッチングされた項目）がブランクとされ、表におけるその他の項目（上から２段目の３項目、３段目の３項目）は記入がされているものとする。このため、図２における表のどの箇所（追記箇所：Ａ１〜Ａ３のいずれか）にどういう内容（追記内容）を追記するかを特定するための情報が用いられる。この際、追記内容を管理する管理者も設定され、例えば異なる追記箇所において異なる管理者によってそれぞれ追記内容が設定される場合もある。これらの情報はユーザーにより作成された後に、記憶部５０に記憶され、制御部１０は、これらの情報を用いて追記後の出力対象ファイルを作成する。以下では追記箇所をＡ１とした場合について説明するが、Ａ２、Ａ３についても同様である。

図３は、これらの情報の具体的な内容を示す。ここで、（１）追加内容管理者情報は、Ａ１の追記内容について責任を負う管理者を特定する項目であり、ここでは、この管理者の電子メールアドレス等が記載される。

また、（２）追記内容特定情報は、追記内容を特定するために設定される情報である。ここでは、前記の元ファイル以外のファイル（指定ファイル）の一部に追記内容が記載されているものとする。まず、（２−１）で、この指定ファイルが格納されたフォルダ名が指定される。ここでは、記憶部５０内だけでなく、ネットワークを介して読出し可能なフォルダも対象とされる。すなわち、ここの指定ファイルとしては、情報処理装置１から読み出すことが可能であれば、任意の機器に記憶されているものを用いることができる。次に、（２−２ａ）として、追記すべき内容が記載されたファイル（指定ファイル）のファイル名が設定される。あるいは、具体的なファイル名の代わりに、（２−２ｂ）指定ファイルの識別子を設定してもよい。

次に、指定ファイルにおけるどの内容をＡ１に挿入すべきかを特定するための情報が入力される。ここでは、（２−３ａ）追記内容の記載箇所の指定としては、例えば、追記すべき内容が記載される頁、行等によって、この内容が特定される。あるいは、この代わりに、（２−３ｂ）検索ワードを用いて追記内容を特定することもできる。この場合、例えば指定ファイル中の記載で「Ａ１に関して」という見出しの記事があった場合に、検索ワードを「Ａ１に関して」とすることにより、「Ａ１に関して」という見出しの後の記事の内容を、Ａ１に挿入すべき内容として指定することができる。その場合、例えば「Ａ１に関して」という見出しの後における一定の範囲（例えば１行）に記載された内容を、この追記内容として特定することができる。

（３）追記箇所特定情報としては、元ファイルにおける追記箇所（Ａ１〜Ａ３）を特定するための情報が記載される。この記載は、文章中であれば例えば頁、行、左からみて何文字目か等を指定することができる。また、図２に示された表であれば、この表がある頁、列、行（Ａ１の場合は表の２列目、かつ２行目）として指定することができる。追記箇所特定情報は、上記の追記箇所Ａ１〜Ａ３において異なる。

上記の例において、複数の異なるファイルをそれぞれ元ファイルとし、各元ファイルに同一の追記内容管理者情報、追記内容特定情報、追記箇所特定情報を適用することができる場合、すなわち、各元ファイルにおける同一箇所に同一内容を追記する場合には、元ファイルとして、このような複数のファイルを指定することもできる。

また、この複合機１においては、上記の追記箇所Ａ１〜Ａ３に対して上記のように追記内容が全て追記された後のファイル（出力対象ファイル）に対して所望の出力が行われる。このためには、この出力の内容が記載された出力情報もユーザーによって作成される。この出力としては、（Ａ）図１における画像形成部２０による印刷出力、（Ｂ）ファクシミリ通信部７０を用いたファクシミリ出力、（Ｃ）ネットワーク接続部６０を介して電子メール送信、（Ｄ）ネットワーク接続部６０を介したＳＭＢ送信、のいずれかを選択することができる。これらのうちのいずれを選択するかは、上記の情報と共に、出力情報としてユーザーにより作成される。この際、例えば（Ａ）〜（Ｄ）に対応したコマンドを予め設定し、このコマンドを出力情報に記載することによって、制御部１０が認識することができる。

この出力情報において、（Ａ）印刷出力が選択された場合には、印刷出力のための各種パラメータ―の設定（用紙、カラー設定、片面印刷／両面印刷等）も、同時に出力情報に記載される。同様に、（Ｂ）ファクシミリ出力が選択された場合にはファクシミリ送信先の回線番号が、（Ｃ）電子メール送信が選択された場合には送信先の電子メールアドレスが、（Ｄ）ＳＭＢ送信の場合には送信先のフォルダ指定が、それぞれ同様に出力情報に記載される。

以下に、上記のように元ファイルから出力対象ファイルを生成し、出力する際の動作について具体的に説明する。図４は、この際の制御部１０の動作を示すフローチャートである。まず、制御部１２０は、操作部３０、表示部４０を用いて、ユーザーに元ファイルを特定、あるいは作成させる（Ｓ１）。次に、制御部１０は、追記内容の管理者、追記内容を特定するための情報、元ファイルの中における追記箇所（例えば図２におけるＡ１〜Ａ３）の指定を、上記のような追記内容管理者情報、追記内容特定情報、追記箇所特定情報としてユーザーに作成させ、記憶部５０に記憶させる（Ｓ２）。この際、ユーザーに直接これらの情報を作成させる代わりに、表示部４０と操作部３０を用いて対話形式で入力を行わせることによって、制御部１０がこれらの情報を作成してもよい。これらの情報は、挿入が要求される箇所毎に作成され、追記箇所（追記項目）に応じて複数設定される。

同様に、制御部１０は、ユーザーに出力情報を作成させ、これを記憶部５０に記憶させる（Ｓ３）。出力情報は、元ファイルと１対１に対応して作成され、上記と同様に、対話形式で制御部１０が出力情報を作成してもよい。なお、前記の通り、上記の動作（Ｓ１〜Ｓ３）は一つの元ファイルに対して行われるが、同一の追記内容管理者情報、追記内容特定情報、追記箇所特定情報、出力情報が適用できる場合には、複数の元ファイルを同時に選択してもよい（Ｓ１）。この際、出力情報は元ファイル毎に設定されるが、全ての元ファイルに対して共通としてもよい。

その後は、追記箇所毎の処理が行われる（Ｓ４）。ここでは、まず、この追記内容特定情報が、この追記内容を特定するために十分であるか否かが確認される（Ｓ５）。例えば、図３の例においては、（２−１）フォルダ指定が記載され、更に（２−２ａ）ファイル名又は（２−２ｂ）ファイル拡張子が記載され、更に（２−３ａ）追記内容箇所の指定又は（２−３ｂ）検索ワード、範囲が指定された場合に、追記内容特定情報が、この追記内容を特定するために十分であると認識される（Ｓ５：Ｙｅｓ）。

上記のいずれかの項目がブランクであるために、追記内容特定情報がこの追記内容を特定するためには十分でないとされた場合（Ｓ５：Ｎｏ）には、制御部１０は、追記内容をみつけることができない。このため、この場合には、制御部１０は、（１）追記内容管理者情報の管理者を参照し、この管理者に電子メールでこの旨を連絡すると共に、元ファイルも送付し、指定された追記内容の提示を依頼する（Ｓ６）。その後、制御部１０は、この管理者側から、所望の追記内容を電子メールによって受信し、これを元ファイルに追記する（Ｓ７）。あるいは、元ファイルに対して追記が行われたファイルをこの管理者から受信する設定としてもよい。

追記内容特定情報が、この追記内容を特定するために十分であると認識された場合（Ｓ５：Ｙｅｓ）には、制御部１０は、追記内容特定情報で与えられた条件から、追記内容をサーチする（Ｓ８）。追記内容がみつかった場合（Ｓ９：Ｙｅｓ）には、この追記内容を元ファイルにおける指定された追記箇所に追記する（Ｓ１０）。一方、追記内容がサーチによりみつからなかった場合（Ｓ９：Ｎｏ）には、追記内容の特定情報が十分でないとされた場合（Ｓ５：Ｎｏ）と同様に、管理者への追記内容の提示依頼（Ｓ６）、追記内容の入手（Ｓ７）が行われる。

ここで、管理者が追記内容の提示を依頼された場合（Ｓ６）に、管理者がこの内容は不要と判断した場合には、制御部１０は、この追記を行わず、追記内容をブランク（Ｎｕｌｌ）とすることもできる。この場合には、以降ではこの追記内容がブランクの状態の出力対象ファイルが作成される。また、管理者への依頼（Ｓ６）から予め指定された指定時間内に追記内容の受信（Ｓ７）ができなかった場合には、再度の依頼（Ｓ６）を行う、あるいはこの追記内容をブランクとしてもよい。

また、追記内容特定情報が十分であり（Ｓ５：Ｙｅｓ）制御部１０が追記内容をみつけた場合（Ｓ９：Ｙｅｓ）においても、この内容を管理者に送信して確認をとった上でこれを採用する設定とすることもできる。この場合には、上記の管理者が追記内容を作成して追記を行う場合（Ｓ６、Ｓ７）と同様に、管理者がこの追記内容を修正する、あるいはこの追記内容を改めてブランクにする、等の作業を行うことができる。これにより、管理者の意向がより反映された追記を行うことができる。

上記の処理は、全ての追記項目について、すなわち、全ての追記処理について行われる。全ての追記処理が終了したら（Ｓ１１：Ｙｅｓ）、制御部１０は、表示部４０で追記された部分、あるいは出力対象ファイルを表示させた後に、この内容で出力させてよいかをユーザーに問い合わせる（Ｓ１２）。ユーザーは、この回答を操作部３０を介して行い、出力させることを望む場合には、この出力が行われる（Ｓ１３）。

上記の動作により、複数の追記項目を様々な態様で合成した上で出力することができる。この際、制御部１０が自動的に追記内容をみつけることができると共に、追記項目毎に管理者が設定されるために、様々な対応、例えば追記を行わない設定とすることも可能となる。このため、常に適切な追記を行うことができる。

なお、上記の例では出力情報が設定され（Ｓ３）、全ての追記が行われ出力対象ファイルが定まった（Ｓ１１：Ｙｅｓ）後に、出力情報に基づく出力が行われた（Ｓ１３）。上記の例ではこの情報処理装置１が図１の構成を具備する画像形成装置（複合機）であり、各種の出力機能を具備するために、このように出力情報を用いて出力を行わせることが有効である。しかしながら、同様の出力対象ファイルの作成のみを行い、出力は行わずにこれを記憶部５０に記憶させる処理のみを行ってもよい。この場合には、上記の情報処理装置として、印刷機能やファクシミリ通信機能を具備しない一般的なコンピューター等を用いることができる。この場合には、上記の出力情報の作成（Ｓ３）も不要であり、ユーザーは、記憶部５０に記憶された出力対象ファイルの出力をその後に各種の態様で行うことができる。

また、上記の例では、入手された追記内容が、図２に示されれたようにブランクとして指定された追記箇所に追記されるものとした。しかしながら、追記内容をブランクとされた箇所に追記するのではなく、予め記載のある箇所を部分的に変更するような設定とすることもできる。この場合には、例えば、図４のフローチャートにおいて前記のように追記内容をブランクとする代わりに、元の記載を変更せずに用いることができる。

また、図４のフローチャートにおいて、管理者への依頼（Ｓ６）から予め指定された指定時間内に追記内容の受信（Ｓ７）があったか否かという判断を行う際には、管理者側からこの指定時間の変更（延長）ができる設定としてもよい。この際、追記内容及びこれに対応して管理者が複数存在する場合には、そのうちの一人の管理者によってこの変更が行われた場合には、制御部１０は、その旨を他の全ての管理者に連絡することが好ましい。この場合、新たな指定時間の経過後において応答がなかった管理者に対応する追記内容は使用されずにこの追記箇所はブランク又は元の記載のままとし、応答があった管理者に対応する追記内容のみが反映される、あるいは応答があった管理者の指示（例えば追記が不要）のみが反映されるような設定とすることができる。

なお、上記の例では、情報処理装置１は図１の構成を具備する単体の装置（画像形成装置）であるものとしたが、この構成を具備する単体の装置が用いられる必要はなく、例えばネットワークを介して同様の構成を実現することもできる。例えば、画像形成部を具備する画像形成装置と、ユーザーによる直接の操作に用いられる操作部、表示部や制御部を具備しネットワークを介してこの画像形成装置と接続されたコンピューターとを用いてこの情報処理装置を実現することもできる。図１における記憶部５０や、追記内容が記載された指定ファイルを記憶する機器も、制御部からこれらを認識することができる限りにおいて、任意である。

１情報処理装置（画像形成装置：複合機）
１０制御部
２０画像形成部
３０操作部
４０表示部
５０記憶部
６０ネットワーク接続部
７０ファクシミリ通信部

Claims

指定された元ファイルに対して内容の追加又は変更を行った出力対象ファイルを生成し、当該出力対象ファイルを出力する情報処理装置であって、
前記元ファイルに対して追加される又は変更後の内容である追記内容を特定する追記内容特定情報と、前記追記内容の管理者を特定する追記内容管理者情報と、前記元ファイルにおける前記追記内容を記載する箇所を特定する追記箇所特定情報と、を前記追記内容に対応して記憶する記憶部と、
前記元ファイル以外のファイルから前記追記内容特定情報に基づき抽出した、又は前記追記内容管理者情報に基づき前記管理者から入手した前記追記内容を、前記追記箇所特定情報に基づき前記元ファイルに記載して前記出力対象ファイルとして出力させる制御部と、
を具備することを特徴とする情報処理装置。
前記追記内容が複数設定され、前記追記内容特定情報、前記追記内容管理者情報、及び前記追記箇所特定情報は前記追記内容毎に設定され、前記追記内容毎に異なる前記管理者が設定されたことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
前記追記内容特定情報には、前記追記内容が含まれるファイルを特定する情報、又は前記追記内容が含まれるファイルの拡張子を特定する情報が含まれることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
ユーザーにより指定された元ファイルに対して内容の追加又は変更を行った出力対象ファイルを生成し、当該出力対象ファイルを出力する情報処理装置であって、
前記ユーザーに、前記元ファイルに対して追加される又は変更後の内容である追記内容の管理者と、前記追記内容が含まれ前記元ファイル以外のファイルである指定ファイルとを指定させ、前記指定ファイルを検索させた結果、前記指定ファイルがみつからなかった場合に、前記管理者に前記指定ファイルが見つからなかった旨の連絡をする制御部を具備することを特徴とする情報処理装置。
ユーザーにより指定された元ファイルに対して内容の追加又は変更を行った出力対象ファイルを生成し、当該出力対象ファイルを出力する情報処理装置であって、
前記ユーザーに、前記元ファイルに対して追加される内容又は変更後の内容である追記内容の管理者と、前記追記内容が含まれ前記元ファイル以外のファイルである指定ファイルとを指定させ、前記追記内容の記載が不要と判断した旨の連絡を前記管理者から受けた場合に、前記追記内容を用いた内容の追記又は変更を行わせずに前記出力対象ファイルを出力させる制御部を具備することを特徴とする情報処理装置。
ユーザーにより指定された元ファイルに対して内容の追加又は変更を行った出力対象ファイルを生成し、当該出力対象ファイルを出力する情報処理装置であって、
前記元ファイルに対して追加される内容又は変更後の内容である追記内容の管理者を前記ユーザーに指定させ、前記管理者に前記追記内容の提示依頼を行った後に、予め指定された指定時間内に前記管理者からの回答がない場合に、前記管理者に再度の連絡をする制御部を具備することを特徴とする情報処理装置。
前記制御部は、前記再度の連絡後に、前記管理者が前記追記内容の記載が不要と判断した旨の連絡を受けた場合に、前記追記内容を用いた内容の追記又は変更を行わせずに前記出力対象ファイルを出力させることを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
前記追記内容及び前記管理者がそれぞれ複数設定され、
前記指定時間が前記管理者のうちの一人によって変更可能とされ、
前記制御部は、前記一人以外の前記管理者に変更後の前記指定時間を通知することを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理装置。
前記制御部は、変更後の前記指定時間の経過後においても応答がなかった前記管理者が存在した場合に、当該管理者に対応する前記追記内容を用いた内容の追記又は変更を行わせずに前記出力対象ファイルを出力させることを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。