JP2020038670A - 情報管理サーバ及び情報管理システム - Google Patents

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Abstract

【課題】管理業者の業務における効率化、郵送コストや人件費の削減、そして、管理業者のオリジナル性(他社との差別化)の訴求を可能にする情報管理サーバ及び情報管理システムを提供する。【解決手段】情報管理システムにおいて、情報管理サーバ40は、入出力装置を介して利用者及び利用者の顧客の登録を受け付ける登録受付部41RRと、利用者用ページのアドレス及び利用者の顧客用ページのアドレスを記憶装置44へ追加するサイトアドレス発行部41ADと、入出力装置を介して、利用者用ページのアドレス及び利用者の顧客用ページのアドレスを利用者に通知するサイトアドレス通知部41NTと、入出力装置を介した利用者の要求によって、顧客用ページのデザイン変更の要求を受け付けるデザイン変更受付部41RDと、入出力装置を介した利用者の要求に従って、記憶装置において変更後のデザインへ更新するデザイン更新部41RNと、を備える。【選択図】図7

Description

本発明は、情報管理サーバ及び情報管理システムに関する。
賃貸管理業者や住宅ビルダー(施工管理業者)等、所定の対象物を管理する業者(以下、総称して、管理業者と称する)は、顧客への定期的または不定期な報告や案内業務が多い。例えば、賃貸管理業者の定期的な報告業務として、賃貸オーナーへの家賃送金明細書や定期清掃報告書の送付がある。また、賃貸管理業者の不定期な報告や案内業務として、賃貸オーナーへの原状回復工事の報告や、賃貸入居者への契約更新案内、消防点検案内の送付がある。そして、上記の報告や案内業務は、現状では、主に郵送にて行われている。また、住宅ビルダー(施工管理業者)の場合は、施主への工事進捗の報告が主に電話・メールにて行われている。また、施主へのアフターサービス(メンテナンス等)の案内業務は、主に郵送にて行われている。
このような定期的または不定期な報告や案内業務は、賃貸管理業者や住宅ビルダー(施工管理業者)に限られず、所定の対象物を管理する管理業者について共通するものである。
上記のような業務は、毎月月末等、所定に時期に集中しやすい。また、かかる業務は正確に迅速な対応をする必要がある。このため、例えば、家賃送金明細書作成等の業務については、社内業務効率化の一環として、報告書類作成ツール等の賃貸管理ソフトウェア(例えば、非特許文献1)が知られている。
株式会社ダンゴネット、賃貸名人(商品紹介ページ)、インターネット[online]、[平成30年7月23日検索]、インターネット(URL: https://www.dangonet.co.jp/product/chintai_meijin/)
ところで、管理業者の業務、特に連絡業務においては、秘匿性が高い情報や、固有の情報が含まれていることから、郵送によって行われていた。また、不動産業界においては、IT化(システムやソフトウェアの開発や整備等を含む)が遅れていることから、賃貸管理業者や住宅ビルダー(施工管理業者)による顧客への報告や案内業務は、郵送によって行われている場合が非常に多い。しかしながら、郵送の場合、報告書類や宛て名の作成、印刷、封入作業や、書類の整理等が発生し、郵送コスト、人件費、手間がかかる。また、紙の書類は紛失しやすく、顧客側でも整理の手間が必要となる。一方、電話・メールによる報告の場合、工事等の報告内容に関する情報量が、工事等の様子を撮影した写真等を含む報告書を郵送する場合に比べ、充分ではない。
そこで、情報技術の導入によって、かかる業務の自動化、一元化、電子化や、ペーパーレス化が求められる。
ところが、業務の自動化、一元化、電子化や、ペーパーレス化のために情報管理システムを自社で持つと、システムの開発や運用時に多大なコストが発生してしまう。一方、そのコストを削減するために、管理業者向けに販売されている情報管理システム(例えば、賃貸管理ソフトウェア等)を利用すると、顧客に対し、管理業者の自社サービスとして(自社サービス名称等をつけて)提供するためのカスタマイズが可能な製品がほとんど市場に出回っていないため、顧客に対し自社のオリジナル性(他社との差別化)を訴求させることに限界がある。
本発明は、斯かる実情に鑑み、管理業者の業務における効率化、郵送コストや人件費の削減、そして、管理業者のオリジナル性(他社との差別化)の訴求を可能にする情報管理サーバ及び情報管理システムを提供しようとするものである。
本発明の情報管理サーバは、所定の情報を格納する記憶装置と、所定の信号の入出力を行う入出力装置と、各装置を制御する制御装置と、を備え、前記制御装置は、前記入出力装置を介して利用者及び前記利用者の顧客の登録を受け付ける登録受付部と、利用者用ページのアドレス及び前記利用者の顧客用ページのアドレスを前記記憶装置へ追加するサイトアドレス発行部と、前記入出力装置を介して、前記利用者用ページのアドレス及び前記利用者の顧客用ページのアドレスを前記利用者に通知するサイトアドレス通知部と、前記入出力装置を介した前記利用者の要求によって、前記顧客用ページのデザイン変更の要求を受け付けるデザイン変更受付部と、前記入出力装置を介した前記利用者の要求に従って、前記記憶装置において変更後のデザインへ更新するデザイン更新部と、を備えることを特徴とする。
本発明の情報管理サーバは、所定の情報を格納する記憶装置と、所定の信号の入出力を行う入出力装置と、各装置を制御する制御装置と、を備え、前記制御装置は、利用者に対する前記利用者の顧客からの問い合わせ内容を受け付けるメッセージ受付部と、前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示するメッセージ制御部と、前記利用者側において前記問い合わせ内容が表示された旨を示す既読識別子の設定を行う既読制御部と、を備え、前記利用者による前記入出力装置を介した第1操作が行われた場合には、前記既読制御部において、前記既読識別子を未読の状態のままにして、前記メッセージ制御部が、前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示し、前記利用者による前記入出力装置を介した第2操作が行われた場合には、前記既読制御部において、前記既読識別子を既読に設定し、前記メッセージ制御部が、前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示することを特徴とする。
本発明の情報管理サーバは、所定の情報を格納する記憶装置と、所定の信号の入出力を行う入出力装置と、各装置を制御する制御装置と、を備え、前記制御装置は、前記記憶装置にアクセスし、前記利用者の操作によって選択されたファイルのファイル名を読み取るとともに、前記利用者の顧客を示す顧客識別子に対して直接的または間接的に関連付けられたファイル識別子が記憶された記憶装置を参照した上で、選択されたファイルに対し、全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれるか否かを判定するファイル名判定部を備え、全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理の実行を行い、前記ファイル識別子が含まれていないファイル名が存在すると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理を中止することを特徴とする。
本発明の情報管理システムは、上記の情報管理サーバを含むことを特徴とする。
本発明によれば、管理業者の業務における効率化、郵送コストや人件費の削減、そして、管理業者のオリジナル性(他社との差別化)の訴求を可能にすることができる。
情報管理システムのユーザーの関係を表す説明図である。 情報管理システムのシステム構成図である。 サーバのハードウェア構成図である。 ユーザーDBと、ファイルDBと、識別子リストDBの概要を示す説明図である。 (A)は、管理業者専用のログインページの画面であり、(B)は、管理業者専用のメイン画面の説明図である。 (A)は、管理業者の顧客専用のログインページの画面であり、(B)は、管理業者の顧客専用のメイン画面の説明図である。 サーバの機能ブロック図である。 画面のデザイン変更(顧客に自社サービスとして提供するためのカスタマイズ)の概要を示すフローチャートである。 (A)は、管理業者専用のログインページの画面(初期状態)であり、(B)は、管理業者専用のメイン画面(初期状態)の説明図である。 (A)は、管理業者の顧客専用のログインページの画面(初期状態)であり、(B)は、管理業者の顧客専用のメイン画面(初期状態)の説明図である。 (A)は、管理業者専用のログインページの画面(デザイン変更済)であり、(B)は、管理業者専用のメイン画面(デザイン変更済)の説明図である。 (A)は、管理業者の顧客専用のログインページの画面(デザイン変更済)であり、(B)は、管理業者の顧客専用のメイン画面(デザイン変更済)の説明図である。 一括レポート登録機能の概要を示すフローチャートである。 個別チャット画面の概要を示す説明図である。 (A)は、メッセージ情報の概要を示す説明図である。(B)は、メッセージDBの概要を示す説明図である。 コミュニケーション機能の概要を示すフローチャートである。 新着問い合わせ一覧画面の概要を示す説明図である。 新着問い合わせ一覧画面の概要を示す説明図である。 新着問い合わせ一覧画面の概要を示す説明図である。 個別チャット画面の概要を示す説明図である。
図1〜2に示すように、情報管理システム2は、システム管理者SYSと、賃貸管理業者(利用者)11〜13と、各賃貸管理業者の顧客(利用者の顧客)11A〜11C、12A〜12C、13A〜13Cのそれぞれが利用可能な情報管理システムである。システム管理者SYSは、それぞれの賃貸管理業者11〜13に対して、個別のサービスを提供する。賃貸管理業者11は、自身の顧客11A〜11Cに対して、個別のサービスを提供する。同様に、賃貸管理業者12は、自身の顧客12A〜12Cに対して、賃貸管理業者13は、自身の顧客13A〜13Cに対して、それぞれ、個別のサービスを提供する。
図1〜2に示すように、情報管理システム2は、システム管理者SYSが利用するシステム管理者用端末30と、賃貸管理業者11〜13が個別に利用する賃貸管理業者用端末31と、顧客11A〜11C、12A〜12C、13A〜13Cのそれぞれが個別に利用する顧客用端末32と、各端末30〜32からの要求に対して所定の処理を行うサーバ(情報管理サーバ)40と、を備える。各端末30〜32及びサーバ40は、通信回線50によって接続されている。サーバ40は、システム管理者SYSにより管理されている。
図3に示すように、サーバ40は、CPU41と、RAM42と、ROM43と、外部記憶装置44と、入力装置45と、表示装置46と、入出力インターフェース48と、バス49と、を備えている。
CPU41は、いわゆる中央演算処理装置であり、各種プログラムが実行されてサーバ40の各種サービスを実現する。RAM42は、いわゆるRAM(ランダム・アクセス・メモリ)であり、CPU41の作業領域として使用される。ROM43は、いわゆるROM(リード・オンリー・メモリ)であり、CPU41で実行される基本OSや各種プログラム(例えば、情報管理システム用プログラム)を記憶する。
外部記憶装置44は、各種プログラムの演算結果等を記憶するものであり、内蔵型の記憶装置(例えば、ハードディスクドライブ)、着脱可能な記憶装置(例えば、メモリーカード等)がある。なお、外部記憶装置44としては、NAS(ネットワークアタッチストレージ)のように、通信回線50経由で接続されるものでもよい。
入力装置45は、入力キーやキーボード、マウスであり、各種情報を入力する。表示装置46は、ディスプレイであり、各種動作状態を表示する。
入出力インターフェース48は、通信回線50(図2)における通信を可能にするものである。バス49は、CPU41、RAM42、ROM43、入力装置45、表示装置46、入出力インターフェース48等を一体的に接続して通信を行う配線となる。
外部記憶装置44は、ユーザーDBと、ファイルDBと、識別子リストDBとを備える(図4)。
ユーザーDBには、ユーザー(システム管理者SYS、賃貸管理業者(利用者)11〜13、顧客(利用者の顧客)11A〜11C等)の氏名を表すユーザー氏名(自然人に限らず、法人名称等も含む)、ユーザーそれぞれに割り振られた属性、ログインページアドレス、ユーザーID、パスワード及びアクセス権限がそれぞれ対応付けて格納される。
属性とは、システム管理者、賃貸管理業者、顧客(オーナー)及び顧客(非オーナー)のいずれであるかを示すものである。顧客(オーナー)とは、賃貸管理業者が管理する物件(管理物件)を所有する者(賃貸オーナー)であり、顧客(非オーナー)とは、前記オーナー以外(賃貸入居者や施主等)を表す。ここでは、システム管理者、賃貸管理業者、顧客(オーナー)及び顧客(非オーナー)のユーザーIDを次のように定義づけているため、ユーザーIDから属性を特定できる。
システム管理者 :ユーザーIDは90000〜99999番
賃貸管理業者 :ユーザーIDは80000〜89999番
顧客(オーナー) :ユーザーIDは10000〜19999番
顧客(非オーナー):ユーザーIDは20000〜29999番
また、属性が顧客(オーナー)の場合には、顧客に紐づく管理物件の情報がユーザーDBに格納される。
ログインページアドレスとは、賃貸管理業者単位で、賃貸管理業者専用のものと賃貸管理業者の顧客専用のものとにそれぞれ割り振られるものである。システム管理者専用のログインページアドレスは、「URL(SYS)」となっている。賃貸管理業者専用のログインページアドレスは、「URL(n)」(nは自然数)となっており、賃貸管理業者ごとに固有のアドレスが割り振られる。賃貸管理業者専用のログインページ(図5(A))において、所定のIDとパスワードとを入力することによって、情報管理システム2にログインできる。ログイン後は、賃貸管理業者専用のメイン画面(図5(B))に遷移する。
顧客専用のログインページアドレスは、「URL(n−c)」(nは自然数)となっており、顧客専用のログインページ(図6(A))において、所定のIDとパスワードとを入力することによって、情報管理システム2にログインできる。ログイン後は、顧客専用のメイン画面(図6(B))に遷移する。
また、ユーザーID(システム管理者ID、賃貸管理業者ID及び顧客ID(顧客識別子)ごとに、それぞれアクセス権限が定義されている。これにより、サーバ40に格納される各種データへアクセスできる権限は、各IDによって定義されている。
ファイルDBは、システム管理者SYS、賃貸管理業者11〜13、顧客11A〜11C等が、情報管理システム2にて作成したデータを格納するものである。ファイルDBは、ファイル名、実体データ、データ作成者(ユーザーID)やアクセス可能なユーザーIDが関連付けられている。実体データとしては、賃貸管理業者及び顧客専用のログイン画面及びメイン画面(詳細は後述する)に用いられる各種の画像や情報の他、管理物件の画像及び動画データや、家賃送金明細書のデータ、定期清掃や原状回復工事の報告データ、契約更新や消防点検に関する案内データ等がある。
識別子リストDBは、顧客(オーナー)のユーザーIDと、管理物件の識別子である管理物件IDと、ファイル識別子とが関連付けられるものである。ファイル識別子は、所定のルールの下で、管理物件IDごとに定義づけられた文字列である。管理物件IDやファイル識別子は、ユーザーIDと同様にユニークな識別情報である。
ROM43に記憶された基本OSや各種プログラムがCPU41によって実行されると、図7に示すように、サーバ40のCPU41は、規制部41SEと、登録受付部41RRと、サイトアドレス発行部41ADと、サイトアドレス通知部41NTと、デザイン変更受付部41RDと、デザイン更新部41RNと、処理実行部41EXと、ファイル名判定部41JDと、メッセージ受付部41MRと、メッセージ記憶部41MSと、メッセージ制御部41MCと、既読制御部41KCと、新着制御部41NCと、を備える。
規制部41SEは、システム管理者SYS、賃貸管理業者11〜13、顧客11A〜11C等の間における情報共有を規制する。例えば、システム管理者SYS、賃貸管理業者11〜13、顧客11A〜11C等が、サーバ40に格納されたデータにアクセスしようとする場合、規制部41SEは、当該データをアクセスしようとするユーザーIDが、当該データのアクセス権限を持っているか否かを判定する。規制部41SEは、ユーザーDBやファイルDBを参照した上で当該判定を行う。そして、当該ユーザーIDが当該データのアクセス権限を持っていると判定した場合には、規制部41SEは、当該ユーザーIDに対し当該データのアクセスを許可する。一方、当該ユーザーIDが当該データのアクセス権限を持っていないと判定した場合には、規制部41SEは、当該ユーザーIDに対し当該データのアクセスを禁止する。
上記では、アクセス可及びアクセス不可の切り替えの説明をしたが、書込可及び書込不可の切り替えの場合も同様である。これにより、意図しないユーザーによるデータアクセスや変更を防ぐことができる。
また、規制部41SEによる制御の例は、上記に限らない。例えば、情報管理システム2のユーザー同士がコミュニケーション機能(チャット等)を利用する際、その通信を規制する。規制部41SEは、システム管理者SYSと賃貸管理業者とのアクセスは許可するが、賃貸管理業者同士のアクセスは禁止する。また、規制部41SEは、賃貸管理業者11と顧客11A〜11Cとのアクセスは許可するが、顧客11A〜11C同士のアクセスは禁止する。同様にして、規制部41SEは、賃貸管理業者12と顧客12A〜12Cとのアクセスや賃貸管理業者13と顧客13A〜13Cとのアクセスは許可するが、顧客12A〜12C同士のアクセスや顧客13A〜13C同士のアクセスは禁止する。
登録受付部41RRは、システム管理者用端末からの要求により、情報管理システムにおける賃貸管理業者の利用登録の申し込みの受け付けを行う。さらに、登録受付部41RRは、賃貸管理業者用端末からの要求により、情報管理システムにおける賃貸管理業者の顧客の利用登録の申し込みの受け付けを行う。
サイトアドレス発行部41ADは、賃貸管理業者専用のログインページアドレス及び賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを外部記憶装置44へ追加する。
サイトアドレス通知部41NTは、サイトアドレス発行部41ADによるログインページアドレスの追加を契機に、賃貸管理業者専用のログインページアドレス及び賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを賃貸管理業者に通知する。さらに、サイトアドレス通知部41NTは、賃貸管理業者用端末からの要求により、賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを賃貸管理業者の顧客に通知する。
デザイン変更受付部41RDは、賃貸管理業者用端末からの要求により、賃貸管理業者専用のログイン画面及びメイン画面、顧客専用のログイン画面及びメイン画面のデザイン変更の要求を受け付ける。デザイン更新部41RNは、賃貸管理業者用端末からの要求に従って、変更後のデザインへ更新する。
図5(A)に示すように、賃貸管理業者専用のログイン画面GL(B)は、メイン部GL11と、ヘッダ部GL12Bと、フッタ部GL13Bと、に分かれている。メイン部GL11は、ID入力窓GL14と、パスワード入力窓GL15と、ロゴマーク表示部GL16と、を備える。メイン部GL11の背景部には、所定の背景画像G11が表示される。ヘッダ部GL12Bやフッタ部GL13Bには、それぞれ所定のヘッダ情報G12Bやフッタ情報G13Bが表示される。同様に、ロゴマーク表示部GL16には、所定のロゴマーク画像G16が表示される。
図5(B)に示すように、賃貸管理業者専用のメイン画面GM(B)は、メイン部GM11と、ヘッダ部GM12Bと、フッタ部GM13Bと、に分かれている。メイン部GM11は、自社情報表示部GM20と、所定の情報を表示する情報表示部GM21と、画像表示部GM22と、を備える。メイン部GM11の背景部には、所定の背景画像G11が表示される。ヘッダ部GM12Bやフッタ部GM13Bには、それぞれ所定のヘッダ情報G12Bやフッタ情報G13Bが表示される。自社情報表示部GM20には、賃貸管理業者の自社の情報(賃貸管理業者の商号、ユーザーID等)G20が表示される。情報表示部GM21には、賃貸管理業者用端末からの要求によって所定の情報G21が表示される。画像表示部GM22には、所定のイメージ画像G22が表示される。
同様にして、図6(A)に示すように、顧客専用のログイン画面GL(C)は、メイン部GL11と、ヘッダ部GL12Cと、フッタ部GL13Cと、に分かれている。メイン部GL11は、ID入力窓GL14と、パスワード入力窓GL15と、ロゴマーク表示部GL16と、を備える。メイン部GL11の背景部には、所定の背景画像G11が表示される。ヘッダ部GL12Cやフッタ部GL13Cには、それぞれ所定のヘッダ情報G12Cやフッタ情報G13Cが表示される。同様に、ロゴマーク表示部GL16には、所定のロゴマーク画像G16が表示される。
図6(B)に示すように、顧客専用のメイン画面GM(C)は、メイン部GM11と、ヘッダ部GM12Cと、フッタ部GM13Cと、に分かれている。メイン部GM11は、連絡先表示部GM30と、所定の情報を表示する情報表示部GM31と、画像表示部GM22と、を備える。メイン部GM11の背景部には、所定の背景画像G11が表示される。ヘッダ部GM12Cやフッタ部GM13Cには、それぞれ所定のヘッダ情報G12Cやフッタ情報G13Cが表示される。連絡先表示部GM30には、賃貸管理業者の問い合わせ先(賃貸管理業者の商号、電話番号やメールアドレス等)G30が表示される。情報表示部GM31には、顧客用端末からの要求によって所定の情報G31が表示される。画像表示部GM22には、所定のイメージ画像G22が表示される。
処理実行部41EXは、所定のファイルに対し所定の処理を実行するものである。処理内容としては、ファイルの送信、複写、移動、削除や名称変更等がある。
ファイル名判定部41JDは、一括レポート登録機能(後述する)において必要なものであり、選択されたファイルのファイル名を読み取る。さらに、ファイル名判定部41JDは、予め外部記憶装置44に格納された識別子リストDBを参照し、読み取ったファイル名が所定条件を満たすか否かを判定する。
なお、メッセージ受付部41MRと、メッセージ記憶部41MSと、メッセージ制御部41MCと、既読制御部41KCと、新着制御部41NCとについては、後述するコミュニケーション機能の説明において、その詳細を説明する。
次に、情報管理システム2の利用方法(顧客に自社サービスとして提供するためのカスタマイズの流れ)について説明する。
システム管理者用端末からサーバ40に対する、賃貸管理業者の利用登録の要求により、登録受付部41RRが、賃貸管理業者の利用登録を受け付ける(図8 S110)。その後、サイトアドレス発行部41ADは、賃貸管理業者専用のログインページアドレス及び賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを発行し、外部記憶装置44へ格納する(S120)。その後、サイトアドレス通知部41NTは、賃貸管理業者専用のログインページアドレス及び賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを賃貸管理業者に通知する(S130)。
これにより、賃貸管理業者が、専用のログインページを経由して、情報管理システム2にログインすることができるようになる。
賃貸管理業者が、賃貸管理業者専用のログインページにアクセスすると、賃貸管理業者専用のログイン画面GL(B)が端末の表示装置に表示される(図9)。ここで、賃貸管理業者が、初めてログインする場合には、ログイン画面GL(B)における各情報(背景画像G11、ヘッダ情報G12B、フッタ情報G13Bやロゴマーク画像G16)や、メニュー画面GM(B)における各情報(背景画像G11や、各表示部GM20〜GM22に表示するための各種情報)は、賃貸管理業者によって設定されていない。同様に、ログイン画面GL(C)や、メニュー画面GM(C)における各情報も、賃貸管理業者によって設定されていない(図10)。このため、各画面の上記表示部においては、それぞれ初期設定された画像や情報が表示される。
ここで、初期設定された画像とは、例えば、背景画像G11であれば、無地(たとえば白色)の背景画像等であることが好ましい。また、ヘッダ情報G12B、フッタ情報G13Bに表示される情報は、システム提供者のサービス名称(オーナーズクラウド)、サービス英称((C)2018 owners-cloud.jp)である。また、ヘッダ情報G12Cであれば、サービス名称である文字列「サンプル倶楽部」や文字列「サンプルサービス」等、「サンプル」であることが認識できる表示となっていることが好ましい。フッタ情報G13Cであれば、サービス英称である文字列「(C)2018 sample.club」等、「
サンプル」であることが認識できる表示となっていることが好ましい。
ロゴマーク画像G16であれば、サンプル用のロゴマーク画像であることが好ましい。そして、連絡先表示部GM30であれば、「サンプル」であることが認識できる問い合わせ先(賃貸管理会社の商号であれば「株式会社サンプル」、電話番号であれば「00−0000−0000」等)であることが好ましい。
このように初期状態においては、ログイン画面及びメニュー画面において、初期設定の画像や情報として、一瞥して「サンプル」であることが認識できる表示となっている。このため、賃貸管理業者が、顧客専用のログインページアドレスを顧客へ通知する前に、各部に賃貸管理会社独自の画像や情報を設定する動機づけとなる。
特に、賃貸管理業者を特定可能な商号、電話番号等の問い合わせ先、ロゴマークや、サービス名称等といった識別情報(管理業者識別部)については、初期設定の画像や情報として、「サンプル」であることが認識できる表示となっていることが好ましい。
デザイン変更受付部41RDが、賃貸管理業者の要求によって、賃貸管理業者専用のログイン画面及びメイン画面について、デザイン変更の要求を受け付ける(図8 S140)と、デザイン更新部41RNは、賃貸管理業者の要求に従って、変更後のデザインを受け取り、当該ログイン画面及びメイン画面と関連付けられた状態で外部記憶装置44へ記憶する。これにより、変更後のデザインへ更新する(S150)。これにより、賃貸管理業者専用のログイン画面GL(B)及びメイン画面GM(B)のデザイン変更が完了する。
同様にして、デザイン変更受付部41RDが、賃貸管理業者の要求によって、顧客専用のログイン画面及びメイン画面について、デザイン変更の要求を受け付けると、デザイン更新部41RNは、賃貸管理業者の要求に従って、変更後のデザインを受け取り、当該ログイン画面及びメイン画面と関連付けられた状態で外部記憶装置44へ記憶する。これにより、変更後のデザインへ更新する。これにより、顧客専用のログインページGL(C)及びメイン画面GM(C)のデザイン変更が完了する。
ここで、ヘッダ情報G12B及びフッタ情報G13Bの情報は、賃貸管理業者の操作によって変更不可となっていることが好ましい。一方、ヘッダ情報G12C、フッタ情報G13Cや、ロゴマーク表示部GL16等といった「ヘッダ情報G12B及びフッタ情報G13B」以外の画像や情報は、賃貸管理業者の操作によって変更可能となっていることが好ましい。これにより、賃貸管理業者専用の画面では、システム提供者のサービス名称及びサービス英称が固定表示される一方、顧客専用の画面では、賃貸管理業者独自のサービス名称及びサービス英称に加え、ロゴマーク等が表示されることとなり、顧客に対し、自社サービスとして提供することが可能となる。
その後、賃貸管理業者が、賃貸管理業者専用のログインページにアクセスすると、デザイン変更が反映された賃貸管理業者専用のログイン画面が表示される(図11(A))。賃貸管理業者専用のメイン画面も、これと同様にしてデザイン変更が反映されている(図11(B))。同様にして、賃貸管理業者が顧客専用のログインページにアクセスすると、デザイン変更が反映された顧客専用のログイン画面が表示される(図12(A))。顧客専用のメイン画面も、これと同様にしてデザイン変更が反映されている(図12(B))。
デザイン変更が反映されたことを確認した後、賃貸管理業者が、サーバ40に対して自身の顧客の利用登録を要求すると、登録受付部41RRが当該顧客の利用登録を受け付ける(図8 S160)。当該顧客の利用登録の受け付けを介して、当該顧客の氏名(自然人に限らず、法人名称等も含む)や連絡先(例えば、メールアドレス)がサーバ40に登録される。その後、サイトアドレス通知部41NTが、賃貸管理業者の顧客専用のログインページアドレスを当該顧客に通知する(図8 S170)。これにより、顧客は、当該顧客専用のログインページを経由して、サーバ40にログインすることができるようになる。
賃貸管理業者の顧客が、上記にて通知されたログインページアドレスにより、ログインページへアクセスすると、賃貸管理業者の顧客専用のログイン画面GL(C)が端末の表示装置に表示される(図12(A))。このとき、顧客専用のログイン画面GL(C)及びメイン画面GM(C)においては、各情報(背景画像G11、ヘッダ情報G12C、フッタ情報G13C、ロゴマーク画像G16、各表示部GM30〜GM32に表示される画像や情報)に、賃貸管理業者によるデザイン変更が反映されている。このため、図10に示すような初期設定のログイン画面GL(C)及びメイン画面GM(C)は表示されない。したがって、顧客は、ログイン画面やメイン画面を介して、賃貸管理業者独自のサービス名称、サービス英称、ロゴマーク等を目にすることになる。このため、顧客は、当該情報管理システムは、賃貸管理業者固有のサービスであると認識することができる。
当該情報管理システムとして、管理業者向けに販売されている情報管理システム(例えば、賃貸管理ソフトウェア等)を利用すると、当該システムの利用者の顧客に供する画面には、多くの場合、当該システム側で固定化された情報を表示しており、カスタマイズできる範囲が極めて限定されている。本発明は、情報管理システムの利用者の顧客に供する画面の中で、利用者が顧客に対し自社サービスとして提供するために独自の情報を表示する必要のある部分について、カスタマイズが可能であるため、当該システムを通じた顧客への自社のオリジナル性の訴求(他社との差別化)と、当該システムを自社で開発、運用し、顧客に提供する場合にかかる多大なコストの抑制とを両立することが可能となる。
次に、一括レポート登録機能について説明する。
賃貸管理業者が、顧客が閲覧可能なファイルとしてサーバ40にファイル登録する場合のフローを図13に示す。賃貸管理業者は、所定の操作により、登録したいファイルを選択する(図13 S210)。なお、ここでの一括レポート登録機能において登録するファイルは、説明の便宜上、PDFファイルのような閲覧のみ可能なファイルを対象とする。
ファイル名判定部41JDは、選択されたファイルのファイル名を読み取る(S220)。さらに、ファイル名判定部41JDは、予め外部記憶装置44に格納された識別子リストDBを参照し、読み取ったファイル名が所定条件を満たすか否かを判定する(S230)。所定条件としては、例えば、「読み取ったファイル名は、全て、識別子リストDBに含まれるファイル識別子を含むこと」等がある。
ファイル名判定部41JDが、この条件を満たすと判定した場合には、処理実行部41EXは、選択された全てのファイルについて登録処理を一括で行う(S240)。例えば、ファイル名「DEF20170101.pdf」であれば、ファイル識別子「DEF」を含むため、当該ファイルは、識別子「DEF」に関連付けられた管理物件IDに関するファイルとして外部記憶装置44に登録される。
ここで、登録処理後に、管理物件IDに関連付けられたユーザーIDに対して、当該ファイルの閲覧権限を与えてもよい。すなわち、識別子「DEF」に関連付けられたユーザーIDは「USR10001」(吉川花子)であるため、「USR10001」(吉川花子)に対し、登録されたファイル「DEF20170101.pdf」へのアクセス閲覧権限を与える、としてもよい。
一方、ファイル名判定部41JDが、この条件を満たさないと判定した場合(例えば、選択した10個のファイルのファイル名のうち、1つだけがファイル識別子を含まない場合)には、その旨のメッセージの表示要求を表示装置46へ送信するとともに、処理実行部41EXは、選択された全てのファイルについて登録処理を中止する(S250)。これにより、ファイル選択の操作の一部にミスがあった場合でも、誤ったファイルの登録処理を未然に防ぐことができる。
本発明の一括レポート登録機能によれば、一度のレポート送信(ファイル登録)に関する操作により、多数の顧客に対し、報告書や案内を一括送信することが可能となる。このため、郵送での送付とは比べ物にならないほど業務を効率化でき、人件費も削減できる。また、郵送コストが発生しないため、事務コストを大幅に削減できる。
上記実施形態では、一括レポート登録機能の対象ファイルとして、PDFファイルのような閲覧のみ可能なファイルとしたが、本発明はこれに限られず、閲覧及び編集が可能なファイルを含めてもよい。
次に、コミュニケーション機能について説明する。
コミュニケーション機能では、個別チャット画面GM300(図14)が表示される。図14に示す個別チャット画面GM300は、顧客用端末32の出力装置46に表示されるものであり、個別チャット画面GM300のうち、右側半分には賃貸管理業者(例えば、賃貸管理業者11)からの発信内容が表示され、左側半分には、その顧客(例えば、顧客11A〜11C)からの発信内容が表示される。このように、顧客用端末32に表示される個別チャット画面GM300においては、自身、すなわち、顧客からの発信内容が画面左側に表示され、相手(例えば、賃貸管理業者11)からの発信内容が画面右側に表示される。同様にして、賃貸管理業者用端末31においては、賃貸管理業者自身(例えば、賃貸管理業者11)の発信内容が画面左側に表示され、相手(例えば、顧客11A〜11C)からの発信内容が画面右側に表示される。なお、個別チャット画面GM300においては、自身の発信内容が画面右側に表示され、相手からの発信内容が画面左側に表示されていてもよい。さらに、個別チャット画面GM300では、発信時間に基づいて、各発信内容が時系列に並べられる。なお、図14において、各発信内容は、下に表示されているものほど新しいもの、となるようにソート表示されているが、下に表示されているものほど古いもの、となるようにソート表示されていてもよい。個別チャット画面GM300を通して、賃貸管理業者と顧客との間で、メッセージのやり取りが個別に可能となる。
メッセージ受付部41MR(図7)は、各ユーザーから発信されたメッセージ情報を受け付けるものである。図15(A)に示すように、メッセージ情報は、送信者を示す送信者情報と、受信者を示す受信者情報と、送信内容を示す送信内容情報と、送信日時を示す送信日時情報等とを含む。送信者情報は、送信者の氏名と、送信者のIDとを含む。受信者情報は、受信者の氏名と、受信者のIDとを含む。送信内容情報は、コメント等といった文字列を表すテキスト情報TX0と、写真等の画像情報GZ0等を含む。
メッセージ記憶部41MSは、メッセージ受付部41MRが受け付けたメッセージ情報を、外部記憶装置44のメッセージDBに記録する。図15(B)に示すように、メッセージDBでは、メッセージ情報(図15(A))と、個別のメッセージについて関連付けられた既読識別子と、個別のメッセージについて関連付けられた新着識別子と、が関連付けられている。
既読識別子(図15)は、関連付けられた際のメッセージ情報が、受信者によって読まれた旨(既読)を送信者へ表示するか否かを表すものである。メッセージDBにメッセージ情報とともに記憶される際、既読識別子は、未読となっている。新着識別子(図15)は、関連付けられた際のメッセージ情報が、新着情報である(YES)か否か(NO)を表すものである。メッセージDBにメッセージ情報とともに記憶される際、新着識別子は、YESとなっている。
図7に示すように、既読制御部41KCは、賃貸管理業者用端末31の入力装置45からの操作に基づいて、既読識別子を「未読」から「既読」に切り替える。
新着制御部41NCは、賃貸管理業者用端末31の入力装置45からの操作に基づいて、新着識別子を「YES」から「NO」に切り替える。
メッセージ制御部41MCは、外部記憶装置44に記録された各種情報を表示装置46に表示するとともに、賃貸管理業者用端末31の入力装置45からの操作に基づいて、所定の処理を行う。
次に、図16を用いて、コミュニケーション機能の手順を説明する。
賃貸管理業者の顧客「吉川花子」が、顧客用端末32を介して、個別チャット画面GM300の表示を要求すると、メッセージ制御部41MCは、メッセージDB(図15(B))に記録された各種情報を読み取って、賃貸管理業者の顧客「吉川花子」と賃貸管理業者「鈴木太郎」との個別チャット画面GM300を、顧客用端末32の表示装置46に表示する(図14)。この際の個別チャット画面GM300に対し、メッセージ制御部41MCは、既読識別子(図15(B)に基づき、既読識別子が「既読」のメッセージ情報に対しては既読表示KDの表示を行い、既読識別子が「未読」のメッセージ情報に対しては既読表示KDの表示を行わない。そして、賃貸管理業者の顧客「吉川花子」が、顧客用端末32を介して所定のメッセージを情報管理システム2に対して入力すると、メッセージ受付部41MRは、顧客用端末32を介して入力されたメッセージを、メッセージ情報(図15(A))として受け付ける(S310)。
メッセージ記憶部41MSは、メッセージ受付部41MRが受け付けたメッセージ情報を、外部記憶装置44のメッセージDB(図15(B))に記録する。このとき、メッセージ情報(図15(A))には、メッセージDBにおいて、既読識別子「未読」と新着識別子「YES」とが関連付けられる(S320)。
メッセージ制御部41MCは、賃貸管理業者用端末31の入力装置45の操作に基づいてメッセージDBを読み込み、賃貸管理業者用端末31の表示装置46に表示される新着問い合わせ一覧画面GM320(図17)に対し、新着識別子が「YES」となっているメッセージ情報のみを表示する(S330)。新着問い合わせ一覧画面GM320では、メッセージ情報ごとに削除ボタンDLが表示される。賃貸管理業者用端末31における削除ボタンDLの操作を検知すると、新着制御部41NCは、当該メッセージ情報の新着識別子を「YES」から「NO」に切り替える。結果、当該メッセージ情報は、新着問い合わせ一覧画面GM320に表示されなくなる。
新着問い合わせ一覧画面GM320においては、複数のメッセージ情報に含まれる各要素が表示されている一方、送信内容情報であるテキスト情報TX0(図15)については、冒頭から所定の文字数のみが表示される省略表示TX1が行われ、画像情報GZ0(図15)については、サムネイル画像GZ1が表示される。
メッセージ制御部41MCは、賃貸管理業者用端末31の入力装置45による第1操作(例えば、マウスポインタMPによって、1つのメッセージ情報を選択する操作)の有無を検知する(S340)。
メッセージ制御部41MCが賃貸管理業者用端末31の入力装置45による第1操作を検知すると、当該メッセージ情報の既読識別子は「未読」が維持されながらも、メッセージ制御部41MCは、選択されたメッセージ情報の詳細を新着問い合わせ一覧画面GM320に対してオーバレイ表示させる(S342)。例えば、メッセージ情報のうち、テキスト情報TX0の省略表示TX1が行われている部分にマウスポインタMPが重なると(図18(A))、当該テキスト情報TX0の全体が、新着問い合わせ一覧画面GM320に対してオーバレイ表示される(図18(B))。また、メッセージ情報のうち、サムネイル画像GZ1にマウスポインタMPが重なると(図19(A))、当該サムネイル画像GZ1に対応する画像情報GZ0が、新着問い合わせ一覧画面GM320に対してオーバレイ表示される(図19(B) S342)。なお、メッセージ制御部41MCが賃貸管理業者用端末31の入力装置45による第1操作を検知しない場合には、S350に遷移する。
S350において、メッセージ制御部41MCは、賃貸管理業者用端末31の入力装置45による第2操作(例えば、個別チャット画面GM300へ遷移するクリック操作)の有無を検知する。
メッセージ制御部41MCが、賃貸管理業者用端末31の入力装置45による第2操作を検知すると、既読制御部41KCは、表示しようとする個別チャット画面GM300に表示されるメッセージ情報の既読識別子を「未読」から「既読」に切り替える(S352)。その後、賃貸管理業者の顧客「吉川花子」が、顧客用端末32を介して、個別チャット画面GM300の表示を要求すると、メッセージ制御部41MCは、選択されたメッセージ情報に関連付けられた送信者情報及び受信者情報(図では、賃貸管理業者の顧客「吉川花子」の情報、及び賃貸管理業者「鈴木太郎」の情報)を読み込み、賃貸管理業者の顧客「吉川花子」と賃貸管理業者「鈴木太郎」との個別チャット画面GM300を、顧客用端末32の表示装置46に表示する(図20))。既読制御部41KCによって、既読識別子が「未読」から「既読」に切り替わったため、この個別チャット画面GM300において、新規メッセージNMに「既読」という既読表示KDの表示が行われる(S354)。
このように、賃貸管理業者の顧客から賃貸管理業者に対して、新規メッセージNM(問い合わせ)が入力された場合において、賃貸管理業者が第1操作を行った場合には、賃貸管理業者の顧客に対し、新規メッセージNMの既読表示を行わずに(図14)、その内容をチェックすることができる(図18〜19)。一方、賃貸管理業者が第2操作を行った場合には、個別チャット画面GM300にて内容をチェックしたことにより、新規メッセージNMに対する既読表示KDが表示され、賃貸管理業者の顧客は、賃貸管理業者が自身のメッセージを確認したことを認識することになる。賃貸管理業者には、日々、多数の顧客から問い合わせのメッセージが入るため、優先度や緊急性の高いものから返信対応することになるが、賃貸管理業者が優先度を把握するためにメッセージの内容を確認する際、既読の通知が行われてしまうと、優先度の低い問い合わせを送信した顧客は、賃貸管理業者が自身のメッセージの中身を確認済みにもかかわらず、なかなか返信してくれないという不満を抱えることになる。本機能により、賃貸管理業者は、顧客に対する既読の通知なしで、問い合わせの内容を把握することができ、返信ができるようになった段階で、個別チャット画面から返信すればよくなると同時に、前記のような問い合わせ対応に対する顧客の不満も抑えられる。
なお、上記実施形態では、既読表示KDとして「既読」という文字列を表記したが、本発明はこれに限られず、既読表示KDとして他の文字列(例えば、開封済み)としてもよい。
なお、上記実施形態において、第1操作が、マウスポインタMPによって、1つのメッセージ情報を選択する操作であって、第2操作が個別チャット画面GM300へ遷移するクリック操作としたが、本発明はこれに限られない。例えば、入力装置45がタッチパネルである場合、なぞる操作が、第1操作であり、タップする操作が第2操作としてもよい。すなわち、第1操作は、カーソルを移動する操作であり、第2操作は、カーソルが所定の位置にある状態で、カーソルによって選択されたオブジェクト(ボタン等)に関連付けられた機能が実行される操作としてもよい。
なお、上記実施形態では、システム管理者と、各賃貸管理業者と、各賃貸管理業者の顧客が利用可能な情報管理システムについて説明したが、本発明はこれに限られない。例えば、システム管理者と、住宅ビルダー(施工管理業者)と、各施工管理業者の顧客が利用可能な情報管理システムであってもよいし、システム管理者と、その他の管理業者と、管理業者の顧客が利用可能な情報管理システムであってもよい。
なお、本発明は、上記した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
2 情報管理システム
11〜13 賃貸管理業者
11A〜13C 賃貸管理業者の顧客
30 システム管理者用端末
31 賃貸管理業者用端末
32 顧客用端末
40 サーバ
41 制御装置
41SE 規制部
41RR 受付登録部
41AD サイトアドレス発行部
41NT サイトアドレス通知部
41RD デザイン変更受付部
41RN デザイン更新部
41EX 処理実行部
41JD ファイル名判定部
41MR メッセージ受付部
41MS メッセージ記憶部
41MC メッセージ制御部
41KC 既読制御部
41NC 新着制御部

Claims (7)

  1. 所定の情報を格納する記憶装置と、
    所定の信号の入出力を行う入出力装置と、
    各装置を制御する制御装置と、を備え、
    前記制御装置は、前記入出力装置を介して利用者及び前記利用者の顧客の登録を受け付ける登録受付部と、
    利用者用ページのアドレス及び前記利用者の顧客用ページのアドレスを前記記憶装置へ追加するサイトアドレス発行部と、
    前記入出力装置を介して、前記利用者用ページのアドレス及び前記利用者の顧客用ページのアドレスを前記利用者に通知するサイトアドレス通知部と、
    前記入出力装置を介した前記利用者の要求によって、前記顧客用ページのデザイン変更の要求を受け付けるデザイン変更受付部と、
    前記入出力装置を介した前記利用者の要求に従って、前記記憶装置において変更後のデザインへ更新するデザイン更新部と、
    を備えることを特徴とする情報管理サーバ。
  2. 前記顧客用ページの画面は、
    前記利用者を表示する利用者識別部と、
    前記顧客の要求によって所定の情報が表示される情報表示部とからなり、
    前記デザイン変更受付部は、前記管理業者識別部のデザイン変更の要求を受け付け、
    前記デザイン更新部は、前記利用者の要求に従って、変更後の前記利用者識別部のデザインへ更新することを特徴とする請求項1記載の情報管理サーバ。
  3. 所定の情報を格納する記憶装置と、
    所定の信号の入出力を行う入出力装置と、
    各装置を制御する制御装置と、を備え、
    前記制御装置は、
    利用者に対する前記利用者の顧客からの問い合わせ内容を受け付けるメッセージ受付部と、
    前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示するメッセージ制御部と、
    前記利用者側において前記問い合わせ内容が表示された旨を示す既読識別子の設定を行う既読制御部と、を備え、
    前記利用者による前記入出力装置を介した第1操作が行われた場合には、前記既読制御部において、前記既読識別子を未読の状態のままにして、前記メッセージ制御部が、前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示し、
    前記利用者による前記入出力装置を介した第2操作が行われた場合には、前記既読制御部において、前記既読識別子を既読に設定し、前記メッセージ制御部が、前記利用者へ前記問い合わせ内容を表示することを特徴とする情報管理サーバ。
  4. 前記制御装置は、
    前記記憶装置にアクセスし、前記利用者の操作によって選択されたファイルのファイル名を読み取るとともに、
    前記利用者の顧客を示す顧客識別子に対して直接的または間接的に関連付けられたファイル識別子が記憶された記憶装置を参照した上で、選択されたファイルに対し、全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれるか否かを判定するファイル名判定部を備え、 全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理の実行を行い、前記ファイル識別子が含まれていないファイル名が存在すると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理を中止することを特徴とする請求項1または2記載の情報管理サーバ。
  5. 所定の情報を格納する記憶装置と、
    所定の信号の入出力を行う入出力装置と、
    各装置を制御する制御装置と、を備え、
    前記記憶装置にアクセスし、前記利用者の操作によって選択されたファイルのファイル名を読み取るとともに、
    前記利用者の顧客を示す顧客識別子に対して直接的または間接的に関連付けられたファイル識別子が記憶された記憶装置を参照した上で、選択されたファイルに対し、全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれるか否かを判定するファイル名判定部を備え、
    全てのファイル名に前記ファイル識別子が含まれると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理の実行を行い、前記ファイル識別子が含まれていないファイル名が存在すると判定した場合には、選択されたファイルに対し所定の処理を中止することを特徴とする情報管理サーバ。
  6. 請求項1ないし5のうちいずれか1項の情報管理サーバを含むことを特徴とする情報管理システム。
  7. 前記利用者は自己の顧客との間で情報共有が可能であり、
    システム管理者は、複数の前記管理業者との間で情報共有が可能であり、
    前記利用者同士の間及び前記顧客同士の間での情報共有が規制されていることを特徴とする請求項6記載の情報管理システム。

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