JP2011070519A - 文書更新管理方法及びシステム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、を有して構成される。
【選択図】図1
Description
(1)請求項1記載の発明は、ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録するステップと、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信するステップと、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示するステップと、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信するステップと、を有することを特徴とする。
(3)請求項3記載の発明は、ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、を有することを特徴とする。
(1)請求項1記載の発明によれば、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すことができ、また閲覧が十分に行われているかを周知徹底することができる。
(3)請求項3記載の発明によれば、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すことができ、また閲覧が十分に行われているかを周知徹底することができる。
[ドキュメント変更時の動作]
1)ドキュメント管理サーバ20は、変更担当者より利用者端末40から送信された変更するドキュメント名及び変更処理済みのドキュメントをドキュメント登録受付手段1で受信する。
4)ドキュメント管理サーバ20の版数情報挿入手段2は、受信した変更処理済みのドキュメントに対して、3)において抽出した変更箇所に対し版数情報を挿入する。
7)ドキュメント管理サーバ20は、各ドキュメントに対して閲覧すべき利用対象者が登録された閲覧者DB13を参照し、登録された「ドキュメント名」と1)で受信したドキュメント名とを比較し、合致する場合は、その利用対象者情報及び閲覧済版数を抽出する。
[ドキュメント閲覧時の動作]
1)ドキュメント管理サーバ20のドキュメント閲覧要求受付手段6は利用対象者からのドキュメントへのアクセスを受信する。
4)ドキュメント管理サーバ20は、3)で呼び出したデータファイル内の版数情報の中から2)で抽出した閲覧済版数と同じ、若しくは古い版数情報を削除する処理を行なう。
ここで、閲覧必須時間は、例えば図5の最低閲覧時間定義DB15に示すように60秒が用いられる。
9)ドキュメント管理サーバ20は、8)においてスクロールバーが最も下部の位置にあることを検知した場合は、そのドキュメントを全部閲覧したことになるので、前記利用対象者の利用者端末40へ「終了」ボタンを表示する追加画面情報を送信する。
11)ドキュメント管理サーバ20の閲覧状況監視手段7は、7)〜10)から前記した(1)式により閲覧時間を計算し、(1)式で算出した最低閲覧時間と比較する。
次に、変更担当者の情報端末(利用端末)40へ正常登録のメッセージを送信する(S11)。次に、ドキュメントDB12から登録したドキュメントのドキュメントIDを抽出し、閲覧者DB13の閲覧対象ドキュメントと比較する(S12)。閲覧者DB13の閲覧対象ドキュメントに抽出したドキュメントIDが含まれるかどうかチェックする(S13)。含まれる場合は、閲覧者DB13から一致した閲覧対象ドキュメントを含む行を抽出し(S14)、抽出した通知先へ閲覧版数と共に通知し(S15)、処理を終了する。ステップS5において、ドキュメントの受信データと呼出データの内容とが同じである場合、ドキュメントに変更点が無い旨、変更担当者の情報端末(利用者端末)40へメッセージを送信して(S16)、処理を終了する。
閲覧時間〔6〕=〔5〕−〔4〕 (2)
次に、〔6〕>〔3〕かどうかチェックする(S19)。そうである場合には、閲覧者DB13の閲覧済版数に対し、最新の版数を登録し、処理を終了する(S20)。ステップS19において、〔6〕>〔3〕でない場合は、閲覧が十分に行われていない旨、閲覧した利用対象者にメール通知を行なう(S21)。
図13は保存ドキュメントデータの構成例を示すxMLで記述された図、図14は版数情報付加前のドキュメント原文例を示す図である。図13の更新履歴は、次のように判断する。最初の行の
200<7>9</7.は「2009.」、次の<15>1</15><16>1</16>.は「11.」、次の>16>16</16は「16」、次の<14>設計図>/14>は「設計図」、次の<16>6a<1/16は「6a」、次の<14>を修正</14<は「を修正」、次の(<16>小泉<1/16>)は「(小泉)」をそれぞれ表している。これは、図14の更新履歴と対応している。
2 版数情報挿入手段
3 変更箇所強調手段
4 ドキュメント保存手段
5 ドキュメント更新通知手段
6 ドキュメント閲覧要求受付手段
7 閲覧状況監視手段
8 表示部
9 ドキュメント保存領域
10 時刻情報部
11 最低閲覧時間定義部
12 ドキュメントDB
13 閲覧者DB
14 表示処理DB
15 最低閲覧時間定義DB
20 ドキュメント管理サーバ
25 ネットワーク
30 メールサーバ
40 利用者端末
Claims (4)
- ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
前記ドキュメント管理サーバは、
更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録するステップと、
前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信するステップと、
前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示するステップと、
前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信するステップと、
を有することを特徴とする文書更新管理方法。 - 前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする請求項1記載の文書更新管理方法。
- ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
前記ドキュメント管理サーバは、
更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、
前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、
前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、
前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、
を有することを特徴とする文書更新管理システム。 - 前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする請求項3記載の文書更新管理システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2009222505A JP2011070519A (ja) | 2009-09-28 | 2009-09-28 | 文書更新管理方法及びシステム |
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JP2009222505A JP2011070519A (ja) | 2009-09-28 | 2009-09-28 | 文書更新管理方法及びシステム |
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JP2011070519A true JP2011070519A (ja) | 2011-04-07 |
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JP2009222505A Pending JP2011070519A (ja) | 2009-09-28 | 2009-09-28 | 文書更新管理方法及びシステム |
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2009
- 2009-09-28 JP JP2009222505A patent/JP2011070519A/ja active Pending
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