JP2019204228A - 文書管理装置、及び、制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理装置が保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する。【解決手段】文書管理装置１０は、１以上の文書ファイルと、１以上の文書ファイルのそれぞれに対応付けられた、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報とを記憶している記憶部１３と、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイルのリストを生成する生成部１４と、生成部１４が生成したリストを出力する出力部１５とを備え、生成部１４は、１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた状況情報により当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まないリストを生成する。【選択図】図３

Description

本発明は、文書管理装置、及び、制御方法に関する。

遠隔地の装置との間で文書をやりとりするファクシミリ装置がある。また、遠隔地の装置から受信した文書をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を通じてコンピュータに送信する機能を有するファクシミリ装置がある（特許文献１）。

ファクシミリ装置が受信する文書には、当該文書に関する作業者による作業と紐付られ、その作業が完了するまではファクシミリ装置内に保持されることが望まれる文書がある。

特許文献１に開示されるファクシミリ装置は、文書を受信すると、受信した文書をファクシミリ装置内に保持し、受信したことを示す通知をＬＡＮを介してコンピュータに送信する。そして、コンピュータから転送要求又は転送不要要求を受けた文書を、優先的に削除するように管理する。

特開２００３−２６４６６５号公報

ファクシミリ装置内に保持される文書が多くなると、ファクシミリ装置内に保持されている文書を示すためのリストの表示が煩雑になったり、文書の記憶に使用する記憶装置の容量を圧迫したりするという問題がある。表示されるリストが煩雑になると、リストを視認したユーザが、作業を行うことが必要である文書ファイルを見落とすことによる作業漏れなどの一因となる。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する文書管理装置などを提供する。

上記課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、１以上の文書ファイルと、前記１以上の文書ファイルのそれぞれに対応付けられた、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報とを記憶している記憶部と、前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのリストを生成する生成部と、前記生成部が生成したリストを出力する出力部とを備え、前記生成部は、前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まない前記リストを生成する。

これによれば、文書管理装置は、保持している文書ファイルに、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了しているものと、完了していないものとが含まれる場合に、作業者による作業が完了した文書ファイルを含めずに上記リストを生成する。よって、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、前記生成部は、前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルをフィルタしてリストを生成することによって、前記リストを生成してもよい。

これによれば、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの生成の際に、作業者による作業が完了した文書ファイルを除外したリストを生成する。よって、文書管理装置は、文書ファイルを保持している状態を維持しながら、作業者による作業が完了した文書ファイルをリストに含めないようにする。このように、文書管理装置は、より容易に、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、前記生成部は、前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを削除し、削除後に前記記憶部に記憶されている１以上の文書ファイルそれぞれを含むリストを生成することによって、前記リストを生成してもよい。

これによれば、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの生成の際に、作業者による作業が完了した文書ファイルを削除し、削除後に保持している文書ファイルを含むリストを生成する。よって、文書管理装置は、文書ファイルの保持に必要な記憶容量を削減しながら、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、前記生成部は、前記文書ファイルを削除する前に、削除しようとする前記文書ファイルの複製を前記文書管理装置の外部の記憶装置に送信することで記憶させてもよい。

これによれば、文書管理装置は、削除しようとする文書ファイルの複製を外部の記憶装置に保存する。よって、文書管理装置から削除した文書ファイルが将来に必要になった場合に、外部の記憶装置から提供できる。よって、文書管理装置は、文書ファイルを提供できる状態を維持し、必要な記憶容量を削減しながら、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、前記生成部は、前記１以上の文書ファイルに関する前記作業が完了したことを示す作業者による登録をネットワーク経由で受け、前記登録を受けたことに応じて前記リストを生成してもよい。

これによれば、文書管理装置は、ネットワークを通じた、ユーザによる登録を契機としてリストを生成する。これにより、文書管理装置は、ユーザによる登録が行われてから短時間後にリストを生成することができ、処理タイミングが遅延することが抑制される。また、文書管理装置が、不要なタイミングでリストを生成することが抑制される。

また、上記課題を解決するために、本発明の文書管理装置の制御方法は、１以上の文書ファイルと、前記１以上の文書ファイルのそれぞれに対応付けられた、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報とを記憶している記憶部から、記憶されている前記１以上の文書ファイルのリストを生成する生成ステップと、前記生成ステップで生成したリストを出力する出力ステップとを含み、前記生成ステップでは、前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まない前記リストを生成する。

これにより、上記文書管理装置と同様の効果を奏する。

なお、本発明は、装置として実現できるだけでなく、その装置を構成する処理手段をステップとする方法として実現したり、それらステップをコンピュータに実行させるプログラムとして実現したり、そのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体として実現したり、そのプログラムを示す情報、データ又は信号として実現したりすることもできる。そして、それらプログラム、情報、データ及び信号は、インターネット等の通信ネットワークを介して配信してもよい。

本発明により、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する。

図１は、実施の形態に係る文書管理装置を含む通信システムの構成図である。 図２は、実施の形態に係る文書管理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 図３は、実施の形態に係る文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。 図４は、実施の形態に係る記憶部に記憶される状況テーブルを示す説明図である。 図５は、実施の形態に係る出力部が出力するリストを含む画像を示す説明図である。 図６は、実施の形態に係る文書管理装置による、文書ファイルのリストを生成する処理を示すフロー図である。 図７は、実施の形態の変形例に係るリストに含める文書を選択するためのドロップダウンリストの一例を示す画像の説明図である。 図８は、実施の形態の変形例に係る文書管理装置が提示する文書ファイルのリストを示す画像を示す第一の説明図である。 図９は、実施の形態の変形例に係る文書管理装置が提示する文書ファイルのリストを示す画像を示す第二の説明図である。

なお、以下で説明する実施の形態は、いずれも本発明の好ましい一具体例を示すものである。以下の実施の形態で示される数値、形状、材料、構成要素、構成要素の配置位置及び接続形態、ステップ、ステップの順序などは、一例であり、本発明を限定する主旨ではない。また、以下の実施の形態における構成要素のうち、本発明の最上位概念を示す独立請求項に記載されていない構成要素については、より好ましい形態を構成する任意の構成要素として説明される。

なお、同一の構成要素には同一の符号を付し、説明を省略する場合がある。

（実施の形態）
本実施の形態において、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する課題解決する文書管理装置について説明する。文書管理装置は、ファクシミリ受信装置、又は、デジタル複合機（ＭＦＰ（Multifunction Peripheral））などに相当する。

図１は、本実施の形態に係る文書管理装置１０を含む通信システム１の構成図である。図２は、本実施の形態に係る文書管理装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。図３は、本実施の形態に係る文書管理装置１０の機能構成を示すブロック図である。これらの図を参照しながら、通信システム１及び文書管理装置１０の構成について説明する。

図１に示されるように、通信システム１は、文書管理装置１０と、端末２０と、ＮＡＳ（Network Attached Storage）３０とを備える。文書管理装置１０と、端末２０と、ＮＡＳ３０とは、ＬＡＮ４０に接続され、ＬＡＮ４０を通じて互いに通信可能である。

文書管理装置１０は、ネットワークＮに接続され、ネットワークＮを介して接続されている遠隔の装置からファクシミリで文書データを受信して、文書ファイルとして管理する文書管理装置である。ネットワークＮは、例えば、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋ）である。

端末２０は、文書管理装置１０が保持している文書ファイル、又は、文書ファイルのリストを表示したり、文書管理装置１０を操作するための指示を与えたりするコンピュータである。端末２０は、文書管理装置１０が保持している文書ファイル又はリストを閲覧するためのユーザによる操作を受けて、文書管理装置１０から文書ファイル又はリストを取得して表示画面に表示する。また、端末２０は、文書管理装置１０の動作又は状態を変更するユーザによる操作を受けて、文書管理装置１０に所定の情報を送信することによって、文書管理装置１０の動作又は状態を変更させる。端末２０は、例えば、パーソナルコンピュータ、スマートフォン又はタブレットなどである。

ＮＡＳ３０は、ネットワークＮに接続されるファイルサーバ装置である。ＮＡＳ３０は、文書管理装置１０から文書ファイルをネットワークＮを介して受信して保存する。

ＬＡＮ４０は、文書管理装置１０、端末２０及びＮＡＳ３０を通信可能に接続するネットワークである。ＬＡＮ４０の通信規格はどのようなものであってもよく、例えばＩＥＥＥ８０２．３規格等に適合する有線ＬＡＮ、又は、ＩＥＥＥ８０２．１１ａ、ｂ、ｇ、ｎ規格等に適合する無線ＬＡＮなどである。

以降において、文書管理装置１０について詳しく説明する。

図２に示されるように、文書管理装置１０は、ハードウェア構成として、ＳｏＣ（System-on-a-chip）１０１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０２と、ストレージ１０３と、ＬＡＮＩＦ１０４と、ＭＯＤＥＭ１０５と、操作パネル１０６と、スキャナ１０７と、プリンタ１０８とを備える。

ＳｏＣ１０１は、制御プログラムを実行するプロセッサ、及び、周辺回路を含む集積回路である。ＳｏＣ１０１は、ストレージ１０３等に格納された制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ１０２を用いて制御プログラムを実行することで、文書管理装置１０の各種機能を実現する。

ＲＡＭ１０２は、ＳｏＣ１０１が制御プログラムを実行するときに使用するワークエリア、及び、文書ファイルを含む各種データを一時的に保持する揮発性の記憶領域である。

ストレージ１０３は、制御プログラム、及び、文書ファイルを含む各種データを保持する不揮発性の記憶領域である。

ＬＡＮＩＦ１０４は、ＬＡＮ４０に接続され、ＬＡＮ４０を介した通信の制御を行う通信制御装置である。

ＭＯＤＥＭ１０５は、文書データなどのデジタル信号をネットワークＮに送信するためのアナログ信号に変調し、また、ネットワークＮから受信したアナログ信号をデジタル信号に復調する、変調及び復調装置である。

操作パネル１０６は、ユーザによる操作、より具体的には、キー入力操作又はタッチ操作などを受け付けるパネルである。

スキャナ１０７は、文書の内容を読み取り、文書データを生成する原稿読取装置である。

プリンタ１０８は、ＲＡＭ１０２又はストレージ１０３から文書ファイルを読み出し、記録紙上に画像を形成する画像形成装置である。

図３に示されるように、文書管理装置１０は、機能構成として、取得部１１と、格納部１２と、記憶部１３と、生成部１４と、出力部１５と、送信部１６とを備える。これらの機能構成は、ＳｏＣ１０１が、ＲＡＭ１０２を用いて所定のプログラムを実行し、必要に応じてＬＡＮＩＦ１０４などのハードウェア構成を用いて実現される。

取得部１１は、文書データを取得する。取得部１１は、例えば、ＭＯＤＥＭ１０５によって、ネットワークＮを介して遠隔の装置から文書データを受信することで取得する。なお、取得部１１は、ネットワークＮを介して文書データを受信する他にも、スキャナ１０７による読取によって生成された文書データを取得してもよいし、ＬＡＮＩＦ１０４による通信によって他の装置から文書データを取得してもよい。

格納部１２は、取得部１１が取得したファイルを記憶部１３に格納する。格納部１２は、取得部１１が取得した文書データを、文書ファイル１８として記憶部１３に格納する。また、格納部１２は、文書ファイル１８に関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報を取得し、文書ファイル１８と上記状況情報とを対応付けて、状況テーブル１９として記憶部１３に格納する。

記憶部１３は、各種情報を記憶する記憶装置である。記憶部１３には、１以上の文書ファイル１８、及び、状況テーブル１９が格納部１２により格納される。また、記憶部１３に記憶されている状況テーブル１９は、生成部１４によって読み出される。記憶部１３は、ストレージ１０３によって実現される。

生成部１４は、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイルのリストを生成する。生成部１４は、上記リストを生成するときに、１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた状況情報により当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まないリストを生成する。ここで、生成するリストに、当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まないようにする方法には、以下のように複数の方法がある。

例えば、生成部１４は、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイル１８のうち、当該文書ファイル１８に対応付けられた状況情報により当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルをフィルタしてリストを生成してもよい。つまり、生成部１４は、１以上の文書ファイル１８が記憶部１３に記憶された状態で、作業が完了している文書ファイルを除外したリストを生成する。

また、生成部１４は、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイル１８のうち、当該文書ファイル１８に対応付けられた状況情報により当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイル１８を記憶部１３から削除した後に、削除後に記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイル１８それぞれを含むリストを生成してもよい。つまり、生成部１４は、記憶部１３に上記作業が完了していない文書ファイルだけが保持されている状態にした後に、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイル１８のリストを生成する。

出力部１５は、生成部１４が生成したリストを出力する。出力部１５は、例えば、端末２０の表示画面に画像を表示するためのデータ又は信号を出力する。この場合、出力部１５は、端末２０からＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等で受信するＷｅｂ画面の取得要求に応じて、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）などの記述言語で記述したＷｅｂ画面の描画データを送信する。この場合、端末２０は、Ｗｅｂブラウザを利用して上記Ｗｅｂ画面を表示画面に表示する。また、出力部１５は、操作パネル１０６に画像を表示するための信号を出力してもよい。

送信部１６は、文書管理装置１０の外部の記憶装置に文書ファイル１８を送信する。具体的には、送信部１６は、生成部１４が文書ファイル１８を削除する前に、削除しようとする文書ファイル１８の複製を、ＬＡＮＩＦ１０４によりＬＡＮ４０を通じてＮＡＳ３０に送信する。文書ファイル１８の複製を受信したＮＡＳ３０は、受信した文書ファイル１８を記憶する。なお、ＮＡＳ３０は、文書管理装置１０の外部の記憶装置の一例であり、他の記憶装置であってもよい。また、送信部１６は、必須の構成要素ではない。

なお、端末２０は、Ｗｅｂブラウザとは別に、メモリに常駐する通知受信アプリケーションを備えてもよい。この場合、生成部１４からの通知を通知受信アプリケーションが受信し、端末２０の表示画面にポップアップとして表示するように構成してもよい。この場合、表示されるポップアップから文書に対する処理の完了が登録できるようにユーザインタフェースが構成されていることが好ましい。

また、この通知受信アプリケーションは、文書管理装置１０がファクシミリ文書を受信したときに、文書管理装置１０からの通知に基づいて、上記ファクシミリ文書のカバーページの縮小画像を含むポップアップを表示させてもよい。そして、このポップアップにお知らせ期限の設定ボタンを配置し、設定ボタンが操作されたときに、ブラウザを介してお知らせ期限設定画面を表示させ、ユーザがお知らせ期限を設定できるようにしてもよい。

図４は、本実施の形態に係る記憶部１３に記憶される状況テーブル１９を示す説明図である。

図４に示されるように、状況テーブル１９は、１以上の文書ファイルのそれぞれについてのファイルＩＤ５１と、内容５２と、期限５３と、状況情報５４とを含む。

ファイルＩＤ５１は、当該文書ファイルを一意に識別し得る識別子である。

内容５２は、当該文書ファイルの内容を示す情報である。

期限５３は、当該文書ファイルに関する作業者の作業が完了される期限を示す情報である。期限５３は、当該文書ファイルに記載された情報から読み取って得られたものでもよいし、当該文書ファイルに紐付けてユーザが設定したものであってもよい。

状況情報５４は、当該文書ファイルに関する作業者の作業の状況を示す情報である。状況情報は、「完了」の状況と、それ以外の状況とを少なくとも含む複数の状況から選択される１つの状況を示す情報である。ここで、「完了」とは、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了した状況を示す情報である。

より具体的には、状況情報５４は、「完了」、「活動中」及び「期限超過」それぞれの状況を示す情報から選択される１つの情報であってよく、以降ではこの場合を説明するが、これに限られない。ここで、「活動中」とは、当該文書ファイルに関する作業者による作業が行われており、完了していない状況を示す情報である。また、「期限超過」は、当該文書ファイルに関する作業者の作業が完了される期限（期限５３に相当）を超過しているものの、いまだその作業が完了していない状況を示す情報である。なお、「期限超過」の状況を管理する場合には、当該文書ファイルの期限５３が設定されていることを要する。

図５は、本実施の形態に係る出力部１５が出力する文書ファイルのリストを示す画像を示す説明図である。ここでは、出力部１５が、端末２０の画面に画像としてリストを表示するためのＷｅｂ画面の描画データを出力することを想定して、端末２０の画面に表示される画像について説明する。

図５に示されるように、端末２０の画面に表示される画像６０は、記憶部１３に記憶されている文書ファイルのファイルＩＤ６１と、内容６２と、状況情報６３とを含む。ただし、上記の情報が表示される文書ファイルは、状況情報が「完了」ではない文書ファイル、言い換えれば、状況情報が「期限超過」又は「活動中」である文書ファイルである。

表示されるファイルＩＤ６１と、内容６２と、状況情報６３とは、それぞれ、図４に示されるファイルＩＤ５１と、内容５２と、状況情報５４と同じ情報である。ただし、画像６０を視認するユーザが理解しやすいように文言の調整がなされてもよい。

また、画像６０は、文書ファイルに関する作業が完了したことの登録をユーザから受けるための完了ボタンを示す画像６４を含む。表示された文書ファイルのうちの任意の１つがユーザによって選択可能となるように画像６０が構成されている場合、画像６４に対するユーザによる操作がなされると、その操作のときに選択されていた文書ファイルの状況情報が「完了」に変更されるように文書管理装置１０が動作する。

具体的には、文書管理装置１０は、欄６６の文書ファイルＦ０３が選択されているときに完了ボタンである画像６４が操作されると、当該操作がなされたことを示す情報をＨＴＴＰなどを通じて生成部１４により受信する。そして、生成部１４は、記憶部１３に格納されている状況テーブル１９における文書ファイルＦ０３の状況情報５４を「完了」に変更する。その後、出力部１５は、文書ファイルＦ０３の状況情報が変更されたＷｅｂ画面の描画データをＨＴＴＰなどを通じて端末２０に送信して表示させる。

以上のように構成された文書管理装置１０の処理について説明する。

図６は、本実施の形態に係る文書管理装置１０による、文書ファイルのリストを生成する処理を示すフロー図である。図６に示される一連の処理は、画像６０を表示する要求を端末２０から受信したときに実行される。画像６０を表示する要求が送信されるタイミングは任意であるが、文書ファイルに関する作業が完了したことを示す登録、つまり、完了ボタンである画像６４に対する操作がなされたときに少なくとも送信される。

ステップＳ１０１において、生成部１４は、記憶部１３に記憶されている状況テーブル１９を参照して、状況情報が「活動中」又は「期限超過」である文書ファイルがあるか否かを判定する。上記文書ファイルがある場合（ステップＳ１０１でＹｅｓ）にはステップＳ１０２に進み、そうでない場合（ステップＳ１０１でＮｏ）には、図６に示される一連の処理を終了する。

ステップＳ１０２において、生成部１４は、当該一連の処理がなされる契機となった操作として、文書ファイルに関する作業の状況情報を「完了」にする操作がなされたか否かを判定する。「完了」にする操作がなされたと判定した場合（ステップＳ１０２でＹｅｓ）にはステップＳ１０３に進み、そうでない場合（ステップＳ１０２でＮｏ）には、図６に示される一連の処理を終了する。なお、ステップＳ１０２において、「完了」にする操作がなされたと生成部１４が判定した場合だけでなく、その他の所定の条件が成立した場合にも、ステップＳ１０３に進んでもよい。所定の条件は、例えば、前回のリストの作成から所定時間（例えば５分程度）が経過したこと、リストの更新を要求するためのデータを端末２０から受信したこと、などとしてもよい。

ステップＳ１０３において、生成部１４は、記憶部１３に記憶されている１以上の文書ファイルのリストを生成する。生成部１４は、上記リストを生成するときに、１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた状況情報により当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まないリストを生成する。ここで、生成するリストに、当該文書ファイルに関する作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まないようにする方法には、上記の複数の方法がある。

ステップＳ１０４において、出力部１５は、ステップＳ１０３で生成部１４が生成したリストを出力する。

上記一連の処理により、文書管理装置１０の生成部１４は、１以上の文書ファイルに関する作業が完了したことを示す作業者による登録をネットワーク経由で受け、登録を受けたことに応じてリストを生成する。これにより、文書管理装置１０は、文書ファイルに関する作業が完了した文書ファイルが含まれないリストが出力される。このように、文書管理装置１０は、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する。

（変形例）
上記実施の形態では、文書管理装置１０は、作業が完了した文書ファイルを含まないリスト、言い換えれば、作業が完了した文書ファイル以外の文書ファイルを含むリストを生成し、出力する。文書管理装置１０は、上記以外にも、文書ファイルの状況に応じて、リストに含める文書ファイルを選択することができる。リストに含める文書ファイルを選択する方法、及び、そのように文書ファイルが選択された場合に出力されるリストについて説明する。

図７は、本変形例に係るリストに含める文書ファイルを選択するためのドロップダウンリストの一例を示す画像の説明図である。このドロップダウンリストは、例えば、ドロップダウンリストの描画データを出力部１５がＨＴＴＰなどを通じて端末２０に送信して表示させるものである。

図７に示されるドロップダウンリストには、文書ファイルの状況を示す文言「完了以外」、「活動中」、「期限超過」及び「完了」が選択可能に含まれている。

「完了以外」がユーザによって選択された場合には、状況情報が「活動中」又は「期限超過」である文書ファイルが選択される。この場合に出力部１５が出力するリストは、上記の実施の形態における図５に示されるリストとなる。

「活動中」がユーザによって選択された場合には、状況情報が「活動中」である文書ファイルが選択される。

「期限超過」がユーザによって選択された場合には、状況情報が「期限超過」である文書ファイルが選択される。

「完了」がユーザによって選択された場合には、状況情報が「完了」である文書ファイルが選択される。

図８は、本変形例に係る文書管理装置１０が提示する文書ファイルのリストを示す画像７０を示す第一の説明図である。図８に示されるリストは、ドロップダウンリストによって「活動中」の状況が選択された場合に、出力部１５が出力するリストを示している。

図８に示される画像７０は、図５と同様に、記憶部１３に記憶されている文書ファイルのファイルＩＤ６１と、内容６２と、状況情報６３とを含む。ただし、上記の情報が表示される文書ファイルは、状況情報が「活動中」である文書ファイルである。

ユーザは、画像７０を視認することで、状況情報が「活動中」である文書ファイルを、他の状況の文書ファイルと混在することなく、効率的に視認することができる。

図９は、本変形例に係る文書管理装置１０が提示する文書ファイルのリストを示す画像７１を示す第二の説明図である。図９に示されるリストは、ドロップダウンリストによって「完了」の状況が選択された場合に、出力部１５が出力するリストを示している。

なお、画像７１では、表示されている文書ファイルがすべて「完了」の状態であるので、文書ファイルの状況情報を「完了」に変更するためのボタンに対する操作を受け付けないようにしてもよい。具体的には、操作が不可能であることを示すように、図５に示されたボタンの画像６４の色を変更した画像６４Ａに変更したり、削除したりしてもよい。

ユーザは、画像７１を視認することで、状況情報が「完了」である文書ファイルを、他の状況の文書ファイルと混在することなく、効率的に視認することができる。これにより、ユーザが、状況情報が「完了」である文書ファイルを確認することもできる。

以上のように、上記実施の形態及び変形例によれば、文書管理装置は、保持している文書ファイルに、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了しているものと、完了していないものとが含まれる場合に、作業者による作業が完了した文書ファイルを含めずに上記リストを生成する。よって、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの生成の際に、作業者による作業が完了した文書ファイルを除外したリストを生成する。よって、文書管理装置は、文書ファイルを保持している状態を維持しながら、作業者による作業が完了した文書ファイルをリストに含めないようにする。このように、文書管理装置は、より容易に、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、文書管理装置は、保持している文書ファイルのリストの生成の際に、作業者による作業が完了した文書ファイルを削除し、削除後に保持している文書ファイルを含むリストを生成する。よって、文書管理装置は、文書ファイルの保持に必要な記憶容量を削減しながら、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、文書管理装置は、削除しようとする文書ファイルの複製を外部の記憶装置に保存する。よって、文書管理装置から削除した文書ファイルが将来に必要になった場合に、外部の記憶装置から提供できる。よって、文書管理装置は、文書ファイルを提供できる状態を維持し、必要な記憶容量を削減しながら、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減することができる。

また、文書管理装置は、ネットワークを通じた、ユーザによる登録を契機としてリストを生成する。これにより、文書管理装置は、ユーザによる登録が行われてから短時間後にリストを生成することができ、処理タイミングが遅延することが抑制される。また、文書管理装置が、不要なタイミングでリストを生成することが抑制される。

以上、本発明の文書管理装置等について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない限り、当業者が思いつく各種変形を本実施の形態に施したものや、異なる実施の形態における構成要素を組み合わせて構築される形態も、本発明の範囲内に含まれる。

本発明は、保持している文書ファイルのリストの表示の煩雑さを低減する文書管理装置、より具体的には、ファクシミリ受信装置、複合機などに利用可能である。

１ 通信システム
１０ 文書管理装置
１１ 取得部
１２ 格納部
１３ 記憶部
１４ 生成部
１５ 出力部
１６ 送信部
１８ 文書ファイル
１９ 状況テーブル
２０ 端末
３０ ＮＡＳ
４０ ＬＡＮ
５１、６１ ファイルＩＤ
５２、６２ 内容
５３ 期限
５４、６３ 状況情報
６０、６４、６４Ａ、７０、７１ 画像
６６ 欄
１０１ ＳｏＣ
１０２ ＲＡＭ
１０３ ストレージ
１０４ ＬＡＮＩＦ
１０５ ＭＯＤＥＭ
１０６ 操作パネル
１０７ スキャナ
１０８ プリンタ
Ｎ ネットワーク

Claims (6)

1. １以上の文書ファイルと、前記１以上の文書ファイルのそれぞれに対応付けられた、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報とを記憶している記憶部と、
   前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのリストを生成する生成部と、
   前記生成部が生成したリストを出力する出力部とを備え、
   前記生成部は、前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まない前記リストを生成する
   文書管理装置。
2. 前記生成部は、前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルをフィルタしてリストを生成することによって、前記リストを生成する
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記生成部は、
   前記記憶部に記憶されている前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを削除し、
   削除後に前記記憶部に記憶されている１以上の文書ファイルそれぞれを含むリストを生成することによって、前記リストを生成する
   請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記生成部は、前記文書ファイルを削除する前に、削除しようとする前記文書ファイルの複製を前記文書管理装置の外部の記憶装置に送信することで記憶させる
   請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記生成部は、前記１以上の文書ファイルに関する前記作業が完了したことを示す作業者による登録をネットワーク経由で受け、前記登録を受けたことに応じて前記リストを生成する
   請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. １以上の文書ファイルと、前記１以上の文書ファイルのそれぞれに対応付けられた、当該文書ファイルに関する作業者による作業が完了したか否かを示す状況情報とを記憶している記憶部から、記憶されている前記１以上の文書ファイルのリストを生成する生成ステップと、
   前記生成ステップで生成したリストを出力する出力ステップとを含み、
   前記生成ステップでは、前記１以上の文書ファイルのうち、当該文書ファイルに対応付けられた前記状況情報により当該文書ファイルに関する前記作業が完了したことが示されている文書ファイルを含まない前記リストを生成する
   文書管理装置の制御方法。

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