JP2017016394A - 通知プログラム及び情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理サーバに登録された文書情報を参照するための情報の通知において、当該文書情報の参照数を向上するための通知方法を提示する通知プログラム及び情報処理装置を提供する。
【解決手段】通知サーバ１は、文書情報を参照するためのＵＲＬを内容に含む電子メールを単一又は複数の宛先に送信する通知手段１００と、電子メールの送信後の文書情報の参照数を示すアクセス履歴情報１１２及び電子メールの内容を示す通知情報１１１を分析する通知情報分析手段１０２と、通知情報分析手段１０２の分析結果に基づいて文書情報の参照数に関連した電子メールの内容の傾向を提示する推薦情報提示手段１０３とを有する
【選択図】図２

Description

本発明は、通知プログラム及び情報処理装置に関する。

従来の技術として、電子メールの未着や文書情報へのアクセスの有無を提示する情報処理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

特許文献１に開示された情報処理装置は、文書管理サーバに文書情報を登録し、当該文書情報に対するアクセスを可能とするＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を含む電子メールを複数の送信先に送信して、エラーメールが返信されてきた場合に当該エラーメールに対応する送信先を未着信者とし、文書管理サーバに登録された文書情報にアクセスがあった場合にアクセスした利用者に対応する送信先をアクセス者とし、未着信者又はアクセス者のいずれにも分類されない送信先を未アクセス者として分類する。

特開２００３−１６２４８５号公報

本発明の目的は、文書管理サーバに登録された文書情報を参照するための情報の通知において、当該文書情報の参照数を向上するための通知方法を提示する通知プログラム及び情報処理装置を提供することにある。

本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の通知プログラム及び情報処理装置を提供する。

［１］コンピュータを、
文書情報を参照するための情報を内容に含む通知を単一又は複数の宛先に送信した後、前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析する分析手段と、
前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段として機能させるための通知プログラム。
［２］前記分析手段は、さらに前記宛先ごとに、送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析し、
前記提示手段は、前記分析手段の分析結果に基づいて、前記宛先ごとに前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する前記［１］に記載の通知プログラム。
［３］コンピュータを、
文書情報を参照するための情報を内容に含む通知の送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を当該通知の宛先ごとに分析する分析手段と、
前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段と、
前記提示手段が提示した傾向に応じて前記宛先ごとに通知の内容を変更し送信する通知手段として機能させるための通知プログラム。
［４］文書情報を参照するための情報を内容に含む通知を単一又は複数の宛先に送信した後、前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析する分析手段と、
前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段とを有する情報処理装置。
［５］文書情報を参照するための情報を内容に含む通知の送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を当該通知の宛先ごとに分析する分析手段と、
前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段と、
前記提示手段が提示した傾向に応じて前記宛先ごとに通知の内容を変更し送信する通知手段とを有する情報処理装置。

請求項１又は４に係る発明によれば、文書管理サーバに登録された文書情報を参照するための情報の通知において、当該文書情報の参照数を向上するための通知方法を提示することができる。
請求項２、３又は５に係る発明によれば、宛先ごとに、文書管理サーバに登録された文書情報を参照するための情報の通知において、当該文書情報の参照数を向上するための通知方法を提示することができる。

図１は、実施の形態に係る通知システムの構成の一例を示す概略図である。 図２は、実施の形態に係る通知サーバの構成例を示すブロック図である。 図３は、端末の表示部に表示される通知情報入力画面の構成の一例を示す概略図である。 図４は、通知情報の構成の一例を示す概略図である。 図５は、アクセス履歴情報の構成の一例を示す概略図である。 図６は、通知情報分析手段の分析方法を説明するための図である。 図７（ａ）及び（ｂ）は、分析結果情報の構成の一例を示す概略図である。 図８は、通知情報分析手段の分析方法を説明するための図である。 図９（ａ）及び（ｂ）は、分析結果情報の構成の一例を示す概略図である。 図１０は、推薦情報提示手段の提示内容の一例を示す概略図である。 図１１は、通知サーバの通常通知動作の一例を示すフローチャートである。 図１２は、通知サーバの一般推薦情報提示動作の一例を示すフローチャートである。 図１３は、通知サーバの個別推薦情報提示動作の一例を示すフローチャートである。

［実施の形態］
（通知システムの構成）
図１は、実施の形態に係る通知システムの構成の一例を示す概略図である。

この通知システムは、通知サーバ１と、文書管理サーバ２と、端末３ａ、３ｂ、３ｃ…とをネットワーク４によって互いに通信可能に接続することで構成される。端末３ａ、３ｂ、３ｃ…は、それぞれ利用者５ａ、５ｂ、５ｃ…によって操作される。

通知サーバ１は、サーバ型の情報処理装置であり、端末３ａ、３ｂ、３ｃ…の要求に応じて動作するものであって、例えば、端末３ａの要求に応じて文書管理サーバ２に格納された文書情報にアクセスするためのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を含む電子メールを作成し、他の端末３ｂ、３ｃ…に作成した電子メールを送信して、利用者５ｂ、５ｃ…に対して文書情報を参照して欲しい旨を通知するものである。また、通知サーバ１は、本体内に情報を処理するための機能を有するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）、フラッシュメモリ等の電子部品を備える。

文書管理サーバ２は、サーバ型の情報処理装置であり、端末３ａ、３ｂ、３ｃ…の要求に応じて動作するものであって、端末３ａ、３ｂ、３ｃ…で作成した文書情報を格納するとともに、当該文書情報にアクセスするためのＵＲＬを発行し、当該ＵＲＬでアクセスされた場合にはアクセス履歴を記録する。また、文書管理サーバ２は、本体内に情報を処理するための機能を有するＣＰＵやＨＤＤ等の電子部品を備える。

端末３ａ、３ｂ、３ｃ…は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理装置であって、本体内に情報を処理するための機能を有するＣＰＵやフラッシュメモリ等の電子部品を備える。

ネットワーク４は、高速通信が可能な通信ネットワークであり、例えば、イントラネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の有線又は無線の通信網である。

（情報処理装置の構成）
図２は、実施の形態に係る通知サーバ１の構成例を示すブロック図である。

通知サーバ１は、ＣＰＵ等から構成され、各部を制御するとともに、各種のプログラムを実行する制御部１０と、ＨＤＤ又はフラッシュメモリ等の記憶媒体から構成され情報を記憶する記憶部１１と、ネットワークを介して外部と通信する通信部１２とを備える。

制御部１０は、後述する通知プログラム１１０を実行することで、通知手段１００、通知情報収集手段１０１、通知情報分析手段１０２及び推薦情報提示手段１０３等として機能する。

通知手段１００は、例えば、端末３ａの要求に応じて文書情報のＵＲＬを含む電子メールを作成するとともに、当該電子メールを他の端末３ｂ、３ｃ…に送信することで利用者５ｂ、５ｃ…に対して文書情報を参照して欲しい旨を通知する。

通知情報収集手段１０１は、通知手段１００によって電子メールが送信された場合に、送信された電子メールの内容を収集し、通知情報１１１として記憶部１１に格納する。

通知情報分析手段１０２は、文書管理サーバ２の文書情報に対するアクセス履歴情報１１２を取得するとともに、アクセス履歴情報１１２及び通知情報１１１を分析し、文書情報の参照数を向上する通知方法を分析結果情報１１３として記憶部１１に格納する。

推薦情報提示手段１０３は、文書情報の参照数を向上させるために通知内容をどのような内容にすればよいかを記載した推薦情報１１４を、分析結果情報１１３に基づいて生成し、提示する。

記憶部１１は、制御部１０を上述した各手段１００−１０３として動作させる通知プログラム１１０、通知情報１１１、アクセス履歴情報１１２、分析結果情報１１３及び推薦情報１１４等を記憶する。

（情報処理装置の動作）
次に、本実施の形態の作用を、（１）通常通知動作、（２）一般推薦情報提示動作、（３）個別推薦情報提示動作に分けて説明する。

（１）通常通知動作
まず、端末３ａを操作する利用者５ａは、端末３ａで作成した文書情報を文書管理サーバ２に格納するべく端末３ａを操作する。

端末３ａは、当該文書情報を文書管理サーバ２に送信し、格納を要求する。

文書管理サーバ２は、文書情報を受信して格納し、当該文書情報にアクセスするためのＵＲＬを格納完了の通知とともに端末３ａに送信する。

端末３ａは、ＵＲＬ及び格納完了の通知を受信し、表示部にＵＲＬ及び格納完了の通知を表示する。

次に、利用者５ａは、当該文書情報を参照してもらいたい利用者に対し、当該文書情報のＵＲＬを電子メールの内容に含めて通知するべく、端末３ａを操作する。

端末３ａは、通知サーバ１に通知を要求する。

図１１は、通知サーバ１の通常通知動作の一例を示すフローチャートである。

通知サーバ１の通知手段１００は、端末３ａから通知要求を受信する（Ｓ１）。

次に、通知手段１００は、表示部に通知情報入力画面を表示するための情報を、端末３ａに送信する（Ｓ２）。

端末３ａは、表示部に以下に示す通知情報入力画面を表示する。

図３は、端末３ａの表示部に表示される通知情報入力画面の構成の一例を示す概略図である。

通知情報入力画面１００ａは、電子メールのタイトルを入力する欄１００ａ_１と、文書情報の名前を入力する欄１００ａ_２と、電子メールの宛先を入力する欄１００ａ_３と、電子メール本文を入力する欄１００ａ_４と、文書情報にアクセスするためのＵＲＬを入力する欄１００ａ_５とを有する。

利用者５ａは、端末３ａの表示部に表示された通知情報入力画面の各欄１００ａ_１−１００ａ_５に対して情報を入力し、内容が確定すると通知指示を行うべく端末３ａを操作する。

端末３ａは、入力された情報を通知情報とし、通知指示とともに通知サーバ１に送信する。

通知サーバ１の通知手段１００は、通知情報及び通知指示を受け付ける（Ｓ３）。

通知手段１００は、受け付けた情報に基づいて電子メールを送信する（Ｓ４）。

次に、通知情報収集手段１０１は、送信した情報を収集し、記憶部１１の通知情報１１１に追加する（Ｓ５）。

図４は、通知情報１１１の構成の一例を示す概略図である。

通知情報１１１ａは、通知情報１１１の一例であり、文書情報を識別するための文書ＩＤと、電子メールのタイトルと、当該タイトルの長さと、文書名と、当該文書名の長さと、電子メールの宛先のアドレスの数と、電子メールの宛先のメーリングリストの数と、電子メール本文の長さと、通知した時間とを有する。

送信された電子メールは、例えば、端末３ｂ、３ｃ等にて受信される。

利用者５ｂ、５ｃは、端末３ｂ、３ｃの表示部において電子メールの内容を確認し、必要と感じた場合は電子メールに記載されたＵＲＬの文書情報にアクセスする。

文書管理サーバ２は、文書情報にアクセスがあった場合、アクセスした利用者のＩＤや操作方法、日時等をアクセス履歴情報として記録する。

（２）一般推薦情報提示動作
図１２は、通知サーバ１の一般推薦情報提示動作の一例を示すフローチャートである。

通知サーバ１の通知情報分析手段１０２は、文書管理サーバ２からアクセス履歴情報を取得し、記憶部１１にアクセス履歴情報１１２として格納する（Ｓ１０）。

図５は、アクセス履歴情報１１２の構成の一例を示す概略図である。

アクセス履歴情報１１２ａは、アクセス履歴情報１１２の一例であり、アクセス対象の文書情報を識別するための文書ＩＤと、アクセスした際の操作方法と、アクセスした利用者のユーザＩＤと、アクセスした日時とを有する。

次に、通知情報分析手段１０２は、通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２を分析する（Ｓ１１）。

図６は、通知情報分析手段１０２の分析方法を説明するための図である。

通知情報分析手段１０２は、まず、通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２を統合した情報１０２ａを生成し、参照数の順に並べる。

例えば、通知情報分析手段１０２は、タイトルを形態素解析し、タイトルに「重要」が含まれると参照数が多い傾向があることを把握する。

また、例えば、通知情報分析手段１０２は、タイトルの長さ、文書名の長さ、宛先（アドレス）数、宛先（メーリングリスト）数及び本文の長さに係数を掛けて和をとったものが参照数となるように重回帰分析し、参照数に最も寄与する項目が「タイトルの長さ」であることを把握する。

上記した通知情報分析手段１０２の分析結果は、分析結果情報１１３として記憶部１１に格納される（Ｓ１２）。

また、以下に示す図７のような分析結果を得るものであってもよい。

図７（ａ）及び（ｂ）は、分析結果情報１１３の構成の一例を示す概略図である。

通知情報分析手段１０２は、図７（ａ）に示すように、通知から１週間後の参照数の順位を分析結果情報１１３ａとして得るものであってもよい。

また、通知情報分析手段１０２は、図７（ｂ）に示すように、参照数の多い通知時間帯を分析結果情報１１３ｂとして得るものであってもよい。

次に、通知サーバ１の推薦情報提示手段１０３は、端末３ａから一般的な推薦情報の提示要求を受け付けると（Ｓ１３）、上記したように通知情報分析手段１０２が分析した分析結果情報１１３を検索し（Ｓ１４）、一般的な推薦情報１１４を生成し、表示部に提示可能な情報として端末３ａに送信する（Ｓ１５）。

なお、ここで「一般的」とは、特定の宛先に対する推薦情報ではなく、通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２全体から得られる傾向に基づく推薦情報であることを示すものとする。

また、以下に特定の宛先に対する推薦情報を提示するための個別推薦情報提示動作について説明する。

（３）個別推薦情報提示動作
図１３は、通知サーバ１の個別推薦情報提示動作の一例を示すフローチャートである。

通知サーバ１の通知手段１００は、端末３ａから通知要求を受信する（Ｓ２０）。

次に、通知手段１００は、表示部に通知情報入力画面を表示するための情報を、端末３ａに送信する（Ｓ２１）。

端末３ａは、表示部に図３に示す通知情報入力画面１００ａを表示する。

利用者５ａは、端末３ａの表示部に表示された通知情報入力画面の各欄１００ａ_１−１００ａ_５に対して情報を入力する。また、利用者５ａは、受信者に応じた推薦情報を要求する。

端末３ａは、入力された情報を通知情報とし、受信者に応じた推薦情報の要求とともに通知サーバ１に送信する。

通知サーバ１の通知手段１００は、入力された通知情報を受け付ける（Ｓ２２）。また、通知手段１００は、受信者に応じた推薦情報の要求を受け付ける（Ｓ２３）。

次に、推薦情報提示手段１０３は、端末３ａから受信者に応じた推薦情報の提示要求を受け付けると（Ｓ２３；Ｙｅｓ）、通知情報分析手段１０２は、通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２を分析する（Ｓ２４）。

図８は、通知情報分析手段１０２の分析方法を説明するための図である。

通知情報分析手段１０２は、まず、特定の利用者の通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２を統合した情報１０２ｂを生成し、その利用者が参照した文書（既読＝１）と参照していない文書（既読＝０）に分けて並べる。情報１０２ｂは、利用者「Ｕ１０５」の通知情報１１１及びアクセス履歴情報１１２を統合したものとする。

例えば、通知情報分析手段１０２は、タイトルを形態素解析し、タイトルに「納期」が含まれると参照されやすい傾向があることを把握する。

また、例えば、通知情報分析手段１０２は、タイトルの長さ、文書名の長さ、宛先（アドレス）数、宛先（メーリングリスト）数及び本文の長さに係数を掛けて和をとったものが参照数（この場合は１）となるように重回帰分析し、参照されやすさに最も寄与する項目が「本文の長さ」であることを把握する。

また、以下に示す図９のような分析結果を得るものであってもよい。

図９（ａ）及び（ｂ）は、分析結果情報１１３の構成の一例を示す概略図である。

通知情報分析手段１０２は、図９（ａ）に示すように、参照数の多い通知時間帯を分析結果情報１１３ｃとして得るものであってもよい。

また、通知情報分析手段１０２は、図９（ｂ）に示すように、参照数の多い文書の本文の長さを分析結果情報１１３ｂとして得るものであってもよい。

次に、通知サーバ１の推薦情報提示手段１０３は、上記した分析結果情報から個別の推薦情報１１４を生成し、表示部に提示可能な情報として端末３ａに送信する（Ｓ２５）。

端末３ａは、情報を受信して以下に示すように表示部に推薦情報を表示する。

図１０は、推薦情報提示手段１０３の提示内容の一例を示す概略図である。

推薦情報提示画面１０３ａは、受信者の名前を示す受信者と、提示された推薦内容で通知情報をカスタマイズするか否かを選択するチェックボックスと、参照数が向上する通知情報の項目を示す読まれやすさにもっとも影響する項目と、参照数が向上する理由を示す読まれやすさアップの要因と、カスタマイズ後の項目の値と、再通知するか否かを選択するチェックボックスと、再通知の日時とを有する。

通知手段１００は、推薦情報提示画面１０３ａに示す受信者「阿川」について、カスタマイズするためのチェックボックスがチェックされた場合、タイトルに「納期」を含むと読まれやすさが向上するため、元のタイトルが「［重要］レビューをお願いします」だとすると、納期を指定する旨の文字列を追加して「［重要］レビューをお願いします（納期は３／１５です）」とする。

また、通知手段１００は、推薦情報提示画面１０３ａに示す受信者「上田」について、カスタマイズするためのチェックボックスがチェックされた場合、宛先（アドレス）数が少ないと読まれやすさが向上するため、受信者「上田」宛の電子メールだけ個別に送信する。

また、通知手段１００は、推薦情報提示画面１０３ａに示す再通知が必要のチェックボックスがチェックされた場合、受信者ごとに読まれやすさが向上する時間帯に再通知する。

次に、通知手段１００は、上記したようなカスタマイズ指示及び通知指示を受け付けると（Ｓ２６；Ｙｅｓ）、通知情報をカスタマイズし（Ｓ２７）、電子メールを送信する（Ｓ２８）。
また、通知情報収集手段１０１は、送信した情報を収集し、記憶部１１の通知情報１１１に追加する（Ｓ２９）。

［実施の形態の効果］
上記した実施の形態によれば、通知済みの電子メールの内容をまとめた通知情報１１１と、文書情報を参照した数を含むアクセス履歴情報１１２とに基づいて参照数の多い文書の通知に使用された電子メールの内容の傾向を把握するようにしたため、文書管理サーバに登録された文書情報の参照数を向上するための一般的な通知方法を提示することができる。

また、特定の受信者について、通知済みの電子メールの内容をまとめた通知情報１１１と、文書情報を参照したかどうかを含むアクセス履歴情報１１２とに基づいて参照されやすい文書の通知に使用された電子メールの内容の傾向を把握するようにしたため、文書管理サーバに登録された文書情報の参照数を向上するための個別の通知方法を提示することができる。

［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。通知方法を電子メールによるものとしたが、電子メールに限られるものではなく、ＦＡＸや音声通知等の他の方法でもよいし、プリンターで印刷して郵送するものであってもよい。

また、一般的な推薦情報と特定の宛先に対する推薦情報を提示する例を示したが、複数の宛先がある場合は一部の宛先については特定の宛先に対する推薦情報を提示し、他の宛先については一般的な推薦情報を提示するようにしてもよい。

上記実施の形態では制御部１０の各手段１００〜１０３の機能をプログラムで実現したが、各手段の全て又は一部をＡＳＩＣ等のハードウエアによって実現してもよい。また、上記実施の形態で用いたプログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記憶して提供することもできる。また、上記実施の形態で説明した上記ステップの入れ替え、削除、追加等は本発明の要旨を変更しない範囲内で可能である。

１ 通知サーバ
２ 文書管理サーバ
３ａ−３ｃ 端末
４ ネットワーク
５ａ−５ｃ 利用者
１０ 制御部
１１ 記憶部
１２ 通信部
１００ 通知手段
１０１ 通知情報収集手段
１０２ 通知情報分析手段
１０３ 推薦情報提示手段
１１０ 通知プログラム
１１１ 通知情報
１１２ アクセス履歴情報
１１３ 分析結果情報
１１４ 推薦情報

Claims (5)

1. コンピュータを、
   文書情報を参照するための情報を内容に含む通知を単一又は複数の宛先に送信した後、前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析する分析手段と、
   前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段として機能させるための通知プログラム。
2. 前記分析手段は、さらに前記宛先ごとに、送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析し、
   前記提示手段は、前記分析手段の分析結果に基づいて、前記宛先ごとに前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する請求項１に記載の通知プログラム。
3. コンピュータを、
   文書情報を参照するための情報を内容に含む通知の送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を当該通知の宛先ごとに分析する分析手段と、
   前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段と、
   前記提示手段が提示した傾向に応じて前記宛先ごとに通知の内容を変更し送信する通知手段として機能させるための通知プログラム。
4. 文書情報を参照するための情報を内容に含む通知を単一又は複数の宛先に送信した後、前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を分析する分析手段と、
   前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段とを有する情報処理装置。
5. 文書情報を参照するための情報を内容に含む通知の送信後の前記文書情報の参照数及び当該通知の内容を当該通知の宛先ごとに分析する分析手段と、
   前記分析手段の分析結果に基づいて前記文書情報の参照数に関連した通知の内容の傾向を提示する提示手段と、
   前記提示手段が提示した傾向に応じて前記宛先ごとに通知の内容を変更し送信する通知手段とを有する情報処理装置。
   

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