JP5980446B2 - 電子メール送信装置 - Google Patents

Description

本発明は、電子メールの送信機能を備えたパソコン、プリンタ、ＭＦＰ（Multiple Function Printer、複合機能プリンタ）等の電子メール送信装置に関する。

近年、パソコンに限らず、プリンタやＭＦＰ等もインターネット等のネットワークに接続され、電子メールの送信機能を備えた電子メール送信装置として機能する。このような電子メール送信装置には、宛先（メールアドレス）を登録するアドレス帳機能が一般的に備えられており、アドレス帳機能を用いて電子メールの宛先を指定することができるようになっている。アドレス帳機能を用いると登録されている宛先の中から所望のものを選択するだけで簡単に宛先を指定することができるが、選択するだけの簡単な操作であるため、意図しない宛先を指定してしまい誤って送信してしまうことがある。そこで、意図しない宛先の指定を防止するために、宛先（メールアドレス）と共に登録されているグループ情報を利用して指定した宛先の確認や修正を促す宛先指定支援方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００６−３０９３６５号公報

しかしながら、特許文献１の技術では、宛先（メールアドレス）と共に登録されているグループ間の関係を定義する規則データを用いて宛先の確認や修正を促す警告を表示している。従って、ユーザーは予めグループ間の関係を定義する煩雑な作業が必要になってしまうと共に、電子メールは様々な用途に用いられるため、全ての用途に対して予めグループ間の関係を定義しておくことは実質的に困難であるという問題点があった。

本発明は、かかる点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、電子メールの宛先を指定する際に、宛先（メールアドレス）と共に登録されているグループの項目を用いて、指定した宛先の確認や修正を簡単に行うことができる電子メール送信装置を提供することにある。

このような課題を解決するために、本発明の電子メール送信装置は、複数のアドレスレコードが予め登録されているアドレスデータを用いて電子メールの宛先を設定可能な電子メール送信装置であって、前記アドレスレコードには、前記宛先と共に、複数のグループ項目からなるグループ情報が登録されており、前記宛先が設定されている状態で新たな前記宛先が指定されると、既に設定されている前記宛先の前記グループ情報における共通項と、新たに指定された前記宛先の前記グループ情報とを比較し、両者が一致しない場合には警告を通知するメール生成手段を具備することを特徴とすることを特微とする。

本発明によれば、新たな指定された宛先が、既に設定されている宛先と同じグループでなく、既に設定されている宛先のグループ情報における共通項が拡張される可能性があることをユーザーに通知することができるため、ユーザーによる宛先の設定の誤りを未然に防ぐことができるという効果を奏する。

本発明に係る電子メール送信装置の実施の形態の内部構成を示すブロック図である。 図１に示すアドレスデータの構成を示すデータ構成図である。 図１に示すメール生成部による宛先設定動作を説明するためのフローチャートである。 図１に示すメール生成部による宛先の設定及び指定例を示す説明図である。 図１に示すメール生成部による宛先の設定及び指定例を示す説明図である。 図１に示すメール生成部による宛先の設定及び指定例を示す説明図である。 図１に示すメール生成部による宛先の設定及び指定例を示す説明図である。 図１に示す表示部に表示される警告画面例を示す図である。 図１に示す表示部に表示される警告画面例を示す図である。

次に、本発明の実施の形態を、図面を参照して具体的に説明する。
本実施の形態の電子メール送信装置１０は、パソコン、プリンタ、ＭＦＰ（Multiple Function Printer、複合機能プリンタ）等の電子機器であり、図１を参照すると、制御部１１と、記憶部１２と、表示部１３と、操作部１４と、通信制御部１５とを備えている。

制御部１１は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。制御部１１のＲＯＭには、電子メール送信装置１０の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御部１１は、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、操作部１４から入力された所定の指示情報に応じて装置全体の制御を行う。操作部１４は、ハードキーや、表示部１３の表示パネルに重ねて設けられたタッチパネル等で構成される。

記憶部１２は、半導体メモリやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段である。記憶部１２には、複数の宛先（メールアドレス）が登録されたアドレスデータ３０が記憶されている。アドレスデータ３０は、操作部１４からの入力や、ネットワーク２等を介した外部からの入力によって登録される。

アドレスデータ３０は、図２に示すように、宛先であるメールアドレス３１と、宛先人を特定する宛先人特定項目３２と、宛先人が属するグループを特定するグループ情報３３とが一つのアドレスレコードとして記憶されている。図２に示す例では、６個のアドレスレコード３４ａ〜３４ｆが登録されている。宛先人特定項目３２は、宛先人の「姓」及び「名」の２つの項目で構成されている。グループ情報３３は、複数のグループ項目３３ａ〜３３ｄで構成されている。最上位のグループ項目３３ａが「会社」であり、以下、「事業部」、「部」、「課」に向かって下位、すなわち上位のグループをさらにグループ分けしたグループ項目３３ｂ〜３３ｄになっている。

通信制御部１５は、モデムやＩ／Ｏコントローラ等から構成され、制御部１１の指示に基づいて所定のプロトコルを実行し、ネットワーク２を介して電子メールを送信する機能を有している。

制御部１１は、電子メールを生成するメール生成部２０として機能し、記憶部１２に記憶されているアドレスデータ３０の一部もしくは全部を表示部１３に表示させ、アドレスデータ３０の中から操作部１４によって指定されたアドレスレコードを電子メールの宛先として設定する機能を有している。以下、メール生成部２０による宛先設定動作について図３乃至図６を参照して詳細に説明する。

図３を参照すると、操作部１４によってアドレスデータ３０を用いた宛先の設定が指示されると、メール生成部２０は、記憶部１２に記憶されているアドレスデータ３０の一部もしくは全部を表示部１３に表示させ、ユーザーによるアドレスレコードの指定を待機する（ステップＡ１）。

そして、ユーザーが操作部１４を用いてアドレスレコード３４ａ〜３４ｆのいずれかを指定すると、メール生成部２０は、設定済みのアドレスレコード、すなわち電子メールの宛先として設定されたメールアドレス３１を含むアドレスレコードが有るか否かを判断する（ステップＡ２）。

ステップＡ２で設定済みのアドレスレコードがない場合、すなわち最初の宛先の設定時には、ステップＡ１でアドレスレコード３４ａ〜３４ｆのうち、指定されたアドレスレコードのメールアドレス３１を宛先として設定し（ステップＡ４）、ステップＡ１に戻り、次のアドレスレコードの指定を待機する。

一方、ステップＡ２で設定済みのアドレスレコードが有る場合には、メール生成部２０は、設定済みのアドレスレコードのグループ情報３３と、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードのグループ情報３３との共通項を特定する（ステップＡ３）。例えば、図４Ａに示すように、アドレスレコード３４ａが設定済みの状態で、アドレスレコード３４ｂが設定された場合には、ステップＡ３で「会社」、「事業部」、「部」、「課」の４つのグループ項目３３ａ〜３３ｄが共通項として特定される。なお、ステップＡ３では、グループ項目３３ａ〜３３ｄの上位から下位に向けて共通項か否かを判断する。従って、図４Ｂに示すように、アドレスレコード３４ａが設定済みの状態で、アドレスレコード３４ｆが設定された場合には、「課」のグループ項目３３ｄは共通であるが、「課」より上位である「部」のグループ項目３３ｃは一致していないため、「会社」、「事業部」の２つのグループ項目３３ａ〜３３ｂが共通項として特定されることになる。また、設定済みのアドレスレコードが複数ある場合は、すべてのアドレスレコードでの共通項を特定する。

次に、メール生成部２０は、一次記憶された共通項が有るか否かを判断する（ステップＡ５）。ステップＡ５で一次記憶された共通項がない場合には、メール生成部２０は、ステップＡ３で特定した共通項をＲＡＭ等の記憶領域に一次記憶させ（ステップＡ６）、ステップＡ４に至り、メール生成部２０は、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードのメールアドレス３１を宛先として設定する。

ステップＡ５で一次記憶された共通項が有る場合には、メール生成部２０は、ステップＡ３で特定した共通項と、一次記憶された共通項とを比較し（ステップＡ７）。両者が一致するか否かを判断する（ステップＡ８）。ステップＡ８で両者が一致する場合には、ステップＡ４に至り、メール生成部２０は、ステップＡ１で指定されたアドレスレコード３４ａ〜３４ｆのメールアドレス３１を宛先として設定する。

ステップＡ８で両者が一致しない場合には、メール生成部２０は、ステップＡ６で一時記憶された共通項を有するアドレスレコード３４ａ〜３４ｆの中から、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードの宛先人特定項目３２における宛先人の「姓」と同一のものを検索し（ステップＡ９）、宛先人の「姓」がステップＡ１で指定されたアドレスレコードと同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆが有るか否かを判断する（ステップＡ１０）。

ステップＡ１０で宛先人の「姓」が同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆがない場合には、メール生成部２０は、図５Ａに示す警告画面４０を表示部１３に表示させ、共通項が異なる宛先が指定されたことをユーザーに通知する（ステップＡ１１）。警告画面４０には、一時記憶された共通項とステップＡ３で特定した共通項との間の不一致なグループ項目３３ａ〜３３ｄを通知する不一致項目通知領域４１と、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードの設定を指示する設定指示キー４２と、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードを取り消して、新たなアドレスレコード３４ａ〜３４ｆの再指定を指示する再指定指示キー４３とが設けられている。例えば、図４Ｃに示すように、アドレスレコード３４ａ、３４ｂが設定済みである状態で、アドレスレコード３４ｄが指定された場合には、図５Ａに示す警告画面４０が表示部１３に表示され、不一致項目通知領域４１によってグループ項目３３ｄの「課」が不一致であることが通知される。

ユーザーは、警告画面４０によって共通項が異なる宛先を指定したことを認識し、設定指示キー４２と再指定指示キー４３とのいずれかの操作を行う。メール生成部２０は、ステップＡ１１で警告画面４０を表示部１３に表示させると、設定指示キー４２の操作の受け付けと、再指定指示キー４３の操作の受け付けとを待機する（ステップＡ１２、Ａ１３）。そして、ステップＡ１２で設定指示キー４２の操作を受け付けると、メール生成部２０は、ステップＡ６に至ってステップＡ３で特定した共通項をＲＡＭ等の記憶領域に更新して一次記憶させると共に、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードのメールアドレス３１を宛先として設定する（ステップＡ４）。また、ステップＡ１３で再指定指示キー４３の操作を受け付けると、メール生成部２０は、ステップＡ１に戻り、新たなアドレスレコード３４ａ〜３４ｆの指定を待機する。

ステップＡ１０で宛先人の「姓」が同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆがある場合には、メール生成部２０は、図５Ｂに示す警告＋案内画面４０ａを表示部１３に表示させ、共通項が異なる宛先が指定されたことをユーザーに通知すると共に、宛先人の「姓」がステップＡ１で指定されたアドレスレコードと同一なアドレスレコードを通知する（ステップＡ１４）。警告＋案内画面４０ａには、警告画面４０に加えて、宛先人の「姓」がステップＡ１で指定されたアドレスレコードと同一なアドレスレコードを案内宛先として通知し、案内宛先の指定を受け付ける案内宛先指定領域４４が設けられている。例えば、図４Ｄに示すように、アドレスレコード３４ａ、３４ｂが設定済みである状態で、アドレスレコード３４ｅが指定された場合には、図５Ｂに示す警告＋案内画面４０ａが表示部１３に表示され、不一致項目通知領域４１によってグループ項目３３ｄの「課」が不一致であることが通知されると共に、案内宛先指定領域４４に宛先人の「姓」が同一なアドレスレコード３４ｃが案内宛先として通知される。

ユーザーは、警告＋案内画面４０ａによって共通項が異なる宛先を指定したことを認識すると共に、宛先人の「姓」が同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆが存在することを認識し、設定指示キー４２と再指定指示キー４３と案内宛先指定領域４４での案内宛先の指定とのいずれかの操作を行う。メール生成部２０は、ステップＡ１４で警告＋案内画面４０ａを表示部１３に表示させると、設定指示キー４２の操作の受け付けと、再指定指示キー４３の操作の受け付けと、案内宛先指定領域４４における案内宛先の指定操作とを待機する（ステップＡ１５、Ａ１６、Ａ１７）。そして、ステップＡ１５で設定指示キー４２の操作を受け付けると、メール生成部２０は、ステップＡ６に至ってステップＡ３で特定した共通項をＲＡＭ等の記憶領域に更新して一次記憶させると共に、ステップＡ１で指定されたアドレスレコードのメールアドレス３１を宛先として設定する（ステップＡ４）。また、ステップＡ１６で再指定指示キー４３の操作を受け付けると、メール生成部２０は、ステップＡ１に戻り、新たなアドレスレコード３４ａ〜３４ｆの指定を待機する。さらに、ステップＡ１７で案内宛先の指定操作を受け付けると、メール生成部２０は、指定されたアドレスレコードのメールアドレス３１を宛先として設定する（ステップＡ４）。

なお、本実施の形態では、宛先人特定項目３２を宛先人の「姓」及び「名」の２項目とし、「姓」について同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを検索するように構成したが、「名」ついて同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを検索するようにしても良い。また、宛先人特定項目３２として「ニックネーム」等の宛先人を特定する他の項目を設定し、設定した他の項目について同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを検索するようにしても良い。

以上説明したように、本実施の形態によれば、複数のアドレスレコード３４ａ〜３４ｆが予め登録されているアドレスデータ３０を用いて電子メールの宛先（メールアドレス３１）を設定可能な電子メール送信装置１０であって、アドレスレコード３４ａ〜３４ｆには、宛先と共に、複数のグループ項目３３ａ〜３３ｄからなるグループ情報３３が登録されており、宛先が設定されている状態で新たな宛先が指定されると、既に設定されている宛先のグループ情報３３における共通項と、新たに指定された宛先のグループ情報３３とを比較し、両者が一致しない場合には警告画面４０を表示部に１３に表示させ、両者の不一致を通知するメール生成部２０を備えている。
この構成により、新たな指定された宛先が、既に設定されている宛先と同じグループでなく、既に設定されている宛先のグループ情報３３における共通項が拡張される可能性があることをユーザーに通知することができるため、ユーザーによる宛先の設定の誤りを未然に防ぐことができる。

さらに、本実施の形態によれば、アドレスレコード３４ａ〜３４ｆには、宛先（メールアドレス３１）と共に、宛先人を特定する複数の宛先人特定項目３２として宛先人の「姓」及び「名」が登録されており、メール生成部２０は、既に設定されている宛先のグループ情報３３における共通項と、新たに指定された宛先のグループ情報３３とが一致しない場合に、共通項を有するアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを検索することで、宛先人の「姓」が新たに指定された宛先と同一なアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを案内宛先として通知するように構成されている。
この構成により、共通項を有し、宛先人特定項目３２における宛先人の「姓」が同一のアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを比較検討することができるため、ユーザーによる宛先の設定の誤りを未然に防ぐことができ、正しい宛先を簡単に設定することができる。

なお、上述の実施の形態においては、「姓」が同一の「姓」が同一のアドレスレコード３４ａ〜３４ｆを比較検討するように記載したものの、これに限られない。たとえば、宛先人特定項目３２に、単に宛先名としてユーザーの姓のみを保存し、これを検索する構成であってもよい。また、宛先人特定項目３２に、ユーザーのＩＤやニックネーム等を保存し、これを検索するように構成してもよい。

なお、本発明が上記各実施の形態に限定されず、本発明の技術思想の範囲内において、各実施の形態は適宜変更され得ることは明らかである。

Claims (3)

1. 複数のアドレスレコードが予め登録されているアドレスデータを用いて電子メールの宛先を設定可能な電子メール送信装置であって、
   前記アドレスレコードには、前記宛先と共に、複数のグループ項目からなるグループ情報が登録されており、
   前記宛先が設定されている状態で新たな前記宛先が指定されると、既に設定されている前記宛先の前記グループ情報における共通項と、新たに指定された前記宛先の前記グループ情報とを比較し、両者が一致しない場合には警告を通知するメール生成手段を具備する
   ことを特徴とすることを特微とする電子メール送信装置。
2. 前記アドレスレコードには、前記宛先と共に、宛先人を特定する複数の宛先人特定項目が登録されており、
   前記メール生成手段は、既に設定されている前記宛先の前記グループ情報における共通項と、新たに指定された前記宛先の前記グループ情報とが一致しない場合に、前記共通項を有する前記アドレスレコードを検索することで、前記宛先人特定項目のいずれか１項目が新たに指定された前記宛先と同一な前記アドレスレコードを案内宛先として通知する
   ことを特徴とする請求項１記載の電子メール送信装置。
3. 前記アドレスレコードには、前記宛先人特定項目として前記宛先人の姓と名とが登録されており、
   前記メール生成手段は、既に設定されている前記宛先の前記グループ情報における共通項と、新たに指定された前記宛先の前記グループ情報とが一致しない場合に、前記共通項を有する前記アドレスレコードを検索することで、前記宛先人の姓が新たに指定された前記宛先と同一な前記アドレスレコードを案内宛先として通知する
   ことを特徴とする請求項２記載の電子メール送信装置。

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