JP2017010312A - 会計処理システム - Google Patents

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Abstract

【課題】預金通帳の記載内容に基づく仕訳を自動で行うのにあたり、より高い精度で仕訳処理を行うことができる会計処理システムを提供する。【解決手段】会計処理システム1は、通帳記載画像データ60を開示した記載内容61で、日付情報62と共に一列状に配置された入出金情報63と残高情報64とに対し、対象の後の日付情報62Aに対応する後の残高情報64Aの金額から、後の日付情報62Aの一つ前の日付情報62Bに対応する前の残高情報64Bの金額を減算した差額を算出し、その差額値の符号の正負を判別して、後の日付情報62Aに対応する入出金情報63の中身が入金か出金かを識別して振り分ける入出金情報解析手段18と、受託者Tの二次端末30Aの画面に、入金項目73Aに該当すれば入金欄72Aに、出金項目73Bに該当すれば出金欄72Bに区分けした帳票70を作成する入出金情報表示手段19と、を備える。【選択図】 図1

Description

この発明は、顧問先企業等の預金通帳の記載内容に基づく仕訳を、主に公認会計士事務所や税理士事務所の会計事務所等で行うのにあたり、仕訳を自動で処理する会計処理システムに関する。
近年、日々の処理実務は自社側で行われ、それらの会計処理を、顧問契約先の公認会計士事務所や税理士事務所等の会計事務所に任せて行うことが、企業の間で一般的になっているが、企業の中には、経理や税務処理を行う担当部署が企業内になく、日々の処理実務でさえもできない企業も数多く存在する。また、そのような担当部署が企業内にある場合でも、退職等の理由で生じた欠員に起因して、処理実務の滞りが多々発生していた。
他方、顧問先企業の会計事務所の担当者は、月毎の領収書の綴りや請求書などを、顧問先企業から預かって会計事務所に持ち帰り、数週間から数か月経過した後、該当月の会計処理を終えて顧問先企業に報告する手順で、顧問先企業の会計処理を担っていた。このような会計事務所側ではこれまで、限られた人員の下、担当者が顧問先企業に赴くことができる頻度として、月1回程度が精一杯となっていた。
そこで、企業側や会計事務所側において、会計・税務処理に掛かる負担を軽減する会計処理システムが開発され、その一例として特許文献1に開示されている。このような会計システムは、スキャナー等の読取装置により、領収書や銀行通帳を読み取り、仕訳を自動で行うことができるとされている。
特表2006−511896号公報
しかしながら、従来の会計処理システムでは、紙媒体の領収書や銀行通帳を読み取る場合、アナログの情報をデジタル化しなければならず、スキャナー等の読取装置による読み取りミスが生じる場合が多かった。読み取りミスが生じると、企業または会計事務所の担当者は、仕訳をやり直すことになり、多大な労力と時間を要し、作業負担も大きかった。特に、スキャナー等の読取装置で読み取る場合、領収書や銀行通帳内には、漢字、ひらがな、アルファベット、数字等、複数の文字種が用いられているため、記載内容を一律に読み取ることが困難であった。
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、預金通帳の記載内容に基づく仕訳を自動で行うのにあたり、より高い精度で仕訳処理を行うことができる会計処理システムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、本発明に係る会計処理システムは、以下の構成を有する。
(1)預金口座の通帳で、入金額または出金額が記された入出金情報と、預金口座の残高金額が記された残高情報とに基づく仕訳を、自動で処理する会計処理システムにおいて、前記預金口座及び前記通帳に関する情報データを記憶してWEB上で一元的に管理するデータサーバと、前記データサーバの動作に必要なプログラムを格納した制御部と、を有する一次端末を設け、前記通帳の仕訳を依頼する委託者と、前記通帳の仕訳を前記委託者から担う受託者とはそれぞれ、通信回線により前記データサーバと相互に接続可能な二次端末を有し、前記データサーバとのアクセス権限を得た後、前記委託者の情報を登録する委託者登録画面が前記委託者の前記二次端末に表示され、前記委託者により前記委託者登録画面に入力され、前記データサーバに送信された委託者情報を、データベース化して記憶し保存する委託者登録手段と、入金または出金された日付情報と、前記入出金情報と、前記残高情報とを少なくとも含む前記通帳の通帳記載項目が、読取装置により読み取られた通帳記載画像データを、前記委託者登録手段に登録された前記委託者側の前記二次端末を介して、前記データサーバに送信して記憶させ、アップロード可能な状態にする通帳画像取得手段と、前記通帳記載画像データの開示による前記通帳の記載内容で、前記日付情報と共に一列状に配置された前記入出金情報と前記残高情報とに対し、対象列とする後の前記日付情報に対応する後の前記残高情報の金額から、時間的に先で、前記後の日付情報の一つ前の前記日付情報に対応する前の前記残高情報の金額を減算した差額を算出し、算出された差額値の符号の正負を判別することで、前記後の日付情報に対応する前記入出金情報の中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報を取得する入出金情報解析手段と、前記データサーバにアクセスした前記受託者の前記二次端末の画面に、前記振分後入出金情報に対し、入金項目に該当すれば入金欄に、出金項目に該当すれば出金欄にそれぞれ区分けした帳票を作成して表示する入出金情報表示手段と、を備えること、を特徴とする。
(2)(1)に記載する会計処理システムにおいて、前記入出金情報解析手段は、複数の前記預金口座に対し前記通帳毎に、前記振分後入出金情報を取得可能であること、前記入出金情報表示手段では、前記振分後入出金情報は、前記入出金情報解析手段で取得処理された前記複数の預金口座の前記通帳毎に、選択的に閲覧できること、を特徴とする。
(3)(1)または(2)に記載する会計処理システムにおいて、前記入出金情報表示手段では、前記通帳記載画像データに基づいて開示された前記通帳の記載内容が、前記帳票と共に閲覧可能であること、を特徴とする。
(4)(1)乃至(3)のいずれか1つに記載する会計処理システムにおいて、前記受託者は、公認会計士事務所または税理士事務所のいずれかの者であり、前記委託者は、前記受託者と契約した顧問先の事業者であること、を特徴とする。
上記構成を有する本発明の会計処理システムの作用・効果について説明する。
(1)預金口座の通帳で、入金額または出金額が記された入出金情報と、預金口座の残高金額が記された残高情報とに基づく仕訳を、自動で処理する会計処理システムにおいて、預金口座及び通帳に関する情報データを記憶してWEB上で一元的に管理するデータサーバと、データサーバの動作に必要なプログラムを格納した制御部と、を有する一次端末を設け、通帳の仕訳を依頼する委託者と、通帳の仕訳を委託者から担う受託者とはそれぞれ、通信回線によりデータサーバと相互に接続可能な二次端末を有し、データサーバとのアクセス権限を得た後、委託者の情報を登録する委託者登録画面が委託者の二次端末に表示され、委託者により委託者登録画面に入力され、データサーバに送信された委託者情報を、データベース化して記憶し保存する委託者登録手段と、入金または出金された日付情報と、入出金情報と、残高情報とを少なくとも含む通帳の通帳記載項目が、読取装置により読み取られた通帳記載画像データを、委託者登録手段に登録された委託者側の二次端末を介して、データサーバに送信して記憶させ、アップロード可能な状態にする通帳画像取得手段と、通帳記載画像データの開示による通帳の記載内容で、日付情報と共に一列状に配置された入出金情報と残高情報とに対し、対象列とする後の日付情報に対応する後の残高情報の金額から、時間的に先で、後の日付情報の一つ前の日付情報に対応する前の残高情報の金額を減算した差額を算出し、算出された差額値の符号の正負を判別することで、後の日付情報に対応する入出金情報の中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報を取得する入出金情報解析手段と、データサーバにアクセスした受託者の二次端末の画面に、振分後入出金情報に対し、入金項目に該当すれば入金欄に、出金項目に該当すれば出金欄にそれぞれ区分けした帳票を作成して表示する入出金情報表示手段と、を備えること、を特徴とする。この特徴により、通帳記載画像データによる通帳の記載内容で、入出金情報の中身である入金項目または出金項目を判別するのに、日付情報による時間と、残高情報による金額との数字だけを基に、前後の残高情報に対する残高金額の差額の符号だけを利用しているため、取得した振分後入出金情報は、信頼性の高い内容となる。すなわち、特に、特許文献1等による従来の会計処理システムは、スキャナー等で読み取られた記載内容に基づいて通帳の仕訳を行うのに、数字以外に、読み取り難い漢字、ひらがな等、複数の文字種を含んだまま、仕訳処理を一律に行っていたため、読み取りミスの虞があった。これに対し、本発明に係る会計処理システムは、読み取り難い複数の文字種を含まず、残高情報による金額の数字を用いた演算後の差の符号だけで、入出金情報の中身の判別を行っているため、読み取りミスがほとんど生じない。
従って、本発明に係る会計処理システムによれば、預金口座の通帳の記載内容に基づく仕訳を自動で行うのにあたり、より高い精度で仕訳処理を行うことができる、という優れた効果を奏する。
(2)に記載する会計処理システムにおいて、入出金情報解析手段は、複数の預金口座に対し通帳毎に、振分後入出金情報を取得可能であること、入出金情報表示手段では、振分後入出金情報は、入出金情報解析手段で取得処理された複数の預金口座の通帳毎に、選択的に閲覧できること、を特徴とする。この特徴により、委託者が、複数の預金口座を金融機関に開設し、複数の預金口座の通帳毎に仕訳処理を受託者に委託する場合でも、受託者は、複数の預金口座に対し、通帳毎の仕訳処理を、一度にまとめて行うことができる。そして、通帳を仕訳処理した内容が、預金口座毎に確認できるため、委託者から受託した会計処理作業に対し、人為的なミスの発生を引き起こす蓋然性をより低く抑制することができる。
(3)に記載する会計処理システムにおいて、入出金情報表示手段では、通帳記載画像データに基づいて開示された通帳の記載内容が、帳票と共に閲覧可能であること、を特徴とする。この特徴により、受託者は、帳票の振分後入出金情報と、通帳記載画像データによる記載内容の入出金情報、すなわち実際の通帳の通帳記載項目の入出金情報とを、同じ画面上で同時に照合できる。そのため、受託者は、作成した帳票の入金欄の入金項目が、通帳の入出金情報の入金項目と一致しているか否か、あるいは出金欄の出金項目が、入出金情報の出金項目と一致しているか否かを、リアルタイムに確認でき、その確認作業に掛かる負担を、軽減することができる。
(4)に記載する会計処理システムにおいて、受託者は、公認会計士事務所または税理士事務所のいずれかの者であり、委託者は、受託者と契約した顧問先の事業者であること、を特徴とする。この特徴により、企業である委託者が、自社の会計処理を、顧問契約先の公認会計士事務所または税理士事務所(会計事務所)である受託者に任せて行うのにあたり、受託者は、委託者の保有する通帳の仕訳作業を、効率良く処理することができる。特に、特許文献1等による従来の会計処理システムに比して、本発明の会計処理システムにより通帳の仕訳処理の精度が高くなるため、仕訳処理を行う会計事務所の担当者に対し、読取装置による読み取りミスに起因した仕訳のやり直し作業に掛かる労力と時間を、削減することができる。
実施形態に係る会計処理システムの構成を概略的に示す説明図である。 実施形態に係る会計処理システムに構成されたデータサーバの説明図である。 実施形態に係る会計処理システムの初期画面を模式的に示す図である。 委託者の預金通帳の記載欄を示す説明図である。 実施形態に係る会計処理システムの金融機関マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの処理選択画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの通帳連携マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムのML明細書変換マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの通帳画像登録を行う画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの通帳登録画像一覧を表示した画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの通帳明細データ取込の画面を模式的に示す図である。 実施形態に係る会計処理システムの預金出納帳を表示した画面を模式的に示す図である。
(実施形態)
以下、本発明に係る会計処理システムについて、実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。本実施形態では、受託者が、公認会計士事務所や税理士事務所を対象とする会計事務所であり、委託者は、この会計事務所と契約した顧問先の企業である。本実施形態の会計処理システムは、顧問先企業の預金通帳の記載内容に基づく仕訳処理を、委託を受けた会計事務所で行う目的で用いられる。
図1は、実施形態に係る会計処理システムの構成を概略的に示す説明図である。なお、実際には、1つの会計事務所につき、顧問先の企業である委託者が複数になる場合もあるが、図1では、図を見易くするため、委託者を、1つのみ図示している。委託者が複数である場合には、図1に示す会計処理システムの構成が、委託者毎に構築される。
図1に示すように、本実施形態の会計処理システム1は、システムの管理者に一次端末10を、受託者Tに二次端末30A(30)を、委託者Cに二次端末30B(30)を、それぞれ備えている。一次端末10は、中央演算ユニット(CPU)、リードオンリーメモリ(ROM)12、及びランダムアクセスメモリ(RAM)等、公知の構成のマイクロコンピュータを含む制御部11と、データサーバ12等とを有し、パスでこれらを相互に接続し、通信回線によりインターネットと接続可能に構成されている。制御部11では、データサーバ12の動作に必要なプログラム、通信に必要なプログラム、その他のプログラムが、ROM等に格納されている。
二次端末30A,30Bはいずれも、本実施形態の会計処理システム1を運用する上で必要な機能を有したものであり、以下、特に断りがない限り、二次端末30A,30Bを二次端末30と総称する場合がある。すなわち、二次端末30A,30Bは、図示を省略しているが、CPU、ROM、及びRAM等、公知の構成のマイクロコンピュータを含む制御部と、データを記憶する記憶部と、モニター等とを有し、通信回線によりインターネットと接続可能に構成されている。この制御部では、通信回線によりデータサーバ12と相互に接続可能なサーバ接続プログラム31、通信に必要なプログラム、その他のプログラムが、ROM等に格納されている。
本実施形態の会計処理システムに構成されたデータサーバについての説明図を、図2に示す。データサーバ12は、後述するように、委託者の預金口座の通帳50(図4参照)に関する情報データを記憶してWEB上で一元的に管理する。データサーバ12は、委託者登録手段15、通帳情報処理手段16、通帳画像取得手段17、入出金情報解析手段18、及び入出金情報表示手段19等を備えている。
一次端末10の制御部11は、委託者登録手段15、通帳情報処理手段16、通帳画像取得手段17、入出金情報解析手段18、及び入出金情報表示手段19において、それぞれ対応する制御プログラムや、このプログラムの実行に必要な機器に対し、CPUにロードすることにより、例えば、特定画面を二次端末30のモニターへの表示や、送られてきたデータのデータベース化やデータサーバ12での保存等、所定の動作を実行する。
会計処理システム1は、預金口座の通帳の記載内容に基づく仕訳処理を行う仕訳機能のほか、本実施形態では、企業登録機能、金融機関マスタ登録機能、通帳連携マスタ登録機能、ML明細書変換マスタ登録機能、連携先グループマスタ登録機能、及び出納帳作成機能等を備えている。会計処理システム1では、予め必要事項が設定登録されたこのような各機能により、使い勝手の良い仕訳処理ができるようになっている。
なお、本実施形態では、企業登録機能は、委託者登録手段15によって行われる。また、金融機関マスタ登録機能、通帳連携マスタ登録機能、ML明細書変換マスタ登録機能、及び連携先グループマスタ登録機能は、通帳情報処理手段16によって行われる。仕訳機能は、通帳画像取得手段17、入出金情報解析手段18、及び入出金情報表示手段19によって行われ、出納帳作成機能は、入出金情報表示手段19によって行われる。
<企業登録>
はじめに、企業登録について説明する。図3は、実施形態に係る会計処理システムの初期画面を模式的に示す図である。委託者登録手段15では、データサーバ12とのアクセス権限を得た後、委託者Cが、取得した自身の認証キーをログイン画面上の入力欄に入力してデータサーバ12にアクセスすると、図3に示す初期画面が表示される。委託者Cが、この初期画面内にある選択項目「企業登録」を指定すると、委託者Cの情報を登録する企業登録画面(図示省略)が、委託者Cの二次端末30Bのモニターに表示される。
委託者Cは、この企業登録画面に、例えば、「会社名」、「業種」、「担当者」、「連絡先」、前もって付与された「顧客コード」等の必要事項を入力する。委託者Cは、当該会計処理システムの利用規約や個人情報保護等の取扱いに同意した上で、これら必要事項のデータを、通信回線により、二次端末30Bからデータサーバ12に送信する。データサーバ12は、委託者Cの二次端末30Bから送信された委託者情報を、データベース化して保存する。
<金融機関マスタ登録>
次に、金融機関マスタ登録について説明する。図4は、委託者の預金通帳で、例示したA銀行新橋支店の預金口座の通帳の記載欄を示す説明図である。なお、本実施形態では、図4は、紙面の都合上、通帳そのものを指す第1の場合と、その通帳の記載欄をスキャニングして描写した画像を指す第2の場合の両方で用いることを前提にしている。従って、第1の場合の説明と第2の場合の説明で、図面内容を把握し易くするため、第1の場合の説明では、例えば、通帳50のように、50番台の符号を用いており、第2の場合の説明では、例えば、通帳記載画像データ60のように、60番台の符号を用いている。
委託者Cは、事業で必要となる預金口座を1または複数、取引先の金融機関に開設し、開設した預金口座毎に発行された通帳50を保有している。図4に示すように、通帳50の通帳記載項目51には、入金または出金された日付情報52、入金額または出金額が記された入出金情報53、預金口座の残高金額が記された残高情報54、及び摘要56等が含まれている。
図5は、金融機関マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。金融機関マスタ登録では、委託者登録を終えた委託者Cは、受託者T(会計処理事務所)に仕訳処理を委託する対象の預金口座とその通帳50に関する情報を、図5に示す金融機関マスタ登録の画面を用いて、データサーバ12にマスタ登録する。また、図5に示す金融機関登録の画面には表示されていないが、このマスタ登録を行うのにあたり、金融機関コードと支店コードについても設定登録されるようになっている。これにより、後述する通帳連携マスタ登録機能や通帳画登録等の処理で、作業者は、所定の金融機関を選択するだけで、この機関に対応するこれらのコードが自動で画面に表示され、その都度、コードの手入力に起因した作業者の入力ミスが回避できている。
具体的には、使用する金融機関とその支店が、対応する表示欄で、一覧リストから選択できる。選択した金融機関とその支店について、他の画面で表示する略称や、データサーバ12に保存された蓄積データから検索するのに用いる検索コードやカナカナ検索を決定した上で、該当する金融機関と支店(本実施形態では、A銀行新橋支店)を決定し、マスタ登録する。委託者Cが、開設した預金口座を複数保有する場合、受託者Tは、預金口座毎に、データサーバ12へのマスタ登録を行う。
<通帳連携マスタ登録機能>
この場合には、通帳連携マスタ登録機能が用いられる。通帳連携マスタ登録機能を行うには、受託者Tが、二次端末30Bに表示された、図3に示す初期画面を開き、顧問先企業で、通帳連携マスタ登録を行う対象者である委託者C(図3には、「○△■株式会社」を例示)の情報ソースを、アイコン「接続」をクリックして開示する。これにより、複数の処理項目から、所望の処理項目が選択できる一覧画面(図示省略)が開示され、この一覧画面から、仕訳機能等を行う処理項目が選択されると、図6に示す会計処理システムの処理選択画面が開示される。
図7は、通帳連携マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。受託者Tが、図6に示す処理選択画面内の選択項目「通帳連携マスタ登録機能」を指定してクリックすると、図7に示す画面が、受託者Tの二次端末30Aのモニターに表示される。通帳連携マスタ登録機能は、仕訳処理した帳票を作成するのにあたり、通帳情報処理手段16により、預金科目・補助科目・部門の設定を、金融機関毎に分けて行う機能である。通帳情報処理手段16は、金融機関マスタ登録を行った情報データに基づいて、データサーバ12に通帳連携マスタ登録を行う。
すなわち、金融機関マスタ登録を行った金融機関は、本実施形態では、図5に示すように、A銀行とC銀行の2行であり、通帳連携マスタ登録機能を行う画面には、図7に示すように、これら2行について、略称・検索コード・預金科目・補助科目・部門がそれぞれ、表示され、設定できるようになっている。
<ML明細書変換マスタ登録機能>
図8は、ML明細書変換マスタ登録を行う画面を模式的に示す図である。ML明細書変換マスタ登録機能は、通帳情報処理手段16により、通帳50(図4参照)の通帳記載項目51の摘要55にある内容を明細摘要66に入力するため、この明細摘要66の科目を、選択肢の中から選択して決定する機能である。受託者Tが、図6に示す処理選択画面内の選択項目「ML明細書変換マスタ登録機能」を指定してクリックすると、図8に示す画面が、受託者Tの二次端末30Aのモニターに表示される。ML明細書変換マスタ登録機能は、データサーバ12に保存し登録される。なお、予め摘要55の内容を指定して明細摘要66を入力する場合には、ML明細書変換マスタ登録機能の設定は不要である。
<連携先グループマスタ登録機能>
ML明細書変換マスタ登録を行う画面を例示した図8には、金融機関が、A銀行新橋支店のみの図示となっているが、例えば、A銀行新橋支店とC銀行原宿支店等のように、複数の預金口座を対象に、ML明細書変換マスタ登録を行う場合には、連携先グループマスタ登録機能により、複数の預金口座をグループ化して、ML明細書変換マスタ登録を行うことができるようになっている。
<仕訳機能>
次に、仕訳機能について説明する。仕訳機能は、大別すると、通帳画像の登録を行うまでの第1過程と、通帳画像の確認と仕訳登録を行うまでの第2過程と、作成した仕訳の確認を行う第3過程とからなる。第1過程ではまず、委託者Cが、図4に示すように、通帳50の記載欄にある通帳記載項目51を、周知のスキャナー等の読取装置で読み取り、通帳画像取得手段17により、画像として読み取った通帳記載画像データ60を、委託者Cの二次端末30Bに記憶させる。次に、委託者Cは、通信回線により二次端末30Bとデータサーバ12とを接続した状態で、通帳記載画像データ60を、二次端末30B内の所定フォルダからデータサーバ12に移して記憶させる。
すなわち、読取装置により読み取られた通帳記載画像データ60が、処理プログラムである通帳画像取得手段17により、委託者登録手段15に登録された委託者C側の二次端末30Bを介して、データサーバ12に送信され、日付情報52(62)、入出金情報53(63)、及び残高情報54(64)を含む通帳50の通帳記載項目51(通帳の記載内容61)が、データサーバ12に記憶され、受託者Tの二次端末30Aによりアップロード可能な状態にする。
図9は、通帳画像登録を行う画面を模式的に示す図である。通帳記載画像データ60がデータサーバ12に移された後、受託者Tは、通信回線により二次端末30Aとデータサーバ12とを接続した状態で、取得した自身の認証キーをログイン画面上の入力欄に入力してデータサーバ12にアクセスし、所定の操作を行って、図6に示す処理選択画面を表示させる。受託者Tは、この処理選択画面内にある選択項目「通帳登録」を指定してクリックすると、図9に示す通帳画像登録を行う画面が、受託者Tの二次端末30Aのモニターに表示される。この段階では、表示された通帳画像登録の画面には、内容が各項目欄で特定されていないため、受託者Tは、次述する入力作業を行う。
まず、画面内のアイコン「追加」をクリックすると、図示しないが、データサーバ12に記憶された通帳記載画像データ60を含むデータリストが、受託者Tの二次端末30Aのモニターに表示される。このデータリストには、委託者Cがデータサーバ12に移した全ての通帳記載画像データ60が表示される。受託者Tは、データリストの中から、仕訳を行う必要な通帳記載画像データ60を選択し、確定した通帳記載画像データ60を、データサーバ12から二次端末30Aにアップロードして記憶する。これにより、図9に示す通帳画像登録の画面のファイル名欄には、確定した通帳記載画像データ60の名称(図9には、「・・・・・\2015年04月15日11時22分50秒.jpg」を例示)が、表示される。
次に、受託者Tは、金融機関マスタ登録された登録リストの中から、仕訳を行う通帳記載画像データ60に関する金融機関とその支店名を選択して確定すると、金融機関欄に自動的に入力され、表示される。図9に例示した場合では、確定した金融機関とその支店名は、図5に示す金融機関マスタ登録の画面に登録済みのA銀行新橋支店であるため、このA銀行新橋支店に関して登録された情報やアップロード日時等を含めて、通帳画像登録の画面に表示される。
次に、仕訳機能の第2過程について説明する。図10は、通帳登録画像一覧を表示した画面を模式的に示す図である。受託者Tは、通帳画像登録の画面への入力作業を終えたら、実行キーを押し、データサーバ12側で第2過程を実行するための準備を行い、終了キーを押して通帳画像登録の画面を閉じる。これにより、受託者Tの二次端末30Aには、図6に示す処理選択画面が表示される。受託者Tは、この処理選択画面内にある選択項目「通帳明細データ取込」を指定してクリックすると、図10に示す通帳登録画像一覧の画面が、受託者Tの二次端末30Aのモニターに表示される。この段階では、表示された通帳登録画像一覧の画面には、内容が各項目欄で特定されていないため、受託者Tは、次述する入力作業を行う。
まず、画面内のアイコン「表示」をクリックすると、通帳画像登録の画面に取り入れた金融機関とその支店名、アップロードした通帳記載画像データ60において、ファイル名とその登録日時、後述する入出金情報解析手段18による通帳記載画像データ60の画像解析の可否を示す結果等が、該当する項目欄にそれぞれ表示される。図10に例示した場合では、図5に示す金融機関マスタ登録機能に登録済みのA銀行新橋支店とC銀行原宿支店等の金融機関について、登録情報やアップロード日時等が、通帳画像登録の画面に表示される。
次に、受託者Tは、通帳登録画像一覧の画面に表示された複数のファイル名の中から、通帳画像の確認と仕訳登録を行う対象の預金口座を選択し、その預金口座欄の画面右端にあるチェックボックスにチェックを入れて確定する。本実施形態では、通帳画像の確認と仕訳登録の対象は、A銀行新橋支店とC銀行原宿支店の預金口座を挙げて例示している。なお、通帳画像の確認と仕訳登録を、複数の預金口座を対象にまとめて行う場合には、複数の預金口座に対し、預金口座毎のチェックボックスに、それぞれチェックを入れておけば、複数の預金口座の通帳に対し、通帳画像の確認と仕訳登録が可能である。
入出金情報解析手段18は、図4に示すように、通帳記載画像データ60の開示による通帳の記載内容61で、日付情報62と共に一列状に配置された入出金情報63と残高情報64とに対し、対象列とする後の日付情報62Aに対応する後の残高情報64Aの金額から、時間的に先で、後の日付情報62Aの一つ前の日付情報62Bに対応する前の残高情報64Bの金額を減算した差額を算出し、算出された差額値65の符号の正負を判別することで、後の日付情報62Aに対応する入出金情報63の中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報71を取得するプログラムである。この入出金情報解析手段18は、複数の預金口座に対し通帳50(通帳記載画像データ60)毎に、振分後入出金情報71を取得可能であり、図10に示す通帳登録画像一覧の画面に表示された複数のファイル名の中から、通帳画像の確認と仕訳登録を行う対象の預金口座について、振分後入出金情報71を取得する。
具体的に、入出金情報解析手段18により、振分後入出金情報71を取得する機能について、図4及び図11を用いて説明する。通帳50の通帳記載項目51にある日付情報52は、図4に示すように、年・月・日のみの表示となっているが、厳密に言えば、日付情報52は、年・月・日・時・分・秒に基づく時間管理下の順で表示されている。従って、年・月・日が同じ日付情報52が複数存在する場合、通帳記載項目51は、先に預金通帳50の預金口座を利用した者から順番に記載される。
入出金情報解析手段18は、アップロードした通帳記載画像データ60による記載内容61に対し、対象列とする後の日付情報62Aとして、「2 26-11-10」の日付情報62欄にある後の残高情報64Aと、前の日付情報62B(実際には、後の日付情報62Aと同日であるが、前述したように時間的に先となっている)として、「1 26-11-10」の日付情報62欄にある前の残高情報64Bとを認識する。次に、入出金情報解析手段18は、後の残高情報64Aの金額(46,576,267円)から前の残高情報64B(31,030,099円)を減算し、差額(15,546,168円)を算出する。算出された差額値65の符号が、正であるか負であるかを判別する。この例の場合、差額値65は、15,546,168円であり、その符号は正であることから、対象列となる後の日付情報62A時に処理された金の処理は、振分後入出金情報71として、通帳50の預金口座への入金と識別される。
同様に、対象列とする後の日付情報62Aとして、「3 26-11-10」の日付情報62欄にある後の残高情報64Aと、前の日付情報62B(実際には、対象列の日付情報62Aと同日であるが、前述したように時間的に先となっている)として、「2 26-11-10」の日付情報62欄にある前の残高情報64Bとを認識する。次に、入出金情報解析手段18は、後の残高情報64Aの金額(46,608,667円)から前の残高情報64B(46,576,267円)を減算し、差額(32,400円)を算出する。算出された差額値65の符号が、正であるか負であるかを判別する。この例の場合、差額値65は、32,400円であり、その符号は正であることから、対象列となる後の日付情報62A時に処理された金の処理は、振分後入出金情報71として、通帳50の預金口座への入金と識別される。
最後尾の対象列となる後の日付情報62A欄に該当する後の残高情報64Aと、その直前の前の残高情報64Bに該当する前の残高情報64Bとの差額値65を求めて、後の残高情報64Aの中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報71を取得するまで、このような処理が、時間的に早い順に繰り返し行われる。
振分後入出金情報71の取得処理が、繰り返し行われる中には、通帳50の預金口座から出金されているケースもある。例えば、対象列とする後の日付情報62Aとして、「6 26-11-11」の日付情報62欄にある後の残高情報64Aと、前の日付情報62Bとして、「5 26-11-10」の日付情報62欄にある前の残高情報64Bとを認識する。入出金情報解析手段18は、後の残高情報64Aの金額(43,356,805円)から前の残高情報64B(52,562,396円)を減算し、差額(-9,205,591円)を算出する。そして、算出された差額値65の符号が、正であるか負であるかを判別する。この例の場合、差額値65は、-9,205,591円であり、その符号は負であることから、対象列となる後の日付情報62A時に処理された金の処理は、振分後入出金情報71として、通帳50の預金口座からの出金と識別される。
図11は、通帳明細データ取込の画面を模式的に示す図である。アップロードした通帳記載画像データ60による記載内容61について、振分後入出金情報71の取得が完了したら、図11に示すように、振分後入出金情報71に対し、入金項目73Aに該当すれば入金欄72Aに、出金項目73Bに該当すれば出金欄72Bにそれぞれ区分けした帳票70が、入出金情報表示手段19により、作成され、データサーバ12にアクセスした受託者Tの二次端末30Aの画面に表示される。また、図11に示す通帳明細データ取込の画面には、入出金情報表示手段19により、通帳記載画像データ60に基づいて開示された通帳の記載内容61が、帳票70と共に表示される。
図11には、A銀行新橋支店の預金口座の通帳50に基づく帳票70が表示されているが、振分後入出金情報71を含む帳票70は、入出金情報解析手段18で取得処理された複数の預金口座(A銀行新橋支店のほか、C銀行原宿支店等)の通帳毎に、選択的に閲覧できる。また、帳票70は、図11に示すように、入金欄72Aと出金欄72B以外にも、残高情報74、入金元や出金先等、預金通帳50の通帳記載項目51に相当する内容を含んでいる。
次に、仕訳機能のうちの第3過程が実行される。図12は、預金出納帳を表示した画面を模式的に示す図である。図11に示す通帳明細データ取込の画面で帳票70を登録すると、図12に示す預金出納帳の画面が、入出金情報表示手段19により、受託者Tの二次端末30Aの画面に表示される。そして、受託者Tは、通帳記載画像データ60に基づいて開示された通帳の記載内容61を見比べて、表示された預金出納帳の記載内容を確認し、必要に応じて、訂正・追加等の修正を、図12に示す預金出納帳の画面で行う。かくして、公認会計士事務所や税理士事務所による受託者Tが、顧問契約した委託者Cの通帳50の通帳記載項目51に基づいて、会計処理システム1により自動で仕訳処理を行う。
次に、本実施形態に係る会計処理システム1の作用・効果について説明する。会計処理システム1は、預金口座の通帳50で、入金額または出金額が記された入出金情報53と、預金口座の残高金額が記された残高情報54とに基づく仕訳を、自動で処理する。この会計処理システム1は、預金口座及び通帳50(通帳記載画像データ60)に関する情報データを記憶してWEB上で一元的に管理するデータサーバ12と、このデータサーバ12の動作に必要なプログラムを格納した制御部11と、を有する一次端末10を設けている。通帳50の仕訳を依頼する委託者Cと、通帳50の仕訳を委託者Cから担う受託者Tとはそれぞれ、通信回線によりデータサーバ12と相互に接続可能な二次端末30を有している。そして、会計処理システム1は、データサーバ12とのアクセス権限を得た後、委託者Cの情報を登録する委託者登録画面が委託者Cの二次端末30(30B)に表示され、委託者Cにより委託者登録画面に入力され、データサーバ12に送信された委託者情報を、データベース化して記憶し保存する委託者登録手段15を備えている。また、会計処理システム1は、通帳50に対し入金または出金された日付情報52と、入出金情報53と、残高情報54とを少なくとも含む通帳記載項目51が、読取装置により読み取られた通帳記載画像データ60を、委託者登録手段15に登録された委託者C側の二次端末30Bを介して、データサーバ12に送信して記憶させ、アップロード可能な状態にする通帳画像取得手段17を備えている。また、会計処理システム1は、通帳記載画像データ60の開示による通帳の記載内容61で、日付情報62と共に一列状に配置された入出金情報63と残高情報64とに対し、対象列とする後の日付情報62Aに対応する後の残高情報64Aの金額から、時間的に先で、後の日付情報62Aの一つ前の日付情報62Bに対応する前の残高情報64Bの金額を減算した差額を算出し、算出された差額値65の符号の正負を判別することで、後の日付情報62Aに対応する入出金情報63の中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報71を取得する入出金情報解析手段18を備えている。また、会計処理システム1は、データサーバ12にアクセスした受託者Tの二次端末30(30A)の画面に、振分後入出金情報71に対し、入金項目73Aに該当すれば入金欄72Aに、出金項目73Bに該当すれば出金欄72Bにそれぞれ区分けした帳票70を作成して表示する入出金情報表示手段19と、を備えること、を特徴とする。
この特徴により、通帳記載画像データ60による通帳の記載内容61で、入出金情報63の中身である入金または出金を判別するのに、日付情報62による時間と、残高情報64による金額との数字だけを基に、前後の残高情報64(後の残高情報64A、前の残高情報64B)に対する残高金額の差額の符号だけを利用しているため、取得した振分後入出金情報71は、信頼性の高い内容となる。すなわち、特に、特許文献1等による従来の会計処理システムは、スキャナー等で読み取られた記載内容に基づいて通帳の仕訳を行うのに、数字以外に、読み取り難い漢字、ひらがな等、複数の文字種を含んだまま、仕訳処理を一律に行っていたため、読み取りミスの虞があった。これに対し、会計処理システム1は、読み取り難い複数の文字種を含まず、残高情報64による金額の数字を用いた演算後の差の符号だけで、出金情報63の中身の判別を行っているため、読み取りミスがほとんど生じない。
従って、本実施形態に係る会計処理システム1によれば、預金通帳50の通帳記載項目51に基づく仕訳を自動で行うのにあたり、より高い精度で仕訳処理を行うことができる、という優れた効果を奏する。
また、入出金情報解析手段18は、複数の預金口座に対し通帳50毎に、振分後入出金情報71を取得可能であること、入出金情報表示手段19では、振分後入出金情報71は、入出金情報解析手段18で取得処理された複数の預金口座の通帳50毎に、選択的に閲覧できること、を特徴とする。この特徴により、委託者Cが、複数の預金口座を金融機関に開設し、複数の預金口座の通帳50毎に仕訳処理を受託者Tに委託する場合でも、受託者Tは、複数の預金口座に対し、通帳50毎の仕訳処理を、一度にまとめて行うことができる。そして、通帳50を仕訳処理した内容が、預金口座毎に確認できるため、委託者Cから受託した会計処理作業に対し、人為的なミスの発生を引き起こす蓋然性をより低く抑制することができる。
また、入出金情報表示手段19では、通帳記載画像データ60に基づいて開示された通帳の記載内容61が、帳票70と共に閲覧可能であること、を特徴とする。この特徴により、受託者Tは、帳票70の振分後入出金情報71と、通帳記載画像データ60による記載内容61の入出金情報63、すなわち実際の通帳50の通帳記載項目51の入出金情報53とを、図11に示す通帳明細データ取込の画面で同時に照合できる。そのため、受託者Tは、作成した帳票70の入金欄72Aの入金項目73Aが、通帳50の入出金情報53の入金項目と一致しているか否か、あるいは出金欄72Bの出金項目73Bが、入出金情報53の出金項目と一致しているか否かを、リアルタイムに確認でき、その確認作業に掛かる負担を、軽減することができる。
また、受託者Tは、公認会計士事務所または税理士事務所のいずれかの者であり、委託者Cは、受託者と契約した顧問先の事業者であること、を特徴とする。この特徴により、企業である委託者Cが、自社の会計処理を、顧問契約先の公認会計士事務所または税理士事務所(会計事務所)である受託者Tに任せて行うのにあたり、受託者Tは、委託者Cの保有する通帳50の仕訳作業を、効率良く処理することができる。特に、特許文献1等による従来の会計処理システムに比して、会計処理システム1により通帳50の仕訳処理の精度が高くなるため、仕訳処理を行う会計事務所の担当者に対し、読取装置による読み取りミスに起因した仕訳のやり直し作業に掛かる労力と時間を、大幅に削減することができる。
以上において、本発明を実施形態に即して説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で、適宜変更して適用できる。
(1)例えば、実施形態では、会計処理システム1の使用にあたり、受託者Tを、公認会計士事務所または税理士事務所の会計事務所とし、委託者Cを、この会計事務所と契約した顧問先の企業とした。しかしながら、本発明の会計処理システムを使用する委託者と受託者は、例えば、経理や税務処理を行う企業内の担当部署において、通帳を扱う一の人が委託者で、会計処理を担当する他の人が受託者等でも良く、委託者が、通帳の仕訳を依頼する者で、受託者が、通帳の仕訳を委託者から担う者であれば、実施形態に限定されず適宜変更可能である。
(2)また、実施形態では、本発明の会計処理システムは、例えば、仕訳処理された結果を他の会計処理システムの機能にエクスポートする等、他の会計処理システムの機能と連携させても良い。
(3)例えば、実施形態に係る会計処理システム1(商品名:「発展会計P−BANK、発売元:日本ビズアップ株式会社)では、委託者Cの保有する通帳50の通帳記載項目51を、読取装置で読み取った通帳記載画像データ60に基づいて、自動で帳票70や出納帳を作成し、通帳50に係る仕訳を行った。しかしながら、本発明の会計処理システムによる技術を、仕訳元となる通帳50の通帳記載項目51以外にも、適宜応用することは可能である。その応用例を2つ挙げて、説明する。
(4)応用例1に係る会計処理システム(商品名:「発展会計BANK」、発売元:日本ビズアップ株式会社)(以下、「発展会計BANK」と称する)では、委託者から受託者に委託する対象の預金口座は、インターネットバンキングで使用される1または複数の口座である。預金口座が複数開設されている場合でも、発展会計BANKは、預金口座毎に、インターネットバンキングと連動し、具備された銀行明細読取機能により、預金口座毎の最新取引明細を、オンラインで入手できる。預金口座に関する口座情報が、委託者により、委託者側の二次端末を介して一次端末のデータサーバに、預金口座毎に登録される。
実施形態に係る会計処理システム1で説明したように、図6に示す処理選択画面には、選択項目「ML連携マスタ登録機能」が含まれている。口座情報がデータサーバに登録された後、委託者から任された受託者が、この選択項目を指定してクリックすると、図示しないML連携マスタ登録画面が委託者側の二次端末に表示され、受託者がログイン情報を登録する。これにより、図8に示す「ML明細書変換マスタ登録」を行う画面が、受託者側の二次端末に表示され、受託者は、この画面で、登録された口座毎の銀行明細を、科目・補助科目・摘要等に分けて設定する。摘要項目では、「部分一致や完全一致」のほか、「諸口」として、読み取り精度を調整して表示されており、取り込み漏れが防止されている。データサーバには、このような銀行明細の詳細と、先に登録された口座情報とを盛り込んで作成された処理済み銀行明細データが、口座毎に保存される。
発展会計BANKでは、受託者が、上述した「ML連携マスタ登録」と「ML明細書変換マスタ登録」の処理を終えたら、受託者は、受託者側の二次端末により、データサーバとアクセスを行い、図6に示す処理選択画面内の選択項目「ML明細データ取込」を指定してクリックする。これにより、処理済み銀行明細データが、受託者側の二次端末に取り込まれ、インターネットバンキングの最新取引明細に基づく仕訳処理が自動で行われる。かくして、受託者は、受託者側の二次端末のモニターに表示された仕訳処理結果(インターネットバンキングで取引きされた入金項目と出金項目との仕訳結果)について、内容確認と、必要に応じて内容修正を行うことができる。
(5)応用例2に係る会計処理システム(商品名:「発展会計MONEY」、発売元:日本ビズアップ株式会社)(以下、「発展会計MONEY」と称する)では、業務を通じて委託者が受け取った領収書やレシート等の原始証憑について、委託者から委託された受託者が、委託者から送られた原始証憑の画像データに基づいて、借方と貸方に分けた帳票を自動で作成して、仕訳処理を行う。読取装置で読み取った原始証憑の画像データは、委託者側の二次端末に保存され、一次端末に送信されて、データサーバに登録される。
発展会計MONEYは、図8に示す「ML明細書変換マスタ登録」の画面と類似した画面で構成された「OCR明細書変換登録」を行う機能を備えている。このOCR明細書変換登録機能では、受託者が、領収書やレシート等に記載されているその発行元の電話番号や科目等を、予め入力してデータサーバに登録する。登録後、前述した実施形態に係る会計処理システム1において、<仕訳機能>を行う一連の要領(段落〔0034〕〜〔0039〕に記載した内容)と似た要領を経て、図10に示す通帳登録画像一覧に似た「OCR登録画像一覧」が表示される。受託者は、この一覧画面から、仕訳処理を行うレシート等の対象を選択すると、一次端末が、その対象のレシート等に対して仕訳の解析を行う。
受託者の二次端末には、仕訳解析結果に基づき、一次端末よりアップロードされて、図11に示す通帳明細データ取込の画面のように、読取装置で読み取られたレシート等の画像データの開示画像と共に、借方と貸方に分けて作成された帳票が、同じ画面上に並置されて表示される。これにより、受託者は、画像データの開示画像の内容を見比べて、表示された帳票の内容を確認でき、必要に応じて、訂正・追加等の修正を、帳票を表示した画面で行う。かくして、受託者が、委託者から委託された原始証憑の画像データに基づいて、借方と貸方に分けた帳票を自動で作成して、仕訳処理を行う。発展会計MONEYでは、仕訳処理を行う上で、複数の数字からなる電話番号を照合に用いることで、読取り精度を高くすることができており、多様な様式の領収書を読み取ることが可能になり、信頼性の高い仕訳処理が実現できている。
1 会計処理システム
10 一次端末
11 制御部
12 データサーバ
15 委託者登録手段
17 通帳画像取得手段
18 入出金情報解析手段
19 入出金情報表示手段
30,30A,30B 二次端末
50 通帳
51 通帳記載項目
52 日付情報
53 入出金情報
54 残高情報
60 通帳記載画像データ
61 通帳の記載内容
62 日付情報
62A 後の日付情報
62B 前の日付情報
63 入出金情報
64 残高情報
64A 後の残高情報
64B 前の残高情報
65 差額値
70 帳票
71 振分後入出金情報
72A 入金欄
72B 出金欄
73A 入金項目
73B 出金項目
C 委託者
T 受託者

Claims (4)

  1. 預金口座の通帳で、入金額または出金額が記された入出金情報と、預金口座の残高金額が記された残高情報とに基づく仕訳を、自動で処理する会計処理システムにおいて、
    前記預金口座及び前記通帳に関する情報データを記憶してWEB上で一元的に管理するデータサーバと、前記データサーバの動作に必要なプログラムを格納した制御部と、を有する一次端末を設け、
    前記通帳の仕訳を依頼する委託者と、前記通帳の仕訳を前記委託者から担う受託者とはそれぞれ、通信回線により前記データサーバと相互に接続可能な二次端末を有し、
    前記データサーバとのアクセス権限を得た後、前記委託者の情報を登録する委託者登録画面が前記委託者の前記二次端末に表示され、前記委託者により前記委託者登録画面に入力され、前記データサーバに送信された委託者情報を、データベース化して記憶し保存する委託者登録手段と、
    入金または出金された日付情報と、前記入出金情報と、前記残高情報とを少なくとも含む前記通帳の通帳記載項目が、読取装置により読み取られた通帳記載画像データを、前記委託者登録手段に登録された前記委託者側の前記二次端末を介して、前記データサーバに送信して記憶させ、アップロード可能な状態にする通帳画像取得手段と、
    前記通帳記載画像データの開示による前記通帳の記載内容で、前記日付情報と共に一列状に配置された前記入出金情報と前記残高情報とに対し、対象列とする後の前記日付情報に対応する後の前記残高情報の金額から、時間的に先で、前記後の日付情報の一つ前の前記日付情報に対応する前の前記残高情報の金額を減算した差額を算出し、算出された差額値の符号の正負を判別することで、前記後の日付情報に対応する前記入出金情報の中身が入金か出金かを識別して振り分けられた振分後入出金情報を取得する入出金情報解析手段と、
    前記データサーバにアクセスした前記受託者の前記二次端末の画面に、前記振分後入出金情報に対し、入金項目に該当すれば入金欄に、出金項目に該当すれば出金欄にそれぞれ区分けした帳票を作成して表示する入出金情報表示手段と、を備えること、
    を特徴とする会計処理システム。
  2. 請求項1に記載する会計処理システムにおいて、
    前記入出金情報解析手段は、複数の前記預金口座に対し前記通帳毎に、前記振分後入出金情報を取得可能であること、
    前記入出金情報表示手段では、前記振分後入出金情報は、前記入出金情報解析手段で取得処理された前記複数の預金口座の前記通帳毎に、選択的に閲覧できること、
    を特徴とする会計処理システム。
  3. 請求項1または請求項2に記載する会計処理システムにおいて、
    前記入出金情報表示手段では、前記通帳記載画像データに基づいて開示された前記通帳の記載内容が、前記帳票と共に閲覧可能であること、
    を特徴とする会計処理システム。
  4. 請求項1乃至請求項3のいずれか1つに記載する会計処理システムにおいて、
    前記受託者は、公認会計士事務所または税理士事務所のいずれかの者であり、
    前記委託者は、前記受託者と契約した顧問先の事業者であること、
    を特徴とする会計処理システム。
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