JP2016066334A - 情報処理装置、情報処理方法、情報処理システム、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】請求書の内容の妥当性を判断できるようにすることを目的とする。【解決手段】注文書データ及び請求書データを処理する情報処理装置であって、注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込部と、請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込部と、前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶部と、記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定部と、前記判定部により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知部と、を有する情報処理装置を提供する。【選択図】図５

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理方法、情報処理システム及びプログラムに関する。

インターネットの普及に伴い、物品又はサービスの提供者が、その顧客に対して、電子形式の注文書や請求書を発行することが一般的になっている。一方で、物品又はサービスの提供者は、顧客からの要望により、紙媒体の請求書を発行することもある。

このような物品又はサービスの提供者向けに、電子形式及び紙媒体の注文書や請求書の電子化処理を請け負うサービスが存在する。このようなサービスでは、ユーザからの要求に応じて、紙やＦＡＸで提供される注文書や請求書を電子化することや、あるいは、ＪＰＥＧやＴＩＦＦ等、電子データで提供された注文書や請求書を、ＰＤＦ（Portable Document Format）のような他の形式の電子データに変換する。

特許文献１には、紙文書をＯＣＲ（Optical Character Reader）処理によって電子化する際に、正しく取得できなかった可能性のある文字列の修正候補を提示する文書処理システムが開示されている。

しかしながら、従来の技術では、注文書や請求書の電子化の精度を改善することはできるものの、その内容そのものの妥当性は、別途オペレータ等が目視で行わなければならなかった。

本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、注文書や請求書の電子化処理において、その妥当性を判断できるようにすることを目的とする。

上述した課題を解決し目的を達成するため、本発明の一実施形態における情報処理装置は、
注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込部と、
請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込部と、
前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶部と、
記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定部と、
前記判定部により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知部と、を有する。

本発明によれば、注文書や請求書の電子化処理において、その妥当性を判断できるようになる。

本発明の一実施形態である情報処理装置を用いたシステムの構成例を説明する図。 本発明の一実施形態である情報処理装置を用いたシステムの構成例を説明する図。 本発明の一実施形態である情報処理装置を用いたシステムの構成例を説明する図。 本発明の一実施形態である情報処理装置のハードウェア構成を説明する図。 本発明の一実施形態における情報処理装置の機能ブロック図。 注文書の一例を示す図。 請求書の一例を示す図。 注文書データを格納するテーブルの例を示す図。 注文書データを格納するテーブルの例を示す図。 請求書データを格納するテーブルの例を示す図。 請求書データを格納するテーブルの例を示す図。 取引先リストの例を示す図。 ポリシーデータを格納するテーブルの例を示す図。 注文書の処理の例を示すフローチャート。 注文書データを修正するための修正データ入力画面の例を示す図。 注文書に係る通知の例を示す図。 請求書の処理の例を示すフローチャート。 注文書と請求書の比較処理の例を示すフローチャート。 請求書に係る通知の例を示す図。 注文書と請求書の処理の具体的な流れを示すシーケンス図。 注文書データを修正するための修正データ入力画面の例を示す図。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

１． 概要
２． ハードウェア構成
３． 機能
基本機能
注文書処理機能
請求書処理機能
４． 動作例
注文書処理
請求書処理
全体の動作例

≪ １． 概要 ≫
図１−図３を参照して、本発明の一実施形態における情報処理装置１の概要を説明する。

図１は、本発明の一実施形態である情報処理装置１を含んだシステム構成例である。このシステムは、物品やサービスのサプライヤである取引先Ｓと、その取引先Ｓに対して各種注文を行う情報処理装置３０（送信装置の一例である）を有する顧客Ｃと、顧客Ｃからの注文書を電子データとして取り込み（この取り込みを行う機能又は手段が第一取込部である）、所定の処理を実行する一ないし複数の情報処理装置１、注文書データベース、及び請求書データベースを有した情報処理システム５０からなる。この情報処理装置１は、注文書を電子データとして取り込む過程において所定のエラーが検出された場合に、取り込んだ注文書の画像と、実際に取り込んだ注文書データとを校閲者に提示し、当該注文書データの正誤や修正要否の判断を校閲者に要求することができる。そして情報処理装置１は、検証された注文書データを、注文書データベースに格納する。

なお、上述の注文書データベース及び請求書データベースは、情報処理装置１の記憶装置に構成されていても、情報処理装置１とは物理的に異なる他のコンピュータの記憶装置に構成されていてもよいが、説明の便宜上、以降は、情報処理装置１の記憶装置に構成される例により説明する。

また、図２に示されるように、情報処理装置１は、取引先Ｓから顧客Ｃへの請求書を、注文書と同様に、ＯＣＲ処理により、請求書データとして取り込む（この取り込みを行う機能又は手段が第二取込部である）。情報処理装置１は、同様に検証された請求書データを、例えば請求書データベースに格納する。

その後、図３に示されるように、情報処理装置１は、データベースに格納された請求書データと注文書データとを比較する。ここで、請求書データと注文書データは、例えば、請求書と注文書とに記載される注文番号によって関連付けられる。請求書と注文書には、それぞれ、注文に係る品目名や、その品目名の表す品目の単価、注文数量、小計額、注文の合計金額等が記載される。情報処理装置１は、請求書データと注文書データに所定の関係がある場合、顧客Ｃに対して通知を行う。具体的には、情報処理装置１は請求書データと注文書データに含まれるこれらの項目を比較し、予め顧客Ｃによって定められた条件が満たされた場合（例えば、注文書データにない品目名が請求書データに含まれる場合）に、顧客Ｃに対して通知を行うことができる。

これにより、顧客Ｃは、請求書の内容と注文書の内容に差異がある場合に通知を受け取り、請求書の内容の妥当性を判断することができるようになる。以下、本発明の一実施形態における情報処理装置１の詳細を詳細に説明する。

≪ ２． ハードウェア構成 ≫
図４は、本発明の一実施形態である情報処理装置のハードウェア構成例を説明する図である。情報処理装置１は、ＣＰＵ１１と、ＲＡＭ１２と、ＲＯＭ１３と、ＨＤＤ１４と、ディスプレイ１５と、ＮＩＣ（Network Interface Card）１６と、キーボード１７と、マウス１８とが、バス２０を介して接続されている。

ＣＰＵ１１は、情報処理装置１の動作制御を行うプログラムを実行する。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１のワークエリアを構成する。ＲＯＭ１３は、ＣＰＵ１１が実行するプログラムや、プログラムの実行に必要なデータを記憶する。ＨＤＤ１４は、注文書データや請求書データを保管する記憶装置である。ＨＤＤ１４は、磁気ディスクや、ソリッドステートディスクのような記憶装置であってもよい。

ディスプレイ１５は、情報処理装置１の利用者や管理者等に対して、操作画面等の情報を提示する装置である。ＮＩＣ１６は、ネットワークに接続するための通信装置である。ＮＩＣ１６の代わりに、無線ネットワークに接続するための無線通信装置が設けられてもよい。キーボード１７及びマウス１８は、情報処理システム５０の利用者や管理者等が、情報処理システム５０を直接操作するための入力装置である。

なお、情報処理装置１は、例えばＮＩＣ１６又は非図示のＵＳＢ（Universal Serial Bus）インターフェース等により、非図示のスキャナ、ＦＡＸモデム、プリンタ、プロジェクタ、表示装置等の周辺機器と接続されるよう構成してもよい。このとき、スキャナは注文書や請求書の紙面に形成された文字や画像を読み取って電子データに変換し、ＦＡＸモデムはその電子データを送信することが可能な装置として機能する。また、プリンタ、プロジェクタ、表示装置等は、電子データの出力先として機能することができる。

なお、情報処理システム５０が複数のコンピュータにまたがって構成される場合においても、各コンピュータのハードウェアは図４のように構成することができる。

≪ ３． 機能 ≫
図３は、本発明の一実施形態における情報処理装置１の機能ブロック図である。以下、情報処理装置１の機能を、「基本機能」と、「注文書処理機能」と、「請求書処理機能」とに分けて説明する。

≪ 基本機能 ≫
まず、情報処理装置１の基本機能を説明する。情報処理装置１は、取込エラー検出部３０１と、取込データ修正部３０２と、通知部３０３と、出力部３０４と、記憶部４０１とを有する。

取込エラー検出部３０１は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、後述する注文書取込部１０１又は請求書取込部２０１（以下、これらを取込部と呼ぶ）による取り込み処理（ＯＣＲ処理）におけるエラーを検出する。取込エラー検出部３０１は、取込部による取り込み処理の後、エラーのあった項目を特定する。そして、取込エラー検出部３０１は、取り込まれた画像と、取り込み処理によって取得された各項目のデータと、エラーの生じた項目を特定するためのエラー情報を、取込データ修正部３０２に渡す。

取込データ修正部３０２は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、取込エラー検出部３０１から受け取ったエラー情報を用いて、エラーのあった項目を校閲者に提示し、そのデータに対する修正を受け付ける。取込データ修正部３０２は、取込エラー検出部３０１から受け取った画像とデータとを、例えば図１５に例示されるように、校閲者の操作するコンピュータの画面上に出力する。

図１５において、左側部分は、取り込まれた注文書の画像そのものを表し、右半分は、注文書の各項目を読み取って取得したデータを表す。取込データ修正部３０２は、エラー情報を用いて、エラーのあった項目と、対応するデータとを強調表示することができる。図１５では、エラーのあった項目は、画像上、枠で囲まれ、エラーのあったデータは、「状態」が「！」マークで表示されている。校閲者は、これらの表示に従って、画像とデータとを照合し、取り込まれたデータを、適切なデータで置き換えることができる。

また、図２１は、取込データ修正部３０２が表示する画面の他の例を表している。図２１は、図６に例示した注文書とは異なる注文書の画像と、その画像に対応するデータとに加えて、校閲者が操作するメニューを示している。校閲者は、拡大や縮小操作等を行い、画像とデータの内容とを比較し、エラーのあるデータの項目を適宜修正することができる。なお、図２１の例では、データの各項目（Name）がアルファベットで定義されており、エラーの状態が、三角形の印と感嘆符で表されている。なお、三角形の印は、データ（Value）が誤っている可能性があることを示しており、感嘆符は、データが取得できていないことを示している。

なお、図１５、図２１は、注文書のデータの修正画面を示しているが、請求書のデータの修正画面も、同様に構成され得る。

取込データ修正部３０２は、エラーのあった項目に関するデータの修正が終わると、画像及び修正されたデータを、後述する注文書データ格納部１０２又は請求書データ格納部２０２に渡す。

通知部３０３は、図４に示されるＣＰＵ１１及びＮＩＣ１６の処理によって実現され、後述する取引先判定部１０３又はポリシー判定部２０４からの指示に応じて、顧客Ｃに対して通知を行う。通知部３０３は、例えば、電子メール、ＳＭＳ（Short Message Service）その他の任意の手段により、所定のメッセージを顧客Ｃに通知する。図１６、図１９は、通知部３０３が、電子メールによる、顧客Ｃの担当者への通知の例を表す。詳しくは後述する。顧客Ｃは、受け取った通知の内容を確認し、例えば情報処理装置１によって提供されるＷｅｂ画面を通じて、取り込まれた注文書データ又は請求書データの内容を修正することができる。当該修正は、取込データ修正部３０２を通じて行われても良いし、別途設けられた修正受付部（図示しない）を通じてなされても良い。

出力部３０４は、図４に示されるＣＰＵ１１及びＮＩＣ１６の処理によって実現され、取り込まれた請求書データを、所定の形式に整形して出力する。出力部３０４は、例えば、紙媒体、ＦＡＸ、ＥＤＩ（Electronic Data Interchange）、電子メールその他の任意の形式で、請求書データを出力することができる。

記憶部４０１は、図４に示されるＲＡＭ１２、ＲＯＭ１３又はＨＤＤ１４によって実現され、注文書データ４０００と、請求書データ４１００と、取引先リスト４２００と、ポリシーデータ４３００とを記憶する。

注文書データ４０００は、注文書に記載された各項目を電子データとして取り込んだものである。図６は、取り込まれる前の注文書の例を表し、図８、図９は、取り込まれ、必要に応じて修正された、注文書データ４０００を格納するテーブルの例を表す。図６に示されるように、注文書は、注文書の発行日を表す年、月、日、注文先となる取引先の名称である取引先名、注文元となる顧客名、注文番号、品目名、その単価、その数量、その小計金額、注文に係る合計金額を含む。

図８は、注文書に含まれる各項目に対応する、注文番号と、日付（年月日）と、取引先名と、合計金額と、注文書を取り込んで得られた画像ファイルの項目を有する。ここで、図８に示されるテーブルにおいて、画像ファイルとして、画像ファイル名が指定されている。しかしながら、画像そのものを表すバイナリ形式のデータが、テーブルに格納されてもよい。また、図９は、注文書に含まれる複数の品目名と、その単価、数量、小計を格納するテーブルである。図９に示されるテーブルは、注文番号ごとに設けられる。

請求書データ４１００は、請求書に記載された各項目を電子データとして取り込んだものである。図７は、取り込まれる前の請求書の例を表し、図１０、図１１は、取り込まれ、必要に応じて修正された、請求書データ４１００を格納するテーブルの例を表す。請求書は、請求書の発行日を表す年、月、日、請求先となる顧客名、請求元である取引先の名称である取引先名、請求番号、注文番号、品目名、その単価、その数量、その小計金額、注文に係る合計金額、支払期限を表す年、月、日、振込先となる銀行口座を含む。

図１０は、請求書に含まれる各項目に対応する、請求番号と、注文番号と、取引先名と、日付（年月日）と、合計金額と、支払期限を表す日付（年月日）と、振込先と、請求書を取り込んで得られた画像そのものである画像ファイルの項目を有する。ここで、図１０に示されるテーブルにおいて、画像ファイルとして、画像ファイル名が指定されている。しかしながら、画像そのものを表すバイナリ形式のデータが、テーブルに格納されてもよい。また、図１１は、請求書に含まれる複数の品目名と、その単価、数量、小計を格納するテーブルである。図１１に示されるテーブルは、請求番号ごとに設けられる。

取引先リスト４２００は、取引先として認められた取引先名のリストである。図１２は、取引先リストの例を表す。取引先リストは、注文書又は請求書に記載された取引先が、取引先として認められた相手であるかどうかを判定するために用いられる。図１２の取引先リスト４２００は、取引の許可された取引先のリストであり、いわゆるホワイトリストとして機能する。しかしながら、取引先リスト４２００は、取引の許可されない取引先のリスト（すなわち、ブラックリスト）であってもよい。

ポリシーデータ４３００は、注文書データと請求書データとの間で相違があった場合に、その相違の内容に応じて、通知を行うか否かを定める条件を規定するデータである。通知を行うか否かを決定する条件の例として、以下のものがある。ポリシーデータ４３００は規定情報の一例である。ポリシーデータ４３００を記憶する記憶部４０１は規定情報記憶部の一例である。
・注文番号に対応する注文データが存在しない（例えば、図７の請求書の例で、注文番号「０１２３４５６７」を有する注文書データがない場合）
・注文書データに含まれる品目名が請求書データに含まれていない（例えば、このような品目名として、図９の注文書データと図１１の請求書データの例における「品目名３」が該当。品目の一部だけでなく全てが不一致の場合も含まれる。）
・注文書データに含まれない品目名が請求書データに含まれている（例えば、このような品目名として、図９の注文書データと図１１の請求書データの例における「品目名４」が該当。品目の一部だけでなく全てが不一致の場合も含まれる。）
・注文書データに含まれる合計額と請求書データに含まれる合計額が一致しない（例えば、図８の注文書データと図１０の請求書データの例における、注文番号「０１２３４５６７」の合計金額が該当）
・請求書データに含まれる合計額が誤っている（例えば、請求書データに含まれる、ある請求番号の「小計」の和と、「合計金額」とが一致しない場合）
・注文書データと請求書データとに含まれる品目の数量が一致しない（例えば、このような品目の数量として、図９の注文書データと図１１の請求書データの例における「品目名２」の数量が該当）
ポリシーデータ４３００は、請求書を提示する顧客との取り決めに基づき、予め設定され得る。

≪ 注文書処理機能 ≫
情報処理装置１は、さらに、注文書取込部１０１と、注文書データ格納部１０２と、取引先判定部１０３とを有する。

注文書取込部１０１は、図４に示されるＣＰＵ１１及び非図示のスキャナなどの周辺機器の処理によって実現され、予め定められたフォーマットで構成された、紙又は電子形式の注文書（図６参照）から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む。注文書取込部１０１は、既存のＯＣＲ技術を用いて、予め定められた項目（日時、注文番号、品目名、単価、数量、小計、合計金額等）に対応するデータを、それぞれ取得することができる。

注文書取込部１０１は、注文書の取り込みが完了すると、取り込んだ注文書の画像と、取り込んだデータとを、注文書データ格納部１０２に渡す。また、注文書取込部１０１は、取込エラー検出部３０１によりエラーが検出されると、注文書の画像と、取り込んだデータとを、取込エラー検出部３０１に渡す。

注文書データ格納部１０２は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、注文書取込部１０１又は取込データ修正部３０２から受け取った画像とデータとを、例えば図８、図９に例示されるテーブルを用い、注文書データ４０００として格納する。

取引先判定部１０３は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、新たな注文書データが格納されると、その注文書データ（図８）に含まれる取引先名を取得する。そして、取引先判定部１０３は、取得した取引先名をキーとして、記憶部４０１に予め格納された取引先リスト４２００を検索し、一致する取引先名が存在した場合には、取引先が認められた取引先であると判定する。一方、取引先判定部１０３は、取得した取引先名が、取引先リスト４２００に含まれていない場合には、取引先が認められた取引先でないと判定し、顧客Ｃに対してその旨を通知するよう、通知部３０３に指示する。

図１６は、通知部３０３が、顧客Ｃの担当者に対して行う、電子メールによる通知の例である。ここでは、「取引先Ｓ」が、取引先リスト４２００に含まれていなかった場合の例を示している。

なお、上述したように、取引先リスト４２００は、取引先として認められていない取引先のリスト（いわゆるブラックリスト）であってもよい。この場合には、取引先判定部１０３は、注文書データに含まれる取引先名が取引先リストに含まれる場合にのみ、通知部３０３に通知するよう指示してもよい。

≪ 請求書処理機能 ≫
情報処理装置１は、さらに、請求書取込部２０１と、請求書データ格納部２０２と、データ比較部２０３と、ポリシー判定部２０４とを有する。

請求書取込部２０１は、図４に示されるＣＰＵ１１及び非図示のスキャナなどの周辺機器の処理によって実現され、予め定められたフォーマットで構成された、紙又は電子形式の請求書（図７参照）から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む。請求書取込部２０１は、既存のＯＣＲ技術を用いて、予め定められた項目（日時、請求番号、注文番号、品目名、単価、数量、小計、合計金額、期限、振込先等）に対応するデータを、それぞれ取得することができる。

請求書取込部２０１は、請求書の取り込みが完了すると、取り込んだ請求書の画像と、取り込んだデータとを、請求書データ格納部２０２に渡す。また、請求書取込部２０１は、取込エラー検出部３０１によりエラーが検出されると、請求書の画像と、取り込んだデータとを、取込エラー検出部３０１に渡す。

請求書データ格納部２０２は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、請求書取込部２０１又は取込データ修正部３０２から受け取った画像とデータとを、例えば図１０、図１１に例示されるテーブルを用い、請求書データ４１００として格納する。

データ比較部２０３は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、新たな請求書データが格納されると、その請求書データ（図１０）に含まれる注文番号を取得し、対応する注文書データを特定する。そして、データ比較部２０３は、請求書データに含まれる各項目と、注文書データに含まれる各項目とを比較する。データ比較部２０３は、請求書データと注文書データとを比較し、例えば、以下のような比較結果を生成することができる。
・請求書データと注文書データの合計金額の一致・不一致
・請求書データと注文書データに共通して記載されている品目名の単価、数量、小計の一致・不一致
・何れか一方にしか記載されていない品目名の有無
例えば、図８−図１１に例示される注文書データ及び請求書データが存在する場合、データ比較部２０３は、注文番号「０１２３４５６７」の注文書データ及び請求書データについて、以下のような比較結果を生成することができる。
・注文書データに含まれる合計額と請求書データに含まれる合計額が一致しない
（注文書データ：６３００、請求書データ：７０００）
・品目名２の数量が一致しない（注文書データ：１５、請求書データ：１０）
・品目名２の小計が一致しない（注文書データ：３０００、請求書データ：２０００）
・注文書データに含まれる品目名「品目名３」が請求書データに含まれていない
・注文書データに含まれない品目名「品目名４」が請求書データに含まれている
データ比較部２０３は、検出した差異を、ポリシー判定部２０４に渡す。また、データ比較部２０３は、請求書データに含まれる品目名の小計の和を求め、請求書データに含まれる合計金額と比較し、一致・不一致の比較結果を生成しても良い。

ポリシー判定部２０４は、図４に示されるＣＰＵ１１の処理によって実現され、データ比較部２０３から受け取った比較結果が、図１３のポリシーデータに記載された条件に合致するか判定する。ポリシー判定部２０４は、比較結果が条件に記載されており、かつ、その条件に関する通知可否が「通知する」に設定されている場合、その条件に合致したことを通知部３０３に通知する。

例えば、図８−図１１に例示される注文書データ及び請求書データに基づいて、データ比較部２０３が、上記のような比較結果を生成した場合には、ポリシー判定部２０４は、以下の事項を顧客Ｃに通知するよう、通知部３０３に指示する。
・注文書データに含まれる合計額と請求書データに含まれる合計額が一致しない
・品目名２の数量が一致しない（注文書データ：１５、請求書データ：１０）
・注文書データに含まれる品目名「品目名３」が請求書データに含まれていない
・注文書データに含まれない品目名「品目名４」が請求書データに含まれている
図１９は、通知部３０３が、顧客Ｃの担当者に対して行う、電子メールによる通知の例である。

≪ ４． 動作例 ≫
以下、図１４、図１７、図１８、図２０を用いて、本発明の一実施形態における情報処理装置１の動作例を説明する。以下、情報処理装置１の動作を、「注文書処理」と「請求書処理」と「全体の動作例」に分けて説明する。

≪ 注文書処理 ≫
図１４は、情報処理装置１が実行する注文書処理を表すフローチャートである。

まず、注文書取込部１０１は、予め定められたフォーマットで構成された、紙又は電子形式の注文書（図６参照）から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む（ステップＳ１０１）。次に、取込エラー検出部３０１は、ステップＳ１０１の処理においてエラーが検出されたかどうか判断する（ステップＳ１０２）。ここで、エラーが検出された場合には（ステップＳ１０２のＹｅｓ）、取込データ修正部３０２は、取込エラー検出部３０１から受け取ったエラー情報を用いて、エラーのあった項目を校閲者に提示する（ステップＳ１０３、図１５）。そして、取込データ修正部３０２は、データの修正を受け付ける（ステップＳ１０４）。その後、以下のステップＳ１０５に進む。

ステップＳ１０４の後、又は、ステップＳ１０１の処理においてエラーが検出されなかった場合には（ステップＳ１０２のＮｏ）、注文書データ格納部１０２は、取り込んだ注文書の画像とデータとを、注文書データ４０００として格納する（ステップＳ１０５）。

また、取引先判定部１０３は、新たな注文書データが格納されると、取引先リスト４２００を読み込む（ステップＳ１０６）。そして、取引先判定部１０３は、注文書データ（図８）に含まれる取引先名が、取引先リスト４２００に含まれるか判断する（ステップＳ１０７）。そして、取引先判定部１０３は、取引先名が取引先リスト４２００に含まれる場合には（ステップＳ１０７のＹｅｓ）処理を終了する。一方、取引先名が取引先リスト４２００に含まれない場合には（ステップＳ１０７のＮｏ）、通知部３０３は、その旨を顧客Ｃに通知する（ステップＳ１０８、図１６）。

≪ 請求書処理 ≫
図１７は、情報処理装置１が実行する請求書処理を表すフローチャートである。

まず、請求書取込部２０１は、予め定められたフォーマットで構成された、紙又は電子形式の請求書（図７参照）から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む（ステップＳ２０１）。次に、取込エラー検出部３０１は、ステップＳ２０１の処理においてエラーが検出されたかどうか判断する（ステップＳ２０２）。ここで、エラーが検出された場合には（ステップＳ２０２のＹｅｓ）、取込データ修正部３０２は、取込エラー検出部３０１から受け取ったエラー情報を用いて、エラーのあった項目を校閲者に提示する（ステップＳ２０３）。そして、取込データ修正部３０２は、データの修正を受け付ける（ステップＳ２０４）。その後、以下のステップＳ２０５に進む。

ステップＳ２０４の後、又は、ステップＳ２０１の処理においてエラーが検出されなかった場合には（ステップＳ２０２のＮｏ）、請求書データ格納部２０２は、取り込んだ請求書の画像とデータとを、請求書データ４１００として格納する（ステップＳ２０５）。

また、データ比較部２０３は、新たな請求書データが格納されると、その請求書データ（図１０）に含まれる注文番号をキーとして、対応する注文書データを特定し、請求書データと注文書データとを比較する（ステップＳ２０６）。次に、ポリシー判定部２０４は、図１３に例示されるポリシーデータを読み込む（ステップＳ２０７）。次に、ポリシー判定部２０４は、データ比較部２０３が比較によって得た比較結果が、ポリシーデータに記載された通知すべき条件（すなわち、「通知可否」が「通知する」に設定されている条件）に合致するか判断する（ステップＳ２０８）。そして、条件に合致する場合には（ステップＳ２０８のＹｅｓ）、通知部３０３は、合致した条件に係る比較結果を、顧客Ｃに通知する（ステップＳ２０９、図１９）。一方、条件に合致しない場合には、処理を終了する。

図１８は、図１７のステップＳ２０６における、データ比較部２０３による比較処理の詳細を示すフローチャートである。

まず、データ比較部２０３は、図１７のステップＳ２０５で格納された請求書データに含まれる注文番号を特定し、対応する注文番号を有する注文書データを特定する（ステップＳ３０１）。ここで、対応する注文書データが特定できなかった場合（ステップＳ３０２のＮｏ）には、その旨を表す比較結果を生成し（ステップＳ３０９）、処理を終了する。

対応する注文書データが特定された場合には（ステップＳ３０２のＹｅｓ）、データ比較部２０３は、注文書データの合計金額と請求書データの合計金額とを比較する（ステップＳ３０３）。次に、データ比較部２０３は、注文書データと請求書データの両方に含まれる。品目名を特定する（ステップＳ３０４）。次に、データ比較部２０３は、注文書データと請求書データの両方に含まれる品目のうち、単価・数量・小計が異なる品目を特定する（ステップＳ３０５）。

さらに、データ比較部２０３は、注文書データにのみ含まれる品目名を特定する（ステップＳ３０６）。次に、データ比較部２０３は、請求書データにのみ含まれる品目名を特定する（ステップＳ３０７）。次に、データ比較部２０３は、請求書データに記載された合計額と、請求書データに含まれる各品目名の小計の和とを比較する（ステップＳ３０８）。そして、データ比較部２０３は、上記処理によって比較又は特定した内容を表す比較結果を生成する（ステップＳ３０９）。

なお、図１８に記載された処理の順序は一例であり、図１８に記載された各処理（特に、ステップＳ３０３−Ｓ３０８）は、任意の順序で実行されてもよい（但し、ステップＳ３０４とＳ３０５は組で実行される）。

≪ 全体の動作例 ≫
図２０は、本発明の一実施形態における情報処理装置１の動作例を示すシーケンス図である。以下では、図６、図７に示される注文書及び請求書を用いて、動作を具体的に説明する。

まず、注文書取込部１０１は、図６に例示される注文書から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む（ステップＳ４０１）。ここで、取込エラー検出部３０１が、「品目名１」の数量に関して、取り込み処理のエラーを検出する（ステップＳ４０２）。そこで、取込エラー検出部３０１は、注文書取込部１０１から、取り込まれた注文書の画像とデータとを受け取る（ステップＳ４０３）。そして、取込エラー検出部３０１は、受け取った画像、データ、及び、エラーを検出した箇所を表すエラー情報を、取込データ修正部３０２に渡す（ステップＳ４０４）。

取込データ修正部３０２は、取込エラー検出部３０１から受け取った画像及びデータを、たとえば図１５に例示されるように、対比させて、校閲者に提示する（ステップＳ４０５）。このとき、取込データ修正部３０２は、エラー情報を用いて、エラーのあった項目（ここでは、「品目名１」）を強調表示する。そして、取込データ修正部３０２は、データの修正を受け付ける（ステップＳ４０６）。その後、取込データ修正部３０２は、画像と、修正されたデータを、注文書データ格納部１０２に渡す（ステップＳ４０７）。

注文書データ格納部１０２は、受け取った画像と修正されたデータとを、注文書データ４０００として格納する（ステップＳ４０８）。図８、図９は、図６に例示される注文書に基づき格納された注文書データの例を表している。

また、取引先判定部１０３は、新たな注文書データが格納されると、取引先リスト４２００（図１２）を読み込む（ステップＳ４０９）。次に、取引先判定部１０３は、ステップＳ４０８で格納された注文書データから、取引先名を読み込む（ステップＳ４１０）。そして、取引先判定部１０３は、読み込んだ取引先名が、取引先リスト４２００に含まれるか判定する（ステップＳ４１１）。ここでは、取引先判定部１０３は、取引先名「取引先Ｓ」が、取引先リスト４２００に含まれていなかったものとする。この場合には、取引先判定部１０３は、「取引先Ｓ」が認められた取引先でない旨を表す通知を行うよう、通知部３０３に指示する（ステップＳ４１２）。通知部３０３は、取引先判定部１０３からの指示に応じて、例えば図１６に例示される電子メールにより、顧客Ｃに通知を行う（ステップＳ４１３）。

さらに、請求書取込部２０１は、図７に例示される注文書から、記載された事項をＯＣＲ処理によって取り込む（ステップＳ４１４）。ここで、取込エラー検出部３０１が、ステップＳ４０２における注文書の処理と同様に、取り込み処理のエラーを検出する（ステップＳ４１５）。取込エラー検出部３０１は、請求書取込部２０１から、取り込まれた請求書の画像とデータとを受け取る（ステップＳ４１６）。そして、取込エラー検出部３０１は、受け取った画像、データ、及び、エラーを検出した箇所を表すエラー情報を、取込データ修正部３０２に渡す（ステップＳ４１７）。

取込データ修正部３０２は、取込エラー検出部３０１から受け取った画像及びデータを、たとえば図１５に例示されるように、対比させて、校閲者に提示する（ステップＳ４１８）（但し、図１５は、注文書の例を表す）。このとき、取込データ修正部３０２は、エラー情報を用いて、エラーのあった項目を強調表示する。そして、取込データ修正部３０２は、データの修正を受け付ける（ステップＳ４１９）。その後、取込データ修正部３０２は、画像と、修正されたデータを、請求書データ格納部２０２に渡す（ステップＳ４２０）。

請求書データ格納部２０２は、受け取った画像と修正されたデータとを、請求書データ４１００として格納する（ステップＳ４２１）。図１０、図１１は、図７に例示される請求書に基づき格納された請求書データの例を表している。

次に、データ比較部２０３は、ステップＳ４２１で格納された請求書データを読み込む（ステップＳ４２２）。また、データ比較部２０３は、読み込んだ請求書データに含まれる注文番号と対応する注文書データを読み込む（ステップＳ４２３）。そして、データ比較部２０３は、請求書データに含まれる各項目と、注文書データに含まれる各項目とを比較し、その比較結果を生成する（ステップＳ４２４）。ここでは、データ比較部２０３は、注文番号「０１２３４５６７」の注文書データ及び請求書データを比較し、以下の比較結果を生成する。
・注文書データに含まれる合計額と請求書データに含まれる合計額が一致しない
（注文書データ：６３００、請求書データ：７０００）
・品目名２の数量が一致しない（注文書データ：１５、請求書データ：１０）
・品目名２の小計が一致しない（注文書データ：３０００、請求書データ：２０００）
・注文書データに含まれる品目名「品目名３」が請求書データに含まれていない
・注文書データに含まれない品目名「品目名４」が請求書データに含まれている
次に、ポリシー判定部２０４は、データ比較部２０３から受け取った比較結果が、図１３のポリシーデータに記載された条件に合致するか判定する（ステップＳ４２７）。ここでは、ポリシー判定部２０４は、比較結果に基づき、以下の事項を顧客Ｃに通知するよう、通知部３０３に指示する（ステップＳ４２８）。
・注文書データに含まれる合計額と請求書データに含まれる合計額が一致しない
・品目名２の数量が一致しない（注文書データ：１５、請求書データ：１０）
・注文書データに含まれる品目名「品目名３」が請求書データに含まれていない
・注文書データに含まれない品目名「品目名４」が請求書データに含まれている
そして、通知部３０３は、指示に応じ、顧客Ｃに対して、図１９に例示される電子メールによる通知を行う（ステップＳ４２９）。当該通知が行われた後に、ユーザは、取り込まれたデータの内容を修正することができる。

以上により、本実施形態における情報処理装置１は、所定のフォーマットにより提供される注文書や請求書を、ＯＣＲ処理によって電子化するだけでなく、それらの事項の不一致を検出し、その旨を顧客に通知することができる。その結果、顧客は、請求書の妥当性を判断した上で、請求書データを受領することができる。

以上説明した実施形態、動作例等の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。

情報処理装置１は、出力部によるステップＳ４２９の通知に関し、その通知回数に応じたサービス料金を算出するようにしてもよい。これは例えば、非図示の所定の記憶装置にステップＳ４２９で生じる通知の回数を記憶させ、利用者と当該情報処理システムの提供者とで定めた利用単価との乗算により計算させることで実現させることができる。

また、通知の回数に変えて、上述した所定の記憶装置に情報処理装置１の利用開始時期を記憶させ、その利用期間（例えば１ヶ月単位、半年単位など）に応じた利用金額を顧客Ｃの情報処理装置３０に請求するようにしてもよい。

１ 情報処理装置
５０ 情報処理システム
１０１ 注文書取込部
１０２ 注文書データ格納部
１０３ 取引先判定部
２０１ 請求書取込部
２０２ 請求書データ格納部
２０３ データ比較部
２０４ ポリシ判定部
３０１ 取込エラー検出部
３０２ 取込データ修正部
３０３ 通知部
３０４ 出力部
４０１ 記憶部
４０００ 注文書データ
４１００ 請求書データ
４２００ 取引先リスト
４３００ ポリシーデータ

特開２０１１−１９８２８５号公報

Claims (16)

1. 注文書データ及び請求書データを処理する情報処理装置であって、
   注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込部と、
   請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込部と、
   前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶部と、
   記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定部と、
   前記判定部により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知部と、を有する情報処理装置。
2. 前記判定部は、注文書データと請求書データとの相違があったと判定されたときに、その相違の内容に応じて通知を行うか否かを定めた規定情報に基づき、前記所定の条件に合致するか否かを判定することを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記記憶部は、前記規定情報を記憶した規定情報記憶部を更に有することを特徴とする、請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記注文書データ及び前記請求書データは注文番号を含み、
   前記判定部は、前記請求書データに含まれる前記注文番号を有する注文書データが存在しない場合に、前記所定の条件に合致すると判定する、
   請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記注文書データ及び前記請求書データは合計金額を含み、
   前記判定部は、前記請求書データに含まれる合計金額と、前記請求書データに対応する注文書データに含まれる合計金額とが一致しない場合に、前記所定の条件に合致すると判定する、請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記注文書データ及び前記請求書データは品目名を含み、
   前記判定部は、前記請求書データに含まれる前記品目名と、前記請求書データに対応する注文書データに含まれる前記品目名の一部又は全てが一致しない場合に、前記所定の条件に合致すると判定する、
   請求項４又は５に記載の情報処理装置。
7. 前記注文書データ及び前記請求書データは、前記品目名の示す品目の単価、数量及び小計金額を含み、
   前記判定部は、前記請求書データに含まれる前記単価、数量及び小計金額と、前記請求書データに対応する注文書データに含まれる前記単価、数量及び小計金額の一部又は全てが一致しない場合に、前記所定の条件に合致すると判定する、
   請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記判定部は、前記注文書データに含まれる、注文先の名称が所定の名称である場合に、前記所定の条件に合致すると判定する、
   請求項１乃至７何れか一項に記載の情報処理装置。
9. 少なくとも前記第一の取込部及び前記第二の取込部の何れか一方による取り込み処理においてエラーが生じた場合に、取り込まれたデータに対する修正を受け付ける受付部を有する、請求項１乃至７何れか一項に記載の情報処理装置。
10. 前記受付部は、前記通知部による通知の後に、取り込まれたデータに対する修正を受け付ける、請求項９に記載の情報処理装置。
11. 前記記憶部は、前記受付部により修正を受け付けたデータを記憶する、請求項９に記載の情報処理装置。
12. 前記通知部による通知の後に、前記請求書データを所定の形式で出力する出力部、
    を有する、請求項１乃至１１何れか一項に記載の情報処理装置。
13. 前記第一の取込部及び前記第二の取込部は、ＯＣＲ処理によって、前記事項をデータとして取り込む、請求項１乃至１２何れか一項に記載の情報処理装置。
14. 注文書データ及び請求書データを処理する情報処理方法であって、
    注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込段階と、
    請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込段階と、
    前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶段階と、
    記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定段階と、
    前記判定段階により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知段階と、を有する情報処理方法。
15. 送信装置と情報処理装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムであって、
    前記送信装置は、注文書及び請求書を送信する送信手段を備え、
    前記情報処理装置は、注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込部と、
    請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込部と、
    前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶部と、
    記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定部と、
    前記判定部により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知部と、を有することを特徴とする情報処理システム。
16. コンピュータに、注文書データ及び請求書データを処理する情報処理方法を実行させるプログラムであって、
    注文書に記載された事項を注文書データとして取り込む第一の取込段階と、
    請求書に記載された事項を請求書データとして取り込む第二の取込段階と、
    前記注文書データおよび請求書データをそれぞれ記憶する記憶段階と、
    記憶された前記注文書データと前記請求書データとの関係が、所定の条件に合致しているかどうかを判定する判定段階と、
    前記判定段階により、前記注文書データと前記請求書データとの関係が前記所定の条件に合致すると判定された場合に通知を行う通知段階と、を有する情報処理方法をコンピュータに実行させるプログラム。

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