JP6802417B1 - データ処理装置、データ処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

データ処理装置１は、請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得するデータ取得部１５１と、データ取得部１５１が取得した読取データから、請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出する抽出部１５２と、請求書を発行した取引先を特定する取引先特定部１５３と、取引先特定部１５３が特定した取引先に基づいて、抽出した発行日又は現在の日付に対応する、請求書に表示されている代金の支払期日である基準支払期日を特定する支払期日特定部１５４と、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する出力部１５５とを有する。

Description

本発明は、請求書に関するデータを処理するデータ処理装置、データ処理方法及びプログラムに関する。

請求書を光学文字認識により読み取り、読み取った文字情報に基づいて処理を行うことが知られている（例えば、特許文献１を参照）。

特開２００４−０９４５２０号公報

光学文字認識により文字情報を読み取る場合、読み取りに誤りが発生することがある。請求書において読み取った支払期日が実際の支払期日に対して早い場合、必要以上に早期に支払を行うこととなり、企業の財務状況に悪影響を与えることがある。一方、実際の支払期日に対して読み取った支払期日が遅い場合、取引先からの信用が低下するという問題がある。このため、担当者が、読み取られた支払期日と、実際の支払期日とが一致しているかを確認する必要があり、負担となっていた。

そこで、本発明はこれらの点に鑑みてなされたものであり、請求書の読取作業に係る負担を軽減することを目的とする。

本発明の第１の態様に係るデータ処理装置は、請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得する取得部と、前記取得部が取得した前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出する抽出部と、前記請求書を発行した取引先を特定する取引先特定部と、前記取引先特定部が特定した前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定する支払期日特定部と、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する出力部と、を有する。

前記出力部は、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっているか否かにかかわらず、前記発行日が前記表示支払期日よりも後の日付である場合に、前記警告情報を出力してもよい。

前記データ処理装置は、前記抽出部が抽出した前記発行日と前記表示支払期日とを入れ替える変更部をさらに有してもよい。
前記データ処理装置は、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に、前記表示支払期日を前記基準支払期日に変更する変更部をさらに有してもよい。

前記変更部は、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に、ユーザから、前記表示支払期日の前記基準支払期日への変更を受け付けると、前記表示支払期日を前記基準支払期日に変更してもよい。
前記支払期日特定部は、取引先ごとの締日と支払期日との関係を示すマスター情報を参照し、前記基準支払期日を特定してもよい。

本発明の第２の態様に係るデータ処理方法は、コンピュータが実行する、請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得するステップと、取得された前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出するステップと、前記請求書を発行した取引先を特定するステップと、特定された前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定するステップと、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力するステップと、を有する。

本発明の第３の態様に係るプログラムは、コンピュータを、請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得する取得部、前記取得部が取得した前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出する抽出部、前記請求書を発行した取引先を特定する取引先特定部、前記取引先特定部が特定した前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定する支払期日特定部、及び、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する出力部、として機能させる。

本発明によれば、請求書の読取作業に係る負担を軽減することができるという効果を奏する。

データ処理装置の概要を説明するための図である。 被請求者が受領する請求書の一例を示す図である。 データ処理装置の機能構成を示す図である。 請求書情報データベースの一例を示す図である。 取引先マスターの一例を示す図である。 出力部が出力する登録画面の一例を示す図である。 データ処理装置における処理の流れを示すフローチャートである。

［データ処理装置１の概要］
図１は、データ処理装置１の概要を説明するための図である。データ処理装置１は、スキャナ又はデジタルカメラ等の読取装置２が請求書を読み取ることによって生成された請求書データを取得し、請求書データに含まれる文字列を解析した結果を用いて請求書を管理するための装置であり、例えばコンピュータである。データ処理装置１は、１台のコンピュータにより構成されていてもよく、複数のコンピュータにより構成されていてもよい。

図２は、被請求者としてのデータ処理装置１のユーザが受領する請求書の一例を示す図である。図２に示す請求書には、請求書を発行した事業者、すなわち取引における代金を請求する取引先の名称、住所、連絡先が表示されている。また、請求書には、件名（図２に示す２０２０年１月分）、請求の対象となる商品の単価、個数及び商品の合計金額（すなわち小計）、複数の商品の合計金額（すなわち請求額）が表示されている。また、請求書には、代金の振込先、支払期日が表示されている。データ処理装置１は、これら請求書に表示された情報と、読取装置２が請求書を読み取ることによって生成された請求書データを取得した取得日とを関連付けて請求書情報データベースに登録して管理する。

データ処理装置１は、請求書に表示されている代金の支払期日である表示支払期日を抽出する。データ処理装置１は、請求書を発行した取引先を特定するとともに、現在の日付又は請求書の発行日に対応する取引先への支払期日である基準支払期日を特定する。データ処理装置１は、表示支払期日と基準支払期日が異なっている場合に、警告情報を出力する。このようにすることで、ユーザは表示支払期日と、基準支払期日とが異なっていることを容易に把握し、表示支払期日の訂正等の対応をとることができる。これにより、データ処理装置１は、請求書の読取作業に係る負担を軽減することができる。

［データ処理装置１の機能構成及び動作］
図３は、データ処理装置１の機能構成を示す図である。データ処理装置１は、通信部１１と、操作部１２と、表示部１３と、記憶部１４と、制御部１５とを有する。制御部１５は、データ取得部１５１と、抽出部１５２と、取引先特定部１５３と、支払期日特定部１５４と、出力部１５５と、変更部１５６と、登録部１５７とを有する。

通信部１１は、ネットワーク（例えばイントラネット又はインターネット）に接続するための通信インターフェースであり、読取装置２からデータを受信したり、他のコンピュータとの間でデータを送受信したりするための通信コントローラを有する。

操作部１２は、請求書から読み取った文字列や数値を訂正したりするためのキーボード、マウス及びディスプレイ等のデバイスを有する。
表示部１３は、情報を表示するディスプレイである。表示部１３は、制御部１５の指示に基づいて情報を表示する。

記憶部１４は、例えばＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）及びハードディスク等の記憶媒体を有する。記憶部１４は、制御部１５が実行するプログラムを記憶する。また、記憶部１４は、読取装置２が請求書を読み取ることによって生成された請求書データを記憶する。記憶部１４は、さらに、請求書データから抽出された情報を管理する請求書情報データベースを記憶する。

図４は、請求書情報データベースの一例を示す図である。図４に示すように請求書情報データベースは、請求書を発行した取引先を識別する取引先名と、請求書の発行日と、請求書データが取得された取得日と、代金の支払期日と、請求書の件名と、複数の商品それぞれの品名と、複数の商品それぞれの単価、購入数、及び購入金額とが関連付けられている。請求書情報データベースにおいては、請求書を特定するための請求書識別情報（例えば請求書番号）がさらに含まれていてもよい。以下の説明において、商品の品名、単価、購入数、購入金額をまとめて商品情報ともいう。

記憶部１４は、さらに、取引先に関する情報を含む取引先マスターを記憶する。図５は、取引先マスターの一例を示す図である。図５に示すように取引先マスターは、取引先名と、取引先の住所と、電話番号と、担当者と、支払条件とが関連付けられている。支払条件は、締日と支払期日との関係を示す情報であり、現在の日付又は請求書の発行日に対応し、請求書に表示されている代金の支払期日である基準支払期日の特定に用いられる。取引先マスターにおいては、取引先に関する他の情報がさらに含まれていてもよい。

制御部１５は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）である。制御部１５は、記憶部１４に記憶されたプログラムを実行することにより、データ取得部１５１、抽出部１５２、取引先特定部１５３、支払期日特定部１５４、出力部１５５、変更部１５６、及び登録部１５７として機能する。

データ取得部１５１は、読取装置２が請求書を読み取ることにより生成された読取データとしての請求書データを取得する。データ取得部１５１は、読取装置２から請求書データを直接取得してもよいし、データ処理装置１と通信可能に接続されている端末から請求書データを取得してもよい。

抽出部１５２は、データ取得部１５１が取得した請求書データから、請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日を抽出する。また、抽出部１５２は、データ取得部１５１が取得した請求書データから、請求書の発行日を抽出する。

例えば、抽出部１５２は、ＯＣＲ処理を実行することにより、請求書データが示す請求書に含まれている文字列を特定する。抽出部１５２は、特定した文字列のうち、支払期日を示す文字列を特定し、当該文字列に隣接する日付を示す文字列を表示支払期日として抽出する。また、抽出部１５２は、特定した文字列のうち、発行日を示す文字列を特定し、当該文字列に隣接する日付を示す文字列を発行日として抽出する。また、抽出部１５２は、数字に対応する複数の項目に対応する文字列を、購入した商品の商品情報（品名、単価、購入数、購入金額）として特定する。

なお、抽出部１５２は、過去の請求書データと、当該過去の請求書データに対応して請求書情報データベースに登録された情報とを教師データとして学習した学習モデルを用いて、データ取得部１５１が取得した請求書データに対応する情報を抽出してもよい。例えば、学習モデルに請求書データを入力し、学習モデルから出力される発行日、支払期日、商品情報等を取得してもよい。

取引先特定部１５３は、請求書を発行した取引先を特定する。取引先特定部１５３は、抽出部１５２が抽出した請求書に含まれている文字列の中から取引先を示す文字列を特定する。例えば、取引先特定部１５３は、記憶部１４に記憶されている取引先マスターを参照し、請求書の所定の表示領域から抽出部１５２が抽出した文字列のうち、取引先マスターに含まれている取引先名と一致する文字列を特定することにより、取引先を特定する。

支払期日特定部１５４は、取引先特定部１５３が特定した取引先に基づいて、請求書の発行日又は現在の日付に対応する支払期日である基準支払期日を特定する。請求書の発行日は、抽出部１５２が請求書データから抽出した発行日である。現在の日付は、例えばデータ処理装置１が内蔵するカレンダーが示す日付、又は請求書を読み取って請求書データが作成された日付、又はデータ取得部１５１が請求書データを取得した日付である。支払期日特定部１５４は、取引先ごとの締日と支払期日との関係を示す取引先マスターを参照し、請求書の発行日又は現在の日付に対応する基準支払期日を特定する。

具体的には、支払期日特定部１５４は、取引先マスターを参照し、取引先特定部１５３が特定した取引先に対応する取引先名に関連付けられている支払条件を特定する。支払期日特定部１５４は、例えば、現在の日付と、特定した支払条件に基づいて基準支払期日を特定する。例えば、現在の日付が２０２０年１月３１日であり、支払条件が「２５日締、翌月末」である場合、支払期日特定部１５４は、読み取った請求書が１月２５日を締日とした請求書であると判定し、基準支払期日を、１月２５日に対する翌月末の日付である２０２０年２月２９日と特定する。

支払期日特定部１５４は、抽出部１５２が抽出した請求書の発行日と、取引先マスターの支払条件とに基づいて基準支払期日を特定してもよい。また、支払期日特定部１５４は、抽出部１５２が抽出した商品の購入日と、取引先マスターの支払条件とに基づいて基準支払期日を特定してもよい。

支払期日特定部１５４は、請求書の発行日に基づいて基準支払期日を特定するとともに、商品の購入日に基づいて基準支払期日を特定してもよい。これらの基準支払期日が一致していない場合、請求書の発行日又は商品の購入日に誤りがあると考えられるので、支払期日特定部１５４は、請求書の発行日に基づいて特定した基準支払期日と商品の購入日に基づいて特定した基準支払期日とが一致しない場合に、出力部１５５に警告情報を出力させてもよい。支払期日特定部１５４がこのように動作することで、請求書の発行日が正しく読み取られていない場合に、請求書の発行日に誤りがあることをユーザに把握させることができる。

出力部１５５は、抽出部１５２が抽出した表示支払期日、請求書の発行日、取引先特定部１５３が特定した取引先を含む情報を出力する。出力部１５５は、請求書情報データベースに登録させる情報としての、取引先名、発行日、取得日、支払期日、件名、商品情報を含む登録画面を表示部１３に表示させる。出力部１５５は、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を登録画面に出力する。

図６は、出力部１５５が出力する登録画面の一例を示す図である。図６は、図２に示す請求書を読み取った結果が示されている。図６に示す登録画面では、支払期日として表示支払期日が示されている。図６に示す例では、ＯＣＲの読取誤りにより、図２の請求書に示されている支払期日「２０２０／２／２８」とは異なる「２０２０／２／８」が表示されている。一方、支払期日特定部１５４が図５に示す取引先マスターから特定した基準支払期日は「２０２０／２／２８」である。したがって、出力部１５５は、図６に示すように、表示支払期日と基準支払期日とが異なっていることを示す警告情報を出力する。

また、出力部１５５は、抽出部１５２が抽出した発行日が表示支払期日又は基準支払期日よりも後の日付である場合に、警告情報を出力する。具体的には、出力部１５５は、抽出部１５２が抽出した発行日が表示支払期日よりも後の日付である場合、発行日又は表示支払期日の少なくともいずれかの読取結果に誤りがあることを示す警告情報を出力する。また、出力部１５５は、抽出部１５２が抽出した発行日が基準支払期日よりも後の日付である場合、発行日の読取結果に誤りがあることを示す警告情報を出力する。このようにすることで、データ処理装置１は、発行日又は表示支払期日の読取誤りがある可能性が高い場合に警告情報を表示し、誤りがあるか否かをユーザに把握させることができる。

変更部１５６は、登録画面に表示されている情報の訂正操作をユーザから受け付ける。変更部１５６は、訂正操作を受け付けると、訂正操作が行われた情報を変更する。

また、変更部１５６は、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に、表示支払期日を基準支払期日に変更してもよい。変更部１５６は、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に、例えば、ユーザから、表示支払期日の基準支払期日への変更を受け付けると、表示支払期日を基準支払期日に変更する。例えば、変更部１５６は、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に、登録画面に表示されている表示支払期日を基準支払期日に訂正するか否かの選択ボタンを登録画面に表示させ、表示支払期日を基準支払期日に訂正することが選択されると、表示支払期日を基準支払期日に変更する。この場合、変更部１５６は、表示支払期日に対応する請求書の表示領域と、取引マスターに記憶されている支払い条件と、基準支払期日とを登録画面とともに表示部１３に表示させるようにしてもよい。このようにすることで、ユーザは、表示支払期日が正しく読み取れているか否か、及び表示支払期日を基準支払期日に訂正してもよいか否かを確認しながら、容易に表示支払期日を変更することができる。

また、変更部１５６は、抽出部１５２が抽出した請求書の発行日と表示支払期日とを入れ替えてもよい。例えば、変更部１５６は、抽出部１５２が抽出した請求書の発行日が表示支払期日よりも後の日付である場合に、登録画面に表示される発行日と表示支払期日とを入れ替える。表示支払期日は、請求書の発行日よりも後の日付となるところ、抽出部１５２が抽出した請求書の発行日が表示支払期日よりも後の日付である場合、発行日と支払期日とが逆に読み取られている可能性がある。これに対し、発行日と表示支払期日とを入れ替えることにより、発行日と表示支払期日とが逆に読み取られている誤りを訂正することができる。

また、変更部１５６は、発行日と表示支払期日とを入れ替える場合に、ユーザの指示により発行日と表示支払期日とを入れ替えるようにしてもよい。例えば、変更部１５６は、抽出部１５２が抽出した発行日が表示支払期日又は基準支払期日よりも後の日付である場合に、発行日と表示支払期日とを入れ替えるか否かの選択ボタンを登録画面に表示させ、発行日と表示支払期日とを入れ替えることが選択されると、発行日と支払期日とを入れ替えてもよい。この場合、変更部１５６は、抽出部１５２により抽出された発行日に対応する請求書の表示領域と、表示支払期日に対応する請求書の表示領域とを登録画面とともに表示部１３に表示させるようにしてもよい。このようにすることで、ユーザは、発行日と表示支払期日とを逆に読み取られているか否かを確認し、発行日と表示支払期日とを逆に読み取られている場合に、容易に発行日と表示支払期日とを入れ替えることができる。

登録部１５７は、登録画面において登録ボタンが押下されたことに応じて、登録画面に表示されている情報を請求書情報データベースに登録する。具体的には、登録部１５７は、登録画面に表示されている登録ボタンが押下されると、登録画面に表示されている取引先名、発行日、取得日、支払期日、件名、商品情報を関連付けて、請求書情報データベースに登録する。登録部１５７は、登録ボタンを押下したユーザを登録者とし、登録画面に表示されている情報と、登録者を示す登録者情報とを関連付けて、請求書データベースに記憶させるようにしてもよい。

［データ処理装置１における処理の流れ］
図７は、データ処理装置１における処理の流れを示すフローチャートである。
まず、データ取得部１５１は、読取装置２が請求書を読み取ることによって生成した請求書データを取得する（Ｓ１）。

続いて、抽出部１５２は、請求書データに含まれている情報を抽出する（Ｓ２）。抽出部１５２は、請求書データに含まれている情報として、請求書の発行日、商品の購入情報、表示支払期日、取引先を示す文字列等を抽出する。

続いて、取引先特定部１５３は、請求書を発行した取引先を特定する（Ｓ３）。
続いて、支払期日特定部１５４は、取引先特定部１５３が特定した取引先に対して、現在の日付に対応する支払期日である基準支払期日を特定する（Ｓ４）。

続いて、出力部１５５は、請求書情報データベースに情報を登録させるための登録画面を生成する（Ｓ５）。
出力部１５５は、警告情報を登録画面に含めるか否かを判定する（Ｓ６）。具体的には、出力部１５５は、表示支払期日と基準支払期日とが異なっているか否か、及び、発行日が表示支払期日又は基準支払期日よりも後の日付であるか否かを判定することにより、警告情報を登録画面に含めるか否かを判定する。出力部１５５は、警告情報を登録画面に含めると判定すると、Ｓ７に処理を移し警告情報を登録画面に含める。出力部１５５は、警告情報を登録画面に含めないと判定すると、Ｓ８に処理を移す。

出力部１５５は、生成した登録画面を表示部１３に出力する（Ｓ８）。
続いて、変更部１５６は、ユーザから、登録画面に表示されている情報の変更操作を受け付けると、変更操作が行われた情報を変更する（Ｓ９）。
続いて、登録部１５７は、登録画面において登録ボタンが押下されたことに応じて、登録画面に表示されている情報を請求書情報データベースに登録する（Ｓ１０）。

［データ処理装置１による効果］
以上説明したように、データ処理装置１は、請求書を読み取ることにより生成された読取データから、請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日を抽出し、請求書を発行した取引先を特定する。データ処理装置１は、特定した取引先に対して、現在の日付に対応する支払期日である基準支払期日を特定し、表示支払期日と基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する。

このようにすることで、ユーザは表示支払期日と、基準支払期日とが異なっていることを容易に把握し、表示支払期日の修正を行う等の対応をとることができるので、請求書の読取作業に係る負担を軽減することができる。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されず、その要旨の範囲内で種々の変形及び変更が可能である。例えば、装置の全部又は一部は、任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合して構成することができる。また、複数の実施の形態の任意の組み合わせによって生じる新たな実施の形態も、本発明の実施の形態に含まれる。組み合わせによって生じる新たな実施の形態の効果は、もとの実施の形態の効果を併せ持つ。

１ データ処理装置
２ 読取装置
１１ 通信部
１２ 操作部
１３ 表示部
１４ 記憶部
１５ 制御部
１５１ データ取得部
１５２ 抽出部
１５３ 取引先特定部
１５４ 支払期日特定部
１５５ 出力部
１５６ 変更部
１５７ 登録部

Claims (8)

1. 請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得する取得部と、
   前記取得部が取得した前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出する抽出部と、
   前記請求書を発行した取引先を特定する取引先特定部と、
   前記取引先特定部が特定した前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定する支払期日特定部と、
   前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する出力部と、
   を有するデータ処理装置。
2. 前記出力部は、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっているか否かにかかわらず、前記発行日が前記表示支払期日よりも後の日付である場合に、前記警告情報を出力する、
   請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 前記抽出部が抽出した前記発行日と前記表示支払期日とを入れ替える変更部をさらに有する、
   請求項２に記載のデータ処理装置。
4. 前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に、前記表示支払期日を前記基準支払期日に変更する変更部をさらに有する、
   請求項１から３のいずれか一項に記載のデータ処理装置。
5. 前記変更部は、前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に、ユーザから、前記表示支払期日の前記基準支払期日への変更を受け付けると、前記表示支払期日を前記基準支払期日に変更する、
   請求項４に記載のデータ処理装置。
6. 前記支払期日特定部は、取引先ごとの締日と支払期日との関係を示すマスター情報を参照し、前記基準支払期日を特定する、
   請求項１から５のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
7. コンピュータが実行する、
   請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得するステップと、
   取得された前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出するステップと、
   前記請求書を発行した取引先を特定するステップと、
   特定された前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定するステップと、
   前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力するステップと、
   を有するデータ処理方法。
8. コンピュータを、
   請求書を読み取ることにより生成された読取データを取得する取得部、
   前記取得部が取得した前記読取データから、前記請求書に表示されている当該請求書に対応する代金の支払期日である表示支払期日と、当該請求書の発行日とを抽出する抽出部、
   前記請求書を発行した取引先を特定する取引先特定部、
   前記取引先特定部が特定した前記取引先に基づいて、前記発行日又は現在の日付に対応する前記代金の支払期日である基準支払期日を特定する支払期日特定部、及び、
   前記表示支払期日と前記基準支払期日とが異なっている場合に警告情報を出力する出力部、
   として機能させるプログラム。

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