JP2014052830A - 情報処理装置、情報処理方法、及びコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子メールに添付された添付ファイルをファイルサーバに登録し、そのファイルを複数のユーザで共有する。
【解決手段】 電子メールにファイルが添付されている場合に、添付ファイルをファイルサーバに登録する。その時に、ファイルの登録先ディレクトが指定されている場合にはそのディレクトリに、指定されていない場合には、予め設定されたルールに従って登録先ディレクトリを決定し、添付ファイルを登録するとともに、電子メールのメッセージＩＤと登録先を対応付けておく。電子メールが他の電子メールの返信メールである場合には、保存先が指定されていない場合には、返信元メールのメッセージＩＤに対応付けられたディレクトリがあるかを判定し、あると判定した場合には、そのディレクトリに添付ファイルを登録する。
【選択図】 図７

Description

本発明は、電子文書を記憶管理する技術に関する。

従来、電子メールにファイルを添付して送信することで、ファイルを他のユーザに送信し、ファイルを共有することが行われている。しかし、電子メールで容量の大きなファイルを送信する場合には、通信負荷が高くなったり、また、電子メールサーバやクライアント装置の記憶装置を圧迫したりする原因となってしまっていた。

そこで、特許文献１には、電子メールに添付されたファイルをそのまま送信するのではなく、添付ファイルをファイルサーバに保存し、電子メールからは添付ファイルを削除し、ファイルサーバに保存された添付ファイルにアクセスするための情報を付加した形で、電子メールを指定された宛先に対して送信し、電子メールを受信したクライアント装置からのファイルへのアクセス要求があった場合に、添付ファイルをクライアント装置に送信する発明が開示されている。

特開２００９−１８２７８３号公報

しかし、特許文献１に記載の発明では、関連する複数の電子メールに添付されているファイルを関連付けて保存することについては何ら考慮されていない。

通常、受信したある電子メールＡに対する返信メールである電子メールＢに添付するファイルは、電子メールＡに添付されていた添付ファイルと関連性が高いことが考えられる。ファイルを保存する際には、関連するファイルをまとめて（関連付けて）保存することが一般的であるので、電子メールに添付されたファイルをファイルサーバに保存する場合であっても、関連するファイルは、まとめて登録することが望ましい。

そこで、本発明は、電子メールで送受信されるファイルをファイルサーバに登録する際に、関連する複数の電子メールに添付されたファイルを関連付けて登録することを可能にすることを目的とする。

上記した目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置であって、電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付手段と、前記受付手段で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定手段と、前記決定手段で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録手段と、前記登録手段でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定手段と、を備え、前記第１の判定手段により前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定手段は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定することを特徴とする。

上記した目的を達成するために、本発明の情報処理方法は、ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付工程と、前記受付工程で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定工程と、前記決定工程で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録工程と、前記登録工程でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶装置に記憶する記憶工程と、前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定工程と、を備え、前記第１の判定工程で前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定工程は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定することを特徴とする。

上記した目的を達成するために、本発明のコンピュータプログラムは、ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置を、電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付手段と、前記受付手段で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定手段と、前記決定手段で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録手段と、前記登録手段でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定手段として機能させ、前記第１の判定手段により前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定手段は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定すること特徴とする。

本発明によれば、電子メールで送受信されるファイルをファイルサーバに登録する際に、関連する複数の電子メールに添付されたファイルを関連付けて登録することが可能となる。

本発明の実施の形態における情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。 図１の文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、クライアント装置１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 図１の文書管理サーバ１０１及び電子メールサーバ１０２の機能構成の一例を示す図である。 電子メール送信処理の一例を示す図である。 電子メール受信処理の一例を示す図である。 添付ファイル登録処理の一例を示す図である。 登録先ディレクトリ特定処理の詳細を示すフローチャートである。 文書管理サービスログイン処理の一例を示す図である。 登録文書ファイル操作処理の一例を示す図である。 要求応答処理の一例を示す図である。 文書管理サービスの操作画面の構成の一例を示す図である。 ユーザ情報管理テーブルのデータ構成の一例を示す図である。 ディレクトリ情報管理テーブルのデータ構成の一例を示す図である。 文書ファイル情報管理テーブルのデータ構成の一例を示す図である。 アクセス履歴情報管理テーブルのデータ構成の一例を示す図である。 電子メールサーバ１０２が電子メールに対して行う処理の概要を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。

図１は、本発明の実施の形態における情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。図１に示すように、本発明の情報処理システムは、文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、クライアント装置１０３、ネットワーク１０４等を備えて構成されている。

文書管理サーバ１０１は、クライアント装置１０３に対して、文書管理サービスを提供するファイルサーバである。また、電子メールサーバ１０２からの要求に応じて、電子メールサーバ１０２が受信した電子メールの添付ファイルの記憶管理を行う。

電子メールサーバ１０２は、クライアント装置１０３に対して、電子メールの送受信サービスを提供するサーバ装置である。また、受信した電子メールに添付されているファイルの登録要求を文書管理サーバ１０１に対して行う。

クライアント装置１０３は、文書管理サーバ１０１が提供する文書管理サービスや、電子メールサーバ１０２が提供する電子メールの送受信サービスを利用するユーザが使用する端末である。

ネットワーク１０４は、上記の装置を相互に通信可能にするための通信ネットワークである。接続形態は、有線／無線を問わない。

以上が、本発明の実施の形態における情報処理システムのシステム構成の一例の説明である。

次に、図２を参照して、図１の文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、及びクライアント装置１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、クライアント装置１０３がそれぞれ実行する後述の処理を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したネットワーク１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。また、さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

以上が、図１の文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、及びクライアント装置１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例の説明である。尚、文書管理サーバ１０１、電子メールサーバ１０２、及びクライアント装置１０３がそれぞれ後述する各種の処理を実行可能であれば、必ずしも図２に示すハードウェア構成を備えていなくても構わないことは言うまでもない。

次に、図３を参照して、文書管理サーバ１０１及び電子メールサーバ１０２の機能構成の一例について説明する。

図３に示す通り、文書管理サーバ１０１は、ファイル管理部３０１、ファイルアクセス履歴管理部３０２、添付ファイル登録要求受付部３０３、ファイル登録先決定部３０４等を備えて構成されている。また、電子メールサーバ１０２は、電子メール送受信部３１１、添付ファイル登録要求部３１２、電子メール編集部３１３、電子メール保存部３１４等を備えて構成されている。

ファイル管理部３０１は、クライアント装置１０３や電子メールサーバ１０２からのファイルの登録要求に応じて、文書ファイルを記憶管理する機能部である。ファイル管理部３０１は、階層構造をもったディレクトリにファイルを登録し、管理している。ファイルアクセス履歴管理部３０２は、ファイル管理部３０１で記憶管理されている文書ファイルに対する各種のアクセス履歴（新規登録、参照、更新（新規バージョン登録）、削除等）を記憶管理する機能部である。

添付ファイル登録要求受付部３０３は、電子メールサーバ１０２の添付ファイル登録要求部３１２からの添付ファイル登録要求を受け付ける機能部である。ファイル登録先決定部３１４は、添付ファイル登録要求受付部３０３で登録要求を受け付けた添付ファイルの登録先ディレクトリを決定する機能部である。

電子メール送受信部３１１は、クライアント装置１０３から送信された電子メールを受信し、所定の宛先に送信したり、クライアント装置１０３からの要求に応じて、電子メール保存部３１４に保存されている電子メールのうち、当該クライアント装置１０３を使用するユーザ宛の電子メールを、クライアント装置１０３に送信したりする機能部である。

添付ファイル登録要求部３１２は、受信した電子メールに添付されている文書ファイルを、ファイル管理部３０１に登録する要求を文書管理サーバに対して行う機能部である。

電子メール編集部３１３は、添付ファイル登録要求部３１２による登録要求により、電子メールに添付された添付ファイルがファイル管理部３０１に記憶管理された場合に、当該電子メールから添付ファイルを削除したり、ファイル管理部３０１で管理される文書ファイルへアクセスするための情報を電子メールに付加したりする、電子メールの編集を行う機能部である。

電子メール保存部３１４は、電子メールサーバ１０２が管理するメールアドレス（電子メールアカウント）宛ての電子メールを、それぞれのメールアドレスごとに設定されているメールボックスに保存する機能部である。

以上が、図１の文書管理サーバ１０１及び電子メールサーバ１０２の機能構成の説明である。

次に、図４を参照して、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１によって行われる電子メール送信処理の一例について説明する。クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に本図に示す処理を実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１にインストールされており、ＣＰＵ２０１は、本図に示す処理を当該プログラムによる制御に従って実行する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、電子メールの送信先の指定、電子メールの件名、本文の入力、添付ファイルの指定を受け付ける（ステップＳ４０１、ステップＳ４０２、ステップＳ４０３）。尚、電子メールにファイルを添付しない場合には、当然添付ファイルの指定は受け付けない。

その後、電子メールの送信指示を受け付けると（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ４０５に進め、ステップＳ４０１からステップＳ４０３で受け付けた各種の情報を用いて電子メールを作成する。そして、ステップＳ４０５で作成した電子メールを電子メールサーバ１０２に対して送信する（ステップＳ４０６）。

尚、電子メールの送信指示を受け付ける前に、電子メールの作成キャンセル指示を受け付けた場合には（ステップＳ４０７でＹＥＳ）、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、電子メールを電子メールサーバ１０２に送信することなく、本図に示す処理を終了する。

以上が、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１によって行われる電子メール送信処理の一例の説明である。

次に、図５を参照して、電子メールサーバ１０２によって行われる電子メール受信処理の一例について説明する。電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１に本図に示す処理を実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１にインストールされており、ＣＰＵ２０１は、本図に示す処理を当該プログラムによる制御に従って実行する。

電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０３から送信された電子メールを受信すると（ステップＳ５０１）、受信した電子メールの宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）に、自装置で管理しているメールアドレスが含まれるかを判定する（ステップＳ５０２）。この判定処理は、送信先に設定されているメールアドレスに、電子メールサーバ１０２が管理するメールアカウントのメールアドレスが含まれるか否かを判定することにより行う。

ステップＳ５０２の判定処理で、ステップＳ５０１で受信した電子メールの宛先に、自装置で管理しているメールアカウントのメールアドレスが含まれる（ＹＥＳ）と判定した場合には、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ５０３に、含まれない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ５１１に進める。

ステップＳ５０２の判定処理でＹＥＳと判定すると、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、次に、ステップＳ５０１で受信した電子メールに添付ファイルがあるかを判定する（ステップＳ５０３）。この判定処理で添付ファイルがある（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ５０４に進め、文書管理サーバ１０１に対して、添付ファイルの登録要求を送信する。この添付ファイルの登録要求に応じて行われる、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１による添付ファイル登録処理については、図６を参照して後述する。

電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０４において行った添付ファイルの登録要求に応じて行われる文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１による添付ファイル登録処理の処理結果を受信すると（ステップＳ５０５）、受信した処理結果を用いて、登録処理に成功したかを判定する（ステップＳ５０６）。

ステップＳ５０６の判定処理で、添付ファイルの登録処理に成功した（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ５０７に進め、ステップＳ５０１で受信した電子メールをコピー等し、そのコピー等した電子メールに、文書管理サーバ１０１の文書ファイル管理部３０１に登録された添付ファイルへアクセスするための情報を付加する。そして、電子メールに添付されているファイルを、その電子メールから削除する（ステップＳ５０８）。

図１６は、図５のステップＳ５０７、ステップＳ５０８を行う前後の電子メールを示している。ステップＳ５０７の処理を行うことで、変更前の（１）の電子メール本文１６０１にはなかったファイルにアクセスするための情報（１６０２）が付加される（変更後の（２））また、ステップＳ５０８の処理を行うことで、変更前の（１）の添付ファイル１６０３が、変更後の（２）では削除されている。

図５のステップＳ５０８の処理が終了すると、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ５０９に進め、宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）に指定されたメールアドレスに対応するメールボックスに、ステップＳ５０７、ステップＳ５０８での変更処理を行った後の電子メールを保存する。

尚、ステップＳ５０３で電子メールに添付ファイルがない（ＮＯ）と判定した場合や、ステップＳ５０６で、添付ファイルの登録処理に失敗した（ＮＯ）と判定した場合には、ステップＳ５０１で受信した内容の電子メールを、宛先に指定されたメールアドレスに対応するメールボックスに保存する。

ステップＳ５０９の処理が終了後、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ５１０に進め、ステップＳ５０１で受信した電子メールに自装置で管理しているメールアドレス以外が宛先に設定されているかを判定する（ステップＳ５１０）。この判定処理でＹＥＳと判定した場合には、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ５１１に進める。

ステップＳ５１１では、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０１で受信した内容の電子メールを、当該電子メールの宛先に設定されたメールアドレスに送信すべく、電子メールの送信処理を行う。

以上が、電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１によって行われる電子メール受信処理の一例の説明である。

次に、図６を参照して、図５のステップＳ５０４において電子メールサーバ１０２のＣＰＵ２０１によって行われる添付ファイルの登録要求に応じて、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる添付ファイル登録処理の一例について説明する。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１に本図に示す処理を実行させるためのプログラムは外部メモリ２１１にインストールされており、ＣＰＵ２０１は、本図に示す処理を当該プログラムによる制御に従って実行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子メールサーバ１０２からの添付ファイルの登録要求を受信すると（ステップＳ６０１）、添付ファイルの登録要求が行われた電子メールを電子メールサーバ１０２より取得し、電子メールの件名を取得する（ステップＳ６０２）。例えば、電子メールの件名に、「［○○プロジェクト／外部設計／打ち合わせ］議事録のご連絡」などと記載しておくと、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、件名の“［”と“］”で囲われた「○○プロジェクト／外部設計／打ち合わせ」（「／」がフォルダの区切り子）を登録先ディレクトリとして認識する。尚、添付ファイルの登録先ディレクトリの指定方法はこの方法に限られず、例えば、電子メールの本文中に登録先ディレクトリを記載するようにしても構わない。

ステップＳ６０２で電子メールの件名を取得した後に、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、件名に、添付ファイルの登録先ディレクトリが指定されているかを判定する（ステップＳ６０３）。

ステップＳ６０３の判定処理で、添付ファイルの登録先ディレクトリが設定されていない（ＮＯ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ６０４に進め、登録先ディレクトリ特定処理を行う。この処理の詳細については、図７を参照して後述することにする。そして、ステップＳ６０４の処理終了後、処理をステップＳ６１２に進める。

一方、ステップＳ６０３の判定処理で、添付ファイルの登録先とするディレクトリが指定されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ６０５に進め、当該指定された添付ファイルの登録先ディレクトリが既に作成されているかを判定する。この時、文書管理サーバ１０１は、図１３に示すディレクトリ情報管理テーブル１３００を用いて、この判定処理を行う。

ここで、図１３を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で記憶管理されているディレクトリ情報管理テーブル１３００のデータ構成の一例について説明する。図１３に示す通り、ディレクトリＩＤ１３０１、ディレクトリ名１３０２、親ディレクトリ１３０３、アクセス権１３０４、メッセージＩＤ１３０５等のデータ項目を備えて構成されている。

ディレクトリＩＤ１３０１は、ディレクトリ管理テーブル１３００に登録されているそれぞれのディレクトリを一意に識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。ディレクトリ名１３０２は、ディレクトリの名称が登録されるデータ項目である。親ディレクトリＩＤ１３０３は、当該ディレクトリの親ディレクトリのディレクトリＩＤが登録されるデータ項目である。尚、親ディレクトリＩＤ１３０３に同一のディレクトリＩＤが登録されているレコードには、同一のディレクトリ名を設定することはできない。

アクセス権１３０４は、当該ディレクトリに登録されるファイルに対する、各ユーザのアクセス権が登録されるデータ項目である。本発明では、ユーザや、ユーザが所属するグループに、例えば、「参照」、「編集」、「フルアクセス」、「アクセス権なし」等のアクセス権を付与することが可能であり、それぞれのユーザに対して付与したアクセス権がこのデータ項目に登録される。

メッセージＩＤ１３０５は、当該ディレクトリと対応付けられている電子メールのメッセージＩＤが登録されるデータ項目である。添付されたファイルが当該ディレクトリに保存された電子メールのメッセージＩＤが、このデータ項目に登録される。

以上が、ディレクトリ情報管理テーブル１３００のデータ構成の一例の説明である。

図６の説明に戻る。ステップＳ６０５の判定処理で、指定された登録先ディレクトリが作成されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は指定された登録先ディレクトリ内に添付ファイルを登録すると決定する。処理をステップＳ６０６に進め、当該指定された登録先ディレクトリに保存されるファイルに対して、電子メールの送信者及び電子メールの受信者にアクセス権が既に付与されているかを判定する。この判定処理では、電子メールの送信者に、ディレクトリに文書ファイルの追加登録や、登録されている文書ファイルの編集処理を行うことが可能なアクセス権が付与されているか、電子メールの受信者にディレクトリに登録される文書ファイルの参照を行うことが可能なアクセス権が付与されているかを判定する。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１はこの判定を、ディレクトリ情報管理テーブル１３００と、図１２のユーザ情報管理テーブル１２００を用いて行うことになる。この判定処理に従って、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、添付ファイルを登録先ディレクトリの直下に登録するか、それとも登録先ディレクトリにサブディレクトリを作成し、サブディレクトリに添付ファイルを登録するかを決定する。

ここで、図１２を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で記憶管理されている、ユーザ情報管理テーブル１２００のデータ構成の一例について説明する。図１２に示す通り、ユーザ情報管理テーブル１２００は、ユーザＩＤ１２０１、氏名１２０２、パスワード１２０３、所属グループ１２０４、メールアドレス１２０５等のデータ項目を備えて構成されている。

ユーザＩＤ１２０１は、ユーザ情報管理テーブル１２００で記憶管理されるユーザを一意に識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。氏名１２０２は、ユーザの氏名が登録されるデータ項目である。パスワード１２０３は、ユーザ認証時に使用するパスワードが登録されるデータ項目である。後述する文書管理サービスログイン処理（図８）において、ユーザＩＤ、パスワードを用いて、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１はユーザ認証処理を行う。

グループ１２０４は、当該ユーザが所属するグループが登録されるデータ項目である。例えば、予め別途作成されている部署グループや役職グループのうち、ユーザが所属するグループを特定するための情報がこのデータ項目に登録される。ユーザが複数のグループに所属している場合には、それらすべてのグループの情報が登録される。

メールアドレス１２０５は、当該ユーザが利用しているメールアドレスが登録されているデータ項目である。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子メールの添付ファイルを登録する際には、当該電子メールの送信者（ＦＲＯＭ）に設定されたメールアドレスと同一のメールアドレスがこのデータ項目に登録されているユーザを、電子メールの送信者として特定し、特定されたユーザをファイルの登録者として、後述する文書ファイル情報管理テーブル１４００に添付ファイルの登録を行う。

以上が、ユーザ情報管理テーブル１２００のデータ構成の一例の説明である。

図６の説明に戻る。このステップＳ６０６の判定処理で、アクセス権が付与されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ６０７に進め、電子メールの添付ファイルを電子メールの件名に指定された登録先ディレクトリに保存する。この時、文書管理サーバ１０１は、添付ファイルを外部メモリ２１１に保存し、そのファイルパスを図１４に示す文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録先ディレクトリと対応付けて保存する。尚、本実施例の説明において、ファイルをディレクトリに保存するとは、文書ファイル情報管理テーブル１４００にファイルのパス情報とディレクトリを対応付けて保存することを意味する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録する際には、ファイルパスの他にも、その登録日時や登録指示をしたユーザ（登録ユーザ）、登録先ディレクトリ等を登録する。登録ユーザには、送信者メールアドレスに設定されたメールアドレスを使用しているユーザのユーザＩＤを登録する。

そして、ステップＳ６０７で、指定された登録先ディレクトリに電子メールの添付ファイルを保存した後に、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ６１２に進める。尚、ステップＳ６０７の処理では、添付ファイルだけではなく、所定の形式の電子メールファイル作成し、作成した電子メールファイルを文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録するようにしても勿論構わない。

ここで、図１４を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で記憶管理されている文書ファイル情報管理テーブル１４００のデータ構成の一例について説明する。図１４に示す通り、文書ファイル情報管理テーブル１４００は、ファイルＩＤ１４０１、ファイル名１４０２、バージョン１４０３、登録ディレクトリＩＤ１４０４、登録日１４０５、登録ユーザＩＤ１４０６、ファイルパス１４０７、削除フラグ１４０８等のデータ項目を備えて構成されている。

ファイルＩＤ１４０１は、文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録されているファイルを一意に識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。ファイル名１４０２は、文書ファイルのファイル名が登録されるデータ項目である。バージョン１４０３は、ファイルのバージョンが登録されるデータ項目である。尚、本発明では、ファイルをディレクトリに登録する際に、登録先のディレクトリに、既に同一のファイル名のファイルが登録されている場合には、同一ファイル名の異なるバージョンのファイルとして新たにファイルを登録する。これにより、ファイルの更新履歴を管理することを可能としている。

登録先ディレクトリＩＤ１４０４は、文書ファイルが保存されたディレクトリのディレクトリＩＤが登録されるデータ項目である。登録日１４０５は、当該文書ファイルが文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録された日時情報が登録されるデータ項目である。登録ユーザＩＤ１４０６は、当該文書ファイルの登録を指示したユーザのユーザＩＤが登録されるデータ項目である。電子メールに添付された添付ファイルをこの文書ファイル情報管理テーブル１４００を登録する場合には、電子メールの送信者のユーザＩＤがこのデータ項目に登録される。

ファイルパス１４０７は、外部メモリ２１１に記憶された文書ファイルのファイルパスが登録されるデータ項目である。削除フラグ１４０８は、当該文書ファイルに対して削除指示を受け付けたか否かを示すフラグ情報が登録されるデータ項目である。

以上が、文書ファイル情報管理テーブル１４００のデータ構成の一例の説明である。

図６の説明に戻る。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０６の判定処理で、電子メールの送信者、受信者のいずれかに（電子メールサーバ１０２でアカウント管理されていないメールアドレスを除く）、添付ファイルの登録先ディレクトリとして指定されたディレクトリに登録されるファイルへの上記のアクセス権が設定されていない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ６０８に進め、指定された登録先ディレクトリにサブディレクトリを作成する。より具体的には、ディレクトリ情報管理テーブル１３００に、登録先ディレクトリのディレクトリＩＤが親ディレクトリ１２０４に設定されたレコードを追加登録する。尚、ディレクトリ名１２０２は、予め設定された規則に従ったディレクトリ名が自動的に設定される。

その後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ６１０に進め、ステップＳ６０８で新たに作成したディレクトリに、電子メールの送信者、受信者がファイルに所定の処理（編集、参照等）を行うために必要なアクセス権を設定する。ここでは、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ディレクトリ情報管理テーブル１３００中の登録先ディレクトリのレコードのアクセス権１３０４に必要なアクセス権情報を登録する。そしてその後、新たに作成した添付ファイルの登録先ディレクトリに添付ファイルを登録する（ステップＳ６１１）。

ステップＳ６０５の判定処理で、指定された登録先ディレクトリが作成されていない（ＮＯ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ６０９に進め、登録先ディレクトリとして指定されたディレクトリを作成する。この時、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、指定されたディレクトリのパス情報とディレクトリ情報管理テーブル１３００をもとに、既にどの階層のディレクトリまで作成済みであるかを判定し、まだ作成されていない階層以下のディレクトリの情報を新たにディレクトリ情報管理テーブル１３００に登録することで、添付ファイルの登録先ディレクトリを作成する。

その後、処理をステップＳ６１０に進め、アクセス権の設定を行い、ステップＳ６１１では、新たに作成した添付ファイルの登録先ディレクトリに添付ファイルを保存する。

ステップＳ６１１の処理終了後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ６１２に進める。

ステップＳ６１２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、添付ファイルを登録したディレクトリと、当該添付ファイルが添付されていた電子メールのメッセージＩＤとを対応付ける。具体的には、ディレクトリ情報管理テーブル１３００中の、添付ファイルを登録したディレクトリの情報を管理しているレコードのメッセージＩＤ１３０５に、当該添付ファイルが添付された電子メールのメッセージＩＤを登録する。

その後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ６１３に進め、電子メールの添付ファイルの登録処理の結果を電子メールサーバ１０２に対して送信する。添付ファイルの登録処理が成功した場合には、処理成功を示す処理結果を、添付ファイルの登録処理に失敗した場合には、その失敗した原因を含む処理失敗を示す処理結果を電子メールサーバ１０２に対して送信することになる。

以上が、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる添付ファイル登録処理の一例について説明である。

次に、図７を参照して、図６のステップＳ６０４の登録先ディレクトリ特定処理の詳細の一例について説明する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、まず、電子メールサーバ１０２から受信した電子メールのメールヘッダ情報を取得する（ステップＳ７０１）。そして、そのメールヘッダに「Ｉｎ−ｒｅｐｌｙ−ｔｏ」が含まれているか否かにより、当該電子メールが他の電子メールの返信メールであるかを判定する（ステップＳ７０２）（この時の、「他の電子メール」を「返信元メール」という）。尚、他の情報を用いて電子メールが他の電子メールの返信メールであるかを判定するようにしても良い。

そして、ステップＳ７０２の判定処理で返信メールである（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ７０３に進め、電子メールのメールヘッダに設定されている、返信元メールのメッセージＩＤ（Ｉｎ−ｒｅｐｌｙ−ｔｏに設定されている）を取得する。その後、ディレクトリ管理情報テーブル１３００中に、ステップＳ７０３で取得したメッセージＩＤと対応付けられている（メッセージＩＤ１３０５にステップＳ７０３で取得したメッセージＩＤが登録されている）レコードがあるか否かにより、当該メッセージＩＤに対応付いたディレクトリがあるかを判定する（ステップＳ７０４）。

ステップＳ７０４の判定処理でＹＥＳと判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、当該メッセージＩＤに対応付いたディレクトリ内に電子メールに添付された添付ファイルを登録すると決定する。そして、処理をステップＳ７０５に進め、ステップＳ７０３で取得したメッセージＩＤに対応付いたディレクトリに登録される文書ファイルに対して、電子メールの送信者及び電子メールの受信者に必要なアクセス権が付与されているかを判定する。この判定処理に従って、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、添付ファイルを登録先ディレクトリの直下に登録するか、それとも登録先ディレクトリにサブディレクトリを作成し、サブディレクトリに添付ファイルを登録するかを決定する。

ステップＳ７０５の判定処理で、電子メールの送信者及び受信者に、当該ディレクトリに登録される文書ファイルに対するアクセス権が付与されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ７０６に進め、ステップＳ７０３で取得したメッセージＩＤに対応付けられたディレクトリを、電子メールサーバ１０２から取得した電子メールの添付ファイルの登録先ディレクトリと決定する。その後、処理をステップＳ７１３に進める。

一方、ステップＳ７０５の判定処理で、電子メールの送信者及び受信者に、当該ディレクトリに登録される文書ファイルに対する必要なアクセス権が付与されていない（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ７０７に進め、ステップＳ７０３で取得したメッセージＩＤに対応付いたディレクトリにサブディレクトリを作成する。その後、処理をステップＳ７１１に進め、ステップＳ７０７で作成したディレクトリに登録される文書ファイルに対する、電子メールの送信者、受信者のアクセス権を設定する。そして、ステップＳ７０７で作成したディレクトリを添付ファイルの登録先のディレクトリと決定する（ステップＳ７１２）。その後、処理をステップＳ７１３に進める。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０２の判定処理でＮＯと判定した場合、また、ステップＳ７０４の判定処理でＮＯと判定した場合には、電子メールの添付ファイルの登録先ディレクトリを、あらかじめ決められた所定のルールに従って決定する。本実施例では、日付毎に作成されたディレクトリと決定するものとする。そして、電子メールの受信日当日のディレクトリが既に作成済みであるかを判定する（ステップＳ７０８）。

ステップＳ７０８の判定処理で、当日のディレクトリをまだ作成していない（ＮＯ）と判定した場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ７０９に進め、当日のディレクトリを所定のディレクトリ（例えばルートディレクトリ）のサブディレクトリとして作成する。

ステップＳ７０８でディレクトリを既に作成している（ＹＥＳ）と判定した場合、また、ステップＳ７０９の処理が終了後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップ７１０に進め、当日のディレクトリに所定の規則に従ってサブディレクトリを作成する。その後、処理をステップＳ７１１に進め、ステップＳ７１０で作成したディレクトリに登録される文書ファイルに対する、電子メールの送信者、受信者のアクセス権を設定する。そして、ステップＳ７１０で作成したディレクトリを添付ファイルの登録先のディレクトリと決定する（ステップＳ７１２）。その後、処理をステップＳ７１３に進める。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０６、または、ステップＳ７１２で電子メールの添付ファイルの登録先ディレクトリを決定した後に、処理をステップＳ７１３に進め、登録先ディレクトリに電子メールの添付ファイルを登録する。

以上が、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる登録先ディレクトリ特定処理（図６のステップＳ６０４）の詳細な説明である。

本発明では、図６、図７に示す処理を行うことで電子メールの添付ファイルを文書ファイル情報管理テーブル１４００に登録することにより、関連する電子メールに添付されたファイルを関連付けて登録することが可能となる。

例えば、電子メールの件名に添付ファイルの登録先ディレクトリが指定された電子メールに対する返信メールにファイルが添付された場合には、デフォルトで設定される件名（返信元メールの件名の頭に「Ｒｅ：」が付加される）を変更しなかった場合には、当該返信メールの添付ファイルの登録先ディレクトリが返信元メールと同一のディレクトリ内（同一のディレクトリ直下またはそのサブディレクトリ）となる。よって、返信元メール、及び、返信メールにそれぞれ添付されたファイルを関連付けて保存することが可能となる。

また、電子メールの件名に添付ファイルの登録先ディレクトリが指定された電子メールに対する返信メールにファイルが添付された場合には、デフォルトで設定される件名を変更したとしても、返信メールの件名に、添付ファイルの登録先ディレクトリを設定しない件名を入力した場合には、やはり、返信メールに添付された添付ファイルは、当該電子メールの返信元メールのメッセージＩＤに対応付けられたディレクトリ、即ち、返信元メールの添付ファイルが登録されているディレクトリが登録先ディレクトリと決定されることになるので、それら電子メールにそれぞれ添付されたファイルは同一のディレクトリ内（同一のディレクトリ直下またはそのサブディレクトリ）となる。これは、返信元メールに添付ファイルの登録先ディレクトリが設定されていない場合も同様である。

尚、上記の実施例では、返信メールの件名に、返信元メールの件名と異なる登録先ディレクトリが設定された場合には、返信元メールの添付ファイルと返信メールの添付ファイルとが異なるディレクトリに登録されることになる。返信元メールと返信メールの添付ファイルの登録先ディレクトリを異ならせたい場合には、このようにすれば良い。以上のように構成することで、関連する異なる電子メールに添付されているファイルを同一のディレクトリ内に関連付けて登録することが可能となる。

尚、以上の説明では、電子メールの添付ファイルの登録先ディレクトリと決定されたディレクトリに、電子メールの送信者アドレス、宛先アドレスに設定されたメールアドレスを利用しているユーザが適切なアクセス権がない場合に、そのディレクトリにサブディレクトリを作成し、サブディレクトリに登録するようにしているが、登録先ディレクトリと決定されたディレクトリに保存されたユーザのアクセス権を変更するようにして、添付ファイルを登録先ディレクトリに登録するようにしても構わない。

次に、図８を参照して、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１及び文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる文書管理サービスログイン処理の一例について説明する。

クライアント装置１０３を使用するユーザは、文書管理サーバ１０１で記憶管理されている文書ファイルの内容の閲覧、編集等を希望する場合には、クライアント装置１０３にインストールされているウェブブラウザアプリケーションを用いて、文書管理サーバ１０１への接続指示を、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ユーザの操作指示に従って入力される、文書管理サーバ１０１への接続指示を受け付けると、文書管理サーバ１０１に対して、接続要求を送信する（ステップＳ８０１）。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０３から送信された接続要求を受信すると（ステップＳ８１１）、別途クライアント装置１０３から受信した、ユーザ認証に用いる認証情報（ユーザＩＤ、パスワード）を用いて、認証処理を行う（ステップＳ８１２）。この時、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０３を操作しているユーザを、ユーザ情報管理テーブル１２００に、クライアント装置１０１から受信した認証情報（ユーザＩＤ、パスワード）が登録されているレコードが示すユーザと特定することになる。そして、その後、認証処理に成功したか否かを判定する（ステップＳ８１３）。

ステップＳ８１３の判定処理で、ユーザ認証に失敗した、即ち、クライアント装置１０３を操作するユーザが特定できなかった（ＮＯ）と判定した場合には、処理をステップＳ８１４に進め、認証エラー通知を、接続要求を行ったクライアント装置１０３に対して送信する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０１から送信された認証エラー通知を受信すると（ステップＳ８０２）、その旨の警告通知を行い、クライアント装置１０３を使用するユーザから、リトライする／しないの操作指示の入力を受け付ける。そして、入力された操作指示に従って、リトライを行うか否かを判定する（ステップＳ８０３）。この判定処理でリトライする（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ８０１に進め、それ以降の処理を再度実行する。一方、リトライしない（ＮＯ）と判定した場合には、本図に示す処理を終了する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８１３の判定処理で、ユーザ認証に成功した（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ８１５に進め、図１１に示す操作画面１１００をクライアント装置１０３のディスプレイ装置２１０に表示させるための画面情報をクライアント装置１０３に送信する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０１から送信された操作画面の画面情報を受信すると（ステップＳ８０４）、受信した画面情報に従って、図１１に示す操作画面１１００をディスプレイ装置２１０に表示する（ステップＳ８０５）。その後、操作画面１１００を介して入力される、ユーザからの各種の操作指示に従って、登録文書ファイル操作処理を行う（ステップＳ８０６）。この登録文書ファイル操作処理の詳細は、図９を参照して説明する。

以上が、文書管理サービスログイン処理の一例の説明である。

ここで、図１１を参照して、図８のステップＳ８０５において、クライアント装置１０３のディスプレイ装置２１０に表示される操作画面１１００の構成の一例について説明する。

図中、ディレクトリ選択受付部１１０１は、ディレクトリの階層構造を表示し、ディレクトリの選択を受け付けるための受付部である。尚、選択中のディレクトリ（１１０１−１）は、他のディレクトリと表示形態を変える等し、いずれのディレクトリが選択状態であるか、ユーザが認識できるような形での表示が行われる。

新規文書登録ボタン１１０２は、ディレクトリ指定部１１０１で選択されているディレクトリに新規に文書ファイルを登録する際に用いられるボタンである。このボタンに対する押下指示を受け付けると、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、不図示のファイル指定ダイアログを表示し、当該ディレクトリに新規に登録するファイルの指定を受け付ける。

登録文書ファイル一覧表示部１１０３は、ディレクトリ選択受付部１１０１で選択を受け付けたディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧を表示する表示部である。尚、ディレクトリ選択受付部１１０１で選択を受け付けたディレクトリにログインユーザ（図８のステップＳ８１２の認証処理で特定されたユーザ）がアクセス権を有さない文書ファイルがある場合には、そのファイルを表示しないようにしても構わないし、表示色を変える（例えばグレー表示する）等し、ユーザに対して当該文書ファイルにはアクセス権が設定されていないことを認識可能にするようにしても構わない。

また、この登録文書ファイル一覧表示部１１０３に表示されている文書ファイルの選択を受け付け（選択状態の文書ファイルを１１０３−１に示す）、選択されたファイルに対して、参照、当該文書ファイルに対するアクセス履歴の閲覧、更新、削除等の指示を行うことが可能である。

参照ボタン１１０４は、登録文書ファイル一覧表示部１１０３で選択状態の文書ファイルの参照指示をクライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力するためのボタンである。

アクセス履歴ボタン１１０５は、登録文書ファイル一覧表示部１１０３で選択状態の文書ファイルに対する各ユーザのアクセス履歴の閲覧指示を、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力するためのボタンである。

更新ボタン１１０６は、登録文書ファイル一覧表示部１１０３で選択状態の文書ファイルに対する更新指示を、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力するためのボタンである。

削除ボタン１１０７は、登録文書ファイル一覧表示部１１０３で選択状態の文書ファイルに対する削除指示を、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力するためのボタンである。

終了ボタン１１０８は、操作画面１１００を介した文書ファイル操作処理の終了指示をクライアント装置１０３のＣＰＵ２０１に対して入力するために用いられるボタンである。

以上が、操作画面１１００の構成の一例の説明である。

次に、図９を参照して、図８のステップＳ８０６の登録文書ファイル操作処理の一例について説明する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、図８のステップＳ８０５でディスプレイ装置２１０に表示した操作画面１１００を介して、各種の操作指示を受け付ける（ステップＳ９０１）。

そして、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が、ディレクトリの選択指示であると判定した場合には（ステップＳ９０２でＹＥＳ）、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ９０３に進め、操作画面１１００のディレクトリ選択受付部１１０１で新たに選択を受け付けたディレクトリの情報を取得する。そして、選択されたディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧の取得要求を、文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ９０４）。その後、ステップＳ９０４で行った要求に応じて文書管理サーバ１０１より送信される文書ファイルの一覧情報を取得して（ステップＳ９０５）、その一覧情報を、操作画面１１００の登録文書ファイル一覧表示部１１０３に表示することで、操作画面１１００の表示を更新する。（ステップＳ９０６）。その後、処理をステップＳ９０１に進める。尚、図９に示す登録文書ファイル操作処理において行われるクライアント装置１０３のＣＰＵ２０１からの各種要求に応じて文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理については、図１０を参照して後述することにする。

また、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が、新規登録ボタン１１０２に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９０７でＹＥＳ）、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ９０８に進め、操作画面１１００のディレクトリ選択受付部１１０１で選択状態のディレクトリの情報を取得する。

その後、不図示のファイル指定ダイアログをディスプレイ装置２１０に表示し、選択されているディレクトリに新規登録するファイルの指定を受け付ける（ステップＳ９０９）。そして、文書管理サーバ１０１に対してファイルの新規登録要求を送信する（ステップＳ９１０）。この時、選択されているディレクトリのディレクトリＩＤと、当該ディレクトリに新規登録する文書ファイルを文書管理サーバ１０１に対して送信することになる。

そして、ステップＳ９１０での文書ファイルの新規登録要求に応じて行われた文書管理サーバ１０１による文書ファイルの新規登録処理の処理結果を取得すると（ステップＳ９１１）、その後、操作画面１１００の表示を更新する（ステップＳ９１２）。例えば、文書管理サーバでのファイルの新規登録処理が成功した場合には、その処理結果として、新規登録した文書ファイルを含む、選択中のディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧が文書管理サーバ１０１より送信されてくるので、その情報に従って登録文書ファイル一覧表示部１１０３の表示を更新する。ステップＳ９１２の処理が終了後、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ９０１に進める。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が参照ボタン１１０４に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９１３でＹＥＳ）、処理をステップＳ９１４に進め、登録文書ファイル表示部１１０３で選択状態の文書ファイルのファイルＩＤを取得する。

その後、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、文書ファイルの取得要求を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ９１５）。そして、この要求に応じて文書管理サーバ１０から送信された文書ファイルを受信すると（ステップＳ９１６）、受信した文書ファイルの表示を行う（ステップＳ９１７）。この時、取得した文書ファイルの拡張子に対応付けられているアプリケーションプログラムの制御に従って、文書ファイルの表示処理が行われることになる。また、そのアプリケーションプログラムの機能により、取得した文書ファイルをクライアント装置１０３の外部メモリ２１１に記憶させることなども可能である。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９１７の処理終了後、処理をステップＳ９０１に移行する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示がアクセス履歴ボタン１１０５に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９１８でＹＥＳ）、処理をステップＳ９１９に進め、登録文書ファイル表示部１１０３で選択状態の文書ファイルのファイルＩＤを取得する。

その後、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ９２０に進め、文書ファイルに対するアクセス履歴情報の取得要求を、文書管理サーバ１０１に対して送信する。この時、ステップＳ９１９で取得したファイルＩＤを文書管理サーバ１０１に送信する。その後、このアクセス履歴情報の取得要求に応じて文書管理サーバ１０１より送信される文書ファイルのアクセス要求を受信すると（ステップＳ９２１）、不図示のアクセス履歴表示画面を表示する（ステップＳ９２２）。本発明では、このように構成することで、それぞれのユーザによるファイルへのアクセス状況を確認することが可能となっている。例えば、電子メールの添付ファイルであった登録文書ファイルへのアクセス履歴情報を電子メールの送信者が確認することで、自身が電子メールに添付して電子メールの受信者に送信した文書ファイルを、受信者がきちんと閲覧しているかを確認することが可能となる。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９２２の処理終了後、処理をステップＳ９０１に移行する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が更新ボタン１１０６に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９２３でＹＥＳ）、処理をステップＳ９２４に進め、登録文書ファイル表示部１１０３で選択状態の文書ファイルのファイルＩＤを取得する。

その後、不図示のファイル選択ダイアログをディスプレイ装置２１０に表示し、ファイル選択ダイアログに対する操作指示により、更新登録を行う文書ファイルの指定を受け付ける（ステップＳ９２５）。そして、文書管理サーバ１０１に対して、文書ファイルの更新要求を送信する（ステップＳ９２６）。この時、ステップＳ９２４で取得したファイルＩＤと、ステップＳ９２５で取得した文書ファイルを、文書管理サーバ１０１に対して送信する。

そしてその後、文書ファイルの更新要求に応じて文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる文書ファイルの登録処理結果を、文書管理サーバ１０１より受信する（ステップＳ９２７）。そして、登録処理結果に応じて操作画面１１００の表示を更新する（ステップＳ９２８）。例えば、文書管理サーバ１０１でのファイルの更新登録処理が成功した場合には、その処理結果として、更新登録した文書ファイルの情報を、選択中のディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧が文書管理サーバ１０１より送信されてくるので、その情報に従って登録文書ファイル一覧表示部１１０３の表示を更新する等することになる。その後、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ９０１に移行する。

クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が、削除ボタン１１０７に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９２９でＹＥＳ）、処理をステップＳ９３０に進め、登録文書ファイル表示部１１０３で選択状態の文書ファイルのファイルＩＤを取得する。

その後、処理をステップＳ９３１に進め、文書管理サーバ１０１に対して文書ファイルの削除要求を送信する。この時、文書管理サーバ１０１に対してステップＳ９３０で取得した、削除対象とする文書ファイルのファイルＩＤを送信する。尚、この時、削除するバージョンを指定させるようにし、その情報を合わせて文書管理サーバ１０１に送信させることで、削除する文書ファイルのバージョンを指定可能にするように構成しても勿論構わない。

その後、ステップＳ９３１で文書管理サーバ１０１に対して送信した文書ファイルの削除要求に応じて文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われた文書ファイルの削除処理結果を受信する（ステップＳ９３２）。そして、その処理結果情報に従って、操作画面１１００の表示を更新する（ステップＳ９３３）。その後、処理をステップＳ９０１に移行する。

また、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示がキャンセルボタン１１０８に対する押下指示であると判定した場合には（ステップＳ９３４でＹＥＳ）、文書管理サーバ１０１に対してログアウト要求を行い（ステップＳ９３６）、本図に示す処理を終了する。また、ステップＳ９０１で受け付けた操作指示が、上記のいずれでもないと判定した場合には（ステップＳ９３４でＮＯ）、指示された操作指示に従った処理を実行し（ステップＳ９３５）、処理をステップＳ９０１に移行させる。

以上が、図８のステップＳ８０６の登録文書ファイル操作処理の詳細な説明である。

次に、図１０を参照して、図９の登録文書ファイル操作処理において、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１によって行われる各種の要求に応じて、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１が行う要求応答処理について説明する。

まず、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１において、クライアント装置１０３から送信された各種の要求を受信する。そしてその後、クライアント装置１０３から受け付けた要求がどのような要求であるかの判定を行う。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９０４で送信された文書ファイルの一覧要求であると判定した場合には（ステップＳ１００２でＹＥＳ）、クライアント装置１０３から送信されたディレクトリＩＤを取得し（ステップＳ１００３）、文書ファイル管理情報テーブル１４００に登録されている文書ファイルのうち、ステップＳ１００３で取得したディレクトリＩＤに紐づけられた文書ファイル、即ち登録先ディレクトリＩＤ１４０４にステップＳ１００３で取得したディレクトリＩＤが登録されている文書ファイル（ディレクトリＩＤで特定されるディレクトリに登録されている文書ファイル）を取得する（ステップＳ１００４）。この時、複数のバージョンが登録されている文書ファイルについては、最後に更新登録された最新バージョンの文書ファイルを取得することになる。

そして、ステップＳ１００４で取得した文書ファイル情報を用いて、指定されたディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧データを作成し（ステップＳ１００５）、その文書ファイルの一覧データを、文書ファイルの一覧要求を行ったクライアント装置１０３に対して送信する（ステップＳ１００６）。その後、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９１０で送信された、文書ファイルの新規登録要求であると判定した場合には（ステップＳ１００７でＹＥＳ）、処理をステップＳ１００８に進め、クライアント装置１０３より取得した文書ファイルを、外部メモリ２１１上に記憶する（ステップＳ１００８）。そして、文書ファイル情報管理テーブル１４００に新たなレコードを登録し、そのレコードの各データ項目に情報を登録する（ステップＳ１００９）。そして、図１５に示すアクセス履歴情報管理テーブル１５００に、文書ファイルに対するアクセス情報として、文書ファイルを登録したことを示す情報を追加する（ステップＳ１０１０）。

ここで、図１５を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で記憶管理絵されているアクセス履歴情報管理テーブル１５００のデータ構成の一例について説明する。図１５に示すように、アクセス履歴情報管理テーブル１５００は、ファイルＩＤ１５０１、アクセスユーザＩＤ１５０２、アクセス日時１５０３、操作種別１５０４等のデータ項目を備えて構成されている。

ファイルＩＤ１５０１は、いずれの文書ファイルに対するアクセスであるかを特定するための、文書ファイル管理情報で登録されている文書ファイルを一意に識別するファイルＩＤが登録されるデータ項目である。

アクセスユーザＩＤ１５０２は、文書ファイルに対する操作（登録、参照、削除等）を行った（即ち、文書ファイルにアクセスした）ユーザのユーザＩＤが登録されるデータ項目である。アクセス日時１５０３は、ユーザが文書ファイルに対してアクセスした時刻を示す日時情報が登録されるデータ項目である。

操作種別１５０４は、ユーザが文書ファイルに対して行った操作の種別（登録、参照、削除等）が登録されるデータ項目である。

以上が、アクセス履歴情報管理テーブル１５００のデータ構成の一例の説明である。

図１０の説明に戻る。ステップＳ１０１０でアクセス履歴情報管理テーブル１５００にアクセス履歴を追加した後に、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は処理をステップＳ１０１１に進め、文書ファイルの新規登録処理の結果をクライアント装置１０３に対して送信する。この時、文書ファイルの登録が正常に行われた場合には、当該文書ファイルが登録されたディレクトリに登録されている文書ファイルの一覧をクライアント装置１０３に送信する。そして、クライアント装置１０３のＣＰＵ２０１は、その情報をもとに、ディスプレイ装置２１０に表示されている操作画面１１００中の表示を更新する。一方、文書ファイルの登録処理が正常に行われなかった場合には、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、登録処理に失敗した旨の通知をクライアント装置１０３に対して送信する。

ステップＳ１０１１の処理が終了後、文書管理サーア１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９１５で送信された、文書ファイルの取得要求であると判定した場合には（ステップＳ１０１２でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０１３に進め、クライアント装置１０３から送信された、取得要求を受け付けた文書ファイルのファイルＩＤを取得する。

そして、そのファイルＩＤで特定される文書ファイル情報を文書ファイル管理情報データテーブル１４００から取得し、取得したファイルパスが示す文書ファイルを外部メモリ２１１から取得する（ステップＳ１０１４）。

その後、アクセス履歴情報管理テーブル１５００にレコードを追加して、クライアント装置１０３を使用しているユーザから、ファイルＩＤで特定される文書ファイルに対する参照要求があった情報を登録する（ステップＳ１０１５）。その後、ステップＳ１０１４で取得した文書ファイルを、文書ファイルの取得要求を行ったクライアント装置１０３に対して送信する（ステップＳ１０１６）。ステップＳ１０１６の処理終了後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９２０で送信された、文書ファイルに対するアクセス履歴の取得要求であると判定した場合には（ステップＳ１０１７でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０１８に進め、クライアント装置１０３から送信されたファイルＩＤを取得する。

そして、ステップＳ１０１８で取得したファイルＩＤで特定されるファイルに対するアクセス履歴を、アクセス履歴情報管理テーブル１５００より取得する（ステップＳ１０１９）。そして、取得したアクセス履歴の一覧を、クライアント装置１０３に対して送信する（ステップＳ１０２０）。文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、アクセス履歴の一覧に、文書ファイルに対してアクセスをしたユーザのユーザＩＤだけではなく、ユーザＩＤで特定されるユーザの氏名が含めるようにアクセス履歴情報を加工した後に、クライアント装置１０３に対して送信する。尚、ユーザＩＤは含めないようにしても構わない。ステップＳ１０２０の処理終了後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９２６で送信された、文書ファイルの更新要求であると判定した場合には（ステップＳ１０２１でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０２２に進め、クライアント装置１０３から送信された更新用の文書ファイルを取得し、外部メモリ２１１に記憶する。

その後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、文書ファイル情報管理テーブル１４００にレコードを追加登録し、そのレコードに各種の情報を登録する（ステップＳ１０２３）。この時、ファイル名１４０２には、更新指示をされた文書ファイル名と同じファイル名を登録する。また、バージョン１４０３には、更新指示をされた文書ファイルのバージョン１４０３に登録されている数値に１足した数値を登録する。

ステップＳ１０２３の処理終了後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理をステップＳ１０２４に進め、アクセス履歴情報管理テーブル１５００に、文書ファイルを新たに登録した旨のアクセス履歴情報を追加し、処理結果を要求を行ったクライアント装置１０３に対して送信する（ステップＳ１０２５）。そしてその後、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９３１で送信された、文書ファイルの削除要求であると判定した場合には（ステップＳ１０２６でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０２７に進め、削除指示を受け付けた文書ファイルのファイルＩＤを取得する。そして、そのファイルＩＤで特定される文書ファイル情報管理テーブル１４００中のレコードの削除フラグ１４０８に、ＴＲＵＥを設定する（ステップＳ１０２８）。

尚、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、削除フラグにＴＲＵＥが設定されたレコードで管理される文書ファイルを、所定のタイミングで外部メモリ２１１から削除する。その後、当該文書ファイルの情報を管理している文書ファイル情報管理テーブル１４００中のレコードを削除する。

ステップＳ１０２８の処理終了後、アクセス履歴情報管理テーブル１５００に新規レコードに追加して、文書ファイルに対する削除が行われたことを示す履歴情報を登録する（ステップＳ１０２９）。その後、処理結果をクライアント装置１０３に送信し（ステップＳ１０３０）、処理をステップＳ１００１に移行する。

文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１００１でクライアント装置１０３から受け付けた要求が、図９のステップＳ９３６で送信された、ログアウト要求であると判定した場合には（ステップＳ１０３１でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０３３に進め、ログアウト処理を行って本図に示す処理を終了する。また、上記した要求ではない他の要求を受け付けたと判定した場合には、処理をステップＳ１０３２に進め、受け付けた要求に応じた処理を実行し、その処理結果をクライアント装置１０３に送信した後に、処理をステップＳ１００１に移行する。

以上が、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる要求応答処理の説明である。

以上説明したように、本発明によれば、電子メールに添付されたファイルを文書管理サービスに登録する際に、その電子メールに関連する他の電子メールに添付されたファイルが登録されているディレクトリと同一のディレクトリや、そのサブディレクトリに関連付けた形で登録することが可能となる。

本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。

したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。

また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

１０１ 文書管理サーバ
１０２ 電子メールサーバ
１０３ クライアント装置
１０４ ネットワーク
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ 入力コントローラ
２０６ ビデオコントローラ
２０７ メモリコントローラ
２０８ 通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９ 入力装置
２１０ ディスプレイ装置
２１１ 外部メモリ

Claims (7)

1. ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置であって、
   電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定手段と、
   前記決定手段で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録手段と、
   前記登録手段でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
   前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定手段と、
   を備え、
   前記第１の判定手段により前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定手段は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定すること
   を特徴とする情報処理装置。
2. 前記電子メールに、添付されたファイルの登録先ディレクトリの指定がされているかを判定する第２の判定手段を更に備え、
   前記決定手段は、前記２の判定手段で登録先ディレクトリの指定がされていると判定した場合に、前記決定手段は、前記指定されたディレクトリを、前記登録手段で登録指示をされたファイルを登録するディレクトリを決定すること
   を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記添付されたファイルの登録先のディレクトリは、前記電子メールの件名、または本文に指定されていること
   を特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記決定手段で決定されたディレクトリに保存されるファイルに対して、前記電子メールの送信者及び受信者に必要なアクセス権が設定されているかを判定する第３の判定手段と、
   前記第３の判定手段で必要なアクセス権が設定されていないと判定した場合に、前記決定手段で決定したディレクトリにサブディレクトリを作成する作成手段と
   を更に備え、
   前記登録手段は、前記作成手段で作成されたサブディレクトリに前記電子メールに添付されたファイルを登録すること
   を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記登録手段により登録されたファイルに対するアクセス履歴情報を管理する管理手段と、
   前記管理手段で管理されているアクセス履歴情報の要求を受け付けた場合に、アクセス履歴を要求した端末に対して、アクセス履歴情報を送信する送信手段と
   を備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
   電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付工程と、
   前記受付工程で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定工程と、
   前記決定工程で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録工程と、
   前記登録工程でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶装置に記憶する記憶工程と、
   前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定工程と、
   を備え、
   前記第１の判定工程で前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定工程は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定すること
   を特徴とする情報処理方法。
7. ファイルをディレクトリに記憶管理する情報処理装置を、
   電子メールに添付されたファイルの登録要求を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で登録指示を受け付けた前記ファイルを登録するディレクトリを決定する決定手段と、
   前記決定手段で前記ファイルを登録するディレクトリと決定されたディレクトリ内に、前記ファイルを登録する登録手段と、
   前記登録手段でファイルを登録したディレクトリと、当該ファイルが添付された電子メールの識別情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
   前記電子メールに関連する他の電子メールがあるかを判定する第１の判定手段
   として機能させ、
   前記第１の判定手段により前記電子メールに関連する他の電子メールがあると判定される場合に、前記決定手段は、前記他の電子メールに関連付けられたディレクトリを、前記電子メールに添付されたファイルを登録するディレクトリとして決定すること
   を特徴とするコンピュータプログラム。

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