添付の図面を参照しながら、限定的でない例示の実施形態に係るデータ管理システムを用いて、本発明を説明する。本発明は、以下に説明するデータ管理システム以外でも、情報管理システム、情報蓄積システム、情報処理システム、ファイルサーバシステム、いわゆるクラウドコンピューティング及びその他の情報システム(装置、機器、ユニット、コンピュータネットワークなど)にも用いることができる。
なお、以後の説明において、添付の全図面の記載の同一又は対応する装置、部品又は部材には、同一又は対応する参照符号を付し、重複する説明を省略する。また、図面は、装置、部品若しくは部材間の限定的な関係を示すことを目的としない。したがって、具体的な相関関係は、以下の限定的でない実施形態に照らし、当業者により決定することができる。
本発明の一実施形態に係るデータ管理システム10を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。
1.概要
1.1 システムの概要
1.2 モジュール化
2.構成
2.1 システム構成
2.2 ハードウェア構成
3.機能
4.処理フロー
4.1 ショートカットデータを変更する動作
4.2 ショートカットデータを生成する動作
4.3 ショートカットデータを更新する動作
5.プログラム及び記録媒体
(1.概要)
(1.1 システムの概要)
図1を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10の概要を説明する。ここで、データ管理システム10とは、ショートカットデータ(リンク情報など)を用いて所定の記憶手段(例えばフォルダ)内に記憶された電子データ(例えばファイル、フォルダ、ディスクなど)を管理するシステムである。ここで、ショートカットデータとは、記憶されたデータにアクセスするために必要な情報を含むデータである。ショートカットデータは、例えばデータの名称、種類、サイズ、作成日時、更新日時、仮想アドレス(及び物理アドレス)、アクセス権、属性及び/又はその他データにアクセスするために必要な情報を含む。
データ管理システム10は、ショートカットデータを含むフォルダ(一のフォルダ)を記憶する記憶手段11と、電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出手段12と、検出した電子データのプロパティ情報の変更に基づいてショートカットデータのプロパティ情報を変更する変更手段13とを有する。また、データ管理システム10は、フォルダ(一のフォルダ)内に新規フォルダが作成されたことを監視(検出)する監視手段14と、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する検索手段15と、検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成手段16とを更に有する。更に、データ管理システム10は、本実施形態では、データ管理システム10全体の動作を制御する制御手段Cntrと、電子データ(実データ)を含むフォルダ(他のフォルダ)を記憶する第2の記憶手段17及び検出手段12等と情報の入出力を行う通信手段18を備えるデータ管理サーバ10SVと、を有することができる。
なお、本実施形態に係るデータ管理システム10は、データ管理システム10の動作条件、動作状態、処理結果及びその他システムに関する情報(以下、「システム情報」という。)を記憶する記憶部を制御手段Cntrに備えてもよい。また、データ管理システム10は、監視手段14、検索手段15及び生成手段16として、データ管理システム10外部の装置(記憶装置、サーバなど)を利用する構成としてもよい。更に、データ管理システム10は、データ管理サーバ10SV(第2の記憶手段17及び通信手段18)として、データ管理システム10外部の装置(記憶装置、サーバなど)を利用する構成としてもよい。
本実施形態に係るデータ管理システム10は、記憶手段11を用いて、ショートカットデータを記憶する記憶機能を実現する。また、データ管理システム10は、検出手段12を用いて、電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出機能を実現する。更に、データ管理システム10は、変更手段13を用いて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する変更機能を実現する。
(1.2 モジュール化)
記憶手段11、検出手段12及び変更手段13の記憶機能、検出機能及び変更機能に夫々分けられたモジュールの組み合わせによって実現される機能(以下、「データ管理機能」という。)について説明する。なお、データ管理機能は、データ管理システム10の制御手段Cntrがプログラムを実行し、ハードウェア(例えば後述する図2)と協働することで実現される。
本実施形態に係るデータ管理システム10は、電子データの入出力によって、任意の情報システムに対して共通で使用できるデータ管理機能を実現する。すなわち、データ管理システム10が提供するデータ管理機能は、これらの機能(記憶機能、検出機能及び変更機能)を夫々実行し、第2の記憶手段17及び通信手段18を適宜利用して、電子データを管理する。また、データ管理システム10は、監視手段14、検索手段15及び生成手段16の監視機能、検索機能及び生成機能に分けられたモジュールを更に用いて、データ管理機能を実現することができる。
この点に鑑み、データ管理システム10は、これらの機能の間で標準的なインターフェースを用いて接続される構成とすることができる。ここで、標準的なインターフェースとは、例えばTCP/IP、SMB( Server Message Block )又はCIFS( Common Internet File System )等の通信プロトコル(ファイル共有サービスなど)である。また、データ管理システム10は、データ管理機能を任意のデータ形式(ファイル形式、フォーマット、バージョンアップなど)に対応させるために、適宜モジュール、ドライバ等を追加してもよい。なお、標準的なインターフェースである通信プロトコルは、OSに含まれる形式で提供されてもよい。
以上より、本実施形態に係るデータ管理システム10によれば、任意の情報システムに対して共通で使用できる機能(データ管理機能)を提供することができる。また、本実施形態に係るデータ管理システム10によれば、モジュール等を追加することで新たなデータ形式に柔軟に対応することができる。更に、本実施形態に係るデータ管理システム10によれば、新たなアプリケーションに対応するデバイス等を接続することで、複数のデータ形式に柔軟に対応することができる。
(2.概要)
(2.1 システム構成)
図1を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10の構成を説明する。
図1に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム10は、前述のとおり、記憶手段11、検出手段12及び変更手段13を有する。また、データ管理システム10は、本実施形態では、前述のとおり、監視手段14、検索手段15及び生成手段16を更に備える。更に、データ管理システム10は、前述のとおり、制御手段Cntr及びデータ管理サーバ10SV(第2の記憶手段17、通信手段18)を備えることができる。なお、データ管理システム10の上記構成は一例であり、本発明は用途や目的に応じて様々なシステム又は構成例に用いることができる。
記憶手段11は、データ管理システム10に関するシステム情報などを記憶する手段である。また、記憶手段11は、本実施形態では、一のフォルダとして、電子データに関するショートカットデータを記憶する記憶領域(以下、「所定のフォルダ」という。)を備える。また、記憶手段11は、検出手段12が検出した検出結果及び変更手段13が変更した変更結果などを記憶してもよい。なお、記憶手段11は、公知の技術(ハードディスク、メモリ、ROM、RAM、DVD、テープドライブなど)を用いることができる。
検出手段12は、電子データのプロパティ情報の変更を検出する手段である。検出手段12は、第2の記憶手段17(後述)に記憶された電子データのプロパティ情報を検出し、そのプロパティ情報の変更を検出する。検出手段12は、本実施形態では、第2の記憶手段17(データ管理サーバ10SV)に記憶された電子データの変更を検出する場合に、先ず、データ管理サーバ10SVに検出要求を送信する。次に、検出手段12は、データ管理サーバ10SVが検出要求に基づいて検出した検出結果を受信する。次いで、検出手段12は、受信した検出結果に基づいて、以前のプロパティ情報と比較などすることによってプロパティ情報が変更されたか否かを判断する。
なお、本発明に用いることができる検出手段12の検出方法は、上記方法に限定されるものではない。また、検出手段12は、第2の記憶手段17に記憶された電子データのプロパティ情報を定期的に検出してもよい。
変更手段13は、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する手段である。変更手段13は、本実施形態では、検出手段12が検出した電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する。また、変更手段13は、検出手段12が定期的に検出した検出結果を用いて、ショートカットデータに対応する電子データが生成されたとき又は変更されたときに、ショートカットデータのプロパティ情報を変更してもよい。
監視手段14は、記憶手段11の所定のフォルダ内に作成(生成)された新規フォルダを検出する手段である。また、監視手段14は、第2の記憶手段17のフォルダに記憶された電子データが変更されたか否かを監視する手段である。監視手段14は、本実施形態では、記憶手段11に記憶された記憶領域(一のフォルダ)を定期的に監視(例えばポーリング)することによって、新規にフォルダが生成されたか否かを検出(監視)する。また、監視手段14は、記憶手段11を定期的に監視(ポーリング)することによって、生成された新規フォルダの配下に新たにサブフォルダ(第2の新規フォルダ)が作成されたか否かを検出(監視)する。更に、監視手段14は、第2の記憶手段17に記憶された記憶領域(他のフォルダ)を定期的に監視(ポーリング)することによって、電子データが変更されたか否かを検出(監視)する。
なお、監視手段14は、随時検出されるプロパティ情報のみに基づいて、記憶手段11に予め記憶されている情報等を用いて、電子データが変更されたか否かを検出してもよい。また、監視手段14は、電子データの変更時又はプロパティ情報の変更時にコールバックを受け取る方法等を利用してもよい。
検索手段15は、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する手段である。検索手段15は、本実施形態では、監視手段14が検出した新規フォルダのフォルダ名を取得し、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する。また、検索手段15は、第2の記憶手段17に記憶された電子データのうちで、取得したフォルダ名に対応する電子データを検索する。更に、検索手段15は、サブフォルダのフォルダ名を取得し、取得したフォルダ名を更に用いて、フォルダ名に対応する電子データを検索する。
生成手段16は、ショートカットデータを生成する手段である。生成手段16は、本実施形態では、検索手段15が検索した電子データに関するショートカットデータを生成する。また、生成手段16は、検索手段15が検索したサブフォルダのフォルダ名に対応する電子データに関するショートカットデータを生成する。
制御手段Cntrは、データ管理システム10の各構成に動作を指示し、各構成の動作を制御する手段である。制御手段Cntrは、本実施形態では、データ管理システム10の動作を制御することによって、所定のフォルダ(一のフォルダ)内に記憶されたショートカットデータを管理する動作を制御する。また、制御手段Cntrは、データ管理システム10の動作を制御することによって、データフォルダ(他のフォルダ)内に記憶された電子データを管理する動作を制御する。
具体的には、制御手段Cntrは、記憶手段11の動作を制御することによって、ショートカットデータ(リンク情報等)を記憶する動作を制御する。また、制御手段Cntrは、検出手段12の動作を制御することによって、電子データのプロパティ情報を検出する動作を制御する。更に、制御手段Cntrは、変更手段13の動作を制御することによって、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作を制御する。なお、制御手段Cntrは、公知技術のCPU( Central Processing Unit )、メモリ( ROM、RAMなど)及び制御部等を含む演算処理装置で構成することができる。
データ管理サーバ10SVの第2の記憶手段17は、電子データを記憶する手段である。第2の記憶手段17は、本実施形態では、他のフォルダとして、電子データを記憶する記憶領域(以下、「データフォルダ」という。)を備える。ここで、第2の記憶手段17は、例えばファイルサーバやNASなどがある。
なお、本発明に用いることができる第2の記憶手段17は、電子データを記憶できる手段であれば、単なるサーバやネットワーク機器などであってもよい。また、第2の記憶手段17は、記憶手段11の記憶領域の一部を利用する構成であってもよい。更に、第2の記憶手段17は、公知の技術(ハードディスク、メモリ、ROM、RAM、DVD、テープドライブなど)を用いてもよい。
第2の記憶手段17は、記憶手段11等が配置されたイントラ(クローズドなネットワーク)上に設置されてもよい。また、第2の記憶手段17は、いわゆるクラウドコンピューティングシステムのサービスであってもよい。
データ管理サーバ10SVの通信手段18は、第2の記憶手段17(データ管理サーバ10SV)と検出手段12とで情報の入出力を行う手段である。通信手段18は、本実施形態では、検出手段11が出力した検出要求を受信し、且つ、検出要求に基づいて検出した検出結果を検出手段11に送信(返信)する。また、通信手段18は、第2の記憶手段17と監視手段14及び検索手段15とで情報の入出力を行ってもよい。なお、通信手段18は、有線通信及び/又は無線通信を用いて、情報の入出力を実施することができる。
(2.2 ハードウェア構成)
図2を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10のハードウェア構成を説明する。
図2に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム10は、ハードウェア構成として、それぞれバスで相互に接続されたCPU、メモリユニット、記憶装置制御ユニット、ネットワーク制御部及び入出力装置制御ユニットを有する。また、データ管理システム10は、ハードウェア構成として、記憶装置、外部メディア入出力装置及び各種インターフェースを更に有する。
CPUは、OSやプログラムを記憶装置から読み出して実行することで、種々の機能を提供する。また、CPUは、本実施形態では、データ管理システム10全体の処理を統括的に制御する。CPUは、記憶装置に記憶されたプログラムを用いて、例えばデータ管理システム10の各手段の制御やデータの演算、加工を行う。また、CPUは、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
メモリユニット(例えばRAM)は、CPUがプログラムを実行する際に必要なデータを一時保管する作業メモリ(キャッシュメモリ)である。また、メモリユニット(例えばROM)は、BIOS( Basic Input Output System )、OSを起動するためのプログラム及び設定ファイル等が記憶される作業メモリ(キャッシュメモリ)である。すなわち、メモリユニットは、基本ソフトウェア及びアプリケーションソフトウェアなどのプログラム並びに情報処理するデータを記憶又は一時保存する。
記憶装置制御ユニットは、接続された記憶装置(例えばHDD)の動作を制御するものである。記憶装置制御ユニットは、本実施形態では、CPUの制御に基づいて、記憶装置の動作を制御する。また、記憶装置制御ユニットは、記憶装置に記憶されたデータを記憶媒体(例えば、USBメモリ、SDメモリカード、DVD−ROM、CD−ROM等)に書き込む動作を制御してもよい。更に、記憶装置制御ユニットは、データベース又はファイルシステムなどの機能を用いて、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータ、及び、データ管理システム10が管理する各種情報(例えばユーザ情報など)を管理することができる。
ネットワーク制御部は、データ管理システム10とデータ管理システム10外部(ネットワーク)の間で情報の入出力を制御するものである。ネットワーク制御部は、例えばネットワークカード(イーサネット(登録商標)カード)などを用いることができる。ここで、ネットワークとは、例えばLAN、WAN、VLAN、又は、2つ以上のLANがルータやレイヤ3スイッチ(L3スイッチ)により接続されたインターネットなどである。また、ネットワークは、無線LAN又は通信気事業者が提供する無線通信網などを介して、データ管理システム10と携帯端末(例えばスマートデバイス)とを接続するものであってもよい。
入出力装置制御ユニットは、データ管理システム10に接続された外部機器からのデータの入出力を制御するものである。入出力装置制御ユニットは、例えば外部メディア入出力装置や各種インターフェース装置の動作を制御する。また、入出力装置制御ユニットは、外部メディア入出力装置等の動作を制御することによって、外部機器からのデータの入出力を制御する。
外部メディア入出力装置は、USBメディアやCF( Compact Flash(登録商標) )、メモリカードなどの外部メディアの動作を制御するものである。外部メディア入出力装置は、外部メディアの動作を制御することによって、データの入出力を行う。
各種インターフェースは、シリアルポートやUSBポート、IEEE1394などの外部機器を接続するためのインターフェースである。すなわち、データ管理システム10は、各種インターフェースを用いて、汎用的な入出力装置を利用できる。
(3.機能)
図3を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10の機能の一例を説明する。なお、これらの機能は、データ管理システム10の制御手段Cntrがプログラムを実行し、ハードウェアと協働することで実現される。
図3に示すように、データ管理システム10(図1)は、制御手段Cntrを用いて、データ管理システム10の動作を制御する。制御手段Cntrは、例えばデータ管理システム10の動作に関する情報として、「検出指示」、「監視指示」及び「検索指示(不図示)」を出力する(図中のB301)。なお、本実施形態に係るデータ管理システム10は、データ管理システム10をPC( Personal Computer )等に搭載する場合に、PCの動作指示(実行要求、処理要求、スレッド、プロセス、タスクなど)に関する情報に対応して、「検出指示」等を出力してもよい。
具体的には、制御手段Cntrは、例えば所定のフォルダ(一のフォルダ)内に新規フォルダが作成されたことを検出した場合に、「検出指示」を検出手段12に出力する。また、制御手段Cntrは、例えば所定のフォルダ(一のフォルダ)内に新規フォルダが作成されたか否かを検出する場合に、「監視指示」を監視手段14に出力する。更に、制御手段Cntrは、例えばデータフォルダ(他のフォルダ)内の電子データが生成又は変更されたか否かを検出する場合に、「監視指示」を監視手段14に出力する。
検出手段12は、入力された「検出指示」に基づいて、データフォルダのプロパティ情報の変更を検出する(B302)。また、検出手段12は、検出した検出結果(以下、「検出データ」という。)を変更手段13に出力する(B302)。具体的には、検出手段12は、本実施形態では、検出ステップとして、後述する監視手段14が所定のフォルダ(記憶手段11)内に新規フォルダが作成されたことを検出した場合に、新規フォルダのフォルダ名を取得する。次いで、検出手段12は、通信手段18を介して、取得したフォルダ名を用いて、データフォルダ(第2の記憶手段17)内に記憶されたフォルダ名に対応する電子データのプロパティ情報を検出する。また、検出手段12は、検出ステップとして、記憶されている電子データのプロパティ情報が変更された場合に、電子データのプロパティ情報の変更を検出する。
変更手段13は、変更ステップとして、入力された「検出データ」に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する(B303)。また、変更手段13は、変更した変更結果(以下、「変更データ」という。)を記憶手段11に出力する(B303)。
記憶手段11は、記憶ステップとして、ショートカットデータを所定のフォルダ内に記憶する(B304)。また、記憶手段11は、変更手段13が変更した「変更データ」を記憶する(B304)。記憶手段11は、例えば変更手段13がプロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する。
データ管理サーバ10SVは、第2の記憶手段17を用いて、電子データを記憶する(B305)。また、データ管理サーバ10SVは、通信手段18を用いて、検出手段12等と通信する(B305)。
監視手段14は、監視ステップとして、所定のフォルダ(記憶手段11)内を定期的に監視(ポーリング)することによって、新規フォルダが作成されたか否かを監視する(B306)。また、監視手段14は、データフォルダ(第2の記憶手段17)内を定期的に監視することによって、データフォルダ内のデータが生成若しくは変更されたか否かを検出(監視)する(B306)。更に、監視手段14は、監視した監視結果(以下、「監視データ」という。)を検出手段11、検索手段15及び制御手段Cntrに出力する(B306)。
検索手段15は、検索ステップとして、監視手段14が監視した「監視データ」に基づいて、第2の記憶手段17(データ管理サーバ10SV)の電子データを検索する(B307)。また、検索手段15は、検索した検索結果(以下、「検索データ」という。)を生成手段16及び制御手段Cntrに出力する(B307)。具体的には、検索手段15は、本実施形態では、監視手段14が検出した新規フォルダのフォルダ名をキーワードに、データフォルダ(第2の記憶手段17)内に記憶された電子データを検索する。このとき、検索手段15は、検索した電子データのプロパティ情報を取得する。
生成手段16は、生成ステップとして、入力された「検索データ」に基づいて、ショートカットデータを生成する(B308)。また、生成手段16は、生成した生成結果(以下、「生成データ」という。)を記憶手段11に出力する(B308)。具体的には、生成手段16は、検索手段15が検索した電子データのショートカットデータ(例えばショートカットファイル)を生成する。このとき、生成手段16は、本実施形態では、生成したショートカットデータのプロパティ情報を検索手段15が検索した電子データのプロパティ情報に書き換える。
(4.処理フロー)
(4.1 ショートカットデータを変更する動作)
図4を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10がショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作の一例を説明する。
図4に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム10は、先ず、ステップS401において、検出手段12等を用いて、検出動作を開始する。ここで、検出動作とは、本実施形態では、ショートカットデータのプロパティ情報を変更するために、変更するショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報を検出する動作である。開始後、データ管理システム10は、ステップS402に進む。
次に、ステップS402において、データ管理システム10は、検出手段12を用いて、第2の記憶手段17に記憶されている電子データのプロパティ情報を検出する(検出ステップ)。また、データ管理システム10は、「検出データ」を変更手段13に出力する。その後、データ管理システム10は、ステップS403に進む。
次いで、ステップS403において、データ管理システム10は、変更手段13を用いて、検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する(変更ステップ)。また、データ管理システム10は、「変更データ」を記憶手段11に出力する。その後、データ管理システム10は、ステップS404に進む。
ステップS404において、データ管理システム10は、記憶手段11を用いて、「変更データ」に基づいて、プロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する。その後、データ管理システム10は、図中のENDに進み、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作を終了する。
(4.2 ショートカットデータを生成する動作)
図5を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10がショートカットデータを生成する動作の一例を説明する。
図5に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム10は、先ず、ステップS501において、監視手段14を用いて、監視(検出)動作を開始する。ここで、監視(検出)動作とは、所定のフォルダ(記憶手段11の一のフォルダ)の配下に電子データが生成(例えば新規フォルダが作成)されたか否かを監視する動作である。開始後、データ管理システム10は、ステップS502に進む。
次に、ステップS502において、データ管理システム10は、監視手段14を用いて、記憶手段11に記憶されている所定のフォルダ内を監視する(監視ステップ)。その後、データ管理システム10は、ステップS503に進む。
次いで、ステップS503において、データ管理システム10は、監視手段14を用いて、所定のフォルダ内に電子データが生成(新規フォルダが作成)されたか否かを判断する(監視ステップ)。電子データが生成されたと判断した場合には、データ管理システム10は、ステップS503に進む。それ以外の場合には、データ管理システム10は、ステップS507に進む。
ステップS504において、データ管理システム10は、検索手段15を用いて、第2の記憶手段17に記憶されている電子データのプロパティ情報を取得する(検索ステップ)。また、データ管理システム10は、「検索データ」を生成手段16に出力する。その後、データ管理システム10は、ステップS505に進む。具体的には、検索手段15は、ステップS503で監視手段14が検出(判断)した電子データ(例えば新規フォルダのフォルダ名)をキーワードに用いて、第2の記憶手段17に記憶されている電子データを検索する。また、検索手段15は、検索した電子データのプロパティ情報を取得する。
ステップS505において、データ管理システム10は、生成手段16を用いて、ショートカットデータを生成する(生成ステップ)。また、データ管理システム10は、「生成データ」を記憶手段11に出力する。その後、データ管理システム10は、ステップS506に進む。具体的には、生成手段16は、ステップS504で検索手段15が取得した電子データのプロパティ情報を用いて、ショートカットデータを生成する。
ステップS506において、データ管理システム10は、記憶手段11を用いて、ショートカットデータを記憶する(記憶ステップ)。その後、データ管理システム10は、ステップS507に進む。具体的には、記憶手段11は、ステップS505で生成手段16が生成したショートカットデータを所定のフォルダ(一のフォルダ)内に記憶する。
次に、ステップS507において、データ管理システム10は、制御手段Cntr等を用いて、監視(ショートカットデータの生成)動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、データ管理システム10は、図中のENDに進み、ショートカットデータを生成する動作を終了する。それ以外の場合には、データ管理システム10は、ステップS502に戻る。
(4.3 ショートカットデータを更新する動作)
図6を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム10がショートカットデータを更新する動作の一例を説明する。
図6に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム10は、先ず、ステップS601において、監視手段14を用いて、監視(検出)動作を開始する。ここで、監視(検出)動作とは、データフォルダ(第2の記憶手段17の他のフォルダ)に記憶されたデータが変更されたか否かを監視する動作である。開始後、データ管理システム10は、ステップS602に進む。
次に、ステップS602において、データ管理システム10は、監視手段14を用いて、第2の記憶手段17に記憶されているデータフォルダ内を監視する。その後、データ管理システム10は、ステップS603に進む。
次いで、ステップS603において、データ管理システム10は、監視手段14を用いて、データフォルダ内の電子データが変更されたか否かを判断する。電子データが変更されたと判断した場合には、データ管理システム10は、ステップS603に進む。それ以外の場合には、データ管理システム10は、ステップS607に進む。
ステップS604において、データ管理システム10は、監視手段14を用いて、ステップS603で判断した電子データの変更が電子データの削除であるか否かを判断する。電子データが削除されたと判断した場合には、データ管理システム10は、ステップS608に進む。それ以外の場合には、データ管理システム10は、ステップS605に進む。
ステップS605において、データ管理システム10は、検出手段12を用いて、ステップS603で判断した変更後の電子データのプロパティ情報を取得する(検出ステップ)。また、データ管理システム10は、「検出データ」を変更手段13に出力する。その後、データ管理システム10は、ステップS606に進む。
次に、ステップS606において、データ管理システム10は、変更手段13を用いて、検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する(変更ステップ)。また、データ管理システム10は、記憶手段11を用いて、「変換データ」に基づいて、プロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する(記憶ステップ)。その後、データ管理システム10は、ステップS607に進む。
ステップS607において、データ管理システム10は、制御手段Cntr等を用いて、監視(ショートカットデータの更新)動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、データ管理システム10は、図中のENDに進み、ショートカットデータを更新する動作を終了する。それ以外の場合には、データ管理システム10は、ステップS602に戻る。
一方、ステップS608において、データ管理システム10は、記憶手段11を用いて、削除された電子データに関するショートカットデータを削除する。その後、データ管理システム10は、ステップS607に進む。
以上により、本発明の実施形態に係るデータ管理システム10によれば、他のフォルダに記憶された電子データのプロパティ情報に基づいて、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。これにより、データ管理システム10によれば、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を用いて、他のフォルダに記憶された電子データにアクセスすることができる。
また、本実施形態に係るデータ管理システム10によれば、検出手段12を用いて電子データのプロパティ情報を検出し、変更手段13を用いて検出した電子データのプロパティ情報に基づいてショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。また、データ管理システム10によれば、監視手段14を用いて電子データの生成又は電子データのプロパティ情報の変更を監視(検出)し、生成手段16又は変更手段13を用いてショートカットデータを生成及びショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。これにより、データ管理システム10によれば、生成したショートカットデータ又はプロパティ情報を変更したショートカットデータに基づいて、検索対象の電子データを特定することができる。
更に、本実施形態に係るデータ管理システム10によれば、所定のフォルダ(一のフォルダ)内にショートカットデータ(例えばショートカットファイル、リンク情報ファイルなど)を生成した場合に、ショートカットデータのプロパティ情報に基づいて、データフォルダ(他のフォルダ)内の検索対象の電子データを特定することができる。すなわち、データ管理システム10によれば、例えば所定のフォルダ内に生成したショートカットファイルの生成日時と検索対象のデータの作成日時とを同一にすることができるので、ショートカットファイルの生成日時に基づいてデータを特定することができる。
(5.プログラム及び記録媒体)
本発明の実施形態に係るデータ管理方法のプログラムPrによれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップとを含む、ことを特徴とするデータ管理方法を実行する。また、プログラムPrによれば、前記電子データのプロパティ情報は、前記データの作成日時に関する情報又は更新日時に関する情報であり、前記ショートカットデータのプロパティ情報は、該ショートカットデータに対応する電子データの前記作成日時に関する情報又は前記更新日時に関する情報である、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。また、プログラムPrによれば、一のフォルダ内に新規フォルダが作成されたことを検出する監視ステップと、前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索ステップと、前記検索ステップで検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成ステップとを更に含み、前記記憶ステップは、前記生成ステップで生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。更に、プログラムPrによれば、前記電子データはファイルであり、前記ショートカットデータはショートカットファイルである、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。これら構成によれば、本発明の実施形態に係るデータ管理システム10と同等の効果が得られる。
また、本発明は、上記プログラムPrを記録したコンピュータによって読み取り可能な記録媒体Mdとしてもよい。上記プログラムPrを記録した記録媒体Mdは、フレキシブルディスク(FD)、CD−ROM(Compact Disk−ROM)、CD−R(CD Recordable)、DVD(Digital Versatile Disk)、テープドライブ及びその他コンピュータ読み取り可能な媒体、並びに、フラッシュメモリ、RAM、ROM等の半導体メモリ、メモリカード、HDD(Hard Disc Drive)及びその他コンピュータ読み取り可能なものを用いることができる。
実施形態に係るデータ管理システム10を含む実施例を用いて、本発明を説明する。
(実施例1)
実施形態に係るデータ管理システム10を含む文書管理サーバ10Fの実施例を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。ここで、文書管理サーバ10Fとは、本実施例では、文書管理サーバ内の所定のフォルダ(カテゴリフォルダ、一のフォルダ)に記憶されたショートカットデータ(リンク情報など)及びデータフォルダ(他のフォルダ)に記憶された電子データ(ファイルなど)を管理するサーバである。なお、以後の説明において、本実施例に係る文書管理サーバ10Fの構成等は実施形態に係るデータ管理システム10の構成等と同様の部分があるため、以下の順序で異なる部分を主に説明する。
1.ハードウェア構成及び機能
2.処理フロー
3.変形例
(1.ハードウェア構成及び機能)
図7に示すように、本実施例に係る文書管理サーバ10Fは、記憶手段11であるリンク情報記憶部11Fと、検出手段12であるプロパティ情報検出部12Fと、変更手段13であるリンク情報変更部13Fとを有する。また、文書管理サーバ10Fは、本実施例では、監視手段14として、ワークフローフォルダ監視部14FW、データフォルダ監視部14FD及び分類フォルダ監視部14FCを備える。更に、文書管理サーバ10Fは、検索手段15及び生成手段16として、分類フォルダ処理部15Fを備える。
また、文書管理サーバ10Fは、本実施例では、制御手段Cntrとして、ネットワーク処理部CntrN、ホスト要求処理部CntrH、認証処理部CntrC、画像処理部CntrI、フォーマット変換処理部CntrF、UI処理部CntrUI、ワークフロー処理部CntrWF、データ管理部CntrDT、ユーザー情報管理部CntrIU、及び、設定情報管理部CntrISを備える。
更に、文書管理サーバ10Fは、第2の記憶手段17としてデータベースDBと、通信手段18として共通フレームワークCFWとを備える。
リンク情報記憶部11Fは、カテゴリフォルダ(一のフォルダ)にショートカットデータを記憶するものである。また、リンク情報記憶部11Fは、本実施例では、ショートカットデータとして、ショートカットファイルを記憶する。
プロパティ情報検出部12Fは、文書管理サーバ10Fの蓄積データのプロパティ情報を検出するものである。プロパティ情報検出部12Fは、データベースDB(後述)に記憶された蓄積データ(例えばファイル、フォルダ、プログラム)のプロパティ情報を検出する。
リンク情報変更部13Fは、ショートカットファイル(ショートカットデータ)のプロパティ情報を変更するものである。リンク情報変更部13Fは、本実施例では、プロパティ情報検出部12Fが検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットファイルのプロパティ情報を変更する。また、リンク情報変更部13Fは、プロパティ情報検出部12Fが定期的に検出した検出結果を用いて、ショートカットファイルに対応する電子データが生成されたとき又は変更されたときに、ショートカットファイルのプロパティ情報を変更することができる。
ワークフローフォルダ監視部14FWは、文書管理サーバ10Fの共有フォルダを監視するものである。ワークフローフォルダ監視部14FWは、ユーザーが共有フォルダにドキュメントデータ又は画像データなどを保存したときに、ファイルまたはフォルダが保存(作成含む)されたことを検知する。また、ワークフローフォルダ監視部14FWは、データ管理部CntrDT(後述)とワークフロー処理部CntrWFに通知する。
データフォルダ監視部14FDは、文書管理サーバ10Fのデータフォルダを監視するものである。ここで、データフォルダとは、本実施例では、ユーザーごとに用意されたファイルを保管するためのフォルダである。データフォルダ監視部14FDは、ユーザーがデータフォルダに保存したファイルを文字情報として読み取る。これにより、文書管理サーバ10Fは、データフォルダ内に記憶したデータを全文検索可能な状態とする。
分類フォルダ監視部14FCは、文書管理サーバ10Fのカテゴリフォルダを監視する。ここで、カテゴリフォルダとは、本実施例では、ユーザーごとに用意されたファイルを整理するためのフォルダである。
分類フォルダ処理部15Fは、ユーザーがカテゴリフォルダ内に作成したフォルダ名に基づいて、関連するファイルを検索する。また、分類フォルダ処理部15Fは、フォルダ内に該当するファイルのショートカットファイルを作成する。
具体的には、分類フォルダ処理部15Fは、ユーザーがカテゴリフォルダ内に作成したフォルダの名前をキーワードとして、データベースDB内のファイルを検索する。次に、分類フォルダ処理部15Fは、検索した検索結果に基づいて、ユーザーが作成したフォルダ内にショートカットファイルを作成する。次いで、分類フォルダ処理部15Fは、ショートカットファイルを作成する際、検索したファイルの作成日時又は更新日時を取得して、作成日時又は更新日時の情報をショートカットファイルに反映する。
ネットワーク処理部CntrNは、ネットワークに接続された複合機、クライアントPC及び/又は携帯端末からのネットワークアクセスを制御するものである。ネットワーク処理部CntrNは、受け取った要求を要求元毎にシリアライズした後に、共通フレームワーCFW(後述)を介して、ホスト要求処理部CntrH(後述)に通知する。
ホスト要求処理部CntrHは、複合機等からの要求を解析し、要求に応じた処理を実施するため、各処理部へ振り分けを行うものである。ホスト要求処理部CntrHは、例えば画像処理が必要な場合には、画像処理部CntrIにデータを送信する。また、ホスト要求処理部CntrHは、例えばフォーマット変換処理部CntrFなどを介して、ユーザーの要求する出力結果を得る。
認証処理部CntrCは、ユーザー認証が必要な場合に、ユーザー情報管理部CntrIU(後述)を介して、ユーザー情報の認証を行うものである。認証処理部CntrCは、例えばユーザー情報を文書管理サーバ10F内のデータ保存領域(記憶領域)にある情報と、ネットワークを介した認証サーバなどを使用する情報とに分ける。認証処理部CntrCは、文書管理サーバ10F内にユーザー情報がある場合には、設定情報管理部CntrIS(後述)を介して、アカウント情報にアクセスする。
画像処理部CntrIは、ホスト要求処理部CntrHからの要求に基づいて、必要な画像処理を実施するものである。画像処理部CntrIは、本実施例では、OCRなどの文字読取機能を更に有してもよい。また、画像処理部CntrIは、必要な処理が完了した後に、ホスト要求処理部CntrHに処理結果を通知する。
フォーマット変換処理部CntrFは、ホスト要求処理部CntrHからの要求に基づいて、データを他のフォーマットに変換するものである。ホスト要求処理部CntrHは、例えばMS Office(登録商標)、PDF若しくはXPS(登録商標)などのドキュメント、又は、JPEG、TIFF若しくはPNGなどの様々な画像フォーマットに対応することができる。
UI処理部CntrUIは、WEBブラウザを表示した際に、ユーザーに対してインターフェースを構築するものである。UI処理部CntrUIは、ネットワークを介してクライアントPCや端末装置からアクセスされた際に、ユーザーに応じたインターフェースを構築する。また、UI処理部CntrUIは、認証処理部CntrC及びユーザー情報管理部CntrIUと情報の入出力を行う。
ワークフロー処理部CntrWFは、ユーザーが予め設定しておいた処理内容に基づき、データフォルダ監視部14FDから通知のあったデータに対して処理を実行するものである。ワークフロー処理部CntrWFは、例えば共有フォルダ内のフォルダに特定のワークフロー処理が設定されていた場合に、ユーザーがフォルダにファイルを保存すると、設定している特定のワークフロー処理を自動で実行する。ワークフロー処理部CntrWFは、ワークフロー処理として、例えばファイル形式変換、ファイル送信、メール送信、FAX送信などの単独の機能、又は、これらの機能の組み合わせを実行する。
データ管理部CntrDTは、保存されたデータの管理を行うものである。データ管理部CntrDTは、全ての蓄積データにユニークなドキュメントIDを割り振って、管理する。なお、蓄積データは、ドキュメントIDに基づいて、アクセスされる。
ユーザー情報管理部CntrIUは、保存しているユーザー情報を管理するものである。文書管理サーバ10Fは、認証が必要な場合に、ユーザー情報管理部CntrIUのユーザー情報又は外部認証サーバのユーザー情報を使用する。
設定情報管理部CntrISは、データベースDBを用いて、アカウント情報、システム情報、ユーザーに紐付けされたユーザー設定、ワークフロー設定などを管理する。
(2.処理フロー)
図8を用いて、本実施例に係る文書管理サーバ10Fがショートカットファイル(ショートカットデータ)を管理(生成、変更、更新)する動作の一例を説明する。
図8(a)に示すように、文書管理サーバ10Fは、先ず、データフォルダ及びカテゴリフォルダ(図中では、「dataフォルダ」及び「categoryフォルダ」)を有する。ここで、データフォルダは、検索対象及び整理対象となるデータ(日常的に生成されるデータ、使用されるデータ)を格納している。カテゴリフォルダは、データフォルダのデータを検索及び整理するためのフォルダである。
次に、図8(b)に示すように、ユーザーがデータを検索又は整理する際に、ユーザーがカテゴリフォルダの配下にフォルダ(新規フォルダ)を作成する。このとき、デフォルトのフォルダ名(図では"新しいフォルダ")がOS( Operating System )によって付与される。
次いで、図8(c)に示すように、ユーザーが、作成したフォルダのフォルダ名を検索対象のデータを含むキーワードに変更する。ユーザーは、例えば、"会議"という言葉を含むデータを検索する場合に、作成したフォルダのフォルダ名を"会議"に変更する。これにより、文書管理サーバ10Fは、データフォルダから"会議"というキーワードを含むデータを検索する。また、文書管理サーバ10Fは、"会議"というフォルダ名が付与された会議フォルダ(新規フォルダ)に、検索したデータに関するリンク情報を生成する。文書管理サーバ10Fは、例えば、データフォルダに「全体会議.doc」「定例会議.doc」というデータがある場合に、その2つのデータへのショートカットファイルとして、「全体会議.docへのリンク」「定例会議.docへのリンク」を会議フォルダ(カテゴリフォルダ)内に作成する。
なお、以後の説明において、データがファイル単位で管理されている一例として、検索対象のデータをデータファイルとする。ここで、データファイルは、テキストファイルの他、各種のアプリケーションソフトが作成するもの(*.doc、*.xls、*.ppt、*.pdf、*.html)、画像データ(*.jpeg、*.ttf、*.bmp)、動画データ(*.avi、*.mpg、*.mov)、音声データ(*.mp3、*.wav、*.wma)等を含む。この他、どのようなアプリケーションが作成したデータファイルでも、ファイルの形態になっている限り検索対象となりうる。また、*.exeや*.dllのような実行ファイルもデータファイルの一態様とする。
本実施例に係る文書管理サーバ10Fがショートカットファイル(ショートカットデータ)を管理(生成、変更、更新)する動作のフローチャートに一例を図9に示す。
図9に示すように、本実施例に係る文書管理サーバ10Fは、先ず、ステップS901において、監視動作を開始する。開始後、文書管理サーバ10Fは、ステップS902に進む。
次に、ステップS902において、文書管理サーバ10Fは、分類フォルダ監視部14FCを用いて、カテゴリフォルダ内を定期的に監視する。開始後、文書管理サーバ10Fは、ステップS903に進む。
次いで、ステップS903において、文書管理サーバ10Fは、分類フォルダ監視部14FCを用いて、カテゴリフォルダ内のフォルダ情報が変更されたか否かを判断する。フォルダ情報が変更されたと判断した場合には、文書管理サーバ10Fは、ステップS904に進む。それ以外の場合には、文書管理サーバ10Fは、ステップS908に進む。ここで、分類フォルダ監視部14FCは、例えばカテゴリフォルダ内に新規フォルダが作成されたことを検出する。また、分類フォルダ監視部14FCは、前回検出時のフォルダ情報と今回検出時のフォルダ情報とを比較することによって、フォルダ情報が変更されたか否かを検出することができる。
ステップS904において、文書管理サーバ10Fは、プロパティ情報検出部12Fを用いて、カテゴリフォルダ内に新規に作成されたフォルダ名を取得する。取得後、文書管理サーバ10Fは、ステップS905に進む。
ステップS905において、文書管理サーバ10Fは、プロパティ情報検出部12Fを用いて取得したフォルダ名に基づいて、データフォルダ内のデータファイル(データ)を検索する。検索後、文書管理サーバ10Fは、ステップS906に進む。
ステップS906において、文書管理サーバ10Fは、分類フォルダ処理部15Fを用いて、検索したデータファイルに関するショートカットファイルを生成する。生成後、文書管理サーバ10Fは、ステップS907に進む。
ステップS907において、文書管理サーバ10Fは、リンク情報変更部13F及びリンク情報記憶部11Fを用いて、生成したショートカットファイルの生成日時を検索したデータファイルの作成日時に変換する。変換後、文書管理サーバ10Fは、ステップS908に進む。
ステップS908において、文書管理サーバ10Fは、監視(ショートカットデータの更新)動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、文書管理サーバ10Fは、図中のENDに進み、動作を終了する。それ以外の場合には、文書管理サーバ10F、ステップS902に戻る。
以上より、本発明の実施例1に係る文書管理サーバ10Fによれば、実施形態に係るデータ管理システム10と同様の効果を得ることができる。
(3.変形例)
図11を用いて、変形例として、実施例1の文書管理サーバ10Fにおいて、さらに階層構造でデータファイルを検索及び整理する動作を説明する。なお、以下の説明において、ユーザーは、「Suzuki/categoryフォルダ」の配下に「会議フォルダ」を既に作成しているものとする。
本変形例において、ユーザーは、「会議」というキーで検索したデータファイル(へのリンク)をさらに絞り込みたい場合がある。データファイルの数が多い場合は、このような要望が多くなる。このような場合に、文書管理サーバ10Fは、一のフォルダ(リンク情報保管用のフォルダ)の配下に新たに作成されたサブフォルダ(リンク情報保管用のフォルダ)のフォルダ名を用いて、検索結果を更に絞り込むことができる。
具体的には、図11(a)に示すように、文書管理サーバ10Fは、先ず、「会議フォルダ」内に「AllUsers/data/全体会議.doc」、「AllUsers/data/定例会議.doc」及び「Suzuki/data/会議資料.ppt」のショートカットファイル(ショートカットデータ)を記憶している。
次に、文書管理サーバ10Fは、ユーザーによって「Suzuki/category/会議フォルダ」の配下に「資料フォルダ」を作成される。このとき、文書管理サーバ10Fは、プロパティ情報検出部12Fを用いて、「会議フォルダ」内のショートカットファイルについて、フォルダ名「資料」をキーワードに検索する。次いで、文書管理サーバ10Fは、図11(b)に示すように、ヒットした「会議資料.ppt」へのショートカットファイルをサブフォルダ内に生成する。
以上により、本変形例に係る文書管理サーバ10Fは、「会議」による検索結果を「資料」で絞り込むことができる。また、文書管理サーバ10Fは、上位のフォルダ内に記憶されたショートカットファイルのみを検索対象とすることによって、検索する時間を短縮することができる。
(実施例2)
実施例1に係る文書管理サーバ10Fを含む情報システム200の実施例を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。ここで、情報システム200とは、本実施例では、一の装置(例えばサーバ)に予め記憶されたデータを他の装置(例えば情報端末)を用いて閲覧するシステムである。なお、本実施例に係る情報システム200の構成等は実施例1に係る文書管理サーバ10Fの構成等を含むため、以下の順序で異なる部分を主に説明する。
1.システム構成
2.機能
(1.システム構成)
図12に示すように、情報システム200は、本実施例では、情報端末210として、タブレット端末(若しくはスマートフォン又はその他スマートデバイス)210SP及びパーソナルコンピュータ210PCを備える。また、情報システム200は、通信装置220として、有線通信及び/又は無線通信を含むネットワークNWを備える。更に、情報システム200は、文書管理サーバ10F(データ管理システム10)として、サーバ100SV1、100SV2を備える。
ここで、スマートデバイスとは、PCと同等の性能を有する高機能携帯端末である。スマートデバイスは、ネットワークを介してデータを送受信することができる。また、スマートデバイスはタッチパネルを有し、ユーザーからの直感的な入力操作を受け付けることもできる。
また、ネットワークNWとは、例えば社内のネットワークであるイントラネット等のクローズドなネットワーク、又は、クローズドなネットワークと外部のネットワーク(例えばインターネット等)とを接続したネットワークである。
更に、サーバ100SV1、100SV2とは、コンピュータの一形態である。サーバ100SV1等は、内部のバスで相互に接続されているCPU、RAM、ROM、ネットワークカード、入力装置及びHDDなどを備える。
本実施例に係るサーバ100SV1、100SV2(文書管理サーバ10F)は、汎用OSを採用することができる。また、サーバ100SV1等は、内部に専用ソフトウェアを搭載することによって、情報端末210からの汎用プロトコルによる要求(SMBやHTTPリクエストなど)を受付けることができる。更に、サーバ100SV1等は、ネットワークを介して、様々な入出力装置と接続できる。
ここで、サーバ100SV1等は、受付けた要求を処理し、ネットワークを介して結果を出力する。ユーザーが情報端末210からサーバ100SV1等のカテゴリフォルダ内に検索したいキーワードを入力したフォルダを作成した場合に、サーバ100SV1等は、内部のプログラムを用いてデータを検出し、ユーザーが作成したカテゴリフォルダに関連するファイルへのショートカットファイル(ショートカットデータ)を作成する。
本実施例に係る情報端末210は、サーバ100SV1等に記憶されているデータ(ファイルデータなど)を閲覧する表示手段211を更に備える。情報端末210は、ブラウザ機能のある携帯電話、PDA( Personal digital Assistant )、タブレット、ノートPC、ラップトップPCなどの可搬型の情報処理装置である。すなわち、情報端末210は、ブラウザ経由でSMBやHTTPリクエストなどの汎用プロトコルを用いて、サーバ100SV1等に要求を出力する。また、情報端末210は、本実施例では、ファイルシステムをサポートしている。これにより、情報端末210は、サーバ100SV1等に対して、SMBアクセスすることができる場合に、情報端末210内に保存されたファイルをサーバ100SV1等のネットワーク共有フォルダにコピーすることができる。また、情報端末210は、サーバ100SV1等にワークフロー処理の要求を出力することができる。
なお、情報端末210は、例えばiOS、Android(登録商標)、Windows(登録商標)などのOSを搭載することができる。また、情報端末210は、無線LAN、WiMAX、LTE( Long Term Evolution )、HSDPA、CDMA、GSM(登録商標)、などの各種の規格に従った無線通信装置を用いて、アクセスポイントや基地局を介して、サーバ100SV1等(文書管理サーバ10F)と通信してもよい。
本実施例に係る通信装置220は、所定のフォルダ内に記憶されたデータを情報端末210に出力する。通信装置220は、例えばTCP/IPを用いることができる。また、通信装置220は、例えばFTP、SMB、HTTP、HTTPS又はそれらを拡張したWeb DAV( Web-based Distributed Authoring and Versioning )若しくはWeb API( Web-based application programming interface )等を用いてもよい。
なお、情報システム200は、拡張装置として、MFP( Multifunction Peripheral )を更に備えてもよい。ここで、MFPとは、画像処理に係る機能として、複写機としてだけでなく、ファクシミリ機能、プリンタ機能、スキャナ機能等の機能を有する装置である。また、MFPは、上記の情報端末210と同様に、内部に搭載するブラウザソフトを介してサーバ100SV1等にアクセスすることによって、HTTPリクエストなどの汎用プロトコルを用いてサーバ100SV1等に要求を出力することができる。更に、MFPは、ファイルシステムをサポートしている場合に、上記の情報端末210と同様に、MFP内に保存されたファイルをサーバ100SV1等のネットワーク共有フォルダにコピーすることができる。
(2.機能)
図13を用いて、本実施例に係る情報システム200の機能の一例を説明する。
図13に示すように、情報システム200(図12)は、本実施例では、情報端末210を用いて入力された「動作指示」を、WebAPI等を介して、Web制御部CntrW(制御手段Cntr)に出力する(B1301)。情報システム200は、WebAPI等を用いて、例えばタブレット端末又はスマートフォンからのファイル若しくはフォルダの一覧の表示要求を受信する、又は、ファイル検索の要求を受け付けることができる。ここで、ファイル検索の要求とは、本実施例では、ユーザーが情報端末210を用いてカテゴリフォルダの配下にフォルダを作成することである。
Web制御部CntrWは、入力された「動作指示」に基づいて、情報システム200の動作を制御する(B1302)。具体的には、Web制御部CntrWは、「動作指示」が「ファイル検索の要求に関する指示」である場合に、「検出指示」をフォルダ監視部14W(監視手段14)に出力する。また、Web制御部10Wは、「動作指示」が「ファイル検索の要求に関する指示」である場合に、「生成指示」及び「検索指示(不図示)」をショートカット生成部16W(生成手段16)及びファイル検索部15W(検索手段15)に出力する。
フォルダ監視部14Wは、入力された「監視指示」に基づいて、カテゴリフォルダ内に作成されたフォルダのフォルダ名を取得する(B1303)。また、フォルダ監視部14Wは、取得したフォルダ名(監視データ)をファイル検索部15Wに出力する(B1303)。
ファイル検索部15Wは、取得したフォルダ名(監視データ)を用いて、データフォルダ(第2の記憶手段17の他のフォルダ)内に記憶されたファイルを検索部15Wに出力する(B1304)。また、ファイル検索部15Wは、検索したファイルに関するプロパティ情報(検索データ)をショートカット生成部16Wに出力する(B1304)。ここで、ファイル検索部15Wは、外部装置200EのデータベースDB又はサーバSVに記憶されたファイルを検索してもよい。
ショートカット生成部16Wは、検索したプロパティ情報を用いて、ショートカットファイル(ショートカットデータ)を生成する(B1305)。また、ショートカット生成部16Wは、生成したショートカットファイル(生成データ)を共有フォルダFld(記憶手段11)に出力する(B1305)。ここで、ショートカット生成部16Wは、生成したショートカットファイルの生成日時を検索したファイルの作成日時に変更する。
共有フォルダFld(記憶手段11)は、生成したショートカットファイル(生成データ)を所定のフォルダ(一のフォルダ)に記憶する(B1306)。このとき、情報システム200(Web制御部CntrW)は、WebAPI等を用いて、共有フォルダFldのフォルダ情報を情報端末210に出力することができる。
以上により、本実施例に係る情報システム200は、他のフォルダ(第2の記憶手段17)に記憶されたデータのプロパティ情報に基づいて、一のフォルダ(記憶手段11)に記憶されたショートカットファイル(ショートカットデータ)の生成日時(プロパティ情報)を変更することができる。これにより、情報システム200によれば、一のフォルダ内に生成したショートカットファイルの生成日時と検索対象のファイルの作成日時とを同一にすることができるので、ショートカットファイルの生成日時に基づいてファイルを特定(検索)することができる。
また、本実施例に係る情報システム200によれば、実施例1に係る文書管理サーバシステム10Fと同様の効果を得ることができる。
(情報システムの制御方法のプログラム、及び、そのプログラムを記録した記録媒体)
本発明の実施例2に係る情報システムの制御方法のプログラムPrによれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップとを含む、ことを特徴とするデータ管理方法情報システムの制御方法において、情報端末を用いて、一のフォルダ内に記憶されたショートカットデータを閲覧する閲覧ステップと、他のフォルダ内に記憶された電子データを前記情報端末に出力する出力ステップとを更に含み、前記出力ステップは、前記変更ステップで変更したショートカットデータのプロパティ情報を前記情報端末に出力する、ことを特徴とする情報システムの制御方法を実行する。この構成によれば、本発明の実施例1に係る文書管理サーバシステム10Fと同等の効果が得られる。
また、本発明は、上記プログラムPrを記録したコンピュータによって読み取り可能な記録媒体Mdとしてもよい。
以上により、本発明の好ましい実施形態及び実施例について説明したが、本発明は、上述した実施形態及び実施例に制限されるものではない。また、本発明は、添付の特許請求の範囲に照らし、種々に変形又は変更することが可能である。