JP2013020326A - ワークフロー処理装置、処理方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 書誌情報に応じてワークフローを動的に変更できる装置を提供する。
【解決手段】 この装置は、ネットワークに接続され、ファイル解析部７４とワークフロー選択部７８と、ワークフロー実行部６０とを備える。ファイル解析部７４は、ネットワークを介して取得されたファイルに付されたファイル名から、ファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出し、書誌情報をファイルと関連付けて一時記憶領域に記憶させる。ワークフロー選択部７８は、一時記憶領域に記憶されたファイルおよび書誌情報を取得し、書誌情報から実行すべき処理を決定し、決定された処理を実現するためのワークフローを予め設定された複数のワークフローから選択する。ワークフロー実行部６０は、選択されたワークフローに従ってファイルを処理する。
【選択図】 図４

Description

本発明は、ネットワークを介して取得したファイルを、ワークフローに従って処理するワークフロー処理装置、その処理方法およびその処理を実現するためのコンピュータ可読なプログラムに関する。

業務効率化のため、スキャナ装置や複合機等の画像入力装置と、サーバ等の情報処理装置とをネットワークを介して連携させ、紙文書の電子化や配布を効率的に実現する文書配信システムが提供され、普及しつつある。

その１つの例として、複合機と配信サーバから構成される文書配信システムにおいて、配信サーバが、受信した書誌情報とフロー定義データとを関連付け、書誌情報と関連付けたフロー定義データに基づいて、スキャン画像データに対して、画像変換、メール配信、フォルダ配信等の１以上の処理の実行を制御して、受信した書誌情報に応じた一連の文書配信フローを実現するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。

このような文書配信システムを提供することで、効率的な処理を実現することができるが、このシステムを構築するには、配信サーバの導入に加えて、複合機等の画像入力装置がこのシステムに対応していなければならない。すなわち、配信サーバが提供する文書配信機能を利用するには、画像入力装置が配信サーバと通信し、所定の文書配信フローを選択し、また、読み取った画像の画像データを文書配信フローへ提供するための専用のスキャナアプリケーションが必要である。

このことに鑑み、専用アプリケーションがインストールされていなくても、文書配信機能を利用することができるシステムが提案されている（特許文献２参照）。このシステムが備える画像処理装置は、上記の配信サーバに対応するもので、画像入力装置から画像データを取得し、ファイルシステム上の所定のフォルダ（監視フォルダ）に保存すると、その所定のフォルダはポーリングによって新規に保存された画像データの有無が監視されているため、新規に保存された画像データがあることを検出する。そして、画像処理装置は、その画像データが適正な送信元からの画像データであるかを判断し、適正な送信元からのものであると判断した場合に、予め設定された配信フローを使用し、画像変換、メール配信、フォルダ配信等を行う。

このことから、画像入力装置側のオペレータは、所望のフロー定義データに対応する監視対象の保存位置に画像データを送信するだけで、その後は画像処理装置がその保存位置に新規に画像データが保存されたことを検出し、その画像データに対してその所望のフロー定義データに従った処理を行うことができる。

上記の従来の画像処理装置では、予め設定された所望のフロー定義データに従って処理を実行することができるが、その画像処理装置が、フロー定義データを動的に変更し、その変更したフロー定義データに従って処理を実行することはできない。すなわち、従来の画像処理装置では、配信するデータの種類やデータ名等の情報を参照し、その情報に応じてフロー定義データを変更することはできない。

配信対象のデータ自体を拡張してバーコードを埋め込む等、ファイル自体に付加的な情報を埋め込み、動的に配信フローを変更する方法があるが、そのデータの拡張が容易でないことから、利用者が導入する際のハードルが高いという問題があった。

データ自体を拡張しない方法として、配信対象の原稿に、ＯＭＲ(Optical Mark Recognition)やバーコードを設けたカバーページを用いる方法がある。しかしながら、この方法は、ＯＭＲやバーコードが容易に認識できる特殊な形であることから、その都度かかる特殊な手段を用意しなければならず、手間がかかるという問題があった。

本発明は、上記課題に鑑み、ネットワークに接続されるワークフロー処理装置であって、ネットワークを介して取得されたファイルに付されたファイル名から該ファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出し、該書誌情報を該ファイルと関連付けて一時記憶領域に記憶させるファイル解析部と、一時記憶領域に記憶されたファイルおよび書誌情報を取得し、該書誌情報から実行すべき処理を決定し、決定された処理を実現するためのワークフローを予め設定された複数のワークフローから選択するワークフロー選択部と、選択されたワークフローに従って前記ファイルを処理するワークフロー実行部とを含む、ワークフロー処理装置を提供することができる。

このファイル解析部およびワークフロー選択部を備える構成を採用することで、書誌情報であるファイルの種類等に応じてワークフローを動的に変更することができる。なお、ワークフローは、１以上の処理とその順序を定義するものである。また、ファイル名から判断されるので、データ自体を拡張することもなく、カバーページを設ける必要もないので、利用者が容易に導入することができ、特殊な手段を用意する必要もない。ワークフローを実行させることで業務効率を向上させることができるが、それに加えて、簡単かつ動的にワークフローを変更することができることから、高いコストパフォーマンスを実現できる。

また、ワークフロー処理装置は、ネットワークを介して取得されたファイルが格納されるファイル格納部に問い合わせ、新しく格納されたファイルが存在するかどうかを判定するファイル格納部監視部と、存在すると判定された場合、ファイル格納部からファイルを引き取り、一時記憶領域に記憶させるファイル引き取り部と、一時記憶領域に記憶されたファイルおよび書誌情報をワークフロー選択部へ転送するファイル転送部とをさらに含み、ファイル解析部は、ファイル引き取り部により一時記憶領域に記憶されたファイルから書誌情報を抽出し、該一時記憶領域に該ファイルと関連付けて該書誌情報を記憶させる。

ファイル名は、配信元を識別するための配信元識別情報と、ファイルのデータ分類を識別するためのデータ分類識別情報と、ファイルの種類とを含んで構成される。このため、ワークフロー選択部は、配信元識別情報とデータ分類識別情報とファイルの種類とに応じて、実行すべき処理を決定し、実行するワークフローを選択する。

書誌情報は、作成日時、文書名、解像度といった属性も含み、構造化言語で記述されたファイルとして提供することができる。構造化言語としては、ＸＭＬ(eXtensible Markup Language)を挙げることができる。このため、ファイル解析部は、この属性を含む書誌情報を一時記憶領域に記憶させ、ワークフロー選択部は、この書誌情報を取得し、その中の上記識別情報等に基づき実行するワークフローを選択する。

上記の各部が行う処理は、装置可読なプログラムとして構成することができ、このプログラムを提供することも可能である。このプログラムがインストールされたコンピュータは、ワークフロー処理装置として機能することができる。このプログラムは、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、ＳＤカードといった記録媒体に格納して提供することもできるし、サーバ装置等に格納しておき、ダウンロード形式で提供することも可能である。また、ワークフロー処理装置により、また、プログラムを実行することにより行われる処理方法も提供することが可能である。

本実施形態のワークフロー処理装置を含むネットワーク環境を示した図。 本実施形態のワークフロー処理装置のハードウェア構成を示した図。 本実施形態のワークフロー処理装置の機能およびソフトウェア構成を示した図。 本実施形態のワークフロー処理装置の機能ブロック図。 書誌情報としてＸＭＬ形式で記述された文書情報を例示した図。 ワークフロー処理装置が実行する処理の流れを示したフローチャート。 ファイルの種類等に応じて変更されるワークフローを例示した図。

図１は、本実施形態のワークフロー処理装置を含むネットワーク環境を示した図である。図１に示すネットワーク環境は、ネットワーク１０を介して接続されるワークフロー処理装置１２および複数のＭＦＰ(Multi Function Peripheral)１４、１６を含む。また、この図１では、ワークフロー処理装置１２が、ＦＴＰ(File Transfer Protocol)サーバ１８、ＷｅｂＤＡＶ(Web-based Distributed Authoring and Versioning)サーバ２０、ＳＭＴＰ(Simple Mail Transfer Protocol)サーバ２２およびＰＣ２４とネットワーク１０を介して通信可能とされている。

ネットワーク１０は、イーサネット（登録商標）やＴＣＰ／ＩＰ(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)等のトランザクションプロトコルによるＬＡＮ(Local Area Network)、ＶＰＮ(Virtual Private Network)、専用線等を利用して接続されるＷＡＮ(Wide Area Network)等として構成することができる。しかしながら、これらの構成に限定されるものではなく、ルータを介して接続されるインターネットを含んでいてもよく、有線もしくは無線またはこれらの混合のネットワークとして構成されていてもよい。

ＭＦＰ１４、１６は、スキャナ機能やファクシミリ機能を備える。ＭＦＰ１４、１６は、原稿画像を読み取り、画像データを生成し、その画像データをワークフロー処理装置１２へ入力することができることから、画像入力装置として機能させることができる。なお、ＭＦＰ１４、１６は、画像データを生成した際、その画像データに書誌情報を適宜付してファイルとし、そのファイルをワークフロー処理装置１２へ入力する。生成される画像データは、ＢＭＰ、ＴＩＦＦ、ＧＩＦ、ＪＰＥＧ、ＲＡＷ形式等の種々の画像フォーマットのデータとすることができ、書誌情報は、そのデータの作成日時、解像度、文書名等の属性を含み、例えばＸＭＬ等の構造化言語で記述されたファイルとして、画像データとは別に構成することができる。

ＭＦＰ１４、１６は、ワークフロー処理装置１２の上記機能を利用するために、ＦＴＰ、ＳＭＢ(Server Message Block)、ＮＦＳ(Network File System)といった共有プロトコル等、汎用プロトコルを使用することができる。

ＦＴＰサーバ１８は、ファイルを、ＦＴＰを使用して送受信するサーバで、大量のファイルを転送する際に多く利用される。ＦＴＰサーバ１８は、例えば、Ｗｅｂサーバへのファイル転送用に使用される。ＷｅｂＤＡＶサーバ２０も、ファイルを送受信するサーバであるが、ＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)をベースとし、ＨＴＴＰのみですべてコンテンツ管理を行うことができ、また、ＳＳＬ(Secure Socket Layer)等を利用して暗号化通信を行うこともできる。これらは、指定されたフォルダへフォルダ配信する場合に利用することができる。

ＳＭＴＰサーバ２２は、メール配信、Ｗｅｂ配信を行う場合に利用することができる。ＰＣ２４は、上記のようなファイル転送要求を送り、指定のフォルダから読み出されたファイルを受信し、受信したファイルに対し種々の処理を行う。また、ＰＣ２４は、画像変換処理等を行うこともできる。

ワークフロー処理装置１２は、ＭＦＰ１４、１６やＰＣ２４からファイルを取得して、予め設定された複数のワークフローから１つを選択し、その選択したワークフローに従って、そのファイルを処理する。このワークフローで定義される処理としては、画像データのフォーマット変換といった画像変換処理、ＦＴＰサーバ１８やＷｅｂＤＡＶサーバ２０に対するフォルダ配信処理、ＳＭＴＰサーバ２２に対するメール配信処理、Ｗｅｂ配信処理、ＰＣ２４からＭＦＰ１４、１６に対する印刷処理、ＰＣ２４に対するファイル転送処理のほか、ログを記録する処理、画像の補正や加工等の画像処理等が挙げられる。

図１には図示していないが、ネットワーク１０には管理端末が接続されていてもよく、この管理端末を利用してワークフロー処理装置１２の各種設定を行うことができる。しかしながら、ワークフロー処理装置１２自体が、入力装置や表示装置を備えていれば、それらの装置を利用して各種設定を行うことも可能である。

ここで、簡単にＭＦＰ１４、１６のハードウェア構成について説明する。ＭＦＰ１４、１６は、コントローラ、操作パネル、ＦＣＵ（ファクシミリコントロールユニット）、エンジンユニットを含んで構成される。コントローラには、ＣＰＵ、ＮＢ（ノースブリッジ）、ＣＰＵとＮＢを介して接続するＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)、描画用メモリとして用いられるシステムメモリが含まれる。

ＡＳＩＣは、ローカルメモリ、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリ等の不揮発性メモリと接続される。ローカルメモリは、コピー用画像バッファや符号バッファとして用いられ、ハードディスクドライブは、画像データや文書データのほか、プログラムやフォントデータ等を蓄積する。フラッシュメモリは、ＭＦＰ１４、１６を制御するためのプログラムや各種システム情報や各種設定情報を記憶する。

このコントローラは、さらに、ＳＢ（サウスブリッジ）、ＮＩＣ（ネットワークインタフェースカード）、ＳＤ(Secure Digital)カードスロット、ＵＳＢインタフェース、ＩＥＥＥ１３９４インタフェース、セントロニクスインタフェースを含んで構成される。これらは、ＰＣＩバスを介してＮＢと接続される。ＳＢは、ＲＯＭやＰＣＩバス周辺デバイス等とＮＢとを接続するブリッジで、ＮＩＣは、ＭＦＰ１４、１６をインターネットやＬＡＮ等のネットワークに接続するインタフェースである。ＳＤカードスロットは、ＳＤカードを着脱可能にし、ＵＳＢインタフェース、ＩＥＥＥ１３９４インタフェース、セントロニクスインタフェースは、各規格に準じたインタフェースで、それらを介して印刷ジョブ等を受け付ける。

操作パネルは、コントローラのＡＳＩＣと接続され、ユーザからの入力を受け付け、画像表示を行うためのＵＩ（ユーザインタフェース）を提供する。ＦＣＵおよびエンジンユニットは、ＰＣＩバスを介してＡＳＩＣと接続される。ＦＣＵは、Ｇ３またはＧ４といったファクシミリ通信規格に準じた通信方法を実行し、エンジンユニットは、アプリケーションが発行した印刷命令やスキャン命令を受け、画像形成処理や画像読み取り処理を実行する。

なお、ＭＦＰ１４、１６は、フラッシュメモリやハードディスク、ＳＤカード等の記憶装置に格納されたプログラムをＣＰＵが読み出し、システムメモリ等のメモリ領域に展開することで、適切なＯＳ(Operating System)による制御の下で、各処理を実現することができる。ここで、ＯＳとしては、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）等、いかなるアーキテクチャを有するＯＳでも採用することができる。

次に、ワークフロー処理装置１２のハードウェア構成について図２を参照して説明する。ワークフロー処理装置１２は、ＭＰＵ（マイクロプロセッサユニット）３０と、ＢＩＯＳ(Basic Input Output System)を格納する不揮発性メモリ３２と、ＭＰＵ３０によるプログラムの実行を可能にする実行記憶空間を提供するＲＡＭ等のメモリ３４とを含んで構成される。ＭＰＵ３０は、起動時に不揮発性メモリ３２からＢＩＯＳを読み込み、システム診断を行うとともに入出力装置３６の管理を行っている。

ＭＰＵ３０は、内部バス３８を介して記憶制御用インタフェース４０に接続され、ハードディスク４２は、ＭＰＵ３０からの入出力要求に応答してデータの書き込み、または読み出しを実行する。記憶制御用インタフェース４０としては、ＩＤＥ(Integrated Device Electronic)、ＡＴＡ(AT Attachment)、シリアルＡＴＡ、ＵｌｔｒａＡＴＡ等の規格により、ハードディスク４２の入出力を管理するインタフェースを使用することができる。ＭＰＵ３０は、内部バス３８を介してＵＳＢ、ＩＥＥＥ１１６４等のシリアルまたはパラレルインタフェース４４を制御して、キーボード、マウス、プリンタ等の入出力装置３６と通信して、ユーザからの入力を受け付ける。

ワークフロー処理装置１２は、さらに、ＶＲＡＭ(Video RAM)４６、グラフィックチップ４８を含み、ＭＰＵ３０からの指令に応答してビデオ信号を処理し、ディスプレイ装置５０へ表示させることができる。ＭＰＵ３０は、内部バス５２を介してネットワークＩ／Ｆ５４と通信し、ネットワーク１０を介してワークフロー処理装置１２をＭＦＰ１４、１６やＰＣ２４と通信可能にさせている。

このワークフロー処理装置１２も、上記のＭＦＰ１４、１６と同様、不揮発性メモリ３２、ハードディスク４２といった記憶装置に格納されたプログラムをＭＰＵ３０が読み出し、メモリ３４のメモリ領域に展開することにより、適切なＯＳによる制御の下、後述するワークフロー実行機能やその他の処理を実現している。

ＰＣ２４は、このワークフロー処理装置１２と同様のハードウェア構成を採用することができる。また、管理端末を備える場合、この管理端末も、このワークフロー処理装置１２と同様のハードウェア構成を採用することができる。

図３は、ワークフロー処理装置１２の簡単な機能およびソフトウェア構成を示した図である。ワークフロー処理装置１２は、図３に示すように、機能部としてのワークフロー実行部６０のほか、ソフトウェアとして、ファイル自動入力プラグイン６２と、フロー条件分岐プラグイン６４とを含んで構成されている。また、ワークフロー処理装置１２は、ファイル自動入力プラグイン６２により監視される監視対象となるフォルダ（監視フォルダ）６６を含む。監視フォルダ６６は、予め指定された記憶領域で、上述した画像入力装置が文書データを格納するために指定される。監視フォルダ６６は、１つに限定されるものではなく、複数設けられていてもよい。

例えば、ユーザは、ＭＦＰ１４で画像を読み取り、読み取った画像の画像データをＰＤＦ変換し、それを記憶させるためにフォルダ配信しようとするとき、ＭＦＰ１４の操作パネル上にて、スキャン処理の設定を行う。スキャン処理の設定では、画像データの転送先の指定、書誌情報の入力、各種スキャン条件の指定等が行われる。これらの指定や入力が終了し、操作パネルのスタートキーが押下されると、ＭＦＰ１４のスキャナ部による画像読み取りが実行され、出力された画像データは、指定された転送先へ転送される。

転送先としては、その後の処理においてＰＤＦ変換処理およびフォルダ配信処理を行うワークフローを実行するために、特定の監視フォルダ６６が指定される。このため、上記の画像データは、書誌情報を含めたファイルとして、その監視フォルダ６６へ転送され、その監視フォルダ６６内に格納される。監視ファイル６６が複数ある場合はそれぞれ、ワークフローが対応付けられており、ワークフロー処理装置１２は、監視フォルダ６６を識別するための監視フォルダ名と、ワークフローを識別するためのワークフロー名とを対応付けた対応テーブルとして管理することができる。

ワークフロー実行部６０は、監視フォルダ６６に対応したワークフローを実現するためにそのワークフローに従ってファイルを処理する。上記の例で言えば、そのワークフローがＰＤＦ変換処理とフォルダ配信処理とをこの順で実現するように定義されていることから、ワークフロー実行部６０は、まず、入力されたファイルの画像データに対してＰＤＦ変換処理を行い、その後に、記憶すべきフォルダへフォルダ配信を行って、そのフォルダに格納させるために、ＦＴＰサーバ１８等にその処理を依頼する。

画像変換処理は、ワークフロー処理装置１２が備える画像変換プログラムを実行することにより実現することもできるし、ＰＣ２４等へ依頼し、ＰＣ２４等に実行させることも可能である。フォルダ配信処理は、ＦＴＰサーバ１８やＷｅｂＤＡＶサーバ２０に依頼することにより実現することができる。また、メール配信やＷｅｂ配信は、ＳＭＴＰサーバ２２に、印刷処理は、ＭＦＰ１４、１６にそれぞれ依頼することにより実現することができる。

しかしながら、このワークフロー処理装置１２は、ファイル自動入力プラグイン６２とフロー条件分岐プラグイン６４とを実装することから、ワークフロー実行部６０は、監視フォルダ６６に対応したワークフローをそのまま実行し、上記の依頼をするのではなく、監視フォルダ６６に格納されたファイルのファイル名を解析し、その解析結果に応じてワークフローを選択してワークフローを動的に変更し、ワークフロー実行部６０は、その選択されたワークフローに従ってファイルを処理することになる。

これにより、ワークフローの作成時ではなく、実際にワークフローを実行しようとするタイミングで、ファイルの情報を参照して動的にワークフローを変更することができる。また、このような処理は、これら２つのプラグインを追加するのみで、簡単に実現することができる。

ファイル自動入力プラグイン６２およびフロー条件分岐プラグイン６４により実現される機能を、図４を参照して詳細に説明する。ファイル自動入力プラグイン６２は、ワークフロー処理装置１２が備えるＭＰＵ３０によりワークフローを実行するアプリケーション上で実行されて、フォルダ監視部７０と、ファイル引き取り部７２と、ファイル解析部７４と、ファイル転送部７６として機能する。図４では、説明を容易にするために、ファイル自動入力プラグイン６２に、これら各部が含まれるものとして記載し、後述するフロー条件分岐プラグイン６４に、ワークフロー選択部７８が含まれるものとして記載する。

フォルダ監視部７０は、ファイルを格納するための監視フォルダ６６を一定の時間間隔でポーリングして、ファイルが存在するかどうかを確認する。すなわち、フォルダ監視部７０は、監視フォルダ６６に対し、任意に設定した時間間隔で問い合わせを行うことで、監視フォルダ６６内にファイルが存在するかどうかの確認をする。ファイルが存在する場合は、そのファイルは、新しく監視フォルダ６６に格納されたファイルであり、フォルダ監視部７０は、ファイルが存在する旨をファイル引き取り部７２に通知する。

ファイル引き取り部７２は、その通知を受けて、監視フォルダ６６内に格納されたファイルのコピーを生成し、このファイル自動入力プラグイン６２が保有する図示しない一時記憶領域に記憶させ、監視フォルダ６６内に格納されているそのファイルを削除する。ファイル引き取り部７２は、このような処理を行うことにより監視フォルダ６６内に格納されたファイルを引き取る。一時記憶領域は、そのファイルを一時的に記憶するための記憶領域で、ＲＡＭ等のメモリ３４上に確保された一定サイズのメモリ領域を用いることができる。

ファイル解析部７４は、一時記憶領域にファイルが記憶されたことを受けて、そのファイルに付されたファイル名からファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出する。ファイル名は、例えば、配信元を識別するための配信元識別情報と、データの分類を識別するためのデータ分類識別情報と、ファイルの種類とを含んで構成される。

具体的には、ファイル名は、配信元名と、データ分類識別子と、ファイルの種類を表す拡張子とを含み、「配信元名_データ分類識別子.拡張子」のような形式とされる。ここで、配信元名は、配信元会社名の文字列とすることができ、データ分類識別子は、０、１、２、…のような整数とすることができる。例えば、０はその他、１は受注票、２は発注票、３は月次統計を表すものとされる。拡張子は、ファイルの種類に応じてｂｍｐ、ｔｉｆ、ｇｉｆ、ｐｄｆ等とされる。

ファイル解析部７４は、上記の配信元識別情報、データ分類識別情報、ファイルの種類といった書誌情報を抽出した後、一時記憶領域に記憶されたファイルと関連付けて記憶させる。ファイル解析部７４は、このように抽出された書誌情報のみを一時記憶領域に記憶させることもできるが、書誌情報は、ファイルの作成日時、解像度、文書名等の属性も含むことから、これらを含む書誌情報を記憶させることも可能である。書誌情報は、ＸＭＬ等の構造化言語で記述されたファイルとして構成することができ、図５に示すような文書情報とすることができる。

図５は、書誌情報としてＸＭＬ形式で記述された文書情報を例示した図である。図５に示す「document」要素は、文書情報のルート要素、すなわちツリー構造の最上位の要素を表す。「properties」要素には、すべての「property」要素と「resultURL」要素が含まれる。

「basic」要素の<basic>タグと</basic>タグとの間には、基本文書情報項目とカスタム文書情報項目が記述される。各文書情報項目の<property id>タグ内の「id」属性には、各文書情報項目の項目名が記述され、<value>タグと</value>タグの間には、各文書情報項目に関連付けられた値が記述される。この図５では、基本文書情報項目に、アプリケーション、アプリケーションのバージョンや解像度等と、それらの値とが記述されている。これらの情報は、スキャン処理の設定時等に入力された書誌情報から得ることができる。

また、図５には、カスタム文書情報項目の項目名として「TSI」、それに関連付けられた値として「Ａ社」と、項目名として「contentType」、その値として「TIFF」とが記述されている。ここで「TSI」は、配信元名称や発信元電話番号等、配信元会社名を特定するために使用されるものである。「contentType」は、データのＭＩＭＥ(Multipurpose Internet Mail Extension)タイプで、ファイルのデータ分類を特定するために使用されるものである。ＭＩＭＥは、ＴＣＰ／ＩＰネットワーク上でやりとりされる電子メールにおいて、各国の言語、画像、音声、動画を扱うための規格である。これらの情報は、ファイル名から抽出された情報である。

上記の「basic」要素に続いて「resultURL」要素が設けられ、「resultURL」要素の<resultURL>タグと</resultURL>タグの間には、ファイルの格納先のＵＲＬ(Uniform Resource Locator)が記述される。ここでは、ファイルの格納先が「http://123/20071206220708.tif」とされている。この格納先には、ファイル名から抽出された情報に基づき決定されたフォルダのアドレスが入力される。

例えば、ワークフロー処理装置１２は、格納先となるフォルダのフォルダ名と、そのアドレスとを対応付けたアドレス対応表を保持し、このアドレス対応表を用い、決定されたフォルダのフォルダ名からアドレスを取得し、そのアドレスを上記の文書情報の「resultURL」要素に入力することができる。

データ分類は、例えば、「contentType」が「TIFF」である場合に分類１とし、「GIF」である場合に分類２とし、「PDF」である場合に分類３とし、それ以外の場合にそれ以外とすることができる。なお、上記と同様に、分類１は受注票を表し、分類２は発注票を表し、分類３は月次統計を表すものとすることができる。

図５に示した文書情報を参照すれば、ＴＳＩがＡ社とされ、ＭＩＭＥタイプがＴＩＦＦで、分類１とされていることから、これらの情報を基に、図３に示すフロー条件分岐プラグイン６４を実行してワークフロー選択部７８として機能させ、このワークフロー選択部７８が、例えば、ＰＤＦ変換およびＡ社受注票フォルダへのフォルダ配信を、実行する処理として決定し、その決定した処理を実現するために、予め設定された複数のワークフローの中から１つのワークフローを選択する。

具体的に説明すると、監視フォルダ６６には、ワークフローが対応付けられ、そのワークフローでは、例えば、ＰＤＦ変換処理とフォルダ配信処理とをこの順に実行するように定義されている。しかしながら、ワークフロー選択部７８が受け取った文書情報において、配信元識別情報がＡ社であることから、Ａ社のフォルダへフォルダ配信するように決定され、データ分類識別情報が分類１の受注票を表すことから、Ａ社のフォルダのうち、Ａ社の受注票フォルダへフォルダ配信するように決定される。また、ファイルのデータが画像データであって、ＰＤＦではなくＴＩＦＦであることから、ＰＤＦ変換処理を行うように決定される。このようにして、ワークフロー選択部７８は、上記のＰＤＦ変換およびＡ社受注票フォルダへのフォルダ配信を、実行する処理として決定する。

ワークフローは、一例として、実行すべき処理を識別するためのパラメータと、その順番とにより定義することができる。このため、ワークフロー選択部７８は、ＰＤＦ変換を行うパラメータと、Ａ社受注票フォルダへのフォルダ配信を行うパラメータとがこの順に並ぶワークフローを、予め設定された複数のワークフローの中から選択することが可能である。

ワークフロー実行部６０は、ワークフロー選択部７８により選択されたワークフローを識別するためのワークフロー識別情報と、ワークフロー選択部７８がファイル転送部７６から受け付けたファイルおよび書誌情報とを受け取り、ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに従ってファイルを処理し、ここではＰＤＦ変換を行った後、Ａ社受注票フォルダへのフォルダ配信をＦＴＰサーバ１８等に依頼する。なお、ＦＴＰサーバ１８等は、書誌情報に含まれるファイル格納先を確認し、その格納先へファイルを送り、格納させる処理を行う。

上記の各部が行う処理は、コンピュータ可読なプログラムとして構成することができ、このプログラムを提供することも可能である。したがって、このプログラムがインストールされたコンピュータを、ワークフロー処理装置１２として機能させることができる。このプログラムは、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、ＳＤカードといった記録媒体に格納して提供することもできるし、ネットワーク１０に接続されるサーバ装置やＰＣ等に格納しておき、ダウンロード形式で提供することも可能である。

図６に示すフローチャートを参照して、ワークフロー処理装置１２で行われる処理の流れを説明する。ワークフロー処理装置１２は、ステップ６００から処理を開始し、ステップ６１０で、フォルダ監視部７０が一定の時間間隔で監視フォルダ６６にファイルが格納されたかどうかを監視する。ステップ６２０で、画像入力装置が監視フォルダ６６を指定し、その監視ファルダ６６にファイルを格納すると、フォルダ監視部７０が監視フォルダ６６内にファイルが存在することを検出する。フォルダ監視部７０は、この検出を受けて、ファイルが存在する旨をファイル引き取り部７２へ通知する。ファイルが２以上存在する場合は、ファイル名等のファイルを識別するための情報も併せて通知される。

ステップ６３０では、ファイル引き取り部７２がその通知を受けて、監視フォルダ６６にアクセスし、監視フォルダ６６内にその通知通りのファイルがあることを確認し、ファイルのコピーを生成する。ファイル引き取り部７２は、生成したファイルのコピーを、ファイル自動入力プラグイン６２が保有する一時記憶領域に記憶させ、監視フォルダ６６内に格納されているそのファイルを削除する。これにより、ファイル引き取り部７２は、監視フォルダ６６に格納されたファイルを引き取る。

ステップ６４０では、一時記憶領域にファイルが記憶されたことを受けて、ファイル解析部７４が、ファイルに付されたファイル名から、配信元がどこで、データ分類が何で、拡張子からどのような種類のファイルであるかを解析し、これらの情報を抽出する。そして、ステップ６５０で、ファイル解析部７４は、抽出された情報を書誌情報として一時記憶領域にファイルと関連付けて記憶させる。

書誌情報が記憶されたことを受けて、ステップ６６０で、ファイル転送部７６が、フロー条件分岐プラグイン６４の実行により機能するワークフロー選択部７８へ、一時記憶領域に記憶されたファイルおよび書誌情報を取り出し転送する。

ワークフロー選択部７８は、ステップ６７０で、書誌情報として、図５に示したような文書情報の「TSI」、「contentType」の値を参照し、その値が示す配信元名、ファイルの種類から、実行する処理を決定する。上述した配信元名がＡ社で、ファイルの種類がＴＩＦＦである場合、データ分類が１であるから、例えば上記のようにＰＤＦ変換とＡ社受注票フォルダへのフォルダ配信を、実行する処理として決定する。

続いて、ワークフロー選択部７８は、予め設定された複数のワークフローの中から、ＰＤＦ変換とＡ社受注票フォルダへのフォルダ配信とをこの順で実行するように定義されたワークフローを選択する。なお、ワークフローには、ワークフローを識別するためのワークフロー識別情報としてのワークフロー名が付されている。このため、ワークフロー選択部７８は、選択したワークフローのワークフロー名と、ファイルおよび書誌情報とをワークフロー実行部６０へ入力する。

ここで、ワークフローの例を、図７（ａ）〜（ｄ）に示す。図７（ａ）は、書誌情報に配信元名がＡ社、データ分類が１の画像データである場合に選択されるワークフローで、ワークフロー名がワークフロー１ａとされ、最初にＰＤＦ変換を行い、続いてＡ社受注票フォルダへフォルダ配信を行うものとされている。

図７（ｂ）は、書誌情報に配信元名がＡ社、データ分類が２の画像データである場合に選択されるワークフローで、ワークフロー名がワークフロー１ｂとされ、最初にＰＤＦ変換を行い、続いてＡ社発注票フォルダへフォルダ配信を行うものとされている。

図７（ｃ）は、データ分類が３の画像データである場合に選択されるワークフローで、ワークフロー名がワークフロー１ｃとされ、印刷配信のみを行うものとされている。データ分類が３の画像データは、ＰＤＦであって、月次統計であることから、ＰＤＦ変換を行う必要がなく、上司の確認および実署名を要するため、印刷して出力する必要があるからである。

図７（ｄ）は、ＣＳＶファイル等、画像データ以外である場合に選択されるワークフローで、ワークフロー名がワークフロー１ｄとされ、ログを書き込む場所となるログ書込フォルダへフォルダ配信を行うものとされている。ログは、データ送受信の日時、操作日時、操作内容、送受信されたデータの内容等で、書誌情報およびファイルをログ書込フォルダへフォルダ配信し、そのフォルダへ書き込みを行うことにより実現することができる。

再び図６を参照して、ステップ６８０で、ワークフロー実行部６０は、受け付けたワークフロー名から実行すべき処理とその順を特定し、ファイルを処理する。実行すべき処理が画像変換処理である場合、ワークフロー処理装置１２が備える画像変換プログラムにより行うこともできるし、ＰＣ２４へ依頼してＰＣ２４が行い、変換されたファイルを受け取ることも可能である。また、フォルダ配信処理である場合は、ＦＴＰ１８サーバ等に依頼し、メール配信処理である場合は、ＳＭＴＰサーバ２２に依頼し、印刷処理である場合は、ＭＦＰ１４、１６に依頼することができる。そして、すべての処理や依頼が終了したところで、ステップ６９０へ進み、この装置で行う処理を終了する。

本発明は、上記のファイル解析部７４およびワークフロー選択部７８を備える構成を採用することで、書誌情報であるファイルの種類等に応じてワークフローを動的に変更することができる。また、ファイル名から判断されるので、データ自体を拡張することもなく、カバーページを設ける必要もないので、利用者が容易に導入することができ、特殊な手段を用意する必要もない。ワークフローを実行させることで業務効率を向上させることができるが、それに加えて、簡単かつ動的にワークフローを変更することができることから、高いコストパフォーマンスを実現できる。

これまで本発明を上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

したがって、ワークフロー処理装置は、図１に示したように別個の装置として提供されるものに限られるものではなく、ＭＦＰ１４、１６やＰＣ２４等にそのワークフロー処理装置としての機能を備えるものであってもよい。また、ワークフロー処理装置１２が、ＦＴＰサーバ１８、ＷｂｂＤＡＶサーバ２０、ＳＭＴＰサーバ２２等の機能を備えていてもよく、ワークフロー実行部６０がフォルダ配信、メール配信、Ｗｅｂ配信等を行うことができるようにされていてもよい。

１０…ネットワーク、１２…ワークフロー処理装置、１４、１６…ＭＦＰ、１８…ＦＴＰサーバ、２０…ＷｅｂＤＡＶサーバ、２２…ＳＭＴＰサーバ、２４…ＰＣ、３０…ＭＰＵ、３２…不揮発性メモリ、３４…メモリ、３６…入出力装置、３８…内部バス、４０…記憶制御用インタフェース、４２…ハードディスク、４４…インタフェース、４６…ＶＲＡＭ、４８…グラフィックチップ、５０…ディスプレイ装置、５２…内部バス、５４…ネットワークＩ／Ｆ、６０…ワークフロー実行部、６２…ファイル自動入力プラグイン、６４…フロー条件分岐プラグイン、６６…監視フォルダ、７０…フォルダ監視部、７２…ファイル引き取り部、７４…ファイル解析部、７６…ファイル転送部、７８…ワークフロー選択部

特開２００８−０９７５８６号公報 特開２０１０−２３８２１８号公報

Claims (5)

1. ネットワークに接続されるワークフロー処理装置であって、
   前記ネットワークを介して取得されたファイルに付されたファイル名から、該ファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出し、該書誌情報を該ファイルと関連付けて一時記憶領域に記憶させるファイル解析部と、
   前記一時記憶領域に記憶された前記ファイルおよび前記書誌情報を取得し、該書誌情報から実行すべき処理を決定し、決定された処理を実現するためのワークフローを予め設定された複数のワークフローから選択するワークフロー選択部と、
   選択されたワークフローに従って前記ファイルを処理するワークフロー実行部とを含む、ワークフロー処理装置。
2. 前記ネットワークを介して取得された前記ファイルが格納されるファイル格納部に問い合わせ、新しく格納されたファイルが存在するかどうかを判定するファイル格納部監視部と、存在すると判定された場合、前記ファイル格納部から前記ファイルを引き取り、前記一時記憶領域に記憶させるファイル引き取り部と、前記一時記憶領域に記憶された前記ファイルおよび前記書誌情報を前記ワークフロー選択部へ転送するファイル転送部とをさらに含み、
   前記ファイル解析部は、前記ファイル引き取り部により前記一時記憶領域に記憶された前記ファイルから前記書誌情報を抽出し、該一時記憶領域に該ファイルと関連付けて該書誌情報を記憶させる、請求項１に記載のワークフロー処理装置。
3. 前記ファイル名は、配信元を識別するための配信元識別情報と、前記ファイルのデータ分類を識別するためのデータ分類識別情報と、前記ファイルの種類とを含み、
   前記ワークフロー選択部は、前記配信元識別情報と前記データ分類識別情報と前記ファイルの種類とに応じて前記実行すべき処理を決定する、請求項１または２に記載のワークフロー処理装置。
4. ネットワークに接続され、ワークフローに従って処理するワークフロー処理装置により実行される処理方法であって、該ワークフロー処理装置が、
   前記ネットワークを介して取得されたファイルに付されたファイル名から、該ファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出し、該書誌情報を該ファイルと関連付けて一時記憶領域に記憶させるステップと、
   前記一時記憶領域に記憶された前記ファイルおよび前記書誌情報を取得し、該書誌情報から実行すべき処理を決定し、決定された処理を実現するためのワークフローを予め設定された複数のワークフローから選択するステップと、
   選択された前記ワークフローに従って前記ファイルを処理するステップとを含む、処理方法。
5. ワークフローに従って１以上の処理を実行させるための、ネットワークに接続されたコンピュータにより読み取り可能なプログラムであって、
   前記ネットワークを介して取得されたファイルに付されたファイル名から、該ファイルを分類するための情報を書誌情報として抽出し、該書誌情報を該ファイルと関連付けて前記コンピュータの一時記憶領域に記憶させるステップと、
   前記一時記憶領域に記憶された前記ファイルおよび前記書誌情報を取得し、該書誌情報から実行すべき処理を決定し、決定された処理を実現するためのワークフローを予め設定された複数のワークフローから選択するステップと、
   選択された前記ワークフローに従って前記ファイルを処理するステップとを前記コンピュータに実行させる、プログラム。