JP2012256372A - 文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム、及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】承認者端末300のCPU201は、サーバ400から承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【選択図】図1
Description
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、前記文書管理装置は、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
承認ステップ順1002は、図10の承認ステップ順1002に対応している。
200 申請者端末
300 承認者端末
400 文書管理サーバ
401 データベース
Claims (8)
- 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記ワークフロー情報の承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置の所定の格納先に一時的に記憶させる一時保存方法と、任意の格納先を特定して当該文書ファイルを記憶させる特定保存方法とを含む複数種類の保存方法から、1つの保存方法の選択を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で任意の格納先に格納される特定保存方法の選択を受け付けた前記文書ファイルに対して、前記文書ファイルの削除を行うか否かの選択をユーザに行わせるための選択画面を表示する選択画面表示手段とを備え、
前記選択画面表示手段により表示された選択画面を介して前記文書ファイルの削除を行わないことが選択された場合には、前記削除手段は、前記指示手段で前記指示がなされた際に、前記文書ファイルの削除を行わないことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記ワークフローサーバから取得される前記ワークフロー情報が公開されているか否かを示す情報に従って、前記ワークフロー情報が公開されているか否か判断する判断手段とを更に備え、
前記削除手段は、前記判断手段によって前記文書ファイルが公開されていることが判断された場合に、前記保存手段で当該文書管理装置に特定保存方法によって記憶されている前記文書ファイルを自動的に削除することを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置を制御する制御方法であって、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存工程で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置で実行されるプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムを制御する制御方法であって、
前記サーバにおいて、
前記サーバの送信手段が、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信工程を備え、
前記文書管理装置において、
前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程と
を有することを特徴とする文書管理システムを制御する制御方法。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムで実行されるプログラムであって、
前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
前記文書管理装置は、
前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
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JP2002183389A (ja) * | 2000-12-13 | 2002-06-28 | Konica Corp | ワークフローシステム及びワークフローシステムにおけるクライアント |
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JP2008287608A (ja) * | 2007-05-18 | 2008-11-27 | Konica Minolta Business Technologies Inc | ワークフロー実行システム及び実行方法、画像処理装置並びにワーク代替処理プログラム |
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