JP2006323782A - サーバ装置、及びその制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 暗号化されたファイルを登録する場合に、このファイルをその内容に含まれている文字列を用いて検索可能なように登録する為の技術を提供すること。
【解決手段】 暗号化された文書ファイル、関連ファイルを受信し（Ｓ４２）、関連ファイルから文字列を抽出し（Ｓ４４）、文書ファイルを抽出した文字列とセットにしてデータベース１５０に登録する（Ｓ４５）。
【選択図】 図４

Description

本発明は、ファイルを管理する為の技術に関するものである。

近年、電子文書をインターネット等のネットワークを通じて共有、配信することが盛んに行われているが、電子メールに添付するにはサイズ上の制限がある場合が多いため、共有の文書サーバを立てて、利用する会社や組織に対応したフォルダ構成の元にファイルをやり取りすることが最近行われている。そこでは、文書のアップロード、コピー、ダウンロードなどの機能を使用して、業務に必要な文書を共有、配信している。

しかしながら、インターネット上でのデータのやりとりにはセキュリティ面での不安もあるため、企業の機密情報を送信するためには文書の内容を暗号化しておくのが望ましい。そのため、インターネットを経由して外部の文書管理サーバに文書をアップロードするに際し、送信するユーザはまずクライアントマシン上で暗号化プログラムを文書に対して実行することで内容を暗号化し、その後、サーバに格納することが一般的に行われている。

一方で、サーバに格納された文書を後から検索したいというニーズに対し、文書本文に出現する単語を指定して検索する、所謂全文検索を実現するためには、あらかじめ文書の内容をスキャンして言語解析を行い、インデックスを作成する必要があるが、ユーザのもとで暗号化されてアップロードされた文書はそのままでは当然内容を参照することはできず、インデックスを作成することは不可能である。そこで、例えば特許文献１では、暗号化された文書をサーバ内で一度平文に戻して検索用キーワードを作成する技術が開示されている。しかしながら、特許文献１ではサーバ内で文書を平文に戻す仕組みになっているので、サーバ管理業者の目から文書を隠すには不十分であるという問題点がある。

また、文書の持つ各種属性を指定して検索する属性検索する方法がある。文書の属性としては、文書名、URL、コメント、作成者、作成日時、更新日時、アクセス日時、サイズ、親フォルダ名、アクセス権等のユーザインデックスがあり、システム側で自動で付与するものと、ユーザが手動で入力するものとがある。

ユーザインデックスとは、ユーザが文書を登録する際にその文書を特徴付けるために自由に設定することのできるものである。属性検索では、これらの属性を任意に組み合わせて、目的とする文書を探すことができる。

しかしながら、属性検索は文書に書かれた内容で検索するには不向きであり、検索時の利便性を考慮すると、登録時に十分かつ適切なユーザインデックスを手作業により付加してやる必要があり、ユーザへの負担となっていた。
特開２０００−０１１００１号公報

上述のように、特許文献１ではサーバ内で文書を平文に戻す仕組みになっているので、サーバ管理業者の目から文書を隠すには不十分であるという問題点があった。また、属性検索では、ユーザが文書の登録時に適切なユーザインデックスを手作業で個々に入力する必要があり、ユーザの負担が増大していた。

本発明は以上の問題に鑑みてなされたものであり、暗号化されたファイルを登録する場合に、このファイルをその内容に含まれている文字列を用いて検索可能なように登録する為の技術を提供することを目的とする。

本発明の目的を達成するために、例えば本発明のサーバ装置は以下の構成を備える。

即ち、
ファイルを管理するサーバ装置であって、
暗号化された第１のファイルを受信する第１の受信手段と、
前記第１のファイルに関連する第２のファイルを受信する第２の受信手段と、
前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出手段と、
前記第１のファイルを前記抽出手段が抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録手段と
を備えることを特徴とする。

本発明の目的を達成するために、例えば本発明の端末装置は以下の構成を備える。

即ち、
上記サーバ装置が前記データベースに登録したファイルのうち、所望のファイルを検索する為にキーとして用いる文字列を取得する取得手段と、
前記データベースに登録されているセット群のうち、前記取得手段が取得した文字列を含むセットを特定する特定手段と
前記特定手段が特定したセット中のファイルに係る情報を報知する報知手段と
を備えることを特徴とする。

本発明の目的を達成するために、例えば本発明のシステムは以下の構成を備える。

即ち、
端末装置と、当該端末装置から送信されたファイルを管理するサーバ装置と、を備えるシステムであって、
前記端末装置は、
前記サーバ装置に登録する第１のファイルを選択する第１の選択手段と、
前記第１のファイルを暗号化する暗号化手段と、
前記第１のファイルに関連する第２のファイルを選択する第２の選択手段と、
前記暗号化手段によって暗号化された第１のファイルと、前記第２のファイルとをセットにして前記サーバ装置に送信する送信手段と
を備え、
前記サーバ装置は、
前記端末装置から送信された前記第１のファイルを受信する第１の受信手段と、
前記端末装置から送信された前記第２のファイルを受信する第２の受信手段と、
前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出手段と、
前記第１のファイルを前記抽出手段が抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録手段と
を備えることを特徴とする。

本発明の目的を達成するために、例えば本発明のサーバ装置の制御方法は以下の構成を備える。

即ち、ファイルを管理するサーバ装置の制御方法であって、
暗号化された第１のファイルを受信する第１の受信工程と、
前記第１のファイルに関連する第２のファイルを受信する第２の受信工程と、
前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出工程と、
前記第１のファイルを前記抽出工程で抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録工程と
を備えることを特徴とする。

本発明の目的を達成するために、例えば本発明の端末装置の制御方法は以下の構成を備える。

即ち、上記サーバ装置が前記データベースに登録したファイルのうち、所望のファイルを検索する為にキーとして用いる文字列を取得する取得工程と、
前記データベースに登録されているセット群のうち、前記取得工程で取得した文字列を含むセットを特定する特定工程と
前記特定工程で特定したセット中のファイルに係る情報を報知する報知工程と
を備えることを特徴とする。

本発明の構成により、暗号化されたファイルを登録する場合に、このファイルをその内容に含まれている文字列を用いて検索可能なように登録することができる。

以下添付図面を参照して、本発明を好適な実施形態に従って詳細に説明する。

＜本実施形態に係るシステムについて＞
図１は、本実施形態に係るシステムの基本構成を示す図である。同図に示す如く、本実施形態に係るシステムは、サーバ装置１００とクライアント端末装置１７０とで構成されており、それぞれはインターネット１６０を介して互いにデータ通信が可能な構成となっている。サーバ装置１００は、クライアント端末装置１７０から送信されるファイルを登録、管理するためのデータベース１５０を備えている。なお、以下の説明では、データベース１５０に登録するファイルは文書ファイルであるとする。

図２は、本実施形態に係るシステムの機能構成を示すブロック図である。

文書登録部２００は、クライアント端末装置１７０からインターネット１６０を介してサーバ装置１００に送信した文書ファイルをサーバ装置１００が有するデータベース１５０に登録する処理を行う。

関連文書送信部２１０は、登録しようとする文書ファイルとは別に、クライアント端末装置１７０の操作者が選択した関連ファイルを上記データベース１５０に送信する処理を行う。

インデックス作成部２２０は、上記関連ファイルから文字列を抽出し、これを上記文書ファイルのインデックスとしてデータベース１５０に登録する処理を行う。このインデックスは、全文検索を行うときに用いられるものである。

全文検索部２３０は、クライアント端末装置１７０の操作者が指定した文字列をキーとして、この文字列をインデックスとして上記データベース１５０に登録された文書ファイルを検索する処理を行う。

文書削除部２７０は、データベース１５０に登録されている文書ファイル群のうち、クライアント端末装置１７０の操作者が指定した文書ファイルを削除する処理を行う。

文書更新部２６０は、データベース１５０に登録された文書ファイルの内容、又は属性を更新する処理を行い、ある操作者が更新中の際に、他の操作者により同時に更新がかからないように排他制御を行うために、チェックイン・チェックアウト機能を備えたものである。

文書移動部２５０は、データベース１５０に登録されている文書ファイル群のうち、クライアント端末装置１７０の操作者が指定した文書ファイルを、この操作者が指定した記憶位置（例えばデータベース１５０内の他の記憶位置（他のフォルダ））に移動させる処理を行う。

ダウンロード部２８０は、データベース１５０に登録されている文書ファイル群のうち、クライアント端末装置１７０の操作者が指定した文書ファイルをクライアント端末装置１７０にダウンロードする処理を行う。

文書コピー部２４０は、データベース１５０に登録されている文書ファイル群のうち、クライアント端末装置１７０の操作者が指定した文書ファイルを、この操作者が指定した記憶位置（例えばデータベース１５０内の他の記憶位置（他のフォルダ））にコピーさせる処理を行う。

属性検索部２９０は、文書ファイルや文書ファイルが登録されているフォルダの各種属性をクライアント端末装置１７０の操作者が指示すると、これをキーとして、目的の文書ファイルやフォルダを検索する処理を行う。

文書ファイルや文書ファイルが登録されているフォルダの各種属性としては、文書名、URL、コメント、作成者、作成日時、更新日時、アクセス日時、サイズ、親フォルダ名、アクセス権、各種ユーザインデックスなどがあり、さらにフォルダ特有の属性としては、廃棄期限設定や更新通知設定などがある。これらはシステム側で自動で付与するものと、操作者が文書ファイルの登録時に手作業で入力するものの両方がある。ユーザインデックスとは、操作者が文書ファイルの登録時やその後で、必要に応じて自由に付与することのできるものであり、予め管理ユーザが定義した型の範囲内であれば、任意の文字列を入力することが可能である。

図１６は、サーバ装置１００、クライアント端末装置１７０のそれぞれの基本的なハードウェア構成を示すブロック図である。なお、それぞれの装置のハードウェア構成についてはこれに限定するものではなく、様々な構成が考え得る。

先ず、端末装置１７０のハードウェア構成について説明する。端末装置１７０は同図に示す如く、ＣＰＵ１６５１、ＲＡＭ１６５２、操作部１６５３、外部記憶装置１６５４、表示部１６５５、Ｉ／Ｆ１６５６を備える。

ＣＰＵ１６５１は、ＲＡＭ１６５２にロードされたプログラムやデータを用いてクライアント端末装置１７０全体の制御を行うと共に、クライアント端末装置１７０が行う後述の各処理を実行する。

ＲＡＭ１６５２は、外部記憶装置１６５４からロードされたプログラムやデータを一時的に記憶するためのエリア、ＣＰＵ１６５１が各種の処理を実行する際に用いるエリアなど、各種のエリアを提供することができる。

操作部１６５３は、キーボードやマウスなどにより構成されており、クライアント端末装置１７０の操作者が操作することで、各種の指示をＣＰＵ１６５１に対して入力することができる。

外部記憶装置１６５４は、ハードディスクドライブ装置に代表される大容量情報記憶装置であり、ここにはＯＳ（オペレーティングシステム）や、クライアント端末装置１７０が行う後述の各処理をＣＰＵ１６５１に実行させるためのプログラムやデータが保存されており、これらの一部若しくは全部はＣＰＵ１６５１による制御に従って適宜ＲＡＭ１６５２にロードされ、ＣＰＵ１６５１による処理対象となる。

表示部１６５５はＣＲＴや液晶画面などにより構成されており、ＣＰＵ１６５１による処理結果を画像や文字などでもって表示する。

Ｉ／Ｆ１６５６は、クライアント端末装置１７０をインターネット１６０に接続する為のインターフェースとして機能するものであり、クライアント端末装置１７０はこのＩ／Ｆ１６５６を介してサーバ装置１００とのデータ通信を行う。

１６５７は上述の各部を繋ぐバスである。

次に、サーバ装置１００のハードウェア構成について説明する。サーバ装置１００は同図に示す如く、ＣＰＵ１６０１、ＲＡＭ１６０２、操作部１６０３、外部記憶装置１６０４、表示部１６０５、Ｉ／Ｆ１６０６を備える。

ＣＰＵ１６０１は、ＲＡＭ１６０２にロードされたプログラムやデータを用いてサーバ装置１００全体の制御を行うと共に、サーバ装置１００が行う後述の各処理を実行する。

ＲＡＭ１６０２は、外部記憶装置１６０４からロードされたプログラムやデータを一時的に記憶するためのエリア、Ｉ／Ｆ１６０６を介して受信したデータを一時的に記憶するためのエリア、ＣＰＵ１６０１が各種の処理を実行する際に用いるエリアなど、各種のエリアを提供することができる。

操作部１６０３は、キーボードやマウスなどにより構成されており、サーバ装置１００の操作者が操作することで、各種の指示をＣＰＵ１６０１に対して入力することができる。

外部記憶装置１６０４は、ハードディスクドライブ装置に代表される大容量情報記憶装置であり、ここにはＯＳ（オペレーティングシステム）や、サーバ装置１００が行う後述の各処理をＣＰＵ１６０１に実行させるためのプログラムやデータが保存されており、これらの一部若しくは全部はＣＰＵ１６０１による制御に従って適宜ＲＡＭ１６０２にロードされ、ＣＰＵ１６０１による処理対象となる。また、外部記憶装置１６０４内には上記データベース１５０も設けられている。

表示部１６０５はＣＲＴや液晶画面などにより構成されており、ＣＰＵ１６０１による処理結果を画像や文字などでもって表示する。

Ｉ／Ｆ１６０６は、サーバ装置１００をインターネット１６０に接続する為のインターフェースとして機能するものであり、サーバ装置１００はこのＩ／Ｆ１６０６を介してクライアント端末装置１７０とのデータ通信を行う。

１６０７は上述の各部を繋ぐバスである。

＜文書ファイルの登録に際し、クライアント端末装置１７０が行う処理について＞
次に、サーバ装置１００に登録する文書ファイルを選択し、サーバ装置１００に送信する為にクライアント端末装置１７０が行う処理について、同処理のフローチャートを示す図３を用いて説明する。なお、同図のフローチャートに従った処理をＣＰＵ１６５１に実行させるためのプログラムやデータは外部記憶装置１６５４に保存されており、これは適宜ＣＰＵ１６５１による制御に従ってＲＡＭ１６５２にロードされるので、ＣＰＵ１６５１はこれを用いて処理を行うことで、クライアント端末装置１７０は以下説明する各処理を実行することになる。

サーバ装置１００に文書ファイルを登録する為のＧＵＩ（データベースビューア）を表示部１６５５の表示画面上に表示するための操作を、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いて入力すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、同図のフローチャートに従った処理を開始するのであるが、先ず、データベースビューアを表示部１６５５の表示画面上に表示する（ステップＳ３０）。

図５は、データベースビューアの表示例を示す図である。同図に示す如く、データベースビューアは、サーバ装置１００が有する外部記憶装置１６０４内のデータベース１５０内のディレクトリ構成をツリー形式で表示する領域５０１、この領域５０１内で現在選択しているフォルダに格納されているそれぞれのファイルを示すアイコンを、チェックボックスと共に表示する領域５０２、そして登録ボタン５０３を備える。

なお、領域５０１内に表示されているフォルダ群のうち、所望のフォルダを指示し、所望のフォルダに格納されているファイルの一覧を領域５０２内に表示するという一連の操作については一般に用いられている操作方法であるので、これに関する説明は省略する。

よってステップＳ３０では、ＣＰＵ１６５１は、データベースビューアの表示指示を受けると、先ずサーバ装置１００にアクセスし、データベース１５０内のディレクトリ構成を取得し、取得したディレクトリ構成を領域５０１に表示すると共に、領域５０１内でフォルダが指示された場合には、指示されたフォルダに格納されているファイル情報（ファイル名や属性など）を取得し、領域５０２内に一覧表示する。

なお、外部記憶装置１６０４内のディレクトリ構成はツリー形式で表示することに限定するものではなく、様々な形式が考え得る。また領域５０２内にはアイコンの代わりに、ファイル名やファイルの属性を表示するようにしても良い。いずれにせよ、それぞれのファイル情報（アイコン、ファイル名、属性など）は、チェックボックスと共に表示する。

本実施形態では現在指示しているフォルダ内に文書ファイルを登録する（即ち領域５０２に表示しているファイルと同じフォルダに登録する）ので、ここで、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いて登録ボタン５０３を指示すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して処理をステップＳ３１を介してステップＳ３２に進め、図６に示すＧＵＩ（文書登録ＧＵＩ）を表示部１６５５の表示画面上に表示する（ステップＳ３２）。

図６は、文書登録ＧＵＩの表示例を示す図である。領域６０１はデータベース１５０に登録する文書ファイルのファイル名を入力するための領域で、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いてファイル名を入力することのできる領域である。この領域６０１に入力されたファイル名を有する文書ファイルがデータベース１５０に登録するものとして指定した文書ファイルとなる。

なお、データベース１５０に登録する文書ファイルの指定方法はこれ以外にもあり、「参照」ボタン６０２を操作部１６５３を用いて指示すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、外部記憶装置１６５４内に保存されている文書ファイル、及びクライアント端末装置１７０がアクセス可能な装置が保持している文書ファイルを表示部１６５５の表示画面上に一覧表示させる。よって、表示された一覧の中から所望の文書ファイルを操作部１６５３を用いて指示すると、そのファイル名が領域６０１に表示される。なお、データベース１５０に登録する文書ファイルの指定方法についてはこれに限定するものではない。

よって、図３に戻って、次に、クライアント端末装置１７０の操作者は操作部１６５３を用いて領域６０１にデータベース１５０に登録する文書ファイルのファイル名を直接入力する、もしくは「参照」ボタン６０２を指示することで表示される一覧の中からデータベース１５０に登録する文書ファイルを操作部１６５３を用いて指示する等の操作により、データベース１５０に登録する文書ファイルを指定するので、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、領域６０１に指定された文書ファイルのファイル名を表示する（ステップＳ３３）。

次に、操作者が操作部１６５３を用いて領域６０３に文書名を入力する操作を行った場合には、ＣＰＵ１６５１はこれを検知し、処理をステップＳ３４を介してステップＳ３５に進め、入力された文書名を領域６０３に表示する（ステップＳ３５）。なお、文書名の入力は必須なものではない。よって、文書名に何も指定しない場合には、領域６０１に表示されるファイル名から拡張子を除いた部分を領域６０３に表示する。

次に、クライアント端末装置１７０の操作者は、登録しようとする文書ファイル（以下、登録文書ファイル）に関連するファイル（以下、関連ファイル）を指定する。

登録文書ファイルはデータベース１５０に登録する際には暗号化して登録するので、登録後は、上述の通り、この文書ファイル内の文字列は不可読となる。よって、この文書ファイルに記載された内容に含まれる文字列をキーとしてこの文書ファイルを検索することはできない。

よって、本実施形態では、この文書ファイルと内容的に関連のあるファイルを関連ファイルとして操作者が選択する。この関連ファイルには文書ファイルと共通する文字列がいくつか記載されているので、サーバ装置１００は、これらの文字列を抽出し、抽出した文字列を全文検索用インデックスと見なしてこの文書ファイルと共にデータベース１５０に登録する。これにより、この文書ファイルに記載された文字列でもってこの文書ファイルを検索する場合には、この文書ファイルと共に登録された文字列（関連ファイルから抽出した文字列）を用いればよいので、結果として、文書ファイルに記載された文字列でもってこの文書ファイルを検索することができる。

図６において領域６０４はデータベース１５０に登録する関連ファイルのファイル名を入力するための領域で、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いてファイル名を入力することのできる領域である。

なお、関連ファイルの指定方法についてはこれ以外にもあり、「参照」ボタン６０５を操作部１６５３を用いて指示することで、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、外部記憶装置１６５４内に保存されている関連ファイル、及びクライアント端末装置１７０がアクセス可能な装置が保持している関連ファイルを表示部１６５５の表示画面上に一覧表示させる。よって、表示された一覧の中から所望の関連ファイルを操作部１６５３を用いて指示すると、そのファイル名が領域６０４に表示される。なお、関連ファイルの指定方法についてはこれに限定するものではない。

よって、図３に戻って、次に、クライアント端末装置１７０の操作者は操作部１６５３を用いて領域６０４に関連ファイルのファイル名を直接入力する、もしくは「参照」ボタン６０５を指示することで表示される一覧の中から関連ファイルを操作部１６５３を用いて指示する等の操作により、関連ファイルを指定するので、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、領域６０４に指定された関連ファイルのファイル名を表示する（ステップＳ３６）。

次に、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いて領域６０６にコメントを入力する操作を行った場合には、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して処理をステップＳ３７を介してステップＳ３８に進め、入力されたコメントを領域６０６に表示する（ステップＳ３８）。

また、文書ファイルの属性情報でも検索を可能とさせるために、管理ユーザにより予め定義されている各ユーザインデックスの項目をそれぞれ領域６０７から６１１に一定の型の範囲内で入力することができる。よって、それぞれの領域に対してクライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いて入力する操作を行った場合には、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して処理を、入力された情報を対応する領域に表示する（ステップＳ３９）。

図７は、図６に示したＧＵＩを用いて文書ファイル、関連ファイル、及びその他の情報を入力した場合の文書登録ＧＵＩの表示例を示す図である。同図のＧＵＩでは、領域６０１に示す如く、「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルが文書ファイルとして指定されている。図８は、「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルの内容を示す図である。同図に示す如く、この文書ファイルは、ＡＢＣ商事なる会社がＸＹシステムズなる会社に対して行う契約の内容が記載された契約書の文書ファイルである。

また、図６のＧＵＩにおいて、領域６０４に示す如く、「パンフ＿ＸＹ．ｄｏｃ」なるファイル名を有する関連ファイルが関連ファイルとして指定されている。図１０は、「パンフ＿ＸＹ．ｄｏｃ」なるファイル名を有する関連ファイルの内容を示す図である。同図に示す如く、この関連ファイルは、上記ＸＹシステムズなる会社の宣伝用のパンフレットである。このパンフレットには、図８に示した文書ファイルに記載された文字列のいくつかが含まれている。よって、このように、文書ファイルに関連のある関連ファイルを選択することで、互いに同じ文字列を有することになる。

ここで、関連ファイルとして、文書ファイル（契約書）のような秘匿性が高いものではなく、一般的な情報が記載されたものを用いていることに注意されたい。即ち、このような関連ファイルに記載された文字列には文書ファイルに記載された内容のような秘匿性はないので、関連ファイルに記載された文字列を全文検索用インデックスとして用いても、文書ファイルに記載された内容は秘匿されたままとなり、文書ファイルに対する秘匿性は保持される。

図６に戻って、領域６０６にはコメントとして「社外秘」なる文字列が入力されており、領域６０７には「保守サービス」なる文字列、領域６１０には「年間」なる文字列が入力されている。なお、ユーザインデックスとして入力可能な項目についてはこれに限定するものではない。また、同図では、文書名は入力されていないので、ＣＰＵ１６５１は文書名として、文書ファイルのファイル名「１２９４８４号．ｄｏｃ」から拡張子「．ｄｏｃ」を省いた部分「１２９４８４号」を文書名とする。

以上の用にして、文書ファイル、関連ファイルを指定すると共に、それ以外の情報についても適宜入力することができる。

図３に戻って次に、クライアント端末装置１７０の操作者が操作部１６５３を用いて図６の実行ボタン６１２を指示すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、先ず、領域６０１に表示されているファイル名の文書ファイル（本実施形態では、図８に示す「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルであるとする）を暗号化する（ステップＳ３１０）。図９は、暗号化された文書ファイルの内容を示す図である。同図に示す如く、暗号化された文書ファイルは、その内容からは図８に示した内容が分からないようなものとなっている。なお、暗号化のアルゴリズムについては特に限定するものではない。

そして、暗号化した文書ファイル、領域６０４に表示されているファイル名の関連ファイル（本実施形態では、図１０に示す「パンフ＿ＸＹ．ｄｏｃ」なるファイル名を有する関連ファイルであるとする）、そして適宜入力した各種の情報をそれぞれサーバ装置１００に対して送信する（ステップＳ３１１）。

＜文書ファイルの登録に際し、サーバ装置１００が行う処理について＞
次に、クライアント端末装置１７０から送信された文書ファイルをデータベース１５０に登録するためにサーバ装置１００が行う処理について、同処理のフローチャートを示す図４を用いて説明する。なお、同図のフローチャートに従った処理をＣＰＵ１６０１に実行させるためのプログラムやデータは外部記憶装置１６０４に保存されており、これは適宜ＣＰＵ１６０１による制御に従ってＲＡＭ１６０２にロードされるので、ＣＰＵ１６０１はこれを用いて処理を行うことで、サーバ装置１００は以下説明する各処理を実行することになる。

先ず、ＣＰＵ１６０１は、クライアント端末装置１７０から送信された各データを検知すると、それぞれを一時的にＲＡＭ１６０２に記憶する（ステップＳ４２）。データによっては外部記憶装置１６０４に保存するようにしても良い。

次に、受信した関連ファイルを参照し、サムネイルを作成する（ステップＳ４３）。図１１は、関連ファイルのサムネイルを示す図で、同図に示すサムネイルは、図１０に示した関連ファイルのサムネイル（縮小画像）となっている。なお、所定のファイルの内容から、このファイルのサムネイルを作成する技術については周知であるので、これに関する説明は省略する。

次に、関連ファイルに含まれている文字列を抽出し、抽出したそれぞれの文字列を全文検索用インデックスとしてＲＡＭ１６０２に順次記憶する（ステップＳ４４）。本実施形態では関連ファイルは図１０に示したものであるとするので、「ＸＹシステムズ」、「会社」、「ネットワーク」、「サポート」、「当社」、「相談」、「一例」、「インターネット」、「ルータ」、「データベース」、「ＲＡＩＤ」、「バックアップサーバ」、「お見積もり」、「無料」、「下記」、「電話」のそれぞれの文字列が抽出され、それぞれが全文検索用インデックスとしてＲＡＭ１６０２に順次記憶される。なお、関連ファイルがテキストファイルである場合にはファイル中の文字列を単に抽出すればよいのであるが、関連ファイルが画像ファイルで、文字列の画像が含まれている場合には、この画像を周知の技術で認識して文字領域を特定し、特定した文字領域中の各文字を認識して文字列を得るようにする。

いずれにせよ、関連ファイルがどのようなものであったとしても、ステップＳ４４ではこれに含まれる文字列を抽出し、抽出した文字列を全文検索用インデックスとしてＲＡＭ１６０２に順次記憶する。

図１２は、ステップＳ４４で抽出されたそれぞれの文字列を管理しているテーブルの構成例を示す図で、同図に示す如く、上述の抽出された各文字列は、抽出された位置と共に管理されている。よって、ステップＳ４４で抽出した文字列はその抽出位置と共に、同図のようなテーブル形式でもってＲＡＭ１６０２に記憶する。なお、各文字列の管理形態についてはこれに限定するものではない。

いずれにせよ、関連ファイルから抽出したそれぞれの文字列はインデックスファイルとしてＲＡＭ１６０２に保持される。

また、関連ファイルから全ての文字列を抽出すると、もうこの関連ファイルは不要であるので、削除するようにしても良い。

図４に戻って、次に、ステップＳ４４で作成したインデックスファイルを、ステップＳ４２でＲＡＭ１６０２に受信した暗号化された文書ファイルに関連付けてデータベース１５０に登録する（ステップＳ４５）。

次に、文書名やコメント、ユーザインデックスなどの情報がクライアント端末装置１７０側で入力されていた場合には、これらはステップＳ４２でＲＡＭ１６０２に受信しているので、これをステップＳ４５で登録したセットに関連付けてデータベース１５０に登録する（ステップＳ４６）。

次に、クライアント端末装置１７０から送信された「文書ファイルの作成者」や「文書ファイルの作成日時」等、クライアント端末装置１７０が作成した情報を、ステップＳ４５で登録したセットに関連付けてデータベース１５０に登録する（ステップＳ４６）。

図１３は、上記処理により、「契約書」なるフォルダ（図５のＧＵＩでクライアント端末装置１７０の操作者が文書ファイルを登録する先として指示したフォルダ）に「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルを登録した場合のデータベースビューアの表示例を示す図である。サーバ装置１００は、データベース１５０の状態が変更されるとその旨をクライアント端末装置１７０に通知するので、クライアント端末装置１７０はデータベースビューアの表示内容をこの通知内容に従って更新する。よって、領域５０２内には上記処理で「契約書」なるフォルダに追加された「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルのアイコンが表示されている。このアイコンには、ステップＳ４３で作成したサムネイルを用いている。

以上の処理によって、文書ファイルを、全文検索可能なようにデータベース１５０に登録することができる。

＜検索処理について＞
次に、データベース１５０に登録された文書ファイルのうち、所望の文書ファイルを、その内容に記載の文字列をキーとして検索する場合について説明する。

例として、クライアント端末装置１７０の操作者が、「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルの契約書の内容は把握しているのものの、どこに保存されているのかが分からない場合に、クライアント端末装置１７０を用いてこの文書ファイルを検索するとする。

契約書の内容は上述の通り暗号化されており、不可読である。よって、文書ファイルの内容に記載の文字列をキーとして文書ファイルに対して検索しても、検索はできない。そこで従来では図１５に示すようなＧＵＩを用い、上記ユーザインデックスをキーとして文書ファイルの検索を行っていた。図１５は、ユーザインデックスをキーにして文書ファイルを検索するために使用するＧＵＩの表示例を示す図で、同図では、ユーザインデックス「ネットワーク」に対する値として「保守サービス」を、またユーザインデックス「契約種別」に対する値として「年間」を入力、もしくは選択することで、属性検索を行う様子を表している。

一方、本実施形態では、文書ファイルの内容さえ覚えていれば、その内容に含まれている文字列をキーにして文書ファイルを検索することができる。そのために先ず、クライアント端末装置１７０の操作者が検索を行う旨の指示を操作部１６５３を用いて入力すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して図１４に示すＧＵＩを表示部１６５５の表示画面上に表示する。図１４は、文書ファイルの内容に含まれている文字列をキーにして文書ファイルを検索するために使用するＧＵＩの表示例を示す図である。

同図では、キー（キーワード）として「ＸＹシステムズ」なる文字列が入力されている。文字列の入力は操作部１６５３を用いて行う。そして「実行」ボタン１４０１を操作部１６５３を用いて指示すると、ＣＰＵ１６５１はこれを検知して、データベース１５０に登録されている文書ファイルと共に登録されているインデックスのうち、キーとして入力された文字列に一致するものを特定し、キーとして入力された文字列に一致するインデックスと関連付けてデータベース１５０に登録されている文書ファイルを特定する。

本実施形態の場合、契約書の文書ファイルを検索するためには、パンフレットに記載の文字列であればどれを入力しても良い。また、クライアント端末装置１７０の操作者の記憶がはっきりしない場合でも、契約書や契約会社に関して思いつく適当な単語をOR検索により指定すれば、契約書の文書ファイルを検索することができる。例えば会社名が曖昧でも、「RAID」や「ルータ」「バックアップサーバ」などを指定することで、契約書の文書ファイルを検索することができる。

なお、文書ファイルを特定した後の処理については特に限定しないが、例えば、特定した文書ファイルのファイル名を表示部１６５５の表示画面上に表示するようにしても良い。

以上の説明により、本実施形態によって、文書ファイルがセキュリティのために暗号化されている場合であっても、それと関連し且つ秘匿性の少ないファイルに記載の文字列をこの文書ファイルに関連付けて登録すれば、暗号化された文章の内容に関連する文字列をキーとしてこの文書ファイルを検索することができるし、手作業でユーザインデックスを付加する必要はなくなる。またこのため、文書ファイルの登録に係るユーザ負荷を格段に減少させることができる。

なお、本実施形態では説明を簡単にするために、クライアント端末装置は１台としたが、複数台であっても良く、その場合には、それぞれのクライアント端末装置はクライアント端末装置１７０と同じ処理を行うし、サーバ装置１００はそれぞれのクライアント端末装置１７０に対して同じ処理を行えばよい。

また、本実施形態ではサーバ装置１００とクライアント端末装置１７０とはインターネットを介して接続されているが、ネットワークの種類、形態についてはこれに限定するものではなく、有線のＬＡＮや無線のＬＡＮにより互いの装置間でデータ通信を行うようにしても良い。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。

本発明の実施形態に係るシステムの基本構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るシステムの機能構成を示すブロック図である。 サーバ装置１００に登録する文書ファイルを選択し、サーバ装置１００に送信する為にクライアント端末装置１７０が行う処理のフローチャートである。 クライアント端末装置１７０から送信された文書ファイルをデータベース１５０に登録するためにサーバ装置１００が行う処理のフローチャートである。 データベースビューアの表示例を示す図である。 文書登録ＧＵＩの表示例を示す図である。 図６に示したＧＵＩを用いて文書ファイル、関連ファイル、及びその他の情報を入力した場合の文書登録ＧＵＩの表示例を示す図である。 「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルの内容を示す図である。 暗号化された文書ファイルの内容を示す図である。 「パンフ＿ＸＹ．ｄｏｃ」なるファイル名を有する関連ファイルの内容を示す図である。 関連ファイルのサムネイルを示す図である。 ステップＳ４４で抽出されたそれぞれの文字列を管理しているテーブルの構成例を示す図である。 「契約書」なるフォルダ（図５のＧＵＩでクライアント端末装置１７０の操作者が文書ファイルを登録する先として指示したフォルダ）に「１２９４８４号．ｄｏｃ」なるファイル名を有する文書ファイルを登録した場合のデータベースビューアの表示例を示す図である。 文書ファイルの内容に含まれている文字列をキーにして文書ファイルを検索するために使用するＧＵＩの表示例を示す図である。 ユーザインデックスをキーにして文書ファイルを検索するために使用するＧＵＩの表示例を示す図である。 サーバ装置１００、クライアント端末装置１７０のそれぞれの基本的なハードウェア構成を示すブロック図である。

Claims (8)

1. ファイルを管理するサーバ装置であって、
   暗号化された第１のファイルを受信する第１の受信手段と、
   前記第１のファイルに関連する第２のファイルを受信する第２の受信手段と、
   前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出手段と、
   前記第１のファイルを前記抽出手段が抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録手段と
   を備えることを特徴とするサーバ装置。
2. 前記第２のファイルは前記第１のファイルに比べて秘匿性の低いものであることを特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
3. 請求項１に記載のサーバ装置が前記データベースに登録したファイルのうち、所望のファイルを検索する為にキーとして用いる文字列を取得する取得手段と、
   前記データベースに登録されているセット群のうち、前記取得手段が取得した文字列を含むセットを特定する特定手段と、
   前記特定手段が特定したセット中のファイルに係る情報を報知する報知手段と
   を備えることを特徴とする端末装置。
4. 端末装置と、当該端末装置から送信されたファイルを管理するサーバ装置と、を備えるシステムであって、
   前記端末装置は、
   前記サーバ装置に登録する第１のファイルを選択する第１の選択手段と、
   前記第１のファイルを暗号化する暗号化手段と、
   前記第１のファイルに関連する第２のファイルを選択する第２の選択手段と、
   前記暗号化手段によって暗号化された第１のファイルと、前記第２のファイルとをセットにして前記サーバ装置に送信する送信手段と
   を備え、
   前記サーバ装置は、
   前記端末装置から送信された前記第１のファイルを受信する第１の受信手段と、
   前記端末装置から送信された前記第２のファイルを受信する第２の受信手段と、
   前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出手段と、
   前記第１のファイルを前記抽出手段が抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録手段と
   を備えることを特徴とするシステム。
5. ファイルを管理するサーバ装置の制御方法であって、
   暗号化された第１のファイルを受信する第１の受信工程と、
   前記第１のファイルに関連する第２のファイルを受信する第２の受信工程と、
   前記第２のファイルから文字列を抽出する抽出工程と、
   前記第１のファイルを前記抽出工程で抽出した文字列とセットにしてデータベースに登録する登録工程と
   を備えることを特徴とするサーバ装置の制御方法。
6. 請求項５に記載のサーバ装置が前記データベースに登録したファイルのうち、所望のファイルを検索する為にキーとして用いる文字列を取得する取得工程と、
   前記データベースに登録されているセット群のうち、前記取得工程で取得した文字列を含むセットを特定する特定工程と
   前記特定工程で特定したセット中のファイルに係る情報を報知する報知工程と
   を備えることを特徴とする端末装置の制御方法。
7. コンピュータに請求項５又は６に記載の制御方法を実行させることを特徴とするプログラム。
8. 請求項７に記載のプログラムを格納することを特徴とする、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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