JP6089645B2 - 文書管理システムとその処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

ワークフローにより承認された文書を管理する文書管理システムとその処理方法及びプログラムに関する。

従来より、作成した文書をワークフローシステムで承認者により承認がされると、文書が公開される仕組みが存在する。

この仕組みを用いて、製造メーカなどの設計現場などでもワークフローで承認された設計情報（例えば、図面）が公開され、この公開された設計書を取得して作業を行うことが行われている。

この場合、何かの要因（例えば法改正等）で設計変更が必要になり、設計情報を変更した場合には、再度設計情報を承認するため、ワークフローによる承認を行う。

このワークフローの承認を効率化するため、ワークフローをコピーしてテンプレート化できる。つまり、既にあるものをコピーして再利用できる仕組みが開示されている（例えば、特許文献１）。

特開２００８−５２３４６号公報

しかしながら、特許文献１のようにテンプレートを用いることで再承認を効率化することはできるが、ワークフローの特性上、複数人或いは複数部門の確認、承認が必要になることが多く、承認が完了するまでに時間がかかってしまうという問題があった。

製造メーカなどの現場では既に公開されている設計情報に従って作業（例えば詳細設計や精算準備）をしているため、このように承認に時間がかかってしまうと、後戻りが多く発生してしまうため、早く通知を行うことが望まれている。

例えば、通知をする際には、公開した設計情報を実際に利用している各担当者が分からないために、分かる範囲の利用部門の窓口にのみメール等で連絡をする。窓口を通すことにより、情報が必要な担当に伝わらない可能性があり、現場の作業計画が設計変更に対応しきれないことが発生してしまっていた。
また、設計部門が把握していない部門が情報を参照している可能性もあり、その部門への連絡も漏れることもあった。

そこで、本発明は、公開した文書を参照したユーザ情報を新たな文書の申請情報に設定することで申請を容易にし、公開した文書に変更があることを通知しやすくする仕組みを提供することを目的とする。

本発明の目的を達成するための、承認された文書を公開する文書管理システムであって、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を記憶する履歴記憶手段と、前記公開された文書を変更する、新たな文書の申請がされる場合に、前記履歴記憶手段で記憶したユーザ情報に従って、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を取得する参照ユーザ取得手段と、前記公開された文書を申請した第１の申請情報を用いて、前記新たな文書の申請に係る第２の申請情報を生成する申請情報生成手段と、前記第２の申請情報の設定に、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザ情報を設定する設定手段と、前記設定手段で設定したユーザ情報を含む申請画面をユーザ端末で表示する表示手段と、前記表示手段で表示された申請画面を用いて、新たな文書の申請の実行を制御する実行制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、公開した文書を参照したユーザ情報を新たな文書の申請情報に設定することで申請を容易にし、公開した文書に変更があることを通知しやすくなる。

ワークフローシステムの構成の一例を示すシステム構成図 各装置としての情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図 ワークフローシステムの機能ブロック図 ワークフローシステムの処理を示すフローチャートＡ ワークフローシステムの処理を示すフローチャートＢ ワークフローシステムの処理を示すフローチャートＣ ワークフローシステムの処理を示すフローチャートＤ ワークフロー起票端末の文書メモリを示す図 ワークフロー起票端末の承認者メモリを示す図 ワークフロー起票端末の参照者メモリを示す図 ワークフローサーバのユーザマスタを示す図 ワークフローサーバの文書テーブルを示す図 ワークフローサーバの承認者テーブルを示す図 ワークフローサーバの参照者テーブルを示す図 ワークフローサーバの発行版参照者履歴テーブルを示す図 ワークフロー起票端末で表示される画面例 ワークフロー起票端末で表示される再発行時の承認者確認画面例 発行版参照端末で表示される文書選択一覧画面例

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明のワークフローシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。

図１は、１又は複数のワークフロー起票端末１０１、１又は複数のワークフロー承認端末１０２、１又は複数のワークフロー参照端末１０３、１又は複数の発行版参照端末１０４、および１又は複数のワークフローサーバ１０５がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を介して接続される構成となっている。

ワークフロー起票端末１０１、ワークフロー承認端末１０２、ワークフロー参照端末１０３、発行版参照端末１０４はユーザＩＤとパスワードによって認証用テーブルを用いて認証処理を行う。

ワークフロー起票端末１０１は、ワークフローサーバ１０５にログインして、承認者設定や参照者設定を行ってワークフロー（ジョブ）を作成、登録する端末である。ワークフロー承認端末１０２は、ワークフロー起票端末１０１により登録されたワークフロー（ジョブ）を承認するユーザ（ジョブに設定された承認者）の端末であり、ワークフロー承認端末１０２は、ワークフローサーバ１０５にログインしてユーザの操作によって承認処理をする端末である。ワークフロー参照端末１０３は、ワークフロー（ジョブ）を参照可能なユーザの端末であり、ワークフローサーバ１０５にログインし、ジョブを参照できる。また、発行版参照端末１０４は、製造現場等においてある端末であり、ワークフロー（ジョブ）が最終承認され、ワークフロー（ジョブ）が承認された時に公開された文書（ジョブに関連付く承認された文書）を参照（ダウンロードや閲覧等）可能な端末である。発行版参照端末１０４もワークフローサーバ１０５にログインして参照する。

ワークフローサーバ１０５は、登録されたワークフロー（ジョブ）を管理し、各端末からのアクセス可能な装置である。ワークフロー（ジョブ）が承認された場合に、ワークフロー（ジョブ）に関連する公開文書がある場合には、他の端末から参照可能に表示する装置である。
すなわち、本実施形態におけるワークフローシステムは、文書の承認と、承認された文書を管理する文書管理システムである。

以下、図２を用いて、図１に示したワークフロー起票端末、ワークフロー承認端末、ワークフロー参照端末、発行版参照端末、ワークフローサーバに適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

図２は、図１に示したワークフロー起票端末１０１、ワークフロー承認端末１０２、ワークフロー参照端末１０３、発行版参照端末１０４、ワークフローサーバ１０５に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３を用いて、本発明におけるワークフローシステムの機能ブロック図について説明する。なお、図３では、基本的な機能について説明するものとし、各機能部が処理する詳細な制御については、後述するフローチャートにて説明する。

ワークフローシステムは、機能部として公開設定部３０１、履歴記憶部３０２、参照ユーザ取得部３０３、文書生成部３０４、登録部３０５、通知部３０６を有している。また、ワークフローシステムは、ワークフロー起票端末１０１、ワークフロー承認端末１０２、ワークフロー参照端末１０３、発行版参照端末１０４としてのクライアント端末とワークフローサーバ１０５とを含む文書管理システムで、文書の承認と、承認された前記文書を管理するシステムである。

公開設定部３０１は、ユーザから閲覧可能にするべく、承認された文書を公開設定する機能部である。また、履歴記憶部３０２は、公開された文書を参照したユーザの履歴を記憶制御する機能部である。

また、参照ユーザ取得部３０３は、公開された文書を利用した新たな申請文書を生成する場合、前記履歴記憶部３０２で記憶したユーザの履歴から、利用元の文書を参照したユーザを取得する機能部である。すなわち、公開された文書の情報を利用した新たな申請に応じて前記履歴記憶部３０２で記憶したユーザの履歴から、利用元である前記公開された文書を参照したユーザを取得する機能部である。
また、文書生成部３０４は、参照ユーザ取得部３０３で取得したユーザを申請文書の参照者にするように、申請文書を生成する機能部である。

また、登録部３０５は、文書生成部３０４で生成された申請文書の承認処理を開始するべく、申請文書を登録する機能部である。また、通知部３０６は、参照ユーザ取得部３０３で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する機能部である。また、通知部３０６は、登録部３０５による申請文書の登録に従って、参照ユーザ取得部３０３で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する機能部である。

以下、図４Ａ、図４Ｂ、図４Ｃ、図４Ｄを参照して、本実施形態のワークフローシステムの処理について説明する。

本処理はワークフロー起票端末、ワークフロー承認端末、ワークフロー参照端末、発行版参照端末とワークフローサーバ間で行われる。なお、後述する各ステップは各装置のＣＰＵ２０１が実行する。また、各ステップを説明する際に利用する図５〜図７は、ワークフロー起票端末のＲＡＭ２０３で記憶するメモリのイメージ図である。また図８〜図１２はワークフローサーバのＲＡＭ又は外部メモリで記憶するデータのイメージ図である。なお、図５の項目は、図９の項目と同じであってもよい。

なおワークフローとは、一連の処理の流れが定義されたものである。特に管理対象となるビジネスプロセスを表現する雛形になっており、本実施形態では文書の承認から、文書を公開するまでのプロセスである。またプロセスは、アクティビティとアクティビティ間の遷移から構成れており、それぞれのアクティビティに処理を定義することが可能となっている。このワークフローを用いてユーザが入力して申請データの承認処理が実行される。

まず図４Ａにおいて、ステップＳ４０１では、ワークフロー起票端末で、承認をしてもらうための申請データを作成するために、承認を得る設計図面（文書）の情報を受け付ける。受け付けた情報はワークフロー起票端末の図５の文書メモリの文書名、文書コメント、添付文書に格納する。文書ＩＤはＳ４０５で採番するために、新規起票時はＮＵＬＬである。入力は図１３の１３００の文書コメント、添付文書入力欄１３０１で入力される。なお、ウェブシステムの場合には、新規申請データを作成するために、ワークフローサーバにログインし、新規申請指示をワークフロー起票端末で申請すると、空の申請データが生成され、ワークフロー起票端末に送信されるものとする。ログインの際には、図８のユーザマスタを参照してワークフローサーバはログインを許可、不許可を決定するものとする。以下でログインする処理についても同様である。

ステップＳ４０２では、受け付けた設計図面の承認を得る承認先のユーザＩＤとその承認順をユーザの操作に従って受け付ける。なお、承認先のユーザは予め決められたユーザで、固定されたユーザであってもよい。承認先のユーザＩＤを入力する際には、承認者ボタン１３０２の押下に従って、図１３の１３１０が表示される。１３１０の承認者欄１３１１でユーザＩＤが入力される。

受け付けた承認者情報は、図６承認者メモリの承認順と承認者ＩＤに設定された承認者の数だけ格納する。このとき、文書ＩＤはＳ４０５で採番し、Ｓ４０７の承認の入力により登録されるのでＮＵＬＬで登録する。

ステップＳ４０３では、ワークフロー（申請データ）が承認され、ワークフローに登録した設計図面が発行されたたときに参照して欲しいユーザを参照者として登録するべく、参照者のユーザＩＤをユーザの操作に従って受け付ける。受け付けた情報は図７参照者メモリに入力された参照者の数だけ格納する。このとき、文書ＩＤはＳ４０５で採番するためＮＵＬＬである。参照者のユーザＩＤを入力する際には、図１３の１３１０の参照者欄１３１２でユーザＩＤが入力される。

ステップＳ４０４では、ユーザによる図１３の登録ボタン１３０３の押下に従って、ワークフロー起票端末は文書メモリ、承認者メモリ、参照者メモリを申請データとして、ワークフローサーバに送信する。

ステップＳ４０５では、情報を受け付けたワークフローサーバは文書ＩＤを採番し、受け付けた各メモリの文書ＩＤに設定する。文書ＩＤを登録した文書メモリは図９の文書テーブルに保存する。文書ＩＤを登録した承認者メモリは、図１０承認者テーブルに保存する。文書ＩＤを登録した参照者メモリは図１１参照者テーブルに保存する。これにより、登録した情報（申請データ）の承認フローがスタートする。すなわち、ステップＳ４０１からステップＳ４０５の処理は、クライアント端末で、公開された文書を利用しない申請文書の生成指示があった場合に、前記参照ユーザ取得手段でユーザを取得した通知をせず、また、ユーザの参照履歴を参照することなく、申請文書が生成される処理である。

ステップＳ４０６では、ステップＳ４０５で保存した承認者テーブルから次の承認先のユーザＩＤを読み込み、ユーザＩＤに紐づいた承認端末に承認依頼の通知として該当する文書ＩＤの文書テーブル、承認者テーブル、参照者テーブルの情報を送信する。この場合、事前に承認を促すために、申請データにアクセス可能なＵＲＬを含むメールを送信する。そしてこのＵＲＬに対して承認者が指示することで、申請データの情報がワークフロー承認端末に送信される。ＵＲＬを指示することで、ワークフロー承認端末のウェブブラウザが立ち上がり、ワークフローサーバから申請データの承認画面が送信される。

ステップＳ４０７では、ワークフローサーバから情報（申請データ）を受信し、承認者から承認を得るべく、ワークフロー承認端末の表示部（ウェブブラウザ等）に情報（申請データ）を表示する。承認者は添付文書（例えば、設計書）や申請内容を確認し、表示画面上で承認ボタンを押下する。この承認ボタンの押下（承認入力）を受け付ける、承認者ＩＤを含む承認情報（命令）をワークフローサーバに送信する。

ステップＳ４０８−１では、ワークフローサーバは受け取った文書ＩＤを含む承認情報（命令）から図１０の承認者テーブルを検索し、承認者ＩＤ（例えば、ワークフロー承認端末から文書の承認のためにログインしたユーザのＩＤ）が一致するテーブルに承認日を登録する。登録後、ステップＳ４０８−２では、文書ＩＤの単位で最後の承認者まで承認されたか否かを図１０の承認者テーブルから判断する。最後の承認者になるまでステップＳ４０６からの処理を継続し、最後の承認者の承認が完了した場合ステップＳ４０９に処理を進める。

ステップＳ４０９では、最終承認のあった文書ＩＤのデータを図９の文書テーブルから検索し、発行フラグを発行済に設定する。これにより、承認者や参照者以外のユーザ、つまり、承認された文書を用いて業務を遂行するユーザや部門が閲覧できる状態となる。すなわち、ユーザから文書の閲覧を可能にするべく、承認された文書を公開設定する処理である。

ステップＳ４１０では、最終承認のあった文書ＩＤから図１０承認者テーブル、図１１の参照者テーブルを検索し、登録されているユーザＩＤを取得して、各ユーザの端末に発行通知を行う（例えば、メール通知）。

ステップＳ４１１では、各端末で発行通知のメール等で受信をする。なお、図４のフローチャートでは、ワークフロー起票端末、ワークフロー承認端末、ワークフロー参照端末全てに発行通知が送信され、受信される構成となっているが全てに送信されることに限定されるものではない。また、ステップＳ４１１は各装置で同じ処理であるため、同じステップ番号を付して説明を省略する。

ステップＳ４１２では、ユーザから閲覧したい文書の文書ＩＤを含む参照指示を受け付け、ワークフローサーバに対して文書の参照要求を送信する。参照要求する際には、ワークフローサーバにログインするため、ログインユーザＩＤがワークフローサーバでは管理される。なお、参照要求にユーザＩＤを含める構成であってもよい。

参照要求を受けたワークフローサーバは、公開された文書が添付されている画面を、参照要求のあった、端末に送信する。また、参照要求を指示した端末では、画面を介して、添付されている文書をダウンロード可能とする。なお、ダウンロードだけでなく、画面上で文書を閲覧できるような構成であってもよい。

また、ステップＳ４１２の参照指示は、各端末からワークフローサーバにログインして、公開されている文書を検索し、検索した結果から参照指示することも可能である。

ステップＳ４１３では、各ユーザからの参照要求をワークフローサーバが受け付けた場合に、或いは、各端末に参照要求のあった文書ＩＤの文書を送信した場合には、図１２の発行版参照者履歴テーブルに、文書を参照したユーザを記録するために対象の文書ＩＤとユーザＩＤを登録する。なお、単に文書を検索したり、文書が添付した画面を表示した場合には、図１２の発行版参照者履歴テーブルにユーザＩＤを登録せず、実際に文書がダウンロードされたり、文書が参照、閲覧された場合に登録するものとする。すなわち、公開された文書を参照したユーザの履歴を記憶する処理である。

次に、図４Ｂ、図４Ｃのフローチャートを用いて、例えば、図４Ａで承認処理がされ、公開された文書が設計変更等により変更が発生した場合の承認処理について説明する。

ステップＳ４１４では、設計変更等により文書を変更し、変更した文書を再度承認させるべく、ワークフローサーバにログインし、文書を検索する画面から、例えば設計担当のユーザが元の設計情報（変更前の）の文書（設計図面）の検索条件を入力する。検索条件は、キーワード検索や、文書名、文書ＩＤなど様々な検索条件方法で検索できるものとする。ワークフロー起票端末はワークフローサーバに検索条件を含む検索要求を送信する。

ステップＳ４１５では、ワークフローサーバが受け付けた検索要求に含まれる検索条件に従って図９の文書テーブルを検索し、検索結果を要求元のワークフロー起票端末に返す。この時図９の文書ＩＤを含む情報の一覧をワークフロー起票端末に送信するものとする。
ステップＳ４１６では、ワークフロー起票端末は、ユーザの操作に応じて、検索結果から再発行対象の文書を含む情報を選択する。

ステップＳ４１７では、ワークフロー起票端末は、選択された文書を含む情報の再発行入力をユーザから受け付け、文書ＩＤを含む再発行要求をワークフローサーバに送信する。

ステップＳ４１８では、ワークフローサーバは、受け付けた文書ＩＤから図９の文書テーブルを検索し、検索したデータを新しく採番した文書ＩＤをセットした状態で、文書テーブルをコピーし、図９の文書テーブルに新たに登録する。このとき、発行フラグは未発行とし、再発行元文書ＩＤにはコピー元の文書ＩＤを登録する。また、元の文書に対して再発行処理が開始されたため、元の文書（コピー元）の文書テーブルの再発行処理日時にワークフローサーバで管理しているシステム時間を記憶する。すなわち、クライアント端末からの公開された文書を利用した新たな申請文書を生成する要求に従って、申請文書を生成することになる。
ステップＳ４１９では、ステップＳ４１８で登録したデータの添付文書を図９の文書テーブルから削除する。

ステップＳ４２０では、ステップＳ４１８で文書テーブルに登録したデータの再発行元文書ＩＤの文書ＩＤを元に、図１０の承認者テーブルと図１１の参照者テーブルから承認者ＩＤと参照者ＩＤを抽出し、ステップＳ４１８で新しく採番した文書ＩＤを設定してそれぞれのテーブルに新規に登録する。また、ここで、本実施形態の特徴として、再発行元文書ＩＤの文書ＩＤを元に、図１２の発行版参照者テーブルから元の文書を参照したユーザを抽出する。抽出された参照者ＩＤを図１１の参照者テーブルから抽出した参照者ＩＤと共に、ステップＳ４１８で新しく採番した文書ＩＤの参照者テーブルに登録する。この時、図１２の発行版参照者テーブルから抽出した参照者ＩＤか、図１１の参照者テーブルから抽出された、ステップＳ４０３で設定された参照者ＩＤかを識別するための情報（フラグ）を保持するものとする。これは後述する参照者を表示する際に用いられる。なお、発行版参照者は、再発行元文書ＩＤから特定できるため、図１１の参照者テーブルから抽出した参照者ＩＤと共に登録しない構成をとることも可能である。

すなわち、公開された文書を利用した新たな申請文書を生成する場合、公開された文書を参照したユーザの履歴から、利用元の文書を参照したユーザを取得する処理である。また、取得したユーザを申請文書の参照者にするように、申請文書を生成する処理である。また、履歴から取得したユーザを申請文書の参照者に設定する処理である。

ステップＳ４２１では、ステップＳ４１８からステップＳ４２０で登録された文書テーブルと承認者テーブルと参照者テーブルの情報をワークフロー起票端末に送信する。すなわち、生成された履歴から取得したユーザが設定された申請文書をクライアント端末に送信する処理である。

つまり、新たに発行された文書ＩＤで添付文書がなく、承認者と参照者が引き継がれたデータが生成されワークフロー起票端末に送信される。これにより、ユーザが一からデータを入力することなく、再承認が容易になる。

ここで、本実施形態の特徴である、参照者について説明する。参照者は、ステップＳ４２０で説明したように、ステップＳ４０３で設定された参照者と、ステップＳ４１３で登録された参照者が含まれる。

この参照者は、ステップＳ４２４で図１３の１３０２が押下された場合に表示され、例えば、ステップＳ４０３で設定された参照者は、１４０２に表示される。また、ステップＳ４１３で登録された参照者は、１４０３に表示される。このように確定版（公開版）の文書を参照したユーザを抽出して自動で参照者に設定してくれるため、設計変更等で新たな文書が公開される前、つまり承認がスタートするタイミングで新たな文書が参照することができるようになるため、公開された文書を利用している作業の手戻りなどが減る。
なお、承認者は、図１４では１４０１に設定される。つまり、元の文書と同じ承認者が設定される。

また、図１４の画面は、ワークフロー起票端末で作成されてもよいし、ワークフローサーバで作成されてもよい。なお、ワークフロー起票端末がウェブブラウザを用いて画面を表示する構成の場合には、ワークフローサーバでＨＴＭＬ形式の画面を生成するようにする。

ステップＳ４２２では、ワークフロー起票端末が文書テーブルと承認先テーブルと参照先テーブルの情報を受信し、図１３の１３００の画面を表示部に表示する。なお、文書コメントはコピー元の文書にデータがあれば、文書テーブルにコピーされるため、同じ内容が表示される。添付文書は削除されているため、空欄となっている。

ステップＳ４２３では、表示された情報に対して、ユーザは新しい文書を登録（添付）する。なお、図１３の１３０１のように、文書コメントなど他の項目も存在する。この文書コメントに新たな内容を入力することも可能な構成となっている。また、入力した情報をＲＡＭ２０３に記憶する。

ステップＳ４２４では、図１３の１３００の承認者ボタン１３０２の押下に従って、図１４の承認者確認画面を表示する。ここでは、１４０１ではコピー元の情報のステップＳ４０２で設定された承認者が表示され、１４０２ではコピー元の情報のステップＳ４０３で設定された参照者が表示される。また、１４０３ではコピー元の情報において、文書が参照されたユーザ、つまりステップＳ４１３で登録された参照者（再発行通知者）が表示される。そして、登録ボタン１４０４を押下して図１３の１３００の画面に戻る。また、新しい文書が承認された場合に使用可能とする効力日を効力日１４０５で設定可能にする。

ここでは、承認者、参照者、再発行通知者が確認できるようになっており、修正はできない構成となっている。修正が必要な場合には、新規に申請データを作るようになっているが、図１４の画面で承認者、参照者、再発行通知者を修正できる構成にするようにしてもよい。

ユーザが文書を添付し、承認者と参照者と再発行通知者を確認した後、ステップＳ４２５では、ユーザの登録ボタン１３０３の押下に従って、再発行となる情報（文書）をワークフローサーバに送信する。再発行となる情報は、文書ＩＤ、文書名、コメント、承認者と参照者と再発行通知者を含む登録要求である。また、効力日が設定された場合には、登録要求には効力日も含むものとする。

ステップＳ４２６では情報を受け付けたワークフローサーバは、受け付けた情報を文書ＩＤに従って、図９の文書テーブルに保存する。ステップＳ４１８で説明したように、再発行元文書ＩＤが記憶されている。また、効力日がある場合には、効力日が記憶される。すなわち、生成された申請文書の承認処理を開始するべく、申請文書を登録する処理である。また、登録は、クライアント端末からの申請指示に従って、登録されるものである。

また、承認者と参照者と再発行通知者に変更できる場合で、変更があった場合には、文書ＩＤに従って、図１０の承認者テーブルを更新する。また、図１１の参照者テーブルも同様に更新する。

ステップＳ４２７では図９の文書テーブルに登録されている、再発行元文書ＩＤを取得して、再発行元文書ＩＤの文書テーブルを検索する。検索された再発行元文書ＩＤの情報の発行フラグを再発行中に設定する。

ステップＳ４２８では、再発行元文書ＩＤで図１２の発行版参照履歴テーブルから参照者ＩＤを抽出する、或いは、ステップＳ４２０で説明したように、図１２の発行版参照者テーブルから抽出した参照者ＩＤを特定するためのフラグに従って、図１１の参照者テーブルから参照者ＩＤを抽出する。そして、参照者ＩＤの発行版参照端末に、文書の再発行がされる申請がなされたことを通知する。なお、この通知は、メール等で行う。すなわち、公開された文書を参照したユーザの履歴から、利用元の文書を参照したユーザを取得する処理である。また、申請文書の登録に従って、取得したユーザに、公開された文書を利用した新たな申請文書が登録されたことを通知する処理である。

この際に、ワークフロー参照端末に送信するメールの内容とは異なる内容のメールを送信することも可能である。なお、ワークフロー参照端末にも通知することも可能であるが、ここでは説明を省略する。ステップＳ４２９では、発行版を参照したユーザはメール等で、通知を受信する。通知の受信に従って、申請されたワークフローを参照可能となる。
これにより、確定版が発行される前に文書を参照できるため、文書を用いて作業をする部署において手戻りを減らすことが可能となる。

ステップＳ４３０ではＳ４２６で保存した承認者テーブルから次の承認先のユーザＩＤを読み込み、ユーザＩＤに紐づいた承認端末に承認依頼の通知として該当する文書ＩＤの文書テーブルから読みだした文書名、文書コメント、添付文書、承認者、参照者を含む情報（承認すべき情報）を承認者のワークフロー承認端末に送信する。

ステップＳ４３１では、送信された承認するための情報を表示し、承認入力（承認指示）を受け付け、文書ＩＤを含む承認要求をワークフローサーバに送信する。なお、承認要求に承認ＩＤを含んでもよいが、ワークフローサーバにユーザはログインすることで承認可能であるため、ワークフローサーバで保持している承認ＩＤを利用することも可能である。

ステップＳ４３２−１では、ワークフローサーバは受け取った文書ＩＤと承認者ＩＤから図１０の承認者テーブルを検索し、対象のデータに対して承認日を登録する。ステップＳ４３２−２では、登録後、文書ＩＤの単位で最後の承認者まで承認されたかを図１０の承認者テーブルから判断する。最後の承認者になるまでステップＳ４３０からの処理を継続し、最後の承認者の承認が完了したと判断された場合には、ステップＳ４３２に処理を進める。

ステップＳ４３３では、対象の文書ＩＤの情報を文書テーブルから検索し、発行フラグを発行済に設定する。これにより、承認者や参照者以外のユーザ、つまり、承認された文書を用いて業務を遂行するユーザや部門が閲覧できる状態となる。

ステップＳ４３４では、再発行元文書ＩＤに従って、情報を文書テーブルから検索し、発行フラグを廃棄に設定する。すなわち、生成された新たな申請文書の承認がされた場合、当該新たな申請文書に対応する利用元の文書を非公開設定とする処理である。

ステップＳ４３５では、対象の文書ＩＤの承認先テーブル、参照者テーブルからユーザＩＤを取得しワークフローで設定された各ユーザの端末に確定版が発行された発行通知を行う（例えば、ユーザＩＤをキーにして、ユーザマスタを参照して、登録されているメールアドレスにメールを送信する）。

ステップＳ４３６では、発行通知をメール等で受信して、ワークフローサーバにログインすることで、確定版の公開された（再発行された）文書を閲覧可能に表示する。

ステップＳ４３７では、確定版（再発行）文書の文書テーブル（図９）を参照し、再発行元文書ＩＤを取得する。この再発行元文書ＩＤに従って、元の文書の文書テーブルを特定する。特定された文書テーブルから再発行処理日時を取得する。

ステップＳ４３８では、元文書を参照したユーザのうち、再発行文書の回覧（承認）で参照設定されていないユーザを特定するために、再発行処理日以降に元文書を参照したユーザを再発行参照履歴テーブルから検索する。

ステップＳ４３９では、ステップＳ４３８で検索したユーザＩＤに対応するユーザに確定版が発行された発行通知を行う（例えば、ユーザＩＤをキーにして、ユーザマスタを参照して、登録されているメールアドレスにメールを送信する）。これにより、再発行して承認中となった後に、元の文書を参照したユーザにも再発行がされたことを通知できるため、前の文書を誤って使用することを防ぐことが可能となる。

その後、ステップＳ４４０では、ワークフローサーバは、確定版の効力日を所定のタイミングで（発行通知のタイミングや日付が変わったタイミング）、効力日になったか否かを判定する。効力日になった場合には、ステップＳ４４１へ処理を移し。効力日なっていない場合には、次のタイミングまで待機する。なお、効力日に値が入っていない場合には、ステップＳ４３３で公開された日が効力日となるものとする。

ステップＳ４４１では、上述のステップＳ４３５、ステップＳ４３８で通知したユーザに対して、再発行された文書が使用可能な日を示す効力日となったことをメール等で通知する。なお、上述のステップＳ４３５、ステップＳ４３８で通知したユーザ情報を不図示のファイルやＤＢで管理しているものとする。
また、効力日となった文書がある場合に、例えば、ユーザが文書を参照するために文書検索し、検索結果一覧を発行版参照端末に表示した際に、再発行され、効力日となったことを表示する構成としてもよい。
なお、ユーザの端末側での受信は、ステップＳ４３６と同様のため、説明を省略する。

次に、図４Ｃのフローチャートを用いて、発行版を参照した場合の処理について説明する。

ステップＳ４４２では、ワークフローサーバに保存されている、確定文書（発行済文書）を検索し、検索結果から選択された文書の参照要求を発行版参照端末からワークフローサーバに送信する。参照要求には、文書ＩＤが含まれる。また、ユーザＩＤを含んでもよいが、セッション管理されている場合には、ワークフローサーバでセッションとログインしているユーザを管理できるため、参照要求にはユーザＩＤを含まない構成であってもよい。 ステップＳ４４３では、ワークフローサーバが参照要求を受信する。ステップＳ４４では、参照要求に含まれる文書ＩＤに従って、文書テーブルを検索する。

ステップＳ４４５では、参照要求に含まれる文書ＩＤに従って、図１２の発行版参照履歴テーブルを取得する。取得した発行版参照履歴テーブルのユーザＩＤを参照し、参照要求のあったユーザが初めて参照した文書か否かを判定する。初めて参照した文書であった場合には、ステップＳ４４６へ処理を移し、以前に参照している場合にはステップＳ４４７へ処理を移す。

ステップＳ４４６では、ステップＳ４４５で取得した発行版参照履歴テーブルに参照者情報（参照日時、参照ＩＤ）を記録する。なお、本実施形態では参照者の記録をこのタイミングで行うようにしたが、関連文書を参照する場合には、後述のステップＳ４５４で記録するものとする。

ステップＳ４４７では、参照要求のあった文書ＩＤを、再発行元文書ＩＤにもつ文書テーブルを検索し、関連文書があるか否かを判定する。なお、本実施形態では、最終承認があった場合に参照可能に公開されるため、関連文書は再発行文書であり、承認中の文書である。関連文書がありと判定された場合には、ステップＳ４４８へ処理を移し、関連文書がないと判定された場合には、参照要求の文書を送信するためにステップＳ４５３へ処理を移す。

ステップＳ４４８では、関連文書として判定された、参照要求を元にして再発行している文書テーブルから文書名と文書ＩＤを取得する。そして、取得した文書名と文書ＩＤと、参照要求のあった文書の文書名と文書ＩＤを含む文書一覧を発行版参照端末に送信する。
ステップＳ４４９では、文書一覧を受信して、発行版参照端末の表示部に文書一覧を表示する。
ステップＳ４５０では、文書一覧で選択された文書の文書ＩＤをワークフローサーバに送信する。
ステップＳ４５１では、選択された文書の文書ＩＤを受信する。

ステップＳ４５２では、受信した文書ＩＤが、ステップＳ４４３で受信した文書ＩＤの文書（すなわち、確定版の文書）が参照要求のあった文書か否かを判定する。参照要求のあった文書であった場合には、ステップＳ４５３へ処理を移し、参照要求のあった文書でない場合（すなわち関連文書であった場合）には、ステップＳ４５４へ処理を移す。

ステップＳ４５３では、参照要求のあった文書を取得して、発行版参照端末へ送信する。また、ステップＳ４５４では、承認中（回覧中）の再発行文書を取得して、発行版参照端末へ送信する。再発行文書の場合には、効力日も送信してもよい。なお、文書一覧で参照要求した文書及び承認中の再発行文書が選択された場合には、それぞれの文書を送信することも可能である。

ステップＳ４５５では、ワークフローサーバから文書を受信して、図１５のように表示する。なお、効力日が送信された場合には、表示部に効力日をユーザが識別可能に表示する。また、表示された文書は、ユーザの操作に応じて、発行版参照端末のローカルに保存することも可能である。

以上、本実施形態の説明をしたが、本実施形態によれば、公開した文書を参照したユーザに、文書に変更があることを適切に通知できる。特に文書が公開される前に事前に参照できるため、先に公開された文書による作業の手戻りの発生を抑えることができる。
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図４Ａ〜図４Ｄに示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４Ａ〜図４Ｄの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４Ａ〜図４Ｄの各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１ ワークフロー起票端末
１０２ ワークフロー承認端末
１０３ ワークフロー参照端末
１０４ 発行版参照端末
１０５ ワークフローサーバ
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
３０１ 公開設定部
３０２ 履歴記憶部
３０３ 参照ユーザ取得部
３０４ 文書生成部
３０５ 登録部
３０６ 通知部

Claims (7)

1. 承認された文書を公開する文書管理システムであって、
   前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を記憶する履歴記憶手段と、
   前記公開された文書を変更する、新たな文書の申請がされる場合に、前記履歴記憶手段で記憶したユーザ情報に従って、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を取得する参照ユーザ取得手段と、
   前記公開された文書を申請した第１の申請情報を用いて、前記新たな文書の申請に係る第２の申請情報を生成する申請情報生成手段と、
   前記第２の申請情報の設定に、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザ情報を設定する設定手段と、
   前記設定手段で設定するユーザ情報を含む申請画面をユーザ端末で表示する表示手段と、
   前記表示手段で表示された申請画面を用いて、新たな文書の申請の実行を制御する実行制御手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記実行制御手段により申請が実行された場合に、前記設定手段で設定されたユーザ情報に対して、前記公開された文書を変更する、新たな文書の申請が実行されたことを通知する第１の通知手段と、
   前記新たな文書の申請が承認された場合に、前記設定手段で設定されたユーザ情報に対して、前記公開された文書を変更した新たな文書が確定したことを通知する第２の通知手段と
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記申請情報生成手段で第２の申請情報を生成後に、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定したユーザ情報に対して、前記公開された文書を変更した新たな文書が確定したことを通知する第３の通知手段と
   を備えることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記申請情報生成手段は、前記第１の申請情報に含まれる承認者設定されたユーザ情報と参照者設定されたユーザ情報とを、前記第２の申請情報に含めることを特徴とする請求項１乃至請求項３に記載の文書管理システム。
5. 前記第２の申請情報が承認され、前記新たな文書を公開する場合に、前記第２の申請情報の生成に用いられた第１の申請情報における公開された文書を非公開とする非公開手段
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至請求項４に記載の文書管理システム。
6. 承認された文書を公開すると共に、当該公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を記憶する履歴記憶手段を備える文書管理システムの処理方法であって、
   前記公開された文書を変更する、新たな文書の申請がされる場合に、前記履歴記憶手段で記憶したユーザ情報に従って、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を取得する参照ユーザ取得ステップと、
   前記公開された文書を申請した第１の申請情報を用いて、前記新たな文書の申請に係る第２の申請情報を生成する申請情報生成ステップと、
   前記第２の申請情報の設定に、前記参照ユーザ取得ステップで取得したユーザ情報を設定する設定ステップと、
   前記設定ステップで設定するユーザ情報を含む申請画面をユーザ端末で表示する表示ステップと、
   前記表示ステップで表示された申請画面を用いて、新たな文書の申請の実行を制御する実行制御ステップと
   を含むことを特徴とする処理方法。
7. 承認された文書を公開すると共に、当該公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を記憶する履歴記憶手段を備える文書管理システムのプログラムであって、
   前記文書管理システムを、
   前記公開された文書を変更する、新たな文書の申請がされる場合に、前記履歴記憶手段で記憶したユーザ情報に従って、前記公開された文書を参照したユーザのユーザ情報を取得する参照ユーザ取得手段と、
   前記公開された文書を申請した第１の申請情報を用いて、前記新たな文書の申請に係る第２の申請情報を生成する申請情報生成手段と、
   前記第２の申請情報の設定に、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザ情報を設定する設定手段と、
   前記設定手段で設定するユーザ情報を含む申請画面をユーザ端末で表示する表示手段と、
   前記表示手段で表示された申請画面を用いて、新たな文書の申請の実行を制御する実行制御手段
   として機能させるためのプログラム。
   

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