JP2013149243A - 文書管理システムとその処理方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】文書の承認と、承認された前記文書を管理する文書管理システムであって、ユーザから閲覧可能にするべく、承認された文書を公開設定する公開設定手段と、前記公開された文書を参照したユーザの履歴を記憶する履歴記憶手段と、前記公開された文書の情報を利用した新たな申請に応じて前記履歴記憶手段で記憶したユーザの履歴から、利用元である前記公開された文書を参照したユーザを取得する参照ユーザ取得手段と、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する通知手段とを備えることを特徴とする。
【選択図】図3
Description
また、設計部門が把握していない部門が情報を参照している可能性もあり、その部門への連絡も漏れることもあった。
図1は、本発明のワークフローシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。
すなわち、本実施形態におけるワークフローシステムは、文書の承認と、承認された文書を管理する文書管理システムである。
また、文書生成部304は、参照ユーザ取得部303で取得したユーザを申請文書の参照者にするように、申請文書を生成する機能部である。
ステップS416では、ワークフロー起票端末は、ユーザの操作に応じて、検索結果から再発行対象の文書を含む情報を選択する。
ステップS419では、ステップS418で登録したデータの添付文書を図9の文書テーブルから削除する。
なお、承認者は、図14では1401に設定される。つまり、元の文書と同じ承認者が設定される。
これにより、確定版が発行される前に文書を参照できるため、文書を用いて作業をする部署において手戻りを減らすことが可能となる。
また、効力日となった文書がある場合に、例えば、ユーザが文書を参照するために文書検索し、検索結果一覧を発行版参照端末に表示した際に、再発行され、効力日となったことを表示する構成としてもよい。
なお、ユーザの端末側での受信は、ステップS436と同様のため、説明を省略する。
ステップS449では、文書一覧を受信して、発行版参照端末の表示部に文書一覧を表示する。
ステップS450では、文書一覧で選択された文書の文書IDをワークフローサーバに送信する。
ステップS451では、選択された文書の文書IDを受信する。
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
102 ワークフロー承認端末
103 ワークフロー参照端末
104 発行版参照端末
105 ワークフローサーバ
201 CPU
202 ROM
203 RAM
301 公開設定部
302 履歴記憶部
303 参照ユーザ取得部
304 文書生成部
305 登録部
306 通知部
Claims (8)
- 文書の承認と、承認された前記文書を管理する文書管理システムであって、
ユーザから閲覧可能にするべく、承認された文書を公開設定する公開設定手段と、
前記公開された文書を参照したユーザの履歴を記憶する履歴記憶手段と、
前記公開された文書の情報を利用した新たな申請に応じて前記履歴記憶手段で記憶したユーザの履歴から、利用元である前記公開された文書を参照したユーザを取得する参照ユーザ取得手段と、
前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する通知手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザを新たな申請の参照者にするように、申請文書を生成する文書生成手段と、
前記文書生成手段で生成された申請文書の承認処理を開始するべく、申請文書を登録する登録手段とを備え、
前記通知手段は、前記登録手段による申請文書の登録に従って、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する通知手段と
を備えることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記文書生成手段は、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザを申請文書の参照者に設定することを特徴とし、
前記文書生成手段で生成された、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザが設定された申請文書をクライアント端末に送信する送信手段と、
前記登録手段は、前記クライアント端末からの申請指示に従って、前記申請文書を登録することを特徴とする請求項2に記載の文書管理システム。 - 前記文書生成手段は、クライアント端末からの公開された文書を利用した新たな申請文書を生成する要求に従って、申請文書を生成することを特徴とする請求項2又は3に記載の文書管理システム。
- 前記公開設定手段は、新たな申請の承認がされた場合、当該新たな申請に対応する利用元の文書を非公開設定とすることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の文書管理システム。
- 前記通知手段は、前記公開された文書の情報を利用しない申請があった場合に、前記参照ユーザ取得手段でユーザを取得した通知をせず、前記公開された文書の情報を利用する申請があった場合に、前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の文書管理システム。
- 文書の承認と、承認された前記文書を管理する文書管理システムの処理方法であって、
前記文書管理システムが、
ユーザから閲覧可能にするべく、承認された文書を公開設定する公開設定ステップと、
前記公開された文書を参照したユーザの履歴の記憶を制御する履歴記憶ステップと、
前記公開された文書の情報を利用した新たな申請に応じて前記履歴記憶ステップで記憶したユーザの履歴から、利用元である前記公開された文書を参照したユーザを取得する参照ユーザ取得ステップと、
前記参照ユーザ取得ステップで取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する通知ステップと
を実行することを特徴とする処理方法。 - 文書の承認と、承認された前記文書を管理する文書管理システムで実行可能なプログラムであって、
前記文書管理システムを、
ユーザから閲覧可能にするべく、承認された文書を公開設定する公開設定手段と、
前記公開された文書を参照したユーザの履歴を記憶する履歴記憶手段と、
前記公開された文書の情報を利用した新たな申請に応じて前記履歴記憶手段で記憶したユーザの履歴から、利用元である前記公開された文書を参照したユーザを取得する参照ユーザ取得手段と、
前記参照ユーザ取得手段で取得したユーザに対して、参照した文書が変更されることを通知する通知手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
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