JP5480350B2 - 文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム、及びプログラム - Google Patents
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Description
承認ステップ順1002は、図10の承認ステップ順1002に対応している。
200 申請者端末
300 承認者端末
400 文書管理サーバ
401 データベース
Claims (12)
- 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記記憶手段で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記削除手段で削除する前記文書ファイルは、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記ワークフローの全作業工程で承認を得た結果ネットワークで公開される公開日の情報に応じて公開された前記文書ファイルであることを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
- 前記削除手段で削除する前記文書ファイルは、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記ワークフローサーバで更新される前記ワークフロー情報に含まれる承認ステップ情報が当該ワークフローの全承認工程が完了したことを示すステータスであり、かつ、前記公開日が経過している文書ファイルであることを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。
- 前記記憶手段で前記文書ファイルが記憶された場所の情報であって、前記文書ファイルがいずれの前記文書管理装置の前記記憶部に記憶されたかを示す情報を含む情報である格納先情報を取得する格納先情報取得手段を備え、
前記削除手段は、前記格納先情報取得手段で取得した前記格納先情報を用いて、前記記憶部に記憶されている削除対象の前記文書ファイルを削除することを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の文書管理装置。 - 前記記憶手段で記憶部に記憶した文書ファイルの格納先を前記ワークフローサーバに送信することにより、前記格納先情報を更新する更新手段を備えることを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。
- 前記削除手段で前記記憶部より削除した前記文書ファイルのステータス情報を更新すべく前記ワークフローサーバへ当該文書ファイルを削除したことを示す情報を送信する削除情報送信手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 前記ワークフローの承認工程を次の工程に進める指示を受け付ける指示受付手段と、
前記指示受付手段で指示を受け付けた場合に、前記ワークフロー情報に付帯される前記文書ファイルを、前記記憶部に記憶することを決定する記憶決定手段と、
を備え、
前記記憶手段は、前記記憶決定手段で記憶することが決定された場合に、前記文書ファイルを前記記憶部に記憶することを特徴とする請求項1乃至6のいずれか1項に記載の文書管理装置。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置の制御方法であって、
記憶手段が、前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、
取得手段が、前記記憶工程で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得工程と、
削除手段が、前記取得工程で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除工程と、
を含むことを特徴とする文書管理装置の制御方法。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置で実行が可能なプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記記憶手段で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とする文書管理装置のプログラム。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと、文書管理装置が接続された文書管理システムであって、
前記文書管理装置は、
前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記記憶手段で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内の、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと、文書管理装置が接続された文書管理システムの制御方法であって、
前記文書管理装置の記憶手段が、前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、
前記文書管理装置の取得手段が、前記記憶工程で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得工程と、
前記文書管理装置の削除手段が、前記取得工程で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除工程と、
を含むことを特徴とする文書管理システムの制御方法。 - 承認事項を含むワークフロー情報と、ワークフローの承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、
前記文書ファイルの公開情報と、を記憶管理するワークフローサーバと、文書管理装置が接続された文書管理システムで実行が可能なプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記ワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記記憶手段で記憶される前記文書ファイルの公開情報を前記ワークフローサーバから取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した前記公開情報を用いて、前記記憶部に記憶された前記文書ファイルの内、前記承認工程において承認を経た結果公開されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とする文書管理システムのプログラム。
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