JP2012128533A - 情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラム - Google Patents
情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラム Download PDFInfo
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Abstract
【課題】 簡易に一時的な承認者を追加することができる情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】 本発明における情報処理装置は一時的に承認を依頼する対象となる承認者のメールアドレスと、承認ポイントの指定を受け付けることで一時承認者を設定する。指定を受け付けた電子メールアドレスに、ワンタイムパスワードを封入した電子メールに送信することで、一時承認者のワンタイムパスワードを用いた情報処理装置へのアクセスを可能とする。該アクセスを1回のみ許可し、アクセス承認・不承認の行為結果を代理承認者のメールアドレスと共にテーブルに保管することにより実現する。
【選択図】図1
【解決手段】 本発明における情報処理装置は一時的に承認を依頼する対象となる承認者のメールアドレスと、承認ポイントの指定を受け付けることで一時承認者を設定する。指定を受け付けた電子メールアドレスに、ワンタイムパスワードを封入した電子メールに送信することで、一時承認者のワンタイムパスワードを用いた情報処理装置へのアクセスを可能とする。該アクセスを1回のみ許可し、アクセス承認・不承認の行為結果を代理承認者のメールアドレスと共にテーブルに保管することにより実現する。
【選択図】図1
Description
本発明は、ネットワークを介して、予め設定した承認ルートに従ってジョブを順次処理承認する情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラムに関する。
近年、従来の稟議書への押印による業務処理に変わり、コンピュータシステムを使用したワークフローシステムが考えられている。
但し、予めワークフローの定義が必要であり、フロー中における承認者の設定も予め定義しておくことが必要であるため、一時的に承認者を増やしたいケースにおいては、対応が難しい。この解決策の1つとして、特許文献1には、クライアントPCからの指示で、柔軟に回覧メンバを追加・削除、回覧準の変更を実施する機能が記載されている。
しかしながら、特許文献1に記載のワークフローシステムにおいては、承認者の追加に当たっては必ずDBへのメンテナンスが必要である。稟議書の回覧時に承認者を追加する際、ユーザ登録を実施しても再利用される可能性がない一時的な追加の場合でも必ずユーザ登録が必要である。
また、特許文献1では、承認者と承認者の間に承認者を追加、変更、削除を実施するものであり、同じ承認ステージにおいて並行して承認を依頼することはできない。
本発明はDBへのユーザ追加等の処理を無くし、追加したい承認者の氏名、メールアドレスを入力することで、定義済みの承認者に加え、より簡易に、一時的な追加の承認者を設定することができる柔軟なワークフローシステムを実現するために決するためになされたものであり、追加承認者をユーザによるDBのメンテナンスを要することなく実施することができる情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラムを提供することを目的とする。
上記の目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、通信回線を介してクライアント端末と接続される、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置であって、
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定手段と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段と、
前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付手段と
を備えることを特徴とする。
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定手段と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段と、
前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付手段と
を備えることを特徴とする。
本発明によれば、システムへのユーザ新規登録を要せずに一時承認者を追加することができる情報処理システム、情報処理装置、その制御方法及びプログラムを提供できる。特に、一時承認者の氏名やメールアドレス等の最低限の情報を指定だけで承認者の追加が可能になるのでより簡便に柔軟なワークフロー承認者の追加ができる効果を奏する。
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、部門が有するワークフローシステムを既存のワークフローシステムとして、該既存のワークフローシステムを有する部門であるワークフロー主管部門内の申請者(承認者に対して承認依頼を申請する者)が、既存のワークフローシステムの定義データから特定できない、例えば主幹部門外の承認者であって、一時的に該申請の承認者へ設定される一時承認者に承認依頼を申請する状況を例として取り上げている。尚、本実施形態においては前記既存のワークフローシステムを有する媒体として部門という単位を取り上げたが、該単位は必ずしもこれに限られるものではない。
図1は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成の一例を示す図である。尚、図1のネットワーク400上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
Webクライアント端末100はワークフロー主幹部門におけるワークフロー申請処理を行うWebクライアント端末である。ワークフロー申請とは、ワークフローシステムを用いた承認依頼等の各種申請のことである。Webクライアント端末150はワークフロー主幹部門における、申請に対する承認、否認であるワークフロー承認処理を行うWebクライアント端末である。
尚、本実施形態においてはWebクライアント端末100とWebクライアント端末150を区別して説明するが、これらの端末は必ずしも別の筺体である必要はない。Webクライアント端末500はワークフローシステムにはユーザ登録されていない、一時的に必要となった承認である一時承認を行う承認者からの指示を受け付けて一時承認処理を行うためのWebクライアント端末である。
Webクライアント端末100、Webクライアント端末150、Webクライアント端末500は、ネットワーク400を介して、ワークフローサーバ200とデータの送受信が可能である。
更に、ワークフローサーバ200は、メールサーバ300を介して、Webクライアント端末150、Webクライアント端末500に対して、Webクライアント端末150より申請された承認依頼のメールであるワークフロー承認依頼メールを送信することが可能である。以上が図1の、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成の一例についての説明である。
次に図2を参照して、図1のWebクライアント端末100、Webクライアント端末150、およびWebクライアント端末500、ワークフローサーバ200、メールサーバ300の各種端末のハードウェア構成の一例について説明する。図2は、本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input/Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボード209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
ビデオコントローラ(VC)206は、CRTディスプレイ(CRT)210等の表示器への表示を制御する。表示器はCRTだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク(FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。(つまり、通信回線を介してクライアント端末と接続される)。
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、CRT210上での表示を可能としている。また、CPU201は、CRT210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
本発明を実現するためのワークフローサーバプログラム212は外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
さらに、本発明に係わるワークフローサーバプログラム212が用いる定義ファイル213及び各種情報テーブル214は外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明は、213については図7及び図8にて、また214については図6の説明として後述する。以上が図2の、本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成の一例についての説明である。
次に図3を参照して、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの基本的な処理フローの一例の詳細ついて説明する。図3は、本発明の実施形態におけるワークフローサーバ200、Webクライアント端末100、Webクライアント端末150、およびWebクライアント端末500、メールサーバ300によって行われるワークフローシステムの基本的な処理フローの一例を示す図である。
Webクライアント端末100は、ワークフロー申請のための情報の入力を受け付けるにあたり、ユーザのログインを受け付けた後、ワークフロー申請処理を開始する(ステップS301)。
まず、ユーザのログイン受付処理について説明する。Webクライアント端末100は、ワークフローサーバ200から提供されるログイン画面U900(図9を参照して後述)を介して入力を受け付けたユーザID、パスワード情報等からなるログイン情報をワークフローサーバ200へ送信する。
ここで図9を参照して、ログイン画面U900の構成の一例について説明する。ログイン画面U900は、Webクライアント端末100において表示されるログイン画面である。図9に示す通り、ログイン画面U900はアドレス表示部E901と、ユーザID入力受付部E902と、パスワード入力受付部E903と、「ログイン」ボタンB904から構成されている。
アドレス表示部E901は、ワークフローサーバ200のURLを入力、表示するための表示部である。各クライアント端末は、アドレス表示部E901に所定のURLの入力を受け付けることで、ログイン画面U900を表示することが可能である。ユーザID入力受付部E902は、ワークフローサーバ200にログインするためのユーザID入力受付部である。
パスワード入力受付部E903は、ワークフローサーバ200にログインするためのパスワード入力受付部である。「ログイン」ボタンB904は、Webクライアント端末100がワークフローサーバ200にユーザIDとパスワードを送信することでログイン要求するために用いるボタンである。(つまり、ユーザからの操作指示を受け付ける操作指示受付手段)。以上が図9のログイン画面U900の構成の一例についての説明である。
ワークフロー申請の場合、ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末100から受信したユーザID及びパスワードをユーザマスタT704内のユーザID及びパスワードと突合し、一致すればワークフロー選択画面U1000(図10)をWebクライアント端末100に送信する。ユーザマスタT704を含む本発明の情報処理システムにおけるマスタテーブル情報については、図7を参照して後述する。
ここで図7を参照して、本システムのマスタテーブル情報について説明する。フォームマスタT700は、ワークフロー申請書のマスタ情報を保管するテーブルである。「フォームID」と「フォーム名」と「フォーム定義情報」として、XMLあるはHTML形式の申請書フォーム情報を格納する。
ワークフローマスタT701は、ワークフロー名を格納するテーブルである。ワークフローが使用するフォーム情報を外部キー:「フォームID」にてフォームマスタT700を外部参照している。
権限マスタT702は、「権限レベル」と「権限名」を格納する。例えば「権限レベル」の値が0の場合を「権限名」:一般社員とし、「権限レベル」の値が1の場合を「権限名」:課長とし、「権限レベル」の値が2の場合を「権限名」:部長と設定することが出来る。
部署マスタT703は組織における「部署コード」と「部署名」、および当該部署の「上位部署コード」を格納する。上位部署とは、当該部署コードを有する部署が属する、当該部署よりも更に上位に位置する部署である。上位部署を有さない部署の場合は「上位部署コード」にNULLをセットすることとする。
ユーザマスタT704は、ワークフローサーバ200が管理するログインユーザの情報を格納する。「ユーザID」、「パスワード」、「氏名」、「権限レベル」、ユーザが所属する「部署コード」、「メールアドレス」を格納する。本実施形態においては、「権限レベル」を外部キーとして権限マスタT702を外部参照している。また、「部署コード」を外部キーとして部署マスタT703を外部参照している。
ワークフロー定義T705はワークフローを定義するテーブルである、「ワークフローID」、「承認シーケンス番号」、「承認権限レベル」を格納する。ここで「承認シーケンス番号」は承認ステージを表す番号である。承認ステージとは、ワークフロー申請に対する承認処理を行う工程のことである。例えば、申請に対する最初の承認を行う場合の承認ステージは、承認ステージ:1である。(つまり、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置であるということ)。
「承認シーケンス番号」の値が0の場合は、申請可能な権限レベルを表し、「承認権限レベル」の値が0であった場合は、一般社員が申請可能なワークフローであることを表す。「承認シーケンス番号」の値が1であった場合は、ワークフロー申請後の最初の承認ステージで必要な承認権限を定義する。
例えば、「承認シーケンス番号」の値が1で「承認権限レベル」の値が2であった場合は、ワークフローを申請して最初に承認するのが、「承認権限レベル」の値が2の部長となることを意味する。承認シーケンス番号が最大の時の承認権限レベルが、最終承認の承認権限レベルを表す。
「ワークフローID」はワークフローマスタT701を外部参照する際に用いる外部キーとして機能する。「承認権限レベル」は権限マスタT702を外部参照する際に用いる外部キーとして機能する。以上が図7のマスタテーブル情報の説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末100は、ステップS301において、ワークフローの定義のデータから特定出来ない承認者であり、予め定義されたワークフローに一時的に承認者として設定される一時承認者への承認依頼の設定を受け付けたか否かを判定する(ステップS301)。
具体的には、Webクライアント端末100のCRT210に表示するワークフロー選択画面U1000(図10を参照して後述)を経て、ワークフロー申請書画面U1100(図11を参照して後述)において、一時承認者情報入力受付グループG1105内の各項目への情報の入力指示を受け付けた状態で「申請」ボタンB1101が押下されたか否かを以って、該申請が通常承認依頼か一時承認依頼かを判定する。
具体的には、Webクライアント端末100のCRT210に表示するワークフロー選択画面U1000(図10を参照して後述)を経て、ワークフロー申請書画面U1100(図11を参照して後述)において、一時承認者情報入力受付グループG1105内の各項目への情報の入力指示を受け付けた状態で「申請」ボタンB1101が押下されたか否かを以って、該申請が通常承認依頼か一時承認依頼かを判定する。
ここで図10を参照して、ワークフロー選択画面U1000の構成の一例について説明する。ワークフロー選択画面U1000は、Webクライアント端末100においてCRT210に表示されるワークフロー選択画面である。
図10に示すように、ワークフロー選択画面U1000は、申請種別指定部C1001、「申請書画面へ」ボタンB1002、「ログアウト」リンクL1103から構成される。
申請種別指定部C1001は、申請する承認依頼の種別の指定を受け付ける指定部である。本実施形態においては、図7のワークフローマスタT701に格納されたワークフロー名のリストをプルダウンで表示し、ワークフロー名によって特定される申請種別の選択を受け付けることを可能としている。ワークフロー名の表示方法は必ずしもこれに限るものではなく、例えば、ワークフロー名を一覧表示し、選択可能としてもよい。
「申請書画面へ」ボタンB1002は、前記指定部で指定を受け付けた申請種別に対応した申請書画面(例えばワークフロー申請書画面U1100)へ、画面の表示を切り替えるために用いるボタンである。
「ログアウト」リンクL1103は、ワークフローサーバ200からのログアウト要求を受け付けるリンクである。前記リンクでログアウト要求を受け付けた場合、ワークフローサーバ200はログアウト処理を行い、図9のログイン画面U900を返信する。以上が図10のワークフロー選択画面U1000の構成一例の説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末100は、前記一時承認者への承認依頼の設定を受け付けたと判定した場合(ステップS301でYES)で、図10のワークフロー選択画面U1000における「申請書画面へ」ボタンB1002の押下を受け付けた場合、一時承認者への承認依頼を行った旨の情報をワークフローサーバ200へ送信する。
一方、前記一時承認者への承認依頼の設定を受け付けなかったと判定した場合(ステップS301でNO)で、図10のワークフロー選択画面U1000における「申請書画面へ」ボタンB1002の押下を受け付けた場合、Webクライアント端末100はワークフローサーバ200に、設定を受け付けたワークフローのワークフローIDを送信する。
一時承認者への承認依頼の設定を受け付けなかったと判定した場合とは、例えば、図10の申請種別指定部C1001より予め定義されたワークフローの指定を受け付けた場合である。
次にワークフローサーバ200は、Webクライアント端末100よりワークフローIDを受信した場合は、受信したワークフローIDと、ログイン時に特定したWebクライアント端末100にログイン中である申請者のユーザIDから、図8に示すアクションテーブルT805、承認者情報T808における一般承認者の情報、および定義済承認者情報T809に対して、レコードを追加する。アクションテーブルT805、承認者情報T808における一般承認者の情報、および定義済承認者情報T809については図8の説明にて後述する。
ここで図8を参照して、本発明の実施形態におけるワークフロー実施状況テーブルの構成の一例の詳細について説明する。図8は本発明の実施形態におけるワークフロー実施状況テーブルの構成の一例を示す図である。
図8のワークフロー実施状況テーブルは処理結果T800、ワークフローステータスT801、承認ステータスT802、承認者区分T803、承認結果T804、アクションテーブルT805、申請フォーム情報T806、申請者添付ファイルテーブルT807、承認者情報T808、定義済承認者情報T809、一時承認者情報T810から構成される。
処理結果T800は、ワークフローの「結果コード」と「結果」を格納する。「結果コード」:0の時「結果」:承認、「結果コード」:1の時「結果」:否認とする。
ワークフローステータスT801は、ワークフローのステータスを表すテーブルである。「ステータスID」:0の時、「ステータス名」:承認申請中、「ステータスID」:1の時、「ステータス名」:承認ステージ1、「ステータスID」:2の時、「ステータス名」:承認ステージ2、「ステータスID」:−1の時、「ステータス名」:完了とする。
承認ステータスT802は、承認者一人一人の承認ステータス状況を表すテーブルである。「承認ステータスID」:0の時、「承認ステータス」:未判定、「承認ステータスID」:1の時、「承認ステータス」:判定済とする。
承認者区分T803は、通常の承認者と一時承認者の区分を表すテーブルである。「承認者区分ID」:0の時、「承認者区分」:一般承認者、「承認者区分ID」:1の時、「承認者区分」:一時承認者とする。
承認結果T804は、承認者一人一人の承認結果を表すテーブルである。「承認結果コード」:0の時、「承認結果」:承認、「承認結果コード」:1の時、「承認結果」:否認とする。
アクションテーブルT805は、ワークフロー申請1件分の情報を表すテーブルである。新たにワークフローの申請を行う場合のデータセットの一例について説明する。
「アクションNo」はユニークな連番を設定する。「ステータスID」には0をセット、「結果コード」はNULLをセットする。「開始日時」にはワークフローの開始日時をセットし、「更新日時」にはNULLをセットする。
ワークフロー名は、当該ワークフローが用いたワークフロー定義T705のワークフロー名をセットする。「申請ユーザID」、「申請者名」、「申請者メールアドレス」は、ユーザマスタT704から申請者の「ユーザID」、「氏名」、「メールアドレス」をセットする。以上が新たにワークフローの申請を行う場合のデータセットの一例についての説明である。
「申請者部署名」と「申請者権限」には、ユーザマスタT704の申請者の「ユーザID」をキーに部署マスタT703と権限マスタT702から、それぞれ「権限名」、「部署名」を検索してセットする。承認シーケンス番号は、デフォルト値:0をセットする。次にワークフローが進行した場合の更新の一例について説明する。
承認ステージが上がった場合には、承認シーケンス番号をインクリメントして、「承認シーケンス番号」を更新し、「更新日時」をセットする。ワークフローのステータスが進行した場合には、「ステータスID」を変更し、「変更日時」をセットする。ワークフローが完了した場合には、「結果コード」と「ステータスID」を変更し、「変更日時」をセットする。
本テーブルには、Webクライアント端末100が、図10のワークフロー選択画面U1000にて「申請書画面へ」ボタンB1002の押下を受け付けることにより、ワークフロー選択を受け付け、選択したワークフローIDをワークフローサーバ200に送信し、ワークフローサーバ200が、図11のワークフロー申請書画面U1100をWebクライアント端末100に返信する際に1レコード追加されることとする。
申請フォーム情報T806は、申請書のフォームに入力された情報を格納する。「アクションNo」を外部キーとしてアクションテーブルT805を外部参照する。「フォーム名」は、当該ワークフローが用いたワークフローマスタT701から検索したフォームマスタT700のフォーム名をセットする。「フォーム入力情報」は、ワークフロー申請書画面U1100で入力された全てのフォーム情報をセットする。
本テーブルには、Webクライアント端末100が、図11のワークフロー申請書画面U1100から「申請」ボタンB1101の押下を受け付け、ワークフローサーバ200に申請情報を送信し、ワークフローサーバ200がこれを受信したタイミングで、フォームマスタT700の「フォーム名」から、当該テーブルの「フォーム名」を、また、フォーム定義情報と、受信したフォーム情報、ワークフロー申請書画面U1100の例では申請内容入力受付部E1103に入力されたテキスト情報を「フォーム入力情報」に格納する。
申請者添付ファイルテーブルT807は、添付ファイルアップロード画面U1200でアップロードされた添付ファイルの情報を格納する。Webクライアント端末100が図12の添付ファイルアップロード画面U1200において「アップロード」ボタンB1203の押下を受け付け、添付ファイルと当該ファイル情報をワークフローサーバ200に送信し、ワークフローサーバ200がこれを受信したタイミングで、同じワークフロー申請における連番を「添付番号」に、「添付ファイル名」と「パス」を格納する。
承認者情報T808は、ワークフローに対する承認者情報を格納する。まず定義済承認者情報T809については、アクションテーブルT805にレコードが追加されるのと同じタイミングで、レコードが追加される。Webクライアント端末100から送信されたワークローIDをキーにワークフロー定義T705から、承認シーケンス番号毎に必要な承認レベルを検索する。
次にユーザマスタT704をワークフロー申請者のユーザIDをキーとしてワークフロー申請者の部署コードと権限レベルを検索する。承認シーケンス番号0の承認レベルと、ワークフロー申請者の権限レベルを突同し、申請権限があることを確認する。次に、承認シーケンス番号1の承認レベルをユーザマスタT704の権限レベルとして、また、ワークフロー申請者と同じ部署コードとして、ユーザマスタT704を検索し、同じ部署における承認シーケンス番号1の承認者を探す。
ヒットしない場合は、ワークフロー申請者の部署コードをキーとして部署マスタT703から、上位部署コードを検索する。検索した上位部署コードと前述の権限レベルをキーとして再度ユーザマスタを検索し、承認者を探す。ヒットするまで上位部署コードの検索を続けるものとする。ヒットした場合、当該承認者情報を承認シーケンス番号と共に承認者情報T808に新規レコードとして追加する。この時、承認者区分IDは、一般承認者:0とする。また、定義済承認者情報T809にも同時に承認者情報をレコード追加する。
次に一時承認者情報について説明する。一時承認者情報は、図3のS304の承認依頼の受信処理と同時に図11のワークフロー申請書画面U1100において入力された一時承認者情報を格納する。また、一時承認者情報T810にも同時に一時承認者情報をレコード追加する。
定義済承認者情報T809は、承認者情報T808の説明にて前述の通り、定義済みの一般承認者の定義情報が、承認者情報T808にレコード追加されるのと同じタイミングで一般承認者に固有な承認者権限、承認者部署名の情報をレコード追加する。
一時承認者情報T810は、承認者情報T808の説明にて前述の通り、一時承認者の定義情報が、承認者情報T808にレコード追加されるのと同じタイミングで一時承認者に固有なワンタイムパスワード、パスワード期限、承認者部署名の情報をレコード追加する。以上で図8の、本発明の実施形態におけるワークフロー実施状況テーブルの構成の一例の詳細についての説明を終了する。
Webクライアント端末100より、一時承認者への承認依頼を行った旨の情報と既存のワークフローのワークフローIDの両方、又はどちらか一方を受信した場合、ワークフローサーバ200は、図11のワークフロー申請書画面U1100をWebクライアント端末100に返信する。
ここで、図11を参照してワークフロー申請書画面U1100の構成の一例について説明する。
図11に示すように、ワークフロー申請書画面U1100は、「申請」ボタンB1101、「キヤンセル」ボタンB1102、申請内容入力受付部E1103、「ファイル添付」ボタンB1103、定義済承認者情報表示部T1104、更に一時承認者情報入力受付グループG1105の中に「承認レベル1」設定表示リンクL1106、「承認レベル2」設定表示リンクL1107、氏名入力受付部E1108、部署名入力受付部E1109、メールアドレス入力受付部E1110、「追加」ボタンB1111、設定済み一時承認者リスト表示部L1112、「削除」ボタンB1113から構成される。
図11に示すように、ワークフロー申請書画面U1100は、「申請」ボタンB1101、「キヤンセル」ボタンB1102、申請内容入力受付部E1103、「ファイル添付」ボタンB1103、定義済承認者情報表示部T1104、更に一時承認者情報入力受付グループG1105の中に「承認レベル1」設定表示リンクL1106、「承認レベル2」設定表示リンクL1107、氏名入力受付部E1108、部署名入力受付部E1109、メールアドレス入力受付部E1110、「追加」ボタンB1111、設定済み一時承認者リスト表示部L1112、「削除」ボタンB1113から構成される。
Webクライアント端末100は、ワークフローサーバ200から提供されるワークフロー申請書画面U1100を介して、申請コメント、添付ファイルからなる通常の申請情報、または、前記通常の申請情報に加え、一時承認者情報すなわち、一時承認者の氏名、メールアドレス、部署名の情報を伴った申請情報をワークフローサーバ200へ送信する。
「申請」ボタンB1101は、前記申請情報をワークフローサーバ200へ送信するためのボタンである。申請を受け付けるとワークフローサーバ200は、ワークフロー選択画面U1000を返信する。
「キヤンセル」ボタンB1102は、ワークフロー選択画面U1000で選択したワークフロー申請を取り消し、ワークフロー選択画面U1000に画面の表示を切り替えるために使用するボタンである。申請内容入力受付部E1103は、ワークフロー申請に伴う申請内容コメントの入力受付部である。「ファイル添付」ボタンB1103は、添付ファイルアップロード画面U1200に画面の表示を切り替えるために使用するボタンである。
ここで図12を参照して添付ファイルアップロード画面U1200の構成の一例について説明する。添付ファイルアップロード画面U1200は、添付ファイルを伴ったワークフローの申請を行う際に、該添付ファイルの指定と添付の決定を行うための画面である。
図12に示すように、添付ファイルアップロード画面U1200は、ファイルパス入力受付部E1201、「参照」ボタンB1202、「アップロード」ボタンB1203、「キヤンセル」ボタンB1204から構成される。
ファイルパス入力受付部E1201は、アップロードする添付ファイルのパスの入力受付部である。「参照」ボタンB1202は、別画面としてOSに標準の参照ダイアログを表示してアップロードファイルを選択するために用いられるボタンである。
「アップロード」ボタンB1203は、ファイルパス入力受付部E1201に入力されたファイルをワークフローサーバ200にアップロードするためのボタンである。「キヤンセル」ボタンB1204は、ワークフロー申請書画面U1100に画面遷移するためのボタンである。以上が図12の添付ファイルアップロード画面U1200の構成一例の説明である。
図11の説明に戻る。定義済承認者情報表示部T1104は、申請者の所属部署における承認者情報の表示部である。定義済承認者情報表示部T1104には図7のワークフロー定義から特定される承認者で、該ワークフロー申請書画面U1100から申請する承認依頼に対する通常の承認者に設定された承認者の情報を表示する。(つまり、前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認者として設定する第1の設定手段)。通常の承認者とは、予め定義されたワークフローの定義データから特定可能な承認者のことである。
一時承認者情報入力受付グループG1105は、一時承認者の情報をまとめて表示するためのエリアである。
「承認レベル1」設定表示リンクL1106は申請者が申請して1番目のステージで承認を依頼する一時承認者情報に、設定済み一時承認者リスト表示部L1112の表示を切り替えるためのリンクボタンである。
「承認レベル2」設定表示リンクL1107は申請者が申請して2番目のステージで承認を依頼する一時承認者情報に、設定済み一時承認者リスト表示部L1112の表示を切り替えるためのリンクボタンである。
氏名入力受付部E1108は一時承認者の氏名の入力受付部である。部署名入力受付部E1109は一時承認者の部署名の入力受付部である。メールアドレス入力受付部E1110は一時承認者のメールアドレスの入力受付部である。
「追加」ボタンB1111は、氏名入力受付部E1108と部署名入力受付部E1109とメールアドレス入力受付部E1110に入力された一時承認者の情報を設定済み一時承認者リスト表示部L1112に追加するためのボタンである。(つまり、前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段)。
設定済み一時承認者リスト表示部L1112は、承認ステージ毎に「追加」ボタンB1111によって追加された一時承認者の情報を表示する表示部である。「削除」ボタンB1113は、設定済み一時承認者リスト表示部L1112にて選択された一時承認者情報を削除するためのボタンである。以上が図11の、ワークフロー申請書画面U1100の構成の一例についての説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末100は、ステップS301で、前記一時承認者への承認依頼の設定を受け付けなかったと判定した場合、つまり、一時承認者への承認依頼の設定を受け付けなかったと判定した場合、処理をステップS303に移行し、通常の承認依頼の申請情報だけをワークフローサーバ200に送信する(ステップS303)。
なお通常の承認依頼の申請情報とはワークフロー申請書画面U1100における申請内容入力受付部E1103と、添付ファイルアップロード画面U1200でアップロードされた添付ファイル情報を指す。
一時承認者への承認依頼の設定を受け付けたと判定した場合(ステップS301でYES)、一時承認情報を含めた申請情報をワークフローサーバ200に送信する(ステップS302)。(つまり、 前記操作指示受付手段で受け付けた操作指示に従って、前記ワークフローを利用した申請を前記情報処理装置に送信する第1の送信手段)。
なお、一時承認情報を含めた申請情報とは、通常の承認依頼の申請情報に加え、ワークフロー申請書画面U1100の一時承認者情報入力受付グループG1105の中に承認ステージ毎に設定される一時承認者氏名、一時承認者部署名、一時承認者メールアドレスからなる1名または複数名の一時承認者情報を指すものとする。(つまり、前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段)。
ワークフローサーバ200はステップS304にて申請情報を受信すると(ステップS304)、申請フォーム情報T806に新規レコード追加する。また、アクションテーブルT805の「承認シーケンス番号」を1に更新する。(つまり、前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段)
添付ファイルがある場合には、別途添付ファイルがアップロードされたタイミングで申請者添付ファイルテーブルT807に添付ファイル情報を新規レコード追加する。
受信した申請情報に一時承認者情報が含まれている場合、一時承認者分の承認者情報を承認者情報T808、一時承認者情報T810に新規レコード追加する。なお一時承認者情報T810に新規レコード追加する際、ワンタイムパスワードを生成し、パスワード期限、所属部署と共にレコードに格納するものとする。(つまり、前記第2の設定手段で第2の承認者を設定した場合、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認の判断指示を受け付け可能な管理画面へアクセスするためのパスワードを発行する発行手段)。
ワークフローサーバ200は、アクションテーブルT805の「承認シーケンス番号」において、一時承認者情報を含むかどうかを判定し(ステップS305)、一時承認者情報を含むと判定した場合には処理をステップS306に移行し、一時承認者情報を含まないと判定した場合には処理をステップS307に移行する。
Webクライアント端末100より受信した承認依頼に一時承認者が設定されていた場合(ステップS305でYES)、ワークフローサーバ200は、一時承認者用承認画面U1500へのリンクボタン、および承認者情報T808中において承認者を特定するために必要なキー情報であるアクションNo、承認シーケンス番号、承認者番号とワンタイムパスワードをHTMLメールのHIDDENに封入して、メールサーバ300を介して一時承認者であるWebクライアント端末500にメールを送信する。(ステップS306)。(つまり、前記第2の承認者に対して、前記第2の特定手段で前記第2の承認者を特定するために指定した電子メールアドレスに対し、前記第2の承認者が前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認者として設定された旨を通知する通知メールを生成する生成手段と、前記生成手段で生成した通知メールを送信する送信手段と、前記生成手段は、前記発行手段で発行したパスワードを前記通知メールに挿入することを特徴とすること)。
該メールはWebメールであって、該ワンタイムパスワードは、Webメールの文面に挿入するようにしてもよい。(前記生成手段で生成する通知メールはWebメールであり、前記生成手段は、前記発行手段で発行したパスワードを前記Webメールの文面に挿入する、またはHTMLのHIDDENに封入することを特徴とすること)。
また、ワークフローサーバ200は、一時承認者以外の通常の承認者に対しても、当該承認画面へのリンクボタンをHTMLメールに封入して、メールサーバ300を介して承認処理を受け付ける端末であるWebクライアント端末150に送信する(ステップS307)。
通常の承認者であるWebクライアント端末150は、承認依頼メールを受信し(S308n)、該承認依頼メールの閲覧指示を受け付けると、例えばメールクライアント画面U1300のような画面をCRT210に表示する。(つまり、前記第1の送信手段で送信した申請に対する承認依頼を、前記情報処理装置より受信する受信手段)。
ここで図13を参照して、メールクライアント画面U1300の構成の一例について説明する。メールクライアント画面U1300は、承認依頼データ表示選択受付部L1301、「ワークフローシステムにログイン」ボタンB1302から構成される。
承認依頼データ表示選択受付部L1301は、Webクライアント端末150がワークフローサーバ200より受信した承認依頼のデータの一覧を表示し、選択を受け付けることで選択対象の承認依頼のデータを特定するための表示部である。
「ワークフローシステムにログイン」ボタンB1302は、選択操作を受け付けることにより特定した承認依頼に対応したワークフローシステムにログインするために用いるボタンである。以上が図13の、メールクライアント画面U1300の構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末150は図13のメールクライアント画面U1300の「ワークフローシステムにログイン」ボタンB1302の押下を受け付けることにより、通常承認者用承認画面U1400の表示をワークフローサーバ200に要求する。この時点ではWebクライアント端末150は認証処理を完了していないため、ワークフローサーバ200は、まずログイン画面U900をWebクライアント端末150に送信する。Webクライアント端末150は、ログイン画面U900を介してログイン情報の入力を受け付け、ワークフローサーバ200へ送信する(ステップS309n)。
ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末150より受信した、通常の承認者としてのログイン情報をユーザマスタT704と突同し、認証を実施した後、例えば通常の承認者用画面である通常承認者用承認画面U1400を送信する(ステップS310)。
ここで図14を参照して、通常承認者用承認画面U1400の構成の一例について説明する。図14に示すように、通常承認者用承認画面U1400は、「承認」ボタンB1401、「否認」ボタンB1402、「添付ファイル参照」ボタンB1403、コメント入力受付部E1404、定義済承認者情報表示部T1405、承認履歴情報表示部T1406、一時承認者情報入力受付グループG1407から構成される。
更に一時承認者情報入力受付グループG1407の中は、「承認レベル3」設定表示リンクL1408、氏名入力受付部E1409、部署名入力受付部E1410、メールアドレス入力受付部1411、「追加」ボタンB1412、設定済み一時承認者リスト表示部L1413、「削除」ボタンB1414から構成される。
「承認」ボタンB1401は、ワークフローを承認するためのボタンである。「否認」ボタンB1402は、ワークフローを否認するためのボタンである。「添付ファイル参照」ボタンB1403は、申請時に添付されたファイル一覧を表示するためのボタンである。コメント入力受付部E1404は、ワークフローの承認あるいは否認に際してのコメントの入力を受け付ける入力受付部である。
定義済承認者情報表示部T1405は、ワークフロー定義と申請者の所属部署から定義された通常の承認者の情報を表示する表示部である。承認履歴情報表示部T1406は、既に承認済みの承認者情報および承認に際してのコメントを表示する表示部である。
一時承認者情報入力受付グループG1407は当該承認者と同じ承認ステージの、当該承認者以外の次に承認・否認判断を行う承認者として、一時承認者を設定するための入力受付部であり、ワークフロー申請書画面U1100における一時承認者情報入力受付グループG1105の説明に前述したものと同様の入力フォームである。(つまり、前記特定手段で、前記第1の承認者による電子メールアドレスの指定を受け付けることにより特定した前記第2の承認者を、前記第1の承認者と同じステージで、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する前記判断を行う承認者である合議承認者として設定すること)。
同じ承認ステージの承認者として一時承認者を設定することで、例えば、該承認依頼に対する承認・否認の判断を下すにあたり、前記一時承認者との合議が必要となった場合に、該承認依頼の承認者への差し戻しを行うことなく、且つワークフロー自体の変更や再設定の手間をかけることなく、承認処理を進めることができる。以上が図14の通常承認者用承認画面U1400の構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末150は、承認依頼を承認するか否認するかの指示を受け付け、受け付けた指示が承認か否かを判断する(ステップS311)。承認を受け付けた場合はS313に遷移する。
前記承認を受け付けた場合とは、例えば、通常承認者用承認画面U1400における「承認」ボタンB1401(図14の通常承認者用承認画面U1400を参照して後述)のクリック操作を受け付けた場合である。
また、否認を受け付けた場合はS312に遷移する。前記否認を受け付けた場合とは、例えば、通常承認者用承認画面U1400における「否認」ボタンB1402のクリック操作を受け付けた場合である。
ステップS311で、Webクライアント端末150が受け付けた指示が否認であった場合、Webクライアント端末150は、否認依頼をワークフローサーバ200に送信してステップS323に移行する(ステップS312)。(つまり、前記操作指示受付手段で受け付けた操作指示に従って、前記受信手段で受信した承認依頼に対する承認または否認の判断を、前記情報処理装置に送信する第2の送信手段)。
承認を受け付けた場合、ステップS313に移行し、受け付けた承認指示に、次の承認者として一時承認者が設定済みであるか否かを判定する。Webクライアント端末150は、次の承認者に一時承認者が含まれると判定した場合はステップS315に遷移し、一時承認者情報として承認者情報T808、一時承認者情報T810にレコード追加するのに必要な、承認者名、承認者メールアドレス(承認者情報T808)、承認者部署名(一時承認者情報T810)を含めた承認依頼をワークフローサーバ200に送信する(ステップS315)。
次の承認者に一時承認者が含まれないと判定した場合はステップS314に遷移し、一時承認者による承認は不要として、一時承認者情報T810にレコード追加するのに必要な情報を含まない承認依頼をワークフローサーバ200に送信する(ステップS314)。
一方、ステップS306でWebクライアント端末100からメールサーバ300を介して送信された承認依頼を、一時承認者の利用する端末であるWebクライアント端末500は受信する(ステップS316)。Webクライアント端末500は、メールの開封指示を受け付けると、例えば、図13のメールクライアント画面U1300のような画面が表示される。(つまり、前記第1の送信手段で送信した申請に対する承認依頼を、前記情報処理装置より受信する受信手段)。
Webクライアント端末500は、メールクライアント画面U1300中の「ワークフローシステムにログイン」ボタンB1301の押下を受け付けることにより、ワークフローサーバ200に対して、ログイン要求と同時に、一時承認者用承認画面U1500の表示要求を行う(ステップS317n)。
このとき、メールに封入された一時承認者のキー情報とワンタイムパスワードも合わせてワークフローサーバ200に送信されるものとする。
このとき、メールに封入された一時承認者のキー情報とワンタイムパスワードも合わせてワークフローサーバ200に送信されるものとする。
ワークフローサーバ200は、前記ログイン要求及び、一時承認者としてWebクライアント端末500の承認画面表示要求を受信する。そして、ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末500から受信した承認者キー情報から承認者情報T808、一時承認者情報T810を検索し、一時承認者情報T810に格納されたワンタイムパスワードとの突合をはかる。
ワークフローサーバ200は、一時承認者としてWebクライアント端末500を認証し、グインを受け付けたものとして(ステップS318)、一時承認者情報T810からパスワード情報をクリアした後、例えば、一時承認者用承認画面U1500のような一時承認者用の承認画面を、Webクライアント端末500に送信する。
ここで図15を参照して、一時承認者用承認画面U1500の構成の一例について説明する。図15に示す通り、一時承認者用承認画面U1500は、「承認」ボタンB1501、「否認」ボタンB1502、「保留」ボタンB1503、「添付ファイル参照」ボタンB1504、コメント入力部E1505、承認履歴情報表示部T1506から構成される。
「承認」ボタンB1501は、ワークフローを承認するためのボタンである。「否認」ボタンB1502は、ワークフローを否認するためのボタンである。保留」ボタンB1503は、承認も否認もせずに判断を保留するためのボタンである。
「添付ファイル参照」ボタンB1504は、申請時に添付されたファイル一覧を表示するためのボタンである。コメント入力受付部E1505は、ワークフローの承認あるいは否認に際してのコメントの入力を受け付ける入力受付部である。
承認履歴情報表示部T1506は、既に承認済みの承認者情報および承認に際してのコメントを表示する表示部である。以上が図15の一時承認者用承認画面U1500の構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。Webクライアント端末500は、CRT210に表示した前記一時承認者用承認画面U1500で承認指示を受け付けたか否かを判定する(ステップS319n)。
承認指示を受け付けた場合とは、前記一時承認者用承認画面U1500中の「承認」ボタンB1501の押下を受け付けた場合である。前記承認指示を受け付けた場合、判断結果である承認を示す情報をワークフローサーバ200に送信する(ステップS320n)。また、コメント入力受付部E1505にコメントの入力を受け付けていた場合はコメントも共に送信する。(つまり、前記操作指示受付手段で受け付けた操作指示に従って、前記受信手段で受信した承認依頼に対する承認または否認の判断を、前記情報処理装置に送信する第2の送信手段)。
否認指示を受け付けた場合は、判断結果である否認を示す情報をワークフローサーバ200に送信する(ステップS321)。否認指示を受け付けた場合とは前記一時承認者用承認画面U1500中の「否認」ボタンB1502の押下を受け付けた場合である。また、コメント入力受付部E1505にコメントの入力を受け付けていた場合はコメントも共に送信する。
前記承認、否認の判断を保留する指示を受け付けた場合は処理をステップS320に遷移し、判断結果である保留を示す情報をワークフローサーバ200に送信する(ステップS322)。承認、否認の判断を保留する指示を受け付けた場合とは、一時承認者用承認画面U1500中の「保留」ボタンB1503の押下を受け付けた場合である。
ワークフローサーバ200は、一般の承認者および一時承認者からそれぞれコメント等と共に結果を受信する(ステップS323)。ステップS323の処理の詳細は図5を使用して説明する。(つまり、前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請処理受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認指示である判断結果を受け付ける判断受付手段)。
ここで図5を参照し、本発明の情報処理システムのワークフローサーバ200によって行われる承認・否認結果受付処理(図3のステップS323)の詳細について説明する。
ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末150またはWebクライアント端末500から承認判断の受信処理を開始する(ステップS500)。
ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末150またはWebクライアント端末500から承認判断の受信処理を開始する(ステップS500)。
ワークフローサーバ200は、Webクライアント端末150またはWebクライアント端末500からの承認判断の情報を受信する(ステップS501)。次に、ワークフローサーバ200は、受信した承認判断の情報がWebクライアント端末500から送信された承認判断の保留を示す情報かどうかを判断する(ステップS502)。
保留でない場合は、ワークフローサーバ200は、判断結果を図8の承認者情報T808の該当承認者レコードに対しアップデートをはかる(ステップS503)。その後、処理を終了する。
一方、受信した承認判断の情報が保留を示す情報であった場合は処理をS504に移行し、ワークフローサーバ200は、ワンタイムパスワードを再発行して、一時承認者情報T810の「ワンタイムパスワード」と「パスワード期限」を更新する(ステップS504)。
ワークフローサーバ200は、図15に示す一時承認者用承認画面U1500へのリンクボタン、および承認者情報T808にて承認者を特定するために必要なキー情報であるアクションNo、承認シーケンス番号、承認者番号とステップS504で再発行したワンタイムパスワードをHTMLメールのHIDDENに封入して、Webクライアント端末500に送信する(ステップS505)。これにより、再発行したワンタイムパスワードを用いた一時承認者用承認画面U1500への再アクセスを可能とする。
その後、ワークフローサーバ200は受信処理を完了する(ステップS506)。以上が図5の本発明の情報処理システムのワークフローサーバ200によって行われる承認・否認結果受付処理(図3のステップS323)の詳細について説明である。
図3の説明に戻る。ワークフローサーバ200は、ステップS324で、承認者情報T808のアクションNo、承認シーケンス番号をキーに承認ステータスIDを検索する。承認ステータスIDが未判定であるレコードがあるか否かを判定する(ステップS324)。
未判定のレコードが無ければ全ての承認依頼に対する承認・否認の判断が終了していると判定する(ステップS324)。承認・否認の判断を提示していない承認者が残っている場合には、S323の受信処理に処理を戻す。
全ての承認依頼に対する承認・否認の判断が終了していると判定した場合、ワークフローサーバ200は、承認者全員からの承認を受け付けたかを確認する(ステップS325)。否認者が一人以上いた場合、S326に遷移する。
そして、全ての否認者の情報と否認のコメントをHTMLメールに編集し、アクションテーブルT805を検索して申請者情報を取得し、Webクライアント端末100に対して申請が否認された旨通知するメールを送信する(ステップS326)。
一方、全員が承認だった場合、ワークフローサーバ200は、同一の承認ステージにおいて、更に別の承認者が設定されているか否かを判定し、承認者が設定されていると判定した場合は処理をステップS305に、承認者が設定されていないと判定した場合は処理をステップS328に移行する(ステップS327)。
ステップS327で承認者が設定されていないと判定した場合、ワークフローサーバ200は、アクションテーブルT805のカレントの承認ステージを表す「承認シーケンス番号」を1つインクリメントして更新し、アクションNoとともに検索キーとして承認者情報T808を検索し、次の承認ステージの承認者が存在するかを判定する(ステップS328)。
次の承認者が存在しないと判定した場合、ワークフローサーバ200は処理をステップS329に遷移し、アクションテーブルT805のステータスIDをワークフロー完了に更新して当該ワークフローを完了させる。
次の承認者が存在すると判定した場合、ワークフローサーバ200は、処理をステップS305に遷移する。以上が図3の本発明の実施形態におけるワークフローシステムの基本的な処理の説明である。
また、ワークフローの承認依頼については、承認期限までに判断結果をワークフローサーバ200に送信しないWebクライアント端末150あるいは500に対して督促メールを送信する機能を有する。
ここで図4を参照して、本発明の実施形態における、承認期限までに判断結果をワークフローサーバ200に送信しないWebクライアント端末150あるいは500に対して督促メールを送信する処理の一例について説明する。
ワークフローサーバ200は、予め設定された時刻に以下の処理を開始する(ステップS400)。なお、図6の定義ファイルF600に示すように、承認切れ検査時刻と検査処理を起動する曜日等の情報については、ワークフローサーバ200の定義ファイルによって予め定義されているものとする(図6を参照して後述)。
ここで、図6を参照してワークフローサーバ200における定義ファイルF600の構成の一例について説明する。ここでは、「承認ステージ当たりに設定可能な最大一時承認者数」と、「承認ステージ階層の最大数」と「承認切れ検査時刻」についての設定がなされている。
図6に示す通り、定義ファイルF600はデータ項目として、「承認ステージ当たりの一時承認者最大数」と「承認ステージ階層最大数」と「承認切れ検査時刻」の設定等を備えている。
「承認ステージ当たりの一時承認者最大数」には、1回の承認ステージ当たりに設定可能な一時承認者の最大数を定義するための情報が登録されている。「承認ステージ階層最大数」には組織の階層数に合わせて、承認ステージの階層の最大数を定義するための情報が登録されている。
「承認切れ検査時刻」には承認切れ検査を行う図4のステップを実行するためのスケジュール情報が登録されている。以上が図6の定義ファイルF600の構成の一例についての説明である。
図4の説明に戻る。ワークフローサーバ200は、図8に示すアクションテーブルT805を検索して承認フロー実施中のアクティブなレコードが存在するか否かを判定する(ステップS401)。
アクティブなレコードが存在しないと判定した場合、ワークフローサーバ200は処理をS406に遷移する。アクティブなレコードが存在すると判定した場合には、存在する件数分のループ処理として、ステップS402に処理を遷移する。
ワークフローサーバ200は、当該アクションの承認者情報T808を検索して現在の承認ステージを表すシーケンス番号において、承認期限切れの承認者がいないか検索する(ステップS402)。承認期限切れの承認者がいない場合はS401に処理を戻す。承認期限切れの承認者が存在する場合、存在する承認者分のループ処理として、S403に処理を遷移する。
ステップS403で、ワークフローサーバ200は、承認期限切れの承認者が一時承認者かどうかを判定する。一時承認者でないと判定した場合は、処理をステップS405に移行する。一時承認者であると判定した場合は、処理をステップS404に移行し、ワンタイムパスワードを再生成して、一時承認者情報T810のワンタイムパスワードとパスワード期限を更新した後、処理をS405に移行する。
ステップS405でワークフローサーバ200は、一時承認者用承認画面U1500当該承認画面へのリンクボタン、および承認者情報T808にて承認者を特定するために必要なキー情報とワンタイムパスワードをHTMLメールのHIDDENに封入して、Webクライアント端末500に承認の督促メールを送信する。
また、ワークフローサーバ200は、通常承認者用承認画面U1400へのリンクボタンをHTMLメールに封入してメールサーバ300を介して承認者であるWebクライアント端末150に督促メールを送信する。そして、ワークフローサーバ200は、処理を終了する。
以上が、本発明の実施形態における、承認期限までに判断結果をワークフローサーバ200に送信しないWebクライアント端末150あるいは500に対して督促メールを送信する処理の一例についての説明である。
以上説明したように、本実施形態によれば、一時的な承認者を追加するに当たっては、ワークフローシステムに対してユーザ定義を追加することなく簡易に拡張設定することが可能である。また、一時承認者に対しては、ワンタイムパスワードの発行により、当該承認行為についてのみ、承認を依頼するものであり、この行為に限り一度だけワークフローシステムへのアクセスを可能とする。
但し、承認期限切れや承認の保留が発生した場合、本システムはワンタイムパスワードの再発行を行い、再度のアクセスを可能とする。このように、簡易に柔軟なワークフロー承認を実施することができる。
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
100 ワークフロー主幹部門におけるワークフロー申請を行う申請者が使用するWebクライアント端末
150 ワークフロー主幹部門におけるワークフロー承認を行う承認者が使用するWebクライアント端末
200 ワークフローサーバ
300 メールサーバ
400 ネットワーク
500 ワークフローシステムの定義データから特定できない承認者であって、一時的に必要となった承認を行う承認者である一時承認者が使用するWebクライアント端末
150 ワークフロー主幹部門におけるワークフロー承認を行う承認者が使用するWebクライアント端末
200 ワークフローサーバ
300 メールサーバ
400 ネットワーク
500 ワークフローシステムの定義データから特定できない承認者であって、一時的に必要となった承認を行う承認者である一時承認者が使用するWebクライアント端末
Claims (7)
- 通信回線を介してクライアント端末と接続される、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置であって、
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定手段と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段と、
前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付手段と
を備えることを特徴とした情報処理装置。 - 前記第2の設定手段は、前記第1の承認者による電子メールアドレスの指定を受け付けることにより設定した前記第2の承認者を、前記第1の承認者と同じ承認工程内で、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する前記判断を行う承認者である合議承認者として設定することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 前記第2の設定手段で第2の承認者を設定した場合、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認の判断指示を受け付け可能な管理画面へアクセスするためのパスワードを発行する発行手段と、
前記第2の承認者に対して、前記第2の特定手段で前記第2の承認者を特定するために指定した電子メールアドレスに対し、前記第2の承認者が前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認者として設定された旨を通知する通知メールを生成する生成手段と、
前記生成手段で生成した通知メールを送信する送信手段と
を備え、
前記生成手段は、前記発行手段で発行したパスワードを前記通知メールに挿入することを特徴とする請求項1または2に記載の情報処理装置。 - 前記生成手段で生成する通知メールはWebメールであり、
前記生成手段は、前記発行手段で発行したパスワードを前記Webメールの文面に挿入する、またはHTMLのHIDDENに封入することを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。 - 通信回線を介してクライアント端末と接続される、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置の制御方法であって、
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付工程と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付工程で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定工程と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付工程と、
前記指定受付工程で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付工程で受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定工程と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付工程で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付工程と
を備えることを特徴とした情報処理装置の制御方法。 - 通信回線を介してクライアント端末と接続される、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置を、
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定手段と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段と、
前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付手段として機能させることを特徴とするプログラム。 - 通信回線を介してクライアント端末と、ワークフローの定義データを記憶装置に記憶した情報処理装置とが通信回線によって接続される情報処理システムであって、
前記情報処理装置において、
前記ワークフローを利用した申請を受け付ける申請受付手段と、
前記ワークフローの定義データから特定される第1の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対する承認者として設定する第1の設定手段と、
前記第1の承認者以外の承認者の電子メールアドレスの指定を受け付ける指定受付手段と、
前記指定受付手段で前記電子メールアドレスの指定を受け付けることにより、第2の承認者を、前記申請受付手段で受け付ける申請に対して一時的に設定される一時承認者として設定する第2の設定手段と、
前記第1の承認者、または前記第2の承認者による、前記申請受付手段で受け付けた申請に対する承認または否認である判断結果を受け付ける判断受付手段とを備え、
前記クライアント端末において、
ユーザからの操作指示を受け付ける操作指示受付手段と、
前記操作指示受付手段で受け付けた操作指示に従って、前記ワークフローを利用した申請を前記情報処理装置に送信する第1の送信手段と、
前記第1の送信手段で送信した申請に対する承認依頼を、前記情報処理装置より受信する受信手段と、
前記操作指示受付手段で受け付けた操作指示に従って、前記受信手段で受信した承認依頼に対する承認または否認の判断結果を、前記情報処理装置に送信する第2の送信手段と
を備えることを特徴とした情報処理システム。
Priority Applications (1)
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Family Applications (1)
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2014048944A (ja) * | 2012-08-31 | 2014-03-17 | Miroku Jyoho Service Co Ltd | プログラム及び情報処理システム |
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CN110827002A (zh) * | 2019-11-11 | 2020-02-21 | 北京中电普华信息技术有限公司 | 一种基于工作流的审批方法及工作流引擎 |
-
2010
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