JP2011065508A - 印刷システム、管理装置、及び管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 会議後であっても会議文書の機密性を保護して印刷することができる技術を提供すること。
【解決手段】 印刷システム１は、プリンタ１０とＰＣ２０と管理サーバ３０とを備える。ＰＣ２０は、予め会議情報の登録処理を実行することにより会議情報と会議文書ファイルを管理サーバ３０に記憶させておく。管理サーバ３０は、ユーザのスケジュール情報と位置情報をスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂに記憶している。管理サーバ３０は、ＰＣ２０から会議文書ファイルの印刷要求を受け付けると、会議時刻におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する。その結果、条件を満たしている場合にはＰＣ２０に印刷許可を送信する。ＰＣ２０は、管理サーバ３０から印刷許可を受信するとプリンタ１０に会議文書ファイルを印刷させる。
【選択図】図１

Description

本発明は、印刷システム、管理装置、及び管理プログラムに関する。

従来、会議の出席者に対して事前に会議資料を配布するシステムとして、会議室に入室した人を検出して、その検出された人が会議の出席者であると認識された場合、会議室に設置されたプリンタに会議資料の印刷をさせるシステムなどが挙げられる（特許文献１）。

特開２００４−３８８８６号公報

しかしながら、特許文献１に記載の発明は、会議の出席者に対して会議資料を事前に印刷することを目的とするものであり、会議後に会議資料を印刷することについては考慮されていなかった。

会議資料としては、事前に配布するもの以外に、事後に印刷されるものも想定される。例えば、電子データで保存された会議の議事録を印刷する場合や、会議の欠席者が会議の内容を確認するために会議資料を印刷する場合などである。また、会議の内容が機密性の高いものである場合、会議の後に印刷される会議資料についてもセキュリティを管理することが求められる。

本発明は、上記問題を解決するためになされており、会議後であっても会議資料の機密性を保護して印刷することができる技術を提供することを目的とする。

上記目的を達成するためになされた本発明の印刷システムは、印刷装置と、管理装置と、情報処理装置と、が通信可能に接続されている印刷システムであって、前記情報処理装置は、前記管理装置により管理されている会議文書ファイルに対して、ユーザの操作によりなされた印刷指示を受け付け、その印刷指示を行ったユーザのユーザＩＤと、印刷対象となる会議文書ファイルのファイルＩＤを少なくとも含む印刷要求を前記管理装置に送信する印刷要求手段と、前記管理装置から、前記印刷要求に対する印刷許可を受信すると、前記印刷装置に対して印刷処理を実行させる印刷制御手段と、を備え、前記管理装置は、少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断手段と、前記第１判断手段により肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可手段と、を備えることを特徴とする。

このような印刷システムによれば、ユーザが印刷を指示した会議文書ファイルについて、その会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしている場合は、その会議文書ファイルを印刷する。従って、条件を満たしたユーザが会議文書ファイルを印刷することができるので、会議後であっても会議資料の機密性を保護して印刷することができる。また、会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とに基づいて判断を行うので、実際に会議に出席したか否かをより正確に判断することができる。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記第１判断手段は、前記会議時間におけるユーザの位置情報と前記会議場所とが一致した場合、前記予め決められた条件を満たすと判断してもよい。

このような印刷システムによれば、会議場所と印刷要求を行ったユーザの位置情報とが、会議時間において一致した場合に印刷を行うので、実際に会議に出席したユーザに対して会議文書ファイルの印刷を許可することができる。従って、会議後に印刷される会議文書の機密性をより効果的に保護して印刷することができる。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記会議情報記憶手段は、会議の出席予定者のユーザＩＤを前記会議情報として記憶するものであり、前記印刷要求に含まれるユーザＩＤが前記会議情報記憶手段に記憶されているユーザＩＤと一致するか否かを判断する第２判断手段を備え、前記印刷許可手段は、前記第１判断手段及び前記第２判断手段により肯定判断された場合、前記印刷許可を前記情報処理装置に送信してもよい。

このような印刷システムによれば、会議の出席予定者で、かつ実際に会議に出席したユーザに対して会議文書ファイルの印刷を許可することができる。従って、会議後に印刷される会議文書ファイルの機密性をより効果的に保護して印刷することができる。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記会議情報記憶手段は、前記会議文書ファイルに対する印刷許可を示す印刷可能ユーザを前記会議情報として記憶するものであり、前記第１判断手段による肯定判断、及び前記第２判断手段による肯定判断のいずれか一方が成立しない場合、前記印刷可能ユーザが前記会議情報記憶手段に記憶されているか否かを判断する第３判断手段を備え、前記印刷許可手段は、前記第３判断手段により肯定判断された場合、前記印刷許可を前記情報処理装置に送信してもよい。

このような印刷システムによれば、第１判断手段による肯定判断、及び前記第２判断手段による肯定判断のいずれか一方が成立しないユーザに対しても、予め印刷許可が与えられているユーザであれば、会議文書ファイルの印刷を許可することができる。従って、会議文書ファイルの機密性を保護しつつ、会議文書ファイルを印刷するユーザの利便性が向上する。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記第１判断手段による肯定判断、及び前記第２判断手段による否定判断がなされた場合、前記会議情報記憶手段に出席予定者として記憶されているユーザに対して印刷許可を行うか否かを問い合わせる問い合わせ手段を備え、前記印刷許可手段は、前記問い合わせに対して印刷許可がなされた場合に、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信してもよい。

このような印刷システムによれば、出席予定者として会議情報記憶手段に記憶されているユーザが印刷許可をした場合に会議文書ファイルを印刷するので、会議文書ファイルの機密性を保護しつつ、出席予定者以外のユーザも会議文書ファイルを印刷することができる。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記会議情報記憶手段は、前記会議文書ファイルの印刷許可期間を前記会議情報として記憶するものであり、前記印刷許可手段は、前記印刷許可期間以内であれば前記印刷許可を送信してもよい。

このような印刷システムによれば、印刷許可期間以内であれば会議文書ファイルの印刷を許可するので、印刷許可期間ではない期間に会議文書ファイルの内容が漏洩することを確実に防ぐことができる。従って、会議後に印刷される会議文書の機密性をより効果的に保護して印刷することができる。

また、本発明の印刷システムにおいて、前記会議情報記憶手段は、前記印刷可能ユーザ及び前記印刷許可期間を無効とする無効期間を前記会議情報として記憶するものであり、前記印刷許可手段は、前記無効期間以内であれば前記印刷許可を送信してもよい。

このような印刷システムによれば、無効期間以内であれば、印刷可能ユーザ及び印刷許可期間に関わらず会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、無効期間を会議情報として記憶させておくことで印刷可能ユーザと印刷許可期限による会議文書ファイルの印刷の制限を解除することができる。従って、会議後に会議文書ファイルを印刷するユーザの利便性が向上する。

上記目的を達成するためになされた本発明の管理装置は、印刷許可を受信すると印刷装置に対して印刷処理を実行させる情報処理装置と通信可能に接続されている管理装置であって、少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断手段と、前記第１判断手段により肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可手段と、を備えることを特徴とする。

このような管理装置によれば、ユーザが印刷を指示した会議文書ファイルについて、その会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしている場合は、その会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、条件を満たしたユーザが会議文書ファイルを印刷することができるので、会議後であっても会議資料の機密性を保護して印刷することができる。また、会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とに基づいて判断を行うので、実際に会議に出席したか否かをより正確に判断することができる。

上記目的を達成するためになされた本発明の管理プログラムは、印刷許可を受信すると印刷装置に対して印刷処理を実行させる情報処理装置と通信可能に接続されており、少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、を備える管理装置にて実行される管理プログラムであって、前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間における
ユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断ステップと、前記第１判断ステップにより肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可ステップと、を備えることを特徴とする。

このような管理プログラムを管理装置に実行させることにより、ユーザが印刷を指示した会議文書ファイルについて、その会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしている場合は、その会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、条件を満たしたユーザが会議文書ファイルを印刷することができるので、会議後であっても会議資料の機密性を保護して印刷することができる。また、会議の開催された会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とに基づいて判断を行うので、実際に会議に出席したか否かをより正確に判断することができる。

印刷システム１の構成を示すブロック図である。 会議情報データベース３４ａの構成を示す図である。 スケジュール・位置情報データベース３４ｂの構成を示す図である。 会議情報の登録処理を示すフローチャートである。 印刷制御処理を示すフローチャートである。 印刷可否判断処理の一部を示すフローチャートである。 印刷可否判断処理の一部を示すフローチャートである。 印刷可否判断処理の一部を示すフローチャートである。 承認処理を示すフローチャートである。

以下に本発明の実施形態を図面と共に説明する。
（１）印刷システム１の構成の説明
図１は、本発明の実施形態として例示する印刷システム１の構成を示すブロック図である。図１に示すように、印刷システム１は、ネットワークを通じて、プリンタ１０とパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２０と管理サーバ３０とが互いに通信可能に接続された構成にされている。

プリンタ１０は、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、ＨＤＤ１４と、印刷部１５と、表示部１６と、操作部１７と、ネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）１８とを備える。

ＲＯＭ１２には、プリンタ１０の動作を制御するための各種プログラムが記憶されており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２から読み出したプログラムに従って、その処理結果をＲＡＭ１３に記憶させながら、プリンタ１０の動作を制御する。

印刷部１５は、例えば電子写真方式やインクジェット方式により、印刷用データ（例えば外部の端末装置などから受信した画像データ等）に基づく画像をシート（例えば用紙、ＯＨＰシート）に印刷する。表示部１６は、液晶ディスプレイやランプ等を備えており、各種の設定画面や動作状態等を表示することが可能である。

操作部１７は、複数のボタンを備え、ユーザによって印刷開始の指示などの各種の入力操作が可能である。ネットワークインタフェース１８は、ネットワークを介してＰＣ２０及び管理サーバ３０等に接続されており、相互にデータ通信が可能となっている。

ＰＣ２０は、ＣＰＵ２１と、ＲＯＭ２２と、ＲＡＭ２３と、ＨＤＤ２４と、液晶ディス
プレイ等で構成される表示部２６と、キーボードやポインティングデバイス等で構成される操作部２７と、ネットワークを介してプリンタ１０や管理サーバ３０等とデータ通信を行うためのネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）２８とを備える。

ＨＤＤ２４には、ＯＳや、後述する会議情報の登録処理、印刷制御処理、及び承認処理を実行するためのプログラム等の各種プログラムが記憶されており、ＣＰＵ２１は、読み出したプログラムに従って、その処理結果をＲＡＭ２３に記憶させながら、ＰＣ２０の動作を制御する。

管理サーバ３０は、ＣＰＵ３１と、ＲＯＭ３２と、ＲＡＭ３３と、ＨＤＤ３４と、ネットワークを介してプリンタ１０やＰＣ２０等とデータ通信を行うためのネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）３８とを備える。

ＨＤＤ３４には、ＯＳや、後述する印刷可否判断処理を実行するためのプログラム等の各種プログラムが記憶されており、ＣＰＵ２１は、読み出したプログラムに従って、その処理結果をＲＡＭ３３に記憶させながら、管理サーバ３０の動作を制御する。

また、ＨＤＤ３４は、会議情報データベース（会議情報ＤＢ）３４ａ，スケジュール・位置情報データベース（スケジュール・位置情報ＤＢ）３４ｂ、及び会議文書ファイルデータベース（会議文書ファイルＤＢ）３４ｃを備えている。

まず、会議情報ＤＢ３４ａについて、図２を参照して説明する。図２は会議情報ＤＢ３４ａの構成を示す図である。会議情報ＤＢ３４ａは、ＰＣ２０で実行される会議情報の登録処理で設定された情報を格納するものである。

会議情報ＤＢ３４ａは、会議名、会議の開催日を示す日付、会議の開始時刻と終了時刻を示す時刻、会議の出席予定者、会議の開催場所である位置情報、会議資料として印刷される会議文書ファイル名、印刷可能ユーザ、印刷許可期限日、及び設定解除日がそれぞれ関連付けられて構成されている。

ここで、印刷可能ユーザとは、会議文書ファイルを印刷可能なユーザをさす。印刷可能ユーザとしては、会議の出席者、会議の代理出席者、及び会議の欠席者が設定可能である。印刷可能ユーザは１つの会議文書ファイルについて１名又は複数のユーザを設定することができる。

また、印刷許可期限日とは、文書ファイル名として記憶されている会議文書ファイルを印刷可能な期限日を示す。会議文書ファイルの印刷可能ユーザは、この印刷許可期限日までの間に会議文書ファイルを印刷することができ、それ以降は印刷可能ユーザであっても印刷はできなくなる。

また、設定解除日とは、印刷可能ユーザ及び印刷許可期限日の設定を解除する日を示すものである。設定解除日を過ぎると、設定された印刷可能ユーザと印刷許可期限日に関わらず、誰でも自由に会議文書ファイルを印刷することができる。

次にスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂの説明を、図３を参照して説明する。図３はスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂの構成を示す図である。スケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂは、予め登録されたユーザの存在する位置を一定時間毎に記憶した位置情報と、ユーザのスケジュール情報とを格納するものである。

スケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂは、ユーザ名、日付、時刻、位置情報、及びスケジ
ュールがそれぞれ関連付けられて構成されている。ユーザ名は、例えばネットワーク上のＰＣにログインする場合のユーザのログイン名を示すものである。

日付、時刻、及び位置情報はある時刻のユーザの位置を示すものである。具体的に、ユーザＸＸＸは、２００９年１０月３日の午前９時に本社にいたことを示している。スケジュール情報は各ユーザの一日の予定を示し、会議情報ＤＢ３４ａの会議情報に対応するものである。

なお、日付、時刻、及び位置情報は、例えば各ユーザにＧＰＳ機能のついた携帯端末を持たせておき、そのＧＰＳ機能が検出したユーザの位置情報を定期的に管理サーバ３０が取得することにより記憶される。この場合、携帯端末の電源をＯＮしたときにユーザが出社したとスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂに記憶され、携帯端末の電源をＯＦＦしたときにユーザが帰宅したと記憶される。

一方スケジュール情報は、ＰＣ２０から管理サーバ３０にアクセスしてユーザが直接書き込んでもよいし、会議情報の登録処理の際に登録された会議情報に応じて自動的に登録してもよい。

また、会議文書ファイルＤＢ３４ｃは、会議情報ＤＢ３４ａに格納された会議文書ファイルを格納するものである。なお、ＰＣ２０は、ネットワークを介して会議文書ファイルＤＢ３４ｃにアクセスし、格納されている会議文書ファイルの一覧を表示部２６に表示させる機能と、表示されている会議文書ファイルにユーザの操作に応じて印刷指示を行う機能を備えている。

（２）印刷システム１が実行する処理の説明
次に、印刷システム１が実行する処理についての概要を説明する。まずＰＣ２０は、ユーザの操作に応じて会議情報の登録処理を実行し、会議情報と会議文書ファイルとを管理サーバ３０に記憶させる。管理サーバ３０は、会議情報を会議情報ＤＢ３４ａに、会議文書ファイルを会議文書ファイルＤＢ３４ｃに記憶する。

また、管理サーバ３０は、記憶した会議情報に応じたスケジュール情報をスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂに記憶する。これとは別に、管理サーバ３０は、ユーザが携帯する携帯端末のＧＰＳ機能により検出されたユーザの位置情報を定期的に受信して、スケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂに記憶している。

ここで、ＰＣ２０の操作部２７を操作することにより、ユーザが管理サーバ３０に登録された会議文書ファイルの印刷指示を行うと、ＰＣ２０は、ユーザ名と会議文書ファイル名を印刷要求として管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０は、印刷要求を受信すると、印刷要求に含まれるユーザ名からユーザの位置情報を読み出し、印刷要求に含まれる会議文書ファイル名から会議情報を読み出す。

そして、管理サーバ３０は、読み出した会議情報に含まれる時刻における会議場所とユーザの位置情報に基づいて、会議文書ファイルの印刷を許可するか否かを判断する。管理サーバ３０は、印刷を許可すると判断した場合、印刷許可を示すデータＰＣ２０に送信する一方、印刷を許可しないと判断した場合は印刷不可を示すデータをＰＣ２０に送信する。

ＰＣ２０は、管理サーバ３０から印刷許可を受信した場合は、管理サーバ３０から会議文書ファイルを取得して印刷データを作成し、プリンタ１０に印刷データを印刷するように指示する。プリンタ１０は、その指示に従って印刷データを印刷する。

一方、ＰＣ２０は、管理サーバ３０から印刷不可を受信した場合は、ユーザから印刷指示された会議文書ファイルを印刷する指示をプリンタ１０に送信せず、表示部２６に印刷が許可されなかったことを示すデータを表示させる。
（２−１）会議情報の登録処理の説明
次に、ＰＣ２０が実行する会議情報の登録処理について図４を参照して説明する。図４は、会議情報の登録処理を示すフローチャートである。この処理は、ユーザの操作により会議情報の登録処理の開始が指示された場合に実行される。

ＰＣ２０は、処理を開始すると、会議情報を設定するための操作画面を表示部２６に表示させる。ユーザは、操作部２７を操作することにより、表示された操作画面に対して会議情報の各設定項目を入力していく。

まず、ユーザが操作画面に対して会議情報ＤＢ３４ａに記憶させる会議文書ファイルの選択操作を行うと、ＰＣ２０はその操作を受け付け、選択された会議文書ファイルの文書ファイル名を設定する（ステップ１１、以下Ｓ１１と示す）。

続いて、操作画面に対してユーザにより入力された会議情報（会議名、日付、時刻、出席予定者、位置情報）を設定する（Ｓ１３）。次に、会議出席者に対する印刷許可を設定する（Ｓ１５）。すなわち、印刷可能ユーザとして出席者を自動的に設定する。ここで、出席者とは、Ｓ１３で出席予定者として設定されており、かつ、実際に会議に出席したユーザのことをさす。

次に、会議代理出席者の印刷を許可するか否かを判断する（Ｓ１７）。ここで、会議代理出席者とは、Ｓ１３で出席予定者として設定されておらず、かつ、実際に会議に出席したユーザのことをさす。

ユーザにより会議代理出席者に印刷を許可する情報が操作画面に対して入力された場合、会議代理出席者の印刷を許可すると判断し（Ｓ１７：ＹＥＳ）、会議代理出席者の印刷許可を設定する（Ｓ１９）。すなわち、印刷可能ユーザとして代理出席者を設定する。

一方、ユーザにより会議代理出席者に印刷を禁止する情報が操作画面に対して入力された場合、会議代理出席者の印刷を禁止すると判断（Ｓ１７：ＮＯ）し、会議代理出席者の印刷禁止を設定する（Ｓ２１）。すなわち、印刷可能ユーザとして代理出席者を設定しない。

Ｓ１９又はＳ２１の処理を終えると、会議欠席者の印刷を許可するか否かを判断する（Ｓ２３）。ここで、会議欠席者とは、Ｓ１３で出席予定者として設定されており、かつ、実際に会議に出席しなかったユーザのことを示す。

ユーザにより会議欠席者に印刷を許可する情報が操作画面に対して入力された場合、会議欠席者の印刷を許可すると判断する（Ｓ２３：ＹＥＳ）し、会議欠席者の印刷許可を設定する（Ｓ２５）。すなわち、印刷可能ユーザとして欠席者を設定する。

一方、ユーザにより会議欠席者に印刷を禁止する情報が操作画面に対して入力された場合、会議欠席者の印刷を禁止すると判断し（Ｓ２３：ＮＯ）、会議欠席者の印刷禁止を設定する（Ｓ２７）。すなわち、印刷可能ユーザとして欠席者を設定しない。

Ｓ２５又はＳ２７の処理を終えると、会議開催から一定期間のみ印刷を許可するか否かを判断する（Ｓ２９）。ユーザにより操作画面に対して会議開催から一定期間のみ印刷を
許可する情報が入力された場合、会議開催から一定期間のみ印刷を許可すると判断し（Ｓ２９：ＹＥＳ）、印刷許可期限日を設定する（Ｓ３１）。

具体的には、Ｓ１３で設定された会議の日付から１週間後を印刷許可期限日として設定する。一方、ユーザにより操作画面に対して会議開催から一定期間のみ印刷を許可しない情報が入力された場合、会議開催から一定期間のみ印刷を許可しないと判断し（Ｓ２９：ＮＯ）、Ｓ３３へ進む。

Ｓ３１の処理を終えるか、Ｓ２９でＮＯと判断した場合、会議開催から所定期間後は印刷可能ユーザ以外の全てのユーザに印刷を許可するか否かを判断する（Ｓ３３）。ユーザにより操作画面に対して入力された情報を受け付けて、会議開催から所定期間後は全てのユーザに印刷を許可すると判断した場合（Ｓ３３：ＹＥＳ）、設定解除日を設定する（Ｓ３５）。すなわち、Ｓ１３で設定された会議の日付から１ヶ月後を設定解除日として設定する。

なお、Ｓ３１で印刷許可期限日が設定されている場合、設定解除日は印刷許可期限日の翌日に設定される。一方、ユーザにより操作画面に対して入力された情報を受け付けて、会議開催から所定期間後は全てのユーザに印刷を許可しないと判断した場合（Ｓ３３：ＮＯ）、Ｓ３７に進む。

Ｓ３５の処理を終えるか、Ｓ３３でＮＯと判断した場合、設定した全ての情報を会議情報として、管理サーバ３０の会議情報ＤＢ３４ａに記憶させる（Ｓ３７）。また、会議文書ファイルを会議文書ファイルＤＢ３４ｃに記憶させる。管理サーバ３０は、会議情報を記憶すると、その会議の出席予定者であるユーザについて会議情報に対応したスケジュール情報をスケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂに記憶する。Ｓ３７を終了すると会議情報の登録処理を終了する。

（２−２）印刷制御処理の説明
次に、図５を参照して、ＰＣ２０で実行される印刷制御処理について説明する。図５は、印刷制御処理を示すフローチャートである。この処理は、管理サーバ３０の会議文書ファイルＤＢ３４ｃに記憶されている会議文書ファイルに対し印刷を行う指示が、操作部２７を介してユーザにより入力されたことにより開始される。

ユーザによる印刷指示が行われることに先立って、まず、ＰＣ２０は、会議文書ファイルＤＢ３４ｂに記憶されている会議文書ファイルの閲覧要求が操作部２７を介してユーザにより入力されると、管理サーバ３０の会議文書ファイルＤＢ３４ｃにアクセスして、会議文書ファイルの一覧を表示部２６に表示させる。

ユーザは、表示された会議情報ファイルの一覧から所望の会議文書ファイルを選択し、印刷指示を行う。以上の処理はＰＣ２０にインストールされたＯＳやアプリケーションの機能を使って行われる。

処理を開始すると、ユーザにより選択された会議文書ファイル名及び自身にログイン中のユーザ名を取得し、印刷要求を示すデータとして管理サーバ３０に送信する（Ｓ４１）。管理サーバ３０では、ＰＣ２０から印刷要求を受信すると、その印刷要求を許可するか否かを判断する印刷可否判断処理を実行する。印刷可否判断処理については、後述する。

次に、Ｓ４１で送信した印刷要求に対する管理サーバ３０の応答を待ち受ける状態になる。管理サーバ３０からの応答を受信すると、その応答が印刷許可を示すものであるか否かを判断する（Ｓ４３）。印刷許可を示すものであると判断した場合（Ｓ４３：ＹＥＳ）
、管理サーバ３０の会議文書ファイルＤＢ３４ａからユーザにより選択された会議文書ファイルを取得する（Ｓ４５）。

そして、取得した会議文書ファイルの印刷データを作成してプリンタ１０に印刷指示とともに送信し（Ｓ４７）、本処理を終了する。なお、プリンタ１０は、ＰＣ２０から印刷指示を受信すると、印刷部１５を動作させて印刷データを印刷する。

一方、Ｓ４３にて、管理サーバ３０からの応答が印刷許可を示すものではなく、印刷不可を示すものであると判断した場合（Ｓ４３：ＮＯ）、表示部２６に印刷ができないことを示すデータを表示し、本処理を終了する。この場合、プリンタ１０に対して印刷指示は送信されない。

（２−３）印刷可否判断処理の説明
次に、図６〜８を参照して、管理サーバ３０で実行される印刷可否判断処理について説明する。図６〜８は、それぞれ印刷可否判断処理の一部を示すフローチャートである。この処理は、ＰＣ２０から先述した印刷要求を受信すると開始される。

処理を開始すると、まず、受信した印刷要求に含まれている会議文書ファイル名に基づいて、会議情報ＤＢ３４ａから会議情報を取得する（Ｓ１０１）。次に、受信した印刷要求に含まれているユーザ名に基づいて、スケジュール・位置情報ＤＢ３４ｂからユーザのスケジュール情報及び位置情報を取得する（Ｓ１０３）。

次に、会議情報に含まれる会議名とスケジュール情報に含まれる会議名とが一致するか否かを判断する（Ｓ１０５）。この判断は、会議文書ファイル名に関連する会議の登録が、ユーザのスケジュール情報にあるか否かがわかればよいので、例えば会議情報の出席予定者に印刷要求に含まれるユーザ名があるか否かを判断してもよい。

ここで、会議情報に含まれる会議名とスケジュール情報に含まれる会議名とが一致すると判断した場合、すなわちユーザが会議の出席予定者であると判断した場合（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、会議情報に含まれる日付及び時刻においてユーザの位置情報と会議情報に含まれる位置情報とが一致するか否かを判断する（Ｓ１０７）。

会議情報に含まれる日付及び時刻においてユーザの位置情報が会議情報に含まれる位置情報と一致しないと判断した場合、すなわちユーザが会議の欠席者であると判断した場合（Ｓ１０７：ＮＯ）、会議文書ファイルが会議の欠席者でも印刷可能な文書であるか否かを判断する。具体的には、会議情報に含まれる印刷可能ユーザとして欠席者が設定されているか否かを判断する（Ｓ１０９）。

会議文書ファイルが会議の欠席者でも印刷可能な文書ではないと判断した場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、Ｓ１２７（図８）に進む。

なお、Ｓ１０７でユーザの位置情報が会議情報に含まれる位置情報と一致すると判断した場合、すなわちユーザが会議の出席者であると判断した場合（Ｓ１０７：ＹＥＳ）、又はＳ１０９で会議文書ファイルが会議の欠席者でも印刷可能な文書であると判断した場合（Ｓ１０９：ＹＥＳ）、Ｓ１１９（図７）に進む。

また、Ｓ１０５において、会議情報に含まれる会議名とスケジュール情報に含まれる会議名とが一致しないと判断した場合、すなわちユーザが会議の出席予定者ではないと判断した場合（Ｓ１０５：ＮＯ）、会議情報に含まれる日付及び時刻においてユーザの位置情報と会議情報に含まれる位置情報とが一致するか否かを判断する（Ｓ１１１）。

会議情報に含まれる日付及び時刻においてユーザの位置情報が会議情報に含まれる位置情報と一致すると判断した場合、すなわちユーザが会議の代理出席者であると判断した場合（Ｓ１１１：ＹＥＳ）、会議文書ファイルが会議の代理出席者でも印刷可能な文書であるか否かを判断する（Ｓ１１３）。具体的には、会議情報に含まれる印刷可能ユーザとして代理出席者が設定されているか否かを判断する。

会議文書ファイルが会議の代理出席者でも印刷可能な文書ではないと判断した場合（Ｓ１１３：ＮＯ）、会議情報を参照して会議の出席予定者に承認を求める（Ｓ１１５）。具体的には、管理サーバ３０は、ネットワーク上の全てのＰＣのＩＰアドレス及びユーザのログイン状況を監視しておく。

そして、管理サーバ３０は、会議情報に出席予定者として設定されているユーザのうち、最初に登録されているユーザから順に、そのユーザがログインしている状態か否かを判断し、ログインしているユーザのＰＣ２０に対して、承認を求める情報を送信する。

なお、管理サーバ３０から承認を求める情報を受信すると、ＰＣ２０は承認処理を開始し、ユーザが承認したか否かを管理サーバ３０に返答する。承認処理については後述する。

Ｓ１１５の処理を終えると、ＰＣ２０からの返答を待ち受ける状態となり、ＰＣ２０からの返答を受信すると、その返答が承認を示すものであるか否かを判断する（Ｓ１１７）。返答が承認を示すものではないと判断した場合（Ｓ１１７：ＮＯ）、Ｓ１２７（図８）に進む。

また、Ｓ１１１で、会議情報に含まれる日付及び時刻においてユーザの位置情報が会議情報に含まれる位置情報と一致しないと判断した場合、すなわちユーザが会議の予定者でも出席者でもない部外者である場合（Ｓ１１１：ＮＯ）、同様にＳ１２７に進む。

なお、Ｓ１１３にて、会議文書ファイルが会議の代理出席者でも印刷可能な文書であると判断した場合（Ｓ１１３：ＹＥＳ）、又はＳ１１７でＰＣ２０からの返答が承認を示すものであると判断した場合（Ｓ１１７：ＹＥＳ）、Ｓ１１９（図７）に進む。

次に、Ｓ１１９では、会議文書ファイルが所定期間内のみ印刷可能か否かを判断する。具体的には、会議情報に印刷許可期限日が設定されているか否かを判断する（Ｓ１１９、図７）。ここで、会議情報に印刷許可期限日が設定されていても、設定解除日が現在時刻を超えている場合は、印刷許可期限日の設定が解除されているので、印刷許可期限日が設定されていないと判断する。

会議情報に印刷許可期限日が設定されていると判断した場合（Ｓ１１９：ＹＥＳ）、会議開催日からの経過時間が所定期間を越えているか否かを判断する（Ｓ１２１）。具体的には、現在時刻が印刷許可期限日を越えているか否かを判断する。会議開催日からの経過時間が所定期間を越えていると判断した場合（Ｓ１２１：ＹＥＳ）、印刷要求を送信したＰＣ２０に対して、印刷不可を示すデータを送信し（Ｓ１２３）、本処理を終了する。

なお、Ｓ１１９で会議情報に印刷許可期限日が設定されていないと判断した場合（Ｓ１１９：ＮＯ）、又はＳ１２１で会議開催日からの経過時間が所定期間以内であると判断された場合（Ｓ１２１：ＮＯ）、印刷要求を送信したＰＣ２０に対して、印刷許可を示すデータを送信し（Ｓ１２５）、本処理を終了する。

次に、Ｓ１２７では、所定期間後は印刷可能ユーザ以外も印刷可能な文書であるか否かを判断する（Ｓ１２７、図８）。具体的には、会議情報に設定解除日が設定されているか否かを判断する。所定期間後は印刷可能ユーザ以外も印刷可能な文書であると判断した場合（Ｓ１２７：ＹＥＳ）、会議開催日からの経過時間が所定期間より小さいか否かを判断する（Ｓ１２９）。具体的には、現在時刻が設定解除日よりも前であるか否かを判断する。

会議開催日からの経過時間が所定期間より小さいと判断した場合（Ｓ１２９：ＹＥＳ）、印刷要求を送信したＰＣ２０に対して、印刷不可を示すデータを送信し（Ｓ１３１）、本処理を終了する。また、Ｓ１２７で所定期間後は印刷可能ユーザ以外も印刷可能な文書ではないと判断された場合（Ｓ１２７：ＮＯ）、同様に印刷要求を送信したＰＣ２０に対して、印刷不可を示すデータを送信し（Ｓ１３１）、本処理を終了する。

なお、Ｓ１２９で会議開催日からの経過時間が所定期間以上であると判断した場合（Ｓ１２９：ＮＯ）、印刷要求を送信したＰＣ２０に対して、印刷許可を示すデータを送信し（Ｓ１３３）、本処理を終了する。

（２−４）承認処理の説明
次にＰＣ２０で実行される承認処理について図９を参照して説明する。図９は、承認処理を示すフローチャートである。本処理は、Ｓ１１５（図６）にて、管理サーバ３０から会議の出席予定者に承認を求める情報を受信した場合に開始される。

処理を開始すると、まず、印刷の承認画面を表示して、承認画面に対するユーザの操作を待ち受ける（Ｓ６１）。ユーザにより承認画面に対する操作を受け付けると、その操作が印刷の承認を示すものであるか否かを判断する（Ｓ６３）。印刷の承認を示すものであると判断した場合（Ｓ６３：ＹＥＳ）、管理サーバ３０に対して印刷承認を示すデータを送信し（Ｓ６５）、本処理を終了する。一方、印刷の承認を示すものではないと判断した場合（Ｓ６３：ＮＯ）、管理サーバ３０に対して印刷拒否を示すデータを送信し（Ｓ６７）、本処理を終了する。

（３）本発明の実施形態の効果
以上、本発明の実施形態の印刷システム１によれば、管理サーバ３０が実行する印刷可否判断処理（図６）において、会議の開催された会議時刻におけるユーザの位置情報と会議の開催場所とが一致した場合に、会議文書ファイルの印刷を行うので、実際に会議に出席したユーザに会議文書ファイルの印刷を許可することができる。従って、会議開催後に会議文書ファイルを印刷する場合であっても、会議文書ファイルの機密性を保護して印刷を行うことができる。また、会議の開催された会議時刻におけるユーザの位置情報と会議場所とに基づいて判断を行うので、実際に会議に出席したか否かをより正確に判断することができる。

さらに、印刷可否判断処理（図６）において、実際に会議に出席したユーザのうち、会議の出席予定者であるユーザに対して会議文書ファイルの印刷を許可することが可能となる。よって、会議文書ファイルを印刷可能なユーザがより限定されることになるので、会議文書ファイルの機密性を保護する効果をさらに高めることができる。

また、印刷可否判断処理（図６）において、会議の欠席者、及び会議の代理出席者に対しても、予め印刷可能ユーザとして設定されていれば、管理サーバ３０は会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、会議文書ファイルの機密性を保護しつつ、会議の出席者以外のユーザも会議文書ファイルを印刷することができる。

また、印刷可否判断処理（図７）において、印刷許可期限日と会議開催からの経過時間を比較した結果、印刷許可期間以内であれば会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、印刷許可期間ではない期間に会議文書ファイルの内容が漏洩することを確実に防ぐことができる。従って、会議後に印刷される会議文書ファイルの機密性をより効果的に保護して印刷することができる。

また、印刷可否判断処理（図８）において、会議開催からの経過時間が設定解除日を越えていれば、印刷可能ユーザ及び印刷許可期限日の設定を無効として会議文書ファイルの印刷を許可する。従って、設定解除日を会議情報として記憶させておくことで印刷可能ユーザと印刷許可期限日による会議文書ファイルの印刷の制限を解除することができる。従って、会議後に会議文書ファイルを印刷するユーザの利便性が向上する。

（４）変形例
なお、本発明の主旨を逸脱しない限りの適宜変更は可能である。例えば、会議情報の登録処理（図４）において、ＰＣ２０は会議出席者には必ず印刷許可を設定するように構成されていたが（Ｓ１５）、会議出席者についても印刷許可をするか否かをユーザが選択できるように構成してもよい。同様に、会議出席者、会議代理出席者、及び会議欠席者以外のユーザに対して印刷許可をするか否かをユーザが選択できるようにしてもよい。

また、会議情報の登録処理（図４）において、ＰＣ２０は印刷許可期限日及び設定解除日を会議開催日から一定期間後に設定するように構成されていたが、ユーザの所望とする日付を入力させるように構成してもよい。

また、印刷可否判断処理（図６〜８）において、管理サーバ３０は、Ｓ１０７又はＳ１１１の処理（ユーザの位置情報が文書に関連する会議の位置情報と一致するか否かの判断）のみに基づいて、印刷を許可するか否かを決定してもよい。この場合、図６において、Ｓ１０３の後はユーザの位置情報が文書に関連する会議の位置情報と一致するか否かの判断に進み、ＹＥＳと判断したら印刷許可をＰＣ２０に送信する一方、ＮＯと判断したらＰＣ２０に印刷不可を送信するようにすればよい。このように構成すれば、実際に会議に出席したユーザにのみ会議文書ファイルを印刷させることができる。

また、本実施形態によれば、管理サーバ３０にて管理されるユーザの位置情報はユーザが携帯する携帯端末のＧＰＳ機能を用いて記憶されていた。しかしながら、例えば会議室の出入り口に入退室したユーザのユーザＩＤを検出する検出装置を備えておき、部屋に入室しているユーザのユーザＩＤを管理サーバ３０が記憶するように構成してもよい。

具体的には、検出装置が入室または退室したユーザを検出した場合、その検出時刻とユーザＩＤとを管理サーバ３０に送信する。そして、管理サーバ３０は、検出装置から検出時刻とユーザＩＤとを受信すると、ユーザＩＤごとに検出時刻と会議室の位置情報とを記憶する。このようにすれば、携帯端末をユーザに持たせなくても管理サーバ３０はユーザの位置情報を記憶することができる。

１…印刷システム、１０…プリンタ、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＯＭ、１３…ＲＡＭ、１４…ＨＤＤ、１５…印刷部、１６…表示部、１７…操作部、１８…ネットワークＩ／Ｆ、２０…ＰＣ、２１…ＣＰＵ、２２…ＲＯＭ、２３…ＲＡＭ、２４…ＨＤＤ、２６…表示部、２７…操作部、２８…ネットワークＩ／Ｆ、３０…管理サーバ、３１…ＣＰＵ、３２…ＲＯＭ、３３…ＲＡＭ、３４…ＨＤＤ、３４ａ…会議情報ＤＢ、３４ｂ…スケジュール・位置情報ＤＢ、３４ｃ…会議文書ファイルＤＢ、３８…ネットワークＩ／Ｆ

Claims (9)

1. 印刷装置と、管理装置と、情報処理装置と、が通信可能に接続されている印刷システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記管理装置により管理されている会議文書ファイルに対して、ユーザの操作によりなされた印刷指示を受け付け、その印刷指示を行ったユーザのユーザＩＤと、印刷対象となる会議文書ファイルのファイルＩＤを少なくとも含む印刷要求を前記管理装置に送信する印刷要求手段と、
   前記管理装置から、前記印刷要求に対する印刷許可を受信すると、前記印刷装置に対して印刷処理を実行させる印刷制御手段と、を備え、
   前記管理装置は、
   少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、
   少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、
   前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断手段と、
   前記第１判断手段により肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可手段と、
   を備えることを特徴とする印刷システム。
2. 前記第１判断手段は、前記会議時間におけるユーザの位置情報と前記会議場所とが一致した場合、前記予め決められた条件を満たすと判断する
   ことを特徴とする請求項１に記載の印刷システム。
3. 前記会議情報記憶手段は、会議の出席予定者のユーザＩＤを前記会議情報として記憶するものであり、
   前記印刷要求に含まれるユーザＩＤが前記会議情報記憶手段に記憶されているユーザＩＤと一致するか否かを判断する第２判断手段を備え、
   前記印刷許可手段は、前記第１判断手段及び前記第２判断手段により肯定判断された場合、前記印刷許可を前記情報処理装置に送信する
   ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の印刷システム。
4. 前記会議情報記憶手段は、前記会議文書ファイルの印刷が可能なユーザを示す印刷可能ユーザを前記会議情報として記憶するものであり、
   前記第１判断手段による肯定判断、及び前記第２判断手段による肯定判断のいずれか一方が成立しない場合、前記印刷要求に含まれるユーザＩＤが前記印刷可能ユーザと一致するか否かを判断する第３判断手段を備え、
   前記印刷許可手段は、前記第３判断手段により肯定判断された場合、前記印刷許可を前記情報処理装置に送信する
   ことを特徴とする請求項３に記載の印刷システム。
5. 前記第１判断手段による肯定判断、及び前記第２判断手段による否定判断がなされた場合、前記会議情報記憶手段に出席予定者として記憶されているユーザに対して印刷許可を行うか否かを問い合わせる問い合わせ手段を備え、
   前記印刷許可手段は、前記問い合わせに対して印刷許可がなされた場合に、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する
   ことを特徴とする請求項３又は４に記載の印刷システム。
6. 前記会議情報記憶手段は、前記会議文書ファイルの印刷許可期間を前記会議情報として記憶するものであり、
   前記印刷許可手段は、前記印刷許可期間以内であれば前記印刷許可を送信する
   ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の印刷システム。
7. 前記会議情報記憶手段は、前記印刷可能ユーザ及び前記印刷許可期間を無効とする無効期間を前記会議情報として記憶するものであり、
   前記印刷許可手段は、前記無効期間以内であれば前記印刷許可を送信する
   ことを特徴とする請求項４〜６のいずれかに記載の印刷システム。
8. 印刷許可を受信すると印刷装置に対して印刷処理を実行させる情報処理装置と通信可能に接続されている管理装置であって、
   少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、
   少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、
   前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断手段と、
   前記第１判断手段により肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可手段と、
   を備えることを特徴とする管理装置。
9. 印刷許可を受信すると印刷装置に対して印刷処理を実行させる情報処理装置と通信可能に接続されており、少なくとも会議文書ファイルのファイルＩＤと会議場所と会議時間とが関連付けられた会議情報を記憶する会議情報記憶手段と、少なくとも前記会議時間におけるユーザの位置情報を、ユーザ毎に記憶する位置情報記憶手段と、を備える管理装置にて実行される管理プログラムであって、
   前記情報処理装置から印刷要求を受信した場合、その印刷要求に含まれるユーザＩＤに基づいて前記位置記憶手段から位置情報を取得し、前記印刷要求に含まれるファイルＩＤに基づいて前記会議情報記憶手段から会議情報を取得する取得ステップと、
   前記取得ステップにより取得された位置情報と会議情報とに基づいて、会議時間におけるユーザの位置情報と会議場所とが予め決められた条件を満たしているか否かを判断する第１判断ステップと、
   前記第１判断ステップにより肯定判断された場合は、前記印刷要求に対する印刷許可を前記情報処理装置に送信する印刷許可ステップと、
   を備えることを特徴とする管理プログラム。