JP2010284798A - 情報記載シート - Google Patents

Abstract

【課題】シートに記載された情報を簡単な構成でかつ確実に保護する。
【解決手段】隠蔽葉書シート１として、葉書用紙２の添付片２０に契約者情報記載欄２１と指定口座情報記載欄２２を設け、これらの情報記載欄を分断した時に個人情報が特定されないように契約者情報記載欄２１と指定口座情報記載欄２２の中央部を縦断する位置にミシン目からなる境界部（切り取り線）４を設けて添付片２０を２つの分割片５，６に区分し、分割片５と分割片６の各々に共通の識別コード７として管理番号を印字することにより、情報記載欄に情報を記載した後は、切り取り線４を切断して分割片５と分割片６を別々に保管するようにした。
【選択図】図１

Description

本発明は、シートに記載された情報の秘密を保持するための情報記載シートに関する。

従来、上記のような情報記載シートの一例として、いわゆる個人情報保護葉書が知られている（例えば下記の特許文献１を参照）。特許文献１には隠蔽葉書に関する発明が記載されており、この隠蔽葉書は、葉書紙片と隠蔽紙片が折目線を介して連接されており、葉書紙片の紙面に記入欄が設けられ、隠蔽紙片の紙面に塗布された弱粘着剤層の上に離型紙が貼着されている。そして利用者は、葉書紙片の記入欄に所定事項を記入した後、離型紙を剥がして折目線で折り畳み、葉書紙片に隠蔽紙片を貼り合わせることによって記入欄に記入された個人情報を隠蔽して郵送するようになっている。

このような隠蔽葉書を利用することにより、利用者側からすれば、記入欄を隠蔽して個人情報が保護された状態で葉書を返送することができる。しかしながら、返送後に個人情報が記載されている葉書を受取人側の過失により紛失してしまった場合には、その個人情報が即座に流出してしまうという危険性がある。実際、郵送の途中で葉書が無くなる場合よりも受け取り後にまとめて紛失した場合の漏洩事件の方が、リスクが高くその被害件数も多い。

その一方において、個人情報などの秘密を保持するための書類として、例えば特許文献２の機密保持書類に関する考案が提案されている。この機密保持書類は、機密事項記載欄を有する機密書類の上に、機密事項記載欄に相当する領域に墨インキによる可視光線隠蔽層を有する隠蔽シートが設けられたものである。そして、機密事項記載欄に情報を記載した後隠蔽シートを貼り合わせると、目視では情報を読み取ることができなくなり、隠蔽シートの上から赤外線スコープで透視して情報を読み取るようになっている。ところが、この書類によると、情報を確認する際に赤外線スコープ等の特殊な機器を使用しなければならず面倒であり、しかも書類自体を紛失してしまった場合には隠蔽シートを剥がせば情報を読み取ることができるので、個人情報の漏洩を防ぐことはできない。

特開２００５−２６２４４４号公報

実開平７−１５３６２号公報

本発明は上記のような問題を解決するためになされたものであり、その目的とするところは、シートに記載された情報を簡単な構成でかつ確実に保護することができる情報記載シートを提供することにある。

上記の目的を達成するため、本発明の情報記載シートは、シートに情報記載欄が設けられ、情報記載欄を分断する位置に境界部が設定されており、境界部を介してシートが複数の分割片に区分され、分割片の各々に共通の識別コードが印刷されていることを特徴とするものである。

ここで、シートの素材は印刷可能なものであれば特に限定されず、例えば上質紙、アート紙、コート紙等の各種紙類や、ポリエステルフィルム、ポリプロピレンフィルム等の各種樹脂フィルムを使用することができる。

また、境界部は、情報記載欄を分断した時に、情報記載欄に記載された情報の特定が不可能になる位置に設定されるのが好ましい。例えばシートに記載される情報が個人情報の場合には、氏名における苗字と名前との境界部や、氏名と住所もしくは連絡先との境界部、又は金融機関名と口座番号との境界部や、クレジットカード番号と暗証番号との境界部などが考えられる。なお、境界部の形態としては、切り取り位置にカット加工やプレス加工を施したミシン目からなる切り取り線や、切り取り位置に目安となる印（必ずしも線に限らない）を例えば印刷により表示したものなどが含まれる。

更に、識別コードとは、一の情報記載シートと他の情報記載シートを識別するためのコードをいい、例えば文字、記号、数字やこれらの組み合わせからなる管理番号のほか、特定の情報を暗号化したコードや、光学読取装置で読み取り可能な光学読取コードが含まれる。また、光学読取コードとしては、例えばＣＯＤＥ３９、ＣＯＤＥ１２８、ＪＡＮ、ＩＴＦなどのバーコードや、ＰＤＦ４１７、ＱＲコード、データマトリックス、ＭａｘｉＣｏｄｅなどの２次元コードが挙げられる。

なお、上記の構成からなる情報記載シートにおいて、シートの情報記載欄を隠蔽する機能を持たせても良い。例えば、シートの情報記載欄と対面する位置に、シート上に粘着層を有する隠蔽片が設けられ、隠蔽片の粘着層上に剥離紙が貼付されている構成や、シート上に設けた剥離層上に、ラベル基材に粘着層を有する隠蔽ラベルが貼付されている構成を採用することができる。また、このような構成を採用した場合、シートが葉書用紙からなる隠蔽葉書シートとして利用することも可能である。

本発明では、情報記載シートを使用する際に、情報記載欄に情報を記載した後シートを境界部に従って切断し、切り離した後の分割片を別々に保管するようにした。これにより、保管していた分割片を紛失してしまった場合でも、一部の分割片を見ただけでは記載されている情報が不完全であり、個人を特定することができないため、個人情報の漏洩を防いでセキュリティを確保することができる。また、識別コードに対応させて個人情報のデータを保存しておけば、証拠として求められた場合でも、分割片に印刷された識別コードに基づいて個人情報のデータを引き出すことができる。

本発明の情報記載シートを隠蔽葉書シートに適用した一例を示し、隠蔽葉書シートを通信面側から見た平面図である。 図１の隠蔽葉書シートを宛名面側から見た平面図である。 図１に示すＡ−Ａ線断面図である。 隠蔽葉書シートの情報記載欄に情報を記入し、情報記入欄を葉書片で隠蔽して郵送する時の状態を示す説明図である。 返信葉書の添付片を剥がして開封する時の状態を示す説明図である。 隠蔽葉書シートの添付片を分割し、各々の分割片を管理する時の状態を示す説明図である。 本発明の情報記載シートを隠蔽葉書シートに適用した他の構成例を示す平面図である。 本発明の情報記載シートを隠蔽葉書シートに適用した更に他の構成例を示す平面図である。 図８に示すＢ−Ｂ線断面図である。 図８の隠蔽葉書シートに情報を記入した後、情報記載欄を隠蔽して封緘する時の状態を示す説明図である。

以下、本発明を実施するための形態について、図面を参照しながら説明する。

以下の実施形態は、本発明の情報記載シートの一例として隠蔽葉書シートを作製した例を説明したものであり、図１は隠蔽葉書シートを通信面側から見た状態を表わし、図２は同シートを宛名面側から見た状態を表わし、図３は同シートの部分的な断面構造を表わしている。まず図１において、隠蔽葉書シート１は、葉書の通信面に記入した個人情報を隠蔽して郵送できるようにした個人情報保護葉書であり、情報を記載するシートとして上質紙からなる１枚の葉書用紙２を使用して作製されている。葉書用紙２の中央には、折り畳みや切り取りを行い易くするためにミシン目からなる折り兼切り取り線３が設けられており、この折り兼切り取り線３を介して葉書片１０と添付片２０が連接されている。

葉書片１０は葉書本体を構成するものであり、図２に示すように、その宛名面に葉書本体であることを示す「郵便はがき」の文字からなる郵便表示１１と、郵便料金が支払い済みであることを表わす料額印面１２と、葉書の受取人の宛先１３が予め印刷表示されている。また、葉書片１０は情報記載欄を隠蔽する隠蔽片にもなっており、葉書片１０の通信面に剥離紙１４が剥離可能に貼付されている。

図３に示すように、葉書片１０には、情報記載欄と対面する位置に、葉書用紙２の上に粘着剤を塗布した粘着層１５が設けられており、この粘着層１５の粘着面に、紙面に剥離処理を施した剥離紙１４が擬似接着された構造になっている。粘着層１５を構成する粘着剤は、例えばアクリル酸エステル共重合体からなる再剥離糊を使用することができ、その接着力は葉書用紙２に貼付した後に剥がすことができ、かつ剥がした後の紙面に糊残りしない程度に設定される。

一方、添付片２０は葉書本体に添付される添付物を構成するものであり、図１に示す裏面側に情報記載欄の一例として口座振替申込書が設けられている。この口座振替申込書には、契約者に関する情報として契約者の番号、氏名、住所、連絡先を記載する契約者情報記載欄２１と、口座振替を希望する指定口座に関する情報として金融機関名、銀行コード、支店コード、７桁からなる口座番号と、郵便局の種目コード、種別コード、１３桁からなる通帳番号を記載する指定口座情報記載欄２２が設けられている。

また、添付片２０には、万が一口座振替申込書を紛失した場合でも情報記載欄に記載された個人情報が特定されないように、契約者情報記載欄２１と指定口座情報記載欄２２の中央部を縦断する位置に境界部４が設定されている。本実施形態の境界部４は葉書用紙２をカット加工したミシン目による切り取り線で構成されており、この切り取り線を境にして添付片２０が左右２つの分割片５，６に区分されている。すなわち、分割片５，６は境界部（切り取り線）４を介して切り離し可能に連接されており、切り離した後の分割片５，６に記載の情報を整合する際の識別コード７として、各々の分割片５，６に共通するアルファベットと数字の組み合わせからなる管理番号「Ａ１２３４５６７８」が印字されている。

さらに、添付片２０の表面側には、図２に示すように隠蔽層２３が設けられている。隠蔽層２３は葉書用紙２の表面に透過防止加工を施したものであり、例えば黒色、紺色等の濃色系の印刷インキによる全面印刷や、あるいは地紋等の部分印刷により構成される。なお、添付片２０の角部には、葉書本体に貼付した添付片２０を剥がす時の切っ掛けとなるように、折り兼切り取り線３のミシン目に繋がる切り込み部２４が形成されている。

本実施形態の隠蔽葉書シート１は以上のように構成されており、以下その使用方法について図４〜６を参照しながら説明する。

まず口座振替を依頼する利用者は、図４に示すように、口座振替申込書に必要事項を記入する。例えば支払い方法を金融機関の普通預金口座からの引き落としを選択した場合には、口座振替申込書の契約者情報記載欄２１に契約者の番号、氏名、住所、連絡先を記載し、指定口座情報記載欄２２に口座振替を希望する金融機関名、銀行コード、支店コード、及び７桁の口座番号を記載する。

そして必要事項の記入がすべて終わったら、次に口座振替申込書を隠蔽した返信葉書を作成する。ここで図のように葉書片１０に貼付された剥離紙１４のコーナーカットを摘んで引き剥がすと、剥離紙１４だけが剥がされて粘着層１５が現れる。したがって、折り兼切り取り線３を谷折りして折り畳むと、粘着層１５を介して葉書片１０の上に添付片２０が貼り合わされ、返信葉書が完成する。これにより、口座振替申込書の契約者情報記載欄２１と指定口座情報記載欄２２に記載された個人情報の秘密を保持した状態で返信葉書を郵送することができる。

これに対して、返信葉書を受け取った口座振替センターでは、管理担当者が返信葉書を開封して口座振替のための事務処理を行う。図５に示すように、まず返信葉書の切り込み部２４を摘んで引き剥がすと、切り込み部２４に繋がった折り兼切り取り線３のミシン目が同時に切断され、添付片２０が葉書片１０から剥がされる。このとき、添付片２０は再剥離糊からなる粘着層１５により貼り合わされているので、剥がした後の添付片２０の紙面に糊残りすることがなく、綺麗に剥がすことができる。

そして管理担当者は、口座振替申込書の契約者情報記載欄２１と指定口座情報記載欄２２に記載された個人情報のデータをパソコンに入力するとともに、欄外に印字された管理番号「Ａ１２３４５６７８」を識別コード７として個人情報のデータと対応させて入力し記憶しておく。このデータ入力作業が完了すると、個人情報が記載された添付片２０を控えとして保管する。ここで図６に示すように、添付片２０を切り取り線４のミシン目に従って切断し、分割片５と分割片６を切り離して両者を別々に保存管理する。

このように、分割片５の契約者情報記載欄２１には契約者の苗字と住所や連絡先の一部の情報しか記載されておらず、指定口座情報記載欄２２には金融機関名、銀行コード、支店コードは記載されているが、口座番号が分からない。反対に、分割片６の契約者情報記載欄２１には契約者の名前と住所や連絡先の一部の情報しか記載されておらず、指定口座情報記載欄２２には口座番号は記載されているが、金融機関名、銀行コード、支店コードが分からない。したがって、仮に保存管理していた分割片５や分割片６を紛失してしまった場合でも、それぞれの紙片を見ただけでは記載されている情報が不完全なため個人を特定することができず、個人情報の漏洩を防いでセキュリティを確保することができる。また、警察署等に証拠として求められた場合には、個々の分割片５，６に記載されている識別コード７に基づいてパソコンから個人情報のデータを引き出すことができる。なお、本実施形態では、添付片２０に情報記載欄を設け、葉書片１０を隠蔽片にしたが、これとは逆に、葉書片１０に情報記載欄を設け、添付片２０を隠蔽片にしても良い。

以上が本実施形態の隠蔽葉書シート１の構成及び使用方法であるが、次にこの隠蔽葉書シート１の変形例について図７を参照しながら説明する。

図７に示す隠蔽葉書シート１は、上述した実施形態における添付片２０に代えて、隠蔽ラベル３０を使用したものである。この隠蔽ラベル３０は、透視不能な隠蔽性を有するラベル基材３１の裏面に再剥離糊等からなる粘着剤を塗布した粘着層３２が設けられたものであって、葉書用紙２にシリコーン系剥離剤を塗布した剥離層２５の上に擬似接着されている。またこの変形例において、口座振替申込書の契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７が葉書片１０の通信面に設けられており、契約者情報記載欄１６の氏名欄と住所欄の間を横断する位置に境界部４が設定され、この境界部４によって葉書片１０が上下２つの分割片５，６に区分されている。ここで境界部４は、郵便規則第１６条第２号［郵便葉書（往復葉書の往信の際にあっては、返信部を含む。）の中央部又は下部（横に長く使用するものにあっては、左側部）に直径八ミリメートル以内の穴一箇所をあけたもの］の規定に違反しないように、葉書本体にカット加工せずに切り取り位置の目安となる直線を印刷したものである。更に分割片５，６に記載された情報を整合する際の識別コード７として、本例では切り離した後の各々の分割片５，６に共通するバーコードが印字されている。なお、このバーコードに代えて２次元コードにしても良い。

図７の隠蔽葉書シート１を使用する場合、利用者は、上述した実施形態と同様に口座振替申込書の契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７に必要事項を記入し、口座振替申込書を隠蔽した返信葉書で郵送する。郵送する際には葉書用紙２から隠蔽ラベル３０を剥がし取り、それを粘着層３２により葉書片１０の上に貼り合わせ、契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７を隠蔽すれば良い。一方、返信葉書を受け取った口座振替センターでは葉書片１０から隠蔽ラベル３０を剥がして開封し、識別コード７である管理用のバーコードをバーコードリーダで読み取り、契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７に記載された個人情報のデータをパソコンに入力する。またデータ入力後、例えばオートカッター等を使って葉書片１０を境界部４に沿って切断し、個人情報が記載された分割片５，６を切り離して別々に保存管理すれば良い。

この変形例においても、分割片５を見ただけでは契約者の番号と氏名以外の情報（住所、連絡先、指定口座情報記載欄１７に記載されたすべての情報）がまったくわからないため、個人情報の特定ができずセキュリティを確保することができる。また、本例では識別コード７が目視で判読や区別できないバーコードで印字されているので、管理番号を印字する例に比べてセキュリティレベルを高めることができる。なお、図７の例では隠蔽ラベル３０を葉書片１０と一体化して設けたが、葉書片１０と隠蔽ラベル３０を別々に設け、これらを封筒に同封して郵送するようにしても良い。

次いで、図８に示す隠蔽葉書シート１は、葉書用紙２の上に剥離紙４０を重ね合わせて２枚構造にしたものである。この剥離紙４０はカーボン複写式の複写用紙としての機能も兼ね備えており、図９に示すように、用紙４１の裏面には添付片２０と対応する位置にシリコーン系剥離剤を塗布した剥離層４２が設けられ、葉書片１０の情報記載欄と対応する位置に黒色のカーボンインキをスポット印刷した複写層４３が設けられている。また、剥離層４２は添付片２０に塗布された再剥離糊からなる粘着層２６の上に剥離可能に貼り合わされており、複写層４３は葉書片１０の情報記載欄の上に重ね合わされている。更に、葉書片１０の外縁には封緘部５０が設けられており、この封緘部５０には例えば酢酸ビニル・アクリル酸エステル共重合水性エマルジョン等の強接着粘着糊を塗布した強粘着層５１が設けられ、強粘着層５１の上に剥離処理を施してなる剥離テープ５２が貼付されている。なお、情報記載欄が契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７から構成され、葉書片１０が境界部４を介して分割片５，６に区分されている点と、分割片５，６の各々に共通する識別コード７としてバーコードが印字されている点については図７の例と同様である。

図８の隠蔽葉書シート１を使用する場合、剥離紙４０に印刷された記入例に従って口座振替申込書の情報記載欄に必要事項を記入すると、その筆圧によって複写層４３のカーボンインキが転移して葉書片１０の情報記載欄に複写される。したがって、利用者は、必要事項を記入した後で剥離紙４０を剥がし取れば、これを申込書の控えとして保管することができる。そして申込書を郵送する際には、図１０に示すように剥離紙４０を剥がし取った葉書用紙２を折り兼切り取り線３で折り畳むと、添付片２０が粘着層２６によって葉書片１０に貼り合わされる。次に剥離テープ５２を剥がして折り返すと、封緘部５０が添付片２０に貼り付いて封緘される。ここで封緘部５０は強粘着層５１によって強固に貼り付いているため、無理に剥がそうとすると葉書用紙２が破れて復元できないので、開封検知機能を有し情報記載欄が隠蔽された返信葉書を郵送することができる。

一方、返信葉書を受け取った口座振替センターでは、返信葉書の切り込み部２４を摘んで引き剥がし、切り込み部２４に繋がった折り兼切り取り線３のミシン目を切断することによって添付片２０を剥がして開封する。そして、識別コード７として印字されている管理用のバーコードをバーコードリーダで読み取って、契約者情報記載欄１６と指定口座情報記載欄１７に複写されている個人情報のデータをパソコンに入力する。また、データ入力後、葉書片１０を境界部４に沿って切断し、個人情報が複写された分割片５，６を切り離して別々に保存管理することによって、個人情報の特定を防いでセキュリティを確保することができる。また、特にこの変形例においては、複写機能を有する剥離紙４０を設けたことで利用者が申込書の控えを残しておくことができるとともに、封緘部５０を設けたことにより開封検知機能を持たせた返信葉書を郵送することができる。なお、本例では剥離紙４０にカーボン複写式の複写構造を採用したが、これに代えて、発色剤層と顕色剤層を対向させたノーカーボン複写式の複写構造を採用しても良い。

上述した実施形態では本発明の情報記載シートを隠蔽葉書シートに適用した例を挙げて説明したが、本発明の用途はこれに限らず、シートに記載した情報の秘密を保持する目的の書類全般に利用することができる。

１…隠蔽葉書シート
２…葉書用紙
３…折り兼切り取り線
４…境界部
５…分割片
６…分割片
７…識別コード
１０…葉書片
１１…郵便表示
１２…料額印面
１３…宛先
１４…剥離紙
１５…粘着層
１６…契約者情報記載欄
１７…指定口座情報記載欄
２０…添付片
２１…契約者情報記載欄
２２…指定口座情報記載欄
２３…隠蔽層
２４…切り込み部
２５…剥離層
２６…粘着層
３０…隠蔽ラベル
３１…ラベル基材
３２…粘着層
４０…剥離紙
４１…用紙
４２…剥離層
４３…複写層
５０…封緘部
５１…強粘着層
５２…剥離テープ

Claims (5)

1. シートに情報記載欄が設けられ、情報記載欄を分断する位置に境界部が設定されており、境界部を介してシートが複数の分割片に区分され、分割片の各々に共通の識別コードが印刷されていることを特徴とする情報記載シート。
2. 境界部がミシン目からなる切り取り線により構成されていることを特徴とする請求項１に記載の情報記載シート。
3. シートの情報記載欄と対面する位置に、シート上に粘着層を有する隠蔽片が設けられ、隠蔽片の粘着層上に剥離紙が貼付されていることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報記載シート。
4. シート上に設けた剥離層上に、ラベル基材に粘着層を有する隠蔽ラベルが貼付されていることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報記載シート。
5. シートが葉書用紙からなる隠蔽葉書シートであることを特徴とする請求項３又は４に記載の情報記載シート。

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