JP2010218332A

JP2010218332A - 来訪者受付装置

Info

Publication number: JP2010218332A
Application number: JP2009065431A
Authority: JP
Inventors: Hiroaki Matsuba; 弘明松場
Original assignee: Brother Industries Ltd
Current assignee: Brother Industries Ltd
Priority date: 2009-03-18
Filing date: 2009-03-18
Publication date: 2010-09-30

Abstract

【課題】来訪対応者の予約行為を必要とすることなく、来訪対応者の操作負担を低減する。
【解決手段】受付端末２０は、来訪見込者の第２氏名情報を担当者ごとに予め記録し、用件内容情報とそれに対する日時情報を含む個人スケジュール情報を担当者ごとに記録可能なＨＤＤ１５０に接続されており、来訪者の第１氏名情報を取得し、ＨＤＤ１５０にアクセスし、取得された第１氏名情報に合致する第２氏名情報が記録された担当者を特定し、ＨＤＤ１５０にアクセスし、特定された担当者に係わる、第１氏名情報を取得した日時に対する日時情報に対応する用件内容情報に基づき、来訪者に対応する来訪対応者を決定し、この決定結果に基づき、来訪対応者に対応したＩＰ電話機６０へ通知する。
【選択図】図１８

Description

本発明は、来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置に関する。

従来、例えば会社への来訪者に対する受付業務を自動化するための来訪者受付装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。この従来技術においては、来訪者の来訪予定がある社員すなわち担当者が、事前に来訪者の氏名情報、来訪予定日時、担当者である自分の氏名情報等を含む面会情報を、来客データベース（訪問者登録格納手段）に予約（登録）しておく。来訪者が来訪して操作端末（訪問者情報入力手段）で自分の名前等を操作入力すると、その入力情報をキーとして来客データベースの面会情報を検索し、対応する担当者を特定して、取次ぎを行うようになっている。

特開２００２−１１７１７２号公報

上記従来技術においては、来訪者受付装置での上記受付処理を可能とするためには、来訪者の来訪予定がある担当者は、事前にその旨を面会情報として来客データベースに予約登録しておく必要がある。通常、担当者を含む社員一般は、会社における社員管理の便宜のために、自らの個人スケジュール情報を例えばスケジュールデータベース等において日々記録することが多い。このため、来訪者の来訪予定が生じると、個人スケジュール情報にその旨を記録すると共に、来客データベースへの予約登録も必要となり、二重の操作負担となっていた。

本発明の目的は、担当者の操作負担を増大させることなく、受付処理を確実に実行できる来訪者受付装置を提供することにある。

上記目的を達成するために、第１の発明は、来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置であって、前記来訪者の第１氏名情報を取得する来訪者情報取得手段と、受付処理が見込まれる来訪者の第２氏名情報を担当者ごとに予め記録した記憶手段にアクセスし、前記来訪者情報取得手段により取得された前記第１氏名情報に前記第２氏名情報が記録された、少なくとも１人の前記担当者を特定する特定手段と、少なくとも用件内容情報とそれに対する日時情報を含む個人スケジュール情報を前記担当者ごとに記録可能な前記記憶手段にアクセスし、前記特定手段により特定された前記少なくとも１人の前記担当者に係わる、前記来訪者情報取得手段が前記第１氏名情報を取得した日時に対する前記日時情報に対応する前記用件内容情報に基づき、前記来訪者に対応する少なくとも１人の来訪対応者を決定する決定手段と、前記決定手段による決定結果に基づき、前記来訪対応者に対応した通知先へ通知するための通知信号を出力する通知信号出力手段とを有することを特徴とする。

本願第１発明においては、各担当者が、予め、いずれかの機会に受付処理することが見込まれる来訪者を、記憶手段に記録しておく。また各担当者は、日々の個人スケジュール情報を記憶手段に書き込む。

来訪者が来訪すると、例えば所定の発話又は操作を行うことによってそれに応じた第１氏名情報が来訪者情報取得手段で取得される。そして、特定手段が、記憶手段にアクセスし、当該取得された第１氏名情報に第２氏名情報が合致するような担当者（１人又は複数人）を特定する。その後、決定手段が記憶手段にアクセスし、当該特定された担当者それぞれの個人スケジュール情報を参照することで、当該来訪者に対応する来訪対応者（１人又は複数人）を決定する。そして、通知信号出力手段が、当該決定された来訪対応者に対応した通知先に対し通知信号を出力することで、対応する来訪対応者への通知を行う。

以上のように、記憶手段のデータベースを用いて来訪者の氏名より担当者を絞り込み、さらに記憶手段のデータベースを用いて応対すべき来訪対応者を決定する。これにより、各担当者は、通常の個人スケジュール情報を日々記録する以外には、受付処理が見込まれる来訪者の氏名情報（第２氏名情報）を予め記録しておくだけで足りる。したがって、例えば来訪者氏名、来訪対象者氏名、来訪予約日時等からなる来客データベースへ担当者が予約する等をしなくても、訪れた来訪者に対して受付処理を確実に実行することができる。この結果、担当者の予約行為が不要となり、操作負担を低減することができる。

第２発明は、上記第１発明において、前記決定手段により決定された少なくとも１人の来訪対応者の第３氏名情報を、前記来訪者に対し表示する表示手段と、前記表示手段での表示に対し前記来訪者が確認操作可能な操作手段とをさらに有することを特徴とする。

これにより、決定手段により来訪対応者が決定されたとき、その来訪対応者に対する通知を実行する前に当該来訪対応者の氏名を来訪者に示し、確認させることができる。

第３発明は、上記第１又は第２発明において、前記決定手段は、前記来訪者情報取得手段が前記第１氏名情報を取得した日時を含む所定の時間範囲における前記個人スケジュール情報に基づき、前記来訪対応者を決定することを特徴とする。

来訪者の来訪日時に対応した個人スケジュール情報に基づき来訪対応者を決定することで、より迅速かつ確実に来訪対応者を決定することができる。このとき、来訪日時を含む所定の時間範囲に含まれる個人スケジュール情報を用いることにより、来訪対応者及び来訪者がお互いに約束した時間と実際の来訪者の来訪時間との間に多少の誤差が生じた場合などにも、これを許容して来訪対応者の決定を確実に行うことができる。

第４発明は、上記第１乃至第３発明のいずれかにおいて、前記決定手段は、前記個人スケジュール情報に含まれる前記用件内容情報に対し、前記記憶手段に記憶された来訪者の来訪に関連する所定のキーワードを用いたキーワード検索を実行する検索手段を備え、その検索結果に基づき、前記来訪対応者を決定することを特徴とする。

これにより、来訪者との面会を示唆するようなキーワードが個人スケジュール情報に記載された者を、来訪者を応対すべき来訪対応者であると推測し決定することができる。この結果、各担当者は、個人スケジュール情報を、定型的なフォームではなくフリースタイルで自由に記載すれば足りるので、利便性を高めることができる。

第５発明は、上記第４発明において、前記決定手段は、複数の前記キーワードを用いた前記検索手段の前記キーワード検索におけるヒット数に応じて、前記来訪対応者を決定することを特徴とする。

これにより、来訪者との面会を示唆するようなキーワードを複数個用意し、それら複数個のキーワードを用いて個人スケジュール情報の記載事項を検索したときの、ヒット数が多い者を、来訪者を応対すべき来訪対応者であると推測し決定することができる。この結果、推測による来訪対応者の決定精度を高めることができる。

第６発明は、上記第５発明において、前記決定手段は、各キーワードに対応づけられた重み付けを前記ヒット数に合算した重み付けヒット数に応じて、前記来訪対応者を決定することを特徴とする。

これにより、当該キーワードがヒットした場合に来訪者との面会である可能性が高いキーワードには他のキーワードよりも大きい重み付け値を付与することで、単なるヒット数を用いる場合に比べ、さらに推測による来訪対応者の決定精度を高めることができる。

本発明によれば、担当者の操作負担を増大させることなく、受付処理を確実に実行することができる。

本発明の一実施の形態の来訪者受付システムの全体構成の概略構成を表すシステム構成図である。受付端末に備えられた、タッチパネル及びマイクの詳細外観構造の一例を表す斜視図である。タッチパネルにおける表示画面の一例を表す図である。タッチパネルにおける表示画面の他の例を表す図である。タッチパネルにおける表示画面のさらに他の例を表す図である。受付端末の機能的構成を示す機能ブロック図である。ＤＢサーバの機能的構成を表す機能ブロック図である。受付見込データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。スケジュールデータベースの記憶内容を表す概念的説明図である。キーワードデータベースの記憶内容を表す概念的説明図である。部署電話番号データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。社員データベースの記憶内容を表す概念的説明図である。来訪者から来訪者名を取得するまでの手順の概要を、主としてタッチパネルの画面遷移により説明した説明図である。来訪者から取得された来訪者名を受付見込データベースに記憶された来訪見込者名と照合し担当者を特定する手順の概要を説明した説明図である。スケジュールデータベースに記憶された、特定された担当者に係わる個人スケジュール情報を表す概念的説明図である。重み付けヒット数の算出の手法を説明した説明図である。来訪対応者を来訪者に選択させる手順の概要を、主としてタッチパネルの画面遷移により説明した説明図である。受付端末の制御回路部により実行される制御手順を表すフローチャートである。ステップＳ６０の詳細手順を表すフローチャートである。

以下、本発明の一実施の形態を図面を参照しつつ説明する。

（Ａ）システムの基本構成
図１は、本実施形態の来訪者受付システムの全体構成の概略構成を表すシステム構成図である。図１において、来訪者受付システム１は、例えば、ビルや会社その他の建造物への来訪者に対する受付業務を行うシステムである。この例では会社へ設置されている場合を例にとって説明する。

来訪者受付システム１は、例えば会社の入口付近に設置され、来訪者の来訪に対する受付処理を行う受付端末２０（来訪者受付装置）と、周知のパーソナルコンピュータにより構成されるＤＢサーバ１０と、会社の従業員それぞれに対応して設けられた複数のＩＰ電話機６０と、それら複数のＩＰ電話機６０の回線交換を行う周知の交換装置であるＩＰ−ＰＢＸ（ＩｎｔｅｎｅｔＰｒｏｔｏｃｏｌＰｒｉｖａｔｅＢｒａｎｃｈｅＸｃｈａｎｇｅ）５０とを有し、これらはすべてルータ４０を介して接続されている。

受付端末２０は、端末本体２０Ａと、この端末本体２０Ａに接続された、タッチパネル２１０（表示手段）、マイク２０７、及びスピーカ２０８とを有している。

スピーカ２０８は、端末本体２０Ａから入力された音声信号を音声に変換して出力し、来訪者に対し報知を行う。マイク２０７は来訪者により入力された音声を音声情報に変換し、端末本体２０Ａへ出力する（但し、本実施形態では後述のようにマイク２０７は省略可能である）。

図２は、上記受付端末２０に備えられた、タッチパネル２１０及びマイク２０７の詳細外観構造の一例を表す斜視図である。

図２において、タッチパネル２１０は、この例では水平に設置されるベース２１２に対してアーム２１１を介し支持され、操作者（すなわちこの例では来訪者）の視線に対して直角となるように面方向が斜め上方を向いている。マイク２０７は、ベース２１２に対し先端を来訪者側へ向けるようにして略円弧状に配置されている。

図３は、タッチパネル２１０における表示画面の一例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、受付業務を行う仮想人物Ｍ（以下適宜、仮想受付者Ｍという）が、後述の受付処理が開始されると、オフィス風の背景Ｇとともに表示される。また、スピーカ２０８から発話される音声に対応する文章Ｌ（図中では「＊＊＊」で略記している）が併せて表示される。

図４は、タッチパネル２１０における表示画面の他の例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、来訪者が指でタッチすることで操作入力可能な少なくとも１つの操作ボタンＢが背景Ｇ（図示では上記図３とは異なる背景の表示例を示している）とともに表示される。なお、各ボタンＢにはその内容が記載（図中では「＊＊＊」で略記している）されている。

図５は、タッチパネル２１０における表示画面のさらに他の例を表す図である。この画面においては、後述の描画プログラムによって生成された、来訪者が指でタッチすることで操作入力可能ないわゆるソフトウェアキーボードＳＢが表示される。ソフトウェアキーボードＳＢには、平仮名五十音をそれぞれ操作入力するためのかなボタンＳＢ１と、誤入力時に訂正するための「訂正」ボタンＳＢ２と、入力内容を確定させる「決定」ボタンＳＢ３と、現在の入力内容を表示する「来訪者名」表示欄ＳＢ４とを備えている。

タッチパネル２１０は、上記の例を含む複数の画面を所定の順序で順次切り替えて表示可能となっている（詳細は後述）。

以上の構成において、例えば受付端末２０の電源がＯＮされた後、この状態で会社への来訪者が上記タッチパネル２１０を操作することで、受付端末２０は来訪者が検出されたと認識して受付処理を開始する。すなわち、端末本体２０Ａからの音声信号に基づき、スピーカ２０８から来訪者に関する所定の質問（詳細は後述）を所定の順序で発声する。またこのときタッチパネル２１０においても、上記発声に対応した所定の表示を行う（詳細は後述）。

上記スピーカ２０８の発声やタッチパネル２１０の表示に応じて、来訪者がタッチパネル２１０の適宜の画面における各種ボタン（詳細は後述）を手動操作すると、対応する操作情報を入力する。

そして、受付端末２０は、上記入力した操作情報の入力結果に応じて、ＤＢサーバ１０のＨＤＤ１５０（後述の図７参照）にアクセスし、（少なくとも１人の）の担当者を特定し、その特定した担当者の中から、来訪者に対応する（少なくとも１人の）来訪対応者を決定する（詳細は後述）。その後、タッチパネル２１０において、決定された来訪対応者の情報（後述の例では氏名）の表示を行い、来訪者に来訪先である（１人の）来訪対応者を選択させる（詳細は後述）。

そして、選択された来訪対応者が使用するＩＰ電話機６０にＩＰ−ＰＢＸ５０を介して接続し、来訪対応者への通知処理を行う。来訪対応者は、通知された来訪者の身元に関する情報に応じて、受付端末２０に対して応対を指示する。この指示に応じて、受付端末２０は、来訪者と来訪対応者とが会話できるようにＩＰ電話機６０を接続したり、来訪対応者の代理で来訪者に応対したりする。このようにして、本実施形態の来訪者受付システム１は、会社における受付業務を自動的に行うことができる。

なお、上述したように、本実施形態では来訪者は各種情報をタッチパネル２１０により操作入力するため、受付端末２０のマイク２０７は省略してもよい（後述の（１）の変形例では必要）。

（Ｂ）受付端末の詳細機能
図６は、受付端末２０の機能的構成を示す機能ブロック図である。

図６において、受付端末２０の端末本体２０Ａは、制御回路部２００と、入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェイス２０４と、ハードディスク装置（ＨＤＤ）２０５とを有している。

制御回路部２００は、ＣＰＵ２０１と、受付端末２０の基本的な動作に必要なプログラムやそのための設定値を記憶したＲＯＭ２０２と、各種データを一時的に記憶するＲＡＭ２０３とを備えている。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２や、ＨＤＤ２０５に記憶されたプログラムに従って、受付端末２０全体の動作を制御する。

Ｉ／Ｏインタフェイス２０４には、上記ＣＰＵ２０１と、上記ハードディスク装置２０５と、上記タッチパネル２１０と、上記マイク２０７と、上記スピーカ２０８と、ネットワーク（ＮＷ）カード２０６とが接続されている。

ＨＤＤ２０５には、音声認識に使用するための言語モデル記憶エリア２５２及びプログラム記憶エリア２５６を含む複数の記憶エリアを備えている。なお、上述したように受付端末２０のマイク２０７を省略する場合には、言語モデル記憶エリア２５２は省略してもよい（後述の（１）の変形例では必要）。

プログラム記憶エリア２５６には、例えば、受付端末２０の各種動作を制御するための複数のプログラムが記憶されている。記憶されているプログラムとしては、例えば、受付端末２０の基本的な動作を制御するシステムプログラム、ＤＢサーバ１０との通信を制御する通信プログラム、タッチパネル２１０に表示する画像を生成する描画プログラム、ＤＢサーバ１０の各種データベースにアクセスし照合を行うためのＤＢ照合プログラム、ＩＰ電話機６０とＩＰ−ＰＢＸ５０との接続に係わる電話接続プログラム等がある。

ＮＷカード２０６は、上記ルータ４０に接続され、ＤＢサーバ１０などとの間でデータの送受信を可能とするための拡張カードである。

（Ｃ）ＤＢサーバの詳細機能
図７は、ＤＢサーバ１０の機能的構成を表す機能ブロック図である。

図７に示すように、ＤＢサーバ１０は、ＣＰＵ１０１と、ＣＰＵ１０１に各々接続されたＲＯＭ１０２及びＲＡＭ１０３と、ＣＰＵ１０１に接続された入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェイス１０４と、Ｉ／Ｏインタフェイス１０４にそれぞれ接続された、マウスコントローラ１０６、キーコントローラ１０７、ビデオコントローラ１０８、通信装置１０９、及び記憶手段としてのハードディスク装置（ＨＤＤ）１５０とを有している。

ＲＯＭ１０２は、ＢＩＯＳを含む、ＤＢサーバ１０を動作させるための各種のプログラムを記憶している。ＲＡＭ１０３は、各種データを一時的に記憶する。ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２や、後述するＨＤＤ１５０に記憶されたプログラムに従って、ＤＢサーバ１０の全体の制御を司る。

マウスコントローラ１０６、キーコントローラ１０７、及びビデオコントローラ１０８には、それぞれマウス１１６、キーボード１１７、及びディスプレイ１１８が接続されている。通信装置１０９は、ルータ４０に接続され、受付端末２０等、外部機器との間でデータの送受信を行うことを可能とする。

ＨＤＤ１５０は、受付見込データベース記憶エリア１５１、スケジュールデータベース記憶エリア１５２、キーワードデータベース記憶エリア１５３、部署電話番号データベース記憶エリア１５７、社員データベース記憶エリア１５５、及びプログラム記憶エリア１５６を含む複数の記憶エリアを備えている。

受付見込ＤＢ記憶エリア１５１には、受付処理が見込まれる来訪者（以下適宜、来訪見込者という）に関する情報（例えば担当者名、来訪見込者名、来訪見込者会社名など）を含む受付見込データを、担当者ごとに予め記憶（記録）した受付見込データベース１５１１（後述の図８参照）が記憶されている。

スケジュールＤＢ記憶エリア１５２には、会社の社員（担当者含む）全員がそれぞれ個別に書き込んだ個人スケジュール情報（詳細は後述）を記憶する、スケジュールデータベース１５２１（後述の図９参照）が記憶されている。

キーワードＤＢ記憶エリア１５３には、来訪者一般（すなわち実際に来訪した特定の来訪者に限られない）の来訪に関連する所定のキーワード（例えば「来客」、「接客」など）を、各キーワードに対応づけられた重み付け値Ｎとともに格納するキーワードデータベース１５３１（後述の図１０参照）が記憶されている。

部署電話番号ＤＢ記憶エリア１５７には、会社の全部署の電話番号情報を格納する部署電話番号データベース１５７１（後述の図１１参照）が記憶されている。

社員ＤＢ記憶エリア１５５には、会社の社員全員の個人情報（以下、社員情報という）を格納する社員データベース１５５１（後述の図１２参照）が記憶されている。

プログラム記憶エリア１５６には、システムプログラム、通信プログラム等、各種処理をＤＢサーバ１０に実行させるための各種プログラムが記憶されている。なお、これらのプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭに記憶されたものがＣＤ−ＲＯＭドライブ（図示せず）を介してインストールされ、プログラム記憶エリア１５６に記憶される。又は、適宜のネットワークを介してシステム外部からダウンロードされたプログラムが記憶されてもよい。

図８は、受付見込データベース１５１１の記憶内容を表す概念的説明図である。図８において、受付見込データベース１５１１には、各担当者が、予め記録したいずれかの機会に来訪し受付処理することが見込まれる来訪者（すなわち来訪見込者）に関する情報を含む受付見込データが、担当者ごとに記憶されている。受付見込データは、担当者ごとに、来訪見込者１名に対し図示横一列の段を用いて作成される。すなわち、図示の各段に示される受付見込データは、担当者名、来訪見込者名、来訪見込者会社名、部署名、代理担当者名をそれぞれ含む。

担当者名は、担当者の氏名であり、平仮名、片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記で記憶されている。

来訪見込者名は、来訪見込者の氏名であり、各請求項記載の第２氏名情報を構成している。この来訪見込者名は、この例では（後述のように、第１氏名情報が平仮名の表記で取得されるため、これに対応するように）平仮名による表記で記憶されている。なお、平仮名による表記に限らず、上記通常の表記で記憶されていてもよい。

来訪見込者会社名は、来訪見込者が所属する会社や団体の名前である。なお、来訪見込者会社名としては、必ずしも会社等の正式な名称ではなく、図示のように、通称が記憶されていてもよい。例えば「株式会社Ｂ運送」について、「株式会社」を省略した「Ｂ運送」のみを、来訪見込者会社名として記憶しておくことができる。

部署名は、担当者の所属部署の名称である。代理担当者名は、担当者が不在であった場合に、当該担当者の代理で来訪者に対応する社員（以下適宜、代理担当者という）の名前である。なお、代理担当者が記憶されていない場合もある（記憶されていない場合については、図示では、代理担当者名の欄を空欄としている）。なお、この図８に示す例以外に、来訪見込者の平仮名、片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記、会社等の正式名称のフルネーム、担当者から来訪見込者に対する適宜のコメント等が記憶されていてもよい。

図９は、スケジュールデータベース１５２１の記憶内容を表す概念的説明図である。図９において、スケジュールデータベース１５２１には、各社員（担当者含む）ごとに自ら入力した日々の個人スケジュールが記憶されている。この例では、個人スケジュール情報は、社員１名に対し図示縦一列を用いて作成される。この例では、２００９年２月１日の０時から２４時までの各社員の個人スケジュール情報を図示している。個人スケジュール情報は、各社員が日々記録する用件内容情報（例えば「来客」、「接客（Ａ工業の山田さん）」など）と、それに対する日時情報（例えば「２００９年２月１日１０時から１１時」など）を含んでいる。日時情報は、この例では、開始時間と終了時間が実線で表現され、それらの間の時間範囲が塗りつぶし領域として表現されている。なお、この個人スケジュール情報に含まれる用件内容情報は、各社員が、フリースタイルで自由に記録することができる。

図１０は、キーワードデータベース１５３１の記憶内容を表す概念的説明図である。図１０において、キーワードデータベース１５３１には、所定のキーワードと、各キーワードに関連づけられた重み付け値Ｎとが記憶されている。

キーワードは、この例では、来訪者との面会を示唆するようなキーワード（例えば「来客」、「接客」など）と、来訪者との面会にあまり関係がないと推測されるキーワード（例えば「出張」、「外出」、「年休」など）とを含んでいる。

この図１０に示したキーワードのうち、「来訪者会社名」及び「来訪者名」は、各来訪者に応じて変化するものである。また、「来訪者会社名」は、必ずしも会社等の正式な名称ではなく、通称であってもよい。例えば来訪者会社名「株式会社Ｂ運送」について、「株式会社」を省略した「Ｂ運送」であってもよい。また、「来訪者名」は、平仮名による表記に限らず、その他の片仮名、漢字、アルファベット等による通常の表記や、フルネームではなく苗字のみでの表記であってもよい。

上記重み付け値Ｎは、来訪者との面会である可能性が高いキーワードほど大きく（例えば「来客」１０ポイント、「接客」１０ポイント、「来訪者名」１５ポイント等）、来訪者との面会である可能性が低いキーワードほど小さく（例えば「出張」−２０ポイント、「外出」−２０ポイント、「年休」−２０ポイント等）なっている。

図１１は、部署電話番号データベース１５７１の記憶内容を表す概念的説明図である。図示のように、部署名と、これに対応するＩＰ電話機６０の電話番号（部署代表連絡番号）とを含んでいる。

図１２は、社員データベース１５５１の記憶内容を表す概念的説明図である。図１２において、社員情報は、社員１名毎に作成されるものであり、例えば、図示のように、氏名情報、及び社員が使用するＩＰ電話機６０の電話番号（ＴＥＬ）を含む。なお、社員情報には、図１２に示す以外に、各社員を識別する社員コードや、所属する部署等の情報が含まれていてもよい。

（Ｄ）受付処理の流れ
以上のような構成の本実施形態の最大の特徴は、来訪者の操作入力により来訪者名を取得し、受付見込データベース１５１１を検索して上記来訪者名に合致する担当者を絞り込んだ後、さらにスケジュールデータベース１５２１を検索することで来訪対応者となる担当者を最終的に決定することである。以下、その詳細を順を追って説明する。

（Ｄ−１）担当者の特定
まず、図１３及び図１４を用いて、来訪者から来訪者名を取得する手順の概要と、来訪者から取得された来訪者名を受付見込データベース１５１１に記憶された来訪見込者と照合し担当者を特定する手順との概要を説明する。

図１３は、来訪者から来訪者名を取得するまでの手順の概要を、主としてタッチパネル２１０の画面遷移により説明した説明図である。

図１３において、来訪者が受付端末２０に到着したときには、タッチパネル２１０に待ち受け状態の画面（初期画面）Ｄ１が表示されている。この画面Ｄ１には「御用の方はこのボタンを押してください」の旨の受付開始ボタンＢ１が表示されている。来訪者が指でこのボタンＢ１をタッチすると、タッチパネル２１０の表示が次の画面Ｄ２へ移る。

画面Ｄ２では前述の仮想受付者Ｍが表示され、さらにこれに併せてスピーカ２０８から”いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。（お名前を入力してください）”という音声による問いかけが行われる。また図示のように、画面Ｄ２にはこの発声内容のテキスト「いらっしゃいませ。どちら様でしょうか？」が仮想受付者Ｍからの吹き出し形状として表示される。その後、タッチパネル２１０の表示が次の画面Ｄ３へ移る。

画面Ｄ３では、先に図５に示したソフトウェアキーボードＳＢが表示される。これに応じて、来訪者は、かなボタンＳＢ１及び「訂正」ボタンＳＢ２を適宜手動操作することにより自己の氏名を入力し、現在の入力内容を表示する「来訪者名」表示欄ＳＢ４に表示させる。入力終了後、「決定」ボタンＳＢ３を押すことにより、その操作情報に基づき来訪者名（この例では「やまだたろう」）が受付端末２０において取得される。なお、この操作情報に基づき取得した来訪者名が各請求項記載の第１氏名情報を構成している。なお、来訪者の発話音声に対応する音声情報をマイク２０７により入力し、この音声情報に基づき第１氏名情報を取得するようにしてもよい（後述の（１）の変形例参照）。

その後、ＤＢサーバ１０の前述の来訪見込データベース１５１１にアクセスされる。

図１４は、来訪者から取得された来訪者名を受付見込データベース１５１１に記憶された来訪見込者名と照合し、担当者を特定する手順の概要を説明した説明図であり、前述の図８に対応する図である。

図１４において、受付見込データベース１５１１にアクセスされると、来訪者から取得された来訪者名に、受付見込データの「来訪見込者名」が合致するかどうかが照合される。そして、照合結果が合致した「来訪見込者名」が記憶された（合致した「来訪見込者名」の受付見込データが存在する）担当者が特定される。

図示の例では、上述の例に沿い、来訪者から取得した来訪者名が「やまだたろう」であった場合、この「やまだたろう」に、受付見込データの「来訪見込者名」が合致するかどうかが照合された場合を示している。そして、照合結果が合致した来訪見込者名（この例では、実線の楕円で囲んだ「やまだたろう」）が記憶された、破線の楕円で囲んだ「佐藤一郎」、「鈴木二郎」、「高橋三郎」、及び「渡辺四郎」の４名の担当者が特定される。

なお、ここでは、来訪者名（「やまだたろう」）に、来訪見込者名（「やまだたろう」）が完全一致している場合を示したが、これに限られず、このような完全な一致ではなく、ある類似幅、許容幅を持たせた範囲内で一致（完全一致や部分一致等を含む実質的な適合のこと。本明細書ではこれを「合致」と定義する）するかどうかを照合するようにしてもよい。例えば、来訪者から取得された来訪者名が「やまだ」のみであった（名字のみであった）場合、来訪見込者名「やまだたろう」と記録している担当者も、「やまだたろう」とフルネームで記録している担当者も、いずれも照合結果は合致する。

このようにして担当者が特定されると、その後、ＤＢサーバ１０の前述のスケジュールデータベース１５２１にアクセスされる。

（Ｄ−２）来訪対応者の決定
本実施形態では、来訪対応者を決定する手法として、前述のスケジュールデータベース１５２１に記憶された、上記特定された担当者それぞれの用件内容情報に対し、所定のキーワードを用いたキーワード検索を行う。そして、当該検索でヒットしたキーワードに対応付けられた重み付け値Ｎを、当該検索におけるヒット数に合算して重み付けヒット数を算出し、その算出した重み付けヒット数に応じて、来訪対応者を決定する。以下、図１５及び図１６を用いて、このような来訪対応者を決定する手順の概要を説明する。

図１５は、スケジュールデータベース１５２１に記憶された、上記のようにして特定された担当者に係わる個人スケジュール情報を表す概念的説明図であり、前述の図９に対応する図である。

図１５において、前述のようにしてスケジュールデータベース１５２１にアクセスされると、特定された担当者ごとに、所定の時間範囲ｔ（来訪者から来訪者名を取得した日時ｔ１を含む範囲である）における前述の用件内容情報に対し、前述のキーワードデータベース１５３１に記憶されたキーワード（前述の図１０を参照）を用いたキーワード検索が実行される。

図示の例では、前述の例に沿い、特定された担当者が「佐藤一郎」、「鈴木二郎」、「高橋三郎」、及び「渡辺四郎」であり、上記日時ｔ１が２００９年２月１日９時４５分である場合を示している。また、上記時間範囲ｔとして、上記日時ｔ１の３０分前の９時１５分から、上記日時ｔ１の１時間後の１０時４５分までとした例を示している。なお、この時間範囲ｔは、もっと長い範囲に広げてもよいし、逆にもっと短い範囲に狭くしてもよい。

そして、この例では、担当者である佐藤一郎さんは、この日２月１日の自分のスケジュールとして、１０時から１２時まで「来客」と書き込んでいる。同様に、鈴木二郎さんは、１０時３０分から１２時３０分まで「接客（Ａ工業の山田さん）」と書き込み、さらに１３時から１４時まで「会議」と書き込んでいる。また高橋三郎さんは、１３時から１４時まで「Ｂ運送へ外出」と書き込んでおり、渡辺四郎さんは、終日（０時から２４時までの全範囲を）「年休」と書き込んでいる。

したがって、このような場合において上記キーワード検索が実行されると、図１０のキーワードデータベース１５３１の記憶内容に沿い、佐藤一郎さんのスケジュールにおける「来客」の記載がヒットし、鈴木二郎さんのスケジュールでは「接客」の記載と、来訪者会社名に相当する「Ａ工業」の記載と、来訪者名に相当する「山田」の記載とがヒットする。高橋三郎さんのスケジュールでは（図１０に示したキーワードが１つもないため）何もヒットせず、渡辺四郎さんのスケジュールでは、「年休」の記載がヒットする。

図１６は、特定された各担当者における、上記図１５におけるキーワード検索の結果及び算出した重み付けヒット数を表した概念的説明図である。

ここで、重み付けヒット数Ｈとは、各キーワードに対応付けられた重み付け値Ｎを、上記キーワード検索においてヒットしたヒット数に合算したもの（ヒットしたキーワードに対応付けられた重み付け値Ｎの合計値）である。

図１６及び前述の図１０において、前述したように、佐藤一郎さんのスケジュールにおいては、上記ヒットしたキーワードは「来客」であり、当該「来客」に対応付けられた重み付け値Ｎ（前述の図１０参照。以下同様）は、Ｎ＝１０である。したがって、重み付けヒット数Ｈは、Ｈ＝１０となる。

同様に、鈴木二郎さんのスケジュールでは、上記ヒットしたキーワードは「接客」、「Ａ工業」（来訪者会社名）、及び「山田」（来訪者氏名）であり、対応付けられる重み付け値Ｎはそれぞれ、Ｎ＝１０、Ｎ＝５、Ｎ＝１５である。したがって、重み付けヒット数Ｈは、これらを合算してＨ＝１０＋５＋１５＝３０となる。

高橋三郎さんのスケジュールでは、上記ヒットしたキーワードは何もなかったので、重み付け値Ｎは、Ｎ＝０であり、重み付けヒット数Ｈは、Ｈ＝０となる。

渡辺四郎さんのスケジュールでは、上記ヒットしたキーワードは「年休」であり、当該「年休」に対応付けられた重み付け値Ｎは、Ｎ＝−２０である。したがって、重み付けヒット数Ｈは、Ｈ＝−２０と算出される。

そして、このようにして算出された重み付けヒット数Ｈの最も大きかった担当者が、来訪者に対応する（対応すべき）来訪対応者と決定される。したがって、この例では、算出された重み付けヒット数Ｈが３０で最も大きかった鈴木二郎さんが、上記来訪対応者に決定される。なお、このように、算出された重み付けヒット数Ｈが最も大きかった担当者１人のみを来訪対応者に決定するのに限られず、例えば重み付けヒット数Ｈが所定値以上（例えばＨ≧０）になった担当者を来訪対応者に決定するようにしてもよい。さらに、以上を組み合わせて、重み付けヒット数Ｈが最も大きかった担当者→重み付けヒット数Ｈが所定値以上のそれ以外の担当者→受付見込データにより特定されたそれ以外の担当者、の順で複数の担当者を表示してもよい（後述の図１７における画面Ｄ４，Ｄ５はこの例を示している）。

（Ｄ−３）決定された来訪対応者名の表示
上記のようにして来訪対応者が決定されると、タッチパネル２１０において、上記決定された来訪対応者の情報を表示し、来訪先の来訪対応者を来訪者に選択させる。本実施形態では、来訪者が来訪対応者を選択する際の選択肢として、前述したように、上記決定された来訪対応者の情報を表示する（重み付けヒット数Ｈが最も大きかった担当者→重み付けヒット数Ｈが所定値以上のそれ以外の担当者の順で表示する）のに加え、受付見込データにより特定されたが来訪対応者として決定されなかった他の担当者の情報も併せて表示している。

図１７は、来訪対応者を来訪者に選択させる手順の概要を、主としてタッチパネル２１０の画面遷移により説明した説明図である。

図１７において、上記のようにして来訪対応者が決定されたときには、タッチパネル２１０に画面Ｄ４が表示される。この画面Ｄ４では前述の仮想受付者Ｍが表示され、さらにこれに併せてスピーカ２０８から”担当者を選択してください”という音声による問いかけが行われる。また図示のように、画面Ｄ４にはこの発声内容のテキスト「担当者を選択してください」が仮想受付者Ｍからの吹き出し形状として表示される。そして、この画面Ｄ４では、前述の例に沿い、上記決定された来訪対応者名に対応するボタンとして、「鈴木二郎」ボタンＢ４ａ、「佐藤一郎」ボタンＢ４ｂ、及び「高橋三郎」ボタンＢ４ｃが表示されている。なお、ボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ中に表示されている来訪対応者名（この例では「鈴木二郎」「佐藤一郎」「高橋三郎」）が各請求項記載の第３氏名情報を構成している。また、併せて、「戻る」ボタンＢ４ｄと、「進む」ボタンＢ４ｅとが表示されている。

前述したように、本実施形態では、受付見込データにより特定されたが来訪対応者として決定されなかった他の担当者の情報も表示できるようになっており、この例では、上記図１７の画面Ｄ４で来訪者が指で「進む」ボタンＢ４ｅをタッチすることにより、タッチパネル２１０の表示が画面Ｄ５へ移る。画面Ｄ５では、前述の「高橋三郎」ボタンＢ４ｃの下に、新たに（上記来訪担当者として決定されなかった渡辺四郎さんに対応した）「渡辺四郎」ボタンＢ５ａが出現する。またこの例では、さらに「該当する担当者なし」ボタンＢ５ｂも表示されている。なお、これら画面Ｄ４及び画面Ｄ５におけるボタンＢ４ａ〜Ｂ４ｅ，Ｂ５ａ，Ｂ５ｂが、各請求項記載の操作手段として機能する。

これら画面Ｄ４及び画面Ｄ５に示したように、来訪者が来訪対応者を選択する際の選択肢として、上記決定された来訪対応者名に対応するボタン（この例ではボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ）と、上記決定されなかった担当者名に対応するボタン（この例ではボタンＢ５ａ）と、来訪対応者名がないとき選択するボタン（この例ではボタンＢ５ｂ）とが表示されている。

このとき、決定された来訪対応者名に対応するボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃのうち、ボタンＢ４ａ（最も重み付けヒット数Ｈの値が大きかった来訪対応者に対応するもの）は、来訪者により最初に視認される選択肢となるように（この例では画面Ｄ４の上側になるように）表示されている。

また、上記決定されなかった担当者名に対応するボタンＢ５ａは、上記決定された来訪対応者名に対応するボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃの次に下側に表示される。このとき、そのような担当者が複数いた場合には、それらの中でも、算出された重み付けヒット数Ｈが大きかったものから順次、来訪者により視認されやすいように（画面Ｄ５の上側なるように）表示してもよい。

なお、画面Ｄ４及び画面Ｄ５では、来訪対応者名等に対応するボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ，Ｂ５ａ，Ｂ５ｂは、各画面において３つずつ（画面Ｄ４ではボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ、画面Ｄ５ではＢ４ｃ，Ｂ５ａ，Ｂ５ｂ）表示しているが、これに限られず、もっと多く（例えば５つずつ）表示してもよい。あるいは、逆に少なく（例えば１つずつ）表示してもよい。また、これらの来訪対応者名等に対応するボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ，Ｂ５ａに、例えば対応する来訪対応者の部署名等を併せて表示するようにしてもよい。

そして、来訪者が、画面Ｄ４（あるいは画面Ｄ５）における上記音声問いかけや表示に応じて、ボタンＢ４ａ，Ｂ４ｂ，Ｂ４ｃ，Ｂ５ａ，Ｂ５ｂのいずれかを手動操作し（あるいは適宜ボタンＢ４ｄ，Ｂ４ｅを併用し）、来訪先の来訪対応者を操作入力すると、その操作に応じて対応する次の画面に遷移する。例えば、来訪者が画面Ｄ４上においてボタンＢ４ａを手動操作した場合には、その操作情報（来訪対応者名）が受付端末２０において取得され、タッチパネル２１０の表示が次の画面Ｄ６へ移る。

画面Ｄ６は、上記来訪者が選択した来訪対応者の確認画面となる。すなわち、前述の受付見込データベース１５１１の記憶内容を参照して、来訪対応者名（図中の例では「鈴木二郎）、部署名（図中の例では「開発Ｇ」）等からなる来訪対応者情報Ｂ６ｃが上記仮想受付者Ｍとともに表示される。このとき図示のように、来訪対応者から来訪者への適宜のコメント（図中では「遠くからお疲れ様です」と示す）や来訪対応者の顔写真Ｐ等を、上記来訪対応者情報Ｂ６ｃに含むようにしてもよい。また、これに併せてスピーカ２０８から”この担当者でよろしいでしょうか？”という音声による問いかけが行われるとともに、図示のように、画面Ｄ６にはこの発声内容のテキスト「この担当者でよろしいでしょうか？」が仮想受付者Ｍからの吹き出し形状として表示される。さらに、来訪者がこの答えとして選択可能な「決定」ボタンＢ６ｂ、「訂正」ボタンＢ６ａ等が表示される。

来訪者が画面Ｄ６において来訪対応者情報Ｂ６ｃが正しいことを確認できた場合は、「決定」ボタンＢ６ｂを手動操作することで、上記社員データベース１５５１の「電話番号」の記載に基づき、受付端末２０によって対応する来訪対応者のＩＰ電話機６０へと接続が行われ、取次ぎが完了する。

一方、上記画面Ｄ６において、来訪対応者内容Ｂ６ｃが来訪者が（例えば操作ミス等により）意図するものと異なっていた場合は、「訂正」ボタンＢ６ａを手動操作することで、タッチパネル２１０の表示が直前に表示されていた画面（この例では画面Ｄ４）へ戻る。

（Ｅ）制御手順
図１８は、以上説明した内容を実現するために、受付端末２０の制御回路部２００により実行する制御手順を表すフローチャートである。なお、このフローに示す処理は、ＨＤＤ２０５のプログラム記憶エリア２５６に記憶された来訪者受付処理用のプログラム群（前述のシステムプログラム、通信プログラム、描画プログラム、ＤＢ照合プログラム、電話接続プログラム等）に従って、ＣＰＵ２０１が実行するものである。

図１８において、例えば受付端末２０の電源ＯＮによって、このフローが開始される（「ＳＴＡＲＴ」位置）。まずステップＳ１０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力し、前述の受付開始ボタンＢ１を含む待ち受け状態の画面Ｄ１（図１３参照）を表示させる。

その後、ステップＳ２０で、受付開始ボタンＢ１が手動操作されたか否かを判定する。来訪者によって押下されるまでは判定が満たされずループ待機し、押下されたら判定が満たされて、ステップＳ３０に移る。

ステップＳ３０では、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述の仮想受付者Ｍを含む画面Ｄ２（図１３参照）を表示させるとともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。（お名前を入力してください）”という来訪者名を問いかける台詞を発声させる。

そして、ステップＳ４０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述のソフトウェアキーボードＳＢを含む画面Ｄ３（図１３参照）を表示させる。

その後、ステップＳ５０で、来訪者のソフトウェアキーボードＳＢの操作による操作情報を取得し、対応する来訪者名を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する（来訪者情報取得手段としての機能）。

そして、ステップＳ６０で、来訪者に対応する来訪対応者を決定する来訪対応者決定処理（詳細は後述の図１９参照）を実行する。

その後、ステップＳ７０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述の仮想受付者Ｍ及び来訪対応者選択用のボタンＢ４ａ〜Ｂ４ｃ等を含む画面Ｄ４，Ｄ５（図１７及び図１８参照）を表示させる。さらにこの表示とともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”担当者を選択してください”という来訪の目的である正しい来訪対応者を来訪者に選択させる台詞を発声させる（タッチパネル２１０にテキスト表示も行う。なお、発声を行わず表示のみとしてもよい）。

そして、ステップＳ８０で、来訪対応者の選択入力が行われたか（前述の例では、画面Ｄ５上の「該当する担当者なし」ボタンＢ５ｂではなく、画面Ｄ４及び画面Ｄ５上の他のボタンＢ４ａ〜Ｂ４ｃ，Ｂ５ａが操作されたか）否かを判定する。来訪対応者の選択入力が行われた（前述の例では、ボタンＢ４ａ〜Ｂ４ｃ，Ｂ５ａのいずれかが操作された）場合には、判定が満たされて、ステップＳ８５に移る。

ステップＳ８５では、上記来訪者の手動操作による操作情報を取得し、前述の受付見込データベース１５１１にアクセスして、対応する来訪対応者の情報（例えば部署名、コメント、顔写真など）を取得する。

その後、ステップＳ９０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して前述の仮想受付者Ｍ、上記ステップＳ８５で取得された来訪対応者情報Ｂ６ｃ、「訂正」ボタンＢ６ａ、及び「決定」ボタンＢ６ｂ等を含む画面Ｄ６（図１７参照）を表示させる。さらに上記表示とともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”この担当者でよろしいでしょうか？”という来訪対応者の最終確認を問いかける台詞を発声させる（タッチパネル２１０にテキスト表示も行う。なお、発声を行わず表示のみとしてもよい）。

そして、ステップＳ１００で、上記「決定」ボタンＢ６ｂが操作されたか否かを判定する。来訪者が上記画面において来訪対応者が間違っていることに気づき、「訂正」ボタンＢ６ａを手動操作した場合は判定が満たされず、先のステップＳ７０に戻り、同様の手順を繰り返す。来訪者が上記画面において来訪対応者が正しいことを確認し、「決定」ボタンＢ６ｂを手動操作した場合は判定が満たされて、ステップＳ１１０に移る。

ステップＳ１１０では、来訪先の来訪対応者が選択されたことが確認できたことに対応して、対応する来訪対応者のＩＰ電話機６０（通知先）に発信（コール）を行う。具体的には、前述の社員データベース１５５１にアクセスし、当該来訪対応者のＩＰ電話機６０の電話番号を取得する。そして、来訪対応者への通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、社員データベース１５５１から取得した来訪対応者のＩＰ電話機６０の電話番号を用いて、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介し、来訪対応者の使用するＩＰ電話機６０に、音声データ（通知信号）を発信（出力）する（通知信号出力手段としての機能）。

その後、ステップＳ１２０で、所定時間内に当該来訪対応者による応答があったか否かを判定する。応答があった（来訪対応者が電話に出た）場合は判定が満たされ、このフローを終了する。応答がなければ判定が満たされず、不在とみなしてステップＳ１３０に移る。

ステップＳ１３０では、上記受付見込データベース１５１１にアクセスし、当該来訪対応者の当該来訪者に関する受付見込データを取得し、この取得した受付見込データに上記代理担当者が記録されているか否かを判定する。代理担当者が記録されていない場合、あるいは、上記受付見込データベース１５１１に当該来訪者に関する受付見込データ自体が記憶されていない（当該来訪者が来訪見込者として予め記憶されていなかった）場合には、判定が満たされず、後述のステップＳ２６０に移る。代理担当者が記録されている場合には、判定が満たされて、対応する代理担当者名を取得し、ステップＳ１４０に移る。

ステップＳ１４０では、来訪対応者に代理担当者が存在することに対応して、対応する代理担当者のＩＰ電話機６０に発信（コール）を行う。具体的には、ＤＢサーバ１０の社員データベース１５５１にアクセスし、上記取得された代理担当者名に基づき、当該代理担当者のＩＰ電話機６０の電話番号を取得する。そして、代理担当者への通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、社員データベース１５５１から取得した代理担当者のＩＰ電話機６０の電話番号を用いて、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介し、代理担当者の使用するＩＰ電話機６０に、音声データを発信する。

その後、ステップＳ１５０で、所定時間内に当該代理担当者による応答があったか否かを判定する。応答があった（代理担当者が電話に出た）場合は判定が満たされ、このフローを終了する。応答がなければ判定が満たされず、不在とみなして後述のステップＳ２６０に移る。

一方、上記ステップＳ８０において、来訪対応者の選択入力が行われていなかった（前述の例では、「該当する担当者なし」ボタンＢ５ｂが操作されていた）場合には、ステップＳ８０の判定が満たされず、ステップＳ１６０に移る。

ステップＳ１６０では、タッチパネル２１０に表示信号を出力してソフトウェアキーボードＳＢを含む画面（前述の画面Ｄ３の「来訪者名」表示欄ＳＢ４を「来訪対応者名」表示欄とした画面に相当）を表示させるとともに、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”担当者名を入力してください”という来訪対応者名を問いかける台詞を発声させる。

そして、ステップＳ１７０で、来訪者のソフトウェアキーボードＳＢの操作による操作情報を取得し、対応する来訪対応者名を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する。

その後、ステップＳ１８０で、上記社員データベース１５５１にアクセスし、上記ステップＳ１７０において操作情報より取得した来訪対応者名に、社員データベース１５５１の社員情報の「氏名情報」が合致するかどうかを照合する。なお、完全な一致ではなく、ある類似幅、許容幅を持たせた範囲内で一致するかどうかを照合するようにしてもよい。

そして、ステップＳ１９０で、上記ステップＳ１８０での照合結果が合致した「氏名情報」が記憶された社員が存在したか否かを判定する。ステップＳ１８０での照合結果が合致した「氏名情報」が記憶された社員が存在した場合には、ステップＳ１９０の判定が満たされて、前述のステップＳ１１０に移る。

一方、上記ステップＳ１９０で上記ステップＳ１８０での照合結果が合致した「氏名情報」が記憶された社員が存在せず判定が満たされなかった場合は、ステップＳ２３５に移る。

ステップＳ２３５では、スピーカ２０８へ音声信号を出力し、”担当者が確認できませんでした（部署名を選択してください）”という部署名を問いかける台詞を発声させる。

そして、ステップＳ２４０で、タッチパネル２１０に表示信号を出力して会社の全部署名に対応するボタンを含む部署名一覧表示画面（図示せず）を表示させる。

その後、ステップＳ２５０で、来訪者の上記ボタンの手動操作による操作情報を取得し、対応する部署名を（例えばＲＡＭ２０３に）保存する。

そして、ステップＳ２６０で、対応する部署連絡先（この例では部署代表のＩＰ電話機６０に発信（コール）を行う。具体的には、対応する通知文を作成し、その通知文のテキストデータを音声データに変換し、対応する部署代表の電話番号を、前述の部署電話番号データベース１５７１（図１１参照）の記憶内容を参照して取得し、ＩＰ−ＰＢＸ５０を介しＩＰ電話機６０に、音声データを発信する。その後、このフローを終了する。

図１９は、上記図１８のステップＳ６０の詳細手順を表すフローチャートである。

まずステップＳ６１で、上記受付見込データベース１５１１にアクセスし、上記図１８のステップＳ５０で取得された来訪者名に、受付見込データベース１５１１に記憶された受付見込データの中に、「来訪見込者名」が合致するデータがあるかどうかを照合する。なお、前述したように、完全な一致ではなく、ある類似幅、許容幅を持たせた範囲内で一致するかどうかを照合する。

その後、ステップＳ６２で、上記ステップＳ６１での照合結果が合致した担当者（当該「来訪見込者名」を受付見込データに記録していた担当者）がいたか否かを判定する。ステップＳ６１での照合結果が合致した担当者がいなかった場合には判定が満たされず、上記図１８のステップＳ１６０に移る。ステップＳ６１での照合結果が合致した「来訪見込者名」が記憶された担当者がいた場合には判定が満たされて、ステップＳ６３に移る。

ステップＳ６３では、上記ステップＳ６１での照合結果に基づき、照合結果が合致した担当者を特定する（特定手段としての機能）。

そして、ステップＳ６４で、前述のキーワードデータベース１５３１（図１０参照）にアクセスし、キーワードと、各キーワードに対応付けられた重み付け値Ｎを取得し、（例えばＲＡＭ２０３に）保存する。

その後、ステップＳ６５では、前述のスケジュールデータベース１５２１（図９参照）にアクセスし、上記ステップＳ６３で特定された担当者ごとに、各担当者に係わる、上記時間範囲ｔにおける上記用件内容情報に対し、（例えばＲＡＭ２０３に）保存されたキーワードを用いたキーワード検索を実行する。

そして、ステップＳ６６で、上記ステップＳ６５での検索結果に基づき、上記ステップＳ６３で特定された担当者ごとに、上記重み付けヒット数Ｈを算出する。

その後、ステップＳ６７で、上記ステップＳ６６で算出された重み付けヒット数Ｈが最も大きかった担当者を、上記来訪対応者に決定する。その後、このルーチンを終了する。

なお、以上において、図１９に示すステップＳ６５、ステップＳ６６、及びステップＳ６７が、各請求項記載の決定手段として機能し、そのうちステップＳ６５が検索手段として機能する。

以上説明したように、本実施形態の受付端末２０においては、来訪者が来訪したときは、タッチパネル２１０の手動操作による操作情報に基づき来訪者名が取得される（図１８のステップＳ５０参照）。そして、当該取得された来訪者名にと同等の（合致する）来訪見込者名を受付見込データベースに登録していた担当者を特定する（図１９のステップＳ６３参照）。その後、当該特定された担当者それぞれに係わる上記用件内容情報を参照し、当該来訪者に対応する（応対すべき）来訪対応者を決定する。そして、当該決定された来訪対応者のＩＰ電話機６０に発信することで、対応する来訪対応者への通知を行う（図１８のステップＳ１１０参照）。

以上のように、来訪者の操作入力により来訪者名を取得し、受付見込データベース１５１１を検索して上記来訪者名に合致する担当者を絞り込んで特定した後、さらにスケジュールデータベース１５２１を検索することで来訪対応者となる担当者を最終的に決定する。これにより、担当者が、予め来訪見込者名を受付見込データベース１５１１に予め記憶させておけば、自己の個人スケジュール情報を日々記録しておくだけで、来訪者に対して受付処理を確実に実行することができる。すなわち、例えば来訪者名、来訪対応者名、来訪予約日時等からなる来客データベースへ予約する等の予約行為が不要であり、担当者の操作負担を低減することができる。

また、本実施形態では特に、上記用件内容情報（上記の例では「来客」、「接客（Ａ工業の山田さん）など）に対し、所定のキーワードを用いたキーワード検索を実行し、その検索結果に基づき、来訪対応者を決定する。そして、来訪者との面会を示唆するようなキーワードが用件内容情報に記載された者を、来訪者を応対すべき来訪対応者であると推測し決定する。これにより、各担当者は、用件内容情報を、定型的なフォームではなくフリースタイルで自由に記載すれば足りるので、利便性を高めることができる。

また、本実施形態では特に、上記キーワード検索におけるヒット数に応じて、来訪対応者を決定する。そして、来訪者との面会を示唆するようなキーワードを複数個用意し、それら複数個のキーワードを用いて検索したときの、ヒット数が多い者を、来訪者を応対すべき来訪対応者であると推測し決定する。これにより、上記の推測による来訪対応者の決定精度を高めることができる。

また、本実施形態では特に、上記重み付けヒット数Ｈを算出して、その算出結果に応じて、来訪対応者を決定する（上記の例では算出した重み付けヒット数Ｈが最も大きかった担当者を来訪対応者に決定する）。そして、当該キーワードがヒットした場合に来訪者との面会である可能性が高いキーワードには他のキーワードよりも大きい重み付け値Ｎを付与している。これにより、単なるヒット数を用いる場合に比べ、さらに推測による来訪対応者の決定精度を高めることができる。

また、本実施形態では特に、タッチパネル２１０において、上記決定された来訪対応者の来訪対応者名を表示する（図１８のステップＳ７０参照）。これにより、来訪対応者が決定されたとき、その来訪対応者に対する通知を実行する前に、当該来訪対応者の氏名を来訪者に示し、来訪の目的である正しい来訪対応者であるかどうかを確認させることができる。また、決定された来訪対応者が複数名存在したとき、その中のいずれの者が来訪先である来訪対応者であるかどうかを、来訪者に選択させ確認させることができる（図１７の画面Ｄ４，Ｄ５参照）。

また、本実施形態では特に、来訪者の来訪日時に対応した上記時間範囲ｔ（図１５参照）における個人スケジュール情報に基づき、来訪対応者を決定する。このように、来訪者の来訪日時に対応した個人スケジュール情報に基づき来訪対応者を決定することで、より迅速かつ確実に来訪対応者を決定することができる。このとき、来訪日時を含む時間範囲ｔに含まれる個人スケジュール情報を用いることにより、来訪対応者及び来訪者がお互いに約束した時間と実際の来訪者の来訪時間との間に多少の誤差が生じた場合にも、これを許容して来訪対応者の決定を確実に行うことができる。

なお、本発明は上記実施形態に限られず、その趣旨を逸脱しない範囲内で種々の変形が可能である。以下、そのような変形例を説明する。

（１）来訪者の発話音声に基づき第１氏名情報を取得する場合
上記実施形態においては、来訪者のタッチパネル２１０に表示されたソフトウェアキーボードＳＢの手動操作による操作情報に基づき、来訪者名を取得していた。しかしながら、これに限られず、マイク２０７を介して入力した来訪者の発話音声に対応する音声情報に基づき、来訪者名を取得するようにしてもよい。この場合、マイク２０７を介して来訪者の音声情報を取得し、この音声情報をＨＤＤ２０５に記憶された言語モデル等を用いて音声認識し、音声認識が成功したら、音声認識結果から来訪者名を取得することができる。この場合も上記実施形態と同様の効果を得る。

（２）電話以外の取り次ぎ方法
上記においては、来訪対応者への来訪者に関する情報の通知は、ＩＰ電話機６０に音声データを出力することにより行った。しかしながら、来訪対応者への通知の方法は、ＩＰ電話機６０による方法に限られない。例えば、来訪対応者が使用する携帯電話やパーソナルコンピュータに対して音声データを出力してもよいし、通知文のテキストデータを出力してポップアップ形式で表示するようにしてもよいし、メールで送信してもよい。これら音声データ、テキストデータ、メールはいずれも各請求項記載の通知信号を構成する。これらの場合も上記実施形態と同様の効果を得る。

（３）システム構成のバリエーション
上記来訪者受付システム１においては、来訪者の受付処理が行われる受付端末２０と、ＤＢサーバ１０とは、別個の装置であった。しかしながら、これに限られず、表示手段、操作手段等を備えたサーバを会社の入口付近に設置し、サーバのみで、来訪者受付処理のすべてを行うようにしてもよい。また、受付見込データベース１５１１、スケジュールデータベース１５２１、キーワードデータベース１５３１等、ＨＤＤ１５０に記憶されている情報を受付端末２０側のＨＤＤ２０５に記憶するようにしてもよい。この場合、受付端末２０のＨＤＤ２０５が各請求項記載の記憶手段を構成する。さらにはネットワークを介して受付端末２０に接続可能な別個の記憶装置に記憶させておき、来訪者受付処理中に、必要な情報を読み出す構成としてもよい。この場合、当該別個の記憶装置が各請求項記載の記憶手段を構成する。これらの場合も上記実施形態と同様の効果を得る。

（４）その他
受付端末２０のタッチパネル２１０の待ち受け状態の画面Ｄ１における受付開始ボタンＢ１の手動操作の有無によって、来訪者の有無を検出したが、これに限られない。すなわち、例えば、周知の人感センサ又はカメラ等の他の検知手段を用いて来訪者の来訪を検出するようにしてもよい。

また、上記においては操作手段として、表示手段であるタッチパネル２１０に表示されたボタンＢ４ａ〜Ｂ４ｅ，Ｂ５ａ，Ｂ５ｂを用いたが、これに限られない。すなわち、通常のキーやボタン等の操作手段を用い、これによって来訪者が来訪の目的である正しい来訪対応者を選択操作するようにしてもよい。また、通常のディスプレイやランプ等の表示手段を用いるようにしてもよい。

なお、以上において、図６、図７等の各図中に示す矢印は信号の流れの一例を示すものであり、信号の流れ方向を限定するものではない。

また、図１８及び図１９に示すフローチャートは本発明を上記フローに示す手順に限定するものではなく、発明の趣旨及び技術的思想を逸脱しない範囲内で手順の追加・削除又は順番の変更等をしてもよい。

また、以上既に述べた以外にも、上記実施形態や各変形例による手法を適宜組み合わせて利用しても良い。

その他、一々例示はしないが、本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲内において、種々の変更が加えられて実施されるものである。

２０受付端末（来訪者受付装置）
６０ＩＰ電話機（通知先）
１５０ハードディスク装置（記憶手段）
２１０タッチパネル（表示手段）
１５１１受付見込データベース
１５２１スケジュールデータベース
１５３１キーワードデータベース
Ｂ４ａ〜ｅボタン（操作手段）
Ｂ５ａ〜ｂボタン（操作手段）

Claims

来訪者の来訪に対する受付処理を行う来訪者受付装置であって、
前記来訪者の第１氏名情報を取得する来訪者情報取得手段と、
受付処理が見込まれる来訪者の第２氏名情報を担当者ごとに予め記録した記憶手段にアクセスし、前記来訪者情報取得手段により取得された前記第１氏名情報に前記第２氏名情報が記録された、少なくとも１人の前記担当者を特定する特定手段と、
少なくとも用件内容情報とそれに対する日時情報を含む個人スケジュール情報を前記担当者ごとに記録可能な前記記憶手段にアクセスし、前記特定手段により特定された前記少なくとも１人の前記担当者に係わる、前記来訪者情報取得手段が前記第１氏名情報を取得した日時に対する前記日時情報に対応する前記用件内容情報に基づき、前記来訪者に対応する少なくとも１人の来訪対応者を決定する決定手段と、
前記決定手段による決定結果に基づき、前記来訪対応者に対応した通知先へ通知するための通知信号を出力する通知信号出力手段と
を有することを特徴とする来訪者受付装置。
前記決定手段により決定された少なくとも１人の来訪対応者の第３氏名情報を、前記来訪者に対し表示する表示手段と、
前記表示手段での表示に対し前記来訪者が確認操作可能な操作手段と
をさらに有することを特徴とする請求項１記載の来訪者受付装置。
前記決定手段は、
前記来訪者情報取得手段が前記第１氏名情報を取得した日時を含む所定の時間範囲における前記個人スケジュール情報に基づき、前記来訪対応者を決定する
ことを特徴とする請求項１又は請求項２記載の来訪者受付装置。
前記決定手段は、
前記個人スケジュール情報に含まれる前記用件内容情報に対し、前記記憶手段に記憶された来訪者の来訪に関連する所定のキーワードを用いたキーワード検索を実行する検索手段を備え、その検索結果に基づき、前記来訪対応者を決定する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項記載の来訪者受付装置。
前記決定手段は、
複数の前記キーワードを用いた前記検索手段の前記キーワード検索におけるヒット数に応じて、前記来訪対応者を決定する
ことを特徴とする請求項４記載の来訪者受付装置。
前記決定手段は、
各キーワードに対応づけられた重み付けを前記ヒット数に合算した重み付けヒット数に応じて、前記来訪対応者を決定する
ことを特徴とする請求項５記載の来訪者受付装置。