JP2010146426A - 文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供する。
【解決手段】承認者端末３００のＣＰＵは、サーバ４００から承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、ネットワークを介して、申請者端末と承認者端末とサーバより構成されるワークフロー中に承認行う文書ファイルの管理を行う文書管理システムに関する。

近年、ウェブシステムを使用して、サーバ上に格納されているファイルにおいては、詳細な使用・閲覧権限、監査など、セキュリティにおける機能が充実している。

また、ダウンロードしたファイルを削除せず、クライアントＰＣに長期間置いたままにしておくことで、情報漏情報漏洩等のセキュリティリスク発生させるおそれが考えられる。

その解決策として、特許文献１には、サーバに記憶保管されているファイルを自動的に、削除を行うシステムが開示されている。特に、予め定められた削除条件を満たしたファイルを自動削除するように動作するものである。
特開平１１−８５５７８号公報

しかしながら、特許文献１に記載の発明は、サーバ上のファイル自動削除は可能であるが、クライアント端末にダウンロードされたファイルを削除する機能はなく情報管理を徹底できない。

また、ワークフローによる承認フローの途中でダウンロードされたファイル（重要・社外秘など）などは、公開された後もそのまま使用されるケースがあり、実際に公開された資料と異なっているもの（古い情報）を使用しているケースがある。

ワークフローに付帯されるファイルは、一時的にクライアント端末に保管されるものであり、ワークフローによる承認が完了した後は、クライアント端末に保管しておく必要はないことが想定される。削除せずにクライアント端末に古い情報を残しておくと、関係者間の情報不一致から起きる業務上トラブルや、情報漏洩等のリスクを生み出すおそれがある。

一方、ワークフローに付帯されるファイルでも、その情報が公開されるまでクライアント端末中で保管しておきたいファイルもあるため、ワークフロー承認後すぐにファイルを削除するのが適切ではない場合も想定される。

本発明は、上記の課題を解決するためになされたものであり、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理システムは以下の構成を備える。即ち、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明は、承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、前記サーバは、
前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、前記文書管理装置は、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで自動的に削除することができる文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。

尚、図１のネットワーク１００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

２００はワークフローの申請を行う申請者が使用する申請者端末である。申請者端末２００は、ネットワーク１００を介して、サーバ４００とデータの送受信が可能である。

３００はワークフローの承認を行う承認者が使用する承認者端末である。承認者端末３００は、ネットワーク１００を介して、サーバ４００とデータの送受信が可能である。

４００は本実施例において文書管理を司る文書管理サーバ（以下、サーバ）である。サーバ４００は、データベース４０１を有し、ネットワーク１００を介して、申請者端末２００や、承認者端末３００とデータの送受信が可能である。

次に、図１の申請者端末２００、承認者端末３００、サーバ４００の各種端末のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。

図２は、申請者端末２００、承認者端末３００、サーバ４００のハードウエア構成を示す図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各端末の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。

ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器にへの表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。

これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いは端末ＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。

例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための文書管理システムプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

さらに、本発明に係わるプログラムが用いる承認ルートマスタテーブル１００１、承認フローテーブル１１０１、承認ステップテーブル１２０１、ファイル取得情報テーブル１３０１はサーバ４００の外部メモリ２１１に格納されている。これらについての詳細な説明は後述する。

次に、当該文書管理システムの基本的な処理フローについて、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態における、文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。

上述したように、申請者端末２００と承認者端末３００とサーバ４００は、ネットワーク１００を介して相互に接続されている。そして、申請者端末２００と承認者端末３００は、サーバ４００から提供される各種操作画面を介して、登録されたファイルの承認フローに係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明する。

まず、申請者端末２００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、ユーザＩＤ、パスワード情報等からなるログインユーザ情報をサーバ４００へ送信する。

図３は本発明の実施形態の全体処理を示すフローチャートである。

尚、図３において、同一のステップ番号で表されるステップＳ３０９については、同一の処理であるため、図９によってその共通の処理を説明する。

まず、ステップＳ３０１では、申請者端末２００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、ファイル情報を入力し、承認フローの開始の指示と共にサーバ４００へファイル情報を送信する。

ファイル情報とは、承認フローに添付される承認対象のファイルのファイル名、公開日、開示範囲等を含むものである。

ステップＳ３０２では、サーバ４００はステップＳ３０１で承認者端末３００から送信されたファイル情報を受信し、該ファイル情報を後述する図１１、図１２、図１３のデータテーブルに登録した後、承認フローを開始する。

承認フローの開始に当たっては、例えば予め登録された最初の承認者に対し、ｅ−ｍａｉｌ等で承認フローの開始を通知する手段を介すことにより、承認作業の開始を促す処理が考えられる。

上記のステップ３０１、３０２の処理について、後述する図４で詳細に説明する。

ステップＳ３０３では、ステップＳ３０２で承認作業が開始されると、承認者端末３００はサーバ４００から提供される操作画面を介して、ログインユーザ情報の入力を受け付け、サーバ４００に送信する。

ログインユーザ情報には、ユーザＩＤ、パスワード、承認者端末のホスト名情報等を含むものとする。

ステップＳ３０４では、サーバ４００は、ステップＳ３０３で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報に対応する図５において後述する以前に承認を行ったファイルに関する公開情報を承認者端末３００に返信する。

公開情報については後述のステップＳ５０３で説明する。

サーバ４００から公開情報が送信されると、承認者端末３００は、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール（例えばＡｃｔｉｖｅＸ）を使用して、承認者端末３００内に存在する、公開情報に記載された公開済みファイルを削除する。

ステップＳ３０５では、承認者端末３００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。この時、サーバ４００では、承認者端末３００で取得した承認対象のファイルの取得方法が記憶される。記憶方法は図６において説明する。

ステップＳ３０６では、承認者端末３００は、該承認フローの承認指示をサーバ４００に送信する。承認の指示を受信すると、サーバ４００は、ステップＳ３０４と同様に承認対象ファイルの公開情報を承認者端末３００に返信する。

承認者端末３００は、承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。

削除の方法はステップＳ３０４で説明したように、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール（例えばＡｃｔｉｖｅＸ）を使用して、取得したファイルを削除する。

削除が完了すると、承認者端末３００は、削除結果をサーバ４００に送信し、サーバ４００は後述する図１３のファイル取得情報テーブル１３０１を更新する。

ステップＳ３０７では、サーバ４００は、承認フローの次の承認者ステップが存在すれば承認フローを更新し、存在しなければ承認フローを完了する。

ステップＳ３０８では、サーバ４００は、承認フローが全ての承認者に承認されたか否かを判断する。

承認フローが全て完了していれば、ステップＳ３０９のファイル公開処理を実行し、次の承認者ステップが存在すれば次の承認者端末に送信し、次の承認者端末３００は、ステップＳ３０３からの処理をする。

ステップＳ３０９では、サーバ４００は、承認が完了したファイルが公開日を過ぎているかどうかを判定し、公開日を過ぎていればファイルを公開し、過ぎていなければ処理を終了する。

判定方法は、後述する図９において説明する。

次に図３で説明した各処理について詳細に述べることとする。

まず、前述のＳ３０１及びＳ３０２のファイル情報入力・承認フロー開始処理及びファイル情報登録処理について図４のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。

ステップＳ４０１では、申請者端末２００は、承認フローを作成するために、サーバ４００にログインユーザ情報を送信する。

ステップＳ４０２では、サーバ４００はステップＳ４０１で申請者端末２００から送信されたログインユーザ情報を受信する。

ステップＳ４０３では、サーバ４００は受信したログインユーザ情報のユーザＩＤをキーにして、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１のうち、ユーザＩＤに対応する承認ルート情報を取得する。

承認ルート情報とは、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１に含まれる情報のことを言う。

ここで、図１０について説明する。

図１０は、サーバ４００が記憶管理している、承認フローの承認者及び回覧順序を示した情報である。

承認ステップ順１００２は、各承認フローの回覧順序を示す。本実施例では「０」は申請者を表し、それ以外の数値は承認者を表す。

ユーザＩＤ１００３は、承認フローの処理を行うユーザ（承認者）にユニークに採番されるＩＤである。

ユーザ名１００４は、該当承認フローの処理を行うユーザの名称である。ユーザＩＤ１００３とユーザ名１００４は対応付けて記憶されているものとする。

引き続き、図４の説明に戻る。

申請者のユーザＩＤに対応する承認ルート情報を取得すると、サーバ４００は、後述する図１１の承認フローテーブル１１０１中の承認フローＩＤ１１０２にユニークな数値を採番する。また、完了フラグ１１０９及び公開フラグ１１１０に「０」を入れて承認フロー情報を登録する。

ここで、図１１について説明する。

図１１は、サーバ４００が記憶管理している、承認フロー情報を示すテーブルである。

承認フローＩＤ１１０２は、各承認フローにユニークに採番されるＩＤである。

ワークフロー名１１０３は、各承認フローの名称であり、申請者端末２００で名前をつけるものとする。

公開先フォルダパス１１０４は、承認対象のファイルが公開時に格納されるフォルダパスである。

公開日１１０５は、承認対象のファイルが公開される日付である。

開示範囲１１０６は、承認対象のファイルが開示される範囲である。例えば、申請者は、開示範囲を社内全体レベル、事業部レベル等指定することができる。尚、開示レベルは上記例に限定されるものではない。

添付ファイルＩＤ１１０７は、承認対象のファイルにユニークに採番されるＩＤである。

添付ファイル名１１０８は、承認対象のファイルの名称である。申請者端末２００で名前を入力ものとする。

完了フラグ１１０９は、承認フローが完了したことを表すフラグである。例えば、承認フローが承認者全員に承認されるまでは「０」であり、全員の承認が完了すると「１」に更新される。

公開フラグ１１１０は、承認対象のファイルが公開されていることを表すフラグである。例えば、ファイルが未公開のうちは、「０」であり、ファイルが公開されると「１」に更新される。

具体的には、図１０で「ユーザＩＤ：１０００・ユーザ名：○○太郎」がログインした場合、１００１−２の承認ルート情報を取得する。そして、取得した承認ルート情報にユニークな値を採番する（例として１００１２とする）。

その後、前記採番した値（１００１２）を、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち、承認フローＩＤ１１０２に登録し、それ以外はこの時点ではＮＵＬＬを入力して承認フロー情報を登録する。

図１１の承認フローＩＤ１１０２に採番をすると、後述する図１２の承認ステップテーブル１２０１に、承認フローテーブル１１０１に登録した承認フローＩＤ１１０２、図１０の承認ルート情報（承認ステップ順、ユーザＩＤ、ユーザ名）、及びステップフラグ１２０２に「０」を入力し、承認ステップ情報を登録する。

ここで、図１２について説明する。

図１２は、サーバ４００が記憶管理している、承認ステップ情報を示すテーブルである。

承認フローＩＤ１１０２は、図１１の承認フローＩＤ１１０２に対応している
承認ステップ順１００２は、図１０の承認ステップ順１００２に対応している。

ユーザＩＤ１００３は、図１０のユーザＩＤ１００３に対応している。

ユーザ名１００４は、図１０のユーザ名１００４に対応している。

ステップフラグ１２０２は、各承認者のフロー処理状況を表す。例えば、承認フローが未到達の状態では「０」が立っており、フローが到着すると「１」が立ち、フローの処理が完了すると「２」が立つ。

具体的には、図１２の１２０１−２のように、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１より取得した１００１−２のステップ順・ユーザＩＤ・ユーザ名、図１１の承認フローテーブル１１０１より取得した承認フローＩＤ１１０２を登録し、ステップフラグ１２０２に「０」が入力される。

引き続き図４の説明に戻る。

ステップＳ４０３において承認フロー情報（現時点では承認フローＩＤのみ）が作成されると、ステップＳ４０４では、サーバ４００は作成した承認フロー情報を、申請者端末２００に送信する。

ステップＳ４０５では、申請者端末２００は、ステップＳ４０４でサーバ４００から送信された承認フロー情報を受信する。

ステップ４０４でサーバから受信した承認フロー情報のうち、ワークフロー名１１０３、公開先フォルダパス１１０４、公開日１１０５、開示範囲１１０６の入力と、承認フローに添付する、承認対象のファイルが格納されているファイルパスの指定をステップＳ４０６、ステップＳ４０７、ステップＳ４０８で行う。

ステップＳ４０９では、申請者端末２００は、承認フロー情報と、格納先として指定されているファイルパスの情報から、申請者端末２００にある承認対象のファイルを特定し、該ファイルを添付してフローの開始指示を送信する。

ステップＳ４１０では、サーバ４００は、ステップＳ４０９で申請者端末２００から送信された承認フロー情報と、添付されたファイルを受信する。

ステップＳ４１１では、サーバ４００は、図１１の承認フローテーブル１１０１中の公開先フォルダパス１１０４に指定されたフォルダに受信した承認対象のファイルを格納するとともに、承認対象のファイルにユニークなＩＤを採番し、添付ファイルＩＤ１１０７、添付ファイル名１１０８を承認フロー情報に登録する。

具体的なファイルの格納方法としては、サーバの指定フォルダ（公開先フォルダパス１１０４）に「添付ファイル名称」をファイル名として保存する。

ステップＳ４１２では、サーバ４００は、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち承認フローＩＤ１１０２をキーにして、サーバ４００に登録されている承認フロー情報に、ステップＳ４０６で申請者端末２００において入力された情報（ワークフロー名１１０３・公開先フォルダパス１１０４・公開日１１０５・開示範囲１１０６）を登録する。

ステップＳ４１３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップテーブル１２０１のうち、承認フローＩＤ１１０２及び承認ステップ順１００２が「０」であることをキーにして、対応するレコードのステップフラグ１２０２に「２」を入力する。さらに次ステップのユーザのステップフラグを「１」に更新する。

ステップフラグ１２０２が更新されると、先述したように、承認フロー開始を次ステップのユーザに促す通知がされる。

具体的には、図１２の承認フローＩＤ１１０２の「１００１２」中のステップ順：０の「ユーザ名１００４：○○三郎」のステップフラグ１２０２に２を入力し、さらに次のユーザ「ユーザ名１００４：●●次郎」のステップフラグ１２０２に１を入力する。

次に、前述のステップＳ３０４にて概略を述べた公開ファイル削除処理について図５のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。

ステップＳ５０１では、承認者端末３００から、ログインユーザ情報及びホスト名を送信する。

ステップＳ５０２では、サーバ４００は、ステップＳ５０１で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報及びホスト名を受信する。

ステップＳ５０３では、サーバ４００は、外部メモリ２１１に記憶管理されている、後述する図１３のファイル取得情報テーブル１３０１から、ログインユーザ情報のユーザＩＤ及びホスト名をキーとして、公開フラグ１１１０が「１」であるもの、削除フラグ１３０５が「０」であるものを削除対象となるファイル取得情報を取得する。

なお、この公開フラグ１１１０は後述の図９で更新される。

ここで、図１３の説明をする。

図１３は、サーバ４００が記憶管理している、ファイル取得情報のデータテーブルを示す図である。

添付ファイルＩＤ１１０７は、図１１の添付ファイルＩＤ１１０７と同一である。

添付ファイル名１１０８は、図１１の添付ファイル名１１０８と同一である。

ユーザＩＤ１００３は、図１０のユーザＩＤ１００３と同一である。

ユーザ名１００４は、図１０のユーザ名１００４と同一である。

ホスト名１３０２は、承認対象のファイルを参照又は保存したクライアントＰＣのホスト名である。

ダウンロードファイルパス１３０３は、承認者端末３００中での承認対象のファイルの格納先である。

取得方式フラグ１３０４は、承認者端末３００で承認対象のファイルを取得した方式を示すフラグである。例えば、取得方式が参照の場合は「１」が立ち、保存の場合は「２」が立つ。

公開フラグ１１１０は、図１１の公開フラグ１１１０と同一である。

削除フラグ１３０５は、承認者端末３００中に一時保存又は保存されているファイルの削除の実施を示すフラグである。本実施例では、承認者端末３００に一時保存又は保存されたファイルの削除が未実施の場合は「０」であり、実施されると「１」が立つ。

ステップＳ５０４では、サーバ４００はステップＳ５０３で取得した削除対象のファイル取得情報を送信する。

ステップＳ５０５では、承認者端末３００は、ステップＳ５０４でサーバ４００から送信されたファイル取得情報を受信する。

ステップＳ５０６では、承認者端末３００は、ファイル取得情報が、０件の場合には処理を終了させ、１件以上の場合には、ステップＳ５０７に進む。

ステップＳ５０７では承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のダウンロードファイルパス１３０３に記述されている承認者端末３００内のファイルを削除し、削除が完了すると、ファイル取得情報の削除フラグ１３０５を「１」に更新する。

ここで記載している専用モジュールとは、ＡｃｔｉｖｅＸ等で作成されたクライント端末で動作するモジュールであり、送られてきたファイルパス値を基にファイルを削除し、その結果を返す動作となる。

ステップＳ５０８では、承認者端末３００は、ステップＳ５０７で削除したファイルのファイル取得情報を、サーバ４００に送信する。

ステップＳ５０９では、サーバ４００は、ステップＳ５０８で承認者端末３００から送信されたファイル取得情報を受信する。

ステップＳ５１０では、サーバ４００は、ステップＳ５０９で受信したファイル取得情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７、取得したユーザＩＤ１００３、クライントＰＣのホスト名１３０２、ダウンロードファイルパス１３０３をキーとして検索し、サーバ４００に記憶管理されている対応ファイル取得情報の削除フラグ１３０５を「１」に更新する。

次に、前述のＳ３０５にて概略を述べた承認フロー受信・ファイル参照・取得処理について図６を使って以下に詳細に述べることとする。

ステップＳ６０１では、承認者端末３００から、ログインユーザ情報を送信する。

ステップＳ６０２では、サーバ４００はステップ６０１で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報を受信する。

ステップＳ６０３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップ情報テーブルから、ユーザＩＤに対応する承認ステップ情報を取得する。

また、図１１の承認フローテーブル１１０１から、前記取得した承認ステップ情報の承認フローＩＤ１１０２に対応する承認フロー情報を取得する。

ステップＳ６０４では、サーバ４００はステップＳ６０３で取得した承認フロー情報、承認ステップ情報を、承認者端末３００に送信する。

ステップＳ６０５では、承認者端末３００はステップＳ６０４でサーバ４００から送信された承認フロー情報、承認ステップ情報を受信する。

ステップＳ６０６では、承認者端末３００は、受信した承認フロー情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７に記述のあるファイルの取得方式の選択（参照又は保存）を受付け、添付ファイルＩＤ取得方式をサーバ４００に送信する。

ステップＳ６０７では、サーバ４００はステップＳ６０６で承認者端末３００から送信された、添付ファイルＩＤと取得方式のフラグ値を受信する。

ステップＳ６０８では、サーバ４００は受信した添付ファイルＩＤ値から、サーバ４００に格納されている承認対象のファイルを特定し、承認者端末３００に送信する。

ステップＳ６０９では、承認者端末３００はステップＳ６０８でサーバ４００から送信された承認対象のファイルを受信する。

ステップＳ６１０では、承認者端末３００は取得方式が、「参照」の場合にはステップＳ６１１に進み、「保存」の場合にはステップＳ６１２に進む。

ステップＳ６１１では、承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末３００のテンポラリエリアに一時保存し、保存したファイルのファイルパスを、図１３のダウンロードファイルパス１３０３として記憶する。

ステップＳ６１２では、承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末３００の指定のファイルパスに保存し、保存したファイルのファイルパスをダウンロードファイルパス１３０３として記憶する。

ステップＳ６１３では、承認者端末３００は、承認対象のファイルを一時保存又は保存したダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末３００のホスト名を送信する。

ステップＳ６１４では、サーバ４００は、ステップＳ６１３で送信されたダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末３００のホスト名を受信する。

ステップＳ６１５では、サーバ４００は、ステップＳ６１４で受信した情報（ダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値）を図１３のファイル取得情報テーブルに登録し、公開フラグ１１１０及び削除フラグ１３０５に「０」に入力する。

ステップＳ６１６では、承認者端末３００は、専用モジュールを使用して、テンポラリエリア又は指定のファイルパス（図１３のダウンロードファイルパス１３０３）に保存されたファイルを実行（起動）し、ファイルを閲覧する。

以上で、承認フロー受信・ファイル参照・取得処理の説明を終えるものとする。

次に、前述のＳ３０６にて概略を述べた承認ファイル削除処理について図７を使って以下に詳細に述べることとする。

ステップＳ７０２では、承認者端末３００は、ログインユーザ情報と、図６で承認処理を行った承認フロー情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７及び承認者端末３００のホスト名をサーバ４００に送信する。

ステップＳ７０３では、サーバ４００は、ステップＳ７０２で送信された、ログインユーザ情報、添付ファイルＩＤ１１０７及び承認者端末３００のホスト名を受信する。

ステップＳ７０４では、サーバ４００は、ステップＳ７０３で受信した情報のうち、添付ファイルＩＤ値と承認者端末３００のホスト名値に対応するファイル取得情報を図１３のファイル取得情報テーブル１３０１から取得し、承認者端末３００に送信する。

ステップＳ７０５では、承認者端末３００は、ステップＳ７０５で送信されたファイル取得情報を受信する。

ステップＳ７０６では、承認者端末３００は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ１３０４の値が、「１」（参照）の場合にはステップＳ７０９に進み、「２」（保存）の場合にはステップＳ７０７に進む。

ステップＳ７０７では、承認者端末３００は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ１３０４の値が「２」（保存）の場合、保存されているファイルを削除するか否かの選択画面を表示し、選択を受け付ける。承認者端末に該当ファイルを残しておきたい場合（例えば、ファイルのベータ版として残しておきたい場合等）に、この選択を促すことによって、ファイルが公開されるまでは、承認者が情報を保持することが可能になる。

ステップＳ７０８では、承認者端末３００は、削除しない指示の場合には処理を終了し、削除する指示の場合にはステップＳ７０９に進む。

ステップＳ７０９では、承認者端末３００は専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のうち、ダウンロードファイルパス１３０３に記述されている承認者端末３００のファイルを削除し、削除が完了したら、ファイル取得情報のうち、削除フラグ値を「１」に更新する。

ステップＳ７１０では、承認者端末３００は、ステップＳ７０９で削除フラグ値を更新したファイル取得情報を送信する。

ステップＳ７１１では、サーバ４００はステップＳ７１１で送信されたファイル取得情報を受信する。

ステップＳ７１２では、サーバ４００は受信したファイル取得情報のうち、ファイルＩＤ・取得したユーザＩＤ・クライントＰＣホスト名・ダウンロードファイルパス値をキーとして、対応するファイル取得情報を図１２のファイル取得情報テーブル１３０１から取得し、削除フラグ１３０５を「１」に更新する。

次に、前述のステップＳ３０７にて概略を述べた更新処理について図８を使って以下に詳細に述べることとする。

ステップＳ８０１では、サーバ４００は、承認ステップ情報のステップ順の値に＋１した値が、図１２の承認ステップテーブル１２０１に存在するかを確認し、有る場合にはステップＳ８０２に進み、無い場合にはステップＳ８０３に進む。

ステップＳ８０２では、サーバ４００は、承認ステップ情報のうち、承認フローＩＤ１１０２・承認ステップ順１００２をキーとして、対応する承認ステップ情報を図１２の承認ステップテーブル１２０１から取得し、ステップフラグを「２」に更新し、承認ステップ情報の承認フローＩＤ及びステップ順に＋１した値をキーにして、承認ステップテーブル１２０１のステップフラグ１２０２を「１」に更新する。

具体的には、図１２：１００３−２の「ユーザ名：●●花子」のレコードの場合、そのレコードのステップフラグを２に更新し、さらに次のユーザ「ユーザ名：○○次郎」のステップフラグを１に更新する。

ステップＳ８０３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップ情報のうち、承認フローＩＤ１１０２・承認ステップ順１００２をキーとして、対応する承認ステップ情報を図１２の承認ステップテーブル１２０１から取得し、ステップフラグ１２０２を「２」に更新する。

また、承認ステップ情報の承認フローＩＤ１１０２をキーとして、対応する承認フロー情報を図１１の承認フローテーブル１１０１から取得し、完了フラグ１１０９を「１」に更新する。

以上で、更新処理の説明を終えるものとする。

次に、前述のＳ３０９にて概略を述べた公開処理について図９を使って以下に詳細に述べることとする。

ステップＳ９０１では、サーバ４００は図１１の承認フロー情報のうち、公開日１１０５が現在の日付以前のもの、完了フラグ１１０９が「１」、公開フラグ１１１０が「０」であるものを条件として、承認フローテーブル１１０１から前記条件式に対応する承認フロー情報を取得する。対応する承認フローが存在しない場合は処理を終了し、取得した承認フロー情報が１件以上ある場合には、ステップＳ９０２に進む。

ステップＳ９０２では、サーバ４００は取得した承認フロー情報の承認フローＩＤ１１０２をキーに対応する、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち、公開フラグ１１１０を「１」に更新し、公開先フォルダパス１１０４に記載されているサーバ４００のフォルダパスに文書ファイルを移動させ、公開とする。

ステップＳ９０３では、サーバ４００は取得した承認フロー情報の承認フローＩＤ１１０２をキーに検索して、ファイル取得情報テーブル１３０１のうち、公開フラグ１１１０を「１」に変更する。

また、フローチャートでは説明していないが、一定期間削除されていないファイルの一覧を、メールにてユーザ及びユーザの上司に通知するような構成にしても良い。

さらに、上記図３から図９に示した各フローチャートにおける処理は、クライアント側である申請者端末２００や承認者端末３００の処理ではいくつかの判断手段などの機能を含めた形で説明した。しかし、単純にブラウザアプリケーションでのＨＴＭＬファイルの表示を行い、クライアントからはイベントをサーバ４００に送信することでサーバ側はＣＧＩを用いて各ステップを実現する処理を行うなどの変形でも実現できる。

尚、本実施形態では、上述の図１０〜図１３の各種テーブルはサーバ４００の外部メモリ２１１に記憶されているが、これ以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブル（例えば、図１４の参照画面を生成するためのテーブル等）やデータが外部メモリ２１１あるいはデータベース４０１に記憶されている。

尚、これらの図１０〜図１３の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

本発明の実施形態の文書管理システム構成を示す図である。 本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。 本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。 本発明の実施形態のファイル情報入力・ワークフロー開始処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の公開ファイル削除処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の承認フロー受信・ファイル参照・取得処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の承認・ファイル削除処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の更新処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の公開処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の承認ルートテーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態のワークフローテーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態のワークフローステップテーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態のファイル取得情報テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の仕掛中承認文書の保存画面の一例を示す図である。

符号の説明

１００ ネットワーク（LAN）
２００ 申請者端末
３００ 承認者端末
４００ 文書管理サーバ
４０１ データベース

Claims (8)

1. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
   前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
   前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
   前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
   前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ワークフロー情報の承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置の所定の格納先に一時的に記憶させる一時保存方法と、任意の格納先を特定して当該文書ファイルを記憶させる特定保存方法とを含む複数種類の保存方法から、１つの保存方法の選択を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で任意の格納先に格納される特定保存方法の選択を受け付けた前記文書ファイルに対して、前記文書ファイルの削除を行うか否かの選択をユーザに行わせるための選択画面を表示する選択画面表示手段とを備え、
   前記選択画面表示手段により表示された選択画面を介して前記文書ファイルの削除を行わないことが選択された場合には、前記削除手段は、前記指示手段で前記指示がなされた際に、前記文書ファイルの削除を行わないことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記ワークフローサーバから取得される前記ワークフロー情報が公開されているか否かを示す情報に従って、前記ワークフロー情報が公開されているか否か判断する判断手段とを更に備え、
   前記削除手段は、前記判断手段によって前記文書ファイルが公開されていることが判断された場合に、前記保存手段で当該文書管理装置に特定保存方法によって記憶されている前記文書ファイルを自動的に削除することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置を制御する制御方法であって、
   前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
   前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
   前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
   前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存工程で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
5. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置で実行されるプログラムであって、
   前記文書管理装置を、
   前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
   前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
   前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
   前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。
6. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムにおいて、
   前記サーバは、
   前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
   前記文書管理装置は、
   前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
   前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
   前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
   前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
7. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムを制御する制御方法であって、
   前記サーバにおいて、
   前記サーバの送信手段が、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信工程を備え、
   前記文書管理装置において、
   前記文書管理装置の表示手段が、前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示工程と、
   前記文書管理装置の保存手段が、前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存工程と、
   前記文書管理装置の指示手段が、前記保存工程で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示工程と、
   前記文書管理装置の削除手段が、前記指示工程で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除工程と
   を有することを特徴とする文書管理システムを制御する制御方法。
8. 承認事項を含むワークフロー情報と、該承認事項に付帯する文書ファイルと、該承認事項の承認を行う承認者情報と、該ワークフローの作業工程の順序を示す工程順序情報とを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムで実行されるプログラムであって、
   前記サーバは、
   前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を前記文書管理装置に送信する送信手段を備え、
   前記文書管理装置は、
   前記ワークフローサーバより送信された、前記ワークフロー情報に含まれる承認事項を受信して表示する表示手段と、
   前記承認事項が表示されている本作業工程において、当該承認事項に付帯する文書ファイルを当該文書管理装置に一時的に保存する保存手段と、
   前記保存手段で前記承認事項に付帯する文書ファイルを一時的に保存した後、前記ワークフロー情報の作業工程を次の作業工程に進める指示をする指示手段と、
   前記指示手段で前記指示がなされた後、前記指示を行ったワークフロー情報の承認事項に付帯し、前記保存手段で一時的に保存されている前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させることを特徴とするコンピュータ読み取り実行可能なプログラム。