JP7003515B2

JP7003515B2 - 情報処理システム、情報処理装置および端末装置

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Publication number: JP7003515B2
Application number: JP2017176954A
Authority: JP
Inventors: 崇希土屋
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2017-09-14
Filing date: 2017-09-14
Publication date: 2022-01-20
Anticipated expiration: 2037-09-14
Also published as: JP2019053504A

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理装置および端末装置に関する。

端末に受信された情報を削除する発明として、例えば特許文献１、２に開示された発明がある。特許文献１の発明においては、ワークフローの承認者の承認者端末は、承認時にサーバから取得したファイルについて、承認を行った場合、取得したファイルを削除する。特許文献２の発明においては、近距離無線のネットワークに接続された複数の端末は、データの送信元の端末からデータを取得する。そして、他の端末との接続が切れると、取得したデータを削除する。

特許第５４８０３５０号明細書特開２０１５－４９５７２号公報

クライアントサーバシステムにおいては、端末から情報をアップロードし、サーバに記憶させることがある。アップロードが済んだ情報を端末から消去する場合、例えば、情報の送信を契機に端末から情報を消去してしまうと、サーバで不具合が発生していて記憶されなかった場合には、送信した情報が喪失してしまうこととなる。また、サーバで不具合が発生してなくても、例えば、送信した情報に不備などがあった場合には、送信した情報が喪失してしまう場合がある。

本発明は、情報を喪失させることなく、情報を送信した端末から送信済みの情報を消去することを目的とする。

本発明の請求項１に係る情報処理システムは、端末装置と情報処理装置とを有し、前記情報処理装置は、前記端末装置から送信される情報を取得する取得手段と、前記取得手段が情報を取得したことを契機にして、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を前記端末装置へ送信する第１送信手段と、前記第１通知の送信後に前記情報に対する予め定められた処理が行われた場合、前記制限の解除を指示する第２通知を前記端末装置へ送信する第２送信手段と、を有し、前記端末装置は、前記情報を前記情報処理装置へ送信する第３送信手段と、前記第１通知を取得し、前記第１通知の取得に応じて自装置で保持する前記情報へのアクセスを制限する制限手段と、前記第２通知を取得し、前記第２通知の取得に応じて前記制限を解除する解除手段と、を有する。

本発明の請求項２に係る情報処理システムは、前記第３送信手段が前記情報を送信するプロトコルと、前記第１通知および前記第２通知を送信するプロトコルとが異なる構成を有する。

本発明の請求項３に係る情報処理システムは、前記第１通知および前記第２通知を送信するプロトコルは、テキストメッセージを送信するプロトコルである構成を有する。

本発明の請求項４に係る情報処理システムは、前記取得手段が前記情報を取得するプロトコルと、前記端末装置が前記第１通知および前記第２通知を取得するプロトコルとが異なる構成を有する。

本発明の請求項５に係る情報処理システムにおいては、前記第１通知および前記第２通知を取得するプロトコルは、テキストメッセージを取得するプロトコルである。

本発明の請求項６に係る情報処理システムにおいては、前記制限は、前記情報の消去の制限である。

本発明の請求項７に係る情報処理システムにおいては、前記端末装置は、前記解除手段により前記制限が解除された情報を消去する構成である。

本発明の請求項８に係る情報処理システムにおいては、前記端末装置は、撮像素子で得られた画像を表す画像ファイルを生成する撮像手段を有し、前記情報は、前記画像ファイルである。

本発明の請求項９に係る情報処理システムにおいては、前記予め定められた処理は、前記画像ファイルの内容を確認する処理である。

本発明の請求項１０に係る情報処理システムにおいては、前記取得手段は、前記端末装置から前記情報を用いるサービスの提供の要求をさらに取得し、前記予め定められた処理は、前記要求に対するサービスの提供に要する前記情報の確認処理である。

本発明の請求項１１に係る情報処理システムにおいては、前記第１送信手段は、前記情報が記憶手段に記憶されたことを契機にして前記第１通知を送信する。

本発明の請求項１２に係る情報処理装置は、端末装置から送信される情報を取得する取得手段と、前記取得手段が情報を取得したことを契機にして、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を前記端末装置へ送信する第１送信手段と、前記第１通知の送信後に前記情報に対する予め定められた処理が行われた場合、前記制限の解除を指示する第２通知を前記端末装置へ送信する第２送信手段と、を有する。

本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記取得手段が情報を取得するプロトコルと、前記第１送信手段が前記第１通知を送信するプロトコルおよび前記第２送信手段が前記第２通知を送信するプロトコルとが異なる構成であってもよい。
また、本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記第１送信手段が前記第１通知を送信するプロトコルおよび前記第２送信手段が前記第２通知を送信するプロトコルがテキストメッセージを送信するプロトコルであってもよい。
また、本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記制限は、前記情報の消去の制限である構成であってもよい。
また、本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記情報は画像ファイルであり、前記予め定められた処理は、前記画像ファイルの内容を確認する処理であってもよい。
また、本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記取得手段は、前記端末装置から前記情報を用いるサービスの提供の要求をさらに取得し、前記予め定められた処理は、前記要求に対するサービスの提供に要する前記情報の確認処理である構成であってもよい。
また、本発明の請求項１２に係る情報処理装置においては、前記情報が記憶手段に記憶されたことを契機にして前記第１通知を送信する構成であってもよい。

本発明の請求項１３に係る端末装置は、情報を情報処理装置へ送信する送信手段と、前記情報への応答として前記情報処理装置から送信され、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を取得し、前記第１通知の取得に応じて自装置で保持する前記情報へのアクセスを制限する制限手段と、前記情報に対する予め定められた処理の実行に応じて前記情報処理装置から送信される第２通知を取得し、前記第２通知の取得に応じて前記制限を解除する解除手段とを有する。

本発明の請求項１３に係る端末装置においては、前記送信手段が前記情報を送信するプロトコルと、前記制限手段が前記第１通知を取得するプロトコルおよび前記解除手段が前記第２通知を取得するプロトコルとが異なる構成であってもよい。
また、本発明の請求項１３に係る端末装置においては、前記制限手段が前記第１通知を取得するプロトコルおよび前記解除手段が前記第２通知を取得するプロトコルは、テキストメッセージを取得するプロトコルであってもよい。
また、本発明の請求項１３に係る端末装置においては、前記制限は、前記情報の消去の制限である構成であってもよい。
また、本発明の請求項１３に係る端末装置においては、前記制限が解除された情報を消去する構成であってもよい。
また、本発明の請求項１３に係る端末装置においては、撮像素子で得られた画像を表す画像ファイルを生成する撮像手段を有し、前記情報は、前記画像ファイルである構成であってもよい。

本発明の請求項１に係る情報処理システムによれば、情報を喪失させることなく、情報を送信した端末から送信済みの情報を消去することができる。
本発明の請求項２に係る情報処理システムによれば、情報を送信するプロトコルの通信で不具合が生じても、情報を端末装置から消去できないようにすることができる。
本発明の請求項３に係る情報処理システムによれば、情報が削除されることをユーザが知ることができる。
本発明の請求項４に係る情報処理システムによれば、情報を取得するプロトコルの通信で不具合が生じても、情報を端末装置から消去できないようにすることができる。
本発明の請求項５に係る情報処理システムによれば、情報が削除されることをユーザが知ることができる。
本発明の請求項６に係る情報処理システムによれば、情報に対する予め定められた処理が行われるまでは情報を端末装置から消去できないようにすることができる。
本発明の請求項７に係る情報処理システムによれば、情報に対する予め定められた処理が行われた後で情報を端末装置から消去することができる。
本発明の請求項８に係る情報処理システムによれば、画像ファイルを喪失させることなく、画像ファイルを送信した端末から送信済みの画像ファイルを消去することができる。
本発明の請求項９に係る情報処理システムによれば、確認済みの画像ファイルを端末装置から消去することができる。
本発明の請求項１０に係る情報処理システムによれば、確認済みの情報を端末装置から消去することができる。
本発明の請求項１１に係る情報処理システムによれば、情報処理装置に記憶された情報を端末装置から消去することができる。
本発明の請求項１２に係る情報処理装置によれば、情報を喪失させることなく、情報を送信した端末から送信済みの情報を消去することができる。
本発明の請求項１３に係る端末装置によれば、情報を喪失させることなく、情報を送信した端末から送信済みの情報を消去することができる。

本発明の一実施形態の情報処理システム１に係る装置を示した図。端末装置１０のハードウェア構成を示したブロック図。端末装置１０において実現する機能の構成を示したブロック図。サーバ装置２０のハードウェア構成を示したブロック図。案件データベースＤＢの内容の一例を示した図。サーバ装置２０において実現する機能の構成を示したブロック図。端末装置１０が表示する画面の一例を示した図。サーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャート。サーバ装置２０が送信する電子メールの内容の一例を示した図。端末装置１０が行う処理の流れを示したフローチャート。サーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャート。サーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャート。サーバ装置２０が送信する電子メールの一例を示した図。サーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャート。サーバ装置２０が送信する電子メールの一例を示した図。

［実施形態］
（全体構成）
図１は、本発明の一実施形態の情報処理システム１に係る装置を示した図である。通信回線２は、データ通信が行われる通信回線であり、データ通信を行う複数のコンピュータ装置が接続される。通信回線２には、例えば有線ＬＡＮ（Local Area Network）および無線ＬＡＮが含まれる。

本発明に係る情報処理装置の一例であるサーバ装置２０は、各種申請や決済などを電子化して処理するワークフローシステムの機能を提供する装置である。サーバ装置２０は、通信回線２に接続されており、通信回線２を介してデータ通信を行う。サーバ装置２０は、例えば、企業内における申請や承認などの処理を行う。

本発明に係る端末装置の一例である端末装置１０は、データ通信を行う装置であり、本実施形態においては、スマートフォンである。端末装置１０は、通信回線２に含まれている無線ＬＡＮのアクセスポイントにアクセスして通信回線２に接続し、通信回線２を介してデータ通信を行う。本実施形態においては、複数の端末装置１０が通信回線２に接続可能であるが、図１においては、図面が煩雑になるのを防ぐため、一つの端末装置１０のみを示す。なお、端末装置１０は、スマートフォンに限定されるものではなく、例えば、タブレット端末またはラップトップ型のパーソナルコンピュータ、デスクトップ型のパーソナルコンピュータであってもよい。

（端末装置１０の構成）
図２は、端末装置１０のハードウェア構成の一例を示したブロック図である。タッチパネル１０３は、液晶ディスプレイと、液晶ディスプレイの表示面において指の接触を検出するセンサとを組み合わせた装置である。タッチパネル１０３は、文字やＧＵＩ（Graphical User Interface）などを表示する。また、タッチパネル１０３は、ユーザが指で触れた位置をセンサで検出する。

通信部１０５は、通信回線２を介した通信を行う通信インターフェースとして機能する。また、通信部１０５は、移動体通信網を介して音声通話の通信およびデータ通信を行う通信インターフェースとしても機能する。

音声処理部１０７は、マイクロフォンとスピーカを有している。音声処理部１０７は、端末装置１０で音声通話を行う場合、通話相手の音声に係るデジタル信号が通信部１０５から供給されると、供給されたデジタル信号をアナログ信号に変換する。このアナログ信号は、スピーカへ供給され、スピーカからは、通話相手の音声が放音される。また、音声処理部１０７は、マイクロフォンが音声を収音すると、収音した音声をデジタル信号に変換する。音声処理部１０７は、端末装置１０で音声通話を行う場合、ユーザの音声を変換して得られたデジタル信号を通信部１０５へ供給する。このデジタル信号は、通信部１０５から移動体通信網へ送信され、通話相手の端末装置１０へ送信される。

撮像部１０９は、撮像素子（ＣＭＯＳ又はＣＣＤなど）と、撮像素子に像を結像する光学系を備えている。撮像部１０９は、撮像素子で得られた画像を表す画像ファイルを生成し、生成した画像ファイルを出力する。撮像部１０９は、本発明に係る撮像手段の一例であり、撮像部１０９が生成する画像ファイルは、本発明に係る画像ファイルの一例である。

記憶部１０２は、データを永続的に記憶する不揮発性メモリーを有している。記憶部１０２は、スマートフォンにインストールされる周知のオペレーティングシステムのプログラム、アプリケーションプログラム、各種プログラムが使用するファイル、撮像部１０９が出力した画像ファイルなどを記憶する。

制御部１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やメモリーを備えており、オペレーティングシステムのプログラムやアプリケーションプログラムを実行する。端末装置１０において実現する機能は、記憶部１０２に記憶されているプログラム（ソフトウェア）をＣＰＵ、メモリーなどのハードウェア上に読み込ませることでＣＰＵが演算を行い、各部の制御、メモリーおよび記憶部１０２におけるデータの読み出しおよび／または書き込みの制御を行うことで実現される。

図３は、制御部１０１がプログラムを実行することにより実現する機能の構成を示したブロック図である。
送信部１００１は、ユーザにより指定された情報をサーバ装置２０に送信する。送信部１００１は、本発明に係る送信手段（第３送信手段）の一例である。制限部１００２は、サーバ装置２０から送信される電子メールを取得し、記憶部１０２に記憶されている情報へのアクセスの制限を取得した電子メールに応じて行う。制限部１００２は、本発明に係る制限手段の一例である。解除部１００３は、サーバ装置２０から送信される電子メールを取得し、記憶部１０２に記憶されている情報へのアクセスの制限の解除または記憶部１０２に記憶されている情報の消去を取得した電子メールに応じて行う。解除部１００３は、本発明に係る解除手段の一例である。

（サーバ装置２０の構成）
図４は、サーバ装置２０のハードウェア構成の一例を示したブロック図である。通信部２０５は、通信回線２に接続されており、データ通信を行う通信インターフェースとして機能する。記憶部２０２は、制御部２０１が実行するプログラムや端末装置１０から取得した情報を永続的に記憶する記憶装置（例えばハードディスク装置）を有している。本発明に係る記憶手段の一例である記憶部２０２は、情報処理システム１のユーザに係るユーザ情報を記憶する。例えば、記憶部２０２は、ユーザ情報として、ユーザの氏名、ユーザを識別するユーザＩＤ、ユーザの認証に使用されるパスワード、ユーザの電子メールアドレスなどを対応付けてユーザ毎にユーザデータベースに格納する。

また、記憶部２０２は、案件データベースＤＢを記憶する。図５は、案件データベースＤＢの内容の一例を示した図である。案件データベースＤＢは、ワークフローシステムで行われた申請に関係する情報を格納するデータベースである。案件ＩＤの列は、ワークフローシステムで行われた申請を識別する案件ＩＤを格納する。申請者ＩＤの列は、ワークフローシステムで申請を行ったユーザを識別するユーザＩＤを格納する。端末ＩＤの列は、ワークフローシステムでユーザが申請に用いた端末装置１０を識別する端末ＩＤを格納する。ファイル名の列は、ユーザがワークフローシステムで申請を行ったときにサーバ装置２０へ送信したファイルのファイル名を格納する。ファイルパスの列は、ユーザがワークフローシステムで申請を行ったときに用いたファイルのパスを格納する。ステータスの列は、ワークフローシステムで行われた申請の進捗状況を格納する。次回確認日時の列は、申請の際に用いたファイルの状況の確認を行う日時を格納する。確認状況の列は、申請の際に用いたファイルの状況を格納する。

制御部２０１は、ＣＰＵおよびメモリーを有しており、記憶部２０２に記憶されているプログラムを実行する。サーバ装置２０において実現する機能は、記憶部２０２に記憶されているプログラム（ソフトウェア）をＣＰＵ、メモリーなどのハードウェア上に読み込ませることでＣＰＵが演算を行い、各部の制御、メモリーおよび記憶部２０２におけるデータの読み出しおよび／または書き込みの制御を行うことで実現される。

図６は、制御部２０１がプログラムを実行することにより実現する機能の構成を示したブロック図である。取得部２００１は、端末装置１０から送信された画像ファイルを取得する。取得部２００１は、本発明に係る取得手段の一例である。第１送信部２００２は、取得部２００１が画像ファイルを取得したことを契機にして、画像ファイルへのアクセスの制限を指示する電子メールを端末装置１０へ送信する。第１送信部２００２は、本発明に係る第１送信手段の一例である。第２送信部２００３は、取得部２００１が取得した画像ファイルに対して予め定められた処理が行われた場合、画像ファイルへのアクセスの制限の解除を指示する電子メール、または画像ファイルの消去を指示する電子メールを端末装置１０へ送信する。第２送信部２００３は、本発明に係る第２送信手段の一例である。

（実施形態の動作例）
次に本実施形態の動作例について説明する。なお、以下の説明においては、ワークフローシステムにおいて出張旅費の申請を行う場合を例にして動作例の説明を行う。

端末装置１０のユーザは、出張旅費の申請を行う場合、端末装置１０を操作し、出張で利用した宿泊施設に対して支払った利用料金の領収書を撮像部１０９で撮影する。端末装置１０は、撮影した領収書を表す画像ファイルを記憶する。次にユーザは、端末装置１０を操作してサーバ装置２０へアクセスし、サーバ装置２０へログインする。ユーザがサーバ装置２０により認証されてログインが成功すると、端末装置１０は、サーバ装置２０から提供されるワークフローシステムのメニュー画面を表示する。表示されたメニュー画面を操作し、ユーザが出張旅費の申請を行うためのメニュー画面へアクセスする操作を行うと、端末装置１０とサーバ装置２０が通信を行い、端末装置１０は、出張旅費の申請を行うための画面を表示する。

図７は、出張旅費の申請を行うための画面の一例を示した図である。この画面においては、ログインしたユーザのユーザＩＤが申請者ＩＤの欄に表示され、ログインしたユーザの電子メールアドレスが電子メールアドレスの欄に表示される。ユーザは、端末装置１０を操作し、図７に例示したメニュー画面において、出張で支払った交通費について経路と費用を入力する。また、ユーザは、端末装置１０を操作し、出張で支払った宿泊費について、利用した宿泊施設の利用料金を入力する。また、ユーザは、端末装置１０を操作し、利用した宿泊施設の領収書の画像ファイルのパスを入力する。

ユーザは、出張旅費の申請に必要な事項の入力が終わると、タッチパネル１０３において「申請」の部分をタップする操作を行う。この操作が行われると、端末装置１０は、端末装置１０を識別する端末ＩＤ、メニュー画面に記載された申請者ＩＤ（ユーザＩＤ）、ユーザが入力した情報、入力されたファイルパスで特定されるファイルのコピーを、出張旅費の申請に係る情報としてサーバ装置２０へ送信する。ここで端末装置１０からサーバ装置２０へ情報を送信するプロトコルは、装置間で情報の授受を行うプロトコルである。出張旅費の申請は、本発明に係るサービスの提供の要求の一例である。

サーバ装置２０は、端末装置１０から送信された出張旅費の申請に係る情報を取得し、取得した情報を記憶部２０２に記憶する。図８は、出張旅費の申請に係る情報を取得したこと契機にしてサーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャートである。なお、サーバ装置２０は、出張旅費の申請に係る情報を取得し、取得した情報が記憶部２０２に記憶されたことを契機にして図８の処理を行うようにしてもよい。まず、サーバ装置２０は、案件データベースＤＢに情報を格納する（ステップＳＡ１）。具体的には、サーバ装置２０は、案件データベースＤＢに新たにレコードを生成する。次にサーバ装置２０は、ユーザによる出張旅費の申請を一意に識別する案件ＩＤを生成し、生成した案件ＩＤ、端末装置１０から取得した申請者ＩＤ、端末ＩＤ、ファイルパスを、生成したレコードに格納する。また、サーバ装置２０は、取得した申請者ＩＤに対応付けてユーザデータベースに格納されている電子メールアドレスを、生成したレコードの申請者アドレスの列に格納し、取得したファイルのファイル名をファイル名の列に格納する。また、サーバ装置２０は、生成したレコードのステータスの列に「承認待ち」との情報を格納し、確認状況の列には「アクセス権変更中」との情報を格納する。

サーバ装置２０は、案件データベースＤＢへの情報の格納を終えると、取得したファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権の変更を通知する電子メールを生成する（ステップＳＡ２）。具体的には、サーバ装置２０は、例えば、図９に示した内容の電子メールを生成する。図９に示したように、ここでサーバ装置２０が生成する電子メールにおいては、生成した案件ＩＤ、取得したファイルパス、申請に用いたファイルへのアクセス権を変更する旨などが記載されている。ステップＳＡ２で生成される電子メールは、ファイルパスで特定されるファイルへのアクセスの制限を指示する第１通知の一例である。次にサーバ装置２０は、ステップＳＡ１で案件データベースＤＢに格納した電子メールアドレスを宛先として、生成した電子メールを送信する（ステップＳＡ３）。即ち、サーバ装置２０は、第１通知を電子メールの通信に用いられるプロトコルで送信する。また、本実施形態においては、情報（画像ファイル）の取得を契機に電子メール（第１通知）の送信が行われるということができる。なお、取得した情報（画像ファイル）が記憶部２０２に記憶されたことを契機にして図８の処理が行われる場合、情報（画像ファイル）が記憶されたことを契機に電子メール（第１通知）の送信が行われるということができる。

端末装置１０は、ステップＳＡ３でサーバ装置２０から送信された電子メールを受信する。図１０は、サーバ装置２０から送信された電子メールを受信した端末装置１０が行う処理の流れを示したフローチャートである。なお、本実施形態においては、図１０に示した処理は、記憶部１０２に記憶されたアプリケーションプログラムを予め起動しておくことにより、電子メールの受信に応じて実行される。

まず、端末装置１０は、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＢ１）。次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、サーバ装置２０へ応答すべき内容であるか判断する（ステップＳＢ２）。ここで端末装置１０は、解析した電子メールにおいて、図９に示したようにファイルへのアクセス権を変更する旨が記載されている場合、サーバ装置２０へ応答すべき内容であると判断する（ステップＳＢ２でＹＥＳ）。

次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、本文に記載されたファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権を変更する内容であるか判断する（ステップＳＢ３）。ここで端末装置１０は、受信した電子メールにおいて、図９に示したようにファイルへのアクセス権を変更する旨が記載されている場合、ステップＳＢ３でＹＥＳと判断する。

端末装置１０は、ステップＳＢ３でＹＥＳと判断した場合、受信した電子メールに記載されているファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権を変更する（ステップＳＢ４）。ここで、端末装置１０は、例えば、ファイルパスで特定されるファイルについて、ユーザが表示、変更および削除を行えないようにアクセス権を変更し、ファイルへのアクセスを制限する。端末装置１０は、アクセス権の変更が終了すると、受信した電子メールに記載されていた案件ＩＤを含み、アクセス権を変更したことを通知する内容の電子メールを生成し（ステップＳＢ５）、生成した電子メールをサーバ装置２０へ送信する（ステップＳＢ６）。

サーバ装置２０は、ステップＳＢ６で端末装置１０が送信した電子メールを受信する。図１１は、端末装置１０から送信された電子メールを受信したサーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャートである。まず、サーバ装置２０は、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＣ１）。次にサーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルのアクセス権を変更した旨の内容であるか判断する（ステップＳＣ２）。サーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、アクセス権を変更した旨の内容である場合（ステップＳＣ２でＹＥＳ）、案件データベースＤＢの確認状況の列を更新する（ステップＳＣ３）。具体的には、サーバ装置２０は、受信した電子メールに記載されている案件ＩＤが格納されているレコードを案件データベースＤＢにおいて特定し、特定したレコードの確認状況の列に「アクセス権変更済」との情報を格納する。

サーバ装置２０は、アクセス権が変更されたファイルを記憶している端末装置１０に対し、アクセス権が変更されたファイルの存在の確認を行う。図１２は、サーバ装置２０が、アクセス権が変更されたファイルの存在確認を行うときの処理の流れを示したフローチャートである。図１２に示した処理は、例えば予め定められた周期で行われる。

まず、サーバ装置２０は、案件データベースＤＢを参照し、存在確認を行うファイルが関係する申請の案件ＩＤを取得する（ステップＳＤ１）。ここでサーバ装置２０は、案件データベースＤＢにおいて、確認状況の列に「アクセス権変更済」が格納されているレコードと、確認状況の列に「存在確認済」が格納され、且つ、次回確認日時の列に格納されている日時が、この時点の日時より過去の日時であるレコードを特定する。サーバ装置２０は、特定したレコードに格納されている案件ＩＤを取得する。

次にサーバ装置２０は、取得した案件ＩＤの数が１以上であるか判断する（ステップＳＤ２）。サーバ装置２０は、ステップＳＤ１において取得した案件ＩＤがない場合（ステップＳＤ２でＮＯ）、図１２に示した処理を終了する。サーバ装置２０は、ステップＳＤ１において取得した案件ＩＤの数が１以上である場合、ファイルの存在確認用の電子メールを生成する（ステップＳＤ３）。ここでサーバ装置２０は、ステップＳＤ１で取得した案件ＩＤが格納されているレコードからファイルパスを取得する。そしてサーバ装置２０は、例えば、図１３に示したように、取得した案件ＩＤとファイルパスが記載され、ファイルの存在確認を行う内容の電子メールを生成する。

次にサーバ装置２０は、ステップＳＤ３で生成した電子メールを送信する（ステップＳＤ４）。ここでサーバ装置２０は、ステップＳＤ１で取得した案件ＩＤが格納されているレコードから申請者アドレスを取得し、取得した申請者アドレスを宛先として電子メールを送信する。サーバ装置２０は、電子メールを送信すると、案件データベースＤＢを更新する（ステップＳＤ５）。ここでサーバ装置２０は、電子メールに記載された案件ＩＤが格納されているレコードにおいて、確認状況の列に「存在確認中」との情報を格納する。

次に、図１３に例示した電子メールを受信した端末装置１０の動作例を説明する。端末装置１０は、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＢ１）。次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、サーバ装置２０へ応答すべき内容であるか判断する（ステップＳＢ２）。ここで端末装置１０は、受信した電子メールにおいて、図１３に示したようにファイルの存在確認を行う旨が記載されている場合、サーバ装置２０へ応答すべき内容であると判断する（ステップＳＢ２でＹＥＳ）。

次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、本文に記載されたファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権を変更する内容であるか判断する（ステップＳＢ３）。ここで端末装置１０は、解析した電子メールにおいて、図１３に示したようにファイルの存在確認を行う旨が記載されている場合、ステップＳＢ３でＮＯと判断する。端末装置１０は、ステップＳＢ３でＮＯと判断すると、解析した電子メールの内容がファイルの存在確認を行う内容であるか判断する（ステップＳＢ７）。ここで端末装置１０は、受信した電子メールにおいて、ファイルの存在確認を行う旨が記載されている場合、ステップＳＢ７でＹＥＳと判断する。

端末装置１０は、ステップＳＢ７でＹＥＳと判断した場合、電子メールに記載されたファイルパスで特定されるファイルが記憶部１０２に存在しているか確認する（ステップＳＢ８）。端末装置１０は、ファイルの存在の確認を終えると、受信した電子メールに記載された案件ＩＤと、確認結果を記載した電子メールを生成し（ステップＳＢ９）、生成した電子メールをサーバ装置２０へ送信する（ステップＳＢ６）。

サーバ装置２０は、ファイルの存在確認の結果が記載された電子メールを受信すると、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＣ１）。次にサーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルのアクセス権を変更した旨の内容であるか判断する（ステップＳＣ２）。サーバ装置２０は、受信した電子メールにおいて、ファイルの存在の確認結果が記載されている場合、ステップＳＣ２でＮＯと判断する。

サーバ装置２０は、ステップＳＣ２でＮＯと判断すると、解析した電子メールにおいて、ファイルの存在の確認結果が記載されているか判断する（ステップＳＣ４）。サーバ装置２０は、解析した電子メールにおいて、ファイルの存在の確認結果が記載されている場合（ステップＳＣ４でＹＥＳ）、案件データベースＤＢを更新する（ステップＳＣ５）。ここでサーバ装置２０は、受信した電子メールに記載されている案件ＩＤが格納されているレコードを案件データベースＤＢにおいて特定し、特定したレコードの確認状況の列に、電子メールに記載されたファイルの存在の確認結果を格納する。また、サーバ装置２０は、特定したレコードの次回確認日時の列に、次にファイルの存在の確認を行う日時を格納する。

次に、ユーザが申請した出張旅費の申請が承認されたときの動作例について説明する。図１４は、ユーザの行った申請が承認されたときにサーバ装置２０が行う処理の流れを示したフローチャートである。なお、ユーザが行った申請を承認する処理については、例えば、周知のワークフローシステムの技術が適用される。ユーザが行った申請を承認する処理は、本発明に係る予め定められた処理の一例である。ユーザが行った申請を承認する処理においては、申請を承認する者が端末装置１０から送信された画像ファイルの内容を閲覧して申請を承認する。

サーバ装置２０は、ユーザが行った申請が承認されると、承認された申請に対応する案件ＩＤが格納されたレコードを案件データベースにおいて特定し、特定したレコードの内容を更新する（ステップＳＥ１）。ここでサーバ装置２０は、特定したレコードのステータスの列に「承認済」との情報を格納する。次にサーバ装置２０は、更新したレコードから案件ＩＤ、申請者アドレス、ファイルパスを取得する（ステップＳＥ２）。

次にサーバ装置２０は、取得したファイルパスで特定されるファイルの削除を通知する電子メールを生成する（ステップＳＥ３）。図１５に示したように、ここでサーバ装置２０が生成する電子メールにおいては、案件ＩＤ、ファイルパス、申請に用いたファイルを削除する旨などが記載されている。サーバ装置２０は、ステップＳＥ２で案件データベースＤＢから取得した申請者アドレスを宛先として、生成した電子メールを送信する（ステップＳＥ４）。ステップＳＥ４で送信される電子メールは、本発明に係る第２通知の一例である。即ち、サーバ装置２０は、第２通知を電子メールの通信に用いられるプロトコルで送信する。サーバ装置２０は、電子メールを送信すると、案件データベースＤＢを更新する（ステップＳＥ５）。ここでサーバ装置２０は、電子メールに記載された案件ＩＤが格納されているレコードにおいて、確認状況の列に「削除中」との情報を格納する。

次に、図１５に例示した電子メールを受信した端末装置１０の動作例を説明する。端末装置１０は、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＢ１）。次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、サーバ装置２０へ応答すべき内容であるか判断する（ステップＳＢ２）。ここで端末装置１０は、受信した電子メールの内容が、図１５に示したようにファイルを削除する旨である場合、サーバ装置２０へ応答すべき内容であると判断する（ステップＳＢ２でＹＥＳ）。

次に端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、本文に記載されたファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権を変更する内容であるか判断する（ステップＳＢ３）。ここで端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、図１５に示したようにファイルを削除する旨である場合、ステップＳＢ３でＮＯと判断する。端末装置１０は、ステップＳＢ３でＮＯと判断すると、解析した電子メールの内容がファイルの存在確認を行う内容であるか判断する（ステップＳＢ７）。ここで端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、図１５に示したようにファイルを削除する旨である場合、ステップＳＢ７でＮＯと判断する。端末装置１０は、ステップＳＢ７でＮＯと判断すると、解析した電子メールの内容がファイルを削除する旨の内容であるか判断する（ステップＳＢ１０）、ここで端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、ファイルを削除する旨ではない場合（ステップＳＢ１０でＮＯ）、図１０の処理を終了する。端末装置１０は、解析した電子メールの内容が、ファイルを削除する旨である場合（ステップＳＢ１０でＹＥＳ）、電子メールに記載されているファイルパスで特定されるファイルを消去する（ステップＳＢ１１）。端末装置１０は、ファイルの消去を終えると、受信した電子メールに記載された案件ＩＤと、ファイルを削除した旨を記載した電子メールを生成し（ステップＳＢ１２）、生成した電子メールをサーバ装置２０へ送信する（ステップＳＢ６）。

サーバ装置２０は、ファイルを消去した旨が記載された電子メールを受信すると、受信した電子メールの内容を解析する（ステップＳＣ１）。次にサーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルのアクセス権を変更した旨の内容であるか判断する（ステップＳＣ２）。サーバ装置２０は、受信した電子メールの内容が、ファイルを消去した旨の内容である場合、ステップＳＣ２でＮＯと判断する。サーバ装置２０は、ステップＳＣ２でＮＯと判断すると、解析した電子メールにおいて、ファイルの存在の確認結果が記載されているか判断する（ステップＳＣ４）。サーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルを消去した旨の内容である場合、ステップＳＣ４でＮＯと判断する。サーバ装置２０は、ステップＳＣ４でＮＯと判断すると、解析した電子メールの内容が、ファイルを消去した旨の内容であるか判断する（ステップＳＣ６）。サーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルを消去した旨の内容ではない場合（ステップＳＣ６でＮＯ）、図１１に示した処理を終了する。サーバ装置２０は、解析した電子メールの内容が、ファイルを消去した旨の内容である場合（ステップＳＣ６でＹＥＳ）、案件データベースＤＢの確認状況の列を更新する（ステップＳＣ７）。ここでサーバ装置２０は、受信した電子メールに記載されている案件ＩＤが格納されているレコードを案件データベースＤＢにおいて特定し、特定したレコードの確認状況の列に、ファイルが削除済みであることを示す情報を格納する。

ユーザは、出張旅費の申請をするために領収書を撮影し、領収書の画像ファイルをサーバ装置２０へ送信する。本実施形態の構成を備えていない場合、ユーザは、領収書の画像ファイルの送信が完了すると、サーバ装置２０に記憶されたと考え、送信した画像ファイルを端末装置１０から消去してしまう場合がある。また、画像ファイルの送信が完了したことにより、領収書自体を破棄してしまう場合がある。ユーザが領収書の画像ファイルを端末装置１０から消去した後に出張旅費の申請が却下されると、サーバ装置２０に記憶された画像ファイルも消去されてしまう場合がある。このような場合、領収書の画像ファイルは、端末装置１０とサーバ装置２０の両方に残らず、消失してしまうこととなる。また、領収書を破棄してしまった場合には、画像ファイルが消去され、領収書も破棄されているため、再度の申請が行えなくなってしまう。

本実施形態によれば、端末装置１０から送信された領収書を示す画像ファイルは、サーバ装置２０に記憶される。サーバ装置２０に送信した後、申請が承認されるまでは、申請に用いた画像ファイルへのアクセスが制限されるため、申請に用いた画像ファイルがユーザの操作によって消去されることがない。また、申請が承認されると、申請に用いた画像ファイルが端末装置１０から消去されるが、申請に用いた画像ファイルはサーバ装置２０に残る。申請に用いた画像ファイルがサーバ装置２０に残るため、領収書を破棄することが可能となる。

［変形例］
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限定されることなく、他の様々な形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形して本発明を実施してもよい。なお、上述した実施形態および以下の変形例は、各々を組み合わせてもよい。

上述した実施形態においては、端末装置１０は、サーバ装置２０へ送信したファイルのアクセス権をステップＳＢ４で変更する際に、ユーザが表示、変更および削除を行えないようにアクセス権を変更しているが、コピーおよび表示が可能で変更および削除を行えないようにアクセス権を変更してもよい。また、サーバ装置２０は、ファイルのアクセス権を変更する際に、コピー、表示および変更が可能で削除を行えないようにアクセス権を変更してもよい。

本発明においては、端末装置１０から送信されてサーバ装置２０に記憶された後、端末装置１０から消去されるファイルは、上述した領収書の画像ファイルに限定されるものではない。例えば、端末装置１０は、撮影して生成した動画ファイルを動画ファイルのファイルパスと共にサーバ装置２０へアップロードし、サーバ装置２０は、アップロードされた動画ファイルとファイルパスを記憶する。アップロードの際には、ファイル転送のプロトコルが用いられる。サーバ装置２０は、アップロードされた動画ファイルとファイルパスを記憶すると、アップロードされたファイルパスが記載され、アップロードされた動画ファイルへのアクセス権の変更を指示する電子メールを端末装置１０へ送信する。端末装置１０は、アクセス権の変更を指示する電子メールを受信すると、電子メールに記載されたファイルパスで特定されるファイルへのアクセス権を変更する。

サーバ装置２０は、アップロードされた動画ファイルを確認する処理が管理者により行われると、アップロードされたファイルパスが記載され、アップロードされた動画ファイルの消去を指示する電子メールを端末装置１０へ送信する。アップロードされた動画ファイルを確認する処理も、本発明に係る予め定められた処理の一例である。この確認処理は、例えば、ファイルの内容に問題があるか否かの確認である。なお、ファイルを確認する処理は、管理者が行うのではなく、サーバ装置２０が行ってもよい。サーバ装置２０が確認を行う場合、ファイルの内容を解析し、解析した内容が予め定められた基準に合致していれば問題なしとする。また、本発明においては、アップロードされた動画ファイルの確認は、ファイルを承認する意味も含む。端末装置１０は、アップロードされた動画ファイルの消去を指示する電子メールを受信すると、電子メールに記載されたファイルパスで特定されるファイルを消去する。
なお、サーバ装置２０は、ＳＮＳ（Social Networking Service）のサービスを提供し、端末装置１０からアップロードされる画像ファイルは、ＳＮＳでユーザが端末装置１０からアップロードする画像ファイルであってもよい。この構成の場合、サーバ装置２０においては、アップロードされた画像ファイルが人物の写真の場合、不適切な情報が含まれているか否かや、公表すべきない情報が含まれているか否かなどが確認される。この確認の結果、例えば、問題がない写真などは、ＳＮＳ上で公開されるが、問題がある写真などはＳＮＳ上で公開されない。なお、この構成においても、確認を管理者が判断してもよいし、画像解析技術で判断してもよい。

なお、端末装置１０は、動画ファイルに替えて、録音して生成された音声ファイルまたは撮像部１０９が生成した静止画像のファイルをアップロードしてもよい。静止画像の内容は特定の被写体に限定されるものではなく、風景、人物、建築物などであってもよい。動画ファイルおよび音声ファイルも、本発明に係る情報の一例である。また、アップロードされた動画ファイルの消去を指示する電子メールは、アップロードされた動画ファイルが記憶されたことを契機にして端末装置１０へ送信してもよい。

また、端末装置１０は、サーバ装置２０から送信された電子メールの内容に応じて、自動的にファイルのアクセス権の変更やファイルの消去を行っているが、自動的にファイルのアクセス権の変更やファイルの消去を行わない構成としてもよい。
例えば、サーバ装置２０は、ファイルのアクセス権の変更を指示する内容の電子メールに替えて、サーバ装置２０に送信したファイルの消去を行わないように指示するメッセージが記載された電子メールを送信する。この電子メールを受信した端末装置１０のユーザは、サーバ装置２０へ送信したファイルを消去しないように端末装置１０を操作する。また、サーバ装置２０は、ファイルの消去を指示する内容の電子メールに替えて、サーバ装置２０に送信したファイルを消去しても問題ないことを通知する電子メールを送信する。この電子メールを受信した端末装置１０のユーザは、端末装置１０に記憶されているファイルが必要でない場合には、端末装置１０を操作してファイルを消去する。
上述した変形例の構成は、例えば、「端末から送信される情報を取得する取得手段と、前記取得手段が情報を取得したことを契機にして、前記情報の確保を促す第１メッセージを送信し、前記第１メッセージの送信後に前記情報に対する予め定められた処理が行われると、前記情報の消去を許可する第２メッセージを送信するメッセージ送信手段とを有する情報処理装置と、前記情報を前記情報処理装置へ送信する情報送信手段と、前記第１メッセージを取得すると、前記第１メッセージの取得に応じて前記情報の確保をユーザに通知し、前記第２メッセージを取得すると、前記第２メッセージの取得に応じて前記情報の消去の許可をユーザに通知する通知手段とを有する端末装置とを備える情報処理システム」といえる。

上述した実施形態においては、出張旅費の申請の際に領収書の画像ファイルをサーバ装置２０へ送る場合の構成を説明したが、本発明の構成は、出張旅費の申請処理に限定されるものではない。
例えば、病院で渡された処方箋を端末装置１０で撮影し、処方箋の画像ファイルを薬局へ送信し、薬局は、送信された画像ファイルが表す処方箋の薬を準備し、患者が薬局に来店したときに準備した薬を渡すサービスを想定する。このサービスにおいては、サーバ装置２０は、処方箋の画像ファイルを受信し、受信した画像ファイルを記憶すると、画像ファイルのアクセス権を変更する旨の電子メールを端末装置１０へ送信する。この電子メールを受信した端末装置１０は、受信した電子メールに応じて処方箋の画像ファイルへのアクセス権を変更する。サーバ装置２０においては、医師の情報、保険者番号、患者の氏名、処方の内容等が、画像ファイルの画像に写されているかの確認が薬局の職員によって行われる。なお、この確認は、サーバ装置２０が画像ファイルの画像を解析し、文字認識を行うことによって確認してもよい。この確認処理は、本発明に係る予め定められた処理の一例である。画像ファイルが表す処方箋を確認する処理は、本発明に係る予め定められた処理の一例である。サーバ装置２０は、この確認が終了すると、処方箋の画像ファイルを削除する旨の電子メールを端末装置１０へ送信する。この電子メールを受信した端末装置１０は、受信した電子メールに応じて処方箋の画像ファイルを消去する。

上述した実施形態においては、サーバ装置２０は、本発明に係る第１通知および第２通知を電子メールで送信しているが、電子メールに替えてテキストメッセージを送るメッセージサービスで送信してもよい。

１…情報処理システム、１０…端末装置、２０…サーバ装置、１０１…制御部、１０２…記憶部、１０３…タッチパネル、１０５…通信部、１０７…音声処理部、１０９…撮像部、２０１…制御部、２０２…記憶部、２０５…通信部、１００１…送信部、１００２…制限部、１００３…解除部、２００１…取得部、２００２…第１送信部、２００３…第２送信部。

Claims

端末装置と情報処理装置とを有し、
前記情報処理装置は、
前記端末装置から送信される情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が情報を取得したことを契機にして、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を前記端末装置へ送信する第１送信手段と、
前記第１通知の送信後に前記情報に対する予め定められた処理が行われた場合、前記制限の解除を指示する第２通知を前記端末装置へ送信する第２送信手段と、を有し、
前記端末装置は、
前記情報を前記情報処理装置へ送信する第３送信手段と、
前記第１通知を取得し、前記第１通知の取得に応じて自装置で保持する前記情報へのアクセスを制限する制限手段と、
前記第２通知を取得し、前記第２通知の取得に応じて前記制限を解除する解除手段と、を有する
情報処理システム。
前記第３送信手段が前記情報を送信するプロトコルと、前記第１通知および前記第２通知を送信するプロトコルとが異なる
請求項１に記載の情報処理システム。
前記第１通知および前記第２通知を送信するプロトコルは、テキストメッセージを送信するプロトコルである
請求項２に記載の情報処理システム。
前記取得手段が前記情報を取得するプロトコルと、前記端末装置が前記第１通知および前記第２通知を取得するプロトコルとが異なる
請求項１に記載の情報処理システム。
前記第１通知および前記第２通知を取得するプロトコルは、テキストメッセージを取得するプロトコルである
請求項４に記載の情報処理システム。
前記制限は、前記情報の消去の制限である請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の情報処理システム。
前記端末装置は、前記解除手段により前記制限が解除された情報を消去する請求項１から請求項６のいずれか一項に記載の情報処理システム。
前記端末装置は、
撮像素子で得られた画像を表す画像ファイルを生成する撮像手段を有し、
前記情報は、前記画像ファイルである
請求項１から請求項７のいずれか一項に記載の情報処理システム。
前記予め定められた処理は、前記画像ファイルの内容を確認する処理である
請求項８に記載の情報処理システム。
前記取得手段は、前記端末装置から前記情報を用いるサービスの提供の要求をさらに取得し、
前記予め定められた処理は、前記要求に対するサービスの提供に要する前記情報の確認処理である
請求項１から請求項９のいずれか一項に記載の情報処理システム。
前記第１送信手段は、前記情報が記憶手段に記憶されたことを契機にして前記第１通知を送信する
請求項１から請求項１０のいずれか一項に記載の情報処理システム。
端末装置から送信される情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が情報を取得したことを契機にして、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を前記端末装置へ送信する第１送信手段と、
前記第１通知の送信後に前記情報に対する予め定められた処理が行われた場合、前記制限の解除を指示する第２通知を前記端末装置へ送信する第２送信手段と、
を有する情報処理装置。
情報を情報処理装置へ送信する送信手段と、
前記情報への応答として前記情報処理装置から送信され、前記情報へのアクセスの制限を指示する第１通知を取得し、前記第１通知の取得に応じて自装置で保持する前記情報へのアクセスを制限する制限手段と、
前記情報に対する予め定められた処理の実行に応じて前記情報処理装置から送信される第２通知を取得し、前記第２通知の取得に応じて前記制限を解除する解除手段と
を有する端末装置。