JP2009211565A - 電子メール処理装置、処理方法、プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】メール本文に簡単に記述されたメタ情報に基づいて用語のぶれや表記ゆれ等を自動的に修正できるようにする。
【解決手段】ユーザから受信したメール本文からメタ情報を抽出し、抽出されたメタ情報に含まれる用語の定義が用語定義登録部１０４に登録されているかを検索し、登録されていれば本文中のその用語をその定義で修正し、登録されていなければ本文中のその用語をメタ情報に含まれる定義で修正する。また定義されていない用語と定義を新規に登録する。上記抽出されたメタ情報に含まれる用語の修正ルールが修正ルール登録部１０５に登録されているか否かを検索し、登録されていれば本文中のその用語をその修正ルールで修正し、登録されていなければ本文中のその用語をメタ情報に含まれる修正ルールで修正する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ユーザが発信した電子メールを処理するサーバ等の電子メール処理装置、処理方法、プログラム及び記録媒体に関し、特にメール本文のメタ情報、表記ゆれ修正を扱うものである。

携帯電話、パソコン、その他の通信端末を用いて電子メール（以下、単にメールと言うことがある）によるコミュニケーションが広く普及している。電子メールシステムにおいては、ユーザから発信されたメールは、一旦サーバで中継処理されて宛先に送信するようにしている。

従来の電子メールは、一度発信されてから時間が経ち内容が古くなった場合は、訂正等を行うためにコストがかかるという問題があった。また、電子メール上の誤りに気付かなかったり、放置されてしまい、情報が誤ったまま伝わるという問題があった。また、電子メール上の用語定義にまとまった決まりがなく、各個人がメールを解釈して整理するため、メーリングリストのメンバー間で情報を共有するのが難しく、また、メールの内容を整理するのにも手間がかかるという問題があった。

また、メールのやり取りで発生した用語定義や決定事項は、メールを受信した各個人が管理する必要があった。決定事項を共有するために別文書を作成するという方法があるが、別文書を作るのはメールとは別のインタフェースを使う必要があり、新規作成の方法や管理方法などを考える必要があるなど手間がかかる。メールでのやり取りで発生する表記ゆれに関しては、メールを返信する際に指摘して、その後の決まりを相手に学習してもらう必要があった。その場合、指摘した結果が忘れられ、再度指摘する必要が生じることもあった。そこで、特許文献１では、電子メールコンテンツ内にメタ情報を埋め込んでおり、特許文献２の発明では、表記ゆれ修正ルールを基に、表記ゆれの修正を行っている。また、特許文献３では、メール本文を解析し、メタ情報を収集して、保持する技術が記載されている。さらに、特許文献４では、付加ルールに従って、データに付加する技術が記載されている。
特開２００１−２８５８０６号公報 特開２００２−２８８１７５号公報 特開２００３−２４８６９３号公報 特開２００４−３６２２４１号公報

しかしながら、上記に記載した従来の発明においては、電子メールのメタ情報、表記ゆれ修正に関する記載があるが、いずれも単独の発明であり、メール修正に関する要素（表記ゆれ、用語定義など）を、全て簡単な表記方法によって定義し、自動的に埋め込む発明はない。

本発明は上記の問題を解決するもので、メール本文に簡単な方法で記述されたメタ情報に基づいて用語の説明付加や表記ゆれ等を自動的に修正できるようにすることを目的とする。

上記問題を解決するため、本発明による電子メール処理装置は、電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出するメタ情報抽出手段と、利用者によって定義される用語を格納する用語定義登録手段と利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する修正ルール登録手段とを有するメタ情報を記憶するメタ情報記憶手段と、メタ情報抽出手段によって抽出したメタ情報をメタ情報記憶手段に登録するメタ情報登録手段と、電子メール中に、メタ情報記憶手段に格納された定義済みの用語を検索する検索手段と、検索手段にて検索された用語に対して、メタ情報記憶手段に格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する修正手段とを有することを特徴とする。

メタ情報抽出手段は、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする。

メタ情報抽出手段は、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする。

また、本発明における電子メール処理方法は、電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出するメタ情報抽出ステップと、利用者によって定義される用語を格納する用語定義登録ステップと利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する修正ルール登録ステップとを有するメタ情報を記憶するメタ情報記憶ステップと、メタ情報抽出ステップによって抽出したメタ情報を前記メタ情報記憶ステップに登録するメタ情報登録ステップと、電子メール中に、メタ情報記憶ステップに格納された定義済みの用語を検索する検索ステップと、検索ステップにて検索された用語に対して、メタ情報記憶ステップにて格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する修正ステップとを有することを特徴とする。

メタ情報抽出ステップは、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする。

メタ情報抽出ステップは、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする。

また、本発明におけるプログラムは、電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出する処理と、利用者によって定義される用語を格納する処理と利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する処理とを有するメタ情報を記憶する処理と、メタ情報を抽出する処理によって抽出したメタ情報を、メタ情報を記憶する処理に登録する処理と、電子メール中に、メタ情報を記憶する処理にて格納された定義済みの用語を検索する処理と、定義済みの用語を検索する処理にて検索された用語に対して、メタ情報を記憶する処理にて格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する処理とをコンピュータに実行させる。

メタ情報を抽出する処理は、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することをコンピュータに実行させる。

メタ情報抽出する処理は、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することをコンピュータに実行させる。

また、本発明における記録媒体は、上記記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

本発明によれば、電子メールの本文内にユーザが簡単な表記方法でメタ情報を直接記載することより、サーバ側でメタ情報を容易に収集することができるので、この収集されたメタ情報を用いて、電子メールを使ったコミュニケーションで発生した用語のぶれや誤字や脱字を自動的に修正することができると共に、自動的に表記ゆれが修正されるため、メールが読みやすくなり、コミュニケーションの質を向上させることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面と共に説明する。図１は本発明の実施の形態による電子メール通信システムの主な構成を示すブロック図である。本システムは、利用者端末U1,U2、メール配送サーバ装置A、メタ情報管理サーバ装置Bにより構成される。サーバ装置A,B及び利用者端末U1,U2は、プログラム制御により動作するコンピュータ（中央処理装置；プロセッサ；データ処理装置）である。サーバ装置A,Bは本発明による電子メール処理装置である。

メール配送サーバ装置Aは、利用者のメールを処理するメール送信制御部１０を備えている。メタ情報管理サーバ装置Bは、ディスク装置等を含み、メタ情報の付加、ゆれの修正等を行うための情報を記憶するメタ情報記憶部２０と、メタ情報記憶部２０の情報に基づいてメタ情報の付加を制御するメタ情報付加ルール制御部３０と、利用者端末U1,U2がメール上からメタ情報を参照するためのメタ情報表示制御部４０を備えている。

メール送信制御部１０は、一般的な電子メールの処理を行うメール処理部１０１、利用者端末U1,U2やメタ情報管理サーバ装置Bとの通信部１０２を持つ。メタ情報記憶部２０は、用語とその定義をユーザごとに登録した用語定義登録部１０４、表記ゆれを修正するためのルールを登録した修正ルール登録部１０５を持つ。メタ情報付加ルール制御部３０は、メール本文に含まれるメタ情報を抽出するメタ情報抽出部１０３、メールにメタ情報を付加するメタ情報付加部１０６、修正ルールに従ってメールを修正する修正部１０７、メタ情報の返信部１０８を持つ。

上記の各部１０１〜１０８についてさらに説明する。メール処理部１０１は、プロトコルSMTPやPOPなどを処理し、メール送信要求受付、メール電文を解釈、およびメールを送信する等の既存のインターネットメールの機能を実現する。通信部１０２は、メール処理部１０１でメール電文を解釈した結果をメタ情報管理サーバ装置Bに送出し、メタ情報付加ルールに従ってメール電文の変更を受け付ける。メタ情報抽出部１０３は、事前に登録された形式に従ってメール電文を解釈し、用語定義や表記ゆれ修正ルールを抽出し、必要に応じて用語や修正ルール登録部１０５のデータを更新する。

用語定義登録部１０４は、利用者が定義した用語が登録されている。ゆれ修正ルール登録部１０５は、表記ゆれ修正ルールが登録されている。メタ情報付加部１０６は、記録された用語情報メタ情報に基づいてメール本文にMIME（Multipurpose Internet Mail Extensions）形式のmultipartを使用して、用語を修飾するHTML表現を生成することにより、元のメール本文を残したまま、新たなViewを付加する書き換えを行うことによりメタ情報を付加する。修正部１０７は、記録された表記ゆれ修正ルールに基づいてメール本文の表記ゆれを修正することにより、自動修正を実現する。返信部１０８は、利用者端末からの要求に応じて用語情報等のメタ情報を返信する。

次に、動作について説明する。ここでは、利用者端末U1のユーザ1が自身のメールアドレスを用いて、利用者端末U2のユーザ2へメールを発信する場合について、メタ情報管理サーバBが効率的にメタ情報を収集すること、およびそれを使用してメール本文の用語定義の登録、表記ゆれ定義の登録、表記ゆれの修正等を自動的に行うことについて説明する。

利用者端末U1からメール配送サーバ装置Aに対してメール情報が発信される。利用者端末U1には、広く普及されている電子メールクライアントソフトウェアが配備されており、利用者が入力したメッセージをメール配送サーバ装置Aに伝送する。メール配送サーバ装置Aは、受信したメッセージをメール処理部１０１で処理し、通信部１０２からメタ情報管理サーバ装置Bに渡す。

メタ情報管理サーバ装置Bは、受信したメッセージに基づいて用語定義の登録、表記ゆれ定義の登録および表記ゆれの自動修正を行う。図２は用語定義の登録動作を示すフローチャートである。まず、用語定義の登録について説明する。図２において、メール送信を受け付ける状態（ステップＳ１）でメール配送サーバ装置Aから渡されたメール本文からメタ情報抽出部１０３により用語定義を抽出する（ステップＳ２）。図５（ａ）はメール本文に埋め込まれた用語登録のフォーマットの例を示す。利用者端末U1のユーザU1は、図示のようなメタ情報をメール本文中に直接記載してメールを発信する。この表記方法は簡単に行うことができる。

ここではメール本文中の改行文字列から'：'をキーワードとして、同一のインデントで定義される文を用語定義の内容とする。次に、上記抽出した用語定義が用語定義登録部１０４内の既存の用語定義に登録されているか否かを調べ（ステップＳ３）、登録されていない場合は、宛先とその用語定義とで新規に用語定義を作成し（ステップＳ４）、用語定義登録部１０４に登録すると共に、メール本文をその用語定義を用いて更新する（ステップＳ５）。既存の用語定義に登録されていれば、その用語定義を用いてメール本文を更新する（ステップＳ４）。更新されたメールは、メール配送サーバ装置Aに送信される。

次に、表記ゆれ定義の登録動作を説明する。まず、メール本文から表記ゆれ修正ルールを抽出する。表記ゆれ修正ルールは、図５（ｂ）に一例を示すフォーマットが定められている。利用者端末U1のユーザ1は、メール本文中に図示のようなメタ情報を記載してメールを発信する。表記ゆれ修正ルールは、括弧要素と修正元単語要素、修正元修正後区切り文字列要素、修正後単語要素、説明要素を含む表記方法としている。ここでは、メール本文中の角括弧内に修正前と修正語の単語を記述し、その後スペースを挟んで角括弧が閉じるまでを説明内容とする。修正ルール登録部１０５に既存の表記ゆれ修正ルールがない場合は、自動的に表記ゆれ修正ルールを修正ルール登録部１０５に新規に登録する。

表記ゆれの自動修正動作を図３のフローチャートを用いて説明する。送信受付状態で（ステップＳ１）、メール配送サーバ装置Aが受付け、メタ情報管理サーバ装置Bに送信されたメール情報に含まれるメッセージ本文と宛て先を用語定義登録部１０４に渡す（ステップＳ１２）。メタ情報抽出部１０３は、その情報からメタ情報を抽出する。抽出されたメタ情報を用いて修正ルール登録部１０５を調べる（ステップＳ１３）。修正ルール登録部１０５には、図５（ｂ）に示すような表記ゆれ修正ルールの形式で宛先とルール内容が定義されて登録されている。メール本文に修正候補があるか否かを修正ルール登録部１０５を調べ、あればその表記ゆれ修正ルールを用いて、メール本文を修正する（ステップＳ１４）。修正後のメール、又はステップＳ１３でNoの場合のメールは、メール配送サーバ装置Aに送信される（ステップＳ５）。

図６は、メール本文の表記ゆれを修正部１０７により表記ゆれが修正されるメール電文の例を示し、修正候補となる語句が含まれている例を示す。「開発ツッル」は利用者が定義した表記ゆれ修正候補となっている情報であり、この情報に対して修正情報を付加する。

図７は、用語メタ情報付加部１０６により、メール本文にメタ情報を付加した電文の例を示す。「開発ツッル」という文字列に対して、HTML言語のaタグのhref属性でメタ情報管理サーバ装置Bへのアクセス手段と、title属性で表記ゆれに関する説明が自動的に付加されている。

次に、用語定義等メタ情報の参照動作を説明する。
用語定義等メタ情報の参照は、図２のようにして、メール本文にメタ情報管理サーバB内のルールを適用することによって、メール本文内に注釈を自動的に生成する。図３のようにして、まず、メール送信をユーザから受け付け、宛先と本文をメタ情報管理サーバBに通知する。次に、本文に対してメタ情報管理サーバB内にルールがあるかどうかを判定する。宛先に対して登録されている用語でメール本文を検索し、該当する用語が存在すれば、メール本文に用語へのリンクと説明を付加する。

図８は、メタ情報付加部１０６により、メール本文にメタ情報が付加されたメール電文の例を示す。中に含まれるABCプロトコルは、利用者が定義した用語メタ情報である。この用語に対してメタ情報管理サーバBはメタ情報を付加する。

図９は、メタ情報付加部１０６により、メール本文にメタ情報が付加された電文の例 を示す。ABCプロトコルに対して、HTML言語のaタグのhref属性で用語定義登録部１０４へのアクセス手段とtitle属性で用語に関する説明が自動的に付加されている。利用者はリンクを辿ることにより、該当用語について常に最新の情報を得ることができる。

本実施の形態によれば、次の効果を得ることができる。電子メールの本文内にユーザが簡単な表記方法でメタ情報を直接記載することより、サーバ側でメタ情報を容易に収集することができるので、この収集されたメタ情報を用いて、電子メールを使ったコミュニケーションで発生した用語のぶれや誤字や脱字を自動的に修正することができ、コミュニケーションの質を向上させることができる。メールの本文に付加されたメタ情報はリアルタイムに参照することができ、常に最新の用語定義を登録することができる。メールに含まれる用語に対して自動的にリンクを張ることにより、メールによるコミュニケーション効果を高めることができる。返信時にメール本文に記述でき、別の手段を使う必要がなく登録が容易であるため、メタ情報の収集が促進され、利用者が容易に情報を共有することができる。自動的に表記ゆれが修正されるため、メールが読みやすくなる。

本発明の応用分野として、プロジェクト内の辞書作成といった用途に適用できる。また、メールのアーカイブや要約を作るプログラムといった用途にも適用可能である。

本発明の実施の形態による電子メール通信システムの主な構成を示すブロック図である。 用語定義の登録動作を示すフローチャートである。 表記ゆれの自動修正動作を示すフローチャートである。 表記ゆれ修正ルールの一例を示す構成図である。 メール本文に記述された用語登録のフォーマットの例および表記ゆれ修正ルールのフォーマットを示す構成図である。 表記ゆれが修正されるメール電文の例を示す構成図である。 メール本文にメタ情報を付加した電文の例を示す構成図である。 メール本文にメタ情報が付加されるメール電文の例を示す構成図である。 メール本文にメタ情報が付加された電文の例を示す構成図である。

符号の説明

U1,U2 利用者端末
A メール配送サーバ装置
B メタ情報管理サーバ装置
１０ メール送信制御部
２０ メタ情報記憶部
３０ 情報付加ルール制御部
４０ メタ情報表示制御部
１０４ 用語定義登録部
１０５ 修正ルール登録部
１０３ メタ情報抽出部
１０６ メタ情報付加部
１０７ 修正部
１０８ 返信部

Claims (10)

1. 電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出するメタ情報抽出手段と、
   利用者によって定義される用語を格納する用語定義登録手段と前記利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する修正ルール登録手段とを有するメタ情報を記憶するメタ情報記憶手段と、
   前記メタ情報抽出手段によって抽出したメタ情報を前記メタ情報記憶手段に登録するメタ情報登録手段と、
   電子メール中に、前記メタ情報記憶手段に格納された定義済みの用語を検索する検索手段と、
   前記検索手段にて検索された用語に対して、前記メタ情報記憶手段に格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する修正手段とを有することを特徴とする電子メール処理装置。
2. 前記メタ情報抽出手段は、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする請求項１に記載の電子メール処理装置。
3. 前記メタ情報抽出手段は、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メール処理装置。
4. 電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出するメタ情報抽出ステップと、
   利用者によって定義される用語を格納する用語定義登録ステップと前記利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する修正ルール登録ステップとを有するメタ情報を記憶するメタ情報記憶ステップと、
   前記メタ情報抽出ステップによって抽出したメタ情報を前記メタ情報記憶ステップに登録するメタ情報登録ステップと、
   電子メール中に、前記メタ情報記憶ステップに格納された定義済みの用語を検索する検索ステップと、
   前記検索ステップにて検索された用語に対して、前記メタ情報記憶ステップにて格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する修正ステップとを有することを特徴とする電子メール処理方法。
5. 前記メタ情報抽出ステップは、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする請求項４に記載の電子メール処理方法。
6. 前記メタ情報抽出ステップは、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することを特徴とする請求項４又は５に記載の電子メール処理方法。
7. 電子メールの本文から、利用者によって定義されるメタ情報を抽出する処理と、
   利用者によって定義される用語を格納する処理と前記利用者によって定義される表記ゆれ修正ルールを格納する処理とを有するメタ情報を記憶する処理と、
   前記メタ情報を抽出する処理によって抽出したメタ情報を、前記メタ情報を記憶する処理に登録する処理と、
   電子メール中に、前記メタ情報を記憶する処理にて格納された定義済みの用語を検索する処理と、
   前記定義済みの用語を検索する処理にて検索された用語に対して、前記メタ情報を記憶する処理にて格納されたメタ情報を用いて電子メールを修正する処理とをコンピュータに実行させるプログラム。
8. 前記メタ情報を抽出する処理は、あらかじめ定められたキーワードを基に、メタ情報を判断し、抽出することをコンピュータに実行させる請求項７に記載のプログラム。
9. 前記メタ情報抽出する処理は、あらかじめ定められたレイアウトを基に、メタ情報を判断し、抽出することをコンピュータに実行させる請求項７又は８に記載のプログラム。
10. 請求項７から９のいずれか１項に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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