JP2009193171A - 文書管理装置、方法、プログラム、並びに、文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザに最適な文書グループを容易に検索することができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理装置であって、ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、文書グループの属性を更新する更新手段と、外部から入力されたユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを検索する検索手段とを備える。
【選択図】図５

Description

本発明は、文書グループを検索する文書管理装置、文書管理システムに関する。

現状の文書管理システムにおいては、１つのフォルダやカテゴリなどの文書グループを作成し、その文書グループに複数の文書を保存するということを行う場合が多い。その場合の文書とは、例えば、会議の資料や、報告書である。つまり、文書グループに「会議の資料」、「報告書」などの意味を持たせ、関連のある文書をまとめて登録する。

しかしながら、そのような文書グループの場合には、文書グループ名等の予め定められた属性が登録されているだけであるので、登録された文書に応じて細かい属性の設定を行うことができない。従って、ユーザは、文書グループに登録された文書を考慮して文書グループの検索を効率的に行うことができない。従って、複数の文書グループからユーザに関連のある文書グループを検索することに大きな負荷がかかる。

そこで、上記問題を解決するため、特許文献１においては、予めキーワードの関連性を定義しておき、文書中から出現頻度の高いキーワードを抽出するシステムが記載されている。そのシステムによると、抽出されたキーワードに応じて複数の文書を分類し、分類したフォルダにそのキーワードをインデックスとして設定し、検索に利用することができると記載されている。また、特許文献２においては、フォルダに登録した文書中から出現頻度の高いキーワードを分野キーワードとしてフォルダの属性に設定するシステムが記載されている。そのシステムによると、検索を行う際に検索キーワードの他に分野キーワードを入力することで、フォルダの検索範囲を自動で絞り込むことができると記載されている。

ここで、文書管理システムにおいて文書グループのインデックス情報を設定する目的の１つとして、例えば、「文書グループに保存した文書／情報の再利用」がある。ここで、再利用する対象は、文書グループに文書データを登録したユーザのみでなく、システム利用者全ても該当する。そして、その文書データを含む文書グループは、特に同じ業務に携わり、同じ組織に所属するような登録者と類似したユーザ特性をもつ他のユーザにとって、業務上大きく関連する文書グループということになり、再利用を促進することが望まれる。

特許文献１における分類は、ユーザごとに分類結果が変わるというわけではなく、ユーザが、ユーザ自身に関連する文書を検索する場合には、従来と同様に、検索キーワードを入力して行わなければならない。従って、ユーザは、どのような属性が設定されているかを知っていなければ効率的に検索を行うことができない。また、特許文献２におけるキーワードの例として、例えば「人事」などの分野キーワードが設定されることができる。そして、その分野キーワードは、フォルダに含まれる文書中で出現頻度の高いキーワードから、フォルダの分野キーワードとして追加、更新していくことができると記載されている。しかしながら、他人が作成した文書に含まれるキーワードから分野キーワードを設定した場合に、複数のユーザ間で統一のとれたキーワードが文書に含まれているとは限らない。従って、異なる表記や他のユーザが思いつかないような分野キーワードが設定されるおそれがある。このことから、ユーザが分野キーワードを入力する際にフォルダに対してどのような分野キーワードが設定されているかを分かっていなければ、ユーザが望むフォルダを見つけることができない。
特開２０００−１０９９６号公報（段落０１６２） 特開２００６−７２７０５号公報（段落００１９）

そこで、上記の点に鑑み、本発明は、ユーザに最適な文書グループを容易に検索することができる文書管理装置を提供することを目的とする。

本発明に係る文書管理装置は、予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理装置であって、ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、文書グループの属性を更新する更新手段と、外部から入力されたユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを検索する検索手段とを備える。

本発明によれば、ユーザに最適な文書グループを容易に検索することができる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら詳しく説明する。なお、同一の構造要素には同一の参照番号を付して、説明を省略する。以下、本発明の発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
＜実施例１＞
本発明の第１の実施形態について図１〜図１１を参照しながら説明する。
［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの概念を示す図である。本発明においては、例えば、ユーザに対して文書管理システムの機能を提供するための文書管理アプリケーションを、ウェブサービス（Ｗｅｂアプリケーション）として提供する。本実施形態に係る文書管理システムにユーザＡがブラウザを介してアクセスするとする。クライアントＰＣ１０上には、本実施形態に係る文書管理システムのＷｅｂアプリケーションが提供されている。図１に示すように、本文書管理システムは、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０と、ユーザ管理サービスサーバ３０と、文書管理サービスサーバ４０とを含んでいる。ここで、ユーザ管理サービスサーバ３０は、本システムにアクセスするユーザの情報を管理する。文書管理サービスサーバ４０は、文書や文書グループを保存又は管理する。ここで、本実施形態において、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０とユーザ管理サービスサーバ３０と文書管理サービスサーバ４０とが１つのＰＣとして構成されるようにしても良い。また、クライアントＰＣ１０が、上述の３つのサーバのいずれか若しくは全てのサーバと同じＰＣとして構成されるようにしても良い。また、ユーザＡがブラウザを介してＷｅｂアプリケーションサーバ２０にアクセスする構成としているが、図示されていない専用クライアントアプリケーションをクライアントＰＣ１０に実装し、ユーザＡがそれを操作することでアクセスするようにしても良い。その場合には、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０ではなく、文書管理サービスサーバ４０と専用クライアントアプリケーションとが通信する。
［ハードウェア構成］
図２は、本実施形態における文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成を示す図である。図２に示されるハードウェア構成は、一般的な情報処理装置のハードウェア構成に相当している。図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、又は、ハードディスク等の外部メモリ１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここで、ＯＳとはコンピュータ上で稼働するオペレーティングシステムの略語であり、以下、オペレーティングシステムのことをＯＳという。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行によって実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や不図示のポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶する例えばハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）である外部メモリ１０９に対するデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６は、ネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
［ソフトウェア構成］
図３は、本実施形態における文書管理システムの一例を示すソフトウェア構成を示す図である。また、図３は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０周辺のソフトウェア構成を示している。メイン制御部２００は、本実施形態における文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対して指示、管理を行う。データ送受信部２０１は、ユーザＡがクライアントＰＣ１０のブラウザを介して指示した命令を受信し、その指示に対するメイン制御部２００の応答をクライアントＰＣ１０に返信する。セッション記憶部２０２は、ユーザＡがクライアントＰＣ１０のブラウザを介して文書管理システムにアクセスすると、同一ユーザからのアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、セッション記憶部２０２は、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめるか（ログアウト）、又は、自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持しておくことができる。ＷｅｂＵＩ生成部２０３は、メイン制御部２００より指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、ＷｅｂＵＩ生成部が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬだけに限定されるものではなく、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ等のスクリプト言語を含んでいても良い。

次に、ユーザ情報操作部３００は、メイン制御部２００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部３０１に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザ及びユーザ特性の抽出、編集などの操作を行う。ここで、ユーザ管理に関して、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知のアクティブ・ディレクトリ、ＬＤＡＰ等とユーザ情報操作部３００が連携することにより、ユーザ情報記憶部３０１においてユーザ特性のみを保存するように構成しても良い。

次に、文書情報操作部４００は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書情報記憶部４０１に保存されている文書の実体及び文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。文書グループ情報操作部４０２は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループの実体及び文書グループ属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。ここで、本実施形態における文書グループとは、文書データを含む以下のようなグループをいう。
（１）少なくとも１つの文書データを含むフォルダ
（２）少なくとも１つのフォルダを含むフォルダ
（３）文書データやフォルダを含むネットワーク全体で共有可能なファイルサーバ
（４）文書管理システムにおけるデータベースやキャビネット
（５）ブログなどで用いられている投稿時に設定するキーワードによって関連付けられるカテゴリ
上記のような文書データを含むグループであればどのような形態であっても良い。文書グループ検索部４０３は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書を検索する方法（検索条件）を決定し、文書情報操作部４００を介して文書情報記憶部４０１より文書の検索結果を取得する。文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書グループ属性とユーザ特性の比較を行う。更に、必要に応じて文書グループ情報操作部４０２を介して文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループの属性の追加・更新・削除を行う。文書グループ分類部４０５は、メイン制御部２００からの指示に従い、文書グループ属性のインデックス情報のインデックス値から文書グループの分類を行い、その結果をメイン制御部２００に返す。本実施形態においては、複数のインデックス情報に付加された重み付けをインデックス値としている。

以下、第１の実施形態における文書管理システムの処理について、図１〜図１１を参照しながら説明する。
［ログイン及びユーザ特性登録処理］
ユーザＡは、クライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、初めてログインした際に、ユーザ特性を入力する。その入力されたユーザ特性は、ユーザ毎に本システムにおいて保存される。図４は、本文書管理システムにおけるログイン及びユーザ特性登録の処理の概要を示す図である。また、図５は、ログイン及びユーザ特性登録処理時の本文書管理システムにおける処理の手順を示すフローチャートである。以下、図４及び図５を参照しながら説明する。まず、ステップＳ１００において、ユーザＡがクライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムのトップページにアクセスする。すると、データ送受信部２０１を介してリクエストを受信したメイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、トップページの生成を行う。続いて、生成されたトップページは、データ送受信部２０１を介してクライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに表示される。次に、ステップＳ１０１において、ステップＳ１００で表示されたトップページにおいてユーザＡがログイン情報を入力する。すると、データ送受信部２０１を介して受信したユーザＡのログイン情報を受信したメイン制御部２００は、ユーザ情報操作部３００に問い合わせ、ユーザ情報記憶部３０１に登録されたユーザか否かを確認する。その結果、ユーザ情報記憶部３０１にユーザＡが存在しない又はパスワードが間違っている場合には、ステップＳ１０２において、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、ログイン失敗を示すエラーページの生成を行う。続いて、エラーページは、データ送受信部２０１を介してクライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに表示される。

次に、ステップＳ１０３において、ステップＳ１０１でユーザ情報記憶部３０１にユーザＡが存在する場合には、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に指示し、セッション情報を生成する。続いて、メイン制御部２００は、ユーザ情報記憶部３０１に問い合わせ、ユーザ情報記憶部３０１にユーザＡのユーザ特性が登録されているか否かを確認する。なお、セッション情報を生成するタイミングについては、特に限定されない。ステップＳ１０３でユーザＡのユーザ特性が登録されていない場合には、ステップＳ１０４において、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、ユーザ特性入力ページの生成を行う。続いて、ユーザ特性入力ページは、データ送受信部２０１を介して、クライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに表示される。次に、ステップＳ１０５において、ステップＳ１０４で表示されたユーザ特性入力ページでユーザＡがユーザ特性を入力すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してユーザＡのユーザ特性を受信する。続いて、メイン制御部２００は、ユーザ情報操作部３００に指示し、ユーザ情報記憶部３０１にユーザＡのユーザ特性として登録する。その場合に、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に対しても、生成済みのセッション情報とともにユーザ特性を保持することを指示する。その結果、毎回、ユーザＡのユーザ特性情報をユーザ情報記憶部３０１から取得しなくても良いので、処理速度を向上させることができる。

ここで、ユーザ特性テーブルについて説明する。図６は、ユーザ情報記憶部３０１に保存されているユーザ特性テーブルの一例を示す図である。図６に示すように、ユーザ特性としては、所属部署、役職、課内担当、プロジェクト、プロジェクト内での業務等があり、後述する文書グループの属性付けや文書グループの自動収集処理において利用される。なお、ユーザ特性として、図６に示す以外の情報が含まれていても良い。更に、ユーザ特性の項目として複数の値が含まれていても良い。例えば、複数のプロジェクトに関わるユーザの場合には、複数選択できるほうが望ましい。また、ユーザ特性入力ページでは、ユーザ特性の項目をユーザが自由に入力できるより、選択できる形式であることが望ましい。その場合に、本文書管理システムを導入するユーザ環境に応じて、導入先の管理者などが事前に適切な選択項目を設定しておくようにする。

再び、図５を参照する。ステップＳ１０６において、ユーザＡのユーザ特性に応じた文書グループ自動収集処理が実行される。ステップＳ１０６の処理については後述する。次に、ステップＳ１０７において、ステップＳ１０６でユーザＡのユーザ特性に応じて収集され分類された表示内容と合わせて、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３にユーザＡのページを生成するよう指示する。続いて、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介してクライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信し、その後、クライアントＰＣ１０のブラウザにユーザＡのページが表示される。なお、文書グループ自動収集処理の説明において詳細に説明するが、図１１は、ユーザＡのページの一例を示しており、ユーザ特性に応じて、収集され分類された文書グループが、識別可能なように表示されている。
［文書グループへの文書登録処理］
あるユーザが、クライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、文書と文書グループを指定して本システムに登録する。図７は、本文書管理システムにおける文書グループへの文書登録処理の概要を示す図である。また、図８は、文書処理時の本文書管理システムにおける文書グループへの文書登録の処理の手順を示すフローチャートである。以下、図７及び図８を参照しながら詳細に説明する。ステップＳ２００において、対象の文書グループ（文書グループ名を文書グループ１とする）への文書登録が実行されると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書（文書名を「Ｄｏｃ１」とする）を受信する。続いて、メイン制御部２００は、文書を一旦、セッション情報と関連付けてセッション記憶部２０２に保存する。次に、ステップＳ２０１において、ステップＳ２００でセッション記憶部２０２に保存された文書Ｄｏｃ１を文書情報記憶部４０１に保存する。次に、ステップＳ２０２において、メイン制御部２００は、ステップＳ２００でセッション記憶部２０２に保持されているユーザのユーザ特性を取得する。なお、メイン制御部２００は、ユーザ情報操作部３００に指示し、ユーザ情報記憶部３０１からユーザのユーザ特性を取得しても良い。

次に、ステップＳ２０３において、ステップＳ２０２で抽出されたユーザ特性の項目値と文書Ｄｏｃ１を登録した文書グループの属性５００のインデックス情報５０１のインデックスとが、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４により比較される。次に、ステップＳ２０４において、ステップＳ２０３の結果、文書グループ属性のインデックスとユーザ特性の項目値とが一致するか否かが判断される。ここで、一致しないと判断された場合には、ステップＳ２０６において、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報操作部４０２に指示し、次を行う。文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループ１のインデックス情報５０１のインデックスにユーザ特性の項目値を追加する。例えば、文書グループ１のインデックス情報５０１のカテゴリ「所属部署」にインデックス「設計１」とインデックス値「１」を追加する。本実施形態においては、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４において比較した結果を、項目毎に、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループのインデックス情報５０１のインデックスに追加するようにしている。しかしながら、全項目を比較した結果をまとめて反映するようにしても良い。

一方、ステップＳ２０３で文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４が文書グループ１のインデックス情報５０１のインデックスとユーザ特性の項目値とが一致すると判断された場合には、ステップＳ２０５に進む。例えば、ユーザが一度、文書グループに文書を登録した後、ユーザが文書グループに含まれる文書を更新する場合が含まれる。ステップＳ２０５においては、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報操作部４０２に指示し、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループ１のインデックスのインデックス値を更新する。例えば、文書グループ１のインデックス情報５０１のカテゴリ「所属部署」のインデックス「設計１」のインデックス値を更新する。本実施形態においては、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４が比較した結果によって、項目毎に、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループ属性のインデックスを追加するようにしている。しかしながら、全項目を比較した結果をまとめて反映するようにしても良い。次に、ステップＳ２０７において、ユーザ特性の次の項目が存在するか否かを確認する。例えば、ユーザ特性の次の項目として「プロジェクト」が存在するので、ステップＳ２０３に戻る。ステップＳ２０３〜Ｓ２０７までの処理を繰り返し、ユーザ特性の項目の全てについて、文書グループの全インデックスとの比較を終了すると、文書グループへの文書登録処理を終了する。

図７の上段は、文書Ｄｏｃ１を登録した直後の文書グループのインデックス情報５０１のインデックスの追加結果を示している。また、図７の下段は、ユーザが文書Ｄｏｃ２、文書Ｄｏｃ３、文書Ｄｏｃ４を文書グループ１に登録した後の文書グループのインデックス情報５０１のインデックス値の変化結果を示している。インデックス値の変化の結果、文書グループのカテゴリ「所属部署」のインデックス「設計１」やカテゴリ「担当業務」のインデックス「インストーラ」のインデックス値より、カテゴリ「プロジェクト」のインデックス「文書管理」のインデックス値の方が高い。なお、この文書グループのインデックスの追加・更新処理について、上述のフローチャートにおいては、文書登録者のユーザ特性が用いられている。しかしながら、文書登録者のユーザ特性の代わりに、文書の属性や文書中のキーワード、文書グループに対して関連があると設定されたユーザのユーザ特性が用いられても良い。本実施形態においては、例えば、ユーザ特性や文書中のキーワードといったインデックスの更新（追加を含む）の基準となる情報を基準情報という。
［文書グループ自動収集処理］
ユーザＡが、クライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）すると、自動的に文書グループ収集処理が行われ、クライアントＰＣ１０のブラウザ上に取得した文書リストが表示される。以下、ログインし、文書グループを検索するユーザを、特に「着目ユーザ」とする。図９は、本文書管理システムにおける文書自動収集処理の概要を示す図である。また、図１０は、文書グループ自動収集処理時の本文書管理システムにおける処理の手順を示すフローチャートである。以下、図９及び図１０を参照しながら詳細に説明する。なお、図１０に示す文書自動収集処理のフローチャートは、ユーザＡが本文書管理システムにログインし、ユーザＡのユーザ特性を取得した後からの処理を示している。ステップＳ３００において、文書グループ検索部４０３は、メイン制御部２００の指示により、ユーザ特性の各項目値をキーワードとしてＯＲ条件で、文書グループ情報操作部４０２に次のことを指示する。文書グループ検索部４０３は、文書グループ情報記憶部４０６から条件に一致する文書グループを検索する。例えば、ユーザＡの場合、ユーザ特性の所属部署「設計１」、プロジェクト「文書管理」、担当業務「インストーラ」などをキーワードにして検索を行う。次に、ステップＳ３０１において、ステップＳ３００で文書グループ検索部４０３が条件に一致する文書を見つけた場合には、ステップＳ３０２において検索結果の文書グループから分類対象の文書グループとして１つを任意に選択する。

次に、ステップＳ３０３において、ユーザ特性の項目値と一致するインデックス情報５０１のインデックスがある場合にそのインデックスをメモリ領域等に抽出しておく。即ち、ステップＳ３０３〜Ｓ３０４の処理の繰り返しにより、その文書グループにおいて、ユーザ特性の項目値と一致するインデックスを全て抽出する。次に、ステップＳ３０５において、ステップＳ３０４で抽出されたインデックスの中で、最もインデックス値の高いインデックスを代表インデックスとする。例えば、図９において、インデックス「設計１」と「文書管理」と「インストーラ」の３つのうち、インデックス値が最も高い「文書管理」が代表インデックスとなる。ステップＳ３０６において、ステップＳ３０５で抽出された代表インデックスと一致するユーザ特性の項目値に、現在処理の対象としている文書グループを分類する。例えば、図９において、文書グループ１は、ユーザ特性の項目「プロジェクト」の項目値「文書管理」に分類される。そして、ステップＳ３０１において検索された全ての文書グループについてステップＳ３０１〜Ｓ３０６が繰り返される。

次に、ステップＳ３０７において、ユーザ特性の項目値によって分類された文書グループが存在する場合には、ステップＳ３０８において、ステップＳ３０６で文書グループ分類部４０５により分類された文書グループをメイン制御部２００が取得する。そして、メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、ユーザ特性に応じて自動的に収集、分類された文書グループのリストを表示するページを生成する。続いて、生成されたページは、データ送受信部２０１を介してクライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに各ユーザのログイン後のページとして表示される。

図１１の（ａ）は、本文書管理システムにおけるログイン後の文書グループ収集結果を表示するユーザインタフェースの一例を示す図である。ここでは、例えば、ユーザ特性が所属部署「設計１」、プロジェクト「文書管理」、業務担当「インストーラ」であるユーザがログインしている。ユーザ特性の項目選択リスト６００には上記のログインしたユーザのユーザ特性が選択リストとして表示される。文書グループ表示領域６０１においては、ユーザ特性の項目選択リスト６００から選択された項目に応じた文書グループが表示されている。例えば、ユーザ特性の所属部署「設計１」、プロジェクト「文書管理」、業務担当「インストーラ」に関連した文書グループが自動的に収集される。また、「設計１」が選択されている状態では、図１０に示す処理により「設計１」に分類された文書グループが識別できるようにリストとして表示される。即ち、本実施形態においては、例えば、所属部署「設計１」のユーザＡがログインし、図１１において「設計１」を選択すると、「設計１」という特性を持つユーザが文書を登録した文書グループの一覧が表示される。言い換えると、表示されたそれぞれの文書グループに文書を登録したユーザの特性においては、「設計１」という特性が最も多いということである。

また、各文書グループについて、概要や文書グループのインデックス情報のカテゴリとして「設計１」以外にユーザ特性の項目選択リスト６００に含まれる項目が登録されている場合に関連項目が表示される。そして、文書表示領域６０２において、文書グループ表示領域６０１において選択された文書グループに登録されている文書が表示される。例えば、文書グループ表示領域６０１に表示された「文書グループ１」を選択した場合に、文書表示領域６０２に「文書グループ１」に登録された文書「ｄｏｃ１」、「ｄｏｃ２」、「ｄｏｃ３」、「ｄｏｃ４」が表示される。

図１１の（ｂ）は、ユーザ特性が所属部署「設計１」、プロジェクト「文書配信」、業務担当「新ＯＳ対応」であるユーザがログインした例である。本例においては、ユーザは、ユーザ特性の項目選択リスト６００で「設計１」を選択し、かつ、文書グループ表示領域６０１で「文書グループ１」を選択している。「文書グループ１」には、ユーザ特性として所属部署「設計１」を持つユーザが登録した「ｄｏｃ１」と「ｄｏｃ２」が含まれている。また、「設計１」以外のユーザ特性を持つユーザが登録した文書、つまり「設計２」のユーザ特性を持つユーザが登録した文書「ｄｏｃ３」と、「設計３」のユーザ特性を持つユーザが登録した文書「ｄｏｃ４」も含まれている。従って、本実施形態においては、所属部署「設計１」のユーザ特性を持っていないユーザの文書も、「ｄｏｃ１」、「ｄｏｃ２」に関連する文書として簡単に収集することができる。

以上のように、本実施形態において、ユーザがログインし、ユーザ特性の任意の項目を選択すると、その項目に関連性の高い文書フォルダが自動的に検索され、一覧表示される。その結果、ユーザが目的の文書を見つける効率を向上することができる。また、インデックス付け（重み付け）された文書グループとして文書収集することで、ユーザ特性を用いて文書の検索・収集しているにも関わらず、ユーザ自身の特性と直接整合しない文書も文書同士の関連を考慮して検索することができる。なお、図１１の（ａ）及び（ｂ）で示したユーザインタフェースの一例として示したＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬ）に関して、その形態、構成、およびコントロールは限定されたものではない。更に、必要となる機能を実現するためにＨＴＭＬが生成されればどのような形態とされても良い。
＜実施例２＞
本発明に係る第２の実施形態について、図１〜図１０と図１２〜図１５を参照しながら説明する。第２の実施形態は、本システムに登録された文書を閲覧したユーザのユーザ特性を考慮して、閲覧した文書が登録されている文書グループのインデックスを閲覧インデックス値のインデックスとユーザ特性に応じて、表示する文書グループを変更する。
［文書グループのインデックス値の更新処理］
あるユーザが、クライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、特定の文書を閲覧すると、文書管理システムが閲覧した文書を含む文書グループのインデックスを自動的に更新する。図１２は、第２の実施形態における文書管理システムの文書グループのインデックス処理の概要を示す図である。図１２に示すように本実施形態においては、インデックスに「登録インデックス値」と「閲覧インデックス値」との２種類のインデックス値が付与されている。ここで、「登録インデックス値」とは、図９に示す「インデックス値」と同じである。図１３は、第２の実施形態における文書管理システムの文書グループのインデックス更新処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１２及び図１３を参照しながら説明する。

ステップＳ４００において、対象の文書グループ（文書グループ名を文書グループ１とする）に含まれる文書の閲覧を実行すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書（文書名をＤｏｃ１とする）を送信する。続いて、メイン制御部２００は、一旦、セッション記憶部２０２においてユーザ特性をセッション情報と関連付けて保存する。次に、ステップＳ４０１において、メイン制御部２００は、セッション記憶部２０２に保持されているユーザのユーザ特性を取得する。ここで、メイン制御部２００は、ユーザ情報操作部３００に指示し、ユーザ情報記憶部３０１からユーザのユーザ特性を取得しても良い。次に、ステップＳ４０２において、ステップＳ４０１で抽出されたユーザ特性の項目値と閲覧した文書Ｄｏｃ１を含む文書グループ１のインデックスとを比較する。次に、ステップＳ４０３において、ステップＳ４０２で文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４により文書グループのインデックス情報５０１のインデックスとユーザ特性の項目値とが一致しないと判断された場合には、ステップＳ４０５に進む。ステップＳ４０５において、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報操作部４０２に、次のことを指示する。文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループ１のインデックス情報５０１のインデックスにユーザ特性の項目値を追加し、閲覧インデックス値を新たに加える。

また、ステップＳ４０３において、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４により文書グループのインデックス情報５０１のインデックスとユーザ特性の項目値とが一致していると判断された場合には、ステップＳ４０４に進む。ステップＳ４０４において、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４は、文書グループ情報操作部４０２に指示し、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループ１のインデックス情報５０１の閲覧インデックス値を更新する。ここで、文書グループ属性／ユーザ特性比較部４０４で比較した結果を、項目毎に、文書グループ情報記憶部４０６に保存されている文書グループのインデックス情報５０１のインデックスに追加しても良い。また、全項目を比較した結果をまとめて反映するようにしても良い。次に、ステップＳ４０６において、ユーザ特性の次の項目が存在するか否かを確認する。例えば、ユーザ特性の次の項目として「プロジェクト」が存在するのであれば、ステップＳ４０２に戻る。

ユーザ特性の項目全てについて、ステップＳ４０２〜Ｓ４０６までの処理を繰り返すと、文書閲覧による文書グループのインデックス更新処理は終了する。図１２は、ユーザが文書Ｄｏｃ２、Ｄｏｃ３、Ｄｏｃ４を閲覧した後の文書グループのインデックス情報５０１のインデックスの変化結果を示している。その変化の結果、インデックス「設計２」の閲覧インデックス値が、最も高くなっている。

［文書グループの閲覧インデックス値による自動収集処理］
図１４は、第２の実施形態における文書管理システムの文書グループの収集処理の手順を示すフローチャートである。図１５は、第２の実施形態における文書グループ収集結果を表示するインタフェースの一例を示す図である。以下、図１２〜図１５を参照しながら詳細に説明する。まず、ステップＳ５００において、メイン制御部２００は、文書グループ情報操作部４０２に指示し、ユーザ特性の各項目値をキーワードとしてＯＲ条件で、文書グループ情報操作部４０２に次のことを指示する。文書グループ検索部４０３は、文書グループ情報記憶部４０６から条件に一致する文書グループを検索する。

ステップＳ５０１において、ステップＳ５００により文書グループ検索部４０３が条件に一致する文書を見つけた場合に、ステップＳ５０２において検索結果の文書グループから分類処理の対象とする任意の文書グループを１つ選択する。次に、ステップＳ５０３において、ユーザ特性の項目値と一致するインデックスがある場合にそのインデックスをメモリ領域等に抽出しておく。即ち、ステップＳ５０３〜Ｓ５０４の処理の繰り返しにより、その文書グループにおいて、ユーザ特性の項目値と一致するインデックスを全て抽出する。

次にステップＳ５０５において、ステップＳ５０４により抽出されたインデックスの中で、最も閲覧インデックス値の高いインデックスを代表インデックスとする。例えば、図１２において、インデックス「設計２」、「文書管理」、「PrintDriver」、「インストーラ」、「仕様書」の５つのうち閲覧インデックス値が最も高い「設計２」が代表インデックスとなる。ステップＳ５０６において、ステップＳ５０５で抽出された代表インデックスと一致するユーザ特性の項目値に文書グループを分類する。例えば、代表インデックス「設計２」と一致するユーザ特性の項目「所属部署」の項目値「設計２」に分類する。そして、ステップＳ５０１において検索された全ての文書グループについてステップＳ５０１〜Ｓ５０６が繰り返される。

次に、ステップＳ５０７において、ユーザ特性の項目値によって分類された文書グループが存在する場合に、ステップＳ５０８において、ステップＳ５０６で文書グループ分類部４０５により分類された文書グループをメイン制御部２００が取得する。メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、ユーザ特性に応じて自動的に収集され、閲覧インデックスを用いて分類された文書グループのリストを表示するページを生成する。生成されたページは、データ送受信部２０１を介して、クライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに各ユーザのログイン後のページとして表示される。

図１５は、本文書管理システムにおけるログイン後の文書グループ収集結果を表示するユーザインタフェースの一例である。文書グループ表示領域６０１において、ユーザ特性の項目選択リスト６００から選択された項目に応じた文書グループが表示されている。例えば、図１５に示す文書グループ一覧の上部には、ユーザ特性の「設計１」、「文書管理」、「インストーラ」に関連した文書グループが自動的に収集され、図１０に示す処理により「設計１」に分類された文書グループのリストが表示されている。本実施形態においては、別に、文書グループの属性に付加された図１２のインデックス情報５０１の閲覧インデックス値を用いて、「設計１」に分類された文書グループのリストが、図１５の下部に示すように表示される。

以上のように、本実施形態においては、ユーザは、登録者のユーザ特性によってインデックス値が付けられた文書グループの収集だけでなく、閲覧者のユーザ特性を考慮してインデックス値が付けられた文書グループの収集を自動的に行うことができる。本実施形態においては、文書グループの閲覧インデックス値のみを用いて一覧表示を行っている。しかしながら、例えば、図１０の処理において、登録インデックス値を用いてユーザ特性の項目に分類されなかった文書グループを抽出して図１４の処理を行う等、登録インデックス値と閲覧インデックス値とを両方用いるようにしても良い。なお、図１５で示したユーザインタフェースの一例として示したＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬで記述されたＷｅｂユーザインタフェース）について、その形態、構成、及びコントロールは限定されたものではない。必要となる機能を実現するためにＨＴＭＬが生成されるのであればどのような形態であっても良い。
＜実施例３＞
本発明に係る第３の実施形態について、図１〜図１１、図１６を参照しながら説明する。第３の実施形態においては、本システム文書を登録する際に、文書中に含まれるキーワードを考慮して、登録先の文書グループの候補リストを表示する。
［登録先文書グループの候補リストの表示処理］
本実施形態においては、あるユーザが、クライアントＰＣ１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、文書を登録すると、文書管理システムが文書中に含まれるキーワードを考慮して登録先文書グループの候補一覧を表示する。図１６は、第３の実施形態における文書管理システムの文書グループの候補リストの表示処理の概要を示す図である。また、図１７は、第３の実施形態における文書管理システムの文書グループの候補リストの表示処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１６及び図１７を参照しながら詳細に説明する。ステップＳ６００において、文書登録を実行すると、メイン制御部２００は、データ送受信部２０１を介して文書（文書名をＤｏｃ１とする）を受信する。続いて、メイン制御部２００は、一旦、セッション記憶部２０２においてセッション情報と関連付けて保存する。ステップＳ６０１において、メイン制御部２００は、文書情報操作部４００に指示し、登録した文書中のキーワードを抽出する。キーワードの抽出方法については、一般的に知られている公知の方法を用いることができる。次に、ステップＳ６０２において、文書グループ検索部４０３は、メイン制御部２００の指示により、抽出されたキーワードを用いてＯＲ条件で、文書グループ情報操作部４０２に次のことを指示する。文書グループ検索部４０３は、文書グループ情報記憶部４０６から条件に一致する文書グループを検索する。次に、ステップＳ６０３において、ステップＳ６０２で文書グループ検索部４０３が条件に一致する文書を見つけた場合に、ステップＳ６０４に進む。ステップＳ６０４において、文書グループ情報記憶部４０６よりユーザがアクセスできる文書グループのみ抽出する。次に、ステップＳ６０５において、抽出された文書グループのうちインデックス値の高い文書グループを候補リストとして登録する。その場合に、抽出された文書グループをインデックス値の高い順に全て表示しても良いし、閾値を設けて表示する文書グループ候補を制限するようにしても良い。次に、ステップＳ６０６において、文書グループ候補リストが存在する場合に、文書グループ情報操作部４０２により抽出された文書グループ候補リストをメイン制御部２００が受信する。メイン制御部２００は、ＷｅｂＵＩ生成部２０３に指示し、文書登録先の文書グループ候補リストを表示するページを生成する。続いて、生成されたページは、データ送受信部２０１を介して、クライアントＰＣ１０にレスポンスとして返信され、クライアントＰＣ１０のブラウザに表示される。

第３の実施形態により、ユーザは、文書を登録する場合に予め自分で登録先の文書グループを決定することなく、文書管理システムが登録先候補を表示することにより（候補表示）、登録先の文書グループを決定することができる。

図１８は、本発明に係る第４の実施形態を示す図である。本実施形態においては、文書を文書グループに登録することや文書グループの文書を閲覧することの代わりに、文書グループの属性に含められたユーザ属性によって、インデックス値が定められる。例えば、本実施形態は、図１８に示すようなスケジューラとして応用される。本実施形態において、予めスケジュールを管理するＰＣ（サーバ）に会議参加者などの情報がリストとして登録されている場合に、会議の参加者のユーザ特性を会議情報を登録する文書グループの属性に初期値として設定するようにしても良い。具体的には、図１８に示すように、スケジューラに登録する又は登録されている会議情報（ここでは、会議１とする）に対して会議参加者リストを入力し、その会議参加者リストを会議１の文書グループの属性５００の会議参加者属性５０２に登録する。そして、その会議参加者属性５０２に登録された参加者のユーザ特性から情報を抽出し、インデックス情報５０１として会議１の文書グループの属性に登録する。その後、既に説明したように、Ｗｅｂアプリケーションにログインしたユーザのユーザ特性に関連する文書グループを収集し、表示する。

本発明には、プログラム（文書管理プログラム）コードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた場合についても、本発明は適用される。その場合、書き込まれたプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

本発明に係る実施形態における文書管理システムの概念を示す図である。 文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成を示す図である。 文書管理システムの一例を示すソフトウェア構成を示す図である。 ログイン及びユーザ特性登録の処理の概要を示す図である。 ログイン及びユーザ特性登録処理の手順を示すフローチャートである。 ユーザ情報記憶部に保存されているユーザ特性テーブルの一例を示す図である。 文書グループへの文書登録処理の概要を示す図である。 文書グループへの文書登録処理の手順を示すフローチャートである。 本実施形態における文書グループ自動収集処理の概要を示す図である。 文書グループ自動収集処理の手順を示すフローチャートである。 ログイン後の文書グループ自動収集処理の結果を表示するユーザインタフェースの一例を示す図である。 第２の実施形態における文書グループのインデックス処理の概要を示す図である。 第２の実施形態における文書グループのインデックス処理の手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態における文書グループ自動収集処理の手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態における文書グループ自動収集処理の結果を表示するインタフェースの一例を示す図である。 第３の実施形態における文書グループの候補リストの表示処理の概要を示す図である。 第３の実施形態における文書グループの候補リストの表示処理の手順を示すフローチャートである。 本発明に係る第４の実施形態を示す図である。

符号の説明

５００ 文書グループの属性
５０１ インデックス情報
５０２ 会議参加者属性

Claims (12)

1. 予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理装置であって、
   ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、前記文書グループの属性を更新する更新手段と、
   外部から入力されたユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを検索する検索手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ユーザによる文書グループにおける文書の操作は、ユーザによる文書グループに対する文書の登録と、文書グループに含まれる文書の閲覧と、文書グループに含まれる文書の更新との内、いずれかであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記更新手段は、ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、当該ユーザのユーザ情報と当該文書に対して設定されているキーワードとの内、いずれか又は両方に基づいて、前記文書グループの属性を更新することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書グループの属性は、少なくとも１つの項目を有し、更に、それぞれの項目は、重み付けを示すインデックス値を有し、
   前記検索手段により検索された文書グループを、前記項目の内、最も高い重み付けを示すインデックス値を有する項目に分類する分類手段と、
   前記分類手段による分類の項目とともに、分類ごとに文書グループを識別できるように表示する表示手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 前記更新手段は、ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、
   前記ユーザのユーザ情報と前記文書に対して設定されているキーワードとの内、いずれか又は両方に含まれる情報が、前記文書グループの属性の項目として含まれていない場合に、当該情報を前記文書グループの属性の新たな項目として追加し、
   前記ユーザのユーザ情報と前記文書に対して設定されているキーワードとの内、いずれか又は両方に含まれる情報が、前記文書グループの属性の項目として含まれている場合に、当該情報に対応する前記文書グループの属性の項目のインデックス値を更新することを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
6. ユーザにより文書グループに対して文書が登録される際に、前記文書に対して設定されているキーワードを抽出する抽出手段と、
   前記キーワードに対応する属性を有する文書グループを検索し、検索された文書グループを当該文書の登録先候補として表示する候補表示手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理装置における文書管理方法であって、
   前記文書管理装置の更新手段が、ユーザによる文書グループにおける文書の操作がおこなれたことに応じて、前記文書グループの属性を更新する更新工程と、
   前記文書管理装置の検索手段が、外部から入力されたユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを検索する検索工程と
   を備えることを特徴とする文書管理方法。
8. 前記ユーザによる文書グループにおける文書の操作は、ユーザによる文書グループに対する文書の登録と、文書グループに含まれる文書の閲覧と、文書グループに含まれる文書の更新との内、いずれかであることを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
9. 前記更新工程は、ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、当該ユーザのユーザ情報と、当該文書に対して設定されているキーワードとの内、いずれか又は両方に基づいて前記文書グループの属性を更新することを特徴とする請求項７又は８に記載の文書管理方法。
10. 予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索するための文書管理プログラムであって、
    ユーザによる文書グループにおける文書の操作が行われたことに応じて、前記文書グループの属性を更新する更新手段と、
    外部から入力されたユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを検索する検索手段と
    してコンピュータを機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
11. 予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理システムであって、
    前記文書管理システムを利用するユーザのユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを表示する表示手段と、
    前記表示手段により表示された文書グループにおいて、ユーザによる文書の操作が行われたことに応じて、前記文書グループの属性を更新する更新手段と
    を備えることを特徴とする文書管理システム。
12. 予め保存された少なくとも１つの文書グループから、検索条件に対応する属性を有する文書グループを検索する文書管理方法であって、
    前記文書管理システムを利用するユーザのユーザ情報に対応する属性を有する文書グループを表示するための表示工程と、
    前記表示工程において表示された文書グループにおいて、ユーザによる文書の操作が行われたことに応じて、前記文書グループの属性を更新する更新工程と
    を備えることを特徴とする文書管理方法。

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