JP6192339B2 - 文書管理システム、管理装置、文書管理方法およびコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、管理装置、文書管理方法およびコンピュータプログラムに関する。

インターネット技術を利用した文書管理システムが提案されている。この文書管理システムでは、複合機などの画像形成装置がスキャンした文書やクライアントＰＣで作成した文書をクラウド上のストレージサーバに保存して管理する。また、情報共有サイトの一つであるＳＮＳ（ソーシャルネットワーキングサービス）を使用して、画像形成装置がスキャンした文書やクライアントＰＣで作成した文書をプロジェクト内、グループ内で共有して管理するということも行われている。

文書管理システムとＳＮＳとを連携させ、文書管理システムに保管した文書をＳＮＳで共有することも行われている。ＳＮＳとは、企業が社内コミュニケーションの促進のために使用する社内ＳＮＳ（例えば、Ｃｈａｔｔｅｒ（登録商標））や社内外問わず情報共有するために使用する一般のＳＮＳ（例えば、Ｆａｃｅｂｏｏｋ（登録商標））を指す。

ＳＮＳを利用することにより、あるユーザが投稿した文書に対して、別のユーザがコメントを送信することが可能である。例えば、あるユーザが、見積書をスキャンしてＳＮＳに投稿して共有した場合、その投稿に対する別のユーザからのコメントとして、参考となる別の見積書をスキャンしてＳＮＳにコメントテキストとともに送信するということが行われる。そのコメントを送信する場合に、従来では、ユーザは、画像形成装置を用いてスキャンした文書を文書管理システムに送信して保存し、クライアントＰＣを操作して、その文書を選択して、ＳＮＳのある投稿に対して文書を添付してコメントを送信する。この場合に、ユーザは、画像形成装置とクライアントＰＣの両方から操作を行う必要があるため、文書を添付してコメントを送信する際に手順が増えてしまう。

特許文献１は、画像形成装置として機能するファクシミリサーバから、情報共有サイトとして機能する電子掲示板サーバに画像を転送する指示がされた場合に、自動的にコメントを作成するシステムを開示している。

特開２００７−２４９９９３号公報

しかし、特許文献１が開示するシステムを適用した場合に、ユーザは、クライアントＰＣなどの画面で、情報共有サイトに投稿された内容を確認し、コメント対象の投稿があった場合にその投稿をコメント送信先の対象とする。その後、ユーザは、画像形成装置の前に行き、再度、情報共有サイトへの投稿内容を表示・確認して、コメント送信対象の投稿を選択し、コメント送信を行う必要がある。つまり、特許文献１が開示するシステムを適用して、情報共有サイトへの投稿内容に対するコメントを送信する場合には、ユーザは、同じような手順を２回行うこととなる。また、特許文献１が開示するシステムでは、画像形成装置からコメント送信可能な情報共有サイトは一つであり、複数の情報共有サイト（例えば、ＳＮＳ）に対して容易にコメントを送信することができない。

本発明は、上記の課題の少なくとも一つを解決するためになされたものである。本発明は、情報共有サイトへの投稿内容に対するコメントを簡易な操作で情報共有サイトに送信することを可能とする文書管理システムの提供を目的とする。

本発明の一実施形態の文書管理システムは、画像処理装置と、前記画像処理装置とネットワークを介して通信する管理装置とを備えるシステムである。前記管理装置は、前記画像処理装置から受信した電子文書を登録する登録手段と、前記登録手段に登録された前記電子文書の場所を特定する文書特定情報を生成して、前記画像処理装置に当該生成された文書特定情報を送信する第１の生成手段と、情報共有サイトに対して文書特定情報を投稿するように前記画像処理装置を制御するための制御情報を生成する第２の生成手段と、を備える。また、前記画像処理装置は、前記第２の生成手段で生成された前記制御情報を取得して表示する表示手段と、前記表示された前記制御情報がユーザにより選択された場合に、前記電子文書を前記管理装置に送信する送信手段と、前記第１の生成手段により送信された前記文書特定情報を受信する受信手段と、前記選択された制御情報にしたがって、前記受信した文書特定情報を前記情報共有サイトに投稿する投稿手段と、を備え、前記送信手段によって前記管理装置に送信される電子文書は、前記登録手段によって登録される電子文書である。

本発明の文書管理システムによれば、情報共有サイトへの投稿内容に対するコメントを簡易な操作で情報共有サイトに送信することが可能となる。

本実施形態のシステム構成例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。 文書管理サイトとＳＮＳサイトのハードウェア構成例を示す図である。 文書管理サイトの機能ブロック図の一例である。 投稿内容の表示例である。 ＳＮＳサイトの機能ブロック図の一例である。 画像形成装置からのスキャン文書の登録処理の例を説明する図である。 スキャン送信画面の一例を示す図である。 文書の属性情報と、ユーザ情報の例を示す図である。 ブラウザによる、投稿内容の表示例を示す図である。 コメントチケット作成処理を説明する図である。 コメントチケットの構成例を示す図である。 ＳＮＳサイトへのコメント登録処理の例を説明する図である。 コメントチケットの画面表示の例である。 コメント送信画面の表示例である。 ＳＮＳサイトに送信されたコメントの表示例である。 コメントチケットの自動作成処理の例を説明する図である。 コメントチケットの構成例を示す図である。 コメント送信処理を説明する図である。 コメントチケット一覧の表示例を示す図である。 コメント送信画面の表示例である。

図１は、本実施形態のシステム構成例を示す図である。図１に示す文書管理システムは、画像形成装置（画像処理装置）１０１と、クライアントＰＣと、文書管理サイト１０２と、ＳＮＳサイト１０３とを備える。文書管理サイト１０２は、当該文書管理サイトを実現するサーバ装置（文書管理装置）を意味する。ＳＮＳサイト１０３は、ＳＮＳサイトを実現するサーバ装置を意味する。ＳＮＳサイトは、情報共有サイトの一例である。情報共有サイトは、ユーザ間での情報共有を実現するＷｅｂサイトである。情報共有サイトを利用することにより、ネットワーク上のサーバに不特定多数のユーザが投稿した情報を不特定多数のユーザ間で共有することができる。なお、各サイトは、１乃至複数台のサーバ装置で構成されていてもよい。

画像形成装置１０１と、クライアントＰＣは、ユーザ環境に配置された情報処理装置である。画像形成装置１０１、クライアントＰＣ１０４、文書管理サイト１０２、およびＳＮＳサイト１０３は、ネットワーク１０５を介して互いに接続されている。なお、図１中では、各装置は１台のみ記載しているが、複数台あっても良い。画像形成装置１０１からスキャンした文書を文書管理サイト１０２に保管し、文書管理サイト１０２に保管されている文書をＳＮＳサイト１０３が表示する。

図２は、画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。画像形成装置１０１は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、入力部２０３、出力部２０４、ＵＩ２０５、記憶装置２０６、ネットワークＩ／Ｆ２０７、印刷ユニット２０９、スキャナユニット２１０を備える。ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔの略称である。ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略称である。

ＣＰＵ２０１は、各種のプログラムを実行し、画像形成装置１０１全体を制御する。ＣＰＵ２０１は、プログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行する。例えば、ＣＰＵ２０１は、画像処理を実行して電子文書を生成する。また、ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の一時的な作業記憶領域としても利用される。入力部２０３は、ポインティングデバイス（不図示）からデータを受信するインタフェースユニットである。出力部２０４は、接続されているＵＩ（User Interface）２０５にデータを送信するインタフェースユニットである。

記憶装置２０６は、様々なデータを記憶する装置である。ネットワークＩ／Ｆ２０６は、画像形成装置１０１をネットワーク１０５に接続するユニットである。また、画像形成装置１０１は、印刷ユニット２０９を搭載しており、印刷ユニットは、各ユニットとデータを送受信することが可能である。印刷ユニット２０９は、ラスタイメージを記録媒体に印刷することが可能である。スキャナユニット２１０は、各ユニットとデータを送受信することが可能である。なお、スキャナユニット２１０は、画像入力することが可能である。なお、本実施形態の画像形成装置は、スキャナユニット２１０および印刷ユニット２０９を備える複合機を用いて説明するが、本発明において印刷ユニット２０９は必須の構成ではない。すなわち、印刷ユニットを備えない画像処理装置（スキャナ専用機など）を用いても本発明は実現可能である。

図３は、文書管理サイトとＳＮＳサイトのハードウェア構成例を示す図である。文書管理サイト、ＳＮＳサイトを実現するコンピュータは、図中のＣＰＵ３０１乃至外部メモリ３１０を備える。

ＣＰＵ３０１は、装置全体を制御する。ＣＰＵ３０１は、コンピュータプログラムをＲＡＭ３０２にロードして実行する。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１の一時的な作業記憶領域として利用されるユニットである。ＲＯＭ３０３は、各種プログラムやデータを記憶するユニットである。キーボードコントローラ３０４は、キーボード３０８から入力キーを受信するインタフェースユニットである。

ディスプレイコントローラ３０５は、接続されているディスプレイ３０９にデータを送信するインタフェースユニットである。ディスクコントローラ３０６は、様々なデータを記憶する外部メモリ３１０とデータの送受信を行うインタフェースユニットである。ＮＩＣ（Network Interface Card）３０７は、文書管理サイト１０２とＳＮＳサイト１０３をネットワーク１０５に接続するユニットである。

図４は、文書管理サイトの機能ブロック図の一例である。文書管理サイト１０２は、文書情報データベース（ＤＢ）４０１、ユーザ情報ＤＢ４０２、文書処理制御部４０３、文書属性処理制御部４０４を備える。また、文書管理サイト１０２は、認証処理制御部４０５、ＵＲＬ情報生成部４０６、ネットワーク通信部４０７、コメントチケット情報ＤＢ４０８、コメントチケット処理制御部４０９を備える。

文書情報ＤＢ４０１は、文書データ、文書の属性情報を格納する記憶部である。文書処理制御部４０３は、文書データに対する処理を行う。文書属性処理制御部４０４は、文書の属性情報を設定して、文書情報ＤＢ４０１に格納する。ユーザ情報ＤＢ４０２は、ユーザ情報を格納する記憶部である。認証処理制御部４０５は、ユーザのログイン時に、ユーザ認証処理を行う。認証処理制御部４０５は、ユーザ情報ＤＢ４０２からユーザ情報を取得し、取得したユーザ情報を用いて、ユーザ認証処理を行う。

ＵＲＬ情報生成部４０６は、文書情報４０１に格納された文書をＳＮＳサイト１０３で表示可能にするための文書特定情報として、文書のＵＲＬ（文書ＵＲＬ）を生成する（第１の生成手段である）。文書ＵＲＬは、登録された電子文書の、文書管理サイト１０２内での場所を特定する情報である。生成された文書ＵＲＬは、ＳＮＳサイト１０３への投稿の際に使用される。ユーザは、画像形成装置１０１を用いたＳＮＳサイト１０３への投稿時に、投稿テキストと文書ＵＲＬを送信することで、文書の表示を含む投稿を行うことができる。ユーザが文書の表示を含む投稿を行うと、ＳＮＳサイト１０３が、投稿内容を、図５のように表示する。

ブラウザ５０１からＳＮＳサイト１０３にアクセスすると、ＳＮＳサイト１０３が、文書表示領域５０２と投稿テキスト５０４とを表示する。文書表示領域５０２には、文書管理サイト１０２に格納した文書５０３とその文書のページめくりを行うボタンが表示される。文書表示領域５０２内の処理は文書管理サイト側で行われる。投稿時に文書ＵＲＬを投稿することで、実データはＳＮＳサイト１０３で管理せず、ＳＮＳサイト１０３は、文書ＵＲＬを使用して、文書管理サイト１０２で管理している文書を表示する。また、この投稿に対して、ユーザがブラウザ５０１からコメントを送信する場合は、コメントテキスト入力領域５０５から入力する。

コメントチケット情報ＤＢ４０９は、コメントチケットが格納される記憶部である。コメントチケットは、ＳＮＳサイト１０３へのコメント送信を指示する制御情報である。この例では、ユーザが、画像形成装置１０１に表示されたボタンを押下するだけで、コメントチケットにしたがって、ＳＮＳサイト１０３にコメントが送信される。コメントチケット処理制御部４０９は、コメントチケットの生成・制御を行う（第２の生成手段である）。

上述した文書管理サイト１０２が備える各処理部は、ネットワーク通信部４０７を介してネットワーク１０５に接続し、各装置とデータの送受信を行う。

図６は、ＳＮＳサイトの機能ブロック図の一例である。ＳＮＳサイト１０３は、コンテンツ情報ＤＢ６０１、ユーザ情報ＤＢ６０２、コンテンツ処理制御部６０３、認証処理制御部６０４、ネットワーク通信部６０５を備える。

コンテンツ情報ＤＢ６０１は、投稿、コメント等のコンテンツが格納される記憶手段である。コンテンツ処理制御部６０３は、コンテンツ情報ＤＢ６０１に投稿、コンテンツデータを格納し、コンテンツデータの制御を行う。

ユーザ情報ＤＢ６０２は、ユーザ情報（例えば、ユーザＩＤとパスワード等の認証情報）が記憶される記憶手段である。認証処理制御部６０４は、ユーザによるログイン時に、当該ユーザのユーザ情報をユーザ情報ＤＢ６０２から取得し、取得したユーザ情報に基づいて、ユーザ認証処理を行う。各処理部は、ネットワーク通信部６０５を介してネットワーク１０５に接続し、各装置とデータの送受信を行う。

なお、ＳＮＳサイト１０３に関しては、投稿、コメントなどのコンテンツを管理する手段を備え、外部ソフトウェアからアクセス可能であれば、上記以外の構成であっても構わない。また、本実施例ではＳＮＳサイトは１つのみであるが、複数のＳＮＳサイトであっても構わない。

（文書管理サイトへのスキャン文書の登録とＳＮＳサイトへの投稿処理）
図７乃至図９を参照して、本実施例における文書管理サイトへのスキャン文書の登録と、登録したスキャン文書のＵＲＬをＳＮＳサイト１０３へ送信することでスキャン文書を投稿する処理を説明する。スキャン文書は、スキャン処理（読み取り処理）によって得られる電子文書データである。本実施例では、特に図１の画像形成装置１０１からのスキャン文書の登録を想定しているが、クライアントＰＣ１０４における文書の登録と読み替えても構わない。

図７は、画像形成装置からのスキャン文書の登録処理の例を説明するフローチャートである。ステップＳ１０１において、ユーザが、画像形成装置１０１のＵＩ２０５を用いて、ユーザ情報を入力し、ログインする。続いて、ステップＳ１０２において、画像形成装置１０１が、ＵＩ２０５にスキャン送信画面を表示する。スキャン送信画面は、スキャン文書の送信を指示するための操作画面である。ステップＳ１０３において、画像形成装置１０１が、スキャン文書の格納先の情報を入力する。

図８は、スキャン送信画面の一例を示す図である。画像形成装置１０１は、スキャン送信画面７０１をスキャン送信タブ７０２が選択された状態で表示する。送信先ＵＲＬ７０３は、文書の格納先となる文書管理サイトのＵＲＬ（格納先ＵＲＬ）を入力設定するための欄である。すなわち、格納先ＵＲＬは、文書管理サイト１０２の場所を特定する装置特定情報である。ログインＩＤ７０４は、文書管理１０２サイトに接続するためのログインＩＤを入力設定するための欄である。

パスワード７０５は、ユーザ情報を入力設定するための欄である。画像形成装置１０１のログインユーザと文書管理サイト１０２のログインユーザとが紐付いている場合は、パスワード７０５の入力設定を省略することが可能である。

ＳＮＳ公開チェックボックス７０６は、文書管理サイト１０２に格納するスキャン文書のＵＲＬをＳＮＳサイト１０３に投稿する場合に用いられる欄である。文書管理サイト１０２に格納するスキャン文書のＵＲＬをＳＮＳサイト１０３に投稿する場合、ユーザは、チェックをＯＮにする。この時、ユーザは、投稿先ＵＲＬ７０７に、投稿先のＳＮＳサイトのＵＲＬを入力する。また、ユーザは、投稿するテキストを投稿テキスト７０８に入力する。

保存形式７０９は、文書管理サイト１０２に格納する文書の種類を選択するための項目である。ユーザは、スキャン送信を開始する場合は開始ボタン７１０を押下し、キャンセルを行う場合はキャンセルボタン７１１を押下する。

図７に戻って、ステップＳ１０４において、ユーザが開始ボタン７１０を押下することで、画像形成装置１０１が文書をスキャンし、スキャン文書を文書管理サイト１０２に送信する。文書管理サイト１０２は、入力されたログイン情報、またはデバイスのログイン情報に紐付いたログイン情報を使用してユーザ認証を行う。

次に、ステップＳ１０５において、文書管理サイト１０２が、ネットワーク通信部４０７を介してスキャン文書を受信し、文書処理制御部４０３が、スキャン文書を文書情報ＤＢ４０１に格納する。その後、ＵＲＬ情報生成部４０６が、文書ＵＲＬを生成し、画像形成処理装置１０１に送信する。

ステップＳ１０６において、画像形成装置１０１が備えるＣＰＵ２０１が、文書管理サイト１０２から受け取った文書ＵＲＬと投稿テキスト７０８に入力された投稿テキストとを、ＳＮＳサイト１０３に送信して投稿する。すなわち、ＣＰＵ２０１は、文書管理サイト１０２から送信された文書ＵＲＬを用いて、文書管理サイトに登録された電子文書をＳＮＳサイト（情報共有サイト）へ投稿する投稿手段として機能する。

次に、ＳＮＳサイト１０３が、文書ＵＲＬと投稿テキストとを受信する。そして、コンテンツ処理制御部６０３が、文書ＵＲＬと投稿テキストとを用いて、投稿処理を行う。その後、ＳＮＳサイト１０３が、ＳＮＳ投稿のＵＲＬを画像形成装置１０１に送信する。ＳＮＳ投稿のＵＲＬは、ＳＮＳサイト内の投稿場所を特定する投稿特定情報である。ＳＮＳ投稿のＵＲＬは、ＳＮＳサイト１０３に投稿された内容にアクセスするために用いられる。

ユーザが、クライアントＰＣ１０４のブラウザを用いて、ＳＮＳサイト１０３にアクセスし、ブラウザがＳＮＳサイト１０３から投稿内容を取得して表示した場合は、図１０に示すように表示されることになる。

図７に戻って、ステップＳ１０７において、画像形成装置１０１が、ステップＳ１０６で受け取ったＳＮＳ投稿のＵＲＬと、画像形成装置１０１の情報（アクセスするためのＩＰなどを含む）とを、文書管理サイト１０２に送信する。そして、文書管理サイト１０２の文書属性処理制御部４０４が、ステップＳ１０５で格納したスキャン文書の属性情報に、ＳＮＳ投稿のＵＲＬと、画像形成装置１０１の情報とをセットして管理する。

図９は、文書管理サイトが管理する文書の属性情報と、ユーザ情報の例を示す図である。図９（Ａ）は、文書の属性情報を示す。文書の属性情報は、文書ＩＤ８０１、文書名８０２、更新日時８０３、ＳＮＳ投稿のＵＲＬ８０４、デバイス情報８０５を有する。文書ＩＤ８０１は、文書の識別情報を示す。文書名８０２は、文書名を示す。更新日時８０３は、文書を更新した日時を示す。ＳＮＳ投稿のＵＲＬ８０４は、ステップＳ１０７で受信したＳＮＳ投稿のＵＲＬを示す。デバイス情報８０５は、画像形成装置１０１のＩＰアドレスを示す。本実施例では、文書毎にＳＮＳ投稿のＵＲＬを設定可能であるので、複数のＳＮＳサイトを使用している場合でも管理が可能となる。

図９（Ｂ）は、ユーザ情報を示す。ユーザ情報は、ユーザＩＤ８０７、ユーザ名８０８、所属グループ８０９を有する。ユーザＩＤ８０７はユーザの識別情報を示す。ユーザ名８０８は、ユーザの名称を示す。所属グループ８０９は、ユーザが所属するグループを示す。上述した文書の属性情報とユーザ情報とは、後述するコメントチケット作成時に使用される。

（コメントチケット作成処理）
次に、ユーザがＳＮＳサイト１０３の投稿に対して、スキャン文書付きでコメントを送信するために使用するコメントチケットを作成する処理について説明する。

図１１は、本実施例におけるコメントチケット作成処理を説明するフローチャートである。ステップＳ２０１において、ユーザが、クライアントＰＣ１０４のブラウザを使用して、ＳＮＳサイト１０３にアクセスし、ユーザ情報を入力し、ログインする（ステップＳ２０１）。

次に、ステップＳ２０２において、ブラウザが、ログインしたユーザの情報に基づいて、ＳＮＳサイト１０３に投稿されている投稿一覧をＳＮＳサイトから取得して表示する。各投稿は、図１０のように表示される。図１０に示す例では、ブラウザ９０１を使用して一つの投稿が表示され、文書表示領域９０２、文書表示９０３、投稿テキスト９０４、コメントテキスト入力領域９０５に関しては、前述した図５中の５０２〜５０５と同様である。本実施例では、ユーザが、ＳＮＳサイト１０３の投稿に対してスキャン文書付きでコメントを送信したい場合に、コメントチケット作成ボタン９０６とコメントナンバー入力領域９０７が使用される。ユーザによりコメントチケット作成ボタン９０６が指定されると、文書管理サイト１０２に対してコメントチケットの作成指示が行われる。

すなわち、図１１のステップＳ２０３において、ユーザが、表示中の投稿に対して、スキャン文書と合わせてコメントを送信したい場合に、コメントチケット作成ボタン９０６を押下する。文書表示領域９０２内に表示しているコメントチケット作成ボタン９０６が押下された場合の処理はＳＮＳサイト１０３側ではなく、文書管理サイト１０２側で行われる。なお、コメントチケットを使用したコメント送信処理において、ＳＮＳサイト１０３に予め入力されたコメントを流用してコメントする場合には、ユーザは、そのコメントナンバーをコメントナンバー入力領域９０７に入力する。例えば、その投稿に送信されている一番上のコメントをＮｏ．１とすると、ユーザがそのコメントを流用する場合は、コメントナンバー入力領域９０７に１を入力する。

次に、ステップＳ２０４において、文書管理サイト１０２の文書属性処理制御部４０４が、コメントチケット作成ボタン９０６が押下された文書の文書ＵＲＬに基づいて、文書を特定し、その文書の格納先ＵＲＬと文書属性とを取得する。コメントナンバーが入力されている場合には、文書属性処理制御部４０４は、コメントナンバーも取得する。

ステップＳ２０５において、コメントチケット処理制御部４０９が、上記ステップＳ２０４で取得した文書属性から、ＳＮＳ投稿のＵＲＬとデバイス情報とを取得する。ステップＳ２０６において、コメントチケット処理制御部４０９が、上記ステップＳ２０５で取得したＳＮＳ投稿のＵＲＬから、ＳＮＳサイト１０３に投稿された投稿テキストを取得する。例えば、コメントチケット処理制御部４０９は、図１０中に示す投稿テキスト９０４に対応するテキストを取得する。

次に、ステップＳ２０７において、コメントチケット処理制御部４０９が、コメントチケットを作成し、コメントチケット情報ＤＢ４０９に格納する。コメントチケット処理制御部４０９は、ステップＳ２０４乃至Ｓ２０６で取得した、文書の格納先ＵＲＬと、ＳＮＳ投稿のＵＲＬと、デバイス情報と、投稿テキストとを使用して、コメントチケットを作成する。上記ステップＳ２０４でコメントナンバーを取得していた場合、コメントチケット処理制御部４０９は、コメントナンバーも合わせてコメントチケット情報ＤＢ４０９に格納する。

図１２は、コメントチケットの構成例を示す図である。図１２に示すコメントチケットはＸＭＬで記述されているが、コメントチケットを構造化データを表すことが可能な形式であれば、コメントチケットの記述言語はＸＭＬに限られない。コメントチケット１００１は、ユーザ情報１００２とコメントチケット情報１００３とを有する。ユーザ情報１００２には、コメントチケットの作成を依頼したユーザ情報が記載され、ここに記載されたユーザがこのコメントチケットを使用することができる。コメントチケット情報１００３には、コメントチケット毎に、デバイス情報、文書の格納先ＵＲＬ、ＳＮＳ投稿のＵＲＬ、ＳＮＳサイト１０３への投稿内容、コメントナンバーが記載される。すなわち、コメントチケット処理制御部４０９は、投稿されたスキャン文書の属性情報を文書属性処理制御部４０４から取得する。そして、コメントチケット処理制御部４０９は、少なくとも、取得した属性情報が含むＳＮＳ投稿のＵＲＬと、スキャン文書が登録された時の格納先ＵＲＬとが設定されたコメントチケットを生成する。

（ＳＮＳサイトへのコメント登録処理）
次に、ＳＮＳサイト１０３の投稿に対して、画像形成装置１０１で文書をスキャンして得たスキャン文書とともにコメントを登録するコメント登録処理について説明する。コメント登録処理においては、まず、画像形成装置１０１のＣＰＵ２０１が、図１１を参照して説明した処理で作成されたコメントチケットを、文書管理サイト１０２から取得して画面表示する。このために、文書管理サイト１０２のコメントチケット処理制御部４０９が、コメントチケット情報ＤＢ４０８内のコメントチケットを表示対象として画像形成装置１０１に送信する。ユーザが、画面表示されたコメントチケットからコメントチケットを選択して、文書管理サイト１０２へのスキャン文書の登録と、ＳＮＳサイト１０３へのスキャン文書のＵＲＬとコメント送信を行う。以下に、コメント登録処理の詳細について説明する。

図１３は、ＳＮＳサイトへのコメント登録処理の例を説明するフローチャートである。ステップＳ３０１において、ユーザが、画像形成装置１０１のＵＩ２０５を用いて、ユーザ情報を入力し、認証を行いログインする。

次に、ステップＳ３０２において、画像形成装置１０１が、ログインユーザの操作にしたがって図１１のステップＳ２０７で作成されたコメントチケットを、文書管理サイト１０２から取得し、表示する。

図１４は、コメントチケットの画面表示の例である。画像形成装置１０１は、コメントチケット表示画面１１０１上に、ログインユーザが使用可能なコメントチケット１１０２を表示する。この例では、画像形成装置１０１は、図１１のステップＳ２０７で作成したコメントチケットを表示している。複数のコメントチケットがある場合は、複数表示される。画像形成装置１０１は、コメントチケット１１０２の表示領域内に、コメント送信先のＳＮＳサイト（対象ＳＮＳ）のＵＲＬと、その投稿内容（対象投稿）とを表示する。コメントチケット１１０２は、ボタン形式で表示されているため、ユーザはコメントチケット１００２を押下して使用する。

ステップＳ３０３において、ユーザがコメントチケット表示画面１１０１に表示されたコメントチケット一覧から、使用するコメントチケットを選択し、押下する。次に、ステップＳ３０４において、画像形成装置１０１が、ステップＳ３０３で押下されたコメントチケットにコメントナンバーが設定されているかを判断する。

コメントチケットにコメントナンバーが設定されている場合は、ステップＳ３０５に進む。コメントチケットにコメントナンバーが設定されてない場合は、ステップＳ３０７に進む。ステップＳ３０５において、画像形成装置１０１が、コメントチケットに設定されているＳＮＳ投稿のＵＲＬとコメントナンバーとを使用して、ＳＮＳサイト１０３から、予め入力されたコメントを取得する。

ステップＳ３０６において、画像形成装置１０１が、ステップＳ３０５で取得したコメントを含むコメント送信画面を表示する。

図１５は、コメント送信画面の表示例である。画像形成装置１０１は、コメント送信画面１２０１の送信コメントの表示欄１２０４に上に、以下の情報を表示する。画像形成装置１０１は、コメントチケット表示画面上で選択されたコメントチケットに設定されたコメント送信先のＳＮＳサイトのＵＲＬと、その投稿内容と、ステップＳ３０５で取得したコメントとを表示する。符号１２０２が、ＳＮＳサイトのＵＲＬを示す。符号１２０３が、投稿内容を示す。符号１２０４が、送信コメントの表示欄を示す。なお、ユーザは、送信コメントの表示欄１２０４に記述されたコメントを選択して、編集することが可能である。

ステップＳ３０７では、画像形成装置１０１は、定型コメントを含むコメント送信画面を表示する。すなわち、画像形成装置１０１は、図１５中のコメント送信画面１２０１内の送信コメント表示欄１２０４に、定型コメントを表示する。なお、ユーザは、送信コメント表示欄１２０４に記述された定型コメントを選択して、ソフトウェアキーボード等から入力されるテキストを用いて編集することができる。

ステップ３０８において、ユーザが、上記ステップＳ３０６、または上記ステップ３０７で表示されたコメント送信画面内のスキャン送信ボタン１２０５を押下する。続いて、ステップＳ３０９において、画像形成装置１０１のＣＰＵ２０１が、文書のスキャンを実行しスキャン文書を生成する。そして、ＣＰＵ２０１が、コメントチケットに設定された、文書の格納先ＵＲＬを使用して、スキャン文書を文書管理サイト１０２に登録する。すなわち、文書管理サイト１０２の文書処理制御部４０３が、画像形成装置１０１から受信したスキャン文書を文書情報ＤＢ４０１に登録する。

ステップＳ３１０において、文書管理サイト１０２のＵＲＬ情報生成部４０６が、上記ステップＳ３０９で登録したスキャン文書のＵＲＬを生成し、画像形成装置１０１に送信する。画像形成装置１０１が、スキャン文書のＵＲＬを受け取る。スキャン文書のＵＲＬは、ＳＮＳサイト１０３においてスキャン文書の表示に用いられるＵＲＬである。

次に、ステップＳ３１１において、画像形成装置１０１のＣＰＵ２０１が、コメントチケットに設定されたＳＮＳ投稿のＵＲＬを使用して、以下の処理を実行する。ＣＰＵ２０１は、上記ステップＳ３１０で受け取ったスキャン文書のＵＲＬと、上記ステップＳ３０６またはＳ３０７で設定したコメントとを、ＳＮＳサイト１０３に送信する。すなわち、ＣＰＵ２０１は、選択されたコメントチケットにしたがって、スキャン文書の投稿内容に対するコメントをＳＮＳサイト１０３へ送信する。これにより、生成された電子文書付き（スキャン文書付き）のコメントがＳＮＳサイト１０３に送信される。コメントを送信するユーザは、画像形成装置１０１にログインしたユーザと紐付いたＳＮＳサイト１０３へのログインユーザである。

図１６は、ＳＮＳサイトに送信されたコメントの表示例である。ＳＮＳサイト１０３は、コメントとともに送信されたスキャン文書を文書表示欄１３０１に表示するとともに、送信されたコメント１３０２を表示する。

実施例１においては、ユーザは、クライアントＰＣ１０４を用いてＳＮＳの投稿を確認し、その場でコメントチケットを作成する指示を行うことができる。文書管理サイト１０２が、上記指示を受けてコメントチケットを生成し、画像形成装置１０１が画面表示する。そして、ユーザは、画像形成装置の画面に表示されたコメントチケットを選択するだけで、ＳＮＳの投稿に対してコメント送信することが可能となる。したがって、実施例１の文書管理システムによれば、情報共有サイトへの投稿内容に対するスキャン文書付きのコメントを簡易な操作で情報共有サイトに送信することが可能となる。

（実施例２）
実施例２の文書管理システムでは、文書管理サイト１０２が、一定の期間毎にコメントチケットを自動で作成する。実施例２の文書管理システムの構成は、実施例１の文書管理システムの構成と同様である。

図１７は、本実施例におけるコメントチケットの自動作成処理の例を説明するフローチャートである。

まず、ステップＳ４０１において、文書管理サイト１０２の文書処理制御部４０３が、文書情報ＤＢ４０１に格納されている文書から、更新日が一定期間内の文書を検索する。文書処理制御部４０３は、例えば、予めユーザ／管理者が設定した、１日以内、３日以内等の期間内に更新された文書の検索を行う。なお、文書処理制御部４０３は、対応する文書属性情報にＳＮＳ投稿のＵＲＬに値が入っている文書のみを検索対象とする。

ステップＳ４０２において、文書処理制御部４０３が、上記ステップＳ４０１における検索でヒットした文書があるかを判断する。検索でヒットした文書がない場合には、処理を終了する。検索でヒットした文書がある場合には、処理がステップＳ４０３に進む。

ステップＳ４０３において、文書処理制御部４０３が、検索でヒットした文書を、コメントチケット作成一覧に追加する。続いて、ステップＳ４０４において、文書属性処理制御部４０４が、コメントチケット作成一覧から文書を一つ取得し、その文書の格納先ＵＲＬと文書属性とを取得する。

次に、ステップＳ４０５において、コメントチケット処理制御部４０９が、上記ステップＳ２０４で取得された文書属性からＳＮＳ投稿のＵＲＬとデバイス情報とを取得する。続いて、ステップＳ４０６において、コメントチケット処理制御部４０９が、上記ステップＳ４０５で取得したＳＮＳ投稿のＵＲＬから、ＳＮＳサイト１０３に投稿された投稿テキストを取得する。例えば、コメントチケット処理制御部４０９は、図１０中に示す投稿テキスト９０４に対応するテキストを取得する。

次に、ステップＳ４０７において、コメントチケット処理制御部４０９が、ステップＳ４０４乃至Ｓ４０６で取得した格納先ＵＲＬと、ＳＮＳ投稿のＵＲＬと、デバイス情報と、投稿テキストとを使用してコメントチケットを作成する。そして、コメントチケット処理制御部４０９が、作成したコメントチケットをコメントチケット情報ＤＢ４０８に格納する。

次に、文書属性処理制御部４０４が、未処理のコメントチケット作成対象の文書があるかを判断する（ステップＳ４０８）。未処理のコメントチケット作成対象の文書がある場合は、処理がステップＳ４０４に戻る。未処理のコメントチケット作成対象の文書がない場合は、処理を終了する。図１７を参照して説明した処理によれば、コメントチケットを定期的に自動で作成することが可能となる。

図１８は、実施例２において文書管理サイトが作成したコメントチケットの構成例を示す図である。コメントチケット１４０１は，ユーザ情報１４０２とコメントチケット情報１４０３とを有する。ユーザ情報１４０２には、コメントチケットを使用可能なユーザ情報が記載される。コメントチケット自動作成処理でグループごとにコメントチケットを作成すると、ユーザ情報１４０２には、ユーザが所属するグループが記載される。ここに記載されたグループに所属するユーザが、このコメントチケットを使用することができる。コメントチケット情報１４０３には、コメントチケット毎に、デバイス情報、文書の格納先ＵＲＬ、ＳＮＳ投稿のＵＲＬ、ＳＮＳサイト１０３への投稿内容が記載される。

図１９は、実施例２におけるコメント送信処理を説明するフローチャートである。ステップＳ５０１乃至Ｓ５０３は、図１３のステップＳ３０１乃至Ｓ３０３と同様である。

図２０は、ステップＳ５０２において取得されたコメントチケット一覧の表示例を示す図である。画像形成装置１０１が、ログインユーザに対応するコメントチケットの一覧を取得し、表示する。コメントチケット表示画面１５０１上に、ログインユーザが使用可能なコメントチケット１５０２が表示される。この例では、図１７のステップＳ４０７で作成されたコメントチケット１５０２が表示されている。

画像形成装置１０１は、コメントチケット１５０２の表示領域内に、コメント送信先のＳＮＳサイト（対象ＳＮＳ）のＵＲＬと、その投稿内容（対象投稿）とを表示する。コメントチケット１５０２は、ボタン形式で表示されているため、ユーザはコメントを行いたい所望のコメントチケット１５０２を押下して使用する。

ステップＳ５０３において、ユーザが、コメントチケット表示画面１５０１に表示されたコメントチケットから使用するコメントチケットを選択し、押下する。ステップＳ５０４において、画像形成装置１０１が、ステップＳ５０３で押下されたコメントチケットに設定されているＳＮＳ投稿のＵＲＬを使用して、その投稿に対して過去に送信されたコメントをＳＮＳサイトから取得する。ステップＳ５０５において、画像形成装置１０１のＣＰＵ２０１が、ステップＳ５０４で取得したコメントを含むコメント送信画面を表示する。

図２１は、コメント送信画面の表示例である。コメント送信画面は、投稿内容に対するコメントの入力画面として機能する。画像形成装置１０１は、入力画面上すなわちコメント送信画面１６０１上に以下の情報を表示する。画像形成装置１０１は、コメントチケット表示画面１５０１上で選択されたコメントチケットに設定されたコメント送信先のＳＮＳサイトのＵＲＬ、投稿内容、ステップＳ５０４で取得した過去のコメント（コメントの履歴）、送信コメントを表示する。符号１６０２が、ＳＮＳサイトのＵＲＬを示す。符号１６０３が、投稿内容を示す。符号１６０４が、過去のコメントを示す。符号１６０５が、送信コメントの表示欄を示す。

ユーザが、過去コメント１６０４から一つのコメントを選択すると、送信コメント表示欄１６０５にその内容が表示される。ユーザが、送信コメント表示欄１６０５に表示されたコメントを更に編集（入力）して送信コメントを設定することが可能である。

図１９に戻って、ステップＳ５０６において、ユーザが、コメント送信画面内のスキャン送信ボタン１６０６を押下する。ステップＳ５０７において、画像形成装置１０１が、スキャンを実行し、コメントチケットに設定された、格納先ＵＲＬを使用してスキャン文書を文書管理サイト１０２に登録する。

ステップＳ５０８において、文書管理サイト１０２のＵＲＬ情報生成部４０６が、ステップＳ５０７で登録したスキャン文書のＵＲＬを生成し、画像形成装置１０１に送信する。スキャン文書のＵＲＬは、スキャン文書の、文書管理サイト１０２内における格納場所を特定する（文書ＵＲＬの一例である）。スキャン文書のＵＲＬは、ＳＮＳサイト１０３にスキャン文書を表示するために用いられる。

ステップＳ５０９において、画像形成装置１０１が、コメントチケットに設定されたＳＮＳ投稿のＵＲＬを使用して、ステップＳ５０８で受け取った文書のＵＲＬとステップＳ５０５で設定したコメントとをＳＮＳサイト１０３に送信する。コメントの送信ユーザは画像形成装置１０１にログインしたユーザと紐付いたＳＮＳサイト１０３へのログインユーザである。コメント送信後の表示例を、図１６に示す。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１０１ 画像形成装置
１０２ 文書管理サイト
１０３ ＳＮＳサイト
１０４ クライアントＰＣ

Claims (10)

1. 画像処理装置と、前記画像処理装置とネットワークを介して通信する管理装置とを備えるシステムであって、
   前記管理装置は、
   前記画像処理装置から受信した電子文書を登録する登録手段と、
   前記登録手段に登録された前記電子文書の場所を特定する文書特定情報を生成して、前記画像処理装置に当該生成された文書特定情報を送信する第１の生成手段と、
   情報共有サイトに対して文書特定情報を投稿するように前記画像処理装置を制御するための制御情報を生成する第２の生成手段と、を備え、
   前記画像処理装置は、
   前記第２の生成手段で生成された前記制御情報を取得して表示する表示手段と、
   前記表示された前記制御情報がユーザにより選択された場合に、前記電子文書を前記管理装置に送信する送信手段と、
   前記第１の生成手段により送信された前記文書特定情報を受信する受信手段と、
   前記選択された制御情報にしたがって、前記受信した文書特定情報を前記情報共有サイトに投稿する投稿手段と、を備え、
   前記送信手段によって前記管理装置に送信される電子文書は、前記登録手段によって登録される電子文書である
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記第２の生成手段は、前記情報共有サイトで共有されている情報を取得して表示した情報処理装置のユーザの指示にしたがって、前記情報共有サイトで共有されている前記情報に対するコメントとして前記文書特定情報を投稿するように前記画像処理装置を制御するための前記制御情報を生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記第２の生成手段は、予め決められた期間毎に前記制御情報を自動で生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記文書特定情報は、前記登録手段に登録された前記電子文書を表示するためのＵＲＬである
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記投稿手段は、前記選択された制御情報にしたがって、前記受信した文書特定情報とコメントとを前記情報共有サイトに送信する
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 前記投稿手段は、前記制御情報が選択された場合に、前記電子文書の投稿内容に対するコメントの入力画面を表示し、前記受信した文書特定情報と前記入力画面上で入力されたコメントとを前記情報共有サイトに送信する
   ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
7. 前記投稿手段は、前記制御情報が選択された場合に、コメントの履歴を前記情報共有サイトから取得して、該コメントの履歴を前記入力画面に表示する
   ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
8. 画像処理装置とネットワークを介して通信する管理装置であって、
   前記画像処理装置から受信した電子文書を登録する登録手段と、
   前記登録手段に登録された前記電子文書の場所を特定する文書特定情報を生成する第１の生成手段と、
   情報共有サイトに対して文書特定情報を投稿するように前記画像処理装置を制御するための制御情報を生成し、前記画像処理装置に当該生成された制御情報を送信する第２の生成手段と、を備える
   ことを特徴とする管理装置。
9. コンピュータを、請求項８に記載の管理装置の各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
10. 画像処理装置と、前記画像処理装置とネットワークを介して通信する管理装置とを備えるシステムにおける文書管理方法であって、
    前記管理装置が、情報共有サイトに対して文書特定情報を投稿するように前記画像処理装置を制御するための制御情報を生成する工程と、
    前記画像処理装置が、前記管理装置から前記制御情報を取得して表示する工程と、
    前記画像処理装置が、前記表示された前記制御情報がユーザにより選択された場合に、前記電子文書を前記管理装置に送信する工程と、
    前記管理装置が、前記画像処理装置により送信された前記電子文書を受信し、当該受信した前記電子文書を前記管理装置の登録手段に登録する工程と、
    前記管理装置が、前記登録手段に登録された前記電子文書の場所を特定する文書特定情報を生成して、前記画像処理装置に当該生成された文書特定情報を送信する工程と、
    前記画像処理装置が、前記管理装置により送信された前記文書特定情報を受信し、前記選択された制御情報にしたがって、前記受信した文書特定情報を前記情報共有サイトに投稿する工程と、を有する
    ことを特徴とする文書管理方法。

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